perekayasaan nama jabatan: badan …rr.mpc.gov.my/data/lic-profile-2013-10-31-10-42-05.pdf ·...

PEREKAYASAAN

NAMA JABATAN: BADAN KAWALSELIA AIR JOHOR(BAKAJ)

NAMA LESEN: LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

Pendaftaran Projek : LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Permohonan pengambilan air mentah mengambil masa selama 14 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, lawatan tapak, ulasan jurutera, ulasan pengarah dan pengeluaran surat kebenaran.

Mempercepatkan tempoh kelulusan Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon Mengurangkan kos jabatan.

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan

• Bilangan hari : 14 kepada 4 hari

Proses: Permohonan Lesen Air Mentah Mula: Terima permohonan Tamat: Pemohon terima Lesen Pengambilan Air Mentah Dalam Skop : BAKAJ Luar Skop : Pejabat Tanah/ Pejabat Hutan /Perbadanan Taman Negara.

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Haji Abdul Rashid Bin A. Rahman

Penubuhan Pasukan 18 Jun 21 Jun Ketua Projek: En. Md Badarudin Bin Jamal

Inventori Lesen 18 Jun 21 Jun Penolong Projek : Mohd Fauzi Bin Said Ramli

Perekayasaan (BPR) 18 Jun 21 Jun Ahli: 1. Nurul Faizin Binti Mohd Ali

Analisa Data 18 Jun 21 Jun 2. Saiful Iqbal Bin Rosli

Cadangan Penyelesaian 18 Jun 21 Jun 3. Asrul Hisyam Bin Hashim

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’

LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

1. Pemohon Menhantar Borang

Permohonan

2.Menyemak kelengkapan

borang MP : 5 m

3. Teima Bayaran Permohonan & Keluarkan Resit

Kepada Pemohon MP : 5 m

4. Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar

dlm Pangkalan Data) MP: 10 m

5. Dapatkan resit asal

6. Minitkan Surat

Permohonan MP : 5 m

7. Analisi Data & Penetapan

Lawatan Tapak MP : 10 m

8. Lawatan Tapak

MP: 60 m

10. Ulasan Laporan

MP: 60 m

11. Semak Laporan MP:60 m

9. Penyediaan Laporan

Lawatan Tapak MP : 60 m

A

MM: 5 m

MM: 5 m MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM : 480 m

MM: 2,400 m

MM : 480 m

MM: 60 m

MM: 480 m

MM: 5 m

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

12. Penyediaan Surat Kelulusan

Bersyarat MP : 30 m

13. T/tgn Surat

Kelulusan MP : 2 m

14.Hantar Surat Kelulusan dan Rekodkan dan

Menyediakan Lesen MP : 30 m

15 (a). Terima Surat & Akujanji

16. Bayar Fi, Lesen & Deposit

17.Terima Bayaran & Keluarkan Resit & serahkan

Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m

15 (b). Menerima Lesen & Sediakan Resit

Bayaran MP: 5 m

18.

Terima

Resit

Bayaran

dan Lesen

19. Failkan (utk

tujuan rekod) dlm fail Syarikat

berkenaan MP : 2 m

MM : 2 m

MM : 480 m

MM : 1,440 m

MM : 2 m

MM : 5 m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

A

BIL ACTIVITIES

CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)

CUSTOMER NON VALUE

ADDED

MASA

PROSES (MP)

MASA

MENUNGGU (MM)

BVA NVA

1. Pemohon Menghantar Borang Permohonan

/ 0 0

2. Menyemak Kelengkapan Borang / 5 0

3. Terima Bayaran & Pengeluaran Resit / 5 5

4. Pulang Resit Asal Kepada Pemohom / 5 5

5. Buka Fail, Masukan Dlm Pengkalan Data & Simpan Salinan Resit.

/ 10 10

6. Minitkan Borang Permohonan / 5 480

7. Analisis Data & Tetapkan Lawatan Tapak / 10 2,400

8. Lawatan Tapak / 60 480

9. Penyediaan Laporan Lawatan Tapak / 60 5

10. Ulasan Laporan Oleh Jurutera / 60 60

11. Pengarah Menyemak Laporan / 60 480

12. Penyediaan Surat Kelulusan Mesyuarat / 30 2

13. Tandatangan Surat Kelulusan / 2 480

Value Analysis of Process (1/2)

BIL ACTIVITIES

CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)

CUSTOMER NON VALUE

ADDED

MASA

PROSES (MP)

MASA

MENUNGGU (MM)

BVA NVA

14. Hantar Surat Kelulusan & Menyediakan Lesen

/ 30 1,440

15 (a).

Pemohon Menerima Surat & Akujanji. / 0 0

15 (b).

Kewangan Terima Lesen & Sediakan Resit Bayaran.

/ 5 2

16. Pemohon Membayar Fi, Lesen & Deposit / 0 0

17. Terima Bayaran, Mengeluaran Resit & Menyerahkan Lesen Kpd Pemohon.

/ 5 0

18. Pemohon Menerima Lesen / 0 0

19. Masukan Dalam Fail Bagi Tujuan Rekod. / 2 5

Jumlah 364 5854

Value Analysis of Process (1/2)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

1. Pemohon Menhantar Borang

Permohonan

2.Menyemak kelengkapan

borang MP : 5 m

3. Teima Bayaran Permohonan & Keluarkan Resit

Kepada Pemohon MP : 5 m

4. Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar

dlm Pangkalan Data) MP: 10 m

5. Dapatkan resit asal

6. Minitkan Surat

Permohonan MP : 5 m

7. Analisi Data & Penetapan

Lawatan Tapak MP : 10 m

8. Lawatan Tapak

MP: 60 m

10. Ulasan Laporan

MP: 60 m

11. Semak Laporan MP:60 m

9. Penyediaan Laporan

Lawatan Tapak MP : 60 m

A

MM: 5 m

MM: 5 m MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM : 480 m MM:

2,400 m

MM : 480 m

MM: 60 m

MM: 480 m

MM: 5 m

1.Menggabungkan 2 borang AP01 & AP01_Intake. 2.Pemohon dpt memuat turun borang secara spesifik melalui link dr laman sesawang BAKAJ 3.Sediakan dan nyatakan syarat-syarat penghantaran borang permohonan

1. Pemohon datang membayar wang proses dan menetapkan tarikh lawatan tapak.

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

12. Penyediaan Surat Kelulusan

Bersyarat MP : 30 m

13. T/tgn Surat Kelulusan MP : 2 m

14.Hantar Surat Kelulusan dan Rekodkan dan Menyediakan Lesen

MP : 30 m

15 (a). Terima Surat &

Akujanji

16. Bayar Fi, Lesen

& Deposit

17.Terima Bayaran & Keluarkan Resit &

Menyerahan Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m

15 (b). Menerima Lesen & Sediakan

Resit Bayaran MP: 5 m

18.

Terima

Resit

Bayaran

dan Lesen

19. Failkan (utk

tujuan rekod) dlm fail Syarikat

berkenaan MP : 2 m

MM : 2 m

MM : 480 m

MM : 1,440 m

MM : 2 m

MM : 5 m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

A

Memberi Maklumbalas permohonan secara online

PROSES ‘TO BE’

LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Abstraksi Air Mentah

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

1. Pemohon Menhantar Borang

Secara Online

2. Teima Bayaran daripada Permohonan seteleh 3 hari Permohonan Secara

Online dilakukan dan menetapkan tarikh lawatan tapak

MP : 5 m

3 (b). Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar dlm Pangkalan Data)

MP: 5 m

3 (a). Dapatkan resit

asal

4. Terima Fail &

Lawatan Tapak

MP : 60 m

5. Penyediaan

Laporan MP: 60 m

6. Ulasan

Laporan MP:60 m

7. Semak

Laporan MP : 60

m

8. Penyediaan

Surat Kelulusan Bersyarat

MP : 30 m

A

MM: 5 m

MM: 2 m

MM: 480 m

MM: 60 m

MM: 480 m

MM: 2 m

MM: 5 m

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

(SYARIKAT)

TEKNIKAL

JURUTERA

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

8. Penyediaan

Surat Kelulusan Bersyarat

MP : 30 m

9. Tandatangan

Surat Kelulusan MP : 2 m

10. Memberi Maklumbalas

Kelulusan Secara Online dan Rekodkan serta Menyediakan Lesen

MP : 30 m

11 (a). Memuat Turun Surat Kelulusan Secara Online

12. Bayar Fi, Lesen

& Deposit

13. Terima Bayaran

& Keluarkan Resit &

Menyerahan Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m

11 (b). Menerima

Lesen & Sediakan Resit

Bayaran MP: 5 m

14.

Terima

Resit

Bayaran

dan Lesen

15. Failkan (utk

tujuan rekod) dlm fail Syarikat

berkenaan MP : 2 m

MM : 2 m

MM : 480 m MM : 2 m

MM : 5 m

Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Abstraksi Air Mentah

A

BIL ACTIVITIES

CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)

CUSTOMER NON VALUE

ADDED

MASA

PROSES (MP)

MASA

MENUNGGU (MM)

BVA NVA

1. Pemohon Menghantar Borang Permohonan Secara Online

/ 0 0

2. Terima Bayaran, Keluarkan Resit dan Tetapkan Tarikh Lawatan Tapak.

/ 5 5

3 (a). Pulang Resit Asal Kepada Pemohon / 0 0

3 (b). Buka Fail, Masukan Dlm Pengkalan Data & Simpan Salinan Resit.

/ 5 2

4. Terima Fail & Lawatan Tapak / 60 480

5. Penyediaan Laporan / 60 5

6. Ulasan Laporan Oleh Jurutera / 60 60

7. Pengarah Menyemak Laporan (kelulusan awal) / 60 480

8. Penyediaan Surat Kelulusan Bersyarat / 30 2

9. Tandatangan Surat Kelulusan / 2 480

10. Memberi Maklumbalas Secara Online, Rekodkan Dalam Fail & Menyediakan Lesen.

/ 30 2

11 (a). Muat Turun Surat Kelulusan Secara Online. / 0 0

11 (b). Kerani Kewangan Menerima Lesen & Menyediakan Resit Bayaran

/ 5 2

Value Analysis of Process (1/2)

BIL ACTIVITIES

CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)

CUSTOMER NON VALUE

ADDED

MASA

PROSES (MP)

MASA

MENUNGGU (MM)

BVA NVA

12. Pemohon Membayar Fi, Lesen & Deposit / 0 0

13. Terima Bayaran, Mengeluaran Resit & Menyerahkan Lesen Kpd Pemohon.

/ 5 5

14. Pemohon Menerima Lesen / 0 0

15.. Masukan Dalam Fail Bagi Tujuan Rekod. / 5 2

Jumlah 327 1525

Value Analysis of Process (1/2)

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS

LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja 5.85 % 17.66 %

2. Masa keseluruhan proses 14 Hari 4 hari

3. Bilangan Aktiviti 19 15

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN

LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

Lesen Abstraksi Air Mentah

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang

(nyatakan akta /

peraturan)

•Enakmen Ayer No.66

•Enakmen Bekalan Air 1993

•Seksyen 6(1)(a) Akta

Standard Minuman

Perumahan Dan

Kemudahan 1990

Sama Tiada

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan) 13 hari 4 hari

Ulasan teknikal daripada Jab. Luar

diperlukan sebelum menghantar

borang permohonan

3. Caj / bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a. Borang – RM 150.00

b. Proses – RM 250.00

c. Lesen – RM 250.00

d. Deposit - RM 5000.00

a. Borang – Percuma

b. Proses – Sama

c. Lesen – Sama

d. Deposit – Sama

Penambah baikan kepada pemohon

dari segi bayaran borang dengan

hanya memuat secara online

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a. Lesen Abstraksi Air

Mentah – Air Bumi

Sama

Pemohon boleh mengisi borang secara

online.

b. Lesen Abstraksi Air

Mentah – Air Permukaan

5. Tempoh sah laku 1 tahun 2 Tahun

Dicadangkan untuk dipanjangkan

tempoh sah laku (tetapi bergantung

kepada syarat-syarat yang dipatuhi)

6. Pembaharuan

3 bulan sebelum tamat

tempoh sah laku

lesen.

Sama Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

19

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Abstraksi Air Mentah

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen

sokongan

1. Borang 9/Borang

24/Borang 49/M&A

2. Salinan dokumen pemilikan.

3 Laporan kualiti air yang

terbaru dan juga rekod parameter-

parameter terdahulu yang melampau.

4. Laporan dari Jabatan Kesihatan

Daerah dan Jabatan Kimia Negeri.

5. Maklumat Penggunaan

Air.

6. Laporan Kejuruteraan

7. Laporan penuh system loji rawatan

air dari intake sehingga ke pengguna

terakhir.

8. Lesen / Permit pengambilan air

mentah terdahulu hingga kini dan

rekod pembayaran jika ada. (jika ada)

Sama Tiada

9. Kaedah Permohonan Secara Manual Secara Online

Menjimatkan masa kedua

pihak dan menjimatkan

kos pemohon.

ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducing - -

2. Waiting

1. Menunggu masa yang lama bagi maklumbalas permohonan

2. Penetapan tarikh lawatan tapak mengambil masa yang lama.

3. Arahan kerja lawatan tapak mengambil masa yang lama. 4. Penyediaan laporan lawatan tapak mengambil masa yang lama.

1. Pemohon boleh menyemak secara online bagi penjimatan masa & kos pemohon. 2. Tarikh lawatan ditetapkan selepas pemohon membuat pembayaran proses permohonan. 3. Lawatan tapak berdasarkan maklumat yang dihantar oleh pemohon/jabatan. 4. Laporan dibuat semasa lawatan tapak

dijalankan menggunakan template yang disediakan.

3. Transport - -

4. Over-processing

1. Menunggu minit arahan kerja daripada Pengarah

1. Memansuhkan aktiviti arahan kerja daripada Pengarah.

5. Inventory - -

ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

6. Motion

1. Aktiviti arahan lawatan tapak melalui banyak peringkat.

1. Menggabungkan aktiviti di lapisan peringkat tertentu sahaja. (cth: Penetapan tarikh lawatan tapak diberitahu semasa aktiviti penerimaan permohonan)

7. Defects/ Correction

1. Pemohon terpaksa berulang kali datang ke BAKAJ untuk semakan borang dan dokumen sokongan.

2. Semakan dalaman terlalu kerap. (Laporan tidak konsisten)

1. Pemohon hanya perlu mengisi borang secara online dan menyediakan dokumen seperti yang tertera di laman web. (Penambahbaikan senarai semak dan borang semakan). 2. Menyediakan satu “template” laporan bagi memudahkan penyediaan laporan oleh pegawai berkaitan.

8. Others (Nyatakan)

- -