pengurusan surat 2014

PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Oleh Drs. Uu Ubad Sutisna

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat

Jl. Kawaluyaan Indah II No. 4 Soekarno-Hatta Telp (022) 7320048, 7320049, 7320050

Bandung 40286

PENDAHULUAN

ARSIP TERCIPTA KARENA ORGANISASI BERJALAN. ARSIP DAN ADMINISTRASI TIDAK DAPAT DIPISAHKKAN, BAGAI BENDA DENGAN BAYANGAN ………..

DAUR HIDUP ARSIP CREATION (PENCIPTAAN) DISTRIBUTION (PENDISTRIBUSIAN) USE (PENGGUNAAN) STORAGE (PENYIMPANAN) MAINTENANCE (PEMELIHARAAN) DISPOSAL (PENYUSUTAN)

Penciptaan Penciptaan merupakan proses kegiatan

sejak pembuatan draf/konsep, pengetikan, penandatanganan, penomoran sampai naskah tersebut digunakan. Meliputi:

Tata Persuratan:- Jenis, sifat, format- Kertas, amplop, media baru- Penandatanganan dan pengamanan

Pengorganisasian Arsip:- Sentralisasi- Desentralisasi- Gabungan

Pendistribusian

Pendistribusian merupakan kegiatan penyampaian naskah dinas kepada unit kerja yang akan melaksanakan atau menindaklanjuti naskah dinas tersebut.

Penggunaan Sifat arsip dan bagaimana arsip yang akan

ditemukan menentukan sistem penataan, baik disusun berdasarkan alphabet, numerik, alphanumerik.

Siapa pengguna arsip, apakah eksekutif atau orang-orang kebanyakan yang akan menggunakan arsip sehingga menentukan klasifikasi arsip.

Penemuan secara manual Penemuan secara elektronik

Penyimpanan Menyimpan naskah dinas/kartu

kendali/disposisi yang telah selesai diolah oleh pelaksana berdasarkan pengelompokan kode klasifikasi.

Menyimpan arsip inaktif berdasarkan klasifikasi/masalah/ urusan kedalam boks/rak arsip sesuai dengan daftar pertelaan arsip yang telah dibuat.

Pemeliharaan dan Perawatan Pemeliharaan merupakan usaha

pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.

Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Pelestarian Arsip

Penilaian: Nilai Guna Primer

Nilai guna arsip bagi kepentingan lembaga/instansi penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya. Meliputi:Nilai Guna AdministrasiNilai Guna HukumNilai Guna Guna KeuanganNilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Nilai Guna SekunderNilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar lembaga/instansi pencipta arsip. Meliputi:Nilai Guna KebuktianNilai Guna Informasional

PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS

A.Pengertian: Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan

dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat

Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian, penemuan kembali, dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip

Daftar Pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginvetarisir naskah dinas masuk/keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali

Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang diperguna- kan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah dinas yang lain.Lembar Pengantar adalah formulir isian yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasiaKartu Disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan Instruksi/Informasi

B. Penciptaan Naskah Dinas Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draf/konsep, pengetikan, penandatangan-an penomoran sampai naskah tersebut digunakan

Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas adalah:

a. Pemilihan jenis kertas dan tintab. Bentuk naskah dinasc. Penentuan sifat suratd. Penggunaan kop surate. Tata cara pengetikanf. Penulisan nomenklaturg. Penggunaan a.n. dan u.b.h. Pembubuhan parafi. Penomoran naskah dinasj. Pengisian tembusank. Penyampulan surat

C. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas

Sarana Pengendalian Naskah Dinasa. Kartu kendalib. Kartu tunjuk silangc. Daftar pengendalid. Lembar pengantare. Kartu disposisi

Satuan kerja yang terlibat dalam proses pengurusan naskah dinasa. Unit Kearsipanb. TU Unit Pengolah

Mekanisme dan proses serta pengendalian pengurusan naskah dinas a. Unsur pengendalian naskah dinas masuk: Di Unit Kearsipan: Penerima naskah dinas Pengarah naskah dinas Pengendali naskah dinas Pencatat naskah dinas khusus/ rahasia Pengirim naskah dinas Penyimpan naskah dinas Di Unit Pengolah: - Tata Usaha Unsur Penerima

Penyimpan Pengirim - Unsur Pimpinan Unit Pengolah - Unsur Pelaksana Unit Pengolah

b. Pengendalian Naskah Dinas Keluar - Tata Usaha Unit Pengolah - Unit Kearsipan Pengendali Penyimpan Pengirim

Contoh : Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk

Indeks Kode No Urut

Perihal

Isi Ringkas Dari

Tanggal Masuk Nomor Naskah Dinas Lampiran

Pengolah Tgl Diteruskan Tanda Terima

Catatan Lembar I

Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk

Kolom Indeks diisikan indeks masalah naskah dinas Kolom Kode diisikan klasifikasi menurut pola klasifikasi Kolom Nomor Urut diisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendali Kolom Perihal diisikan perihal dalam hal naskah dinas Kolom Isi Ringkas diisikan ringkasan dari isi naskah dinas Kolom Dari diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima Kolom Tanggal Masuk diisikan tanggal naskah dinas yang diterima Kolom Nomor Naskah Dinas diisikan nomor naskah dinas Kolom Lampiran diisikan jumlah lampiran naskah dinas Kolom Pengolah diisikan unit pengolah mana yang akan

menyelesaikannya Kolom Tgl. Diteruskan diisikan tanggal naskah dinas diteruskan ke

Unit Pengolah Kolom Tanda Terima diisikan paraf dan nama petugas penerima

naskah dinas Kolom Catatan diisikan hal-hal atau catatan yang perlu dicatat

Contoh : Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar

Indeks Kode No Urut

Perihal

Isi Ringkas Kepada

Pengolah Tanggal Naskah Dinas Lampiran

Catatan Lembar I

Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar

Kolom Indeks diisikan indeks masalah naskah dinas Kolom Kode diisikan klasifikasi menurut pola klasifikasi Kolom Nomor Urut diisikan nomor urut berdasarkan daftar

pengendali Kolom Perihal diisikan perihal dalam hal naskah dinas Kolom Isi Ringkas diisikan ringkasan dari isi naskah dinas Kolom Kepada diisikan kepada siapa naskah dinas tersebut

dikirimkan Kolom Pengolah diisikan unit pengolah mana yang membuat

naskah dinas Kolom Tgl. Naskah Dinas diisikan tanggal naskah dinas yang

dikendalikan Kolom Lampiran diisikan jumlah lampiran naskah dinas Kolom Catatan diisikan catatan yang diperlukan atau kegiatan

yang perlu dicatat Ukuran Kartu Kendali = 10x15 cm

Contoh : Kartu Disposisi

INDEKS : …………………………. TANGGAL PENYELESAIAN ……………………………….

DARI : …………………………………………………………………………………………………

PERIHAL : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

TGL. NASKAH DINAS : ………………………………………………………………………………………………..

NASKAH DINAS : ………………………………………………………………………………………………..

INSTRUKSI/INFORMASI *) DITERUSKAN KEPADA :

Coret yang tidak perlu Lembar I

Cara Pengisian Kartu Disposisi

Kolom Indeks diisikan indeks naskah dinas Kolom Tanggal Penyelesaian diisikan tanggal naskah dinas

tersebut harus diselesaikan Kolom Dari diisikan asal naskah dinas Kolom Perihal diisikan perihal dalam naskah dinas Kolom Tanggal Naskah Dinas diisikan tanggal naskah dinas Kolom Nomor Naskah Dinas diisikan nomor naskah dinas Ukuran Lembar Disposisi = 15x21 cm

Bapusipda Provinsi Jawa Barat

(BAPUSIPDA) Selesai terima kasih