pengurusan acara

1

2

Suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai.

(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)

DEFINISI

3

Apa masalah kita hari ini…?

DEFINISI• MAJLIS PERSEKUTUAN

- Dibiayai Kerajaan Persekutuan• MAJLIS NEGERI

- Dibiayai kerajaan negeri• MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN

DAN NEGERI- Dianjur mengguna kewangan bersama

MAJLIS PERSEKUTUANDibiayai Kerajaan Persekutuan

• Pelancaran Bulan Kebangsaan & Kempen Kibar Jalur Gemilang.

• Sambutan Hari Kebangsaan / Hari Malaysia.

• Sambutan Maulidur Rasul Peringkat Kebangsaan.

• Sambutan Hari Keputeraan SPB Yang Dipertuan Agong.

• Sambutan Hari Terbuka Malaysia Hari Raya / Krismas / Tahun baru Cina / Deepavali DSB.

MAJLIS NEGERIDibiayai kerajaan negeri

• Sambutan Hari Kebangsaan Peringkat Negeri.

• Sambutan Maulidur Rasul Peringkat Negeri.

• Sambutan Hari Keputeraan Sultan.

MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERIDianjur mengguna kewangan bersama

• Pelancaran Bulan Kebangsaan & Kempen Kibar Jalur Gemilang.

• Sambutan Hari Malaysia.• Sambutan Hari Terbuka

Malaysia Hari Raya / Krismas / Tahun baru Cina / Deepavali DSB.

8

9

10

PERINGKAT AWAL (8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)•Mesyuarat•Menyediakan pembahagian tugas•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)•Cetak kad jemputan•Menulis atau mencetak sampul surat

PERINGKAT PERTENGAHAN•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh majlis)•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)•Sediakan buku atrucara•Sediakan ucapan•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran

11

PERINGKAT AKHIR• Raptai rangka• Raptai penuh• Persiapan tempat• Senarai penuh kehadiran tetamu• Menulis nama kad tetamu yang hadir• Pengesahan kehadiran VVIP• Taklimat bagi penyambut tetamu

HARI SEBENAR• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum

jemputan)• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)

POST-MORTEM

PERKARA-PERKARA PENTING

Nama majlis atau program Tarikh Tempat VVIP / Perasmi Mesyuarat jawatankuasa induk Penubuhan jawatankuasa Pengisian majlis/aturcara Bajet Publisiti Post-mortem

TARIKH

SEMAK KALENDAR - lihat tarikh-tarikh penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM JUMAAT dan lain-lain.

Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.

Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan Menteri dan KSU

Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya sebulan.

TEMPATPASTIKAN TERDAPAT KEMUDAHAN-KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN SEPERTI:Dewan perasmian atau persidanganBilik-bilik mesyuarat dan perbincanganBilik urusetia, kesihatan, keselamatanPentasBerhawa dinginPeralatan kerusi atau mejaDewan makanPusat mediaPenginapanPengangkutanTempat-tempat rekreasi atau lawatanKemudahan bersukanAlat siaraya dan lighting

VVIP ATAU PERASMIDapatkan cadangan nama daripada YB Menteri atau

KSU atau jawatankuasa induk

Semak diari- tentative booking

Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB Menteri atau KSU tandatangan

Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada VVIP berkaitan

Hantar final program, aturcara dan deraf teks ucapan

Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan dan lain- lain

MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK

Tentukan urusetia/setiausaha Pengerusi jawatankuasa induk

keahlian Agenda mesyuarat Taklimat ringkas tentang majlis yang

akan diadakan Penentuan tema, logo, tentatif

program

17

PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL Urusetia Jawatankuasa kerja Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan

protokol Jawatankuasa kecil logistik Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup Jawatankuasa publisiti/seranta Fungsi setiap jawatankuasa kecil

PENGISIAN MAJLIS / ATURCARAATURCARA Majlis perasmianAcara keseluruhanMajlis penutup

SENARAI SEMAK Aturcara pentadbiranBuku programPengacara Majlis (MC) dan skripGimikpersembahan – Raptai / Floor @ Stage manager / pembantuCenderahati/door gifts

19

LOGISTIKFloor planMeja pendaftaranBackdrop / Kain RentangAlatsiaraya & lightingPerhiasan pentas/dewanMineral waterAlas meja & bunga

20

PUBLISITI / SERANTAi) Hubungan Mediaii) TV / Radioiii) Sisipaniv) Program tv/radiov) Siaran Akhbar/Sidang Akhbarvi) Promo tv/radiovii) Press kitviii) Banner/buntingix) Pelan media

21

BAJETMendapatkan cadangan bajet daripada semua jawatankuasa

Membentangkan cadangan bajet dalam jawatankuasa induk

Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau pihak pengurusan kementerian atau jabatan/agensi

Pastikan semua pembelian mengikut prosedur kewangan

22

JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL•Kad jemputan•Penyambut tetamu•Senarai jemputan•Pelan lantai•Tagging - meja vvip/vip

CENDERAHATI/DOOR GIFTS•Tetamu kehormat•Semua tetamu•Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain

23

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN BAGI PELBAGAI MAJLIS

LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTANSENARAI RINGKAS - Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-lain

SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)-Nama isteri-Jawatan atau pangkat-Alamat pejabat-No tel pejabat atau hp-Alamat rumah-Nama setiausaha-Butir lain jika ada

24

SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian istiadat JPM•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri•Lain-lain sila rujuk agensi

SENARAI JAWAPAN•Hadir atau tidak•Seorang atau berdua

SENARAI KEHADIRAN•Untuk kegunaan penyambut tetamu•Kehadiran yang disahkan

www.protokol-malaysia.com

www.protokol-malaysia.com

27

SUSUNAN PROTOKOL

YANG AMAT BERHORMAT

•Perdana Menteri•Timbalan Perdana Menteri•Menteri Besar•Ketua Menteri

YANG BERHORMAT •Menteri / Timbalan Menteri•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)•Ahli Dewan Negara (Senator)•Ahli Dewan Undangan Negeri

•Setiausaha Kerajaan Negeri•Pegawai Kewangan Negeri•Penasihat Undang-undang Negeri

YANG AMAT BERBAHAGIA•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri MB/KM

YANG AMAT ARIF •Ketua Hakim Negara

YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negara, •Ketua Turus Angkatan Tentera

YANG ARIF •Hakim Mahkamah

YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negeri

SAHIBUS SAMAHAH •MuftiSAHIBUL FATHILAH•Kadi / Imam besar

YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA

YANG DIHORMATKAN•Orang Besar Daerah

32

33

PERANAN PEGAWAI PROTOKOL•Seorang yang tahu protokol •Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela dan pembantu istana•Bahagian istiadat JPM •Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan Negeri•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)

34

PERANAN PEGAWAI PENGIRING•Seorang yang tahu protokol dan etiket•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya•Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya.•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik, tertib, sopan, cekap•Mempunyai kualiti diri yang baik

35

PERANAN PENYAMBUT TETAMU•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang baik (perwatakan menarik, pakaian kemas dan lain-lain)•Mengetahui keseluruhan majlis•Mengingati aturcara majlis•Tahu susunan tempat duduk•Kawasan yang diperuntukan•Senarai tetamu•Elak dari bermusuh dengan tetamu

36

PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN •Tugas untuk sekumpulan orang•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya.•Mengenali tetamu jemputan keseluruhannya.•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik, tertib, sopan, cekap•Mempunyai kualiti diri yang baik

JAMUAN

i) Dewan/tempat ii) Caterer/quotationiii) Menuiv) Konsep - seated/buffetv) Food testingvi) Kebersihanvii) Pelayan

38

39

POST-MORTEM

Jawatankuasa indukMengenal pasti kelemahan/masalahCadangan pembaikanBukan mencari kesalahan individuPenghargaan kepada semua AJK : Jamuan makan/sijil/cenderahatiMemastikan semua perkhidmatan dibayar pada waktu yang ditetapkanPenyediaan laporan kepada pengurusan

40

SEDIAKAN PERSIAPAN & PELAKSANAAN UNTUK MAJLIS PENUTUP KURSUS ASAS PENOLONG PEGAWAI PENERANGAN GRED S27, BERDASARKAN KEPERLUAN BERIKUT :

• Aturcara Majlis & Aturcara Pentadbiran• Pengacara Majlis & Skrip Pengacara Majlis• Teks Ucapan Aluan & Teks Ucapan Perasmi• Susunan Kerusi VIP (Tetamu Kehormat :

Ketua Pengarah, Pegawai Penerangan Daerah & Penghulu Kursus)

LATIHAN KUMPULAN

41