penang ppim 4 -( pengurusan dan pentadbiran)

MATLAMAT

Menghasilkan budaya kerja yang bekualiti Mewujudkan suatu sistem pengurusan yang

sistematik Mempastikan sokongan dan komitmen

daripada pihak atasan diperolehi dan dapat membentuk team –work untuk menghasilkan sesuatu program

OBJEKTIF

Memahami konsep pengurusan PPIM Mengemukakan beberapa cadangan ke

arah memperbaiki kefahaman dan perlaksanaan konsep tersebut

Mencadangkkan beberapa langkah pengurusan supaya konsep ini dapat difahami,dihayati

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PPIM

PERANANGURU PEMIMPIN PPIM

PENASIHATPENTADBIR

PEMUDAHCARA PENGGERAK

PENGURUS

PROSEDUR PENUBUHAN

PPIM DI SEKOLAH

PENUBUHAN PPIM

Maklumkan kepada Pengetua atau Penolong

Kanan Ko-Kurikulum

PROSEDUR PENUBUHAN PPIM

Uruskan pendaftaran penubuhan PPIM sekolah

1. isi borang Pendaftaran Penubuhan dalam 5 salinan untuk dihantar ke Ibu Pejabat PPIM Setiausaha Negeri Setiausaha Daerah Jabatan Pelajaran Negeri Fail PPIM sekolah

Isi borang keahlian(Lamp F/G)

Banci bilangan ahli-

(Puteri & guru)

PROSEDUR PENUBUHAN PPIM DI SEKOLAH

2 .Borang pendaftaran penubuhan hendaklah dihantar bersama bayaran yuran dan senarai nama ahli dan guru pemimpin tahun tersebut.

a- Borang 5 -pendaftaran baru/ terbatal (dapatkan daripada ROS)b- Borang 9 -untuk pendaftaran semula. (selepas mesyuarat agung)

3. Ibu Pejabat PPIM akan menghantar surat pengesahan pendaftaran dan Kad Perakuan Pendaftaran berwarna Putih.

PROSEDUR PENUBUHAN PPIM DI SEKOLAH

4. Kad Pendaftaran akan dikeluarkan hanya sekali sahaja.Sekiranya kad tersebut

hilang untuk mendapatkan semula dari ibu pejabat dikehendaki membayar RM 5

5. Sekolah yang bertukar nama, hendaklah dimaklumkan kepada ibu pejabat, dengan menyerahkan kad lama supaya kad

pendaftaran baru dikeluarkan tetapi masih menggunakan nombor pendaftaran lama.

Buku Rekod Pendaftaran Ahli Buku Rekod Kehadiran Ahli Buku Rekod Yuran Ahli Buku/Akuan ( Penyata Kewangan) Fail Buku Stok Cop

KEPERLUAN PENGURUSAN & PENTADBIRAN

MENYEDIAKAN KEPERLUANPENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN

Buku Rekod Yuran AhliLampiran M

Buku Rekod Kehadiran PasukanLampiran L

Buku Rekod Pendaftaran AhliLampiran K

Buku / Akaun (Penyata Kewangan)

FAIL,BUKU STOKCOP

BUKU PENDAFTARAN

Bil Nama Ahli K.P Alamat Tel No Ahli

Catatan

1

2

3

4

5

6

7

8

Lampiran K

BORANG NAMA AHLI PPIMNAMA MAKTAB/INSTITUSI……………………………ALAMAT MAKTAB/INSTITUSI…………………………… ………………………………BILANGAN AHLI

BIL NAMA PENUH NO METRIK

ALAMAT TARIKH

LAHIR

NO KP TAHUN PENGAJIAN

TANDA TANGAN

BUKU REKOD YURANNAMA PASUKAN :…………………………………..

NAMA KETUA PASUKAN :…………………………………..

Bil Nama Ahli No Ahli 2002 2003 2004 2005 2006

1

2

3

4

5

6

7

Lampiran M

BUKU REKOD KEHADIRANNAMA PASUKAN :…………………………………..

NAMA KETUA PASUKAN :…………………………………..

Bil Nama Ahli No Ahli 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

2

3

4

5

6

7

Lampiran L

BAYARAN YURAN AHLI DAN PEMIMPIN

YURAN MURID SETAHUN RM 2.00 Agihan adalah seperti berikut : Sekolah - RM 1.40 Daerah - RM 0.20 Negeri - RM 0.20

Kebangsaan - RM 0.20

YURAN GURU PEMIMPIN Agihan adalah seperti berikut : Kebangsaan - RM 2.00 Negeri - RM 2.00 Daerah - RM 2.00

Semua bayaran yuran hendaklah diserahkan kepada Bendahari PPIM Daerah selewat-lewatnya pada akhir bulan Mac.

SELEPAS PENDAFTARAN

Sekolah akan terima:–Kad Perakuan Pendaftaran–No. Pendaftaran Pertubuhan

CARA PEMBAHAGIAN AHLI PASUKAN 1 - 45 orang

Kumpulan 1 – 15 orang

Kumpulan 2 - 15 orang

Kumpulan 3 - 15 orang

PASUKAN 2 - 40 orang

Kumpulan 4 - 15 orang

Kumpulan 5 - 10 orang

Kumpulan 6 - 15 orang

MEMBENTUK PASUKAN / KUMPULAN

CARA MENAMAKAN PASUKAN DAN KUMPULAN

Pasukan I SIGS (R) DJB/1/93

Kumpulan 1 - Kumpulan Fatimah

Kumpulan 2 - Kumpulan Aishah

Kumpulan 3 - Kumpulan Zainab Pasukan II SIGS (R) DJB/2/93

Kumpulan 4 - Kumpulan Umi Kalthom

Kumpulan 5 - Kumpulan Ummul Aiman

Kumpulan 6 - Kumpulan Suwaibah Pasukan III SIGS (R) DJB/35/95

Kumpulan 7 - Kumpulan Mashitah

MENAMAKAN PASUKAN

BIL NAMA PASUKAN

TARIKH DITUBUHK

AN

NO PENDAF

TARAN

ALAMAT SEKOLAH

BIL ANGGOTA

1. SSP (M) WPKL

1/88

12.1.88 WP (01) 1/88

SEKOLAH SERI PUTERI JLN KOLAM AIR 5300 KL

45

MENAMAKAN PASUKAN DAN KUMPULAN

PASUKAN 1(45-50)Pasukan 1SIGS (JB) Johor/1/003

KUMP. FATIMAH(15 ORANG)

KUMP. KHADIJAH(15 ORANG)

KUMP. AISHAH(15 ORANG)

CARA MEMBERIKAN NOMBOR AHLI

TING. BIL NAMA AHLI NO KEAHLIAN

5 1. Fatimah Bt Ali SIGS 1/99

5 2. Aishah Bt Ahmad SIGS 2/99

4 3. Maria Bt Ismail SIGS 3/00

4 4. Normah Bt Yusof SIGS 4/00

3 5. Sazwani Bt Ahmad SIGS 5/01

2 6. Intan Nur Fatin Ali SIGS 6/02

1 7. Suhadah Yahya SIGS 7/03

5 8. Kamariah Ahmad SIGS 8/03

KEPERLUAN PPIM

UNIFORM

KASET PPIM PENILAIAN

KURIKULUM

KIT PANDUAN

BENDERA PPIM

BUKU PERLEMBAGAAN

SISTEM FAIL

KEWANGAN / STOK

PROGRAM TAHUNAN

LENCANA

KAD AHLI

Buku Perlembagaan Bendera PPIM Kaset/ CD Lagu PPIM Lencana Pemimpin/Ahli Kad Ahli Uniform:

Rasmi

Riadah

Kawat

PANDUAN PERATURAN 1 & 2

Buku Panduan Kurikulum KIT PPIM TAHAP I KIT PPIM TAHAP II MANUAL PENILAIAN Buku Log

MENYEDIAKAN KEPERLUAN ASAS

PERANCANGAN TAHUNAN

PENGURUSANFAIL

PENGURUSAN AKAUN

PENGURUSANSTOK

DOKUMENTASI PENILAIAN

11

33

44

5566

11

22

Contoh Takwim

Tarikh Aktiviti Tindakan

Januari Pendedahan kepada Pengetua, GPK Koko dan PIBG

Pendaftaran Ahli Baru

Mesyuarat Agung Tahunan

Ketua Guru Pemimpin Setiausaha Majlis Pentadbir

Februari Perjumpaan Mingguan

Mac Khidmat Masyarakat

April Perjumpaan Mingguan

Mei Hari Puteri

Jun Perjumpaan Mingguan

Julai Perkhemahan

Ogos Perjumpaan Mingguan

September Lawatan

AKTIVITI

Jayadiri/jatidiri Khidmat Masyarakat Rohaniah Kaunseling/Kerjaya Citra Puteri Keusahawanan Ekspidisi/Kembara

Hari Puteri Jambori Maulidur Rasul Hari Kanak-kanak …… Kursus/Latihan?

PENGURUSAN FAIL

SISTEM FAIL

1. Pendaftaran: Sekolah Ahli

2. Pekeliling

3. Minit Mesyuarat

4. Kewangan

5. Statistik

6. Kursus

7. Perkhemahan

8. Surat Menyurat

9. Hari Puteri

10. Takwim & Laporan

Contoh:

SMSB/PPIM/8(…)

SISTEM PENYELENGGARAAN FAIL

TUJUAN PENYELENGGARAAN FAIL :

1. Segala rekod dan maklumat disimpan dengan teratur2. Mudah merujuk surat3.Untuk memudahkan mendapat nombor siri (no rujukan) bagi surat keluar4.Untuk memastikan surat masuk (surat yang diterima dari luar)terkandung atau diminitkan.

SISTEM PENYELENGGARAAN FAIL

ALATAN YANG DIPERLUKAN •Fail•Tali Fail•CopKOMPONEN PENTING DALAM SISTEM FAIL•Nombor rujukan/No/fail•Nombor Kod fail•Kertas minit•Kandungan surat

KAEDAH PENGKELASAN FAIL & MENYENARAIKAN FAIL

CONTOHNYA:No Fail Utama Nama FailSIGS/08/1 PendaftaranSIGS/08/2 PekelilingSIGS/08/3 Minit MesyuaratSIGS/08/4 KewanganSIGS/08/5 PerkhemahanSIGS/08/6 KursusSIGS/08/7 Penilaian TahapSIGS/08/8 Surat MesyuaratSIGS/08/9 Hari PuteriSIGS/08/10 Takwim & Laporan Tahunan

MENGAPA FAIL?

Sistematik Mudah rujuk Mudah dapat No Siri Pastikan Surat diminitkan

Contoh Cop Untuk Meminitkan Surat Masuk :

Surat Bil:…………………bth……………..

Daripada…….……………………

dikandungkan pada…………....T/Tangan

Surat Masuk: Pen MerahSurat Keluar: Pen Biru

CONTOH COP UNTUK MEMINITKAN SURAT KELUAR

Surat Bil PPIM 03/11C Jld(3)(14) bth 8.12.2001

Kepada : Pengarah ,

…………………………….

………………………………

dikandungkan pada 15.12.2001 T/Tangan___

MEMINITKAN SURAT

a) Surat Keluar ( biru ) Kandungan surat dari PPIM kepada pihak luar

hendaklah diminitkan dengan pen berwarna biru dan diberi nombor siri rujukan

b) Surat Masuk ( Merah ) Kandungan surat yang diterima dari pihak luar

kepada PPIM hendaklah diminitkan dengan menggunakan pen berwarna merah dan diberikan nombor siri rujukan pada surat

CARA MENUTUP DAN MEMBUKA FAIL BARU

Apabila fail penuh,ia perlu ditutup dan fail

baru perlu dibuka.

Caranya :

Pada kulit fail ditulis,

pada 15.8.2006

Dibawa ke hadapan

SIGS /PPIM/1/JILID 1 ( )

YURAN PELAJAR DAN GURU PEMIMPIN

YURAN PELAJAR DAN GURU PEMIMPIN WAJIB DIBAYAR SETIAP TAHUN SELAGI MEREKA MENJADI

AHLI PPIM

PELAJARPELAJAR PEMIMPINPEMIMPIN

YURAN KEB 0.20 sen RM 2.00

YURAN NEGERI 0.20 sen RM 2.00

YURAN DAERAH

0.20 sen RM 2.00

JUMLAH 0.60 sen RM 6.00

PENYELENGGARAAN STOK

Kepentingan Buku Stok

i) Mudah mengesan alatan / barang-barangii) Memudahkan pengurusan seperti : a) menambah yang kurang atau habis b) mengganti yang rosak c) mengesan yang hilangiii) Memudahkan kerja-kerja auditiv) Menjamin kualiti pengurusan dan

kecemerlangan organisasi

PENTING

Buku Stok – pengendaliannya Rekod & Maklumat (Statistik):

Ahli - Sekolah - Luar sekolah - Ikut Tahap

Pemimpin - Tauliah - Tiada Tauliah - Kejurulatihan

Akaun Takwim

PENILAIAN

Untuk menilai keberkesanan dan kemantapan pengurusan PPIM (dari semasa ke semasa)

DOKUMENTASI- Penting untuk rujukan

dan penilaian

PENGLIBATAN

Kementerian/Jabatan Belia dan Sukan

Kem./Jab. Perp. Negara Dan Pemb. Masyarakat

Kementerian/Jabatan Penerangan

Kementerian/Jabatan Pendidikan

Kementerian/Jabatan Kesihatan

Jabatan Agama Islam Negeri

Pusat Islam JPM KEMAS, Lain-lain Unit

Beruniform/ Pertubuhan Sukarela

PENGENDALIAN SISTEM ONLINE

•Untuk masuk ke Sistem Online PPIM, sila buka browser dengan menaip URL: http://www.puteri-islam.org.my/•Dipaparkan pada mukasurat 1 & 2•Sila ke ruangan Menu Utama, Klik pada menu Sistem Online PPIM (Sekolah)•Rujuk arahan untuk Login Pengguna.Nota:•Semua nama & kod sekolah telah didaftarkan secara automatik mengikut Negeri.•Guru pemimpin perlu menghubungi PPIM Kebangsaan untuk mendapatkan ID (Nama Pengguna & Katalaluan) seperti mukasurat 4.• Guru pemimpin mendaftarkan sekolah seperti paparan di mukasurat 3 & masukkan maklumat yang diperlukan dalam mukasurat 5 hingga 12.

Menu A : Pendaftaran Penubuhan PPIM

Pemohon hendaklah mengisi kesemua ruangan dan menekan butang HANTAR bagi membolehkan permohonan diproses.Klik butang BATAL sekiranya anda ingin membatalkan permohonanKlik butang KEMBALI untuk kembali ke laman utama

•Menu B : Login Pengguna

Setelah permohonan anda diterima, Pihak PPIM akan menghubungi anda melalui email dan anda akan dibekalkan dengan katanama Pengguna dan katalaluan bagi membolehkan anda memasuki sistem ini.Klik pautan Kembali Ke Menu Utama untuk ke Menu Utama

Setelah anda login ke dalam sistem, anda akan dapat melihat antaramuka pengguna seperti rajah di bawah. Beberapa menu utama akan terpapar di bahagian atas antaramuka sistem. Menu-menu utama tersebut adalah Maklumat Pendaftaran, Pendaftaran Keahlian, Pembayaran Yuran, Aktiviti, Katalaluan dan Keluar. (Kita akan menguji kesemua menu-menu utama selepas ini)

Menu Maklumat Pendaftaran Di sini pengguna akan dapat melihat maklumat pendaftaran yang telah anda isi tempohari.

Untuk mengemaskini maklumat, Sila edit di ruangan yang berkaitan dan klik butang SIMPAN

Klik butang CETAK untuk mencetak maklumat sekolah

Menu Pendaftaran KeahlianMenu ini akan memaparkan nama ahli yang sedia ada. Di sini juga, pengguna boleh menambah ahli baru dan mengemaskini ahli sedia ada.

Klik butang TAMBAH BARIS untuk mendaftar ahli baru, dan klik butang HANTAR

C. Menu Pembayaran Yuran

Menu ini memaparkan nama ahli baru yang masih belum membayar yuran dan yang sudah membayar yuran.Untuk membuat traksaksi pembayaran yuran bagi setiap tahun juga harus dilakukan di sini.SENARAI NAMA AHLI BARU memaparkan nama-nama ahli yang baru mendaftar tetapi masih belum membayar yuran dan belum mendapat No. Ahli.Klik pada nama pelajar tersebut bagi membayar yuran dan mendapatkan No. Ahli

Klik butang SIMPAN sesudah bayaran dan No. Ahli diberikan

Untuk melihat Nama Pelajar yang sudah membayar yuran tadi, Klik kanan pada tetikus dan Klik REFRESH

Senarai nama pelajar tadi telah tiada dia ruangan SENARAI NAMA AHLI BARU, dan kini nama pelajar tadi telah terpapar di ruangan SENARAI NAMA AHLI BERDAFTAR

Klik butang CETAK untuk mencetak senarai nama ahli yang telah membayar yuran