merancang & mengurus kerja

DEFINISI

• Definisi Penyelia

Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.

Peranan PenyeliaElemen-elemen asas :-

• Membina dan mengekalkan satu organisasi yang cekap

• Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan

• Mengawal tugas-tugas tersebut

Membina dan merancang satu organisasi yang cekap

• Merancang objektif organisasi

• Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi

• Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan

• Menjelaskan, mengarah dan

mengawal segala aktiviti organisasi

• Kumpulan perlu dalam organisasi

• Mencadangkan perubahan dalam

organisasi - jika perlu

• Gunakan kepakaran sewajarnya

• Menyelaras semua aktiviti

kumpulan bagi mencapai objektif

Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan

• Hubungan yang baik di kalangan pekerja

• Ujudkan komunikasi yang baik

• Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif

• Pertingkatkan morale kakitangan

• Kekalkan tindakan tatatertib

• Kursus orientasi / Induksi

• Latihan pekerja baru / baru bertukar

• Menyelaras hal berkaitan pertukaran,

naik pangkat atau tatatertib

• Kenaikan gaji

Mengawal Kerja-kerja Tersebut

• Penurunan kuasa / tanggungjawab

• Keputusan yang baik dan tepat

• Peraturan dalaman

• Motivasi

• Kawalan kualiti

Tugas dan Tanggungjawab Penyelia

• Tanggungjawab kepada :-– Pengurusan Atasan– Kakitangan Lain– Kakitangan Unit/Seksyen Lain– Penyelia Lain– Kesatuan Sekerja

Peranan PenyeliaPerancangan :-• Tetapkan objektif• Tentukan andaian/anggapan/sasaran• Menyemak segala kemungkinan

perancangan/strategi• Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan

kotegensi• Pilih pilihan plan terbaik • Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan• Tindakan susulan

Peranan PenyeliaOrganising / Mengelola :-• Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi• Membahagikan tenaga kerja dengan

sewajarnya• Kumpul aktiviti tertentu dalam satu

kumpulan tertentu• Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota

sesuai• Memantau keberkesanannya dan buat

penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut

Peranan PenyeliaStaffing (Menyelaras) :-• Tentukan pekerja diletakkan mengikut

kepakaran• Latihan dan Perkembangan Staf• Penempatan• Program Orientasi• Persekitaran Yang Produktif

Peranan PenyeliaLeading (Mengetuai) :-• Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang

telah ditetapkan• Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa

dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin

• Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :-•Komunikasi•Membuat Keputusan•Penyelesaian Masalah•Motivasi•Kepimpinan•Penugasan (Delegation)

Peranan PenyeliaKawalan/Mengukur (Controlling) :-• Proses untuk memastikan matlamat /

objektif organisasi tercapai– Proses Kawalan/Pengukuran

• Menetapkan sasaran atau indikator• Mmengukur pencapaian prestasi

berdasarkan standard• Analisa dan mengukur prestasi dan

mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.

MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISING)

“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”

MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISE)Melibatkan 3 langkah utama :-

1. Menetapkan kerja yang hendak dibuat

2. Membuat struktur

3. Memperuntukkan

sumber-sumber

MENETAPKAN KERJA

• Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

MEMBENTUK STRUKTUR

• Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.

• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.

• Menolong menyelesaikan masalah

• Kunci kepada penyusunan semula.

MEMPERUNTUKKAN SUMBER

• Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.

• Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.

PLACE THE RIGHT MAN TO THE RIGHT JOB

• Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).

MENGATUR KERJA

LANGKAH-LANGKAH

LANGKAH 1

MENGETAHUI OBJEKTIF

? ? ?

BOLEH TAHU

• KERJA-KERJA YANG TERLIBAT

• JENIS KAKITANGAN

• BILANGANNYA

• TEMPAT DAN

BENTUKNYA

• ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

• WANG YANG

DIKEHENDAKI

LANGKAH 2

A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT

CAWANGAN PUNGUTAN HASIL

• MEMUNGUT HASIL

• MINYIMPAN KIRA-KIRA

• TAIP MENAIP

• PENGUATKUASAAN

• SURAT MENYURAT

• FAIL MEMAIL

B. KUMPULAN YANG KAIT MENGAIT

1. MEMUNGUT HASIL

MENYIMPAN KIRA-KIRA

2. PENGUATKUASAAN

3. FAIL MEMAIL (SURAT

MENYURAT, TAIP MENAIP)

C. BAHAGIAN KERJA KEPADA TUGAS

1. MEMUNGUT HASIL

MENYIMPAN KIRA-

KIRA

(I) MENERIMA WANG

(II) KELUARKAN RESIT

(III) CATIT DALAM BUKU TUNAI

(IV) MENYEDIAKAN BANK SLIP

(V) PENYATA PEMUNGUT

(VI) “BANK IN”

(VII) PENYATA BULANAN

LANGKAH 3

A. BENTUK STRUKTUR

* CARTA ORGANISASI

- PANDUAN ARAHAN

- BIDANG KAWALAN

B. PERHUBUNGAN KERJA

* KUASA DAN TANGGUNGJAWAB

- TINGGI/RENDAH

- SENIOR/JUNIOR

- PENGALAMAN TAK

PENGALAMAN

?

C. TETAPKAN

* PERATURAN-PERATURAN

* CARA-CARA

* STANDARD

D. SEDIAKAN

* SENARAI TUGAS

LANGKAH 4DAPATKAN SUMBER

* TEMPAT * MANUSIA

* ALAT-ALAT * BAHAN

* MESIN * WANG

PASTIKAN PEMBEKALAN

LANGKAH 5MEMPERUNTUKAN SUMBER

*MANUSIA -

SESUAI DENGAN KERJA

* ALAT-ALAT -

SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA

Sifat Kepimpinan Penyelia• Dapatkan keyakinan / hormat dari staff• Kerapkali berbincang dgn individu/ahli kumpulan• Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan• Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera• Ujud cadangan dalam setiap tindakan• Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti

ahli kumpulan• Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang• Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan• Beri pengiktirafan jika perlu• Kritikan membina• Be consistent (tetap dalam tingkahlaku)• Tentukan matlamat jelas dan berkesan• Demonstrate pride (maruah kumpulan)

Delegation/Penugasan• Penyelia yang baik perlu kepada

penugasan kerja. Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin. Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja

bawahan agar mereka

bertanggungjawab terhadap kerja

dengan memberikan sedikit

kuasa.

Kenapa ada penyelia TIDAK mahu penugasan kerja/delegation

• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.

• Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber• Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan• Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu• Tidak yakin kepada orang lain• Tidak mahu ambil risiko• Suka berahsia dan tak percaya staff• Takut silap• Takut hilang kuasa/penghargaan

Kenapa orang bawahan TIDAK mahu penugasan kerja/delegation

• Tidak yakin kepada pengurusan atasan• Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja

berdasarkan pengalaman lepas• Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau

takut gagal• Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak

atasan tidak beri pengiktirafan• Kurang yakin pada keupayaan diri

sendiri

Kenapa Perlu Kepada Penugasan ?

• Anda tidak boleh membuat semua kerja

• Kerja anda adalah untuk mengurus

• Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah menyelesaikannya

• Penugasan menjurus kepada kepercayaan, penghormatan dan pengiktirafan kepada individu/kumpulan

• Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff

The Limit Of Delegation Sebagai penyelia, tidak semua

kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada. Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja. Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam penugasan kerja iaitu sebagai garis pemisah setiap kuasa.

BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ?

• Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda

• Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik/bawahan

• Bila penyelia mementingkan pembangunan staff

• Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi

TAMAT• YANG BAIK DAN

SEMPURNA DARI

ALLAH• YANG LEMAH DAN

KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI

• SEKIAN

• TERIMA KASIH.