mengaudit mengikut klausa standard di upmreg.upm.edu.my/reg/etc/audit/audit mengikut klausa standard...

MENGAUDIT MENGIKUT

KLAUSA STANDARD DI UPM

KURSUS PEMANTAPAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2008

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

HOTEL RESIDENCE@UNITEN, BANGI 25 & 26 Mei 2011

1

OBJEKTIF

1. Mengukuhkan kefahaman tentang klausa

standard MS ISO 9001:2008

2. Berkongsi pengalaman/pengetahuan tentang aktiviti audit di UPM melibatkan klausa 4 - 8

2

KLAUSA

1 General

2 Normative Reference

3 Terms &

Definition

4 QMS

5 Management Responsibility

6 Resource

Management

7 Product

Realization

8 Measurement,

Analysis & Improvement

3

4.2

4.2.1 General

4.2.2 Quality Manual

4.2.3 Control of

Documents

4.2.4 Control of Records

4

4.2.1 General

Dokumentasi: Polisi Kualiti & Objektif Kualiti Manual Kualiti Prosedur & Rekod Dokumen & Rekod

5

4.2.2 Quality Manual

Manual Kualiti: Skop, Prosedur, Interaksi Proses

6

4.2.3 Control of Documents

Prosedur Kawalan Dokumen: Keperluan menyemak dan mengemaskini dokumen Dokumen yang digunakan adalah terkini Capaian dokumen online Dokumen luaran Dokumen lama

7

4.2.4 Control of Records

Prosedur Kawalan Rekod: Pengenalan rekod Simpanan rekod Capaian rekod

8

5

5.1 Management Commitment

5.2 Customer Focus

5.3 Quality Policy

5.4* Planning

5.5* Responsibility, Authority and

Communication

5.6* Management

Review

9

5.1 Management Commitment

Komitmen yang ditunjukkan oleh pengurusan: Pembangunan dan pelaksanaan SPK

10

5.2 Customer Focus

Keperluan pelanggan ditentukan dan disediakan Pengajaran Perkhidmatan Kaunter Pelanggan Dalaman

11

5.3 Quality Policy

Dasar Kualiti Bersesuaian dengan aktiviti Dimaklumkan dan difahami oleh staf Disemak

12

5.4.1 Quality Objectives

Objektif Kualiti Pengajaran: Nota kursus di laman web (100%) ICT: Baiki masalah sistem secara dalaman (5 jam) Latihan: 7 Hari Latihan (90%) Bendahari: Pengurangan hutang lapuk (55%)

13

5.4.1 Quality Objectives

Objektif Kualiti Keselamatan: Peratus pengurangan kes jenayah (20%) HEPA: Makluman keputusan permohonan zakat (6 hari) Perpustakaan: Menambah koleksi buku rujukan (RM2.5juta) 14

5.4.2 QMS Planning

Pelaksanaan SPK mengikut perancangan Memastikan integriti SPK dipelihara apabila ada perubahan

15

5.5.1 Responsibility & Authority

Senarai tugas hakiki/pentadbiran Jawatankuasa – terma rujukan Surat/Punca kuasa

16

5.5.2 Management Representative

Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Jawatan-Jawatan ISO di UPM

17

5.5.3 Internal Communication

Komunikasi dalaman berkaitan aktiviti dan SPK Komunikasi bersesuaian: Surat/Memo/E-mel Buletin Papan Kenyataan

18

5.6 Management Review

Review Input (5.6.2) Hasil audit Maklumbalas pelanggan Prestasi proses Tindakan pembetulan/pencegahan Tindakan susulan Perubahan yang boleh beri kesan kepada SPK Cadangan penambahbaikan

19

5.6 Management Review

Review Output (5.6.3) Peningkatan keberkesanan SPK Penambahbaikan produk/perkhidmatan Keperluan sumber

20

6

6.1 Provision of Resources

6.2* Human

Resources

6.3 Infrastructure

6.4 Work

Environment

21

6.1 Provision of Resources

Sumber Manusia Kewangan

22

6.2.2 Competence, Awareness & Training

TNA Takwim UPM/PTJ Penilaian keberkesanan Staf faham tentang kepentingan peranan mereka dalam mencapai objektif kualiti Rekod latihan

23

6.3 Infrastructure

Penyelenggaran bangunan Peralatan (alat pemadam api, penghawa dingin) Kenderaan, perkhidmatan telefon, ICT

24

6.4 Work Environment

Keselamatan Sisa kimia Sisa klinikal Keselesaan

25

7

7.1 Planning of

Product Realization

7.2 Customer Related

Process

7.3 Design &

Development

7.4 Purchasing

7.5 Production &

Service Provision

7.6 Control of

Monitoring & Measuring Equipment

26

7.1 Planning of Product Realization

Teaching & Learning: Rancangan Pengajaran, Jadual Waktu, Sinopsis Kursus, Senarai Pelajar Research: Kertas Kerja, Gant Chart Rawatan Pesakit: Treatment Plan Pelaksanaan Projek Pembangunan Takwim Latihan

27

7.2 Customer Related Processes 7.2.1 Determination of Requirements Related to the

Product

Akta/Peraturan: 1. AUKU 2. Akta Hakcipta 3. Akta Racun 4. Akta Dangerous Drug 5. Akta Kualiti Alam Sekeliling 6. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Pekeliling-pekeliling yang digunapakai

28

7.2 Customer Related Processes 7.2.2 Review of Requirements Related to the Product

Teaching & Learning: Transfer Credit

29

7.2 Customer Related Processes 7.2.3 Customer Communication

Maklumat Perkhidmatan: Laman Web, Brosur, Buku Panduan Aduan Pelanggan Maklumbalas Pelanggan: Penghargaan, Cadangan

30

7.3 Design & Development 7.3.1 Design & Development Planning

Kurikulum Baharu, Kursus Baharu Projek Pembangunan Pembangunan Sistem Projek Penyelidikan

31

7.4 Purchasing 7.4.1 Purchasing Process

Penilaian Serah Urus: 1. Kontrak Perkhidmatan 2. Pensyarah Sambilan 3. Pembantu Penyelidik 4. Pemeriksa Luar 5. Penceramah Kursus

32

7.4 Purchasing 7.4.3 Verification of Purchased Product

Semak terma-terma dalam kontrak perkhidmatan

33

7.5 Production & Service Provision 7.5.1 Control of Production & Service Provision

Pelaksanaan aktiviti/proses mengikut prosedur, garis panduan, akta, pekeliling dsb.

34

7.5 Production & Service Provision 7.5.3 Identification & Traceability

No. Matrik Pelajar, No Staf ID Aset, Fail Label: Peralatan Makmal Pemadam api: Lokasi, status Kursus, Research Project, Kes

35

7.5 Production & Service Provision 7.5.4 Customer Property

Tesis, Kertas Jawapan Peperiksaan Sampel untuk Ujian Makmal/Haiwan Data Pelajar, Staf, Pelanggan Sampel Penyelidikan Harta Intelek

36

7.5 Production & Service Provision 7.5.5 Preservation of Product

Penyimpanan Bahan kimia Reagen Drug Alat pandang dengar Buku Data Baja Bahan pengurusan jenazah

37

7.6 Control of Monitoring & Measuring Equipment

Servis, Tentukur, Verifikasi Status: rosak, sedang diservis - label

38

8

8.1 General

8.2 Monitoring & Measurement

8.3 Control of

Nonconforming Product

8.4 Analysis of Data

8.5 Improvement

39

8.2 Monitoring & Measurement 8.2.1 Customer Satisfaction

Kaedah mendapatkan maklumat kepuasan pelanggan: Aduan, survey, maklumbalas pelanggan Kategori maklumbalas

40

8.2 Monitoring & Measurement 8.2.3 Monitoring & Measurement of Process

Proses penyediaan kertas soalan (moderation) Kehadiran pelajar ke kuliah Pengendalian penyelidikan Proses temuduga Tumpuan kepada proses yang memberi impak yang besar kepada pelanggan

41

8.2 Monitoring & Measurement 8.2.4 Monitoring & Measurement of Product

Penyediaan cek, smart card, sistem Objktif kualiti Aktiviti pelajar Recovery time

42

8.3 Control of Nonconforming Product

Pelajar bermasalah/berpotensi bermasalah Ketidakhadiran pelajar ke kuliah Kertas soalan bocor Cek rosak Expired drugs, chemicals

43

8.4 Analysis of Data

Kepuasan Pelanggan – Aduan, Soal Selidik Objektif Kualiti Cadangan pelanggan Pembekal Trend proses – tindakan pencegahan

44

8.5 Improvement 8.5.2 Corrective Action

NCR Aduan Punca-Tindakan Pembetulan-Nilai Keberkesanan Pastikan penutupan ketidakpatuhan adalah berkesan sebelum ditutup.

45

8.5 Improvement 8.5.3 Preventive Action

Tindakan pencegahan bagi ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku Masalah/ketidakpatuhan yang mungkin dihadapi pada masa hadapan Pelan penggantian

46

SEKIAN, TERIMA KASIH

Norman Azlan Osman Seksyen Latihan Dalam Perkhidmatan

Pejabat Pendaftar 03-89467133/016-3676898

norman_a@putra.upm.edu.my

47