manual e-pelupusan

ARKIB NEGARA MALAYSIA

MANUAL e-PELUPUSAN

SEKSYEN PELUPUSAN REKOD

ARKIB NEGARA MALAYSIA

18 JUN 2012

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Apakah e-Pelupusan 1

Faedah e-Pelupusan 1

Tatacara Penggunaan e-Pelupusan 2

1. Install Aplikasi e-Pelupusan

2

2. Permohonan Pelupusan Rekod Menggunakan

Aplikasi E-Pelupusan

12

3. Kebenaran Pelupusan Rekod

i) Simpan

ii) Musnah

iii) Simpan di Jabatan

32

32

33

34

Manual e-Pelupusan m/s 1

APAKAH e-PELUPUSAN ?

e-Pelupusan ialah satu aplikasi yang dibangunkan bagi memudahkan pejabat

awam di dalam pelaksanaan pelupusan rekod. Ia hanya digunakan bagi

permohonan pelupusan untuk jumlah rekod yang kecil iaitu di bawah 250 unit

fail.

Aplikasi ini menyediakan senarai rekod mengikut format dalam Arkib 5/08 Borang

Permohonan Bagi Pelupusan Fail yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan

Rekod. Borang permohonan pelupusan boleh dihantar ke Arkib Negara Malaysia

(ANM) secara dalam talian dan kelulusan permohonan juga dimajukan secara

dalam talian.

Pejabat awam perlu memohon kata laluan dan ID daripada ANM untuk muat

turun aplikasi melalui portal http://www@arkib.gov.my.

FAEDAH e-PELUPUSAN

Dengan adanya kemudahan perkhidmatan ini, pejabat awam akan dapat :

• menjimatkan penggunaan kertas kerana tidak lagi perlu mencetak senarai

rekod yang hendak dilupuskan.

• merealisasikan hasrat kerajaan untuk melaksanakan ICT Hijau di mana

kerajaan berhasrat untuk mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 70%

menjelang tahun 2012 dan 90% menjelang tahun 2015.

• masa dapat dijimatkan kerana tidak perlu lagi :

� menghantar borang secara manual

� menaip semula senarai rekod yang perlu dipindahkan ke ANM dalam

borang Arkib 11/08 Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam.

Manual e-Pelupusan m/s 2

TATACARA PENGGUNAAN e-PELUPUSAN

Pejabat awam yang hendak menggunakan aplikasi e-Pelupusan hendaklah

mendapatkan ID pengguna dan Kata laluan bagi memuat turun aplikasi dengan

menghubungi Arkib Negara Malaysia melalui email: spr@arkib.gov.my atau surat

rasmi.

1. INSTALL APLIKASI e-PELUPUSAN

• Klik pada “e-Pelupusan” untuk memulakan proses install.

Manual e-Pelupusan m/s 3

1.1

• Masukkan “ID Pengguna” dan “Kata Laluan”.

• Klik “OK”

Manual e-Pelupusan m/s 4

1.2

• Klik “Sila klik di sini untuk muat turun e-Pelupusan”

Manual e-Pelupusan m/s 5

1.3

• Tandakan “Save File”

• Klik “OK”

Manual e-Pelupusan m/s 6

1.4

• Pilih dan klik “eP5_08_Installer.zip” bagi install aplikasi e-Pelupusan

• Keluarkan(extract) kandungan “eP5_08_Installer.zip”

Manual e-Pelupusan m/s 7

1.5

• Buka Folder eP5_08_Installer bagi proses install aplikasi e-Pelupusan.

Manual e-Pelupusan m/s 8

1.6

• Klik “Next”

Manual e-Pelupusan m/s 9

1.7

• Tandakan “√” di dalam kotak “I agree with the above terms and conditions”

• Klik “Next”.

Manual e-Pelupusan m/s 10

1.8

• Klik “Next”.

Manual e-Pelupusan m/s 11

1.9

• Klik “Finish” dan proses install selesai.

Manual e-Pelupusan m/s 12

2. PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD MENGGUNAKAN APLIKASI

e-PELUPUSAN

• Masukkan nama pejabat awam dan nama ringkasan pejabat awam, kemudian

klik “OK”.

Contoh:

Nama Jabatan/ Agensi:

Perpustakaan Negara Malaysia

Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi:

PNM

Manual e-Pelupusan m/s 13

2.1

• Klik perkataan “e-Pelupusan” untuk masuk.

Peringatan Penting:

Fail perlu disusun mengikut nombor seturut sebelum memulakan penyenaraian

di dalam aplikasi e-Pelupusan.

Manual e-Pelupusan m/s 14

2.2

• Klik “Baru” untuk memulakan permohonan pelupusan rekod yang baru.

Manual e-Pelupusan m/s 15

2.3

• Isikan maklumat di ruang yang berkenaan.

i. Nama Jabatan/Agensi: Nama Jabatan/Agensi yang memohon.

ii. Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi: Kata singkatan Jabatan/ Agensi yang

memohon.

iii. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM.

iv. No. Rujukan Tuan: Nombor rujukan surat Jabatan/ Agensi yang memohon.

v. Tarikh Penghantaran Senarai: Tarikh permohonan pelupusan dihantar.

vi. Tarikh Penghantaran Bahan: Tarikh bahan/fail yang dihantar ke ANM (jika

ada bahan/fail yang dicadang pindah ke ANM)

vii. Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/Cawangan/Unit yang terdapat dalam

sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

viii. Pewujud Rekod: Jabatan/ Agensi asal yang mewujudkan atau

menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana

‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan/agensi yang

Manual e-Pelupusan m/s 16

baru/lain. Jabatan/Agensi yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan

perlu mengisi nama jabatan/agensi yang asal.

ix. Kategori Rekod: Rekod-rokod dibahagi kepada dua kategori iaitu Urusan

Am (housekeeping records) dan Urusan Fungsian (functional records).

- Rekod Urusan Am berkaitan sengan pentadbiran dalaman sesebuah

jabatan/agensi kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti

pentadbiran; tanah, bangunan dan infrastruktur; aset; kewangan dan

perakaunan; serta sumber manusia.

- Rekod Urusan Fungsian juga dikenali sebagai rekod ‘operational’ yang

diwujudkan oleh jabatan untuk melaksanakan fungsi-fungsi asas dan

tugas-tugas jabatan/agensi.

x. Tahun Diliputi: Merujuk tarikh terawal dan terakhir rekod yang diliputi

dalam ruangan (11) (rujuk muka surat 18)

• Klik “Simpan”

Nota:

Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010

(Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web

ANM di http://www.arkib.gov.my

Manual e-Pelupusan m/s 17

2.4

• Double click pada kumpulan rekod yang hendak disenaraikan.

Manual e-Pelupusan m/s 18

2.5

• Klik “Tambah” bagi mula memasukkan maklumat fail.

Manual e-Pelupusan m/s 19

2.5

• Isikan maklumat berkenaan fail.

i. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM.

ii. No. Rujukan (No. Fail): Nombor atau abjad atau kombinasi kedua-duanya

sekali yang dicatat si atas kulit fail.

iii. Tajuk Fail: Merujuk tajuk/perkara yang dicatatkan di ruang PERKARA pada

kulit fail. Tajuk ini hendaklah disalin/ditaip sepertimana yang tercatat di

atas kulit fail.

iv. Tarikh Mula: Merujuk kepada tarikh lampiran pertama dokumen/surat

dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya

tarikh yang tercatat dalam kertas minit)

v. Tarikh Akhir: Merujuk kepada tarikh lampiran terakhir dokumen/surat

dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya

tarikh yang tercatat dalam kertas minit)

Manual e-Pelupusan m/s 20

vi. Bilangan Lampiran: Merujuk jumlah lampiran (enclosure/folio) yang

terdapat dalam fail.

vii. Taraf: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/dokumen sama ada

Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

viii. Cadanga Pelupusan:

- Musnah: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk memusnahkan fail

kerana segala tindakan telah tamat dan tidak diperlukan untuk rujukan

jabatan/agensi

- Simpan: Cadangan oleh jabatan untuk memindahkan fail ke ANM

setelah tamat tindakaan di jabatan/agensi kerana mempunyai nilai

sejarah/kebangsaan dan perlu disimpan kekal untuk penyelidikan di

masa hadapan.

- Simpan di Jabatan: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk menyimpan

fail yang telah tamat tindakan sebagai rujukan di jabatan/agensi

sehingga ianya mencapai tempoh untuk tindakan pelupusan yang

seterusnya dan perlu memohon semula kepada ANM

• Klik “Simpan”

Nota:

Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010

(Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web

ANM di http://www.arkib.gov.my

Manual e-Pelupusan m/s 21

2.6

• Klik “OK”

Manual e-Pelupusan m/s 22

2.7

• Klik “Tambah” untuk memasukkan maklumat fail yang seterusnya. (Rujuk

muka surat 19 untuk penerangan)

• Klik “Simpan”.

Manual e-Pelupusan m/s 23

2.8

• Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini setelah selesai

memasukkan kesemua maklumat fail yang hendak dilupuskan.

Manual e-Pelupusan m/s 24

2.9

• Klik “Siap” sekiranya semua fail telah disenaraikan.

• Klik “Cetak Senarai” sekiranya ingin mencetak dan menyimpan salinan

permohonan di dalam fail.

Manual e-Pelupusan m/s 25

2.10

• Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini untuk keluar dari

modul dan ke modul seterusnya.

Manual e-Pelupusan m/s 26

2.11

• Klik pada ruangan yang dibulatkan merah seperti di bawah. Pastikan ruangan

tersebut bertukar ke warna biru.

• Klik “Hantar SPR ke Arkib” untuk menghantar senarai kumpulan rekod yang

hendak dilupuskan ke ANM.

Manual e-Pelupusan m/s 27

2.12

• Klik “Yes” untuk menyimpan senarai kumpulan rekod di dalam format .txt

Manual e-Pelupusan m/s 28

2.13

• Klik “Save” dan senarai kumpulan rekod akan disimpan di dalam folder “data”.

Manual e-Pelupusan m/s 29

2.14

• Klik “OK” bagi memastikan senarai kumpulan rekod ini berjaya disimpan.

Manual e-Pelupusan m/s 30

2.15

• Hantar senarai kumpulan rekod yang terdapat di dalam folder “data” ke ANM

melalui email spr@arkib.gov.my

Manual e-Pelupusan m/s 31

2.16

• Maklumat fail yang disenaraikan akan dipaparkan seperti di atas di dalam

format PDF.

• Pejabat awam boleh mencetak senarai tersebut bagi simpanan dan rujukan.

Nota:

Proses penilaian rekod akan dilaksanakan oleh Seksyen Pelupusan Rekod, ANM.

Manual e-Pelupusan m/s 32

3. KEBENARAN PELUPUSAN REKOD

Pejabat awam akan menerima kebenaran pelupusan rekod selepas

keputusan penilaian dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Pelupusan Rekod,

ANM. Keputusan tersebut merangkumi tiga (3) tindakan berikut:

• Simpan

• Musnah

• Simpan di jabatan

3.1 Simpan

• Bagi rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal, pejabat awam akan

menerima Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam Arkib 11/08

yang dijanakan dalam format PDF untuk ditandatangani.

• Pejabat awam hendaklah memindahkan fail-fail tersebut ke ANM untuk

disimpan kekal selepas mendapat Surat Kebenaran Pemindahan Rekod.

Manual e-Pelupusan m/s 33

3.2 Musnah

• Bagi rekod-rekod yang tidak mempunyai nilai kekal, pejabat awam akan

menerima Senarai Rekod Musnah yang dijanakan dalam format PDF untuk

rujukan dan tindakan pejabat awam.

• Pejabat awam hendaklah memusnahkan fail-fail dalam tempoh 3 bulan

selepas kebenaran pelupusan diberi.

Nota:

Kaedah pemusnahan dan penentusahan hendaklah merujuk kepada Panduan

Pelupusan Rekod Awam 2010 yang boleh dimuat turun melalui laman web ANM

di http://www.arkib.gov.my

Manual e-Pelupusan m/s 34

3.3 Simpan di Jabatan

Rekod tidak boleh dimusnahkan, tetapi perlu disimpan di sesebuah pejabat

awam sehingga ianya mencapai tempoh untuk tindakan pelupusan yang

seterusnya dan perlu memohon semula kepada ANM.

Pertanyaan :

Seksyen Pelupusan Rekod

Arkib Negara Malaysia

Jalan Duta

50568 Kuala Lumpur

Tel : 03-62090600

E-mel : spr@arkib.gov.my