jawatankuasa audit eksa - pkt.edu.my audit eksa bil 4_2018.pdf · 20 ulasan penemuan zon jke 1....

1

JAWATANKUASA AUDIT EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

1. PN. NORLIA BINTI EMBONG (Ketua Juru audit) 2. PN. SURIA BT EMBONG 3. EN. AHMAD ARDHA BIN ZANAL ABADIN 4. PN. NOR FADZLINA BT AINUDDIN 5. PN. ZALINA BT TAIB @ CHIK 6. PN. AFSAL BT ABDULLAH 7. PN. AIEZZATUL AKMALIYAH BT ABDULLAH 8. PN. NOORIZAN BT ABD. MALIK 9. PN. NAFISAH ( Menggantikan PN. ZURAINI) 10. EN. MOHD SUBRI BIN ISMAIL

2

AUDIT EKSA BIL.4/2018

3

JKE

JPA

JTMK INTELEK

KORPORAT

4 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

•BANGUNAN PEJABAT JKE

•BILIK KULIAH

•MAKMAL JKE (INDUK)

•PID (KIV) JKE

•PEJABAT JPA

•UNIT KAUNSELING JPA

•PEJABAT JTMK

•UNIT RND

JTMK

5 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

• JMSK

•UNIT PEPERIKSAAN

•UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI

• JABATAN HEP

•UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

•UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

•UNIT PERPUSTAKAAN

INTELEK

•UNIT PENTADBIRAN

•UNIT SUKAN DAN KEBUDAYAAN

•UNIT PEMBANGUNAN

•UNIT KEWANGAN

•WARROOM

•KUALITI

•UNIT MULTIMEDIA

•UNIT PEROLEHAN

KORPORAT

6 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

•ZALINA (K)

•M. SUBRI

•ZURAINI / NAFISAH

•NOR FADZLINA (K)

•NORIZAN

•AIEZZATUL AKMALIYAH

•NORLIA (JPA)

•ARDHA (JTMK)

• SURIA (K)

•AFSAL

ZON JKE ZON JPA + ZON JTMK

ZON INTELEK

ZON KORPORAT

7 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

JADUAL PEMBAHAGIAN AUDITOR ZON

AUDIT BIL.4/2018

Keperluan Utama Pelaksanaan

Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Tempat Umum

Keselamatan Persekitaran

Kawasan Persekitaran Pejabat

Tempat Khusus

A

B

E

D

F

C

KRITERIA PENILAIAN

8 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

KRITERIA AUDIT

9

EKSA – KOMPONEN A

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

10 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

EKSA – KOMPONEN B

11 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

EKSA – KOMPONEN C

12

EKSA – KOMPONEN D

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

13

EKSA – KOMPONEN E

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

14

EKSA – KOMPONEN F

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

15

90.0 % - 100% CEMERLANG

80.0% - 89.9% BAIK

Dibawah 79.9 % TIDAK LAYAK MENDAPAT SIJIL

PERSIJILAN MAMPU

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

16

HASIL DAPATAN TERPERINCI

ZON UNIT KOMPONEN A KOMPONEN B KOMPONEN C KOMPONEN D KOMPONEN E KOMPONEN F PURATA

KORPORAT

PENTADBIRAN 60 95.38 99.13 98 93.33 Tidak Berkaitan

87.50

SUKAN DAN KEBUDAYAAN

60 91.88 100 92.86 Tidak Berkaitan 83.33

KEWANGAN 60 99.49 100 100 93.33 Tidak Berkaitan

UNIT PEMBANGUNAN 60 73.53 94.29 87.14 Tidak Berkaitan 100

WAR ROOM 60 98.75 100 90 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

KUALITI 60 98.71 100 100 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PEROLEHAN 60 82.07 100 92 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

MULTIMEDIA 60 92.50 96.92 88.57 Tidak Berkaitan 80

JUMLAH 60 91.54 98.79 93.57 93.33 87.78

INTELEK

JMSK 57.5 77 80.95 85 Tidak Berkaitan 76

75.04

JHEP 57.5 73.33 42.22 62.86 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

TEKNOLOGI MAKLUMAT 57.5 80 73.33 83.33 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PERPUSTAKAAN 57.5 73.51 84.35 87.5 80 Tidak Berkaitan

UPLI 57.5 78.86 100 77.5 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

ULPL 57.5 83.89 98.18 86.67 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PEPERIKSAAN 57.5 84.21 61.9 82.5 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 57.50 78.69 77.28 80.77 80 76

JKE JKE 52.5 70 63 86 Tidak Berkaitan 60

66.30 PID kiv kiv kiv kiv Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 52.5 70 63 86 Tidak Berkaitan 60

JTMK JTMK 95 86.47 89.09 86.67 Tidak Berkaitan 100

91.64 RND 95 93.57 90.59 80 Tidak Berkaitan 100

JUMLAH 95 90.02 89.84 83.335 Tidak Berkaitan 100

JPA JPA 85 96.09 95.65 98.57 Tidak Berkaitan 93.3

93.14 PSIKOLOGI DAN KERJAYA

85 92 92.5 100 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 85 94.05 94.08 99.29 Tidak Berkaitan 93.30

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

17

PERBANDINGAN AUDIT

LEPAS

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

ZON BIL.1/2018 BIL.2/2018 BIL.3/2018 BIL.4/2018

KORPORAT 52.64 78.22 79.15 87.50

INTELEK 64.53 77.82 75.10 75.04

JKE 58.90 78.33 84.56 66.30

JTMK 51.52 81.67 85.68 91.64

JPA 58.54 77.27 90.44 93.14

PURATA SKOR KESELURUHAN

18 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

BIL KOMPONEN MARKAH (%)

1 A 70

2 B 84.86

3 C 84.6

4 D 88.59

5 E 86.67

6 F 83.42

MIN PURATA 83.02

KEDUDUKAN MARKAH DALAM KATEGORI BAIK

(80% – 89.9%)

19

CARTA RADAR

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

0

20

40

60

80

100

KOMPONEN A

KOMPONEN B

KOMPONEN C

KOMPONEN D

KOMPONEN E

KOMPONEN F

20

ULASAN PENEMUAN ZON JKE

1. Lampu laluan keluar (Kecemasan) rosak.

2. Pelan lantai tidak disediakan pada semua bilik kuliah/ ruang pejabat.

3. Pelan suis tidak dilabelkan (Bilik Kuliah/makmal/ruang pejabat).

4. Meletakkan peralatan yang tidak sesuai di dalam surau

(Peti ais/Dokumen)

5. Surau lelaki berbau.

6. Pegawai bertanggungjawab (PIC) tidak dipamerkan disemua

lokasi (Ruang pejabat/Surau/Bilik Kuliah/ Bilik mesyuarat)

7. Beberapa lokasi masih menggunapakai label 5S (Peraturan Makmal)

8. Sebahagian pensyarah tidak menggunakan tetulang EKSA pada fail

dan folder.

9. Kebanyakkan item didalam drawer pensyarah tidak disusun dengan

kemas.

10. Sebahagian rak pegawai tidak disusun dengan kemas.

11. Kotak kunci yang digunakan beserta label lokasi.

12. Ruangan laluan tangga kecemasan dan pintu terhalang peralatan

yang tidak bersesuaian/rosak.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

21 POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

Secara keseluruhan, Zon Intelek telah melaksanakan EKSA dengan

memuaskan. Walaubagaimanapun masih terdapat beberapa tindakan

penambahbaikan yang perlu dipertingkatkan di setiap subzon dari segi

:-

1. Pelan lantai perlu disediakan pada semua bilik / ruang pejabat.

2. Pelan Kecemasan perlu ada di setiap subzon.

3. Pelan suis perlu dilabelkan ruang pejabat gunasama.

4. Pegawai bertanggungjawab (PIC) tidak dipamerkan.

5. Kekemasan kabel (wayar elektrik).

6. Kebersihan ruang

(kebanyakan ruang kerja di subzon dalam proses kerja pembaikan).

- Unit Perpustakaan

- USM

- ULPL

ULASAN PENEMUAN ZON INTELEK

22

ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT

UNIT KEWANGAN 1. Tiada pelan lantai dan pelan suis lampu. UNIT MULTIMEDIA 1. Pelan suis lampu tiada. 2. Kedudukan wayar berselerak. UNIT SUKAN 1. SOP untuk penggunaan mesin fotostat & Peti ais tiada. 2. Label untuk kabinet peralatan pejabat.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

23

SAMBUNGAN - ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT

UNIT PEMBANGUNAN 1. Perlu pemantauan daripada pihak EKSA sendiri untuk membantu pelaksanaan EKSA terutama di Bilik Pemandu. 2. Hanya segelintir staf bilik Pemandu yang menjalankan EKSA terutama bahagian laci. 3. Etika penggunaan Bilik Stor peralatan tidak ditampal. 4. Pelan lantai dan pelan lampu tiada di BILIK PEMANDU. 5. Wayar tidak diikat kemas BILIK PEMANDU. UNIT PEROLEHAN 1. Tiada SOP-mesin printer. 2. Alat tulis dalam meja kurang kemas . 3. Terdapat fail di atas lantai. 4. Pinggan, cawan dan Tupperware di atas kabinet. 5. Tiada sticker EKSA di tampalkan. 6. PIC tidak diletakkan. 7. Pelan lantai dan pelan lampu tiada.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

24

ULASAN KESELURUHAN

Melalui hasil dapatan audit EKSA BIL.4/2018, purata skor keseluruhan zon adalah

sebanyak 83.02% dan berada dalam kategori BAIK. • Terdapat peningkatan markah berbanding hasil audit lepas (BIL.3/2018)

Walaubagaimanapun terdapat dua zon yang mengalami penurunan markah ( Zon JKE dan Zon Intelek). Bagi Zon JPA dan Zon JTMK telah melaksanakan EKSA dengan cemerlang. Tahniah dan Syabas!

• Susun atur peralatan pejabat (sebahagian unit/zon) perlu disusun semula yang mana perlu diletakkan di tempat yang bersesuaian. Kerjasama semua dalam keseragaman (mengikut zon) perlu diberi keutamaan untuk PKT memperolehi sasaran cemerlang dalam persijilan MAMPU. Insya-Allah.

• Kesimpulannya, sasaran kita adalah 100% penglibatan dari warga PKT. Diharapkan pelaksanaan EKSA di PKT akan dipertingkatkan agar kita semua bersedia di audit oleh MAMPU. Matlamat kita untuk mendapatkan persijilan oleh MAMPU dalam tahun semasa tercapai dengan semua pihak sama-sama bekerjasama.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Lokasi: Unit Perpustakaan

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

Kerja-kerja pembaikan masih lagi berjalan diruang tersebut.

26

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Lokasi: Unit JMSK

Kaedah labelling yang seragam tetapi pendawaian network kurang sesuai dari aspek keselamatan.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

27

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Lokasi: Unit ULPL

Keadaan bilik yang tidak bersih dan teratur disebabkan terdapat kerja-kerja pembinaan sedang dijalankan.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

28

Lokasi: Unit HEP

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Aturan fail yang kemas tetapi peralatan pejabat tidak tersusun dengan teratur.

Kabel pendawaian tidak disusun @ diikat dengan kemas

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

29

Lokasi: Unit Sistem Maklumat

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Ruang kerja yang kemas dan teratur

Ruang kerja yang tidak disusun dengan rapi.

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

30

Lokasi: Unit Pentadbiran

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

Masih menggunapakai sisa 5S

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

31

Lokasi: Unit Pentadbiran

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

Perlu diletakkan di tempat yang betul.

32

Lokasi: Unit Perolehan

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

33

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

Lokasi: Unit Pembangunan

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

34

Lokasi: Pejabat JKE

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Masih terdapat pegawai yang tidak melaksanakan EKSA

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

35

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Lokasi: Surau Staf Lelaki dan Perempuan

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

36

HASIL PENEMUAN

(Zon JTMK)

Pantri RND

Surau Lelaki (JTMK)

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

37

ANUGERAH

"Kemas & Lancar" Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2018

Politeknik Kuala Terengganu

38

ANUGERAH TANDAS TERBAIK- EKSA PKT

PENGIKTIRAFAN

JABATAN PENGAJIAN

AM

(JPA)

39

HASIL PENILAIAN

(Zon JPA)

Lokasi: Tandas pejabat JPA

POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

40

PENGIKTIRAFAN

ZON TERBAIK- EKSA PKT

JABATAN PENGAJIAN

AM

(JPA)

41

SEKIAN, TERIMA KASIH "Kemas & Lancar"

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2018 Politeknik Kuala Terengganu

Di sediakan oleh:

Norlia Embong Ketua Auditor EKSA PKT