bkal1013 bab3 proses perekodan

BAB 3

PROSES PEREKODAN

1

Kitaran Perakaunan

• Kitaran perakaunan adalah langkah-langkah yang sistematik di dalam penyediaan penyata kewangan untuk sesuatu tempoh masa

• Bermula dengan menganalisis urus niaga, iaitu melihat kepada sumber dokumen sehinggalah kepada penyediaan penyata kewangan sesebuah syarikat.

2

KITARAN PERAKAUNAN

3

1Analisa Urusniaga

(Dokumen)2

Catatan Jurnal

3Pindah catat ke lejer

4Imbangan duga

4Pelarasan

5Imbangan duga

terlaras

6Penyata Pendapatan &

Kunci Kira-Kira

7Catatan penutupDan pindah catat

8Imbangan Duga

Selepas penutupan

Sumber Dokumen(i) Untuk memudahkan pihak-pihak yang

berurusan dengan dokumen ini;(ii) Memastikan semua maklumat yang

diperlukan dimasukkan;(iii) Mengenal pasti individu yang

bertanggungjawab denganurusan urus niaga ini; dan

(iv) Untuk mengelak daripada maklumat urus niaga direkod lebih daripada sekali.

4

Contoh urusniaga dan dokumen yang digunakan

URUSNIAGA• Jualan tunai• Kutipan dari penghutang• Bayaran kepada

pemiutang• Belian kredit• Jualan kredit• Pulangan belian• Pulangan jualan• Ambilan

DOKUMEN DIGUNAKAN• Slip pendaftaran tunai• Resit salinan• Resit asal• Invois belian• Invois jualan• Memo kredit• Memo debit• Memo

5

Kitaran Perbelanjaan

• Pertanyaan Pembelian• Tempahan Pembelian• Invois Pembekal• Nota Kredit• Baucer Pembayaran• Baucer Tunai Runcit

6

Kitaran Hasil

• Resit Tunai• Daftar Penerimaan Cek

7

Contoh invois

8

2. Nota debit / kredit

9

2. Resit dan bil tunai

10

4. Keratan cek dan baucer pembayaran

11

6. Penyata bank

12

Akaun: Debit & Kredit• dikenali sebagai akaun T kerana bentuknya seperti huruf T

13

Tajuk Akaun

Bahagian Debit Bahagian Kredit

Tajuk Akaun

• Aset - harta• Liabiliti - tanggungan• Ekuiti - modal

14

Pengkelasan Kumpulan Akaun

Aset Liabiliti Ekuiti PemilikTunai Akaun Belum Bayar Modal

Akaun Belum Terima Nota Belum Bayar Ambilan

Bekalan Gaji Belum Bayar Hasil

Peralatan/Perabot Faedah Belum Bayar Belanja

Bangunan Cukai Belum Bayar

Tanah

15

PENYATA KEWANGAN(FINANCIAL STATEMENT)

PENYATA PENDAPATAN

(INCOME STATEMENT)

KUNCI KIRA-KIRA/ LEMBARAN IMBANGAN

(BALANCE SHEET)

16

PENYATA PENDAPATANPENYATA PENDAPATAN

BELANJAHASIL

17

HASIL (REVENUES)

Segala penerimaan daripada jualan barang atau

penyediaan perkhidmatan.

2 jenis hasil iaitu:-Hasil Pengendalian PernigaaanContoh:- Jualan, hasil perkhidmatan Hasil Bukan Pengendalian PerniagaanContoh:- Faedah diterima, simpanan, sewa

diterima, untung atas jualan aset

tetap 18

BELANJA

(EXPENCES)

Kos atau pembayaran dalam perolehi hasil

2 jenis belanja iaitu:-

Belanja Pengendalian Perniagaan

Contoh:- Kadarbayaran, Jualan, Angkutan Keluar

Belanja Bukan Pengendalian Perniagaan

Contoh:- Faedah atas Overdraf

19

KUNCI KIRA-KIRA(LEMBARAN IMBANGAN)

ASET

LIABILITI

EKUITIPEMILIK

20

ASET (ASSETS)

Harta yang dimiliki oleh perniagaan.

Aset dibahagikan kepada dua:- 1. Aset Tetap

Aset yang tahan lama dan boleh digunakan untuk beberapa tahun.Terbahagi kepada 2:-i. Aset nyata – Dapat dilihat secara fizikal

Contoh:- Bangunan, kenderaan, peralatanii. Aset tak ketara – Tidak dapat dilihat secara fizikal

Contoh:- Tanda dagang, paten

21

2. Aset Semasa

Wujud dalam satu tempoh perakaunan dan boleh ditukar menjadi tunai dalam tempoh setahun

Sentiasa berubah bentuk dan nilai

Contoh :- Stok akhir, Akaun Belum Terima, Tunai, Bank, Hasil Terakru, Belanja Terdahulu

22

LIABILITI (LIABILITY)

Hutang perniagaan yang perlu dibayar oleh entiti

kepada pihak lain

Liabiliti dibahagikan kepada 2 jenis:-

1. Liabiliti Jangka Panjang ( > 1 tahun)

Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh yang melebihi satu tahun

Contoh:- Pinjaman, gadai janji23

2. Liabiliti Semasa ( < 1 tahun)

Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh kurang dari setahun

Contoh:- Akaun Belum Bayar, Belanja, Terakru, Hasil Terdahulu

24

EKUITI PEMILIK

( OWNER’S EQUITY)

Hutang pihak perniagaan kepada

pemiliknya iaitu modal, ia termasuk

Modal yang dilaburkan oleh pemilik ke dalam perniagaan

Untung bersih hasil daripada kegiatan perniagaan yang menguntungkan

25

RUMUSANTerdapat 5 kumpulan utama akaun-akaun di dalam Penyata Kewangan untuk keperluan perekodan akaun perniagaan iaitu:

1. Hasil

2. Belanja

3. Aset

4. Liabiliti

5. Ekuiti Pemilik

26

SISTEM CATATAN BERGU

(DOUBLE ENTRY SYSTEM)

27

Definisi

Sistem catatan bergu adalah satu

sistem yang melibatkan catatan debit

dan catatan kredit, dengan kata lain:

Apabila satu pihak memberi, pasti pihak lain yang menerima

Apabila sesuatu amaun diberi, pasti ada amaun yang sama diterima

28

Prinsip Sistem Catatan Bergu

DEBIT = Catatan sebelah KIRI akaun

KREDIT = Catatan sebelah KANAN akaun

Format Akaun T

Tajuk Akaun

DEBIT KREDIT

29

Contoh:-

1. Pemilik memulakan perniagaan dengan tunai

RM 1,000

2. Membeli peralatan pejabat secara tunai RM 150

Akaun Tunai Akaun Modal

1 1000 1 1000

2 150

Akaun Peralatan

2 150

30

Mengira Baki Akaun - T

Contoh:-

Akaun Tunai

1000 150

h/b 850

1000 1000

b/b 850

31

Terdapat 2 jenis baki iaitu:

1. Baki Normal

Baki normal sesuatu akaun adalah di sebelah di mana peningkatan akan direkodkan

Contoh:- Aset – disebelah DEBIT

Liabiliti dan Ekuiti di sebelah

KREDIT

2. Baki Tidak Normal

Baki adalah disebelah bertentangan dari baki normal

32

RUMUSAN

Mengikut Sistem Catatan Bergu jumlah sebelah debit akan sama dengan jumlah sebelah kredit.

Dalam merekod urusniaga mesti mematuhi peraturan merekod dalam Sistem Catatn Bergu.

Akaun – T adalah satu cara merekod urusniaga secara sistematik.

MENU33

34

PERAKAUNAN ASAS TUNAI

PERAKAUNAN ASAS AKRUAN

ASAS PERAKAUNAN

PERAKAUNAN ASAS TUNAI• HASIL direkod dan diiktiraf bila tunai diterima • BELANJA direkod dan diiktiraf bila tunai di

bayar• Tidak mematuhi prinsip perakaunan diterima

umum• Pengiraan untung

UNTUNG = HASIL TUNAI – BELANJA TUNAI • Kelemahannya

– gagal rekod hasil yang telah diperolehi kerana belum terima tunai dan begitu juga dengan belanja.

35

PERAKAUNAN ASAS AKRUAN

• Mengenal pasti hasil dan belanja mengikut tempoh tertentu.

• Hasil diiktiraf bila ia telah benar-benar diperolehi walau tunai belum diterima.

• Belanja diiktiraf bila belanja berkenaan telah berlaku walaupun amaunnya belum dijelaskan

• Pengiktirafan hasil dan belanja melalui prinsip realisasi dan pemadanan

• UNTUNG = HASIL TELAH DIPEROLEHI – BELANJA TELAH BERLAKU

36

PROSES PEREKODAN

Selepas dokumen sumber dianalisa, langkah seterusnya dalam kitaran perakaunan ialah proses perekodan urusniaga. Urusniaga perlu direkod menggunakan peraturan yang kita kenali sebagai “hukum debit dan kredit.” Proses perekodan terdiri daripada tiga tahap utama iaitu :

• Jurnal terdiri daripada Jurnal Am dan Jurnal Khas.37

JURNAL LEJAR IMBANGAN DUGA

JURNAL AM• Dalam firma perdagangan Jurnal Am digunakan

untuk merekod item yang tidak dapat direkod dalam Jurnal Khas iaitu:-

• Pelaburan aset dalam perniagaan (kecuali tunai) • Ambilan barang niaga• Jualan aset secara kredit• Pulangan jualan• Pulangan belian• Catatan pelarasan• Catatan penutup

38

CATATAN JURNAL

Contoh format jurnal am adalah seperti berikut :

39

Tarikh Butiran Folio

Debit Kredit

BAB 3

Ilustrasi Merekod Dalam Jurnal Am

• Contoh urusniaga :1.1.2005 Menerima memo kredit daripada Yu Co. untuk barang niaga yang dipulangkan bernilai RM200.31.1.2005 Ambilan barang niaga RM150.

Contoh catatan jurnal :

40

Tarikh Butiran Folio

Debit Kredit

1/1/05 ABB – Yu Co. Elaun & Pul. Belian

200200

(merekod pulangan belian )

31/1/05 Ambilan Belian

150150

(merekod ambilan barang niaga )

Kumpulan akaun yang dikumpulkan bersama di dalam rekod perakaunan

dikenali sebagai lejar.

Kumpulan akaun yang dikumpulkan bersama di dalam rekod perakaunan

dikenali sebagai lejar.

Tunai

Akaun Belum Bayar

Modal

Akaun adalah rekod individu yang menunjukkan

peningkatan atau penurunan.

Akaun adalah rekod individu yang menunjukkan

peningkatan atau penurunan.

LEJAR

41

LEJAR

• Lejar boleh dikelaskan kepada dua kategori utama iaitu :a. Lejar amb. Lejar Subsidiari

• Terdapat 2 bentuk lejar yang sering digunakan :– 1. Bentuk “Akaun T”– 2. Lejar 3 ruangan

Contoh lejar “Akaun T”

42

Bahagian debit Bahagian kredit

Nama Akaun

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR• Pindah catat merupakan proses

memindahkan catatan dari jurnal ke dalam lejar yang sesuai.

Contoh proses pindah catat ke lejar subsidiari ABB

43

1/1/05 ABB – Yu Co. Elaun & Pul. Belian

200200

Yu Co.

1/1/05 200Elaun & Pul. Belian

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR

44

Contoh proses pindah catat lejar Am:

1/1/05 ABB – Yu Co. Elaun & Pul Belian

200200

Elaun & Pul Belian

1/1/05 200Yu Co.

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR

45

Contoh proses pindahcatat lejar Am:

1/1/05 ABB – Yu Co. Elaun & Pul Belian

200200

Akaun Kawalan - ABB

1/1/05 200Elaun & Pul. Belian

MENGEMASKINI BAKI AKAUN

Untuk tujuan penyediaan Imbangan Duga, baki-baki

akhir setiap akaun di dalam lejar am perlu dikira. Baki-baki ini kemudiannya akan di pindahkan ke dalam Imbangan Duga mengikut hukum debit kredit.

46

AKAUN-AKAUN ASET

Contoh mengemaskini baki-baki akaun aset. Tunai

47

Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki

2005

Jan 1 Baki b/b 5,000

Bekalan pejabat 100 4,900

3 Hasil perkhidmatan 1,000 5,900

31 Belanja Gaji 800 5,100

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

AKAUN-AKAUN LIABILITI

• Contoh mengemaskini baki-baki akaun liabilitiAkaun Belum Bayar

48

Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki

2008

Jan 1 Baki b/b 5,000

Bekalan pejabat 200 5,200

3 Tunai 1,000 4,200

31 Belian 800 5,000

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

AKAUN-AKAUN EKUITI PEMILIK

• Contoh mengemaskini baki-baki akaun ekuiti pemilikModal – Ahmad

49

Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki

2008

Jan 1 Baki b/b 5,000

Tunai 200 5,200

Perabot 1,000 6,200

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

AKAUN-AKAUN HASIL

• Contoh mengemaskini baki-baki akaun hasil

Hasil Perkhidmatan

50

Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki

2008

Jan 1 Tunai 200

31 ABT 800 1,000

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

AKAUN-AKAUN BELANJA

• Contoh mengemaskini baki-baki akaun belanjaBelanja gaji

51

Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki

2008

Jan 1 Tunai 200 200

31 Tunai 800 1,000

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

IMBANGAN DUGA• Imbangan duga - menyenaraikan semua baki akaun

daripada lejar am.

• Jumlah di bahagian sebelah debit Imbangan duga mesti sama dengan jumlah di bahagian kredit.

• Imbangan duga disediakan untuk mengesahkan keseimbangan jumlah baki debit dan jumlah baki kredit pada akhir sesuatu tempoh perakaunan.

• Secara umumnya imbangan duga merupakan ringkasan baki-baki akaun daripada lejar.

52

Contoh Imbangan Duga

53

Syarikat Rai

Imbangan Duga

Pada 31 Disember 2008

Dua bentuk kesilapan yang boleh berlaku:

Kesilapan yang menjejaskan imbangan duga – Imbangan Duga Tidak Seimbang

Kesilapan yang tidak menjejaskan imbangan duga – Imbangan Duga Seimbang

54

KESILAPAN PENYEDIAAN IMBANGAN DUGA

Kesilapan Imbangan Duga Tidak Seimbang

• Kesilapan mencampur • Kesilapan merekod • Kesilapan debit dan kredit• Kesilapan baki lejar • Kesilapan debit dan kredit lejar • Kesilapan pindah catat • Kesilapan ketinggalan

55

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.

Tertinggal salah satu catatan debit atau kredit (hanya satu akaun sahaja telah direkodkan)

Contoh: Membeli kenderaan bernilai RM 12,000 dengan

mengeluarkan Nota Belum Bayar 8 %. Tersalah catat sebagai :

Dt Kenderaan 12,000 Tiada catatan sebelah kredit

56

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Tidak sama catatan debit dan kredit.Contoh: Membayar gaji dengan tunai RM 400 Tersalah catat sebagai :

Dt Belanja Gaji 40 Kt Tunai 400

Pembetulan dalam Jurnal Am: 2001 Dis.31 Dt Belanja Gaji 360

Kt Akau n Tergantung 360

57

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.Catatannya hanya sebelah debit bagi kedua-dua akaun

atau sebaliknya (Kesilapan dua kali ganda **). Contoh: Membayar sewa dengan Cek RM 1000. Tersilap catat sebagai: Dt Belanja Sewa 1,000 Dt Bank 1,000Pembetulan dalam Jurnal Am Dis.31 Kt Akaun Tergantung 2,000

Kt Akaun Sewa 2,000

58

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.

Ada beberapa bentuk, antaranya:

1. Kesilapan ketinggalan 2. Kesilapan salah catat 3. Kesilapan timbal balik 4. Kesilapan prinsip

59

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.(Kesilapan Ketinggalan)

• Urusniaga tidak pernah direkodkan ke dalam mana-mana akaun .

Contoh: Terima hasil perkhidmatan secara tunai RM 999 pada 8.8.2008. Urusniaga ini terlupa dicatat dalam

mana-mana buku perakaunan.

• Cara pembetulan Dt Tunai 999 Kt Hasil Perkhidmatan 999

60

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Salah Catat).

Merekod mengikut kaedah catatan bergu tapi bukan nilai urusniaga yang sebenar.

61

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D Contoh :

Pada 31.8.2008 beli perabot RM 2,300 dengan cek dan telah direkod dalam buku

perakaunan dengan nilai RM 2,500 .

Tersalah rekod sebagai:Dt Perabot 2500

Kt Bank 2,500

Cara Pembetulan: Dt Bank 200 Kt Perabot 200 62

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Timbal Balik)

Merekod mengikut kaedah catatan bergu yang betul tetapi rekod diruangan debit dan dan kredit yang salah bagi kedua-dua akaun (timbal balik – yang debit di kreditkan manakala yang kredit telah didebitkan).

63

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/DContoh: Hasil Perkhidmatan berjumlah RM 90 diterima secara

tunai telah direkodkan seperti di bawah. Dt Hasil Perkhidmatan 90 Kt Tunai 90

Cara Pembetulan:Dt Tunai 180

Kt Hasil Perkhidmatan 180

64

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Prinsip)

Merekod urusniaga ke dalam akaun yg salah,

bukan ke dalam akaun yang sebenar . Contoh: Satu bayaran tunai RM 160 untuk membaiki

kenderaan yang rosak telah salah rekod sebagaiDt Kenderaan 160

Kt Tunai 16065

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D

Cara Pembetulan:Dt Belanja Pembaikan 160

Kt Kenderaan 160

66

PEMBETULAN KESILAPAN

• Kesilapan pada jurnal sebelum pindah catat• Kesilapan semasa pindah catat• Kesilapan pada jurnal selepas pindah catat

67

CATATAN PELARASAN

• Catatanpelarasan diperlukan untuk mematuhi prinsip pemadanan hasil dan belanja

• Tertunda – Belanja & Hasil Tertunda – berlaku apabila catatan awal yg dibuat adalah catatan yg menangguhkan pengiktirafan hasil/belanja

• Terakru - Belanja & Hasil Terakru – mengiktiraf hasil yg diperoleh atau belanja terakru dlm sesuatu tempoh perakaunan

68

IMBANGAN DUGA TERSELARAS

Disediakan selepas pelarasan dibuat Selepas pelarasan, akaun seperti

ABT, akaun hasil, akaun belanja, akaun peruntukan, akaun hutang lapuk dll akan berubah.

69

SEKIAN & TERIMA KASIH KERANA SUDI MEMBERI PERHATIAN

70