bengkel pelaporan kpi 2015a

PORTAL POLYPMOhttp://epmo.politeknik.gov.my

Tugas Pemilik Proses /Pemantauan/Semakan keserakanan.

Pemilik Proses• Adalah pemilik KPI di JPP /Politeknik yang

menyelaras KPI JPP dan Politeknik• Terdiri daripada pengarah –pengarah

bahagian/Ketua Jabatan/ketua Unit/pegawai berkenaan.

• Bermesyuarat secara berkala yang dipengerusikan oleh Ketua Pengarah JPP/Pengarah/Timbalan Pengarah bagi melihat hala tuju dan menilai perkembangan pencapaian objektif transformasi.

Tugas dan tanggungjawab Pemilik Proses

• Berbincang dengan pengurusan politeknik tentang sasaran tahunan Politeknik

• Mengisi Central Target(Sasaran Politeknik) bagi setiap KPI.

• Memasukkan maklumat aktiviti yang dirancang dan telah dilaksanakan bagi mencapai KPI ke dalam sistem Polypmo.

• Menentu sahkan pencapaian dan aktiviti semua unit/bahagian/jabatan di politeknik.

• Mengumpul dan menyimpan bukti/hasil pencapaian KPI dan melaporkan ke pihak pengurusan atasan

Tugas dan tanggungjawab Pemilik Proses

• Membantu menyalurkan sebarang masalah yang dihadapi oleh mana-mana pihak di Politeknik berkaitan KPI.

• Membantu menerangkan kepda warga Politeknik tentang apa-apa perkara berkaitan KPI

• Memastikan semua dokumen disimpan secara sistematik, teratur dan selamat.

• Bersedia dan hadir untuk divalidasi sewaktu semakan keserakanan diadakan di politeknik.

Pemantauan, Pelaporan dan Pengesahan Pencapaian KPI

Dilaksanakan mengikut jangkamasa sukuan(selang tiga bulan)•Sukuan I ( Jan- Mac)•Sukuan II (April – Jun)•Sukuan III(Julai – September)•Sukuan IV(Oktober – Disember)* Validasi (Pertengahan tahun semasa dan Bulan Januari/Februari tahun berikutnya)

Semakan Keserakanan• Dilaksanakan oleh JK penyemak bertujuan

menilai aktiviti atau pencapaian politeknik supaya menepati OD

• Menentusahkan prestasi pencapaian dan aktiviti KPI

• Mendapatkan isu-isu yang diperolehi kepda JPP untuk diurus dan diselesaikan

• Membantu dan memudahkan pelaksanaan KPI• Mencadangkan kerja baharu berdasarkan

semanagat perkongsian.

• POLYPMO merupakan akronim kepada sistem Polytechnic Project/Performance Management Online.

• Ia merupakan peluasan skop ePMO iaitu satu aplikasi Online Project Management, Monitoring and Collaboration Management yang digunakan oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) bagi mengurus pelaksanaan program Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN).

• POLYPMO berperanan sebagai wadah bagi Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) mengurus pelaksanaan program dan projek untuk mencapai matlamat PSPTN amnya dan Transformasi Politeknik khususnya melalui aktiviti yang diselaraskan di semua Politeknik Malaysia.

Mengenali KPI dan Sistem Polypmo

Portal Polypmo(www.epmo.politeknik.gov.my)