b carta organisasi bahagian pengurusan filemary 27 i an s ek y np g ur a t n h unit rekod &...

Sektor Pengurusan

Perolehan

Seksyen Belanja

Mengurus

Seksyen

Perancangan

Strategik

Seksyen

Belanjawan Am

Sektor

Pengurusan

Belanjawan

Unit panggilan

Tender/ Sebut Harga &

Rekod/ Daftar

Pembekal / Kontraktor

BAHAGIAN PENGURUSAN

KEWANGAN

B

Unit Pengurusan

Operasi Am

W27

Terence

W17

Noorain

W17

kosong

W17

Marlin

W27

Milawati

W27

Azera

W17

Chavrina

Penolong Bendahari

W41 Eldeon

Penolong Bendahari

W41 Hamsiah

Penolong Bendahari

Kanan W44 Roslinah

W27

Sarimah (k)

N17

Susil

(k)

W17

Suriani

W17

Carletus

Seksyen

Kontrak &

Pemantauan

Seksyen

Pentadbiran

Perolehan

Am

Sharmi

W17

Timbalan Bendahari W48

Badrul Hisham

Sektor Pengurusan

Harta & Risiko

Unit Pengurusan

Risiko

Unit pelupusan &

kehilangan

Unit penyelenggeraan

F29

Ikhwan (k)

W7

Natasa

W17

Azirul (k)

Penolong Bendahari

W41 Nazrah

W17

kosong

Seksyen Rekod

Seksyen

pelupusan &

penyelenggaraan

Timbalan Pendaftar

Kanan N52

Hj. Firdaus Abdullah

N17

Mary

W27

Liana

Seksyen Pengurusan

Tanah

Unit Rekod & Daftar

Rekod

W27

Rusdi

Penolong Bendahari

W41 Johnson Yong

Thau Sze

i.Mengendali,

mengatur dan

mengelola

mesyuarat

jawatankuasa

Belanjawan

universiti

Ii.Melaksanakan

dan mengambil

tindakan susulan

atas keputusan-

keputusan

mesyuarat

Jawatankuasa

Belanjawan

Universiti.

Iii.Menyediakan

khidmat nasihat

tentang penyediaan

dan pemantauan

belanjawan

universiti.

Iv.Mengadakan

bengkel dan latihan

berkaitan

belanjawan / MBS

V.Menyelenggara

dan mengawalsetia

modul BC dan EIS

dalam sistem

SAGA UMS.

Vi.Seliaan am dan

atas peruntukakn

dan prestasi

perbelanjaan

kumpulan-

kumpulan wang

seperti:-

-kumpulan Wang

Pembangunan

-Kumpulan Wang

Asrama

Kumpulan Wang

Pelajar

-Kumpulan wang

Penyelidikan dan

tabung-tabung

amanah Universiti.

i.Menyediakan

anggaran belanjawan

mengurus dwi-

tahunan universiti

untuk kelulusan

agensi Pusat.

Ii.Mengendalikan/

Mengatur/Mengelola

mesyuarat

Pemeriksaan Bajet

tahunan PTJ.

Iii.Menyediakan

agihan peruntukan

tahunan bagi

kumpulan wang

Mengurus.

Iv.mengurus

permohonan

peruntukkan PTJ

sama ada one-

Off,Tambahan atau

Pindahan.

V.mengenalpasti dan

menyediakan

keperluan

permohonan

tambahan

Peruntukan Kepada

agensi pusat

Vi.Menyediakan

laporan peruntukkan

dan perbelnjaan

berkala bagi

peruntukkan

mengurus.

Vii.Memantau dan

menyelaras

penyediaan laporan

perbelanjaan

mengurus berkala

kepada agensi pusat.

Viii.Memantau

penyelenggaran buku

Vot Universiti dan

PTJ.

i.Mengatur dan

mengendali dan

mengelola

Mesyurat

jawatankuasa

Pinjaman

kenderaan dan

komputer UMS.

Ii.Menguruskan

proses pinjaman

kenderaan dan

komputer.

Iii.Menyelenggar

a fail rekod

pinjaman.

Iv.Mengurus

proses bayaran

elaun cuti

belajar

kakitangan

V.Menyediakan

laporan

kakitangan cuti

belajar

Vi.Mengemukak

an tuntutan

biasiswa /

dermasiswa

kepada agensi

penaja

Vii.menyelengga

ra dan

mengawal selia

modul LC

1.Menerima dan

menyimpan

dokumen

tawaran tender

yang telah

dibuka dan

menguruskan

proses penilaian

teknikal dan

harga.

2.Menyediakan

kertas kerja dan

analisa

perolehan untuk

mesyuarat

Jawatankuasa

Kecil Perolehan

dan mesyuarat

Jawatankuasa

Lembaga

Perolehan UMS.

3.Mengatur,

mengendali dan

mengelola

Mesyuarat

Jawatankuasa

Kecil Perolehan

dan Lembaga

Perolehan UMS.

4.Mengambil

tindakan susulan

dan pemantauan

atas keputusan

Mesyuarat

Jawatankuasa

Kecil Perolehan

dan Lembaga

Perolehan UMS,

mesyuarat surat

niat,

menyediakan

surat tawaran

dan dokumen

kontrak bagi

tender UMS.

5.Menyelenggar

a rekod cagaran

dan proses

pemulangan

cagaran bagi

tender universiti.

6.Menguatkuasa

kan penerimaan

bekalan /

perkhidmatan /

kerja mengikut

syarat-syarat

kontrak.

1.Menyediakan

dan memantau

perancangan

perolehan

universiti.

2.Memantau

dan

mengawalselia

modul PU

dalam Sistem

SAGA.

3.Menguruskan

perolehan

secara

rundingan terus

dan perolehan

perkhidmatan

perunding

UMS.

4.Menguruskan

perolehan

kontrak sewaan

ruang dan

peralatan

universiti.

5.Seliaan am

atas perolehan

kontrak-kontrak

pusat universiti.

6.Menyelaras

pelaporan

pengurusan

perolehan

universiti

7.Menerima

dan

mendaftarkan

permohonan

perolehan

8.Menentukan

jenis dan

kaedah

perolehan bagi

permohonan

yang diterima.

1.Memproses

panggilan

perolehan

secara

sebutharga dan

tender.

2.Menguruskan

penjualan

dokumen dan

proses

pemanggilan

tender dan

sebutharga.

3.Menguruskan

sesi lawatan

tapak / taklimat

tender dan

sebutharga.

4.Mengatur,

mengendali dan

mengelola

mesyuarat

Jawatankuasa

Pembukaan

Tender /

Sebutharga

UMS.

5.Menguruskan

pendaftaran dan

menyelenggara

rekod maklumat

syarikat /

kontraktor.

6.Menguruskan

penilaian

prestasi

pembekal /

kontraktor.

7. Mengeluarkan

surat teguran

kepada

pembekal /

kontraktor yang

mendapat

penilaian

prestasi yang

rendah seperti

yang dinyatakan

dalam borang

penilaian

prestasi

pembekal.

1.Menyelenggar

a rekod

perakaunan

harta universiti.

2.Memantau

aktiviti verifikasi

aset dan

inventori

universiti.

3.Menyediakan

laporan-laporan

berkaitan harta

Universiti.

4.Menyelenggar

a dan

mengawalselia

modul FA

dalam sistem

SAGA

(termasuk

period end

reconcilition)

1.Mengendali,

mengatur dan

mengelola

mesyuarat

jawatankuasa

pelupusan harta

universiti.

2..Membuat

tindakan susulan

dan pemantauan

ke atas keputusan

yang dicapai oleh

Jawatankuasa

Pelupusan Harta

UMS.

iii.

Menguruskan

pelupusan aset

alih kerajaan

iv.

Menguruskan

hapuskira /

kehilangan aset

alih kerajaan

Menguruskan

Perlantikan

pegawai

pemeriksa,

lembaga

pemeriksa dan

jawatankuasa

penyiasat

1.Memantau aktiviti

penyelenggaraan,

pencegahan dan

pemulihan aset

2.Mengawalselia

daftar

penyelenggaraan

aset dan daftar

universiti.

3.Memantau

pengurusan waranti/

jaminan peralatan

universiti

4.Kenalpasti

keperluan

penyelenggaraan

aset universiti.

5Menyelenggara dan

mengawalselia

sistem pengurusan

aset dan intergrasi

dengan modul FA

Saga.

Pemangku Bendahari

W52

Zallifah Shadan

i.Menyediakan

perancangan

latihan kakitangan

untuk menin

gkatkan

pengetahuan dan

kemahiran

mengikut

kategoridari masa

ke semasa

Ii.Menyelenggara

pendaftaran dan

penamatan ID bagi

pengguna sistem

maklumat

kewangan dan

perakaunan

Iii.Menguruskan

pentadbiran sistem

maklumat

kewangan dan

perakaunan.

Iv.Membuat

penilaian prestasi

dan cadangan

penambahbaikan

sistem maklumat

kewangan dan

perakaunan dari

masa ke semasa.

W17

Iszwan

Pemerolehan

tanah baru;

perolehan dan

pembaikan

tanah;

pembayaran

cukai pintu;

pembayaran

cukai tanah;

bayaran

premium;

perjanjian

pajakan tanah

dan pelan

pembangunan

tanah

Penolong Bendahari

W41 Ammysiah

W17

Shamsudin

W27

Arianah

Seksyen

Pengurusan

Sebut

Harga & Tender

W17

Fender

W17

Azira

CARTA ORGANISASI

BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN

i.Menerima dan

menyimpan dokumen

tawaran sebutharga

yang telah dibuka

dan menguruskan

proses penilaian

teknikal dan harga

Ii.Mengatur dan

mengendali dan

mengelola Mesyuarat

Jawatankuasa

Pemilihan

Sebutharga UMS.

Iii.Mengambil

tindakan susulan dan

pemantauan atas

keputusan

mesyuaratt

Jawatankuasa

pemilihan sebutharga

Ums.Mesyurat surat

niat,menyediakan

surat tawaran dan

dokumen kontrak

Iv.menyelenggara

rekod cagaran dan

proses pemulangan

cagaran bg

sebutharga

V.menguatkuasa

penerimaan bekalan/

perkhidma/kerja

mengikut syarat-

syarat kontrak.

Vi.Menguruskan

prerolehan

sebutharga MTO bagi

bekaln UMS (secara

tender/sebutharga)

Vii.Menyediakan

kertas kerja dan

analisa perolehan

untuk mesyuarat

jawatan kuasa

pemilihan sebutharga

UMS