arahan pentadbiran bilangan 7/2009 garis panduan ... · 2.2 walau bagaimanapun, setakat ini belum...
Post on 17-Feb-2020
11 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
No. Rujukan : MQA 07/02 ( 25 )
Tarikh : 11 September 2009
ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 7/2009
1. TUJUAN
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN DI MQA
Semua Pengarah Bahagian,
Semua Ketua Unit,
Semua Warga MQA,
Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menjelaskan
pengurusan perolehan termasuk pengurusan pembekal di
MQA.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Bahagian Kewangan telah mengeluarkan Arahan
Pentadbiran Bilangan 4/2008 ‘Garis Panduan
Pengurusan Bil’ pada 4 Februari 2008. Melalui Arahan
Pentadbiran berkenaan, Pusat Kos telah diwujudkan
2
dan bertanggungjawab melaksanakan perolehan di
MQA.
2.2 Walau bagaimanapun, setakat ini belum ada garis
panduan yang jelas dan bertulis yang dapat dijadikan
rujukan oleh Pusat Kos khususnya dalam pengurusan
sesuatu perolehan dan pemilihan serta penilaian
pembekal.
2.3 Sehubungan dengan itu, Arahan Pentadbiran ini dapat
dijadikan rujukan oleh Pusat Kos di MQA dalam
pengurusan perolehan dan pembekal. Arahan
Pentadbiran ini perlu dibaca bersama-sama dengan Arahan Pentadbiran Bilangan 2/2008 ‘Garis Panduan Pengendalian Wang Runcit’ dan Arahan Pentadbiran Bilangan 4/2008 ‘Garis Panduan Pengurusan Bil’.
2.4 Arahan Pentadbiran ini terbahagi kepada dua seksyen
iaitu Seksyen A ‘Garis Panduan Berhubung Pembekal’ dan Seksyen B ‘Garis Panduan Pengurusan Perolehan’.
3
3. SEKSYEN A - GARIS PANDUAN BERHUBUNG PEMBEKAL
3.1 Syarat Umum
Pembekal yang berdaftar dengan MQA sahaja yang
layak membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja di
MQA. Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu,
pembekal yang tidak berdaftar dengan MQA boleh
membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja tertakluk
kepada kelulusan khas Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Pengurusan) [TKPE(P)] atau pegawai lain
yang diberi kuasa.
3.1.1 Penggunaan Pembekal Baru
a) Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
Pembekal baru untuk perolehan
bekalan/perkhidmatan hendaklah diberi peluang membuat bekalan/perkhidmatan secara perolehan terus sekurang-kurangnya sekali sebelum boleh
disenaraikan untuk bekalan/perkhidmatan
melalui sebutharga.
b) Perolehan Kerja
Pembekal baru untuk perolehan kerja
hendaklah seberapa boleh diberi peluang melaksanakan kerja melalui perolehan
4
terus sekurang-kurangnya sekali sebelum
dipanggil untuk tawaran sebut harga.
3.1.2 Penggiliran Pembekal Perolehan Terus
a) Pembekal yang boleh membekalkan
bekalan/perkhidmatan/kerja yang sama
hendaklah digilirkan.
b) Penggiliran akan dibuat melalui Daftar
Pembekal MQA berdasarkan kepada
pembekal teratas dalam senarai giliran.
3.2 Pendaftaran, Pemilihan dan Penilaian Pembekal
3.2.1 Pendaftaran
a) Notis Pendaftaran
i) Bahagian Kewangan akan mengenalpasti
bidang pembekal yang diperlukan.
Makluman pendaftaran ini boleh dibuat
melalui notis atau di laman web MQA.
ii) Borang pendaftaran (Kew B4) boleh
diperolehi dari Bahagian Kewangan atau
dimuat turun di laman web MQA seperti di
Lampiran B.
iii) Pembekal hendaklah melengkapkan
borang pendaftaran dan mengemukakan dokumen-dokumen asal serta salinan
seperti berikut:
5
1. Sijil Pendaftaran Syarikat dari
Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM);
2. Sijil Pendaftaran Kementerian
Kewangan Malaysia;
3. Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor
Bumiputera dari Kementerian
Kewangan (jika berkenaan);
4. Sijil Kontraktor Kerja Taraf Bumiputera
dari Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
(jika berkenaan);
5. Sijil Perakuan Pendaftaran Lembaga
Pembangunan Industri Pembinaan
Malaysia (CIDB) (jika berkenaan); dan
6. Profail syarikat terkini.
b) Syarat-Syarat Mendaftar
i) Pendaftaran dibuka kepada semua
pembekal dari negeri Selangor/Kuala Lumpur/Putrajaya sahaja kecuali pembekal kontrak pusat; dan
ii) Pendaftaran pembekal dengan
Kementerian Kewangan atau PKK atau
CIDB masih lagi sah untuk tempoh
sekurang-kurangnya satu tahun pada
6
hari pembekal mengemukakan pendaftaran.
c) Pendaftaran Pembekal
i) Pembekal akan dimaklumkan secara
bertulis sama ada mereka didaftarkan
sebagai pembekal atau tidak. Sekiranya
pembekal layak didaftarkan, Bahagian
Kewangan akan menentukan kategori
pembekal berdasarkan kod bidang.
ii) Maklumat pembekal akan dimasukkan ke
dalam Daftar Pembekal MQA dan diberikan
nombor pengenalan (ID).
3.2.2 Pemilihan Pembekal
a) Kriteria pembekal untuk perolehan secara
perolehan terus:
i) Pembekal baru atau lama yang belum
membuat bekalan/perkhidmatan/kerja
dalam tempoh enam bulan di MQA;
ii) Sekiranya pembekal pernah memberi
bekalan/perkhidmatan/kerja, keutamaan
akan diberikan kepada pembekal dengan
Purata Gred Prestasi A (dalam tempoh tiga tahun);
7
iii) Pembekal berada dalam senarai giliran;
dan
iv) Amaun maksimum satu tahun yang boleh dibekalkan oleh setiap pembekal secara perolehan terus ditetapkan pada RM50,000.00 sahaja.
b) Kriteria pembekal untuk perolehan secara
sebutharga:
i) Pembekal yang mempunyai Purata Gred Prestasi A (dalam tempoh tiga tahun) sahaja yang layak ditawarkan. Sekiranya
kurang daripada lima pembekal yang layak,
pembekal dengan Purata Gred Prestasi B
boleh ditawarkan;
ii) Berdaftar di bawah kod bidang yang berkaitan dan tempoh sah sekurang-kurangnya enam bulan; dan
iii) Tidak pernah ditawarkan untuk perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja secara sebutharga dalam tempoh enam bulan.
8
3.2.3 Penilaian Prestasi Pembekal
a) Borang Penilaian Prestasi
Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Kew B3)
seperti di Lampiran C hendaklah
dilengkapkan oleh Pusat Kos melalui Daftar
Pembekal MQA. Walau bagaimanapun, bagi
tempahan penginapan, tiket kapal terbang dan
agen tunggal (sole agent) seperti Touch & Go,
Shell, TNB, MAS dan Telekom, penilaian
prestasi tidak perlu dilaksanakan kecuali bagi
tempahan perjalanan ke luar negara.
b) Kriteria Penilaian Prestasi
Berdasarkan kepada Borang Penilaian
Prestasi Pembekal, empat kriteria perlu
dikenalpasti dalam pemberian markah iaitu:
i) Menepati kualiti – mewakili wajaran
sebanyak 40%;
ii) Menepati tarikh penghantaran – mewakili
wajaran sebanyak 30%;
iii) Masa tindakbalas – mewakili wajaran
sebanyak 10%; dan
iv) Perkhidmatan keseluruhan – mewakili
wajaran sebanyak 20%.
9
c) Skala Pemarkahan
Markah untuk setiap kriteria hendaklah diberi
berdasarkan skala pemarkahan seperti
berikut:
i) 1 : Amat tidak memuaskan
ii) 2 : Tidak memuaskan
iii) 3 : Memuaskan
iv) 4: Amat memuaskan
d) Markah, Gred, Prestasi dan Pengesyoran
i) Markah, gred, prestasi dan pengesyoran
pembekal ditentukan berdasarkan kepada
jumlah markah daripada empat kriteria
penilaian prestasi pembekal seperti berikut :
Jumlah Markah Gred Prestasi Pengesyoran
85 – 100 A Baik Perkhidmatan diteruskan
70 – 84 B Sederhana Perkhidmatan diteruskan
dengan penalti
50 – 69 C Kurang
Memuaskan
Digugurkan dari senarai
pembekal
0 – 49 D Tidak
Memuaskan
Digugurkan dari senarai
pembekal
10
ii) Pusat Kos juga boleh mengemukakan
komen/ulasan tambahan dalam borang
penilaian berkenaan.
iii) Pembekal yang mempunyai prestasi Gred
B akan dikenakan penalti seperti berikut :
1. Tidak dibenarkan untuk membuat
bekalan secara perolehan terus dalam
tempoh enam bulan selepas tarikh
penalti dan
2. Tidak dibenarkan untuk dilantik sebagai
pembekal perolehan secara sebut harga
dalam tempoh satu tahun selepas tarikh
penalti.
iv) Sekiranya prestasi pembekal adalah di
tahap Gred C atau D, pembekal akan
digugurkan dari senarai pembekal di MQA.
3.2.4 Pengguguran Pembekal
a) Kriteria pengguguran pembekal
Pembekal yang mempunyai Gred Prestasi C
dan D akan digugurkan dan pengguguran
akan dimaklumkan kepada mereka.
b) Kelulusan
i) Cadangan pengguguran pembekal
hendaklah mendapat kelulusan Timbalan
11
Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
[TKPE(P)].
ii) Senarai pembekal yang telah digugurkan
daripada senarai Daftar Pembekal MQA
perlu dimaklumkan di dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun MQA (JPKA).
iii) Selepas setahun pembekal digugurkan,
pembekal boleh mendaftar semula sebagai
pembekal baru.
3.2.5 Arahan-Arahan Umum
a) Garis Panduan Berhubung Pembekal ini
terpakai untuk semua:
i) Pembekal bekalan/perkhidmatan/kerja
termasuk tempahan perjalanan ke luar
negara; dan
ii) Semua jenis perolehan termasuk
perolehan terus, sebut harga dan tender.
b) Garis panduan ini tidak terpakai untuk
pembekal hotel bagi tempahan penginapan
dan perjalanan dalam negeri serta pembekal
agen tunggal (sole agent).
12
4. SEKSYEN B – GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN
4.1 Definisi
a) Perolehan
Perolehan membawa maksud membeli atau
memperolehi bekalan/perkhidmatan/kerja.
b) Kerja
Kerja merupakan perolehan yang melibatkan
kerja-kerja pembinaan, sivil dan lain-lain seperti
kerja-kerja bangunan, jalan, tapak kawasan dan
perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja
mekanikal dan elektrikal.
c) Bekalan
Bekalan merupakan perolehan barangan dan
peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program.
Contohnya alatulis, perabot dan cenderamata.
d) Perkhidmatan
Perkhidmatan merupakan perolehan bagi
khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk
menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya
penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan,
pencucian dan khidmat perundingan.
13
e) Aset Tetap
Aset Tetap meliputi perolehan bangunan,
kenderaan dan peralatan tak luak yang memberi
faedah penggunaan dalam jangka panjang dan
melibatkan kos perolehan sekurang-kurangnya
RM3,000.00 seunit. Sesuatu item juga akan
dikategorikan sebagai aset sekiranya ia
merupakan pelengkap kepada item lain untuk
membolehkan item berkenaan digunakan.
Contohnya seperti monitor dan ‘CPU’ komputer.
f) Inventori
Inventori meliputi perolehan aset alih yang harga
perolehan asalnya kurang daripada RM3,000
setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan berjadual. Contohnya perabot,
dan langsir.
4.2 Rancangan Perolehan
Perolehan hendaklah dirancang agar prosesnya teratur
dan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
Langkah-langkah dalam membuat sesuatu perolehan
adalah seperti berikut:
a) Mendapat kebenaran membuat perolehan.
Contohnya seperti kelulusan mesyuarat dan
kelulusan pengurusan atasan;
14
b) Membuat kajian pasaran sebagai penandaaras
anggaran dan perbandingan harga;
c) Menyedia dan mendapatkan kelulusan
peruntukan;
d) Menentukan kaedah perolehan;
e) Melaksanakan perolehan;
f) Menerima bekalan/perkhidmatan; dan
g) Menilai prestasi pembekal
4.3 Kaedah Perolehan
4.3.1 Wang Runcit
Perbelanjaan secara tunai yang betul-betul
mustahak dan terdesak, lebih murah dan
praktikal dibeli secara perolehan kecil. Amaun
perolehan hendaklah tidak melebihi RM150.00
setiap tuntutan.
4.3.2 Perolehan Terus
Perolehan hingga RM50,000 setahun bagi setiap
jenis item boleh dibuat daripada mana-mana
pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan sama ada
bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.
15
4.3.3 Perolehan Melalui Rundingan Terus
Perolehan melebihi RM50,000 melalui rundingan
terus boleh dibuat dengan satu pembekal atau
dengan agen tunggal. Walau bagaimanapun,
ianya tertakluk kepada kelulusan Kementerian
Kewangan dan berdasarkan kepada kriteria-
kriteria tertentu.
4.3.4 Sebut Harga
Perolehan setiap jenis item yang melibatkan
jumlah perbelanjaan tahunan atau sesuatu
kontrak melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi
RM500,000 hendaklah dibuat secara
mempelawa sebut harga.
4.3.5 Tender
Perolehan yang nilainya melebihi RM500,000
setahun bagi setiap jenis item hendaklah
dipelawa secara tender.
4.3.6 Kontrak Pusat Perbendaharaan
Semua bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di
dalam pekeliling kontrak perbendaharaan
hendaklah dipesan terus kepada pembekal-
pembekal yang tersenarai dalam kontrak pusat
tersebut tanpa perlu mempelawa sebut harga
atau tender. Bekalan yang ditetapkan hendaklah
diperolehi dari kontrak pusat ini dan perolehan
16
luar kontrak pusat perlu mendapat kelulusan
Kementerian Kewangan.
4.3.7 Perolehan Darurat
Perolehan darurat bermaksud perolehan yang
dibuat segera atau serta merta di mana
kelewatan perolehan akan memudaratkan dan
menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan
awam. Dalam hal demikian, perolehan hendaklah
dihadkan kepada kuantiti barang yang
mencukupi untuk menampung keperluan darurat
berkenaan.
4.4 Had Kuasa Perolehan di MQA
Kuasa Jumlah
Pusat Kos Tidak melebihi RM50,000
Jawatankuasa Sebut Harga MQA RM50,000 hingga RM500,000
Lembaga Perolehan B RM500,000 hingga RM 20 juta
Lembaga Perolehan A Melebihi RM20 juta
17
4.5 Pelaksanaan Perolehan di MQA
4.5.1 Bekalan dan Perkhidmatan
a) Bernilai RM150 dan kurang
Perolehan yang bernilai RM150 dan kurang
boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit.
b) Bernilai melebihi RM150 hingga RM10,000
Perolehan setiap jenis item yang melibatkan
jumlah perbelanjaan tahunan bernilai melebihi
RM150 hingga RM10,000 boleh dibuat terus
daripada mana-mana pembekal yang
berdaftar atau tidak berdaftar dengan
Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf
Bumiputera atau bukan Bumiputera yang
sentiasa menawarkan harga yang berpatutan.
c) Bernilai melebihi RM10,000 hingga RM50,000
Perolehan setiap jenis item yang melibatkan
jumlah perbelanjaan tahunan bernilai melebihi
RM10,000 hingga RM50,000 boleh dibuat
terus daripada mana-mana pembekal yang
berdaftar atau tidak berdaftar dengan
Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf
Bumiputera atau bukan Bumiputera tetapi
hendaklah memastikan harga yang berpatutan
dan menguntungkan serta perolehan tidak
tertumpu kepada pembekal tertentu. Sebagai
18
tujuan perbandingan, Pusat Kos perlu
mendapatkan sekurang-kurangnya dua sebut
harga daripada pembekal yang berbeza.
d) Bernilai melebihi RM50,000 hingga
RM500,000
i) Perolehan setiap jenis item yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM100,000
hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima
pembekal tempatan bertaraf Bumiputera
yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam kod bidang yang
berkaitan; dan
ii) Perolehan setiap jenis item yang bernilai
melebihi RM100,000 hingga RM500,000
hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima
pembekal tempatan yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam kod bidang
berkaitan. Pembekal Bumiputera hendaklah
diberikan keutamaan harga.
e) Bernilai melebihi RM500,000
Perolehan bekalan yang nilainya melebihi
RM500,000 setahun bagi setiap jenis item
hendaklah dipelawa secara tender.
19
4.5.2 Kerja
a) Bernilai RM150 dan kurang
Kerja yang bernilai RM150 dan kurang boleh
dibuat melalui Panjar Wang Runcit.
b) Kerja-Kerja Requisition
Kerja-kerja yang dipanggil secara requisition
ialah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang
tidak mengubah struktur asal yang
menggunakan Jadual Kadar Harga bernilai
tidak melebihi RM100,000
i) Bernilai melebihi RM150 hingga RM20,000
Kerja yang bernilai melebihi RM150 hingga
RM20,000 boleh dibuat secara lantikan
terus di kalangan kontraktor Kelas F yang
berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan
sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam
gred dan kategori yang berkaitan serta
tidak tertumpu kepada kontraktor tertentu.
ii) Bernilai melebihi RM20,000 hingga
RM100,000
Pemilihan kontraktor hendaklah dibuat
secara adil melalui undian atau pusingan di
kalangan kontraktor Kelas F yang berdaftar
dengan PKK di bawah kepala dan sub
20
kepala yang berkaitan dan CIDB dalam
gred dan kategori yang berkaitan.
c) Kerja-Kerja Bukan Requisition
Kerja-kerja yang tidak menggunakan Jadual
Kadar Harga dan bernilai tidak melebihi
RM200,000 hendaklah dilaksanakan oleh
Kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan
PKK di bawah kepala dan sub kepala yang
berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori
yang berkaitan.
i) Bernilai melebihi RM150 hingga RM20,000
Boleh dibuat secara lantikan terus
kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan
PKK di bawah kepala dan sub kepala yang
berkaitan dan CIDB dalam gred dan
kategori yang berkaitan yang sentiasa
menawarkan harga yang berpatutan dan
menguntungkan serta tidak tertumpu
kepada kontraktor tertentu. Sebagai tujuan
perbandingan, bagi kerja bernilai
RM10,000 hingga RM20,000, Pusat Kos
perlu mendapatkan sekurang-kurangnya
dua sebut harga daripada kontraktor yang
berbeza.
21
ii) Bernilai melebihi RM20,000 hingga
RM200,000
Hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima
kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar
dengan PKK di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan dan CIDB dalam
gred dan kategori yang berkaitan.
iii) Bernilai melebihi RM200,000 hingga
RM500,000
Hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima
kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar
dengan PKK di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan dan CIDB dalam
gred dan kategori yang berkaitan.
iv) Kerja elektrik bernilai melebihi RM50,000
hingga RM500,000
Hendaklah dipelawa secara sebut harga di
kalangan sekurang-kurangnya lima
kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar
dengan PKK di bawah kelas elektrik yang
berkaitan dan CIDB dalam gred dan
kategori yang berkaitan.
22
d) Bernilai melebihi RM500,000
Kerja yang dianggarkan bernilai melebihi
RM500,000 hendaklah dipelawa secara
tender.
4.5.3 Ringkasan Tatacara Perolehan adalah seperti di
Lampiran A.
4.6 Perubahan dan Pelanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan
4.6.1 Bagi semua perubahan kontrak dan pelanjutan
tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi
perolehan yang diuruskan secara sebut
harga/tender, permohonan hendaklah
dikemukakan kepada Pengarah Bahagian
Kewangan (PBW).
4.6.2 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh
kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh
diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga atau
Lembaga Perolehan asal yang berkenaan.
4.6.3 Syarat-syarat berikut perlu dipatuhi untuk
perolehan yang diuruskan secara tender:
a) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat
kuasa semasa permohonan perubahan
kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak
dipertimbangkan;
23
b) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh
kontrak tidak melibatkan perubahan kadar
harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
c) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali
sahaja dan tempoh maksimum adalah hingga
dua (2) tahun; dan
d) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak
melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk
kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan
syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan
nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta;
atau
e) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan
tidak melebihi 50% daripada kontrak asal
tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta
dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai
kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.
4.6.4 Syarat-syarat perubahan kontrak dan pelanjutan
tempoh kontrak untuk kontrak bekalan dan
perkhidmatan dibenarkan bagi perolehan yang
diuruskan secara sebut harga seperti berikut:
a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai
melebihi RM200,000 hingga RM500,000;
b) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat
kuasa semasa permohonan perubahan
24
kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak
dipertimbangkan;
c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh
kontrak tidak melibatkan perubahan kadar
harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
d) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali
sahaja dan tempoh maksimum adalah hingga
dua (2) tahun; dan
e) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak
melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk
kepada nilai maksimum RM250,000 dengan
syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan
nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000;
atau
f) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan
tidak melebihi 50% daripada kontrak asal
tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000
dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai
kontrak asal tidak melebihi RM750,000.
4.6.5 Walau bagaimanapun, perubahan kontrak dan
pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak
melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi
sebut harga dan tender oleh pentadbir kontrak
tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen
kontrak.
25
4.7 Arahan Perubahan Kerja
4.7.1 Arahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai
sesuatu perubahan kepada kontrak kerja
bermaksud sebarang penyimpangan daripada
perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan,
spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada
dipinda, ditambah atau dikurangkan.
4.7.2 Setiap perubahan daripada kontrak kerja
hendaklah memenuhi kriteria berikut:
a) Tempoh kontrak masih berjalan semasa
Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan kecuali
dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;
b) Perubahan tidak menukar sebahagian besar
skop kerja asal;
c) Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya
hendaklah di tapak bina kontrak; dan
d) Bagi kerja gantian, perubahan adalah di
dalam skop kontrak asal dan kerja yang
ditentukan dalam kontrak asal hendaklah
dapat dikenalpasti dalam kerja-kerja gantian
tersebut.
4.7.3 Perubahan kerja bagi perolehan secara sebut
harga dibenarkan sekiranya perlu, tertakluk
kepada syarat-syarat berikut berikut:
26
a) Peruntukan mencukupi;
b) Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga
diperolehi terlebih dahulu sebelum perubahan
kerja dilaksanakan; dan
c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yang
dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai
kontrak atau tidak melebihi RM100,000
mengikut mana yang terendah. Cadangan
perubahan kerja terkumpul melebihi 20% atau
RM100,000 daripada nilai kontrak hendaklah
dirujuk kepada kelulusan Kementerian
Kewangan terlebih dahulu.
4.7.4 Bagi semua Arahan Perubahan Kerja,
permohonan hendaklah dikemukakan kepada
PBW dan kerja-kerja asal masih dalam tempoh
siap yang dibenarkan. Jumlah kerja perubahan
terkumpul yang tidak melebihi 10% dari nilai asal
kontrak perlu mendapatkan kelulusan Ketua
Pegawai Eksekutif (KPE) atau pegawai lain yang
diberikan kuasa. Sekiranya jumlah kerja
perubahan terkumpul melebihi 10% tetapi kurang
daripada 20% dari nilai asal kontrak, kuasa
meluluskan jumlah kerja perubahan tersebut
adalah di bawah Jawatankuasa Sebut Harga
atau Lembaga Perolehan asal yang berkenaan.
Bagi jumlah kerja perubahan terkumpul melebihi
20% dari nilai asal kontrak pula, kuasa
27
meluluskan adalah di bawah Kementerian
Kewangan.
4.7.5 Dilarang Memecahkecil
Pusat Kos adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan. Tindakan
surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang
bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan
telah dipecahkecilkan. (Perkara 4.2 SPP 5/2007).
5. ARAHAN-ARAHAN UMUM
Perkara-perkara lain di luar daripada skop Arahan
Pentadbiran ini perlulah mendapatkan pertimbangan dan
kelulusan khas daripada Ketua Pegawai Eksekutif (KPE)
atau pegawai lain yang diberikan kuasa.
28
6. TARIKH KUAT KUASA
Arahan Pentadbiran ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh
ianya dikeluarkan.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
11 September 2009
sk: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti)
Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
29
LAMPIRAN A
RINGKASAN TATACARA PEROLEHAN MQA
A. PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan
RM150 dan
kurang
Pegawai Pemegang
Panjar Wang Runcit
Mengemukakan tuntutan kepada
pegawai pemegang panjar wang runcit
melalui Borang Permohonan Panjar
Wang Runcit.
Melebihi
RM150 hingga
RM10,000
Pusat Kos Mendapatkan sebut harga oleh
Bahagian/Unit bagi memastikan
mendapat perolehan pada kadar
harga yang kompetitif. Permohonan
dikemukakan kepada Pusat Kos untuk
diproses kelulusan perolehan melalui
borang Kew B1.
Melebihi
RM10,000
hingga
RM50,000
Pusat Kos Mendapatkan sekurang-kurangnya
dua sebut harga oleh Bahagian/Unit
bagi memastikan mendapat perolehan
pada kadar harga yang kompetitif.
Permohonan dikemukakan kepada
Pusat Kos untuk diproses kelulusan
perolehan melalui borang Kew B1.
30
Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan
Melebihi
RM50,000
hingga
RM500,000
Jawatankuasa
Sebut Harga MQA
Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
mengadakan perolehan secara sebut
harga. Pusat Kos perlulah
melengkapkan borang Kew B2
beserta spesifikasi, anggaran kos dan
mengemukakannya kepada Unit
Perolehan, Bahagian Kewangan untuk
diproses dan dipertimbangkan secara
sebut harga oleh Jawatankuasa Sebut
Harga MQA.
Melebihi
RM500,000
hingga RM20
juta
Lembaga Perolehan
B melalui Tender
Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
mengadakan perolehan secara tender.
Pusat Kos membuat permohonan
kepada Unit Perolehan, Bahagian
Kewangan beserta spesifikasi dan
anggaran kos. Unit Perolehan akan
menguruskan pelawaan Tender
melalui surat khabar tempatan dan
proses-proses tender yang lain.
Melebihi
RM20 juta
Lembaga Perolehan
A melalui Tender
31
B. PEROLEHAN KERJA
Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan
RM150 dan
kurang
Pegawai Pemegang
Panjar Wang Runcit
Mengemukakan tuntutan kepada
pegawai pemegang panjar wang
runcit melalui Borang Permohonan
Panjar Wang Runcit.
i) Kerja-Kerja Requisition Yang Menggunakan Jadual Kadar Harga
Melebihi
RM150 hingga
RM100,000
Pusat Kos Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
diproses kelulusan perolehan melalui
borang Kew B1.
ii) Kerja-Kerja Bukan Requisition Tidak Menggunakan Jadual Kadar Harga
Melebihi
RM150 hingga
RM10,000
Pusat Kos Mendapatkan sebut harga oleh
Bahagian/Unit bagi memastikan
mendapat perolehan pada kadar
harga yang kompetitif. Permohonan
dikemukakan kepada Pusat Kos untuk
diproses kelulusan perolehan melalui
borang Kew B1.
Melebihi
RM10,000
hingga
Pusat Kos Mendapatkan sekurang-kurangnya
dua sebut harga oleh Bahagian/Unit
bagi memastikan mendapat perolehan
pada kadar harga yang kompetitif.
32
RM20,000 Permohonan dikemukakan kepada
Pusat Kos untuk diproses kelulusan
perolehan melalui borang Kew B1.
Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan
Melebihi
RM20,000
hingga
RM500,000
Jawatankuasa
Sebut Harga MQA
Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
mengadakan perolehan secara sebut
harga. Pusat Kos perlulah
melengkapkan borang Kew B2
beserta spesifikasi, anggaran kos dan
mengemukakannya kepada Unit
Perolehan, Bahagian Kewangan untuk
diproses dan dipertimbangkan secara
sebut harga oleh Jawatankuasa Sebut
Harga MQA.
Melebihi
RM50,000
hingga
RM500,000
untuk Kerja
Elektrik
Jawatankuasa
Sebut Harga MQA
Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
mengadakan perolehan secara sebut
harga. Pusat Kos perlulah
melengkapkan borang Kew B2
beserta spesifikasi, anggaran kos dan
mengemukakannya kepada Unit
Perolehan, Bahagian Kewangan untuk
diproses dan dipertimbangkan secara
sebut harga oleh Jawatankuasa Sebut
Harga MQA.
33
Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan
Melebihi
RM500,000
hingga RM20
juta
Lembaga Perolehan
B melalui Tender
Bahagian/Unit mengemukakan
permohonan kepada Pusat Kos untuk
mengadakan perolehan secara
tender. Pusat Kos membuat
permohonan kepada Unit Perolehan,
Bahagian Kewangan beserta
spesifikasi dan anggaran kos. Unit
Perolehan akan menguruskan
pelawaan Tender melalui surat khabar
tempatan dan proses-proses tender
yang lain.
Melebihi RM20
juta
Lembaga Perolehan
A melalui Tender
top related