arahan pentadbiran bilangan 7/2009 garis panduan ... · 2.2 walau bagaimanapun, setakat ini belum...

1

No. Rujukan : MQA 07/02 ( 25 )

Tarikh : 11 September 2009

ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 7/2009

1. TUJUAN

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN DI MQA

Semua Pengarah Bahagian,

Semua Ketua Unit,

Semua Warga MQA,

Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menjelaskan

pengurusan perolehan termasuk pengurusan pembekal di

MQA.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Bahagian Kewangan telah mengeluarkan Arahan

Pentadbiran Bilangan 4/2008 ‘Garis Panduan

Pengurusan Bil’ pada 4 Februari 2008. Melalui Arahan

Pentadbiran berkenaan, Pusat Kos telah diwujudkan

2

dan bertanggungjawab melaksanakan perolehan di

MQA.

2.2 Walau bagaimanapun, setakat ini belum ada garis

panduan yang jelas dan bertulis yang dapat dijadikan

rujukan oleh Pusat Kos khususnya dalam pengurusan

sesuatu perolehan dan pemilihan serta penilaian

pembekal.

2.3 Sehubungan dengan itu, Arahan Pentadbiran ini dapat

dijadikan rujukan oleh Pusat Kos di MQA dalam

pengurusan perolehan dan pembekal. Arahan

Pentadbiran ini perlu dibaca bersama-sama dengan Arahan Pentadbiran Bilangan 2/2008 ‘Garis Panduan Pengendalian Wang Runcit’ dan Arahan Pentadbiran Bilangan 4/2008 ‘Garis Panduan Pengurusan Bil’.

2.4 Arahan Pentadbiran ini terbahagi kepada dua seksyen

iaitu Seksyen A ‘Garis Panduan Berhubung Pembekal’ dan Seksyen B ‘Garis Panduan Pengurusan Perolehan’.

3

3. SEKSYEN A - GARIS PANDUAN BERHUBUNG PEMBEKAL

3.1 Syarat Umum

Pembekal yang berdaftar dengan MQA sahaja yang

layak membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja di

MQA. Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu,

pembekal yang tidak berdaftar dengan MQA boleh

membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja tertakluk

kepada kelulusan khas Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Pengurusan) [TKPE(P)] atau pegawai lain

yang diberi kuasa.

3.1.1 Penggunaan Pembekal Baru

a) Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

Pembekal baru untuk perolehan

bekalan/perkhidmatan hendaklah diberi peluang membuat bekalan/perkhidmatan secara perolehan terus sekurang-kurangnya sekali sebelum boleh

disenaraikan untuk bekalan/perkhidmatan

melalui sebutharga.

b) Perolehan Kerja

Pembekal baru untuk perolehan kerja

hendaklah seberapa boleh diberi peluang melaksanakan kerja melalui perolehan

4

terus sekurang-kurangnya sekali sebelum

dipanggil untuk tawaran sebut harga.

3.1.2 Penggiliran Pembekal Perolehan Terus

a) Pembekal yang boleh membekalkan

bekalan/perkhidmatan/kerja yang sama

hendaklah digilirkan.

b) Penggiliran akan dibuat melalui Daftar

Pembekal MQA berdasarkan kepada

pembekal teratas dalam senarai giliran.

3.2 Pendaftaran, Pemilihan dan Penilaian Pembekal

3.2.1 Pendaftaran

a) Notis Pendaftaran

i) Bahagian Kewangan akan mengenalpasti

bidang pembekal yang diperlukan.

Makluman pendaftaran ini boleh dibuat

melalui notis atau di laman web MQA.

ii) Borang pendaftaran (Kew B4) boleh

diperolehi dari Bahagian Kewangan atau

dimuat turun di laman web MQA seperti di

Lampiran B.

iii) Pembekal hendaklah melengkapkan

borang pendaftaran dan mengemukakan dokumen-dokumen asal serta salinan

seperti berikut:

5

1. Sijil Pendaftaran Syarikat dari

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM);

2. Sijil Pendaftaran Kementerian

Kewangan Malaysia;

3. Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor

Bumiputera dari Kementerian

Kewangan (jika berkenaan);

4. Sijil Kontraktor Kerja Taraf Bumiputera

dari Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)

(jika berkenaan);

5. Sijil Perakuan Pendaftaran Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan

Malaysia (CIDB) (jika berkenaan); dan

6. Profail syarikat terkini.

b) Syarat-Syarat Mendaftar

i) Pendaftaran dibuka kepada semua

pembekal dari negeri Selangor/Kuala Lumpur/Putrajaya sahaja kecuali pembekal kontrak pusat; dan

ii) Pendaftaran pembekal dengan

Kementerian Kewangan atau PKK atau

CIDB masih lagi sah untuk tempoh

sekurang-kurangnya satu tahun pada

6

hari pembekal mengemukakan pendaftaran.

c) Pendaftaran Pembekal

i) Pembekal akan dimaklumkan secara

bertulis sama ada mereka didaftarkan

sebagai pembekal atau tidak. Sekiranya

pembekal layak didaftarkan, Bahagian

Kewangan akan menentukan kategori

pembekal berdasarkan kod bidang.

ii) Maklumat pembekal akan dimasukkan ke

dalam Daftar Pembekal MQA dan diberikan

nombor pengenalan (ID).

3.2.2 Pemilihan Pembekal

a) Kriteria pembekal untuk perolehan secara

perolehan terus:

i) Pembekal baru atau lama yang belum

membuat bekalan/perkhidmatan/kerja

dalam tempoh enam bulan di MQA;

ii) Sekiranya pembekal pernah memberi

bekalan/perkhidmatan/kerja, keutamaan

akan diberikan kepada pembekal dengan

Purata Gred Prestasi A (dalam tempoh tiga tahun);

7

iii) Pembekal berada dalam senarai giliran;

dan

iv) Amaun maksimum satu tahun yang boleh dibekalkan oleh setiap pembekal secara perolehan terus ditetapkan pada RM50,000.00 sahaja.

b) Kriteria pembekal untuk perolehan secara

sebutharga:

i) Pembekal yang mempunyai Purata Gred Prestasi A (dalam tempoh tiga tahun) sahaja yang layak ditawarkan. Sekiranya

kurang daripada lima pembekal yang layak,

pembekal dengan Purata Gred Prestasi B

boleh ditawarkan;

ii) Berdaftar di bawah kod bidang yang berkaitan dan tempoh sah sekurang-kurangnya enam bulan; dan

iii) Tidak pernah ditawarkan untuk perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja secara sebutharga dalam tempoh enam bulan.

8

3.2.3 Penilaian Prestasi Pembekal

a) Borang Penilaian Prestasi

Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Kew B3)

seperti di Lampiran C hendaklah

dilengkapkan oleh Pusat Kos melalui Daftar

Pembekal MQA. Walau bagaimanapun, bagi

tempahan penginapan, tiket kapal terbang dan

agen tunggal (sole agent) seperti Touch & Go,

Shell, TNB, MAS dan Telekom, penilaian

prestasi tidak perlu dilaksanakan kecuali bagi

tempahan perjalanan ke luar negara.

b) Kriteria Penilaian Prestasi

Berdasarkan kepada Borang Penilaian

Prestasi Pembekal, empat kriteria perlu

dikenalpasti dalam pemberian markah iaitu:

i) Menepati kualiti – mewakili wajaran

sebanyak 40%;

ii) Menepati tarikh penghantaran – mewakili

wajaran sebanyak 30%;

iii) Masa tindakbalas – mewakili wajaran

sebanyak 10%; dan

iv) Perkhidmatan keseluruhan – mewakili

wajaran sebanyak 20%.

9

c) Skala Pemarkahan

Markah untuk setiap kriteria hendaklah diberi

berdasarkan skala pemarkahan seperti

berikut:

i) 1 : Amat tidak memuaskan

ii) 2 : Tidak memuaskan

iii) 3 : Memuaskan

iv) 4: Amat memuaskan

d) Markah, Gred, Prestasi dan Pengesyoran

i) Markah, gred, prestasi dan pengesyoran

pembekal ditentukan berdasarkan kepada

jumlah markah daripada empat kriteria

penilaian prestasi pembekal seperti berikut :

Jumlah Markah Gred Prestasi Pengesyoran

85 – 100 A Baik Perkhidmatan diteruskan

70 – 84 B Sederhana Perkhidmatan diteruskan

dengan penalti

50 – 69 C Kurang

Memuaskan

Digugurkan dari senarai

pembekal

0 – 49 D Tidak

Memuaskan

Digugurkan dari senarai

pembekal

10

ii) Pusat Kos juga boleh mengemukakan

komen/ulasan tambahan dalam borang

penilaian berkenaan.

iii) Pembekal yang mempunyai prestasi Gred

B akan dikenakan penalti seperti berikut :

1. Tidak dibenarkan untuk membuat

bekalan secara perolehan terus dalam

tempoh enam bulan selepas tarikh

penalti dan

2. Tidak dibenarkan untuk dilantik sebagai

pembekal perolehan secara sebut harga

dalam tempoh satu tahun selepas tarikh

penalti.

iv) Sekiranya prestasi pembekal adalah di

tahap Gred C atau D, pembekal akan

digugurkan dari senarai pembekal di MQA.

3.2.4 Pengguguran Pembekal

a) Kriteria pengguguran pembekal

Pembekal yang mempunyai Gred Prestasi C

dan D akan digugurkan dan pengguguran

akan dimaklumkan kepada mereka.

b) Kelulusan

i) Cadangan pengguguran pembekal

hendaklah mendapat kelulusan Timbalan

11

Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

[TKPE(P)].

ii) Senarai pembekal yang telah digugurkan

daripada senarai Daftar Pembekal MQA

perlu dimaklumkan di dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun MQA (JPKA).

iii) Selepas setahun pembekal digugurkan,

pembekal boleh mendaftar semula sebagai

pembekal baru.

3.2.5 Arahan-Arahan Umum

a) Garis Panduan Berhubung Pembekal ini

terpakai untuk semua:

i) Pembekal bekalan/perkhidmatan/kerja

termasuk tempahan perjalanan ke luar

negara; dan

ii) Semua jenis perolehan termasuk

perolehan terus, sebut harga dan tender.

b) Garis panduan ini tidak terpakai untuk

pembekal hotel bagi tempahan penginapan

dan perjalanan dalam negeri serta pembekal

agen tunggal (sole agent).

12

4. SEKSYEN B – GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN

4.1 Definisi

a) Perolehan

Perolehan membawa maksud membeli atau

memperolehi bekalan/perkhidmatan/kerja.

b) Kerja

Kerja merupakan perolehan yang melibatkan

kerja-kerja pembinaan, sivil dan lain-lain seperti

kerja-kerja bangunan, jalan, tapak kawasan dan

perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja

mekanikal dan elektrikal.

c) Bekalan

Bekalan merupakan perolehan barangan dan

peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program.

Contohnya alatulis, perabot dan cenderamata.

d) Perkhidmatan

Perkhidmatan merupakan perolehan bagi

khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk

menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya

penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan,

pencucian dan khidmat perundingan.

13

e) Aset Tetap

Aset Tetap meliputi perolehan bangunan,

kenderaan dan peralatan tak luak yang memberi

faedah penggunaan dalam jangka panjang dan

melibatkan kos perolehan sekurang-kurangnya

RM3,000.00 seunit. Sesuatu item juga akan

dikategorikan sebagai aset sekiranya ia

merupakan pelengkap kepada item lain untuk

membolehkan item berkenaan digunakan.

Contohnya seperti monitor dan ‘CPU’ komputer.

f) Inventori

Inventori meliputi perolehan aset alih yang harga

perolehan asalnya kurang daripada RM3,000

setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan berjadual. Contohnya perabot,

dan langsir.

4.2 Rancangan Perolehan

Perolehan hendaklah dirancang agar prosesnya teratur

dan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah dalam membuat sesuatu perolehan

adalah seperti berikut:

a) Mendapat kebenaran membuat perolehan.

Contohnya seperti kelulusan mesyuarat dan

kelulusan pengurusan atasan;

14

b) Membuat kajian pasaran sebagai penandaaras

anggaran dan perbandingan harga;

c) Menyedia dan mendapatkan kelulusan

peruntukan;

d) Menentukan kaedah perolehan;

e) Melaksanakan perolehan;

f) Menerima bekalan/perkhidmatan; dan

g) Menilai prestasi pembekal

4.3 Kaedah Perolehan

4.3.1 Wang Runcit

Perbelanjaan secara tunai yang betul-betul

mustahak dan terdesak, lebih murah dan

praktikal dibeli secara perolehan kecil. Amaun

perolehan hendaklah tidak melebihi RM150.00

setiap tuntutan.

4.3.2 Perolehan Terus

Perolehan hingga RM50,000 setahun bagi setiap

jenis item boleh dibuat daripada mana-mana

pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar

dengan Kementerian Kewangan sama ada

bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

15

4.3.3 Perolehan Melalui Rundingan Terus

Perolehan melebihi RM50,000 melalui rundingan

terus boleh dibuat dengan satu pembekal atau

dengan agen tunggal. Walau bagaimanapun,

ianya tertakluk kepada kelulusan Kementerian

Kewangan dan berdasarkan kepada kriteria-

kriteria tertentu.

4.3.4 Sebut Harga

Perolehan setiap jenis item yang melibatkan

jumlah perbelanjaan tahunan atau sesuatu

kontrak melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi

RM500,000 hendaklah dibuat secara

mempelawa sebut harga.

4.3.5 Tender

Perolehan yang nilainya melebihi RM500,000

setahun bagi setiap jenis item hendaklah

dipelawa secara tender.

4.3.6 Kontrak Pusat Perbendaharaan

Semua bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di

dalam pekeliling kontrak perbendaharaan

hendaklah dipesan terus kepada pembekal-

pembekal yang tersenarai dalam kontrak pusat

tersebut tanpa perlu mempelawa sebut harga

atau tender. Bekalan yang ditetapkan hendaklah

diperolehi dari kontrak pusat ini dan perolehan

16

luar kontrak pusat perlu mendapat kelulusan

Kementerian Kewangan.

4.3.7 Perolehan Darurat

Perolehan darurat bermaksud perolehan yang

dibuat segera atau serta merta di mana

kelewatan perolehan akan memudaratkan dan

menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan

awam. Dalam hal demikian, perolehan hendaklah

dihadkan kepada kuantiti barang yang

mencukupi untuk menampung keperluan darurat

berkenaan.

4.4 Had Kuasa Perolehan di MQA

Kuasa Jumlah

Pusat Kos Tidak melebihi RM50,000

Jawatankuasa Sebut Harga MQA RM50,000 hingga RM500,000

Lembaga Perolehan B RM500,000 hingga RM 20 juta

Lembaga Perolehan A Melebihi RM20 juta

17

4.5 Pelaksanaan Perolehan di MQA

4.5.1 Bekalan dan Perkhidmatan

a) Bernilai RM150 dan kurang

Perolehan yang bernilai RM150 dan kurang

boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit.

b) Bernilai melebihi RM150 hingga RM10,000


jumlah perbelanjaan tahunan bernilai melebihi

RM150 hingga RM10,000 boleh dibuat terus

daripada mana-mana pembekal yang

berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf

Bumiputera atau bukan Bumiputera yang

sentiasa menawarkan harga yang berpatutan.

c) Bernilai melebihi RM10,000 hingga RM50,000


jumlah perbelanjaan tahunan bernilai melebihi

RM10,000 hingga RM50,000 boleh dibuat

terus daripada mana-mana pembekal yang

berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf

Bumiputera atau bukan Bumiputera tetapi

hendaklah memastikan harga yang berpatutan

dan menguntungkan serta perolehan tidak

tertumpu kepada pembekal tertentu. Sebagai

18

tujuan perbandingan, Pusat Kos perlu

mendapatkan sekurang-kurangnya dua sebut

harga daripada pembekal yang berbeza.

d) Bernilai melebihi RM50,000 hingga

RM500,000

i) Perolehan setiap jenis item yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM100,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di

kalangan sekurang-kurangnya lima

pembekal tempatan bertaraf Bumiputera

yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang yang

berkaitan; dan

ii) Perolehan setiap jenis item yang bernilai

melebihi RM100,000 hingga RM500,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di


pembekal tempatan yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod bidang

berkaitan. Pembekal Bumiputera hendaklah

diberikan keutamaan harga.

e) Bernilai melebihi RM500,000

Perolehan bekalan yang nilainya melebihi

RM500,000 setahun bagi setiap jenis item

hendaklah dipelawa secara tender.

19

4.5.2 Kerja

a) Bernilai RM150 dan kurang

Kerja yang bernilai RM150 dan kurang boleh

dibuat melalui Panjar Wang Runcit.

b) Kerja-Kerja Requisition

Kerja-kerja yang dipanggil secara requisition

ialah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang

tidak mengubah struktur asal yang

menggunakan Jadual Kadar Harga bernilai

tidak melebihi RM100,000

i) Bernilai melebihi RM150 hingga RM20,000

Kerja yang bernilai melebihi RM150 hingga

RM20,000 boleh dibuat secara lantikan

terus di kalangan kontraktor Kelas F yang

berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan

sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam

gred dan kategori yang berkaitan serta

tidak tertumpu kepada kontraktor tertentu.

ii) Bernilai melebihi RM20,000 hingga

RM100,000

Pemilihan kontraktor hendaklah dibuat

secara adil melalui undian atau pusingan di

kalangan kontraktor Kelas F yang berdaftar

dengan PKK di bawah kepala dan sub

20

kepala yang berkaitan dan CIDB dalam

gred dan kategori yang berkaitan.

c) Kerja-Kerja Bukan Requisition

Kerja-kerja yang tidak menggunakan Jadual

Kadar Harga dan bernilai tidak melebihi

RM200,000 hendaklah dilaksanakan oleh

Kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan

PKK di bawah kepala dan sub kepala yang

berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori

yang berkaitan.

i) Bernilai melebihi RM150 hingga RM20,000

Boleh dibuat secara lantikan terus

kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan

PKK di bawah kepala dan sub kepala yang

berkaitan dan CIDB dalam gred dan

kategori yang berkaitan yang sentiasa

menawarkan harga yang berpatutan dan

menguntungkan serta tidak tertumpu

kepada kontraktor tertentu. Sebagai tujuan

perbandingan, bagi kerja bernilai

RM10,000 hingga RM20,000, Pusat Kos

perlu mendapatkan sekurang-kurangnya

dua sebut harga daripada kontraktor yang

berbeza.

21

ii) Bernilai melebihi RM20,000 hingga

RM200,000

Hendaklah dipelawa secara sebut harga di


kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar




iii) Bernilai melebihi RM200,000 hingga

RM500,000



kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar




iv) Kerja elektrik bernilai melebihi RM50,000

hingga RM500,000



kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar

dengan PKK di bawah kelas elektrik yang

berkaitan dan CIDB dalam gred dan

kategori yang berkaitan.

22

d) Bernilai melebihi RM500,000

Kerja yang dianggarkan bernilai melebihi

RM500,000 hendaklah dipelawa secara

tender.

4.5.3 Ringkasan Tatacara Perolehan adalah seperti di

Lampiran A.

4.6 Perubahan dan Pelanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

4.6.1 Bagi semua perubahan kontrak dan pelanjutan

tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi

perolehan yang diuruskan secara sebut

harga/tender, permohonan hendaklah

dikemukakan kepada Pengarah Bahagian

Kewangan (PBW).

4.6.2 Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh

kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh

diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga atau

Lembaga Perolehan asal yang berkenaan.

4.6.3 Syarat-syarat berikut perlu dipatuhi untuk

perolehan yang diuruskan secara tender:

a) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat

kuasa semasa permohonan perubahan

kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

dipertimbangkan;

23

b) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh

kontrak tidak melibatkan perubahan kadar

harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

c) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali

sahaja dan tempoh maksimum adalah hingga

dua (2) tahun; dan

d) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk

kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan

syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan

nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta;

atau

e) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan

tidak melebihi 50% daripada kontrak asal

tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta

dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai

kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

4.6.4 Syarat-syarat perubahan kontrak dan pelanjutan

tempoh kontrak untuk kontrak bekalan dan

perkhidmatan dibenarkan bagi perolehan yang

diuruskan secara sebut harga seperti berikut:

a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai

melebihi RM200,000 hingga RM500,000;

b) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat

kuasa semasa permohonan perubahan

24

kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

dipertimbangkan;

c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh

kontrak tidak melibatkan perubahan kadar

harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

d) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali

sahaja dan tempoh maksimum adalah hingga

dua (2) tahun; dan

e) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk

kepada nilai maksimum RM250,000 dengan

syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan

nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000;

atau

f) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan

tidak melebihi 50% daripada kontrak asal

tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000

dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai

kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

4.6.5 Walau bagaimanapun, perubahan kontrak dan

pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak

melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi

sebut harga dan tender oleh pentadbir kontrak

tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen

kontrak.

25

4.7 Arahan Perubahan Kerja

4.7.1 Arahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai

sesuatu perubahan kepada kontrak kerja

bermaksud sebarang penyimpangan daripada

perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan,

spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada

dipinda, ditambah atau dikurangkan.

4.7.2 Setiap perubahan daripada kontrak kerja

hendaklah memenuhi kriteria berikut:

a) Tempoh kontrak masih berjalan semasa

Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan kecuali

dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;

b) Perubahan tidak menukar sebahagian besar

skop kerja asal;

c) Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya

hendaklah di tapak bina kontrak; dan

d) Bagi kerja gantian, perubahan adalah di

dalam skop kontrak asal dan kerja yang

ditentukan dalam kontrak asal hendaklah

dapat dikenalpasti dalam kerja-kerja gantian

tersebut.

4.7.3 Perubahan kerja bagi perolehan secara sebut

harga dibenarkan sekiranya perlu, tertakluk

kepada syarat-syarat berikut berikut:

26

a) Peruntukan mencukupi;

b) Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga

diperolehi terlebih dahulu sebelum perubahan

kerja dilaksanakan; dan

c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yang

dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai

kontrak atau tidak melebihi RM100,000

mengikut mana yang terendah. Cadangan

perubahan kerja terkumpul melebihi 20% atau

RM100,000 daripada nilai kontrak hendaklah

dirujuk kepada kelulusan Kementerian

Kewangan terlebih dahulu.

4.7.4 Bagi semua Arahan Perubahan Kerja,

permohonan hendaklah dikemukakan kepada

PBW dan kerja-kerja asal masih dalam tempoh

siap yang dibenarkan. Jumlah kerja perubahan

terkumpul yang tidak melebihi 10% dari nilai asal

kontrak perlu mendapatkan kelulusan Ketua

Pegawai Eksekutif (KPE) atau pegawai lain yang

diberikan kuasa. Sekiranya jumlah kerja

perubahan terkumpul melebihi 10% tetapi kurang

daripada 20% dari nilai asal kontrak, kuasa

meluluskan jumlah kerja perubahan tersebut

adalah di bawah Jawatankuasa Sebut Harga

atau Lembaga Perolehan asal yang berkenaan.

Bagi jumlah kerja perubahan terkumpul melebihi

20% dari nilai asal kontrak pula, kuasa

27

meluluskan adalah di bawah Kementerian

Kewangan.

4.7.5 Dilarang Memecahkecil

Pusat Kos adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan. Tindakan

surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang

bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan

telah dipecahkecilkan. (Perkara 4.2 SPP 5/2007).

5. ARAHAN-ARAHAN UMUM

Perkara-perkara lain di luar daripada skop Arahan

Pentadbiran ini perlulah mendapatkan pertimbangan dan

kelulusan khas daripada Ketua Pegawai Eksekutif (KPE)

atau pegawai lain yang diberikan kuasa.

28

6. TARIKH KUAT KUASA

Arahan Pentadbiran ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh

ianya dikeluarkan.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

11 September 2009

sk: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti)

Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

29

LAMPIRAN A

RINGKASAN TATACARA PEROLEHAN MQA

A. PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan

RM150 dan

kurang

Pegawai Pemegang

Panjar Wang Runcit

Mengemukakan tuntutan kepada

pegawai pemegang panjar wang runcit

melalui Borang Permohonan Panjar

Wang Runcit.

Melebihi

RM150 hingga

RM10,000

Pusat Kos Mendapatkan sebut harga oleh

Bahagian/Unit bagi memastikan

mendapat perolehan pada kadar

harga yang kompetitif. Permohonan

dikemukakan kepada Pusat Kos untuk

diproses kelulusan perolehan melalui

borang Kew B1.

Melebihi

RM10,000

hingga

RM50,000

Pusat Kos Mendapatkan sekurang-kurangnya

dua sebut harga oleh Bahagian/Unit

bagi memastikan mendapat perolehan

pada kadar harga yang kompetitif.

Permohonan dikemukakan kepada

Pusat Kos untuk diproses kelulusan

perolehan melalui borang Kew B1.

30


Melebihi

RM50,000

hingga

RM500,000

Jawatankuasa

Sebut Harga MQA

Bahagian/Unit mengemukakan

permohonan kepada Pusat Kos untuk

mengadakan perolehan secara sebut

harga. Pusat Kos perlulah

melengkapkan borang Kew B2

beserta spesifikasi, anggaran kos dan

mengemukakannya kepada Unit

Perolehan, Bahagian Kewangan untuk

diproses dan dipertimbangkan secara

sebut harga oleh Jawatankuasa Sebut

Harga MQA.

Melebihi

RM500,000

hingga RM20

juta

Lembaga Perolehan

B melalui Tender



mengadakan perolehan secara tender.

Pusat Kos membuat permohonan

kepada Unit Perolehan, Bahagian

Kewangan beserta spesifikasi dan

anggaran kos. Unit Perolehan akan

menguruskan pelawaan Tender

melalui surat khabar tempatan dan

proses-proses tender yang lain.

Melebihi

RM20 juta

Lembaga Perolehan

A melalui Tender

31

B. PEROLEHAN KERJA


RM150 dan

kurang

Pegawai Pemegang

Panjar Wang Runcit

Mengemukakan tuntutan kepada

pegawai pemegang panjar wang

runcit melalui Borang Permohonan

Panjar Wang Runcit.

i) Kerja-Kerja Requisition Yang Menggunakan Jadual Kadar Harga

Melebihi

RM150 hingga

RM100,000

Pusat Kos Bahagian/Unit mengemukakan



borang Kew B1.

ii) Kerja-Kerja Bukan Requisition Tidak Menggunakan Jadual Kadar Harga

Melebihi

RM150 hingga

RM10,000

Pusat Kos Mendapatkan sebut harga oleh

Bahagian/Unit bagi memastikan

mendapat perolehan pada kadar

harga yang kompetitif. Permohonan

dikemukakan kepada Pusat Kos untuk


borang Kew B1.

Melebihi

RM10,000

hingga

Pusat Kos Mendapatkan sekurang-kurangnya

dua sebut harga oleh Bahagian/Unit

bagi memastikan mendapat perolehan

pada kadar harga yang kompetitif.

32

RM20,000 Permohonan dikemukakan kepada

Pusat Kos untuk diproses kelulusan

perolehan melalui borang Kew B1.


Melebihi

RM20,000

hingga

RM500,000

Jawatankuasa

Sebut Harga MQA











Harga MQA.

Melebihi

RM50,000

hingga

RM500,000

untuk Kerja

Elektrik

Jawatankuasa

Sebut Harga MQA











Harga MQA.

33


Melebihi

RM500,000

hingga RM20

juta

Lembaga Perolehan

B melalui Tender



mengadakan perolehan secara

tender. Pusat Kos membuat

permohonan kepada Unit Perolehan,

Bahagian Kewangan beserta

spesifikasi dan anggaran kos. Unit

Perolehan akan menguruskan

pelawaan Tender melalui surat khabar

tempatan dan proses-proses tender

yang lain.

Melebihi RM20

juta

Lembaga Perolehan

A melalui Tender

arahan pentadbiran bilangan 7/2009 garis panduan ... · 2.2 walau bagaimanapun, setakat ini belum...

Documents