4 - peranan pegawai protokol

TATACARATATACARAMENYAMBUT MENYAMBUT

TETAMUTETAMU

CARA MENYAMBUT:CARA MENYAMBUT: BERGANTUNG KEPADA JENIS BERGANTUNG KEPADA JENIS

MAJLISMAJLIS MAJLIS KEAGAMAAN – LEBIH MAJLIS KEAGAMAAN – LEBIH

PENYAMBUT LELAKIPENYAMBUT LELAKI EMPAT PERINGKAT:EMPAT PERINGKAT:

♣ ♣ Penyambut UtamaPenyambut Utama♣ ♣ Pembagi Buku ProgramPembagi Buku Program♣ ♣ PengiringPengiring♣ ♣ Penunjuk Tempat DudukPenunjuk Tempat Duduk

PENYAMBUT TETAMUPENYAMBUT TETAMU Terdiri daripada Pegawai KananTerdiri daripada Pegawai Kanan Mengenali ramai tetamuMengenali ramai tetamu Perwakilan asing – kenali melalui:Perwakilan asing – kenali melalui:

- Plat kereta - Plat kereta - Bendera negara di kereta- Bendera negara di kereta - Pakaian tertentu- Pakaian tertentu - Rupa bentuk / rupa paras- Rupa bentuk / rupa paras

Penyambut utama – mengenali tetamuPenyambut utama – mengenali tetamu - beri salam / - beri salam / welcomewelcome - bersalam / - bersalam / nodnod / senyum / senyum

Masa menjalankan tugas tidak boleh merokok, Masa menjalankan tugas tidak boleh merokok, minum, mengunyah (minum, mengunyah (chewing gumchewing gum), bersembang), bersembang

Pembahagian buku program : Pembahagian buku program : - bila sudah duduk- bila sudah duduk - mencukupi- mencukupi - stok berdekatan- stok berdekatan - Letak atas kerusi- Letak atas kerusi - beri semasa pendaftaran- beri semasa pendaftaran - masuk dalam - masuk dalam goody baggoody bag - letak atas meja depan pintu masuk- letak atas meja depan pintu masuk

Pengiring – mengiring ke tempat dudukPengiring – mengiring ke tempat duduk - check dengan plan tempat - check dengan plan tempat

dudukduduk - Bertanya nama dengan sopan / - Bertanya nama dengan sopan /

hormathormat - jangan tanya kad (Macam kurang - jangan tanya kad (Macam kurang

percaya)percaya)

Cara mengajak ke tempat dudukCara mengajak ke tempat duduk - Silakan Tan Sri atau cukup dengan Encik / - Silakan Tan Sri atau cukup dengan Encik /

Puan /Cik / Your Excellency / Sir / Please / Puan /Cik / Your Excellency / Sir / Please / MadamMadam

Kerabat Diraja – Satu langkah ke belakangKerabat Diraja – Satu langkah ke belakang Untuk suami / isteri – dua pengiringUntuk suami / isteri – dua pengiring

RAJA

PENGIRINGRajah 1

RAJA

PENGIRING

Rajah 2

RAJA

PENGIRINGPEREMPUAN

Rajah 3

PERMAISURI

PENGIRINGLELAKI

(Seiring)

RAJA

PENGIRINGPEREMPUAN

Rajah 4

PERMAISURI

PENGIRINGLELAKI

(Permaisuri selangkah di belakang)

PENGIRING

Rajah 5

TETAMU

ORANG KEBANYAKAN

- Pengiring sebelah kanan – kalau tempat duduk di sebelah kanan- Kalau berdua suami / isteri – tempat duduk di sebelah kiri, pengiring sebelah kiri- Pengiring sebelah kanan, sekiranya ke kanan

- Pengiring satu langkah di hadapan- Kalau suami isteri – satu pengiring sudah cukup- Pengiring di sebelah kiri – kalau tempat duduk di sebelah kiri

PENGIRING

SUAMIISTERI

Rajah 6

Semasa mengiring tetamu, jangan atau elakkan daripada berbual-bual, jawab apabila ditanya sahaja, jangan ambil gambar, jangan menyoal, muka sentiasa manis, jangan tunjuk kepenatan, letih, kelam kabut, jangan berjalan terlalu laju / terlalu lambat.

Penunjuk tempat dudukPenunjuk tempat duduk - Cara tunjuk dengan ibu jari- Cara tunjuk dengan ibu jari - beredar bila tetamu sudah duduk- beredar bila tetamu sudah duduk - jangan tunjuk dari jauh sahaja- jangan tunjuk dari jauh sahaja - tiada tempat duduk bebas (- tiada tempat duduk bebas (free seatingfree seating))

PERTANYAAN / TEGURAN PERTANYAAN / TEGURAN OLEH TETAMUOLEH TETAMU

JAWAB DENGAN SOPANJAWAB DENGAN SOPAN DIAM DIRI BILA DITEGUR, TETAPI DIAM DIRI BILA DITEGUR, TETAPI

AMBIL INGATANAMBIL INGATAN JANGAN BERTENGKAR ATAUPUN JANGAN BERTENGKAR ATAUPUN

MEMBERI MAKLUMAT YANG MEMBERI MAKLUMAT YANG KURANG PASTIKURANG PASTI

MASALAH – RUJUK KEPADA MASALAH – RUJUK KEPADA PEGAWAI PROTOKOL / KETUAPEGAWAI PROTOKOL / KETUA

SENYUM SELALUSENYUM SELALU

SEKIANSEKIANTERIMA KASIHTERIMA KASIH