ALIRAN PENYEDIAAN PROJEK KMK ( SEKTOR AWAM )

PENGENALAN SERINGKAS YANG BOLEH (3 markah wajaran)

1. Pengenalan jabatan / bahagian secara ringkas.2. Carta organisasi3. Skop tugasan4. Kaitan antara tugas ahli dengan objektif jabatan / bahagian.5. Biodata kumpulan, tarikh tubuh, bilangan ahli, gambar.6. Logo7. Pencapaian jika ada8. Jadual mesyuarat9. Carta pai10. Kitaran PDCA11. Carta perbatuan

PEMILIHAN MASALAH / PROJEK PENAMBAHBAIKAN (14 markah wajaran)1. Jadual matrik untuk pemilihan tema2. Senarai masalah dari tema yang dipilih3. Penerangan ringkas tentang masalah yang disenarai pendek4. Senarai semak5. Gambarajah pareto ( fenomena )6. Masalah yang dipilih dan objektif7. Hubungkait masalah dengan objektif jabatan, menepati

kehendak pelanggan. Cth : Menepati wawasan, matlamat, objektif atau piagam pelanggan.

PENJELASAN MASALAH / PROJEK PENAMBAHBAIKAN (10 markah wajaran)

1. Jelaskan latar belakang dan situasti semasa masalah.2. Terangkan istilah, singkatan perkataan yang berkaitan

dengan masalah.3. Definisi Masalah dengan meggunakan kaedah 5W, 1H/ 2H.4. Tunjukkan gambar, lukisan, carta aliran di tempat yang

sesuai.5. Dapatkan data / statistik. Cth : kekerapan, kos masa, aduan

dan sebagainya untuk menyokong kenyataan yang memerlukan data.

6. Tindakan jangka masa pendek untuk menyelesaikan masalah.7. Apakah kesan jika masalah tidak diselesaikan.8. Target / sasaran diterangkan dengan jelas.

1

TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH ( 19 markah wajaran)

1. Gambarajah sebab dan akibat 1 2. Tapisan pertama menggunakan konsep SMART3. Gambarajah sebab dan akibat 24. Senarai pendek punca mengikut faktor5. Verifikasi punca masalah. Alasan kukuh untuk terima dan

tolak punca bagi semua factor.6. Kertas semak kekerapan punca sebelum tindakan pembetulan7. Gambarajah pareto ( untuk kekerapan punca ) sebelum

tindakan pembetulan

TINDAKAN PEMBETULAN DAN PELAKSANAAN ( 19 markah wajaran)

Berikan beberapa pilihan cadangan bagi setiap punca yang telah dipilih.

Cth : Faktor manusia

Punca Cadangan

Pencadang

Baik Buruk Keputusan

Lewat proses borang

1

23

1. Penjelasan tentang cadangan yang diterima dan terangkan bagaimana cadangan itu dilaksanakan – masukkan jadual pelaksanaan – masukkan aliran proses kerja baru ( jika ada )

2. Kumpul data dan beberapa punca – sediakan kertas semak.3. Gambarajah pareto4. Gambarajah pareto perbandingan5. Bandingkan sasaran dengan keputusan yang diperolehi6. Jika gagal, buat analisis mengapa gagal7. Buat cadangan penyelesaian ke 28. Terangkan cara pelaksanaan cadangan penyelesaian ke 2 –

Masukkan jadual pelaksanaan ke 2.9. Kumpul data, sediakan kertas semak sekali lagi10. Sediakan gambarajah pareto11. Bandingkan sasaran dengan keputusan baru diperolehi

2

PENCAPAIAN HASIL PROJEK (16 markah wajaran)

Faedah – faedah

1. Mengurangkan kos operasi.2. Penjimatan masa3. Peningkatan hasil kerja4. Peningkatan tahap kepuasan hati pelanggan5. Faedah-faedah lain6. Sumbang pelaksanaan cadangan pelaksanaan kepada

pencapaian objektif organisasi – kesan kepada organisasi – kesan kepada sector awam.

7. Bandingkan pencapaian sebelum dan selepas projek.

TINDAKAN PENYERAGAMAN (8 markah wajaran )

1. Surat permohonan penyeragaman2. Surat kelulusan penyeragaman3. Tunjukkan bukti apa yang telah diseragamkan. Adakah

dokumen ini telah didokumenkan dalam ISO – bagaimana kaedah ini diseragamkan – dimana diseragamkan – siapa bertanggung jawab – Aliran kerja baru (process flow)

4. Tindakan susulan bagi memastikan cadangan penyelesaian dikekalkan sebagai cara bekerja baru, tambahan atau pindaan kepada – arahan kerja – fail kerja – manual prosedur kerja (S.O.P.) – Buktikan tindakan susulan

PENILAIAN KUMPULAN (6 markah wajaran)

1. Penilai kumpulan – carta radar2. Kelemahan / kekurangan kumpulan dan cara atasi.3. Kesulitan menjalankan projek dan cara atasi.4. Pembelajaran-pembelajaran yang diperoleh kumpulan

PERSEMBAHAN PROJEK (7 markah wajaran)

3

1. Persembahan yang kemas, turutan yang logical dan menepati masa

2. Persembahan yang jelas, penggunaan visual, komunikasi dan pengucapan awam yang berkesan

PENUTUP

Rumusan pencapaian projek terhadap dan kepada organisasi dan orang awam

4