hampehs! what the hell is it? - fram.bomba.gov.myfram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2018/... ·...

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA Tarikh :

16.01.2018

No Indeks :

MK : 01 MANUAL KUALITI

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MS ISO 9001 : 2015 ABPM/MK/01 Muka Surat 1/41

AKADEMI BOMBA DAN

PENYELAMAT MALAYSIA

ABPM/MK/01

MANUAL KUALITI

Tarikh: 16 JANUARI 2018 No Keluaran : 02

SALINAN TERKAWAL

DisediakanOleh :

PKPjB MD ALI BIN ISMAIL

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :

Diluluskan Oleh :

TPjB DATO’ HJ. AMER BIN HJ.

YUSOF

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


REKOD PINDAAN

BIL. KELUARAN/PINDAAN

TARIKH BAHAGIAN/

MUKA SURAT KETERANGAN RINGKAS

PINDAAN

1

02

16.01.2018 Keseluruhan

Pindaan dibuat hasil dari teguran audit SIRIM meminta no indeks dokumen dan kandungan prosedur dikemaskini, Carta Jawatankuasa MS ISO diadakan, fungsi dan objektif kualiti dikemaskini supaya memberi gambaran secara menyeluruh berkaitan SPK ABPM.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 1 – PENGENALAN

1.1

Manual Kualiti adalah berasaskan kepada keperluan MS ISO 9001:2015. Manual ini mengandungi Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Penerangan Ringkas Mengenai Sistem Kualiti dan Prinsip-prinsip Asas Pemberian Latihan Kebombaan oleh Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia (ABPM) dan untuk memandu ke arah memenuhi kehendak Standard MS ISO 9001:2015. Sistem kualiti ini diperlengkapkan lagi dengan Dokuman Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya seperti Format, Borang, Pekeliling, Akta, Ordinan dan lain-lain.

1.2

TUJUAN MANUAL INI ADALAH UNTUK:

a. Menerangkan mengenai organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia.

b. Menjelaskan secara ringkas sistem kualiti yang dilaksanakan; dan

c. Menggariskan dasar dan prinsip-prinsip asas bagi setiap aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan dalam Pemberian Latihan Kebombaan.

1.3

MANUAL INI MENGANDUNGI SEPULUH (10) BAHAGIAN MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERIKUT:

Bahagian 1 - Pengenalan

Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

Bahagian 3 - Strategi Perlaksanaan Sistem Kualiti ABPM

Bahagian 4 - Konteks Dalam Organisasi (Context Of The Organization)

Bahagian 5 - Kepimpinan (Leadership)

Bahagian 6 - Perancangan (Planning)

Bahagian 7 - Sokongan (Support)

Bahagian 8 - Pengoperasian (Operation)

Bahagian 9 – Penilaian Prestasi (Performance Evaluation)

Bahagian 10 - Penambahbaikan (Improvement)


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 2 – MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 SEJARAH / LATARBELAKANG ORGANISASI.

Pusat Latihan Bomba yang pertama dibina pada tahun 1957 di Gombak, Selangor dengan nama Sekolah Latihan Bomba Malayan Union. Komandan yang pertama ketika itu ialah Lt. Col. Watkins dimana ‘Fire Services Inspectorate Panels’ adalah merupakan sebagai pentadbir sekolah latihan tersebut dan berfungsi sebagai badan untuk memberi latihan kebombaan kepada anggota bomba dan Jabatan Bomba Negeri, Pasukan Tentera dan Penjawat Awam. Pada tahun 1976 semua Jabatan Bomba di peringkat negeri-negeri telah disatukan di bawah pentadbiran persekutuan, sehinggalah kepada penyatuan Sabah dan Sarawak pada tahun 1981. Selaras dengan penstrukturan baru jabatan yang diluluskan pada tahun 2008, semua Akademi dan Pusat Latihan Wilayah telah dinaiktaraf bermula pada tahun 2009. Kini, semua institusi latihan kebombaan dikenali sebagai Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia. Ia merangkumi lima wilayah iaitu ABPM Wilayah Tengah, ABPM Wilayah Timur, ABPM Wilayah Utara, ABPM Wilayah Sabah dan ABPM Wilayah Sarawak.

2.2

FUNGSI JABATAN

Fungsi jabatan yang telah ditetapkan mengikut Seksyen 5 Akta Perkhidmatan Bomba 1988 ( Akta 341 ) termasuk:

a. Memadam, menentang, mencegah dan mengawal kebakaran.

b. Melindungi nyawa dan harta benda sekiranya berlaku kebakaran.

c. Menentukan adanya jalan keluar kebakaran, penyelenggaraannya dan pengawalseliaannya yang sempurna.

d. Apa-apa tugas lain yang dipertanggungjawabkan atau diarahkan oleh Menteri supaya melaksanakan.

e. Menentukan adanya jalan keluar yang mencukupi dari semua premis yang ditetapkan sekiranya berlaku kebakaran.

f. Menjalankan penyiasatan tentang sebab, punca dan hal keadaan kebakaran.

g Melaksanakan khidmat kemanusiaan, termasuk perlindungan nyawa dan harta semasa berlaku kebakaran


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.3 FUNGSI AKADEMI

Fungsi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia merangkumi perkara seperti berikut;

I. Memberikan khidmat latihan melalui kursus mandatori, kursus semasa/funtional dan kursus suntikan;

II. Memberikan khidmat latihan melalui kursus, bengkel dan seminar;

III. Mengeluarkan sijil-sijil kursus, bengkel dan seminar;

IV. Mengendalikan peperiksaan kursus yang mana berkaitan; dan

V. Memberi khidmat kursus keselamatan kebakaran kepada Jabatan Kerajaan, NGO dan Swasta.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.4 STRUKTUR ORGANISASI

2.4.1 Struktur Organisasi Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

2.4.1.1 Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia (JBPM) mempunyai 10 Bahagian sebagai program utama jabatan, 1 Unit dan 16 Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri-negeri. (Sila rujuk Carta 1).

2.4.1.2 JBPM diketuai oleh Ketua Pengarah dan dibantu oleh Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) dan Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) yang bertanggungjawab kepada Bahagian-bahagian:

a.

Pejabat Ketua Pengarah (secara langsung) - Bahagian Pengurusan Korporat - Bahagian Pengurusan - Unit Integriti

b. Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) - Bahagian Operasi Kebombaan dan Penyelamat - Bahagian Keselamatan Kebakaran - Bahagian Penyiasatan Kebakaran - Bahagian Udara

c. Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan)

- Bahagian Latihan - Bahagian Pembangunan - Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan - Bahagian Kejuruteraan Jentera

2.4.2 Struktur Organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia

2.4.2.1 Setiap akademi diketuai oleh komandan-komandan dan dibantu

oleh Ketua-ketua Pengajian, Cawangan dan Unit. (Sila rujuk Carta 2 hingga 6). Akademi-akademi adalah seperti berikut : a. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Tengah,

Kuala Kubu Bharu, Selangor b. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Timur,

Wakaf Tapai, Terengganu c. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Utara,

Tronoh, Perak. d. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sarawak e. Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sabah


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Carta 1 : Struktur Organisasi Jabatan Bomba & Penyelamat Malaysia

KETUA PENGARAH

TIM. KETUA PENGARAH

(PEMBANGUNAN)

PKP BHG. PENYIASATAN KEBAKARAN

PKP BHG. KESELAMATAN

KEBAKARAN

PKP BHG. OPERASI KEBOMBAAN DAN

PENYELAMAT

PKP BHG. PEMBANGUNAN

PKP BHG. PERANCANGAN DAN

PENYELIDIKAN

PKP BHG. UDARA

TIM. KETUA PENGARAH (OPERASI)

PKP BHG. LATIHAN

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT

MALAYSIA

KETUA UNIT INTEGRITI

JBPM NEGERI K.LUMPUR

PENGARAH BAHAGIAN

PENGURUSAN

PENGARAH BHG. KEJURUTERAAN

JENTERA

PKP BHG. PENGURUSAN

KORPORAT

KOMANDAN ABPM WILAYAH TIMUR

KOMANDAN ABPM WILAYAH UTARA

JBPM NEGERI KELANTAN

JBPM NEGERI TERENGGANU

JBPM NEGERI PERAK

JBPM NEGERI PAHANG

JBPM NEGERI SABAH

JBPM NEGERI KEDAH

JBPM NEGERI P. PINANG

JBPM NEGERI SELANGOR

JBPM NEGERI SARAWAK

JBPM NEGERI JOHOR

PENGARAH BOMBA NEGERI-NEGERI

KOMANDAN ABPM WILAYAH SABAH

KOMANDAN ABPM WILAYAH

SARAWAK

JBPM NEGERI N.SEMBILAN

JBPM NEGERI MELAKA

JBPM NEGERI PERLIS

JBPM NEGERI W.P. LABUAN

JBPM NEGERI W.P. PUTRAJAYA


TENGAH


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Carta 2 : Struktur Organisasi Akademi Bomba & Penyelamat Malaysia Wilayah Tengah, Kuala Kubu Bharu, Selangor

Carta 3 : Struktur Organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia, Wilayah Timur, Wakaf Tapai, Terengganu

KOMANDAN

PENGAJIAN PENGURUSAN KEBOMBAAN

PENGAJIAN PEMADAMAN KEBAKARAN

PENGAJIAN PENYELAMATAN

PENGAJIAN KESELAMATAN

KEBAKARAN

PENGAJIAN PENYIASATAN KEBAKARAN

CAWANGAN PENGURUSAN AM

UNIT HAL EHWAL PELATIH

UNIT PENGURUSAN ASRAMA

CAWANGAN PRAKTIKAL

KEBOMBAAN

CAWANGAN LOGISTIK

PEMBANTU TADBIR KESETIAUSAHAAN

KOMANDAN


PENGAJIAN PENGURUSAN KEBOMBAAN

PENGAJIAN PEMADAMAN KEBAKARAN

PENGAJIAN PENYELAMATAN


KEBAKARAN


CAWANGAN PENGURUSAN

UNIT HAL EHWAL

PELATIH

UNIT PENGURUSAN

ASRAMA

CAWANGAN PRAKTIKAL

KEBOMBAAN

CAWANGAN LOGISTIK

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

UNIT KEWANGAN

CAWANGAN BRASS BAND



16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Carta 4 : Struktur Organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Utara Tronoh, Perak

Carta 5 : Struktur Organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia,

Wilayah Sabah

Carta 6 : Struktur Organisasi Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia,

Wilayah Sarawak

KOMANDAN


CAWANGAN PENGURUSAN DAN

LOGISTIK

PENGAJIAN OPERASI KEBOMBAAN


KEBAKARAN


CAWANGAN PRAKTIKAL

KEBOMBAAN




KOMANDAN

PENGAJIAN OPERASI

KEBOMBAAN


KEBAKARAN


CAWANGAN PRAKTIKAL

KEBOMBAAN


LOGISTIK



KOMANDAN

PENGAJIAN OPERASI

KEBOMBAAN


KEBAKARAN


CAWANGAN PRAKTIKAL

KEBOMBAAN


LOGISTIK




16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


CARTA ORGANISASI INDUK MS ISO 9001 :2015 ABPM

PEGAWAI URUSETIA ABPM

TIMBALAN KETUA PENGARAH PEMBANGUNAN (WAKIL PENGURUSAN)

PENOLONG KETUA PENGARAH LATIHAN (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN)

ISO CHAMPION ABPM


TIMUR

PEGAWAI AUDIT DALAM ABPM

PEGAWAI PRO ABPM

PENGURUS RISIKO ABPM

PEGAWAI DOKUMEN ABPM


SABAH


TENGAH


UTARA


SARAWAK

PEGAWAI CONSULTANT ABPM


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


CARTA ORGANISASI MS ISO 9001 :2015 ABPM WILAYAH

*NOTA:

Ketua pengajian, Ketua Cawangan dan ketua Unit adalah tertakluk kepada ABPM Wilayah masing-masing.

PEGAWAI URUSETIA ABPM WILAYAH

TIMBALAN KETUA PENGARAH PEMBANGUNAN (WAKIL PENGURUSAN)

PENOLONG KETUA PENGARAH LATIHAN (TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN)

KOMANDAN ABPM WILAYAH (ISO CHAMPION)

KETUA PENGAJIAN PEMADAMAN

PEGAWAI AUDIT DALAM ABPM WILAYAH

PEGAWAI PRO

ABPM WILAYAH

PENGURUS RISIKO ABPM WILAYAH

PEGAWAI DOKUMEN

ABPM WILAYAH

KETUA PENGAJIAN PENGURUSAN

KETUA PENGAJIAN PENYELAMATAN

KETUA PENGAJIAN KESELAMATAN

KETUA PENGAJIAN PENYIASATAN

KETUA CAWANGAN PRAKTIKAL

KETUA CAWANGAN LOGISTIK

KETUA CAWANGAN PENTADBIRAN

KETUA CAWANGAN PACARAGAM

KETUA UNIT ASRAMA

KETUA UNIT HEP

KETUA UNIT ICT

KETUA UNIT STOR

KETUA UNIT KEWANGAN

PEGAWAI CONSULTANT

ABPM WILAYAH


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.5 PELANGGAN Pelanggan bagi ABPM ialah: 2.5.1 Kakitangan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

2.5.2 Jabatan Kerajaan

2.5.3 Sektor Swasta

2.5.4 Stakeholder

2.5.5 Badan-badan sukarela

2.5.6 Orang Awam / Masyarakat Awam

BAHAGIAN 3 – STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM KUALITI ABPM

3.1

SKOP PELAKSANAAN

Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia (ABPM) melaksanakan Sistem Kualiti bagi proses Pemberian Latihan Kebombaan berasaskan keperluan piawaian MS ISO 9001:2015. Perkhidmatan Latihan Kebombaan adalah berasaskan kepada fungsi utama organisasi ABPM iaitu latihan kebombaan kepada pegawai Bomba. Sistem Kualiti ini dilaksanakan di:

3.1.1

Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Tengah, Kuala Kubu Bharu, Selangor

3.1.2 Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia Wilayah Timur, Wakaf Tapai Terengganu

3.1.3 Akademi Bomba Dan Penyelamat Malaysia Wilayah Utara, Tronoh, Perak

3.1.4 Akademi Bomba Dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sabah

3.1.5 Akademi Bomba Dan Penyelamat Malaysia Wilayah Sarawak

3.2

VISI Sebuah Organisasi Latihan Kebombaan Berprestasi Tinggi.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.3

MISI

Memberikan perkhidmatan latihan kebombaan kepada Pegawai Bomba berdasarkan kepada pangkat dan jawatan yang disandang.

3.4 STRATEGI

3.4.1 Mewujudkan satu organisasi latihan kebombaan bertaraf dunia.

3.4.2 Mewujudkan tanda-aras (bench-marking) keunggulan melalui inovasi, kualiti dan MS ISO 9001:2015.

3.4.3 Mencapai keunggulan dan kecemerlangan kakitangannya melalui pelbagai kemahiran dan pengetahuan (multi-skills) menerusi penggunaan teknologi maklumat dan teknologi tinggi.

3.4.4 Membentuk budaya korporat yang lebih berdinamik, telus, unggul, cemerlang, profesional dan penerapan nilai-nilai murni.

3.4.5 Mendapatkan pengiktirafan terhadap bakat/kemahiran dan melakukan “pelaburan” untuk kakitangan melalui pembangunan insan dan latihan yang berterusan.

3.5 DASAR KUALITI

3.5.1 ABPM komited untuk memberikan latihan kebombaan secara menyeluruh dan berkesan melalui latihan yang berterusan dan terancang bagi mencapai kepuasan serta keyakinan pelanggan.

3.5.2 ABPM komited untuk menentukan aspek pengurusan dalam mematuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti dan peningkatan sistem pengurusan kualiti secara berterusan.

3.5.3 ABPM komited dalam menyediakan tatakerja asas bagi mewujud dan menyemak semula objektif kualiti.

3.5.4 ABPM komited dalam menentukan dasar kualiti disebarkan dan difahami oleh keseluruhan anggota organisasi dan dikaji semula bagi memastikan kesesuaiannya berterusan.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.6 OBJEKTIF KUALITI 3.6.1 PELAKSANAAN KURSUS

3.6.1.1 Tenaga Pengajar/Jurulatih yang dinilai hendaklah memperolehi

pencapaian nilaian purata sekurang-kurangnya 70%.

3.6.2 PENSIJILAN 3.6.2.1 Peserta kursus yang hadir sekurang-kurangnya 80% sesi layak

menerima sijil kursus.

3.6.3 PELAKSANAAN PEPERIKSAAN 3.6.3.1 Peperiksaan yang dilaksanakan bagi mana-mana kursus berkaitan

markah lulus peperiksaan adalah 60%.

3.6.4 SOAL SELIDIK PELANGGAN

3.6.4.1 Tindakan akan diambil terhadap analisa soal selidik yang memperolehi wajaran kurang dari 60%.

3.6.5 PENGENDALIAN ADUAN PELANGGAN

3.6.5.1 Tempoh masa bagi mengambil tindakan ke atas aduan tidak lebih dari 24 jam.

Laporan objektif kualiti di atas hendaklah dihantar setiap bulan oleh Pegawai PRO setiap akademi kepada pegawai PRO induk menggunakan borang seperti di lampiran 1. Analisa laporan objektif kualiti hendaklah dianalisa setiap 6 bulan sekali oleh pegawai PRO induk


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.7 PENERANGAN MENGENAI SISTEM KUALITI.

3.7.1 ABPM menjalankan perkhidmatan latihan kebombaan melalui aktiviti dengan keterangan seperti berikut;

Bil. Proses Utama Prosedur

1. Perkhidmatan Latihan Kebombaan

i. Pelaksanaan Kursus ii. Persijilan iii.Pelaksanaan Peperiksaan

3.7.2 ABPM telah menetapkan sasaran iaitu ‘Sebuah Organisasi Latihan

Kebombaan Berprestasi Tinggi’. Seiring dengan Perkhidmatan Latihan Kebombaan, ABPM telah mengenalpasti proses-proses sistem pengurusan tertentu yang melibatkan ‘Value Chain ABPM’; iaitu:

3.7.2.1 Mewujudkan kaedah pengukuran bagi mengukur tahap pencapaian perkhidmatan.

3.7.2.2 Menentukan adanya proses tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan penambahbaikan bagi memperbaiki kelemahan yang wujud dalam organisasi ABPM.

3.7.2.3 Melaksanakan proses kajian semula pengurusan bagi memantau dan menyemak perjalanan sistem pengurusan kualiti organisasi ABPM.

3.8 LATIHAN KEBOMBAAN Penganjuran kursus dilaksanakan oleh penyelaras kursus yang dilantik bagi menyedia dan menguruskan segala urusan kursus seperti jadual kursus, penyediaan borang-borang, persediaan makan dan minum, penginapan, penceramah dan lain-lain yang berkaitan dengan latihan. Peserta-peserta kursus yang ditawarkan berkursus, dicalonkan oleh negeri-negeri mengikut keperluan tugas dan jawatan yang disandang. Perjalanan kursus juga melibatkan pelbagai kemudahan seperti simulator, peralatan kebombaan, jentera bomba di samping kemahiran serta pengetahuan jurulatih .


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 4 –KONTEKS DALAM ORGANISASI (CONTEXT OF THE ORGANIZATION) 4.1 Memahami Konteks Dalam Organisasi

Pihak ABPM telah mengenalpasti isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan bagi memastikan perancangan dan hala tuju ABPM selaras dengan kehendak dan keperluan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Sehubungan dengan itu pihak pengurusan ABPM telah membangunkan satu polisi ‘Pelan Pengurusan Risiko’ yang memenuhi klausa 4.1, 4.2 dan 4.3 dalam Keperluan Standard MS ISO 9001:2015

4.2 Pemahaman Keperluan Dan Penghargaan Terhadap Pihak Berkepentingan ABPM mengenalpasti dan melaksanakan perkhidmatan latihan yang bersesuaian dan memenuhi kehendak pelanggan terutamanya pihak berkepentingan memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti. Penyediaan perkhidmatan latihan ini akan ditambahbaik secara berterusan bersesuaian dengan kehendak pelanggan.

4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti

ABPM melaksanakan Sistem Kualiti bagi proses Pemberian Latihan Kebombaan berasaskan keperluan piawaian MS ISO 9001:2015. Pemberian Latihan Kebombaan adalah berasaskan kepada fungsi utama organisasi Akademi iaitu latihan kebombaan kepada kakitangan jabatan. Sistem Kualiti ini dilaksanakan di semua ABPM yang mana ianya merujuk kepada Para 3.1.

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan Hubungan Proses

Pengurusan Kualiti di ABPM diwujud, didokumen, dilaksana dan diselenggarakan dengan cara sistematik, ianya juga memberi tumpuan kepada peningkatan secara berterusan terhadap keberkesanan Akademi. Ini adalah selaras dengan kehendak ISO 9001:2015.

a. Mengenalpasti proses melalui keperluan sistem pengurusan kualiti dan juga teras perkhidmatan Akademi. Lihat Rajah 1 : Value Chain Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia.

b. Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses ini menerusi Rajah 1 dan 2.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


c. Menentukan kriteria dan kaedah ke atas operasi serta kawalan proses bagi memastikan proses-proses yang berkesan.

d. Memastikan sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan sebagai sokongan kepada operasi serta pemantauan proses-proses.

e. Memantau dan menilai proses-proses.

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses ini.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Rajah 1 : Value Chain Akademi Bomba Dan Penyelamat Malaysia

Kehendak

Pelanggan

Kepelbagaian

Risiko

Prosedur Iso

Teguran

Audit

Visi Dan

Misi Jabatan

Kemudahan

Latihan

Sumber:

-Manusia

-Kewangan

-Modul

-Modul

ABPM/PK/01

ABPM/PS/01

ABPM/PS/09

ABPM/PS/01

ABPM/PS/05

ABPM/PS/12

ABPM/PS/13

ABPM/PS/16

ABPM/PS/02

ABPM/PS/03

ABPM/PS/04

ABPM/PS/06

ABPM/PS/08 ABPM/PS/10

ABPM/PS/11

ABPM/PK/01

ABPM/PK/02

ABPM/PK/03

ABPM/PS/07

ABPM/PS/01

ABPM/PS/07

ABPM/PS/14

ABPM/PS/15

Sebuah

Organisasi

Latihan

Kebombaan

Berprestasi

Tinggi

Penilaian

Perkhidmatan

Latihan

Kebombaan

Perkhidmatan

Pencegahan

Perancangan

Akademi

Pengurusan

Dan

Pembangunan

Sumber


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Rajah 2 : Carta Turutan Dan Hubung Kait Antara Proses Di Akademi Bomba Dan Penyelamat Malaysia

Komitmen

Perancangan SPK

Dokumentasi SPK

Kajian Semula

Pengurusan

Pengurusan

Sumber

Manusia

Penyediaan &

Penyelenggaraan

Sumber

Tindakan

Pembetulan

&

Pencegahan

Analisa

Data

Kawalan

Ketidaka

kuran

Aduan &

Kepuasan

Penetapan Proses

Kenalpasti

Risiko

Pengurusan

Risiko

Pengawalan

Risiko

Stake Holder

Komuniti

Peserta Kursus

Pelatih

Kenalpasti Isu

Kenalpasti

Risiko

Cadangan

Tindakan

Audit

Kualiti

Dalaman

Perkhidmatan Keperluan

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN KE ATAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Perolehan

Bekalan &

Perkhidmatan

Permohonan

Bekalan &

Perkhidmata

n

Pengesah

an

Bekalan

&

Perkhidm

atan

Risiko Dalaman

Dan Luaran

P

E

L

A

N

G

G

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

PENGURUSAN SUMBER

PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PENGHASILAN PERKHIDMATAN


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 5 – KEPIMPINAN (LEADERSHIP) 5.1 Kepimpinan dan Komitmen.

5.1.1 Umum

Pihak Pengurusan hendaklah komited kepada pembangunan dan pelaksanaan perkhidmatan latihan kebombaan serta sentiasa berusaha menambahbaik perkhidmatan tersebut. Pihak Pengurusan JBPM akan;

a. Menyalur dan menyebarkan kepentingan kepatuhan keperluan pelanggan selaras dengan peruntukan undang-undang dan peraturan Akademi.

b. Menerbitkan dan melaksanakan Dasar Kualiti. c. Penyediaan sumber-sumber yang mencukupi secara optima. d. Melaksana dan memastikan semua Objektif Kualiti Akademi dicapai. e. Mempengerusikan mesyuarat pengurusan jabatan bagi tujuan kajian

semula pengurusan. DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan 5.1.2 Berfokuskan Pelanggan

Pihak Pengurusan bertanggungjawab mengenalpasti dan memastikan kehendak-kehendak pelanggan dipenuhi secara optima serta mempertingkatkan tahap kepuasan pelanggan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan

5.2 Polisi

5.2.1 Membangunkan Polisi Kualiti

Pihak Pengurusan perlu memastikan Dasar Kualiti ABPM disebar dan difahami oleh anggota serta dikaji dari semasa ke semasa bagi memastikan kesesuaiannya seperti yang dinyatakan di para 3.5 adalah berkaitan.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5.2.2 Objektif Kualiti

Memastikan Objektif Kualiti di ABPM seperti dinyatakan di para 3.6 sentiasa akan dibuat pemantauan untuk tujuan penambahbaikan. Kaedah-kaedah pengumpulan dan pengukuran data dan seperti di Prosedur ABPM/PS/06 – Data dan Analisis.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus ABPM/PK/02 - Pensijilan ABPM/PK/03 - Pelaksanaan Peperiksaan ABPM/PS/03 - Pengurusan Penginapan Asrama ABPM/PS/06 - Data dan Analisis ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan

Pihak Pengurusan perlu juga memastikan memastikan:

a. Program sistem perancangan kualiti yang dilaksanakan memenuhi

segala kehendak pelanggan sepertimana Objektif Kualiti. b. Keutuhan sistem pengurusan kualiti tidak akan berubah walaupun

berlakunya perubahan dalam pengurusan jabatan sama ada yang dirancang atau yang telah dilaksanakan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/10 - Kawalan Dokumen

5.3 Tanggungjawab, Kuasa dan Peranan Organisasi

5.3.1 Pihak Pengurusan bertanggungjawab memutuskan semua tanggungjawab, kuasa-kuasa diperjelaskan serta dihebahkan melalui Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan Carta Organisasi kepada semua peringkat kakitangan Jabatan.

5.3.2 Pihak Pengurusan juga memastikan tugas dan tanggungjawab seperti berikut dilaksanakan:

i. Mewujud, melaksana dan menyenggarakan sistem kualiti;

ii. Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai keberkesanan sistem kualiti;

iii. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara berhubung dengan sistem kualiti;

iv. Memastikan aktiviti/ program yang meningkatkan kesedaran akademi mengenai kepentingan pelanggan dilaksanakan.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Bagi membantu pelaksanaan tugas dan tanggungjawab di atas, Pihak

Pengurusan melantik;

i. Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) sebagai Wakil Pengurusan di mana tanggungjawab yang utama adalah seperti berikut;

a. Menyelia dan memastikan pelaksanaan MS ISO 9001:2015 dilaksanakan di Akademi.

ii. Komandan-komandan Akademi sebagai Timbalan Wakil Pengurusan di mana tanggungjawab yang utama adalah seperti berikut;

a. Bertanggungjawab melaksana dan menyelenggara semua pengurusan kualiti ABPM, dan melaporkan semua bentuk pencapaian dan keberkesanan sistem kualiti kepada CEO dan Wakil Pengurusan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.4 Komunikasi Dalaman

Pihak Pengurusan perlu memastikan proses komunikasi yang bersesuaian ditentukan dan ditetapkan bagi keberkesanan dalam pengurusan sistem kualiti melalui kaedah surat, fax, memo, sistem mobil, e-mail dan laman tempatan Jabatan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

a. Penambahbaikan keberkesanan proses dan sistem pengurusan kualiti. b. Penambahbaikan kehendak-kehendak pelanggan di atas perkhidmatan

yang berkaitan. c. Keperluan sumber.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan ABPM/PS/06 - Data Dan Analisis ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan ABPM/PS/14 - Audit Kualiti Dalaman


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 6 – PLANNING – PERANCANGAN 6.1 Tindakan Mengenalpasti Risiko dan Peluang

Dalam merancang Sistem Pengurusan Kualiti pihak akademi telah membangunkan

satu Pelan Pengurusan Risiko yang menjelaskan semua isu dalaman dan luaran yang merujuk kepada klausa 4.1 dan 4.2 dalam Keperluan Standard MS ISO 9001:2015 yang akan digunapakai di seluruh Akademi.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PR/01 - Pelan Pengurusan Risiko

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Merealisasikannya

Penetapan kepada Objektif Kualiti telah diwujudkan oleh pihak pengurusan tertinggi seperti yang dinyatakan dalam para 3.6 dalam manual ini. Objektif Kualiti ini telah didokumen, dilaksanan dan diselenggarakan secara sistematik dalam aspek penyimpanan, pelaksanaan, pengumpulan dan di analisa secara konsistem serta dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/01 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

ABPM/PS/06 Analisa Data ABPM/PS/10 Kawalan Dokumen ABPM/PS/14 Audit Kualiti Dalaman

6.3 Pengurusan Perubahan

Akademi juga telah membangunkan satu polisi berkaitan Pelan Pengurusan Perubahan yang akan mengandungi perkara perkara berikut :-

- Tujuan pengurusan perubahan dan potensi berkaitan - Integriti dalam Sistem Pengurusan Kualiti - Sumber Sumber yang bersesuaian - Penyusunan dan penetapan semula kuasa dan tanggungjawab.

Setiap akademi juga perlu mewujudkan satu Jawatankuasa Pengurusan Perubahan yang akan bertanggungjawab mengawal dan menyelia semua proses berkaitan dan perubahan perubahan semasa.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PR/02

Pelan Pengurusan Perubahan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 7 – SOKONGAN 7.1 Pengurusan Sumber

7.1.1 Am

Akademi melalui Ibu Pejabat mengenalpasti sumber-sumber (keperluan dan kemudahan latihan) seperti jurulatih, jentera, peralatan, kemudahan penginapan, simulator dan keperluan sukan yang diperlukan bagi:

a. Memberi latihan kebombaan yang menyakinkan kepada pelanggan. b. Menentukan sistem pengurusan kualiti akademi dilaksanakan dan

diselenggara bagi memperolehi keberkesanan yang berterusan. c. Memenuhi keperluan pelanggan yang ditetapkan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/09 - Penyediaan Anggaran

Belanjawan

7.1.2 Perancangan Sumber Manusia

Akademi menyediakan kakitangan yang kompeten melalui proses pendidikan, latihan, kemahiran dan berpengalaman dalam memastikan latihan kebombaan dan penyelamatan kepada pelanggan berada di tahap yang berkualiti.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/09 - Penyediaan Anggaran Belanjawan

ABPM/PS/04 - Latihan Pengukuhan Jurulatih

7.1.3

Infrastruktur

Akademi mengenalpasti, mengadakan dan menyelenggara hal-hal infrastruktur yang menyumbang kepada syarat-syarat kepatuhan produk seperti:

a. Bangunan, kawasan kerja dan lain-lain kemudahan seperti asrama penginapan, bilik kuliah, auditorium, padang kawat, perpustakaan, makmal dan sebagainya.

b. Peralatan-peralatan yang digunakan dalam perlaksanaan proses-proses bagi aktiviti-aktiviti yang disebut dalam prosedur seperti simulator, scuba dan sebagainya.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


c. Perkhidmatan sokongan seperti kenderaan dan peralatan komunikasi.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/02 - Pengurusan Logistik ABPM/PS/03 - Pengurusan Asrama Penginapan ABPM/PS/05 - Pengendalian, Penyelenggaraan

Dan Pembaikan Simulator ABPM/PS/11 - Pembaikan Kenderaan Bomba /

Peralatan Kebombaan Bermotor ABPM/PS/12 - Penyelenggaraan Peralatan

Kebombaan Tidak Bermotor 7.1.4

Persekitaran Kerja

Akademi akan menentukan dan menguruskan persekitaran kerja bagi menjamin kualiti perkhidmatan berada di dalam tahap yang memuaskan seperti penyelenggaraan peralatan dan bangunan serta kemudahan asas seperti kuarters, surau, sistem perhubungan, kenderaan, riadah dan sebagainya.


7.1.5 Pemantauan Dan Pengukuran Sumber

7.1.5.1

Am :-

7.1.5.2 Kebolehkesanan Pengukuran Semua peralatan/kaedah yang digunakan untuk kerja-kerja

pembaikan kenderaan dan peralatan serta peralatan-peralatan yang digunakan dalam operasi penyelamatan milik Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia hendaklah dibuat tentukuran berdasarkan kriteria-kriteria berikut:-

a. Tentukuran mengikut piawaian antarabangsa.

b. Tentukuran mengikut buku manual atau perisian (Software) peralatan itu sendiri.

Tentukuran hendaklah dijalankan mengikut jadual-jadual yang telah ditetapkan sebagai contoh, 6 bulan sekali atau setahun sekali. Kerja-kerja tentukuran adalah dijalankan oleh :-

a. Badan yang diiktiraf oleh kerajaan. (SIRIM)

b. Syarikat pembuat itu sendiri.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Peralatan yang telah dibuat tentukuran hendaklah diberi status

baik dan dikawal supaya selamat dari perkara-perkara yang boleh menyebabkan pengukuran tidak tepat. Peralatan hendaklah disimpan di tempat yang selamat sebelum diserahkan untuk digunakan dan semasa digunakan. Sekiranya peralatan tersebut sudah tidak boleh dibuat tentukuran ianya hendaklah diasingkan untuk tujuan pelupusan. Semua data-data dan rekod berkaitan peralatan yang dibuat tentukuran hendaklah direkodkan dan disimpan dengan baik.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/15 - Pengendalian Tentukuran Peralatan

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

ABPM memastikan keperluan pengetahuan latihan kepada kakitangan dalam organisasi dapat dilaksanakan seperti berikut:-

7.1.6.1 Perlaksanaan Program

a. Penerimaan ilmu pengetahuan dan kemahiran merujuk kepada:

- Pegawai akan dipilih dan dihantar atau menjalani latihan atau kursus atau bengkel atau apa-apa aktiviti yang berkaitan kebombaan sama ada di dalam atau luar negara melalui agensi di dalam atau di luar negara.

- Menempatkan pegawai yang mempunyai ilmu pengetahuan atau kepakaran didalam sesuatu bidang di akademi sebagai pegawai latihan.

b. Perkongsian ilmu pengetahuan kepada semua jurulatih di akademi melalui:

- Pegawai yang telah menjalani kursus dikehendaki mengeluarkan laporan atau membuat modul atau buku atau penulisan ilmiah (jika berkaitan) untuk dijadikan sumber rujukan atau dikembangkan kepada pegawai lain. (rujukan contoh kerangka modul seperti mana lampiran 2)

- Pelaksanaan kursus, latihan, kelas pengembangan ilmu bagi menyebarkan ilmu pengetahuan atau kemahiran yang diperolehi.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


c. Penyimpanan ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh jurulatih di buat melalui:

- Penulisan ilmiah yang telah dibuat perlu direkodkan dan disimpan di perpustakaan atau ruangan membaca sebagai sumber rujukan.

- Pegawai yang telah dikenalpasti ditempatkan di akademi sebagai pegawai latihan

- Pegawai yang dikenalpasti akan disenaraikan sebagai penceramah jemputan oleh pihak akademi.

- Pasukan pelapis dibentuk bagi mengekalkan kesinambungan ilmu pengetahuan dan kemahiran berkaitan.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/04 ABPM/PR/03

- Latihan Pengukuhan Jurulatih - Pengetahuan Organisasi

7.2 Kepakaran, Kesedaran dan Latihan Anggota

Akademi :-

a. Mengenalpasti tahap kepakaran bagi setiap anggota di pelbagai peringkat. b. Mengadakan latihan dan kursus serta tindakan yang bersesuaian untuk

keperluan anggota yang tidak mencapai tahap kepakaran. c. Menilai keberkesanan latihan dan tindakan yang telah diambil. d. Memastikan anggota sedar akan kepentingan dan kesesuaian peranan

mereka dalam mencapai objektif jabatan. e. Mengemaskini dan mengekalkan rekod yang berkaitan dengan pendidikan,

latihan, kemahiran dan pengalaman.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/04

- Latihan Pengukuhan Jurulatih

7.3 Kesedaran

ABPM memastikan semua kakitangan di bawah kawalan ABPM sedar berkaitan:

a. Dasar kualiti (Rujuk para 3.5) b. Objektif Kualiti (Rujuk para 3.6)

7.4 Komunikasi

ABPM memastikan proses komunikasi yang bersesuaian ditentukan dan ditetapkan bagi keberkesanan dalam pengurusan sistem kualiti melalui kaedah berikut:


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7.4.1 Komunikasi Dalaman Proses Komunikasi dilaksanakan melalui surat, faks, memo, sistem talian

mudah alih, e-mail, dan laman sesawang jabatan.

7.4.2 Komunikasi Dengan Pelanggan ABPM mengenalpasti dan melaksana urusan yang berkesan untuk

berkomunikasi dengan pelanggan, melalui; a. Maklumat perkhidmatan yang diberi. b. Pertanyaan, Piagam Pelanggan serta pindaan atau perubahan

daripada perkhidmatan. c. Maklum balas dan aduan daripada pelanggan. Kaedah perhubungan pelanggan dilakukan melalui forum, seminar, taklimat program kesedaran, media massa dan kempen serta perkhidmatan kaunter.

7.5 Documented Information

7.5.1 Am

Dokumen sistem pengurusan kualiti Akademi mengandungi:

a. Penyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti. b. Manual Kualiti. c. Prosedur-prosedur yang perlu didokumenkan mengikut MS ISO

9001:2015 d. Dokumen-dokumen yang diperlukan bagi memastikan

perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses dijalankan dengan berkesan.

e. Rekod-rekod yang diperlukan oleh MS ISO 9001:2015

7.5.2 Kawalan Dokumen

Di Akademi jenis-jenis dokumen dan tujuan dokumen adalah seperti di bawah:

i. PROSEDUR KUALITI DAN PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN DAN SOKONGAN

Dokumen ini menggariskan tujuan dan turutan langkah-langkah proses kerja bagi melaksanakan semua aktiviti. Prosedur juga menerangkan mengenai aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ii. DOKUMEN SOKONGAN DALAMAN Dokumen Sokongan Dalaman adalah arahan JBPM yang

digunapakai sebagai rujukan untuk Documented Information contohnya seperti:

- Arahan Pentadbiran Operasi - Perintah Tetap Pentadbiran - Peraturan Tetap Operasi - Pekeliling Jabatan - Perintah Tetap Jabatan - Garispanduan Jabatan

iii. DOKUMEN SOKONGAN LUARAN Dokumen Sokongan Luaran adalah dokumen yang diterima dari

jabatan kerajaan atau agensi luar dan lain-lain dokumen sebagai rujukan untuk Documented Information oleh JBPM/ABPM.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/10 - Kawalan Dokumen

Struktur dokumen ini digambarkan di rajah berikut :

Rajah 3 : Hirarki Dokumentasi

PROSEDUR KUALITI &PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN DAN

SOKONGAN (PERINGKAT II)

DOKUMEN SOKONGAN DALAMAN DAN LUARAN

(PERINGKAT III)


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BAHAGIAN 8 – OPERASI ABPM merancang dan membangunkan aktiviti-aktiviti latihan kebombaan yang merangkumi aktiviti latihan pencegahan, pemadaman, penyelamatan, penguatkuasaan undang-undang yang berkaitan dan khidmat kemanusiaan bagi merealisasikan kepuasan pelanggan. 8.1 PERANCANGAN AKTIVITI LATIHAN KEBOMBAAN MERANGKUMI:

a. Penetapan Objektif Kualiti serta keperluan latihan. b. Pembangunan proses-proses, dokumen berkaitan serta peruntukan sumber

yang cukup. c. Prosedur aktiviti pemantauan, penilaian serta pemeriksaan bagi

memastikan keperluan latihan diadakan. d. Penyelenggaraan rekod pemberian latihan yang mencerminkan pencapaian

mutu perkhidmatan telah di kenalpasti dalam prosedur yang telah ditetapkan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus ABPM/PK/02 - Pensijilan ABPM/PK/03 - Pelaksanaan Peperiksaan ABPM/PS/04 - Latihan Pengukuhan Jurulatih

8.2 PERHUBUNGAN PELANGGAN

8.2.1 Mengenalpasti keperluan pelanggan terhadap latihan / kursus

ABPM mengenalpasti kehendak pelanggan terhadap latihan melalui kehadiran kursus, aduan, perbincangan serta kaedah-kaedah yang dikenalpasti. Kehendak pelanggan dikenalpasti dengan jelas supaya pemberian perkhidmatan dapat dilakukan dengan berkesan. Kehendak pelanggan merangkumi :

a. Dinyatakan oleh pelanggan b. Dinyatakan dalam Akta 341 c. Peraturan-peraturan lain yang ditetapkan oleh JBPM

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus ABPM/PS/04 - Latihan Pengukuhan Jurulatih ABPM/PS/16 - Penyediaan Makan Minum


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


8.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan Kepada Pelanggan

ABPM sentiasa memastikan kepuasan ke atas pelanggan dalam mengkaji semula serta memberi atau menerima maklumbalas dari pelanggan.

a. Semua kehendak perkhidmatan yang diberi hendaklah dikenalpastikan.

b. Jika terdapat sebarang kekurangan pada perkhidmatan atau tidak memenuhi kehendak pelanggan yang ditetapkan, segera diatasi.

c. ABPM berkemampuan untuk memenuhi kehendak-kehendak pelanggan.

Hasil daripada kajian semula dan tindakan yang telah diambil hendaklah direkod dan diselenggarakan. ABPM menentukan, jika terdapat perubahan pada proses berkaitan dengan pelanggan, maka ianya akan dikemaskinikan dan disebarkan kepada semua kakitangan serta pelanggan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus ABPM/PK/02 - Pensijilan ABPM/PK/03 - Pelaksanaan Peperiksaan ABPM/PS/04 - Latihan Pengukuhan Jurulatih ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan

8.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

ABPM mengenalpasti dan melaksana urusan yang berkesan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, melalui;

a. Maklumat perkhidmatan yang diberi.

b. Pertanyaan, Piagam Pelanggan serta pindaan atau perubahan daripada perkhidmatan.

c. Maklum balas dan aduan daripada pelanggan.

Kaedah perhubungan pelanggan dilakukan melalui forum, seminar, taklimat program kesedaran, media massa dan kempen serta perkhidmatan kaunter.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


8.3

REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES Seksyen ini tidak digunapakai di dalam sistem pengurusan kualiti ABPM yang berkaitan dengan penyediaan modul-modul kursus. Keterangan yang menjelaskan seksyen ini tidak digunapakai adalah seperti berikut; a. TERAS KEEMPAT (Pemantapan Akademi) DLSM # 6, Akademi Bomba dan

Penyelamat Malaysia dan Pusat-pusat Latihan Wilayah adalah agen pelaksana yang utama kepada DLSM yang bertanggungjawab mengadakan latihan atau kursus kepada pegawai-pegawai bomba.

b. TERAS PERTAMA DLSM # 1 suatu panel yang dinamakan Penubuhan Panel

Pembangunan Sumber Manusia Jabatan (PPSMJ) hendaklah ditubuhkan di peringkat Jabatan, yang merupakan badan tertinggi, bertanggungjawab merancang dan memikirkan sistem latihan yang diperlukan oleh setiap personel Jabatan.

8.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan Proses. Sub Seksyen ini tidak digunapakai oleh sistem pengurusan kualiti ABPM

kerana tiada aktiviti ini dijalankan seperti perkara di atas.

8.3.2 Input Kepada Aktiviti Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan.

Sub Seksyen ini tidak digunapakai oleh sistem pengurusan kualiti ABPM kerana tiada aktiviti ini dijalankan seperti perkara di atas.

8.3.3 Output Kepada Aktiviti Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan.


8.3.4 Semakan Ke atas Aktiviti Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan.


8.3.5 Verifikasi Ke atas Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan.


8.3.6 Validasi Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan. Sub Seksyen ini tidak digunapakai oleh sistem pengurusan kualiti ABPM

kerana tiada aktiviti ini dijalankan seperti perkara di atas.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


8.3.7 Kawalan Ke atas Pindaan Merekabentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan.


8.4 PEROLEHAN ASET DAN PERKHIDMATAN

8.4.1 Proses Perolehan

a. ABPM memastikan setiap pembelian/perkhidmatan memenuhi & menepati spesifikasi Jabatan.

b. Jabatan perlu mematuhi kehendak dan peraturan yang telah ditetapkan berdasarkan :-

i. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan ii.

Prosedur Perolehan Bekalan Perkhidmatan & Kerja Arahan Perbendaharaan – Perkara 166-300

c. Setiap perolehan bekalan mestilah menepati justifikasi piawaian semasa.

d. Perolehan sebutharga dilaksanakan di Akademi dan perolehan tender dilaksanakan di peringkat Ibu Pejabat.

e. Setiap perolehan perkhidmatan hendaklah menepati justifikasi daripada pembekal yang berdaftar.


8.5 PEMBERIAN PERKHIDMATAN KEBOMBAAN

8.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

ABPM merancang ke atas pemberian perkhidmatan supaya sentiasa di dalam keadaan terkawal. Pengawalan merangkumi:

a. Penyediaan maklumat berkenaan ciri-ciri perkhidmatan. b. Kewujudan Arahan Kerja, Garis Panduan, Prosedur yang betul. c. Menyediakan peralatan yang cukup dalam organisasi ABPM supaya

dapat digunakan pada bila-bila masa. d. Penggunaan peralatan pengukuran yang sesuai. e. Pelaksanaan proses penilaian, pemantauan serta pemeriksaan. f. Pelaksanaan pemberian terus perkhidmatan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


8.5.2 Validasi Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan.

Seksyen ini tidak diguna pakai oleh sistem pengurusan kualiti ABPM kerana semua urusan pemantauan ke atas peserta kursus yang telah hadir di semua lokasi ABPM hanya akan dipantau dan dinilai di peringkat negeri dan balai sahaja.

8.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Pengenalan bagi kesesuaian penggunaan sesuatu peralatan akan ditandakan/dilabelkan dengan sesuatu simbol atau tulisan. Bagi perkhidmatan pula, jenis perkhidmatan dikenalpasti melalui sistem koding pada fail dan rekod-rekod yang berkaitan dengannya akan disimpan dan diselenggara. Manakala bagi pengenalan kepada kursus-kursus yang dilaksanakan, sistem nombor siri kursus dan fail khas kursus akan disediakan.


8.5.4

Pemuliharaan

ABPM menentukan adanya proses-proses penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mematuhi keperluan identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan kawalan yang ditetapkan. Prosedur-prosedur yang mematuhi keperluan pemuliharaan dari sudut identifikasi, pengendalian, penyimpanan dan kawalan adalah seperti di bawah:

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PK/01 - Pelaksanaan Kursus ABPM/PK/02 - Pensijilan ABPM/PK/03 - Pelaksanaan Peperiksaan

8.6 KAWALAN KE ATAS PERALATAN/KAEDAH PENILAIAN

Semua peralatan/kaedah yang digunakan untuk kerja-kerja pembaikan kenderaan dan peralatan serta peralatan-peralatan yang digunakan dalam operasi penyelamatan milik Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia hendaklah dibuat tentukuran berdasarkan kriteria-kriteria berikut:-

a. Tentukuran mengikut piawaian antarabangsa.

b. Tentukuran mengikut buku manual atau perisian (Software) peralatan itu sendiri.


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Tentukuran hendaklah dijalankan mengikut jadual-jadual yang telah ditetapkan

sebagai contoh, 6 bulan sekali atau setahun sekali. Kerja-kerja tentukuran adalah dijalankan oleh :-

a. Badan yang diiktiraf oleh kerajaan. (SIRIM)

b. Syarikat pembuat itu sendiri.

Peralatan yang telah dibuat tentukuran hendaklah diberi status baik dan dikawal supaya selamat dari perkara-perkara yang boleh menyebabkan pengukuran tidak tepat. Peralatan hendaklah disimpan di tempat yang selamat sebelum diserahkan untuk digunakan dan semasa digunakan. Sekiranya peralatan tersebut sudah tidak boleh dibuat tentukuran ianya hendaklah diasingkan untuk tujuan pelupusan. Semua data-data dan rekod berkaitan peralatan yang dibuat tentukuran hendaklah direkodkan dan disimpan dengan baik.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/15 - Pengendalian Tentukuran Peralatan

BAHAGIAN 9 – PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran Analisis dan Penilaian

9.1.1 Am

APBM merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran analisis dan

penilaian yang diperlukan untuk;

a. Memastikan penilaian prestasi keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Mendokumentasikan maklumat sebagai pembuktian keputusan penilaian.

Ini termasuk penentuan kaedah yang sesuai seperti teknik statistik serta penggunaannya.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

ABPM/PS/06 - Data Dan Analisis ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan,

Dan Penambahbaikan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9.1.2 Kepuasan Pelanggan

Bagi mengukur kepuasan pelanggan, Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia mendapat maklumbalas dari pelanggan yang dibuat melalui media cetak dan elektronik, lisan dan peti aduan pelanggan dan akan diambil tindakan dengan segera.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/08 - Pengendalian Aduan Pelanggan

9.1.3 Analisis dan Penilaian ABPM menganalisis dan menilai setiap perangkaan untuk menentukan

kesesuaian dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai penambahbaikan yang berterusan serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti yang diadakan. Ini termasuklah hasil daripada pemantauan dan pengukuran sumber yang berkaitan. Analisis data diperolehi dari maklumat seperti:-

a. Aduan pelanggan b. Laporan Penilaian Penceramah, Kursus, Laporan Penilaian Penginapan

Asrama, Laporan Prestasi Pembekal c. Media cetak / elektronik d. Maklumbalas pelanggan e. Soal selidik f. Laporan audit dalaman

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PK/06 - Data Dan Analisis

ABPM/PS/07 - Soal Selidik Pelanggan ABPM/PS/14 - Audit Kualiti Dalaman

9.2 Audit Dalaman

9.2.1 Untuk memastikan sistem pengurusan berkualiti akademi menjalankan audit kualiti dalaman secara berkala untuk memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti:-

a. Mematuhi jadual yang ditetapkan kepada kehendak MS ISO 9001:2015 dan sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan oleh Akademi.

b. Mematuhi garis panduan pengauditan yang telah ditetapkan oleh jabatan.

c. Adalah dilaksanakan secara berkesan dan dikekalkan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9.2.2 Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan proses dan bidang yang diaudit sebagaimana audit yang terdahulu. Kriteria, bidang, kekerapan dan kaedah audit dijelaskan. Pemilihan juru audit dan pelaksanaan audit adalah bersesuaian dengan objektif dan kesaksamaan proses audit. Juru audit tidak boleh mengaudit kerjanya sendiri.

Tanggungjawab dan keperluan merancang, melaksanakan audit, membuat laporan dan mengemaskini rekod hendaklah dilihat dalam bentuk dokumen.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab bagi tempat yang diaudit hendaklah memastikan tindakan yang diambil berdasarkan tempoh yang ditetapkan oleh auditor, serta menghapuskan ketidakpatuhan dan penyebab yang ditemui. Tindakan seterusnya termasuk pengesahan tindakan yang telah diambil dan melaporkan pengesahan laporan audit.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/14 - Audit Kualiti Dalaman

9.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

ABPM menggunakan kaedah semakan untuk pengawasan dan proses sistem pengurusan kualiti. Kaedah ini menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai tindakan pembetulan yang bersesuaian diambil untuk menentukan kepatuhan perkhidmatan.

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/06 - Data dan Analisis ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan,

dan Penambahbaikan

9.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan

Memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan untuk mempastikan kehendak perkhidmatan dilaksanakan. Ini dilakukan di peringkat yang bersesuaian dengan proses pemberian perkhidmatan bersesuaian dengan perancangan yang telah dibuat.

Bukti kepatuhan dengan kriteria penerimaan dikekalkan. Rekod menunjukkan pegawai yang diberi kuasa meluluskan perkhidmatan.

Perkhidmatan yang diberi tidak diteruskan sehingga perancangan yang telah dibuat telah dilengkapkan melainkan dibenarkan oleh pegawai diberikuasa berkaitan dan yang mana bersesuaian dengan pelanggan.



16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9.2.5 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Ditetapkan

ABPM mempastikan setiap perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk mencegah daripada ketidakpuasan pelanggan. Kawalan dan tangggungjawab berkaitan dengan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan ditetapkan adalah dijelaskan dalam prosedur yang didokumenkan. ABPM mengambil langkah-langkah bagi mengatasi perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan ditetapkan dengan salah satu daripada cara-cara berikut:-

a. Mengambil langkah-langkah bagi mengatasi perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan ditetapkan dalam konteks kakitangan serta peralatan.

b. Dengan membenarkan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan di bawah konsesi oleh jawatankuasa berkaitan.

Merekodkan bentuk ketidakpatuhan dan sebarang tindakan yang diambil termasuk konsesi yang diterima dan dikekalkan (rujuk 4.2.4 ).

DOKUMEN BERKAITAN: ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan, dan Penambahbaikan

9.3 Kajian Semula Pengurusan

9.3.1 Pihak Pengurusan atasan akademi hendaklah mengkaji semula sistem pengurusan kualiti organisasi secara berkala bagi memastikan kesesuaian, kelengkapan, keberkesanan berterusan dan sejajar dengan hala tuju strategik jabatan.

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan Kajian semula pengurusan oleh pihak pengurusan atasan akademi hendaklah dirancang dan dijalankan dengan mengambil kira:

a. Status tindakan dari kajian semula pengurusan sebelumnya. b. Perubahan dalam isu dalaman dan luaran yang relevan dengan

sistem pengurusan kualiti akademi c. Maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan

kualiti termasuk trend dalam: 1. kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak berkepentingan kepada akademi 2. sejauh mana objektif kualiti akademi telah dipenuhi 3. prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan 4. ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan 5. hasil pemantauan dan pengukuran


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. hasil audit 7. prestasi daripada pembekal luar

d. Kecukupan sumber e. Keberkesanan tindakan yang diambil kepada risiko dan peluang f. Peluang untuk penambahbaikan 9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Output kajian semula pengurusan hendaklah termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a. Peluang untuk penambahbaikan b. Sebarang keperluan untuk perubahan kepada sistem pengurusan kualiti c. sumber pada keperluan Akademi hendaklah mengekalkan maklumat didokumenkan sebagai bukti hasil kajian semula pengurusan

BAHAGIAN 10 –PENAMBAHBAIKAN 10.1 Am

APBM menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan proses atau kaedah yang diperlukan untuk memenuhi dan meningkatkan keperluan pelanggan. Ini haruslah merangkumi;

a. Meningkatkan perkhidmatan latihan memenuhi keperluan dan jankaan masa depan.

b. c.

Memastikan tindakan penambahbaikan, pencegahan dan pembetulan dilaksanakan seperti dikehendaki. Memastikan kepatuhan dan keberkesanan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti.

Ini termasuk penentuan kaedah yang sesuai seperti teknik statistik serta penggunaannya.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/01 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

ABPM/PS/06 - Data Dan Analisis ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan,

Dan Penambahbaikan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


10.2 Ketidakpatuhan dan Tindakan Pembetulan

10.2.1 Tindakan Pembetulan

ABPM mengambil langkah perlu untuk mengurangkan ketidakpatuhan dan mengelakkan perkara tersebut berulang. Tindakan pembetulan adalah bersesuaian dengan kesan daripada ketidakpatuhan yang ditemui.

Tatacara yang didokumenkan disahkan bertujuan untuk :- a. Semakan ketidakpatuhan; b. Mengenalpasti punca ketidakpatuhan; c. Menilai keperluan tindakan supaya ketidakpatuhan tidak berulang; d. Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan yang diperlukan e. Merekodkan tindakan yang diambil; dan f. Semakan tindakan pembetulan yang diambil.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan, dan Penambaikan

10.2.2 Tindakan Pencegahan ABPM mengambil tindakan pencegahan ke atas punca-punca

ketidakpatuhan dari berulang. Tindakan pencegahan adalah bersesuaian dengan sebarang kemungkinan. Keperluan dan tatacara yang telah dikenalpasti hendaklah didokumenkan mengikut keperluan seperti berikut:

a. Mengenal pasti punca dan sebab ketidakpatuhan agar tidak berulang;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi mencegah ketidakpatuhan dari berulang;

c. Mengenalpasti dan melaksanakan keperluan tindakan; d. Merekod keputusan yang telah diambil; dan e. Menyemak dan mengkaji tindakan pencegahan yang telah diambil.

DOKUMEN

BERKAITAN: ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan,

dan Penambaikan 10.3 Penambahbaikan Yang Berterusan

ABPM secara berterusan melaksanakan tindakan penambaikan

kesesuaian dan keperluan bagi meninkatkan keberkesanan ke atas sistem pengurusan kualiti melalui polisi kualiti, keputusan audit, analisa data, tindakan pembetulan serta pencegahan, semakan pengurusan dan inovasi.

DOKUMEN BERKAITAN:

ABPM/PS/13 - Tindakan Pembetulan, dan Penambaikan


16.01.2018

No Indeks :


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Lampiran 1

DATA PENGUKURAN OBJEKTIF KUALITI AKADEMI : BULAN :

BIL OBJEKTIF KUALITI DATA PENCAPAIAN CATATAN

1

PELAKSANAAN KURSUS Tenaga Pengajar/Jurulatih yang dinilai hendaklah memperolehi pencapaian nilaian purata sekurang-kurangnya 70%.

KURANG < 70%

LEBIH > 70%

2

PENSIJILAN Peserta kursus yang hadir sekurang-kurangnya 80% sesi layak menerima sijil kursus.

KURANG < 80%

LEBIH > 80%

3

PELAKSANAAN PEPERIKSAAN Peperiksaan yang dilaksanakan bagi mana-mana kursus berkaitan markah lulus peperiksaan adalah 60%.

KURANG < 60%

LEBIH > 60%

4

SOAL SELIDIK PELANGGAN Tindakan akan diambil terhadap analisa soal selidik yang memperolehi wajaran kurang dari 60%.

KURANG < 60%

LEBIH > 60%

5

PENGENDALIAN ADUAN PELANGGAN Tempoh masa bagi mengambil tindakan ke atas aduan tidak lebih dari 24 jam.

KURANG < 24 JAM

LEBIH > 24 JAM

hampehs! what the hell is it? - fram.bomba.gov.myfram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2018/... ·...

Documents