administration optimalization of ima secretaryidibanjarnegara.com/file/15des.pdf · susunan acara...
TRANSCRIPT
ADMINISTRATION OPTIMALIZATION
OF IMA SECRETARY
BadRio
Optimalisasi Administrasi Sekretariat IDI
Semarang, 15 Desember 2018
PIT IDI Tahun 2018
3 POKOK BAHASAN
1. PENGEMBANGAN DIRI
2. PEMAHAMAN ORGANISASI
3. PENINGKATAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI SEKRETARIAT
1. PENGEMBANGAN DIRI
Bagaimana untuk merubah kesibukan menjadi kebahagian
Capacity Building, Jakarta, 5-6 Oktober 2018
Merekrut pribadi yang bahagia
Focus on the positive
(Mendorong beberapa pemikiran pribadi)
Menuju PROFESIONALISME
1. Syukuri dan nikmati yang
ada saat ini (“Qona’ah”).
2. Totalitas diri (“Kaffah”).
Keterangan gambar/sekilas info :
Pada hari Senin, 3 Desember 2018
kantor IDI Wilayah Jawa Tengah
terkena banjir karena hujan yang
sangat lebat, sehinnga saluran air
depan kantor tidak bisa
menampung debet air yang sangat
banyak, akhirnya air meluap.
CONTOH TOTALITAS
2. PEMAHAMAN ORGANISASI
Dr. Mahesa P.
Pasal 1 Butir 12 UU No. 29 Tahun 2004
Tentang Praktik Kedokteran
Hari Kesehatan Nasional :
12 November (1964)
Hari Bakti Dokter
Indonesia : 20 Mei (2008)
Hari Kesadaran Hukum
Kedokteran :
27 Juni (2016)
STRUKTUR IDI
MPP : Musyawarah Pimpinan
Pusat.
MKKI : Majelis Kolegium
Kedokteran Indonesia.
MKEK : Majelis Kehormatan Etik
Kedokteran.
MPPK : Majelis Pengembangan
Pelayanan Keprofesian
Dokter Indonesia - Anggota IDI (min. 15 anggota/Cabang)
Di Jawa Tengah : PDPP : 2 perhimpunan. PDSp : 22 perhimpunan.
PDSm : 8 perhimpunan.
IDI Wilayah Jawa Tengah
34 IDI Cabang
14.623 anggota (data iuran)
ART IDI BAB VII Pasal 47
Pengurus Cabang diwajibkan menyerahkan 5
(lima) % kepada Pengurus Besar dan 10 (sepuluh)
% kepada Pengurus Wilayah dari uang iuran yang
diterimanya.
Untuk dihindari :
1. Kop surat resmi dengan Logo IDI yang ada tulisan dalamlingkarannya, kecuali saat moment tertentu, itupunsebagai logo pendamping.
2. Beli kain jas IDI dengan sembarang merk, maka akibatnya
akan berbeda warna (walau hampir mirip). Kain jas IDI
yang sesuai ketentuan adalah merk :
“BELLINI JUST MAN-153”
3. PENINGKATAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI SEKRETARIAT
A. AKREDITASI (SKP/SATUAN KREDIT PROFESI)
(UUPK)
Ketentuan SKP di IDI Wilayah Jawa Tengah :
Sesuai surat edaran IDI Wilayah Jawa Tengah nomor : 129/IDI/Wil-
Jateng/III/2015 tertanggal 25 Maret 2015.
1. Kegiatan ilmiah yang dilaksanakan bekerjasama dengan lembaga non IDI yang
belum terakreditasi dilingkungan IDI (Misal : RS, Institusi Pendidikan,
Laboratorium Klinik, Farmasi dan lain-lain), maka surat permohonan yang
dikirimkan ke IDI Wilayah Jawa Tengah harus menggunakan kop surat IDI dan
atau Perhimpunan Dokter yang ada dalam naungan IDI, bukan menggunakan
kop surat lembaga non IDI.
2. Proposal dari kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan juga harus dengan
redaksi yang mencerminkan, bahwa kegiatan tersebut adalah kerjasama (“IDI
dan atau Perhimpunan Dokter yang ada dalam naungan IDI, bukan hanya
mengetahui atau sebagai stempel saja”).
3. Kerjasama kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan tersebut dituangkan dalam
MoU (Memorandum of Understanding) yang dilampirkan dalam berkas
pengajuan SKP IDI ke IDI Wilayah Jawa Tengah.
BERKAS PENGAJUAN SKP
1. Surat permohonan akreditasi/SKP dengan menyebutkan : Hari/tanggal pelaksanaan, jam kegiatan
dan tempat kegiatan.
2. Proposal/TOR kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan, dengan item :
a. Latar belakang/pendahuluan.
b. Maksud/tujuan.
c. Hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan dilaksanakan.
d. Penyelenggara.
e. Sasaran (awam, dokter umum atau dokter spesialis).
f. Pendaftaran peserta :
- Berapa biaya pendaftaran.
- Berapa jumlah peserta yang diharapkan hadir.
g. Sumber dana.
h. Rencana anggaran biaya.
i. Susunan acara lengkap dengan :
- Rincian jam presentasi untuk setiap pembicara dengan alokasi waktu minimal 15 menit.
- Judul materi/makalah dan nama pembicara lengkap dengan gelarnya.
- Harus ada satu meteri tentang etik/hukum/disiplin kedokteran (bisa secara umum atau
terkait dengan materi dari kegiatan ilmiah yang dilaksanakan).
- Harus ada satu materi tentang patient safety.
- Nama moderator lengkap dengan gelarnya.
- Rincian jam diskusi dengan alokasi waktu minimal 15 menit.
j. Susunan panitia pelaksana kegiatan.
Untuk kegiatan ilmiah berupa workshop/course/training, maka harusdilengkapi dengan beberapa hal lain sebagai berikut :
Harus ada pre test dan post test.
Presentasi materi pengantar dari workshop/course/ training.
Harus ada praktiknya (hands on/wet), manakala tidak ada, maka akandinilai sama dengan bobot SKP Seminar/Simposium.
Untuk kegiatan ilmiah dengan PEMBICARA ASING (hanya presentasi dan tidakmelakukan tindakan kepada pasien), maka harus ada rekomendasi dariPengurus Besar (PB) IDI jl. Sam Ratulangi no. 29 Jakarta 10350, denganterlebih dahulu mendapatkan rekomendasi dari Kolegium terkait.
Untuk pembicara asing tersebut melakukan tindakan kepada pasien (misal : workshop/hands on), maka harus ada rekomendasi dari Konsil KedokteranIndonesia (KKI) jalan Teuku Cikditiro no. 6, Menteng, Jakarta Pusat (minimal 1 bulan sebelum hari H, surat harus sudah masuk KKI).
Penting diperhatikan :
a. Pengajuan SKP yang masuk/diterima oleh Sekretriat IDI Wilayah Jawa
Tengah antara 2 (dua) minggu sampai dengan 3 (tiga) minggu sebelum
hari pelaksanaan kegiatan ilmiah, maka akan dikenakan biaya tambahan
50% (lima puluh persen) dari jumlah biaya administrasi yang seharusnya
dan dihilangkannya kemungkinan mendapatkan pengurangan (discount)
biaya administrasinya.
b. Pengajuan SKP yang masuk/diterima oleh Sekretariat IDI Wilayah Jawa
Tengah antara 1 (satu) minggu sampai dengan 2 (dua) minggu dari hari
pelaksanaan kegiatan ilmiah, maka akan dikenakan biaya tambahan
100% (seratus persen) dari biaya administrasi SKP yang seharusnya dan
dihilangkannya kemungkinan mendapatkan pengurangan (discount)
biaya administrasinya.
c. Pengajuan SKP yang masuk/diterima Sekretariat IDI Wilayah Jawa
Tengah kurang dari 1 (satu) minggu dari hari pelaksanaan kegiatan
ilmiah, maka permohonan SKP-nya tidak akan diproses.
d. Terkait item a dan b diatas, yang bisa mengajukan pengurangan
(discount) biaya administrasi SKP IDI adalah kegiatan ilmiah yang tidak
ada dukungan dari sponsor.
Ketentuan PB IDI :
Kegiatan ilmiah oleh Lembaga non IDI yang bekerjasama
dengan IDI, maka dalam sertifikat harus mencantumkan logo
IDI, dengan posisi logo IDI paling kanan atas dan untuk logo
non IDI di sebalah kiri logo IDI.
Ketentuan/info tidak tertulis :
Dilingkungan IDAI :
Permohonan SKP oleh IDAI Komisariat, harus dengan
rekomendasi IDAI Cabang Jawa Tengah.
Dilingkungan PDUI :
Permohonan SKP untuk PDUI Komisariat harus
bekerjasama dengan PDUI Cabang Jawa Tengah atau
bekerjasama dengan IDI Cabang setempat, dengan
ijin dari PDUI Cabang Jawa Tengah.
B. SURAT MENYURAT
Macam-macam bentuk surat :
1. Bentuk lurus penuh (Full block style) :
2. Bentuk lurus (Block style/modified block style) : Tanggal dan
tanda tangan menjorok ke bagian kanan.
3. Bentuk setengah lurus (Semy block style) : Alinea baru menjorok
ke dalam.
4. Bentuk lekuk (Indented style) : Tertujunya menjorok, alinea baru
menjorok.
5. Bentuk alinea menggantung (Hanging Style) : Awal alinea lurus,
baris berikutnya menjorok.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
DALAM PEMBUATAN SURAT :
1. Nomor surat dan bulan dalam nomor surat
2. Tanggal dibuatnya surat.
(item 1 dan 2 ada yang sering salah karena pembuatan surat dg cara copy paste)
3. Salam Pembukaan/pendahuluan. Ingat !! Kadang ada redaksi yg kalimatnya
belum sampai pada titik, namun sudah di kasih titik (kalimat belum selesai).
4. Isi surat
5. Penjelasan isi surat
6. Penutup isi surat
(item 3 sd 6, kuasai/pelajari garis besar permsalahannya, sehingga bisa
merangkai kata-kata yang tepat yang akan dituangkan dalam surat).
7. Salam Penutup.
DISEYOGYAKAN :
1. Memakai bentuk surat yang sering dipakai oleh
instansi/dinas resmi, biasanya memakai bentuk
nomor urut 1 dan 2 (full block atau modified block).
2. Walau kop surat ukuran folio, namun pengetikan
dengan ukuran lembar kwarto (A-4 atau letter),
untuk memudahkan manakala harus di scan/foto
copy scan.
3. Ukuran spasi 1 atau 1,5 dan ukuran font 11 atau 12,
menyesuaikan kapasitas ruang pada lembar
kertasnya
C. KONSIDERAN DIKTUM
Konsideran :Pertimbangan yang menjadi dasar penetapan sebuah
keputusan/peraturan.
Diktum :
Pernyataan resmi, sebagai bagian dari ketetapan yang
mengandung keputusan.
BENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Menimbang : ......... (Propositio/dalil/dasar minor = motif) ................ dst
Mengingat : ......... (Propositio/dalil/dasar mayor = landasan peraturan
perundang-undangan Dasar) ........................................dst
Mengingat pula : ......... (landasan perundang-undangan tambahan) ............dst
Membaca : ......... (surat-surat/rekomendasi) ................................dst
Mendengar : ......... (pendapat suatu badan atau pejabat) ...................dst
Memperhatikan : ......... (peraturan kewenangan) ..................................dst
M E M U T U S K A N :
Menetapkan :
1. ...............................................................................................
2. ...............................................................................................
3. …………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………dan seterusnya.
4. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan bilamana dikemudian
hari ternyata ditemukan kesalahan dalam Surat Keputusan ini, maka akan
dilakukan perbaikan seperlunya.
Siapa yang banyak bicara, akan banyak kesalahannya………Untuk itu mohon dimaafkan apabila adasalah-salah kata.
Semoga bermanfaat……Terima kasih……
Profesional, Bermartabat & Berkeadilan