Varrie

6.0 PENGURUSAN (KULIMIT)

1. Fungsi pengurusan.

i.

ii.

iii.

ivPerancangan

Pengorganisasian

Kepimpinan

pengawalan

2. Peranan pengurus;

(a)Antara perorangan (interpersonal)

i.

ii.

iii.

(b) Peranan bermaklumat (informational)

i.

ii.

iii

(c) Pembuatan keputusan (decision making)

i.

ii

iii

iv(a) Antara perorangan

i. Figurehead (teladan)

ii. Ketua

iii. penghubung

(b) Peranan bermaklumat

i. Pemantau

ii. Penyebar

iii. penyampai

(c) Pembuat keputusan

i. Usahawan

ii. Perunding konflik

iii. Pengagih sumber

iv. Penyelesai masalah

3. Pendekatan Klasikal

(a) Pengurusan Saintifik (Pelopor)

i.

ii

iii

(b) Pengurusan Pentadbiran (Pelopor)

i.

ii

iii

(c) Pengurusan birokrasi (Pelopor)

i.(a) Pengurusan Saintifik (Pelopor)

i. Frederick Taylor

ii Frank dan Lilian Gilbreth

iii Henry L Gantt

(b) Pengurusan Pentadbiran (Pelopor)

i. Henry Fayol

ii Mary Parker Follet

iii Chester Bernard

(c) Pengurusan birokrasi (Pelopor)

i. Maxweber

4. Pendekatan Kemanusiaan/Gelagat

(a) Pergerakan hubungan kemanusiaan: Kajian Hawthorne (pelopor)

i.

(b) Sains Gelagat (Pelopor)

i.

ii.(a) Pergerakan hubungan kemanusiaan (pelopor)

i. Elton Mayo

(b) Sains Gelagat (Pelopor)

i. Abraham Maslow

ii. Douglas McGregor

5. Pendekatan Sains Pengurusan/Kuantitatif

Tiga teori pengurusan:

i.

ii.

iii.Pendekatan Sains Pengurusan/Kuantitatif

Tiga teori pengurusan:

i. Teori sains pengurusan

ii. Teori pengurusan operasi

iii.Teori sistem pengurusan maklumat

6. Pendekatan Moden/Kontemporari.

Dua teori

i.

ii.i. Teori sistem

ii. Teori kontigensi

7. Padankan pelopor dengan pendekatan pengurusan

Fredrick TaylorPengurusan Saintifik: "Bapa Pengurusan Saintifik"

Peningkatan kecekapan pekerja melalui pengkhususan dan penyediaan latihan. 4 prinsip pengurusan

Frank dan Lilian GilbrethPengurusan Saintifik:

Memperkenalkan kaedah penjadualan tugas.

Ganjaran dan bonus kpd pekerja yg menyempurnakan tugas.

Henry L. GanttPengurusan Saintifik:

Kajian berkaitan masa dan pergerakan kerja

Henry FayolPengurusan Birokrasi: menekankan autoriti dan hierarki pengurusan.

Prinsip2 birokrasi; pengkhususan, hierarki, peraturan prosdur, tdk pilih kasih, kenaikan pangkat formal.

Max WeberPengurusan Pentadbiran: "Bapa Pengurusan"

lima fungsi pengurusan (perancgn, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan, pengawalan). 14 prinsip pengurusan.

8. Padankan pendekatan pengurusan dengan ciri-cirinya

Pendekatan klasikalMenghasilkan teori sistem dan teori kontingensi

Pendekatan kemanusiaan / gelagatMenumpuhkan kepada sumber manusia demi menjayakan organisasi

Pendekatan sains pengurusan / kuantitatifMenggunakan program linear, teori kebarangkalian, statistik dan matematik utk membantu dlm penggunaan sumber secara optimum

Pendekatan moden dan kontemporari. Menekankan usaha mengurus kerja dan organisasi secara berkesan demi menjayakan organisasi

1.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN

1. Padankan peringkat pengurusan dengan ciri-cirinya

Peringkat AtasanBertanggungjawab menyelia aktiviti pekerja dan operasi pengeluaran secara langsung

Peringkat pertengahanMengimplemtasi strategi dan memastikan operasi jabatan selari dgn matlamat organsisasi

Peringkat bawahanMenetapkan polisi, membentuk strategi serta membuat keputusan menyeluruh tentang organisasi.

2. Lengkapkan hubungan jenis kemahiran dengan peringkat pengurusan.

Pengurusan/ KemahiranKonseptualAntara PeroranganTeknikalPengurusan MasaPembuatan Keputusan

i Atasan

*

ii Pertengahan

iii Bawahan

Kurang penting

*sangat penting / penting / kurang penting1.3 PERANCANGAN

1. Kepentingan perancangan

i

ii

iii

iv

vMember arah dan hala tuju kepada pengrusan dan pekerja

Membantu pengurusan membuat keputusan

Menyelaras dan mengorganisasi sumber

Memahami persekitaran perniagaan dan bentuk strategi perniagaan

Mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan

Standard mengukur prestasi

Sebagai alat kawalan

2. Padankan peringkat perancangan dengan ciri-cirinya

StrategikDilakukan oleh pengurus atasan, mengenai matlamat jangka panjang. Melebihi lima tahun.

OperasiDilaksana oleh pengurus pertengahan, menyokong segala rancangan jangka panjang, dikenali rancangan fungsian.

TaktikalDilakukan oleh pengurus bawahan, jangka masa pendek kurang dari setahun. dilakukan secara berulang-ulang.

3. Peringkat perancangan

i.

ii

iiiPerancangan strategik

Perancangan taktikal

Perancangan operasi

4. Proses perancangan

i

ii

iii

iv

vMenentukan matlamat

Menganalisis persekitaran perniagaan

Membentuk alternative tindakan

Menilai alternatif

Memilih dan melaksana alternatif

3. Padankan alat perancangan dengan ciri-cirinya

BajetMenentukan tahap output atau jualan di mana jumlah kos sama dengan jumlah hasil jualan.

Critical Path Method

Carta GanttPenyata kuantitatif yang menunjukkan anggaran peruntukan dan pengagihan sumber kewangan utk melaksanakan sesuatu projek pada satu tempoh masa.

Analisis pulang modalSatu analisis rangkaian di mana satu projek dipecah kepada beberapa bahagian mengikut urutan dan aktiviti boleh dijalankan secara serentak. Menentukan masa minimum yg diperlukan utk menyiapkan projek dan digunakan utk mengenalpasti aktiviti genting atau kritikal.

....4. Padankan unsur perancangan strategik dengan ciri-cirinya

VisiWawasan yg diharap utk dicapai masa depan

MisiMenerangkan tujuan dan sebab utama pembentukan organisasi

ObjektifHasil akhir atau sasaran yg ingin dicapai

Strategi dan taktikRancangan menyeluruh atau pelan tindakan untuk mencapai objektif j pjg.

Dasar / PolisiGaris panduan umum utk pengurus membuat keputusan

ProsedurTatacara turutan untuk melaksanakan tugas.

StandardSatu ukuran piawai yg ditetapkan dan boleh digunakan utk membuat perbandingan.

5. Analisis SWOT

S= W=

O= T=

1.4 PENGORGANISASIAN

1. Kepentingan pengorganisasian

i penyelarasan tugasii. menetapkan bidang autoriti dan tugasiii.pembahagian kerja yg sesuaiiv.pengagihan sumber yg sempurnav.penggunaan sumber manusia optimum, elak pembaziran

2. Padankan bentuk penjabatanan dengan ciri-cirinya

Penjabatanan Mengikut FungsiPengelompokan aktiviti kerja yg saling berkait dan spesifik dalam satu jabatan. Penjabatanan paling asas dan lazim digunakan oleh organisasi kecil.

Penjabatanan mengikut produkDipraktik oleh syarikat multinational yang mempunyai pelbagai produk. Setiap devisyen mempunyai jabatan sendiri yg menjlnkan fungsi pemasaran, pengeluaran, kewangan.

Penjabatanan mengikut pasaran

Penjabatanan mengikut geografi/lokasiDigunakan apabila operasi organisasi dijalankan di lokasi yg berlainan dan luas.

Penjabatanan mengikut matriksPenjabatanan yg mempunyai berbilang arahan menggabungkan penjabatan mengikut fungsi dengan produk

Berbentuk sementara sahaja. setiap pekerja melapor kpd dua ketua.

3. kebaikankeburukan

Penjabatanan Mengikut Fungsii. menggalak pengkhususan/ kemahiran

iipenyelesaian masalah cekapiii-penggunaan sumber optimum

- kualiti pembuatan keputusanimenekan tugas rutin

ii-masalah koordinasiiii-mementingkan jabatan sendiri

-kerjasama dan komunikasi kurang

Penjabatanan Mengikut Produki-mengkhusus dlm satu produk

iipengurusan atasan medelegasi autoritiiiipenstrukturan semula mudah/perubahan produki.-kawalan dan koordinasi

ii-kos tinggi dlm R&Diii-ketidakcekapan pengagihan sumber

Penjabatanan Mengikut Pasarani- tahap kemahiran meningkat/ dilatih khas

iitanggungjawab pekerja yg jelasiii-penigkatan keberkesanan koordinasiiduplikasi fungsi

iikos tinggiiiibanyak perturan dan dasar produk dibentuk

Penjabatanan Mengikut Geografiikeputusan cepat dan berkesan

iisesuai utk sy MNCiiijimat kos dan masaikoordinasi cawangan/lokasi

iiduplikasi fungsiiiimasalah kwln pusat/ konflik

Penjabatanan Mengikut Matriksiperkongsian kepakaran

iifleksibel dan mudah pengurusan projek baruiiikualiti pembuatan keputusan

-penglibatan dan cabaran pekerja meningkati- meibatkan kos yg tinggiiiduplikasi fungsiiiikonflik kesetiaan

iiiarahan dua ketua

--pembuatan keputusan lambat

****4. Padankan bentuk-bentuk lain struktur organisasi dengan ciri-cirinya

Struktur berdasarkan pasukanGabungan pelbagai pekerja dari jabatan-jabatan yg berbeza membentuk pasukan sementara. tiada hierarki atau ranyaian arahan

Struktur berdasarkan projek..Satu pengubahsuaian daripada penjabatannan mengikut devisyen. Boleh merangkumi seluruh syarikat atau sebahagian kecil syarikat utk menjlnkan tugas yg spesifik.

Struktur berasaskan unit perniagaan.Mirip struktur matriks, mengintegrasikan kepakaran semua jabatan dlm organisasi dan kuasa diletak di bawa pengurus projek

Organisasi tanpa sempadanOrganisasi tidak berstruktur. menghapuskan halangan menegak, mendatar dan halangan luaran dalam pengrusan.

5. Proses pengorganisasian

i

iipengenalpastian aktivitiiiipengelasan aktiviti ivpengelompokan aktiviti

vpengagihan tugas , autoriti dan tanggungjawab

6. Perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dengan Fail Meja

Fail MejaManual Prosedur Kerja

i-rujukan jwtn/individu

ii-berasaskan tugas dan t/jwb indivduiii- satu fail satu jawataniv- panduan mengendalikan tugas satu jawatani-rujukan peringkat jabatan

ii- fungsi dan tugas jabataniii-manual utk satu jabataniv- maklumat menyeluruh satu jabtan

--...

1.4.3 Konsep Pengorganisasian

AutoritiakautibilitiPemusatan autoritiPemencaran autoritiPrinsip skalar

tanggungjawabempowermenAutoriti stafPrinsip uniti arahan

Penugasan autoriti / Delegasi autoritiAutoriti liniJangkauan kawalan pengurusanRantaian arahan

7. Lengkapkan tempat kosong di bawah dengan menggunakan konsep-konsep pengorganisasian di atas.

Pemberian autoriti daripada pengurus kepada subordinat utk membuat keputusan dan melakukan sesuatu..

Sistem yang mengamalkan penyerahan autoriti dan kawalan kepada pengurus bawahan.

Hak formal membuat keputusan, bertindak ikut peraturan dan memeberi arahan.

Amalan dimana seseorang bertanggungjawab atas sebarang tindakan yg telah diambil.

Satu cara penumpuan kuasa kepada individu tertentu dengan memberikannya autoriti, tanggungjawab, sumber dan kuasa.

Delegasi tanggungjawab utk membuat keputusan /penurunan kuasa.

Sistem dan kawalan yg dikuasai oleh segolongan kecil pihak atasan.

Hak yg dimiliki seseorang mengikut rantaian arahan utk mengarah dan mengawal subordinat.

Hak yg dimiliki seseorang utk memberi nasihat kepakaran dan perkhidmatan kpd pengurus autoriti lini.

Rantaian arahan jelas yang menhubungkan semua individu dlm organisasi.

Merujuk bilangan subordinat yang melapor diri secara langsung kepada seorang pengurus.

Hubungan autoriti dan tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan pekerja bawahan.

Setiap pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja supaya tdk berlaku percanggahan arahan.

Kewajiban seseorang pekerja melaksanakan kerja / tugas

......8. KebaikanKeburukan

Pemusatan Autoritii

ii

iiii

ii

iii

Pemencaran Autoritii

ii

iiii

ii

iii

9. Faktor mempengaruhi tahap pemusatan dan pemencaran

i ii

iii iv

1.5 KEPIMPINAN

1. Kepentingan kepimpinan

i. mempengaruhi pekerja

ii.-menjadi teladan untuk bekerjaiii.-membantu ketua mengurus secara berkesaniv-mempunyai autoriti untuk mengarah

2. Jenis-jenis kuasakepakaran

Kuasa terhasil akibat perlantikan rasmi seseorang dalam jawatannya

Kuasa yang dapat mengawal pekerja melalui pemberian hadiah/ insentif

Kuasa dendaan yang bersifat negatif.

Kebolehan utk mempengaruhi orang lain melalui ciri-ciri perlakuan yg ada padanya.

Kuasa yg diperolehi kerana mempunyai pengetahuan dan kemahiran dalam bidang tertentu.

3. Jenis-jenis kepimpinanberwawasan

Pemimpin menentukan apa yg perlu dilakukan, memimpin pekerja, menekankan peraturan dan prosedur, memberi ganjaran kepada pekerja yg berprestasi baik.

Melibatkan perubahan besar yg drastik dlm organisasi dan menggerakkan pekerja utk mencapainya. Memotivasikan pekerja. menjadi teladan, pakar rujuk.

Pemimpim mempunyai kelebihan tersendiri, kemampuan yg luar biasa. ada kredibiliti, yakin dan berwawasan, mempunyai kuasa rujukan yg tinggi.

Kepimpinan yg mampu mewujudkan imej positif utk masa depan organisasi dgn memotivasikan pekerja. Berupaya menentukan hala tujuorganisasi.

4. Gaya kepimpinangaya kepimpinan kontigensi

Semua autoriti berpusat kepada pengurus yang berkuasa mutlak.

Autoriti diagih kepada semua peringkat pengurusan. Keputusan dibuat melaui perbincangan

Autoriti sepenuhnya pada subordinate. Pemimpin memberi kebebasan kpd subordinat membuat keputusan.

Kepimpinan bergantung kepada pemadanan gaya kepimpinan dengan situasi yg betul.

5. Perbezaan antara pemimpin dengan pengurus

PemimpinPengurus

6. Perbezaan antara pemimpin formal dengan pemimpin tdk formal

Pemimpin formalPemimpin tidak formal

1.5.6 MOTIVASI1.Padankan

Teori Motivasi MaslowMemberi motivasi pekerja berdasarkan Teori X dan Teori Y.

Teori Motivasi HerzbergTiga keperluan yang memotivasikan pekerja; keperluan pencapaian, keperluan berhubung, keperluan kuasa.

Teori Motivasi McgregorDua set faktor mempengaruhi perlakuan pekerja; faktor motivasi dan faktor hygiene.

Teori Motivasi McClellandMember motivasi pekerja berdasarkan hierarki keperluan

1.5.7 PASUKAN

1. Kepentingan Pembinaan Pasukani-

ii-

iii-

iv

v

2. Proses Pembinaan Pasukani

ii-

iii-

iv-

v-

1.5.8 PENGURUSAN STRESS

3. Punca-punca stresFaktor pekerjaan

i-

ii-

Faktor Organisasi

i-

ii-

Faktor persekitaran dan individu

i-

ii-

4. Kaedah Mengurus stresAspek individu

i-

ii-

iii-

Aspek organisasi

i-

ii-

iii-

5. Kesan stresKepada individu

i-

ii-

Kepada organisasi

i-

ii-

4.5 PENGAWALAN

1. Kepentingan pengawalani.

ii-

iii-

2. Jenis kawalan (padankan)Kawalan dalamanPekerja mengawal tingkah laku sendiri, kawalan kendiri

Kawalan luaranMenggunakan penyeliaan utk mengawal tingkah laku pekerja

3. Sistem kawalan dalaman:i.

ii.

iii.

4. Sistem kawalan luaran:i.

ii.

5. Proses kawalani.

ii.

iii.

iv

6. Tiga kaedah kawalan (padankan)Kawalan awalanKawalan terhadap aktivit yang sedang diproses agar mematuhi standard

Kawalan semasaKawalan terhadap output yang dihasilkan.

Kawalan selepasMemastikan input yg digunakan memenuhi standard

7. Fungsi setiap alat kawalan

Analisis pulangan modalRancangan tentang sumber kewangan yang perlu untuk melaksanakan sesuatu projek

BajetPerancangan masa yang membolehkan pengurus menentukan tarikh tarikh bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek

Carta ganttMenentukan kuantiti keluaran di mana hasil akan menyamai kos

PERTMengenalpasti aktiviti yang memakan masa lama untuk disiapkan dan menjejaskan aktiviti lain

CPMMenganalsis aktiviti yg terlibat dalam menyiapkan projek, terutama masa yg diperlukan utk setiap aktiviti, dan mengenalpasti masa minimum yg diperlukan untuk menyiapkan keseluruhan projek.

9