UNNERSITI MALAYSIA SABAHTINGKAT13, GAYACENTREJALAN TUN FUAD STEPHENSBEG BERKUNCI NO. 207388999 KOTA KINABALUSABAH

TELEFON: 088-260735(260741/213/4- Samb. 16)

088-260731TELEFAKS:

PEJABAT PENDAFTAR Ruj. Kami: UMS/PN 2.1/P5/2

17 September 1998Tarikh:

PEKELILING PENDAFTAR SIL. 4/98

Semua Dekan/Ketua Unit/Jabatan/BahagianUniversiti Malaysia Sabah

YBhg. Dato'/Tuan/Puan

PANDUAN URUSETIA MESYUARAT

Merujuk kepada perkara di atas, bersama-sarna ini disampaikan kertas Panduan Urusetia Mesyuarat untukdimaklurnkan kepada kakitangan di bawah pengawasan YBhg. Dato'/tuan/puan.

Panduan ini bertujuan untuk mernbantu pihak pengurusan di setiap Sekolah/Jabatan/Bahagian/Unitdanurusetia jawatankuasa-jawatankuasa peringkat universiti menjalankan tanggungjawab khususnya yangberkaitan dengan pengendalian mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan.

Sehubungan dengan itu, setiap Sekolah/Jabatan/Bahagian/Unit adalah diminta supaya mematuhi panduan inisupaya dapat rnenjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas dan perkara-perkara penting dalampengendalian sesuatu mesyuarat.

Sekian, terima kasih.

'SERTEKAD CEMERLANG'

Yang benarU~RSITI MALAYSIASABAH

HD.DAHALAN

:mk

Lampiran: PANDUAN URUSETIA MESYUARAT

mswordlhd-CA TMN IT.doc

'.

PANDUAN URUSETIA MESYUARAT

A. TUJUAN

Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan jabatan,sekolah, bahagian dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasa peringkat universitimenjalankan tanggungjawab yang ditugaskan khususnya yang berkaitan denganpengendalian mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan.

B. LATARBELAKANG

2. Dari semasa ke semasa, unversiti mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. Secara umumnya,jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang pelaksanaansesuatLi dasar dan program universiti, memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang ..mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras danmenyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakanyang dilakukan oleh semua bahagian yang terlibat bersepadu dan harmoni, danmenyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan ses~atukeputusan jawatankuasa.

3. Jabatan/sekolah/jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa kesemasa. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu.Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan b31itiuntuk menentukanianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. Mesyuarat yang dirancang dandiuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesandalam mesyuarat.

4. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsisesebuah jawatankuasa. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas sepertimerancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jempu1an mesyuarat danmenyediakan minit mesyuarat. Oi samping itu, urusetia juga bertanggungjawabmewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan "follow-up" dan "follow-through"ke atas keputusan-keputusanjawatankuasa. .

c. TANGGUNGJAWAB URUSETIA

5. Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iatiu:

- Tindakan-tindakan pra mesyuarat- Tindakan-tindakan semasa mesyuarat- Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

(a) Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

(i) Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan TempatMesyuarat Bersama Pengerusi Jawatankuasa

Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusijawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dantempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga

disk J/bb/M~yuarat I

disk Ilbb/M~syuarat

merancang dan memperuntukkan masa untuk setiap perkaradalam agenda.

(ii) Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis.Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawaiyang bertanggungjawab menerima tempahan:

nama jawatankuasanama Pengerusi mesyuaratnama Setiausaha mesyuarattarikh, masa mula dan masa dijangka tamatbilangan anggota yang akan menghadirimesyuaratperalatan-peralatan yang diperlukan di dalambilik mesyuaratjenis minuman ringan yang diperlukan

(Hi) Menentukan KertasDisediakan Untuk Perbincangan

Kerja Jabatan/Seko/ah

Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakanoleh pihak-pihak yang berkaitan untuk pembentangan dimesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15hari sebelum mesyuarat atau sesuatu tempoh masa yangditentukan oleh peraturan badan berkenaan. Urusetia jugadikehendaki memberitahu jabatan/sekolah/jawatankuasa. .yang di-pertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaske~a mengenai:

bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan.keperluan menyediakan rigkasan eksekutifsekiranya kertas kerja terlalu panjang.

(iv) Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat

Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahl!-ahlimesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dandokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagipenghantaran surat jernputan mesyuarat.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:

nama jawatankuasatarikh dan tempat mesyuaratmas a mula dan masa dijangka tamatagenda mesyuaratnama Pengerusi

2

disk l/bb/Mesyuarat

jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentukseperti berikut:

Perutusan atau Alu-aluan pengerusiPengesahan minit mesyuarat yang laluPerkara-perkara berbangkitPembentangan kertas-kertas kerjaHal-hallainPenutup

Urusetia hendaklah menyatakan sarna ada ahli-ahli yangdijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranyadibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

(v)'/ Memastikan PersediaanBilik Mesyuarat

Kemudahan-kemudahan

Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakanmengikut pelan mesyuarat. Semakan ini bertujuan untukmemastikan perkara-perkara berikut disediakan:

menentukan bilik mesyuarat dalam keadaanbersih dan kemastempat duduk yang mencukupi disediakan danjika perlu. menyediakan dan menyusunnama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yangakan hadiralat pembesar suara disediakan dan berfungsialat-alat tulis disediakan di atas mejaoverhead projector dan peralatannyadisediakan jika perlumenentukan semula tempahan minumanringan telah dibuat

Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut diatas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelumsesuatu mesyuarat dimulakan.

(vi) Menentukan Kehadiran

Oalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendakiberhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukansenarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senaraiini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya2 hari sebelum mesyuarat diadakan.

(vii) Perbincangan Pra Mesyuarat

Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusiuntuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan

3

(b)

(c)

disk l/bb/Mesyuarat

mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untukmenyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerjayang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 harisebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

(viii) Memberitahu ahli-ahli Mesyuarat TentangEtiket Mesyuarat

cara-cara memberi penghormatan (address)kepada pengerusi dalam mesyuaratmenghadiri mesyuarat menepati masamemberitahu PengerusifSetiausaha sekiranyaberhajat meninggalkan mesyuarat

Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

(i) Catatan Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat hendaklah merekodkan:

senarai kehadiran mesyuaratperkara-perkara penting yang dibincangkan didalam mesyuaratkeputusan-keputusan yang dibuattindakan-tindakan susulan yang perlu diambiloleh sekolah/jabatan dan sebagainya.

Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

(i) Penyediaan Minit

Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklahdikemukakan kepada Pengerusi sesebuah jawatankuasauntuk mendapat persetujuan sebaik-baiknya tidak lewat dari3 hari selepas tarikh mesvuarat diadakan.

Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusimesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarattidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuaratdiadakan.

(H) Format Minit Mesyuarat

Format minit mesyuarat hendaklah sebaiknya disusun,mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh format minitmesyuarat adalah seperti di Lampiran A.

(Hi) Susunan Nama Ahli-ahliMesyuarat

Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusunmengikut kekananan ahli-ahli yang hadir.

4

disk l/bb/Mesyuarat

(iv) Catatan Perbincangan

Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat,tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkanhendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama adatindakan lanjut diperlukan atau untuk makJuman sahaja.Misalnya:

(Catatan minit)

Tindakan: (nama/agensi yangdikehendaki mengambil tindakan perkaraberkenaan).

Atau

(Catatan minit)

Tindakan: Untuk Makluman Sahaja

(v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan KeputusanMesyuarat

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang teJahdiberi tanggungjawab melaksanakan susuatu keputusanmesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetiamesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab untukmengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarattersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekoddisediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbaJasini adaJahseperti berikut:

Bilanqan

Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkarayang dicatatkan di dalam rekod pengesanan.

Ruiukan minit

Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perengganberkaitan.

Perkara

Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minitmesyuarat berkaitan.

5

Tarikh hantar

Tarikh mengh~mtar minit mesyuaratsekolah/jabatan dan sebagainya.

kepada

Sekolah/Jabatan

Nama sekolah/jabatan yang dikehendaki memberimaklumbalas.

Tarikh maklumbalas

Tarikh maklumbalasurusetia.

sepatutn ya diterima oleh

Tarikh maklumbalas diterima

Tarikh maklumbalas dibentangkan

Tarikh maklumbalasmesyuarat.

dibentangkan di dalam

Status

Nyatakan sarna ada tindakan telah selesai ataumemerlukan tindakan susulan.

Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas.. 'seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarathendaklah dari semasa ke semasa menekankansupaya pemberian maklumbalas disediakan dandihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja,maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuaratberikutan.

(vi) Laporan Maklumbalas (Memorandum Perfaksanaan) OlehUrusetia

Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetiahendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat.Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalasyang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minitmesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian danmembuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetiahendaklah membuat ringkasan dan penganalisisanterhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima.

Urusetia hendaklah menyediakan taporan maklumbalas(Iaporan maklumbalas ini juga dikenali sebagaiMemorandum Perlaksanaan) bagi setiap keputusanmesyuarat mengikut format berikut:

disk Ilbb/M~ltarat 6

disk l/bb/M~uarat

(viij

Cabutan Keputusan,

Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatatdalam minitmesyuarat.

Ringkasan dan Ulasan Urusetia

Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan sertapenganalisisan mengenai maklumbalas dan pelaksanaankeputusan-keputusanmesyuarqt.

Ma~umbams Danjabatan/Sekolah/Bahagian/Jawatankuasa

Jabatan-

Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima olehurusetia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusanhendaklah disertakan sebagai lampiran kepada laporanMaklumbalas Urusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun

mengikuttajukJabatan/Sekolah/Bahagian/Jawatankuas9.

Senarai Jabatan/Seko/ah/Bahagian/Ja watankuasaBe/um Member; Maklumba/as

Yang

Senarai nama jabatan yang perlu memberi maklumbalastetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakansebagailampiran kepada laporan Maklumbalas Urusetia.

Menentukan Format Mak/umbalas Oari Sekolah/Jabatan

Jabatan/Jawatankuasa yang bertanggungjawabmelaksanakan keputusan mesyuarat hendaklahmenghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuaratdengan menggunakan format berikut:

Cabutan Keputusan

Taip semula keputusan mesyuarat seperti manatercatat dalam minit mesyuarat.

Kedudukan Masa Kin;

Beri keterangan mengenai tindakan-tindakan yangtelah diambil untuk melaksanakan keputusanmesyuarat.

Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian

Buat perbanding.anpelaksanaan/pencapaianpelaksanaan.

antara peringkatsebenar dengan pelan

7

Masalah Pelaksanaan

Sebutkan masalah pe/aksanaan, jika ada, yang telahmenghalang pencapaian matlamat keputusanmesyuarat.

Cadangan penyelesaian Masalah

Seri keterangan mengenaiSekolah/Jabatan/Jawatankuasa untukmasalah yang dihapai.

cadanganmengatasi

(viii) Penyediaan Laporan MaklumbalasJabatan/Jawatankuasa Bertanggungjawab

Oleh

Da/am keadaan di mana keputusan mesyuaratmemerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaanprogram-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi jabatan/sekolahlbahagian tanggungjawabpenyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberikepada aensi yang bertanggungjawab menyelaraspelaksanaan program tersebut. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima o/eh urusetia hendaklahdiserah kepada agensi berkenaan untuk membuatringkasan dan penganalisisan serta menyediakan/aporan maklumbalas. Agensi berkenaan dikehendakimenyediakan laporan maklumba/as dalam tempoh 2minggu.

D. PENUTUP

6. Panduan ini telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yangminimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatujabatan/jawatankuasa. Adalah diharapkan mela/ui panduan yang telah disediakanakan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapatmembantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuahjawatankuasa.

disk J/bb/M(syuarat 8

LAMPIRAN A

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARA T ................................(Catatkan nama mesyuarat)

Bit.. Tahun.. ..oo....

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh

Masa

Tempat

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermuladengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadirhendaklah mengikut kekanan).

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khasuntuk menghadiri mesyuarat atau tE~lah turut sarna menghadiri mesyuaratberkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan).

I. PERUTUSANY. BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telahdibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidaksemestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkaraberbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhirmesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARA T

2. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkantanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika adapindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yangdibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

disk l/bb/Mesyuarat 9

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuaratyang lepas yang membincangkan perkarayangsama hendaklah dicatatkan.

5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkanjuga agensi atau pegawai yang perlumengambiltindakan.

IV. PERBINCANGAN KERTAS.KERTAS KERJA

6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkanuntuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan iniialah:

(a) Tajuk kertas kerja berkenaan;

(b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;

(c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;

(d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas ke~aberkenaan;

(e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yangdibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; dan

(f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan sertatindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

V. HAL-HAL LAIN

7. Ruang ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalammesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam.agenda mesyuarat.

V. PENUTUP

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara sep~rti:

(a) Bila mesyuarat itu tarnat atau ditangguhkan;

(b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan

(c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jikatarikhnya telah ditentukan.

Urusetia

(Catatkan nama agensilbahagian/unitmengurusetiakan mesyuarat).

yang bertanggungjawab dalam

Tarikh

(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).

disk l/bb/M~YHaral 10

LAMPIRAN B

CONTOH REKOD KHAS YANG DICADANGKAN BAGI PENGESANANMAKLUMBALAS/PELAKSANAAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN MESYUARAT

disk l/bb/Ml!Syuarat 11

MaklumbalasBil. Rujukan perkara Tarikh Kementerian/ Status.

Minit Hantar Jabatan (Tamat/Sambung)

Tarikh Tarikh TarikhPatut Terima BentangTerima

-

"