22protap no 05 tahun 2010 tentang layanan perpustakaan

8/19/2019 22Protap No 05 Tahun 2010 Tentang Layanan Perpustakaan

1/14

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


2/14

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 05 TAHUN 2010

TENTANG

LAYANAN PERPUSTAKAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Umum

Layanan Perpustakaan diselenggarakan untuk memperluas dan meningkatkan wawasan

dan pengetahuan pegawai ANRI serta membantu pengguna atau peneliti dalam memperoleh

bahan pustaka di ANRI yang dapat digunakan sebagai alat bantu dan bahan pelengkap dalam

melakukan penelitian di Ruang Baca. Informasi yang bersumberkan kepada bahan pustaka

merupakan penyempurnaan di dalam pemanfaatan arsip statis. Bahan pustaka merupakan

wahana pelestarian kekayaan budaya dan peningkatan kecerdasan kehidupan bangsa melalui

pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai sumber informasi dalam bentukkarya tulis dan karya cetak.

Untuk meningkatkan peran dan fungsi perpustakaan serta mendayagunakan bahan

pustaka oleh pustakawan, pemandu pemustaka ataupun pemustaka, perlu adanya Prosedur

Tetap tentang Layanan Perpustakaan. Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan

diperlukan untuk pelaksanaan tugas layanan perpustakaan kepada pemustaka sebagai bentuk

layanan prima dan tercapainya sinkronisasi atau harmonisasi pelaksanaan tugas dan fungsi

antar unit kerja. Layanan Perpustakaan terdiri atas sistem terbuka dan tertutup yang

ditentukan oleh masing-masing perpustakaan dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka

serta dilakukan secara terpadu melalui kerjasama dan jejaring telematika dan dikembangkan

sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dibuatnya Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan adalah agar petugas

pada unit kerja di lingkungan Direktorat Pemanfaatan, khususnya unit kerja Perpustakaan

dapat melaksanakan tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya secara terarah.

Sedangkan tujuannya adalah terciptanya harmonisasi dan sinkronisasi dalam menyelesaikan

suatu kegiatan layanan perpustakaan baik internal maupun dengan unit kerja terkait dan

dengan pemustaka.


3/14

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Layanan Perpustakaan berlaku dan digunakan di Subdit Layanan Arsip,

Ruang Perpustakaan ANRI untuk Izin Akses Pengguna Perpustakaan (Publik), Tugas Pokok

dan Fungsi Pustakawan/petugas perpustakaan dan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan.

Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan meliputi mekanisme atau tata cara

pelaksanaan layanan perpustakaan, yaitu Layanan Teknis dan Layanan Pemustaka. Layanan

Teknis, terdiri dari Layanan Pengadaan Bahan Pustaka dan Layanan Pengelolaan Bahan

Pustaka. Layanan Pemustaka, terdiri dari Layanan Sirkulasi dan Layanan Referensi.

D. Dasar

1.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1982 jo Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1987 tentang

Hak Cipta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1987 Nomor 42, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3362);

3. Undnag-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4774);

4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2005 tentang Jenis dan Tarif

Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak Yang Berlaku Pada Arsip Nasional Republik

Indonesia;

6.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP);

7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah

dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009;

9.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentangPetunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia;

10. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu.


4/14


- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan terdapat beberapa pengertian,

antara lain:

1.

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya

rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan

pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka;

2. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak

dan atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang

dihimpun, diolah dan dilayankan;

3. Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi

pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga

pendidikan keagamaan, rumah ibadah atau organisasi lain;

4. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui

pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung

jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan;

5. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang,

masyarakat atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan;

6. Pemandu Pemustaka adalah orang yang bertugas dan mendapat wewenang untuk

memberikan panduan kepada pemustaka tentang cara menemukan bahan pustaka;

7. Bahan pustaka adalah semua hasil karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam;

8. Penggandaan adalah tindakan memperbanyak naskah yang isinya sesuai dengan

aslinya;

9. Katalog Perpustakaan adalah informasi koleksi perpustakaan/bahan pustaka yang ada di

perpustakaan ANRI;

10. Pejabat Layanan Perpustakaan adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan di

Unit Layanan Perpustakaan;

11. Petugas Layanan Penggandaan Arsip adalah petugas yang melayani penggandaan arsip

kertas dan mencatatkan jumlah hasil penggandaan yang kemudian diserahkan kepada

Petugas Layanan Keuangan;

12. Alih media bahan pustaka adalah kegiatan pengalih media rekam bahan pustaka dari

media rekam tertentu ke bentuk/jenis media rekam lain dengan prosedur tertentu sesuai

ketentuan perundangan-undangan yang berlaku;

13.

Hak Cipta Bahan pustaka adalah hak eksklusif untuk mengumumkan ataumemperbanyak bahan pustaka yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan

dilahirkan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku;


5/14


- 4 -

14. Sarana Bantu Penemuan Bahan pustaka ( jurnal) adalah panduan yang dimaksudkan

untuk mendeskripsi secara umum koleksi bahan pustaka yang tersedia dan

dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai jumlah dan jenis bahan pustaka

arsip yang tersimpan;

15. Sumber Daya Perpustakaan adalah semua tenaga, sarana dan prasarana serta dana yang

dimiliki dan atau dikuasai oleh perpustakaan.

16. Layanan Perpustakaan Tidak Langsung adalah permintaan informasi bahan pustaka

melalui korespondensi surat, faksimili dan elektronik serta telepon;

17. Petugas Layanan Keuangan atau yang disebut dengan Kasir adalah petugas yang

melayani penerimaan transaksi keuangan yang berlaku pada layanan arsip dan

membuat serta menandatangani tanda bukti penerimaan uang.


6/14


- 5 -

BAB II

PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN

Subdit Layanan Arsip, Ruang Perpustakaan ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang

Layanan Perpustakaan. Layanan Perpustakaan meliputi mekanisme atau tata cara pelaksanaan

layanan perpustakaan, yaitu Layanan Teknis dan Layanan Pemustaka. Layanan Teknis, terdiri

dari Pengadaan Bahan Pustaka dan Pengelolaan Bahan Pustaka. Layanan Pemustaka, terdiri dari

Layanan Sirkulasi dan Layanan Referensi.

A. Layanan Teknis

1. Pengelolaan Bahan Pustaka

a. Pemandu Pemustaka menerima dan mencocokkan bahan pustaka dari Pejabat

Pengadaan;

b. Pemandu Pemustaka mencatat dan memberikan stempel pada bahan pustaka;

c. Pemandu Pemustaka membuat deskripsi bibliografi;

d. Pustakawan menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subyek;

e. Pustakawan membuat kartu katalog;

f. Pemandu Pemustaka memberi label dan sampul pada bahan pustaka;

g. Pemandu Pemustaka menata bahan pustaka di rak;

h. Pustakawan menata kartu katalog di lemari katalog.

B. Layanan Bahan Pustaka

1. Layanan Peminjaman Bahan Pustaka

a.

Pemandu Pemustaka memandu Pemustaka mengisi buku tamu;

b. Pustakawan menginformasikan buku yang dibutuhkan Pemustaka;

c. Pemandu Pemustaka membantu Pemustaka menemukan bahan pustaka yang

dibutuhkan;

d. Pemandu Pemustaka menyerahkan bahan pustaka kepada Pemustaka;

e. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang dipinjam Pemustaka;

f. Pustakawan menginformasikan tentang batas peminjaman bahan pustaka maksimal

dua minggu dan bahan pustaka yang dapat dipinjam sebanyak 2 judul; peminjaman bahan pustaka lain setelah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sebelumnya;

serta penggantian jika menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam.


7/14


- 6 -

2. Layanan Penggandaan Bahan Pustaka

a. Pemustaka mengisi formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Pustakawan;

b. Pustakawan menerima bahan pustaka yang akan digandakan beserta formulir

penggandaan;

c. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang akan digandakan pada buku penggandaan;

d. Pustakawan meminta paraf pengesahan kepada Pejabat Layanan;

e. Pustakawan menyerahkan bahan pustaka yang akan digandakan kepada Petugas

Penggandaan;

f. Petugas penggandaan melakukan penggandaan dan menghitung jumlah hasil

penggandaan;

g.

Petugas penggandaan menyerahkan bahan pustaka dan hasil penggandaan beserta

formulir penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir;

h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima pembayaran dan menyerahkan kwitansi;

i. Petugas Layanan Keuangan/Kasir mengembalikan buku kepada Pustakawan;

j. Pustakawan mengembalikan dan menata kembali bahan pustaka ke rak sesuai dengan

nomor kelas bahan pustaka tersebut.

3. Layanan Pengembalian Bahan Pustaka

a. Pemandu Pemustaka menerima bahan pustaka yang telah selesai dipinjam Pemustaka;

b. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan mencatat ulang

kembali bahan pustaka apabila Pemustaka memperpanjang peminjaman bahan

pustaka tersebut serta menetapkan jatuh tempo pengembalian bahan pustaka;

c. Pustakawan mengembalikan bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan

menyusun kembali bahan pustaka di rak sesuai dengan nomor kelas bahan pustaka

tersebut.


8/14


- 7 -

BAB III

PENUTUP

Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan ini dapat menjadi acuan

bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan Arsip dan unit kerja terkait agar

semua pelaksanaan pelayanan perpustakaan dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada

akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan

prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Layanan

Perpustakaan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat

kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

DIREKTUR PEMANFAATAN,

DARMIATI


9/14

3 Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 05 TAHUN 2010

TENTANG

LAYANAN PERPUSTAKAAN


10/14


- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PERPUSTAKAAN

A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA

B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN BAHAN PUSTAKA

D.

DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA


11/14


- 2 -

DIAGRAM ALIR

LAYANAN PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pustakawan Pemandu Pemustaka Pejabat Pengadaan

1 Menerima dan mencocokkan bahan pustaka dari Pejabat

Pengadaan

2 Mencatat dan memberikan stempel pada bahan pustaka

3 Membuat deskripsi bibliografi

4 Menentukan nomor klasifikasi dan

tajuk subyek

5 Membuat kartu katalog

6 Memberi label dan sampul pada

bahan pustaka

7 Menata bahan pustaka di rak

8 Menata kartu katalog di lemari

katalog

Norma Waktu: 4 bulan


12/14


- 3 -

DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pemandu

PemustakaPustakawan Pemustaka

1 Memandu Pemustaka mengisi buku

tamu

2 Menginformasikan buku yangdibutuhkan Pemustaka

3 Membantu Pemustaka menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan

4 Menyerahkan bahan pustaka kepada

Pemustaka

5 Mencatat bahan pustaka yang

dipinjam Pemustaka

6 Menginformasikan tentang batas

peminjaman bahan pustaka maksimal

dua minggu dan bahan pustaka yangdapat dipinjam sebanyak 2 judul;

peminjaman bahan pustaka lain

setelah mengembalikan bahan

pustaka yang dipinjam sebelumnya;

serta penggantian jikamenghilangkan bahan pustaka yangdipinjam

Norma Waktu: 30 – 60 menit


13/14


- 4 -

DIAGRAM ALIR

LAYANAN PENGGANDAAN BAHAN PUSTAKA

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pustakawan PejabatLayanan

PetugasPenggandaan

Kasir Pemustaka

1 Mengisi formulir penggandaan

dan menyerahkan kepadaPetugas Perpustakaan

2 Menerima bahan pustaka yangakan digandakan beserta formulir

penggandaan

3 Mencatat bahan pustaka yang

akan digandakan pada buku penggandaan

4 Meminta paraf pengesahan

kepada Pejabat Layanan

5 Menyerahkan bahan pustakayang akan digandakan kepada

Petugas Penggandaan

6 Melakukan penggandaan danmenghitung jumlah hasil

penggandaan

7 Menyerahkan bahan pustaka danhasil penggandaan besertaformulir penggandaan kepada

Petugas Layanan

Keuangan/Kasir

8 Menerima pembayaran dan

menyerahkan kwitansi

9 Mengembalikan buku kepada

Pustakawan

10 Mengembalikan dan menata

kembali bahan pustaka ke raksesuai dengan nomor kelas bahan

pustaka tersebut

Norma Waktu: 30 – 60 menit (tergantung dari banyaknya pengguna dan jumlah yang digandakan)


14/14


- 5 -

DIAGRAM ALIR

LAYANAN PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Pemandu Pemustaka Pustakawan Pemustaka

1 Menerima bahan pustaka yang telah

selesai dipinjam Pemustaka;

2 Mencatat bahan pustaka yang telahselesai dipinjam dan mencatat ulang

kembali bahan pustaka apabila

Pemustaka memperpanjang

peminjaman bahan pustaka tersebutserta menetapkan jatuh tempo

pengembalian bahan pustaka; dan

3 Mengembalikan bahan pustaka yangtelah selesai dipinjam dan menyusun

kembali bahan pustaka di rak sesuaidengan nomor kelas bahan pustaka

tersebut.

Norma Waktu: 15 – 60 menit

DIREKTUR PEMANFAATAN,

DARMIATI

22protap no 05 tahun 2010 tentang layanan perpustakaan

Documents