2-Day Course

Pengurusan dan Kawalan Dokumen/ Rekod/ Fail Pejabat Date: 23 & 24 August 2017 Time: 9am to 5pm

Venue : Hotel Thistle JB, Johor Trainer : S.Adilkasamy (Eddie)

PSMB SBL Scheme Claimable OBJECTIVES Rekod merupakan satu alat atau satu komponen dalam pengurusan sesebuah agensi yang dianggap amat penting. Pada hari ini diperhatikan kejayaan urusan-urusan bisnes sesebuah organisasi banyak bergantung kepada informasi dan dokumen berkaitan. Pada lazimnya pengurusan rekod dari segi penyimpanan, pengesanan, pemfailan maklumat tidak diuruskan dengan betul akan sedikit sebanyak menjejaskan perjalanan bisnes sesebuah organisasi. Dianatara masalah yang diutarakan saperti sukar mengesan maklumat, dokumen, tidak dapat dikesan dengan cepat, tidak pasti dimana dokumen berkenaan difailkan, penomboran dan pemberian tajuk,nombor rujukan dll. Oleh itu amatlah wajar bagi anggotan –anggota yang mengendalikan rekod mendapatkan sedikit ilmu pengetahuan berhubung dengan kaedah-kaedah yang sesuai menguruskan rekod dengan lebih efektif dan efisien. Justeru itu rekod sesebuah organisasi dapat dikendalikan dengan lebih teratur, sistematik,standard, konsisten serta penjimatan kos. Dengan secara tidak langsung dapat juga meningkatkan imej korprat. Selepas menghadiri kursus ini , peserta dapat mendalami fahaman pengurusan rekod dan fail dipejabat.

Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik dipejabat masing-masing

Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod agensi masing-masing. Dapat mempertingkatkan fahaman mendalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal yang akan

membolehkan pelaksanaan dan tanggunjawab terhadap rekod di agensi masing-masing Dapat meningkatkani lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengendalikan rekod-rekod di

peringkat penyusunan, penyimpanan, pengesanan, pengedaran, penjagaan dan pelupusan rekod. Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat serta dapat memberi maklumat

dengan cepat dan tepat. Dapat meningkatkan kecekapan dan imej agensi masing-masing.

COURSE OUTLINES

1. PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan Istilah-istilah dan pengunaannya Ciri-ciri rekod dan fail Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod Konsep dan kitaran hidup rekod Faedah program pengurusan rekod / kegunaan rekod Pengurusan Rekod Penting Perbezaan rekod konvensyenal / rekod elektronik

2. OPERASI FAIL

Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail Penentuan tajuk dan nombor / pengklasan yang standard Kaedah Pengindeksan Reka bentuk fail yang praktikal dan kualiti Kaedah membuka fail baru Kaedah menutup fail/panduan menutup fail

Penggunaan dan fungsi kertas minit Memasukan dokumen /lampiran dan penomborannya Pegesanan / pegawalan pergerakan rekod Penyimpanan, pelebelan, dan pengesanan

3. CIRI-CIRI DAN KAWALAN KESELAMATAN REKOD Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod Pencegahan dari kebakaran Kawalan suhu dan kelembapan Kawalan dari mahluk perosak Penggunaan peralatan yang sesuai

4. PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan Arahan-arahan umum Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod

5. PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD / PELUPUSAN REOKOD TIDAK AKTIF Aktiviti diperingkat akhir rekod Nilai-nilai rekod untuk proses penilaian Bagaimana menentukan kaedah pemisahan / pelupusan rekod Aktiviti-aktiviti di peringkat pemisahan / pelupusan rekod / Penilaian Penyediaan deskripsi/senarai Pelupusan Rekod/Jadual Pelupusan Rekod Faedah selepas pelupusan rekod Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)

WHO SHOULD ATTEND? Eksekutif Pentadbiran, Penyelia, Pembantu Eksekutif, Setiausaha, Perkeranian dll

METHODOLOGY Ceramah, Perbincangan dalam kumpulan Kerja kumpulan dan pembentangan Sesi soal-jawab (Q & A)

FACILITATOR :

S.Adikalsamy (Eddie), Seorang Jurulatih yang berpengalaman praktikal yang mendalam dalam bidng Pengurusan Rekod dan Fail (Rekod Konvensyenal). Beliau telah bertugas di Arkib Negara Malaysia lebih daripada 25 tahun dimana sebahagian besar daripada tugasnya terlibat dalam pentadbiran pejabat dan juga bidang pengurusan rekod dan fail. Jawatan terakhirnya sebelum bersara adalah sebagai Pegawai Latihan di Cawangan Latihan Dan Pembangunan Kerjaya. Beliau telah terlibat secara langsung dalam mengendalikan kursus-kursus Pengurusan Rekod dan Sistem Fail kepada semua peringkat Pegawai dan Kakitangan Kerajaan dan swasta serta juga peserta-peserta dari luar negeri. Pengkhususan beliau adalah dalam bidang sistem fail, pengkelasan perkara, pengindeksan . Disamping itu beliau juga menjalankan program-program lain diatas permintaan sesebuah agensi saperti Penyediaan Manual Prosedur Kerja/Fail Meja, Penulisan Surat Rasmi dan Memo,Pentadbiran Pejabat dan Pengendalian Mesyuarat, Pelupusan Rekod Tidak Aktif, Aplikasi dan Amalan 5S dalam Pengurusan Rekod dan Fail,Managing office Records and Files Effectively, Kecemerlangan kerjaya dan peningkatan prestasi pekerja pejabat dan kumpulan sokongan dll. Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan ialah Jabatan

Peguam Negara, Jabatan Pendidikan, Jabatan Galian, Polis DiRaja Malaysia, Jabatan Penerangan, Jabatan Pengangkutan Jalan, Syarikat Fiberail Sdn. Bhd. Syarikat KUB Textile Sdn Bhd. Syarikat Leader Cable Sdn. Bhd. BP Chemical Sdn. Bhd. Lembaga Pelabuhan Johor, Universiti Putra Malaysia, Hicom-Honda Sdn. Bhd. Syarikat Sharp Roxy Sdn. Bhd. Universiti Multimedia, Syarikat Intdernational Paint Sdn. Bhd. Malaysia Airport Bhd. Lembaga Air Kuching, Majlis Perbandaran Sibu , Jana Letrik TNB Bank Simpanan Nasional, Universiti Pendidikan Sultan Idris, Westports Sdn Bhd,White Horse Ceramic, Toko Electronics Sdn Bhd, First Unitex Tyre Retreading Sdn Bhd, Syarikat Kannix Sdn.Bhd.Kem.Belia Dan Sukan Malaysia, Sarawak Hydro,Majlis Daerah Kapit, Syarikat e Idaman,Leadership Institute for Sarawak Civil Service (CMM),Sarawak Energy Bhd. dan beberapa agensi lain. Beliau berkelulusan Diploma dalam bidang perhubungan awam), serta memiliki Sijil dalam bidang Archives Studies (United Kingdom). Beliau juga telah menghadiri pelbagai kursus tempatan dalam bidang pengurusan dan pentadbiran serta program Training Metodologi. Beliau juga adalah Certified Trainer oleh PSMB/HRDF TTT/0641. REGISTRATION FORM Yes! (I am / We are) interested in attending the 2-day Course on Pengurusan dan Kawalan Dokumen/ Rekod/

Fail Pejabat dated 23 & 24 August 2017

Participant 1: _______________________________________ Designation: ___________________

Participant 2: _______________________________________ Designation: ___________________

Participant 3: _______________________________________ Designation: ___________________

Participant 4: _______________________________________ Designation: ___________________

Participant 5: _______________________________________ Designation: ___________________

Company: _________________________________________________________________________

Address: __________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Contact person: _____________________________________ Designation: ___________________

Tel: __________________ Fax: __________________ E-Mail: ___________________________

Payment: RM _____________ Cheque No.: __________________

______________________

Signature & Company Stamp

Contact Information ADVISION TRAINING PLT (LLP0003405-LGN) PSMB Registered Training Provider Please contact Steven / Irene at : Tel: 03-6280 8654 Fax: 03-6280 8404 Email to: advision_mal@yahoo.com

OFFICE HOUR: Monday to Friday ( 9am to 5.30 pm ) Please Visit Our Website: www.advision.com.my Registration can be made by fax, online or email. Payment shall be made payable to AdVision Training PLT

The updates of our training courses are sent to you, as we think that they might be of interest and benefit to you. However, if you do not wish to receive further mailings from us, please do send an e-mail to: advision.mal@gmail.com with "REMOVE" in the subject line. Thank you. Anti-SPAM Policy Disclaimer: Mail cannot be considered spam as long as we include contact information and a remove link for removal from this mailing list. If this e-mail is unsolicited, please accept our apologies. Further transmissions to you by the sender may be stopped at NO COST to you.