PERUTUSAN KETUA PENGARAH PERTANIAN

Sekian, terima kasih.

Dato Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek

Ketua Pengarah Pertanian

Jabatan Pertanian Malaysia

Saya berharap dengan terbitnya Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian, kita tidak lagi mengalami masalah dalam pengurusan

stor kerana panduan ini akan menjadi rujukan kepada pegawai / kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan stor. Justeru itu, saya

berharap tidak akan timbul lagi percanggahan maklumat atau ketidakpatuhan di dalam pengurusan stor Jabatan mengikut pekeliling dan

peraturan yang berkuatkuasa sekarang ini.

Tidak lupa juga, tahniah dan terima kasih saya ucapkan kepada Jawatankuasa Kerja di atas daya usaha dan kesungguhan yang diberikan

dalam memastikan panduan ini terlaksana. Sumbangan tuan-tuan dan puan-puan akan terus dikenang. Akhir kata, semoga usaha murni ini

akan mendapat keberkatan Allah SWT untuk dimanfaatkan oleh seluruh warga Jabatan Pertanian.

1 PEKELILING PERBENDAHARAN (1PP) TAHUN 2014

PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR

JABATAN PERTANIAN

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, salam sejahtera dan Salam 1 Malaysia,

Syukur Alhamdulillah, segala puji ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, hasrat bagi menerbitkan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan

Pertanian telah berjaya dicapai. Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini mempunyai penerangan yang terperinci serta

lengkap bagi memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan

stor Jabatan Pertanian.

Penyediaan panduan ini merupakan hasil cetusan idea semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Bilangan 1 Tahun 2013

berikutan isu kadar pusingan stok Jabatan Pertanian yang tidak mencapai standard yang ditetapkan seperti di dalam 1 Pekeliling

Perbendaharaan Tahun 2013. Justeru, panduan ini telah direaliasasikan melalui beberapa siri perbincangan dan sesi percambahan minda

semasa Bengkel Penyediaan Garis Panduan Tatacara Pengurusan Stor yang melibatkan Pegawai-Pegawai Stor Jabatan Pertanian.

1

OBJEKTIF PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR

JABATAN PERTANIAN

1.

2.

3.

4.

5. Memudahkan penyediaan Laporan Pengurusan Stor Jabatan Pertanian supaya lebih teratur dan sentiasa dikemaskini.

Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini bertujuan bagi memberi penerangan yang terperinci serta lengkap bagi

memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan stor

Jabatan Pertanian

Menyediakan satu prosedur dan tatacara standard yang boleh diterima pakai oleh semua Pegawai dan Kakitangan Jabatan Pertanian

semasa melaksanakan tugas pengurusan stor.

Memudahkan serta memberi lebih pemahaman mengenai Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.

Memberi kefahaman mengenai kaedah meminimumkan simpanan stok dan peningkatan kadar pusingan stok Jabatan Pertanian.

2

Bil. Muka Surat

A 4 - 10

B 11 - 28

C 29 -32

D 33 - 40

E 41 - 64

F 65G 66 -69

H 70 - 73

I Kaedah Peningkatan Kadar Pusingan Stok 74 - 76Penghargaan

KEW.PS-19 - Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah

KEW.PS-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Stok

Kehilangan Dan Hapuskira

KEW.PS-21 - Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah

KEW.PS-22 - Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

KEW.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

KEW.PS-16 - Laporan Tahunan Verifikasi Stor

KEW.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok

KEW.PS-18 - Perakuan Ambil Alih

Keselamatan Dan Kebersihan

Pelupusan

KEW.PS-10 - Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

KEW.PS-11 - Borang Permohonan Stok

KEW.PS-12 - Senarai Pembungkusan

Pemeriksaan

KEW.PS-13 - Laporan Kedudukan Stok

KEW.PS-14 - Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor

Penyimpanan

KEW.PS-6 - Tambahan Barang-Barang Standard

KEW.PS-7 - Penentuan Kumpulan Stok

KEW.PS-8 - Label Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput

Pengeluaran

Penerimaan

KEW.PS-1 - Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)

KEW.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-Barang

Merekod Stok

KEW.PS-3 - Kad Kawalan Stok

KEW.PS-4 - Kad Petak

KEW.PS-5 - Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

Tajuk

Perutusan Ketua Pengarah

Objektif Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian

ISI KANDUNGAN

3

A. PENERIMAAN

1. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan penerimaan dengan memastikan peraturan dan proses berikut :

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11

1.12

1.13

1.14

1.15

Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) perlu disediakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang/ lebih atau

tidak mematuhi spesifikasi.

Pengujian kualiti ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan bagi memastikan ia menepati spesifikasi dalam

perjanjian.

Penerimaan hanya dilakukan di luar kawasan stor apabila ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di stor.

Pelabelan barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8) hendaklah dilakukan sebelum barang-barang disimpan.

Penerimaan barang-barang import boleh dilakukan ditempat pendaratan melalui prosedur berikut:

- Memastikan bungkusan barang-barang tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik. Sekiranya ada,

bungkusan perlu dibuka dan diperiksa dengan serta merta dihadapan agen penghantaran.

- Mendapatkan sijil kerosakan daripada pembekal sekiranya berlaku kerosakan, kehilangan atau tidak mematuhi spesifikasi.Barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia hendaklah diterima terus di stor barang-barang mudah terbakar atau

bahan kimia untuk disimpan.

Pegawai Penerima hendaklah memastikan barang-barang yang diterima secara fizikal disertakan dengan dokumen yang

diperlukan seperti Pesanan Kerajaan (L/O), Nota Hantaran (D/O), Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan lain-lain

dokumen yang berkaitan.

Barang-barang yang diterima diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima

dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaannya. Pegawai yang menyaksikan perlu

menurunkan tandatangan di mana-mana ruang kosong di Borang Terimaan Barang-barang (BTB) (KEW.PS-1).

Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera berpandukan Pesanan Kerajaan atau sistem elektronik atau apa-

apa dokumen lain yang berkenaan.

Pengesahan penerimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta hendaklah dicap "Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji" pada Nota Hantaran/ Inbois.

Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) mestilah disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh

Pegawai Teknikal (jika perlu) bagi setiap penerimaan barang-barang.

Borang ini hendaklah disediakan dalam 3 salinan :Semua Stor Utama mesti menyediakan Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) manakala Stor Unit hanya

perlu merekod terus kepada Kad Petak (KEW.PS-4).

PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR JABATAN PERTANIAN

Pegawai Penerima mesti dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan (boleh dilantik lebih daripada seorang ).

Penerimaan mesti diterima oleh Pegawai Penerima dan diperiksa bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

Pemeriksaan dan pengesahan barang-barang teknikal perlu dilakukan oleh Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam

bidang berkaitan bersama Pegawai Penerima.

4

BIL SENARAI SEMAK

1 i.

ii. Pegawai Penerima mestilah dilantik secara

bertulis oleh Ketua Jabatan.

iii.

PS-1.1 No.Rujukan BTB i. No. Rujukan BTB mesti diwujudkan mengikut

tahun semasa diikuti No. Siri

contoh :T 2015/001

T - Terimaan

2015 - tahun pembelian

001 - bermaksud perolehan pertama dan

seterusnya (tahun semasa).

- Wujudkan fail rasmi jabatan

atau

- Wujudkan satu buku pendaftaran.

ii. Proses merekod nombor rujukan BTB bagi

penerimaan barang melalui Borang Pesanan

dan Pengeluaran Stok (KEW.PS -10) adalah

sama seperti penerimaan barang secara

Pesanan Kerajaan.

PERKARA PROSES KERJA

KEW.PS-1 Sebagai pengesahan penerimaan barang-

barang daripada pembekal yang dilengkapkan

oleh Pegawai Penerima disaksikan oleh

seorang pegawai lain dan disahkan oleh

Pegawai Teknikal (jika perlu).

- Surat pelantikan sebagai Pegawai

Penerima oleh Ketua Jabatan.BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG

(BTB)

- Pesanan Kerajaan (L/O)

- Nota Hantaran (D/O)

- Inbois

- Dokumen Kontrak - surat perjanjian

- Kad Jaminan/ Warranty Card (contoh :

bateri kenderaan)

- Perakuan kualiti daripada pembekal'-

Certificate Of Origin bagi barang import

- Surat Jaminan pengambilan balik bagi

barang terhad tempoh

- Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan

- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan

KP 6.2/2013.

Borang Te