1 pekeliling perbendaharan (1pp) tahun 2014 · pdf fileborang laporan terimaan barang-barang...

PERUTUSAN KETUA PENGARAH PERTANIAN

Sekian, terima kasih.

Dato’ Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek

Ketua Pengarah Pertanian

Jabatan Pertanian Malaysia

Saya berharap dengan terbitnya Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian, kita tidak lagi mengalami masalah dalam pengurusan

stor kerana panduan ini akan menjadi rujukan kepada pegawai / kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan stor. Justeru itu, saya

berharap tidak akan timbul lagi percanggahan maklumat atau ketidakpatuhan di dalam pengurusan stor Jabatan mengikut pekeliling dan

peraturan yang berkuatkuasa sekarang ini.

Tidak lupa juga, tahniah dan terima kasih saya ucapkan kepada Jawatankuasa Kerja di atas daya usaha dan kesungguhan yang diberikan

dalam memastikan panduan ini terlaksana. Sumbangan tuan-tuan dan puan-puan akan terus dikenang. Akhir kata, semoga usaha murni ini

akan mendapat keberkatan Allah SWT untuk dimanfaatkan oleh seluruh warga Jabatan Pertanian.

1 PEKELILING PERBENDAHARAN (1PP) TAHUN 2014

PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR

JABATAN PERTANIAN

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, salam sejahtera dan Salam 1 Malaysia,

Syukur Alhamdulillah, segala puji ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, hasrat bagi menerbitkan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan

Pertanian telah berjaya dicapai. Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini mempunyai penerangan yang terperinci serta

lengkap bagi memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan

stor Jabatan Pertanian.

Penyediaan panduan ini merupakan hasil cetusan idea semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Bilangan 1 Tahun 2013

berikutan isu kadar pusingan stok Jabatan Pertanian yang tidak mencapai standard yang ditetapkan seperti di dalam 1 Pekeliling

Perbendaharaan Tahun 2013. Justeru, panduan ini telah direaliasasikan melalui beberapa siri perbincangan dan sesi percambahan minda

semasa Bengkel Penyediaan Garis Panduan Tatacara Pengurusan Stor yang melibatkan Pegawai-Pegawai Stor Jabatan Pertanian.

1

OBJEKTIF PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR

JABATAN PERTANIAN

1.

2.

3.

4.

5. Memudahkan penyediaan Laporan Pengurusan Stor Jabatan Pertanian supaya lebih teratur dan sentiasa dikemaskini.

Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini bertujuan bagi memberi penerangan yang terperinci serta lengkap bagi

memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan stor

Jabatan Pertanian

Menyediakan satu prosedur dan tatacara standard yang boleh diterima pakai oleh semua Pegawai dan Kakitangan Jabatan Pertanian

semasa melaksanakan tugas pengurusan stor.

Memudahkan serta memberi lebih pemahaman mengenai Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.

Memberi kefahaman mengenai kaedah meminimumkan simpanan stok dan peningkatan kadar pusingan stok Jabatan Pertanian.

2

Bil. Muka Surat

A 4 - 10

B 11 - 28

C 29 -32

D 33 - 40

E 41 - 64

F 65G 66 -69

H 70 - 73

I Kaedah Peningkatan Kadar Pusingan Stok 74 - 76Penghargaan

KEW.PS-19 - Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah

KEW.PS-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Stok

Kehilangan Dan Hapuskira

KEW.PS-21 - Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah

KEW.PS-22 - Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

KEW.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

KEW.PS-16 - Laporan Tahunan Verifikasi Stor

KEW.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok

KEW.PS-18 - Perakuan Ambil Alih

Keselamatan Dan Kebersihan

Pelupusan

KEW.PS-10 - Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

KEW.PS-11 - Borang Permohonan Stok

KEW.PS-12 - Senarai Pembungkusan

Pemeriksaan

KEW.PS-13 - Laporan Kedudukan Stok

KEW.PS-14 - Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor

Penyimpanan

KEW.PS-6 - Tambahan Barang-Barang Standard

KEW.PS-7 - Penentuan Kumpulan Stok

KEW.PS-8 - Label Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput

Pengeluaran

Penerimaan

KEW.PS-1 - Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)

KEW.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-Barang

Merekod Stok

KEW.PS-3 - Kad Kawalan Stok

KEW.PS-4 - Kad Petak

KEW.PS-5 - Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

Tajuk

Perutusan Ketua Pengarah

Objektif Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian

ISI KANDUNGAN

3

A. PENERIMAAN

1. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan penerimaan dengan memastikan peraturan dan proses berikut :

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11

1.12

1.13

1.14

1.15

Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) perlu disediakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang/ lebih atau

tidak mematuhi spesifikasi.

Pengujian kualiti ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan bagi memastikan ia menepati spesifikasi dalam

perjanjian.

Penerimaan hanya dilakukan di luar kawasan stor apabila ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di stor.

Pelabelan barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8) hendaklah dilakukan sebelum barang-barang disimpan.

Penerimaan barang-barang import boleh dilakukan ditempat pendaratan melalui prosedur berikut:

- Memastikan bungkusan barang-barang tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik. Sekiranya ada,

bungkusan perlu dibuka dan diperiksa dengan serta merta dihadapan agen penghantaran.

- Mendapatkan sijil kerosakan daripada pembekal sekiranya berlaku kerosakan, kehilangan atau tidak mematuhi spesifikasi.Barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia hendaklah diterima terus di stor barang-barang mudah terbakar atau

bahan kimia untuk disimpan.

Pegawai Penerima hendaklah memastikan barang-barang yang diterima secara fizikal disertakan dengan dokumen yang

diperlukan seperti Pesanan Kerajaan (L/O), Nota Hantaran (D/O), Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan lain-lain

dokumen yang berkaitan.

Barang-barang yang diterima diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima

dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaannya. Pegawai yang menyaksikan perlu

menurunkan tandatangan di mana-mana ruang kosong di Borang Terimaan Barang-barang (BTB) (KEW.PS-1).

Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera berpandukan Pesanan Kerajaan atau sistem elektronik atau apa-

apa dokumen lain yang berkenaan.

Pengesahan penerimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta hendaklah dicap "Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji" pada Nota Hantaran/ Inbois.

Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) mestilah disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh

Pegawai Teknikal (jika perlu) bagi setiap penerimaan barang-barang.

Borang ini hendaklah disediakan dalam 3 salinan :Semua Stor Utama mesti menyediakan Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) manakala Stor Unit hanya

perlu merekod terus kepada Kad Petak (KEW.PS-4).

PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR JABATAN PERTANIAN

Pegawai Penerima mesti dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan (boleh dilantik lebih daripada seorang ).

Penerimaan mesti diterima oleh Pegawai Penerima dan diperiksa bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

Pemeriksaan dan pengesahan barang-barang teknikal perlu dilakukan oleh Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam

bidang berkaitan bersama Pegawai Penerima.

4

BIL SENARAI SEMAK

1 i.

ii. Pegawai Penerima mestilah dilantik secara

bertulis oleh Ketua Jabatan.

iii.

PS-1.1 No.Rujukan BTB i. No. Rujukan BTB mesti diwujudkan mengikut

tahun semasa diikuti No. Siri

contoh :T 2015/001

T - Terimaan

2015 - tahun pembelian

001 - bermaksud perolehan pertama dan

seterusnya (tahun semasa).

- Wujudkan fail rasmi jabatan

atau

- Wujudkan satu buku pendaftaran.

ii. Proses merekod nombor rujukan BTB bagi

penerimaan barang melalui Borang Pesanan

dan Pengeluaran Stok (KEW.PS -10) adalah

sama seperti penerimaan barang secara

Pesanan Kerajaan.

PERKARA PROSES KERJA

KEW.PS-1 Sebagai pengesahan penerimaan barang-

barang daripada pembekal yang dilengkapkan

oleh Pegawai Penerima disaksikan oleh

seorang pegawai lain dan disahkan oleh

Pegawai Teknikal (jika perlu).

- Surat pelantikan sebagai Pegawai

Penerima oleh Ketua Jabatan.BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG

(BTB)

- Pesanan Kerajaan (L/O)

- Nota Hantaran (D/O)

- Inbois

- Dokumen Kontrak - surat perjanjian

- Kad Jaminan/ Warranty Card (contoh :

bateri kenderaan)

- Perakuan kualiti daripada pembekal'-

Certificate Of Origin bagi barang import

- Surat Jaminan pengambilan balik bagi

barang terhad tempoh

- Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan

- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan

KP 6.2/2013.

Borang Terimaan Barang-barang

(KEW.PS-1) hendaklah disediakan dalam 3

salinan :

- Satu salinan untuk diserah sebagai

dokumen bayaran bersama Pesanan

Kerajaan, Inbois asal dan Nota Hantaran

asal.

- Satu salinan untuk disimpan oleh Pegawai

Stor.

- Satu salinan disimpan di dalam fail rasmi

jabatan.

BORANG TERIMAAN BARANG-

5

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/BORANG_KEW_PS-1.pdf

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Glosari.pdf



BIL SENARAI SEMAK

PS-1.2 Nama dan Alamat Pembekal Mesti mengisi nama dan alamat pembekal

seperti yang tertera di Pesanan Kerajaan/ Nota

Hantaran/ Inbois atau Borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok (KEW.PS -10).



- Inbois

- KEW.PS-10

PS-1.3 Butir-butir Bungkusan Merekod nombor pendaftaran bungkusan yang

terdapat pada bungkusan yang di terima

daripada pembekal sekiranya ada.

- Label pada bungkusan (jika ada)

PS-1.4 Butir-butir Penghantaran Catatkan nombor Nota Hantaran (D/O). - Nota Hantaran (D/O)

PS-1.5 No.Pesanan Kerajaan / Tarikh Catatkan No.Pesanan Kerajaan beserta tarikh. - Pesanan Kerajaan (L/O)

PS-1.6 No. Kod Catatkan No.Kod :

No. Kod mesti berdasarkan katalog barang-

barang yang disediakan oleh Perbendaharaan

melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS)

Knowledgebase.

http://knowledgebase.treasury.gov.my/k

nowledgebase/

Jika No. Kod tiada di dalam Sistem

Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase,

hendaklah merujuk kepada Perbendaharaan

melalui Bahagian Pengurusan Jabatan dengan

menggunakan Borang Permohonan Kod Baru

Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D

Lampiran D

PS-1.7 Perihal Barang-barang Catatkan perihal barang-barang yang diterima

seperti yang terdapat di dalam Pesanan

Kerajaan.



- KEW.PS-10

PS-1.8 Unit Pengukuran Unit pengukuran mesti dicatat bagi setiap

barangan yang diterima mengikut Pesanan

Kerajaan berdasarkan spesifikasi berpandukan

unit ukuran Sistem Pengurusan Stor (SPS)

Knowledgebase (perihal barangan)

Contoh : buah, batang, kilogram, unit dan lain-

lain


nowledgebase/


6

http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/





BIL SENARAI SEMAK

PS- 1.9 Kuantiti Mencatatkan kuantiti barangan. - Pesanan Kerajaan (L/O)


- KEW.PS -10

PS-1.10 Dipesan Catatkan kuantiti barangan yang dipesan.

PS-1.11 Diterima Catatkan kuantiti barangan yang diterima.

PS-1.12 Harga Merekodkan harga barangan.

PS-1.13 Seunit Catatkan harga seunit.

PS-1.14 Jumlah Catatkan jumlah harga bagi semua barangan

yang diterima mengikut Pesanan Kerajaan/

Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok

(KEW.PS-10).

PS- 1.15 Catatan Catatkan segala perubahan yang berlaku jika

terdapat perselisihan kuantiti atau kerosakan

pada barang atau tidak mengikut spesifikasi

atau lain-lain berkaitan.

PS-1.16 Tandatangan Pegawai

Penerima

Pegawai Penerima mesti menandatangan dan

mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh.

PS-1.17 Tandatangan Pegawai

Teknikal (Jika Perlu)

Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam

bidang berkaitan mesti menandatangan dan


- Pegawai Teknikal tidak perlu dilantik,

tetapi pegawai tersebut mesti

mempunyai kemahiran dalam bidang

berkenaan.

PS-1.18 Nota : Kegunaan Di Stor

Pusat/ Stor Utama

(3 Salinan)

Salinan 1 Dikemukakan ke Bahagian Bekalan, Kawalan

dan Akaun bagi tujuan pembayaran.

Salinan 2 Dikemukakan ke Bahagian Simpanan

(Pegawai Stor) bagi tujuan rekod.

Salinan 3 Di simpan di Bahagian Terimaan untuk rujukan

(jika ada).


7

BIL SENARAI SEMAK

2 Borang Laporan Terimaan Barang-barang

(KEW.PS-2) mesti diisi sekiranya :

- berlaku perselisihan diantara Dokumen

Kontrak, Pesanan Kerajaan dengan Nota

Hantaran atau Inbois.

- barangan yang diterima terdapat kerosakan,

kuantiti kurang/ lebih dan tidak mengikut kualiti

dan spesifikasi.

PS-2.1 Nama dan Alamat

Pembekal/ Agen

Penghantaran

Mesti mengisi nama dan alamat pembekal

seperti yang tertera di Pesanan Kerajaan/ Nota

Hantaran/ Inbois atau Borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).



- KEW.PS -10

PS-2.2 Nombor dan Tarikh Pesanan

Kerajaan

Catatkan No.Pesanan Kerajaan beserta tarikh. - Pesanan Kerajaan (L/O)

PS-2.3 Butir-butir Pengangkutan Merekod maklumat pengangkutan sekiranya

ada.


PS-2.4 Butir-butir Penghantaran Catatkan nombor Nota Hantaran.

PS-2.5 Butir-butir Bungkusan Merekod nombor pendaftaran bungkusan yang

terdapat pada bungkusan yang di terima

daripada pembekal sekiranya ada.

PS-2.6 No. Ruj. Penerimaan No. Ruj. Penerimaan adalah nombor BTB dari

Borang Terimaan Barang-barang (KEW.PS-1)

- KEW.PS-1


KEW.PS-2 - Pesanan Kerajaan (L/O)


- Inbois

- Dokumen Kontrak - surat perjanjian

- KEW.PS-10

- Kad Jaminan

- Perakuan Kualiti daripada Pembekal

- Certificate Of Origin bagi barang

Import

- KEW.PS-1

- Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan

- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan

KP 6.2/2013.

BORANG LAPORAN TERIMAAN

BARANG-BARANG

BORANG LAPORAN TERIMAAN BORANG TERIMAAN BARANG-

8


BIL SENARAI SEMAK

PS-2.7 No. Kod Catatkan No.Kod:

Penggunaan No. Kod hendaklah

menggunakan katalog barang-barang yang di

sediakan oleh Perbendaharaan melalui Sistem

Pengurusan Stor (SPS) Knowledgebase.


nowledgebase/

PS-2.8 Perihal Barang-barang Catatkan perihal barang-barang yang diterima

seperti yang terdapat di dalam Pesanan

Kerajaan.



- KEW.PS -10

PS-2.9 Kuantiti Mencatatkan kuantiti barangan.

PS-2.10 Dipesan Catatkan kuantiti barangan yang dipesan.

PS-2.11 Diterima Catatkan kuantiti barangan yang diterima.

PS-2.12 Kurang/ Lebih Catatkan kuantiti barang kurang/ lebih

berdasarkan pada Pesanan Kerajaan dan yang

diakui terima.

PS-2.13 Ditolak Catatkan kuantiti barang yang ditolak.

PS-2.14 Sebab-sebab Penolakan Catatkan sebab-sebab penolakan dibuat

seperti rosak atau tidak mengikut spesifikasi.

PS-2.15 Harga Mencatatkan harga barangan yang diterima

sahaja.



- KEW.PS -10

PS-2.16 Seunit Catatkan harga seunit.

PS-2.17 Jumlah Catatkan jumlah harga bagi semua barangan

yang diterima sahaja.

PS-2.18 Pegawai Penerima Pegawai Penerima mesti menandatangan dan

mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi

jabatan.

Akuan Terima Pembekal/

Agen Penghantaran


9



BIL SENARAI SEMAK

PS-2.19 Kuantiti Ditolak/ Kurang/

Lebih

Tandakan sebab-sebab penolakan pada

ruangan yang disediakan samada Kuantiti

Ditolak/ Kuantiti Kurang/ Kuantiti Lebih.

PS-2.20 Maklumat Pembekal Yang

Menghantar Barang-barang

Dapatkan tandatangan pembekal/ agen

penghantaran serta catatkan nama, tarikh dan

cap syarikat.

PS-2.21 Salinan 1

- Kepada Pembekal/ Agen

Penghantaran

Diserahkan kepada Pembekal/ Agen

Penghantaran.

PS-2.22 Salinan 2

- Untuk Simpanan Stor

Borang-borang ini hendaklah disimpan di

dalam fail rasmi jabatan/ organisasi.


10

B.

1. Pegawai Stor hendaklah mematuhi peraturan dan proses merekod seperti berikut :

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) mesti disimpan ditempat yang selamat dan berkunci.

Kad Petak (KEW.PS-4) ditempatkan bersama stok dan bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang

disimpan di ruang sejuk beku, Kad Petak (KEW.PS-4) perlu disimpan di tempat berasingan.

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah manakala pengeluaran dengan pen dakwat hitam/

biru di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).

Penggunaan warna kad seperti berikut :

- Kad Petak berwarna hijau untuk stok yang tidak mempunyai tarikh luput.

- Kad Petak berwarna merah jambu untuk stok bertarikh luput.

Contoh : Inkjet, bahan kimia, baja.

MEREKOD STOK

Merekodkan semua stok yang diterima di dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).

Bagi Stor Utama, setiap Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) yang baru diwujudkan hendaklah didaftarkan di dalam Senarai

Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).

Setiap Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) yang baru diwujudkan perlu disediakan bersama Kad Petak (KEW.PS-4) dan

mempunyai nombor kad yang sama.

Bagi Stor Unit, Kad Petak (KEW.PS-4) sahaja perlu diwujudkan dan satu senarai daftar Kad Petak hendaklah disediakan

secara pentadbiran.

Semua Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) mesti dikemaskini setiap kali transaksi.

11

BIL SENARAI SEMAK

3 i.

KAD KAWALAN STOK

ii. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak

dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan perlu

dilakukan pada rekod, langkah berikut perlu di

patuhi :

- Angka asal hendaklah digaris dengan satu

garisan menggunakan pen dakwat merah .

- Angka yang betul ditulis dibahagian atas

angka asal .

- Pembetulan ditandatangani ringkas oleh

Pegawai Stor.

iii. Item yang mempunyai Nombor Siri mesti

direkodkan bersama Buku Kaunterfoil

(KEW.67).

- Maklumat mengenai stok

- Maklumat mengenai pembelian/ terimaan

bagi setiap suku tahun.

- Maklumat mengenai keluaran setiap suku

tahun

- Maklumat mengenai terima/ keluar setiap

tahun.

KEW.PS-3 - Pesanan Kerajaan (L/O)


- Inbois

- KEW.PS-1

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-10

- KEW.PS-11

- KEW.67 (Buku Kaunterfoil)

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) diwujudkan

bagi merekod setiap item yang terdapat

didalam setiap stor utama termasuk rekod

terimaan/ keluaran stok dengan mematuhi

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (1

Pekeliling Perbendaharaan).

Kad Kawalan Stok Mempunyai Dua

Bahagian iaitu :-

1. Bahagian A


12

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/BORANG_KEW_PS-3A.pdf

BIL SENARAI SEMAK

PS-3.1 No. Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor

yang telah direkodkan pada Senarai Daftar

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5).

contoh :

KS 001

- KS - Kad Stok

- 001 - Bilangan No. Turutan

- KEW.PS-5

PS-3.2 Perihal Stok i. Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok

berdasarkan Katalog Barang-barang yang

disediakan oleh Perbendaharaan melalui

Sistem Pengurusan Stor (SPS)

Knowledgebase.


- Inbois

- KEW.PS-1

- Borang Permohonan Kod Baru Stok

(SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.

ii. Jika nama item tiada di dalam Sistem





Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.


nowledgebase/

PS-3.3 No. Kod Catatkan No. Kod :

No. Kod mesti berdasarkan Kod Barang-



Knowledgebase.


nowledgebase/

Jika No. Kod tiada di dalam Sistem





Stok (SPS)-KP 6.1/2013 Lampiran D.

Lampiran D


13





http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Lampiran_D.pdf

BIL SENARAI SEMAK

PS-3.4 Kumpulan Kumpulan ditentukan berdasarkan nilai

pembelian tahunan barang-barang melalui

Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-

7).

- KEW.PS-7

Kumpulan A

30% daripada stok yang disimpan mempunyai

nilai purata jumlah keseluruhan pembelian

tahunan tertinggi.

Kumpulan B

70% bakinya

*Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan

kepada barang-barang dalam Kumpulan A

bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai

tinggi di simpan berlebihan.

PS-3.5 Unit Pengukuran Unit pengukuran mesti dicatat bagi setiap

barangan yang diterima mengikut Pesanan

Kerajaan berdasarkan spesifikasi berpandukan

unit ukuran Sistem Pengurusan Stor (SPS)

Knowledgebase (perihal barangan).


lain.



PS-3.6 Gerakan Gerakan bermaksud sesuatu stok itu aktif atau

tidak aktif.

PS-3.7 Lokasi

-Stor Utama

i. Lokasi stok diwujudkan bagi memudahkan

penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan

dengan mematuhi perkara berikut :

- Wujudkan Lokasi dan Pelan Lantai di

stor

a) Carta Lokasi dan pelan lantai mesti

disediakan dan dipamerkan.

Panduan Penyediaan Lokasi Di dalam

Sebuah Stor

b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad

Kawalan Stok (KEW.PS-3).


14

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Lokasi_Penyimpanan_Stok.pdf

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Lokasi_Penyimpanan_Stok.pdf

BIL SENARAI SEMAK

PS-3.8 Seksyen : Ditentukan berdasarkan kategori Stok.

Contoh : baja, racun, alat tulis.

PS-3.9 Baris : Ditentukan berdasarkan susunan baris yang

terdapat dalam seksyen.

PS-3.10 Rak : Ditentukan berdasarkan susunan dan jenis rak

yang terdapat dalam baris.

PS-3.11 Tingkat : Bilangan tingkat yang terdapat dalam setiap

rak bermula dari tingkat bawah.

PS-3.12 Petak : Kedudukan petak di dalam setiap tingkat rak

penyimpanan barang.

Paras Stok Paras stok berdasarkan pengeluaran sekurang-

kurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran

keperluan masa hadapan.

PS-3.13 Tahun Mencatat tahun penerimaan stok tahun

sebelumnya.

PS-3.14 Maksimum (Kuantiti) Setiap perolehan tidak boleh melebihi 3

bulan penggunaan.

Kuantiti maksimum yang disimpan pada satu-

satu masa.

Formula Kiraan :

(Jumlah penggunaan kuantiti tahun lepas x 3

bulan penggunaan) 12 bulan

PS-3.15 Menokok (Kuantiti) Proses perolehan boleh dilakukan selepas 2

bulan penggunaan.

- *(kecuali vaksin, ubat dan lain-lain adalah

bahan terkawal).

Proses perolehan boleh dilakukan selepas 2

bulan penggunaan dengan syarat tidak

melebihi paras maksimum.


15

BIL SENARAI SEMAK

Formula Kiraan :

(Jumlah penggunaan kuantiti tahun lepas x 2


PS-3.16 Minimum (Kuantiti) Kuantiti stok minimum yang disimpan pada

sesuatu masa tidak melebihi satu bulan

penggunaan.

Formula Kiraan :

(Jumlah kuantiti penggunaan tahun lepas x 1


Terimaan Stok Suku Tahun Maklumat mengenai pembelian/ terimaan bagi

setiap suku tahun.

Pertama - 1 Januari hingga 31 Mac

Kedua - 1 April hingga 30 Jun

Ketiga - 1 Julai hingga 30 September

Keempat - 1 Oktober hingga 31 Disember


PS-3.17 Tahun Mencatat tahun semasa penerimaan stok.

PS-3.18 Pertama Bagi tempoh 1 Januari hingga 31 Mac tahun

berkenaan.

PS-3.19 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti terimaan Stok

berdasarkan maklumat transaksi di

Bahagian B.

PS-3.20 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai terimaan Stok


Bahagian B.

PS-3.21 Kedua Bagi tempoh 1 April hingga 30 Jun tahun

berkenaan.



Bahagian B.


16

BIL SENARAI SEMAK



Bahagian B.

PS-3.24 Ketiga Bagi tempoh 1 Julai hingga 30 September

tahun berkenaan.



Bahagian B.



Bahagian B.

PS-3.27 Keempat Bagi tempoh 1 Oktober hingga 31 Disember

tahun berkenaan.

PS-3.28 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Terimaan Stok


Bahagian B.

PS-3.29 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok


Bahagian B.

Keluaran Stok Suku Tahun Mencatat tahun keluaran barang.

PS-3.30 Tahun Mencatat tahun keluaran stok.

PS-3.31 Pertama Bagi tempoh 1 Januari hingga 31 Mac tahun

berkenaan.

PS-3.32 Kuantiti Mencatat Jumlah Kuantiti Keluaran Stok


Bahagian B.

PS-3.33 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai keluaran Stok


Bahagian B.

PS-3.34 Kedua Bagi tempoh 1 April hingga 30 Jun tahun

berkenaan.


17

BIL SENARAI SEMAK



Bahagian B.

PS-3.36 Nilai (RM) Mencatat Jumlah Nilai Keluaran Stok


Bahagian B.

PS-3.37 Ketiga Bagi tempoh 1 Julai hingga 30 September

tahun berkenaan.



Bahagian B.



Bahagian B.

PS-3.40 Keempat Bagi tempoh 1 Oktober hingga 31 Disember

tahun berkenaan.



Bahagian B.



Bahagian B.

PS-3.43 Terimaan Stok Tahunan Maklumat mengenai pembelian/ terimaan

dalam satu tahun.

PS-3.44 Tahun Mencatat Tahun Terimaan dan Keluaran Stok

tahun sebelumnya.

PS-3.45 Kuantiti Mencatat jumlah Kuantiti Terimaan

berdasarkan PS-3.19 + PS-3.22 + PS-3.25 +

PS-3.28 tahun sebelumnya.

PS-3.46 Nilai (RM) Mencatat jumlah Nilai (RM) Terimaan




18

BIL SENARAI SEMAK

PS-3.47 Keluaran Stok Tahunan Maklumat mengenai keluaran dalam satu

tahun sebelumnya.

PS-3.48 Kuantiti Mencatat jumlah Kuantiti Keluaran



PS-3.49 Nilai (RM) Mencatat jumlah Nilai (RM) Keluaran



Mempunyai maklumat transaksi stok yang

dikemaskini setiap masa.

PS-3.50 Transaksi Stok Maklumat terimaan dan keluaran stok yang

mesti dikemaskini setiap masa.

PS-3.51 Tarikh Mencatat tarikh setiap transaksi terimaan atau

keluaran stok.

PS-3.52 No. PK / BTB / BPPS Mesti mencatat :

i. No. Pesanan Kerajaan (L/O)

- Merujuk No. Pesanan Kerajaan (L/O) seperti

dalam Borang Terimaan Barang-barang

(KEW.PS-1).

ii. No. BTB (Borang Terimaan Barang-Barang)

- Merujuk No. BTB dalam Borang Terimaan

Barang-barang (KEW.PS-1).

iii. No. BPPS (Borang Pesanan Pengeluaran

Stok)

- Merujuk No. BPPS dalam Borang Pesanan

dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).

iv. No. Permohonan (Borang Permohonan Stok)

- Merujuk No. Permohonan dalam Borang

Permohonan Stok (KEW.PS-11).

PS-3.53 Terima Daripada/ Keluar

kepada

Mencatat Nama Pembekal/ Stor Utama atau

Nama Penerima.


2. Bahagian B

- No. Pesanan Kerajaan (L/O)

- KEW.PS -1

- KEW.PS-10

- KEW.PS-11

19

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/BORANG_KEW_PS-3B.pdf

BIL SENARAI SEMAK

PS-3.54 Terimaan Maklumat terimaan stok.

PS-3.55 Kuantiti Mencatat jumlah kuantiti terimaan yang

diterima.

PS-3.56 Seunit (RM) Mencatat harga terimaan bagi seunit (RM).

PS-3.57 Jumlah (RM) Jumlah terimaan (RM).

PS-3.58 Keluaran Maklumat keluaran stok.

PS-3.59 Kuantiti Mencatat jumlah kuantiti keluaran.

PS-3.60 Jumlah (RM) Mencatat harga keluaran (RM).

PS-3.61 Baki Jumlah baki stok.

PS-3.62 Kuantiti i.

ii.

Kuantiti baki bagi transaksi terimaan

bermaksud kuantiti baki stok sebelum dan

dicampur dengan jumlah kuantiti yang diterima

(PS-3.62 tambah PS-3.55).

Kuantiti baki bagi transaksi keluaran ialah baki

stok sebelum dan ditolak dengan jumlah

kuantiti yang dikeluarkan (PS-3.62 tolak PS-

3.59).

PS-3.63 Jumlah (RM) i.

ii.

Jumlah (RM) baki bagi transaksi terimaan

bermaksud jumlah (RM) baki stok sebelum

dan dicampur dengan jumlah (RM) yang

diterima (PS-3.63 tambah PS-3.57).

Jumlah (RM) baki bagi transaksi keluaran

ialah baki stok sebelum dan ditolak dengan

jumlah (RM) yang dikeluarkan (PS-3.63 tolak

PS-3.60).

PS-3.64 Tandatangan Pegawai Stor Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan

bagi setiap transaksi.


- KEW.PS-3

20

BIL SENARAI SEMAK

4 i.

ii. Penggunaan warna kad seperti berikut :

- Kad Petak berwarna hijau untuk stok yang

tidak mempunyai tarikh luput.

- Kad Petak berwarna merah jambu untuk

stok bertarikh luput.

Contoh : Inkjet, bahan kimia, baja.

iii. Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama

stok.

iv. Bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar

dan stok yang disimpan diruang sejuk beku

Kad Petak (KEW.PS-4) hendaklah disimpan di

tempat yang sesuai secara berasingan dengan

syarat No. Kad Petak (KEW.PS-4) dilabel pada

stok tersebut.

Contoh : minyak petrol,gas, bahan kimia dan

lain-lain.

4.1 PS-4.1 No. Kad i. Nombor Kad Petak (KEW.PS-4) hendaklah

didaftar sama dengan Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3).

PS-4.2 Ruj. Kawalan Stok*: Mencatat No.Kad Kawalan Stok (PS-3.1).

PS-4.3 No. Kod : Catatkan No. Kod :




Knowledgebase.


nowledgebase/

KEW.PS-4 Pegawai Stor hendaklah merekodkan terimaan

dan keluaran stok dengan menggunakan Kad

Petak (KEW.PS-4) yang telah ditetapkan bagi

tujuan :

- Mengetahui kedudukan stok simpanan.

- Memastikan kuantiti dan fizikal stok sentiasa

tepat.

- Mesti dikemaskini bagi setiap transaksi.


- KEW.PS-1

- KEW.PS-3

- KEW.PS-10

- KEW.PS-11

KAD PETAK

21




BIL SENARAI SEMAK

PS-4.4 Perihal Stok: i. Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok




Knowledgebase.

- KEW.PS-3

PS-4.5 Kumpulan Stok: Kumpulan ditentukan berdasarkan Nilai

Pembelian Tahunan Barang-barang melalui


7).

- KEW.PS-3

- KEW.PS-7

Kumpulan A



tahunan tertinggi.

Kumpulan B

70% bakinya.




tinggi di simpan berlebihan.PS-4.6 Lokasi Stok: Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan

memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan

pemeriksaan dengan mematuhi perkara

berikut :

- KEW.PS-3

- Carta Lokasi dan pelan lantai mesti

disediakan.

- Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad


PS-4.7 Bil. Nombor bilangan transaksi terimaan dan

keluaran secara berturutan.

PS 4.8 Tarikh: Mencatat tarikh setiap transaksi terimaan dan

keluaran stok.

- KEW.PS -1

- KEW.PS-3

- KEW.PS -10

- KEW.PS-11


22

BIL SENARAI SEMAK

PS-4.9 No. Ruj. BTB atau No. Ruj.

BPPS

Mesti mencatat :

i. No. BTB (Borang Terimaan Barang-Barang)

- Merujuk No. BTB dalam Borang Terimaan

Barang-barang (KEW.PS-1).

ii. No. BPPS (Borang Pesanan Dan Pengeluaran

Stok).

- Merujuk No. BPPS dalam Borang Pesanan

Dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).

iii. No. Permohonan (Borang Permohonan Stok)

- Merujuk No. Permohonan dalam Borang

Permohonan Stok (KEW.PS-11).

iv. No. PK (Pesanan Kerajaan)

- Merujuk No. PK seperti dalam Borang

Terimaan Barang-barang (KEW.PS-1).

PS-4.10 Kuantiti Maklumat kuantiti terimaan dan keluaran stok

PS-4.11 Terima Maklumat terimaan stok.

PS-4.12 Seunit(RM) Mencatat harga terimaan bagi seunit (RM).

PS-4.13 Keluar Maklumat keluaran stok.

PS-4.14 Baki Jumlah baki stok.

PS-4.15 Tandatangan Pegawai Stor Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan

bagi setiap transaksi.

PS-4.16 Baki Dibawa Ke Hadapan Mencatat kuantiti baki terakhir daripada Kad

Petak (KEW.PS-4) terdahulu.

PS-4.17 Baki Dipindahkan Ke

Hadapan

Mencatat kuantiti baki terakhir.


23

BIL SENARAI SEMAK

5 - KEW.PS-3

PS-5.1 Bilangan Nombor bilangan secara berturutan.

PS-5.2 No.Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor


Kad Kawalan Stok (KEW. PS-5).

contoh :

KS 001

- KS - Kad Stok


PS-5.3 No.Kod Catatkan No. Kod :




Knowledgebase.

PS-5.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah satu nama bagi item stok




Knowledgebase.

PS-5.5 Tandatangan Pegawai Stor

Dan Tarikh

Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan

beserta tarikh bagi setiap transaksi.


KEW.PS-5

SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN

STOK

Disediakan untuk mewujudkan :

-Nombor daftar kepada Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3).

-Mendaftar perihal stok.

24


BIL SENARAI SEMAK

6

PS-6.1 No.Rujukan No. Rujukan penambahan barang-barang

mesti diwujudkan mengikut No. Siri.

contoh : PB 001-

PB - Penambahan Barang-barang.

001 - bermaksud permohonan pertama dan

seterusnya.

- Wujudkan fail rasmi jabatan

PS-6.2 Perihal barang Perihal barang yang perlu didaftarkan di dalam

senarai Katalog Barang-barang.

- KEW.PS-1

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

PS-6.3 Kegunaan Nyatakan dengan jelas justifikasi penggunaan

barang yang perlu diwujudkan.

PS-6.4 Tarikh mula diguna Nyatakan tarikh permulaan penggunaan

barang tersebut di dalam stor.

PS-6.5 Tempoh penggunaan Nyatakan berapa lama barang tersebut

digunakan (jangka masa).

PS-6.6 Tamat tempoh penggunaan Tarikh terakhir penggunaan. - Label tarikh luput pada barang.

KEW.PS-6


Setiap Stor perlu mewujudkan Katalog Barang-

barang stor di dalam pegangannya.

Katalog bermaksud satu senarai barang-

barang yang mengandungi maklumat-

maklumat lengkap mengenai nombor kod,

perihal barang, unit pengukuran dan harga.

Jika perihal barang tiada dalam Katalog

Barang-barang maka permohonan hendaklah

menggunakan Borang Penambahan Barang

(KEW.PS-6).

i.

ii.

iii.

BORANG PENAMBAHAN BARANGBORANG PENAMBAHAN

25


BIL SENARAI SEMAK

PS-6.7 Jika barang-barang yang

dicadang bertujuan

menggantikan stok sedia ada

nyatakan perihal stok

tersebut

Nyatakan perihal barang yang hendak diganti

dengan barang yang dicadangkan.

PS-6.8 Nama Pembuat/ Agen/

Pembekal

Nyatakan nama dan alamat pembuat, agen

dan pembekal.



PS-6.9 - Nyatakan harga barang seunit (RM). - KEW.PS-1

- KEW.PS-3

- Nyatakan unit pengukuran bagi setiap

barangan berdasarkan spesifikasi.


lain.PS-6.10 Tandatangan Pemohon Pegawai Stor mesti menurunkan tandatangan,


PS-6.11 Tandatangan Ketua Jabatan Ketua Jabatan mesti menurunkan

tandatangan, mencatat nama, jawatan, jabatan

dan tarikh.

PS-6.12 Kepada Pegawai Melulus

(Seksyen Kawalan Stok)

Untuk diisi oleh Pegawai Pelulus/ Pegawai

Katalog yang dilantik oleh Ketua Jabatan.

PS-6.13 Permohonan disokong/ tidak

disokong. Jika tidak

disokong, nyatakan sebab

Mencatatkan keputusan permohonan.

PS-6.14 Pegawai Katalog/ Stor Pegawai Katalog/ Stor mesti menurunkan

tandatangan.

- Pegawai Katalog/ Stor mesti dilantik

oleh Ketua Jabatan.

PS-6.15 Keputusan : Mencatatkan keputusan permohonan oleh

Pegawai Aset sama ada diluluskan/ tidak.

PS-6.16 Ketua Seksyen Kawalan Stok Pegawai Aset yang dilantik di setiap Bahagian/

Negeri/ Cawangan/ Daerah mesti menurunkan

tandatangan, mencatat nama, jawatan, jabatan

dan tarikh.

Harga Seunit/ Unit

Pengukuran :


26



BIL SENARAI SEMAK

7 i. Bertujuan untuk menentukan kumpulan stok

dalam sesebuah Stor Utama yang terbahagi

kepada dua (2) kumpulan barang-barang.

- KEW.PS-3

PENENTUAN KUMPULAN STOK ii. Kumpulan ditentukan berdasarkan nilai

pembelian tahunan barang-barang melalui


7).

iii. Kumpulan A



tahunan tertinggi.

iv. Kumpulan B

70% bakinya.




tinggi disimpan berlebihan.

PS-7.1 Seksyen Ditentukan berdasarkan kategori stok.

Contoh : Baja, racun, alat tulis, elektrik, alat

ganti, bahan kimia, makmal, ubat-ubatan.

PS-7.2 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan.





Knowledgebase.


berdasarkan nama barang-barang yang



Knowledgebase.


KEW.PS-7

27


BIL SENARAI SEMAK

PS-7.5 Jumlah Nilai Pembelian Bagi

2 Tahun Lepas

Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok

berdasarkan maklumat transaksi di Kad

Kawalan Stok (KEW.PS-3) - PS-3.46 bagi

tempoh dua tahun lepas.

PS-7.6 20…(RM) (a) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok dua

tahun sebelum.

PS-7.7 20…(RM) (b) Mencatat Jumlah Nilai Terimaan Stok satu

tahun sebelum.

PS-7.8 Purata Nilai Pembelian

[ a + b ] ÷ 2

( c )

Membuat pengiraan berpandukan Nilai

Terimaan bagi tempoh dua tahun sebelum.

(PS-7.6 + PS-7.7) 2

PS-7.9 Peratusan

[ c ÷ Σ ] x 100

(%)

( d )

Jumlah dari purata nilai terimaan ( c ) bahagi

jumlah keseluruhan (Σ) purata nilai pembelian

dan didarab dengan 100.

[(PS-7.8) (PS-7.11)] x 100 = %

PS-7.10 Kumpulan Barang A atau B i. Kumpulan A



tahunan tertinggi.

ii. Kumpulan B

70% bakinya.

PS-7.11 ∑ = Jumlah Keseluruhan Jumlah Keseluruhan bermaksud Jumlah Nilai

Pembelian dua tahun dibahagi dengan 2.

(PS-7.6 + PS-7.7) 2

PS-7.12 Catatan

Kumpulan A = 30%

Kumpulan B = 70%

i. Kumpulan A



tahunan tertinggi.

ii. Kumpulan B

70% bakinya.


28

C.

1. Pegawai Stor hendaklah melaksanakan penyimpanan stok berdasarkan peraturan dan proses berikut :

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11

1.12

1.13

1.14

1.15

1.16

1.17

1.18

1.19

Semua jenis asid disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan

dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindak balas.

Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal disimpan jauh dari bangunan stor. Jika perlu disimpan dalam tangki bawah

tanah.

Kad Petak (KEW.PS-4) berwarna merah jambu hendaklah digunakan bagi semua stok yang mempunyai tarikh luput.

Melaksanakan sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).

Menyediakan Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) dan dikemaskini dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput.

Stok bahan kimia yang mudah terbakar dilabel dengan terang menggunakan dakwat kekal untuk menunjukkan jenis

kandungan dan langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil semasa mengendalikannya.

Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan dalam bekas yang berasingan, ditegakkan dan dilabel di bahagian luar

secukupnya.

Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar,

mengkakis serta melecur disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan

kecemasan.

Memastikan stok disimpan dalam bekas asal dengan label dapat dilihat dan hanya mengandungi stok yang mempunyai kod

dan rupa bentuk yang sama.

Barang-barang tercerai dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard dan disimpan mengikut bilangan atau unit.

Barang-barang berharga dan menarik disimpan di tempat yang selamat dan berkunci.

Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab disimpan dalam bilik/ tempat berhawa dingin/ peti sejuk yang

suhunya boleh dikawal.

Stok barang-barang berat disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan.

Tarikh luput stok dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memantau semua stok bertarikh luput.

PENYIMPANAN

Mengamalkan konsep 5S - (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, Sentiasa Amal).

Susun atur yang sistematik dan praktikal.

Penggunaan ruang yang optimum dan rak-rak penyimpanan yang teratur dan kemas.

Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak sekurang-kurangnya 50cm dari siling.

Menyediakan carta lokasi stok dan dikemaskini bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan.

29

BIL SENARAI SEMAK

8

PS-8.1 Perihal stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. - Nota Hantaran (D/O)

- Invois

- KEW.PS-1





Knowledgebase.


nowledgebase/

PS-8.3 No. Lokasi Stok Rujuk kepada Kad Petak (KEW.PS-4) - PS-4.6. - KEW.PS-4

PS-8.4 No. Pembuat/ Pengenalan Merekod nombor pembuat/ pengenalan yang

terdapat pada bungkusan yang diterima

daripada pembekal (sekiranya ada).

PS-8.5 Tarikh dibuat Merujuk kepada tarikh pembuatan yang tertera

pada barang atau bungkusan.

PS-8.6 Tarikh luput Merujuk kepada tarikh luput yang tertera pada

bungkusan.

PS-8.7 Tarikh diterima Mencatat tarikh pengesahan penerimaan

barang-barang.


- KEW.PS-1

- KEW.PS-10


KEW.PS-8 - 1 Pekeliling Perbendaharaan- KP 6.4/

2013.

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

LABEL MASUK DAHULU KELUAR

DAHULU (MDKD)

i.

ii.

iii.

iv.

Bertujuan untuk melabelkan stok atau barang-

barang yang mempunyai tarikh luput.

Memastikan barang-barang yang diterima

dahulu dikeluarkan dahulu untuk mengelakkan

stok lama dari tidak dikeluarkan.

Dicatatkan dan dilekatkan di kotak atau bekas

bungkusan bagi memudahkan

pengenalpastian dan pemantauan semua stok

bertarikh luput.

Stok yang masuk kemudian tetapi tarikh

luputnya lebih awal dari stok yang masuk

dahulu perlu dilabelkan.

30




BIL SENARAI SEMAK

9

SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT

PS-9.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.

PS-9.2 Kategori Stor Mencatat Kategori Stor.

PS-9.3 Bulan Mencatat bulan tarikh luput yang tertera pada

bungkusan berdasarkan Borang Label Masuk

Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8).

- KEW.PS-8

PS-9.4 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan.

PS-9.5 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. http://knowledgebase.treasury.gov.my/k

nowledgebase/





Knowledgebase.


nowledgebase/

PS-9.7 Lokasi Stok Rujuk kepada Kad Petak (KEW.PS-4) - PS-4.6

PS-9.8 Kuantiti Terimaan Mencatat Jumlah Kuantiti Terimaan Stok

berdasarkan maklumat transaksi di Kad Petak

(KEW.PS-4).

PS-9.9 Tarikh Luput Mencatat tarikh luput yang tertera pada

bungkusan yang terdapat padanya

berdasarkan Borang Label Masuk Dahulu

Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - Rujuk PS-8.6

PS-9.10 Baki Stok Bagi 6 Bulan

Sebelum Tamat Tempoh

Luput

*(Kuantiti dan tarikh

kemaskini)

Maklumat baki stok bagi 6 bulan sebelum

tamat tarikh luput.

-Kuantiti baki bagi transaksi terakhir pada Kad

Kawalan Stok.


KEW.PS-9

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-8

Bertujuan untuk merekodkan kuantiti stok

bertarikh luput dalam bulan yang sama setiap

bulan.

Contoh: toner, racun dan sebagainya.

- 1 Pekeliling Perbendaharaan-KP 6.4/

2013

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4 - Kad bewarna merah

jambu

31






BIL SENARAI SEMAK

PS-9.11 6 bulan Baki transaksi terakhir 6 bulan sebelum tamat

tempoh tarikh luput pada Borang Label Masuk

Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8). - PS-8.6
















PS-9.17 Catatan Sebarang maklumat tambahan yang berkaitan.


32

D. PENGELUARAN

1. Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengeluaran stok berdasarkan peraturan dan proses seperti berikut :

1.1

1.2

1.3

1.4

BIL SENARAI SEMAK

10 - Rujuk 1 Pekeliling Perbendaharaan-

KP 6.5/ 2013

Pegawai Pelulus mesti dilantik oleh

Ketua Jabatan.

ii. Pesanan perlu diisi dalam 3 salinan :

- Untuk disimpan oleh pemesan.

- Untuk Bahagian Simpanan.

- Untuk disimpan oleh pemesan setelah stok

diterima.

iii. Mewujudkan fail rasmi jabatan/ organisasi bagi

tujuan mendaftar nombor pemesanan.

iv. Pengeluaran hanya boleh dibuat setelah

mendapat kelulusan Pegawai Pelulus.

PS-10.1 Daripada Alamat penuh stor pemesan.

PS-10.2 Kepada Alamat penuh stor pengeluar.

PS-10.3 Dilengkapkan Stor

Pemesan

Maklumat permohonan stok oleh stor

pemesan.

PS-10.4 No. Pemesanan Mencatat nombor pesanan oleh pemesan

berdasarkan nombor kandungan fail rasmi

jabatan/ organisasi.

PS-10.5 Tarikh Bekalan Dikehendaki Pemesan mesti menyatakan tarikh

pembekalan stok diperlukan.

Permohonan stok oleh pengguna individu dilakukan menggunakan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11).


KEW.PS-10

Pemesanan stok dari stor ke stor yang lain dilakukan menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS)

(KEW.PS-10).

Diisi apabila ingin memohon barang-barang

dari Stor Utama kepada Stor Utama yang lain

atau dari Stor Unit ke Stor Utama.BORANG PESANAN DAN

PENGELUARAN STOK

i.

Pengeluaran stok hanya di lakukan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pelulus yang dilantik oleh Ketua Jabatan.

Mengamalkan sistem semua stok Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).

33




BIL SENARAI SEMAK





Knowledgebase.


nowledgebase/

PS-10.7 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok.

PS-10.8 Kuantiti Dipesan Catatkan kuantiti stok yang dipesan.

PS-10.9 Pegawai Pemesan Pegawai Pemesan mesti menandatangan dan


PS-10.10 Pegawai Penerima Pegawai Penerima mesti menandatangan dan

mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh

terima stok.

PS-10.11 Dilengkapkan Oleh Stor

Pengeluar

Maklumat permohonan stok oleh stor

pengeluar.

PS-10.12 No. Pengeluaran Mencatat nombor pengeluaran oleh Pegawai

Stor berdasarkan nombor kandungan fail

rasmi jabatan/ organisasi.

Maklumat berkaitan dengan pengeluaran stok.

(Diisi oleh Pegawai Pelulus).

PS-10.13 No. Kad Berikan No. Kad berdasarkan turutan nombor



contoh :

KS 001

- KS - Kad Stok


PS-10.14 Baki Sedia Ada Kuantiti baki sedia ada. Rujuk Kad Kawalan

Stok (KEW.PS-3). - PS-3.62

PS-10.15 Kuantiti diluluskan Catatkan kuantiti stok yang diluluskan atas budi

bicara oleh Pegawai Pelulus berdasarkan

kuantiti baki stok di Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3)

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-5

BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN DAN

AKAUN


34



BIL SENARAI SEMAK

PS-10.16 Harga Seunit (RM) Mencatat harga seunit bagi stok yang

diluluskan.

PS-10.17 Jumlah Harga (RM) Mencatat jumlah harga berdasarkan kuantiti

stok yang diluluskan.

Maklumat stok di dalam stor.

(Diisi oleh Pegawai Stor).

PS-10.18 Kuantiti Dikeluarkan Mengeluarkan kuantiti stok berdasarkan

kuantiti yang diluluskan.


PS-10.20 Telah Diluluskan dan

Direkodkan oleh

Pegawai Pelulus mesti menandatangan dan


PS-10.21 Dikeluarkan dan Direkod oleh Pegawai Stor mesti menandatangan dan


Tidak berkaitan dengan Stor Utama Jabatan.


BAHAGIAN SIMPANAN

BAHAGIAN PEMBUNGKUSAN DAN

PENGHANTARAN

35

BIL SENARAI SEMAK

11 i.

BORANG PERMOHONAN STOK

iii. Mewujudkan fail rasmi jabatan/ organisasi bagi

tujuan mendaftar nombor permohonan.

iv. Pengeluaran hanya boleh dibuat setelah

mendapat kelulusan Pegawai Pelulus

pengeluaran stok.

PS-11.1 No.Permohonan Mencatat nombor permohonan oleh Pegawai

Stor berdasarkan nombor kandungan fail

rasmi jabatan/ organisasi.

PS-11.2 Bil. Nombor bilangan transaksi permohonan

secara berturutan.

PS-11.3 Permohonan Maklumat perihal barang yang diperlukan oleh

pemohon.

PS-11.4 Perihal Stok Perihal Stok ialah nama bagi item stok. http://knowledgebase.treasury.gov.my/k

nowledgebase/

PS-11.5 Kuantiti Dipesan Catatkan kuantiti stok yang dipesan.

PS-11.6 Pegawai Pelulus Tindakan Pegawai Pelulus.

PS-11.7 Kuantiti Diluluskan Pegawai Pelulus mencatatkan kuantiti stok

yang dilulus berdasarkan permohonan dan

kuantiti baki stok di Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3). - PS-3.62

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

PS-11.8 Baki Kuantiti Dipesan Catatkan baki kuantiti stok yang dipesan oleh

pemohon.


PS-11.10 Tandatangan Pemohon Pegawai Pemohon mesti menandatangan dan


KEW.PS-11 Diisi oleh pemohon apabila memerlukan

barang-barang dari Stor Utama atau Stor Unit.

Pesanan perlu diisi dalam 2 salinan :

- Untuk disimpan oleh pemesan.

- Untuk disimpan oleh Pegawai Stor.


- Rujuk 1 Pekeliling Perbendaharaan-

KP 6.5/ 2013

36




BIL SENARAI SEMAK

PS-11.11 Kelulusan Pegawai Pelulus mesti menandatangan dan


PS-11.12 Kemaskini Rekod Mencatat No. Kad Petak (KEW.PS-4) bagi

semua stok yang dikeluarkan.

Pegawai Stor mesti menandatangan dan

mencatat nama, jawatan, jabatan dan tarikh

serta mengemaskini.

PS-11.13 Perakuan Penerimaan Penerima mesti menandatangan dan mencatat

nama, jawatan, jabatan dan tarikh.

BIL SENARAI SEMAK

12 Tidak berkaitan dengan stor-stor di Jabatan

Pertanian.

SENARAI PEMBUNGKUSAN

KEW.PS-12



37


BIL SENARAI SEMAK

13

PS-13.1 LAPORAN KEDUDUKAN

STOK TAHUN ……

Mencatat tahun semasa

PS-13.2 KEMENTERIAN/ JABATAN Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.

PS-13.3 KATEGORI STOR Mencatat kategori stor.

PS-13.4 Tahun Semasa Tahun semasa penyediaan laporan.

PS-13.5 KEDUDUKAN STOK Maklumat berkaitan Kedudukan Stok.

PS-13.6 Sedia Ada Maklumat stok tahun sebelum atau suku tahun

bagi tahun semasa.

PS-13.7 Bilangan stok

(i)

Mencatat Jumlah Kuantiti Bilangan Stok

berdasarkan maklumat transaksi terakhir di

Bahagian B Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).

PS-13.8 Jumlah Nilai Stok (RM)

(a)

Mencatat Jumlah Nilai Stok berdasarkan

maklumat transaksi terakhir di Bahagian B Kad


PS-13.9 Pembelian Berdasarkan Terimaan Stok Suku Tahun di

dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).

PS-13.10 Bilangan Stok

(ii)

Mencatat Jumlah Bilangan Pembelian Stok

bagi tahun semasa berdasarkan maklumat

Terimaan Stok Suku Tahun di dalam Kad



(b)

Mencatat Jumlah Nilai Pembelian Stok bagi

tahun semasa berdasarkan maklumat

Terimaan Stok Suku Tahun di dalam Kad



KEW.PS-13

LAPORAN KEDUDUKAN STOK TAHUN

……

Laporan Kedudukan Stok Tahun Semasa

(KEW.PS-13) mesti disediakan oleh Pegawai

Stor pada setiap suku tahun bagi tujuan

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset

Kerajaan (JKPAK).

- 1 Pekeliling Perbendaharaan- KP 6.1/

2013

- KEW.PS-3

38


BIL SENARAI SEMAK

PS-13.12 Pengeluaran Maklumat pengeluaran stok bagi tahun semasa

berdasarkan maklumat Keluaran Stok Suku

Tahun di dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-

3).


(iii)

Mencatat jumlah bilangan pengeluaran stok

bagi tahun semasa berdasarkan maklumat

Keluaran Stok Suku Tahun di dalam Kad


PS-13.14 Jumlah Nilai Stok

( c )

Mencatat Jumlah Nilai Pengeluaran Stok bagi

tahun semasa berdasarkan maklumat Keluaran

Stok Suku Tahun di dalam Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3).

PS-13.15 Stok Semasa Maklumat berkaitan stok bagi tahun semasa.


(i + ii) - (iii)

Membuat pengiraan Bilangan Stok Semasa

berdasarkan formula :

(PS-13.7 + PS-13.10) - (PS-13.13)


d = (a + b) - ( c )

Membuat pengiraan Nilai Stok Semasa

berdasarkan formula :

(PS-13.8 + PS-13.11) - (PS-13.14)

PS-13.18 KADAR PUSINGAN STOK Maklumat berkaitan Kadar Pusingan Stok.

PS-13.19 Suku Tahun Pertama Pertama - 1 Januari hingga 31 Mac.

PS-13.20 Suku Tahun Kedua Kedua - 1 April hingga 30 Jun.

PS-13.21 Suku Tahun Ketiga Ketiga - 1 Julai hingga 30 September.

PS-13.22 Suku Tahun Keempat Keempat - 1 Oktober hingga 31 Disember.

PS-13.23 Baki Stok Akhir Tahun … Mencatat maklumat stok tahun sebelum. - KEW.PS-13

PS-13.24 Mencatat maklumat bilangan stok suku tahun

keempat dari Borang Laporan Kedudukan Stok

Tahun (KEW.PS-13) sebelumnya.

PS-13.25 Mencatat maklumat jumlah nilai stok suku

tahun keempat berdasarkan Borang Laporan

Kedudukan Stok Tahun (KEW.PS-13)

sebelumnya.

Nilai Tahunan Maklumat kedudukan Nilai Stok tahunan.


39

BIL SENARAI SEMAK

PS-13.26 Mencatat jumlah bilangan pembelian stok bagi

suku tahun pertama hingga suku tahun

keempat.

PS-13.27 Mencatat jumlah nilai pembelian stok bagi suku

tahun pertama hingga suku tahun keempat.

PS-13.28 Mencatat jumlah bilangan pengeluaran stok

bagi suku tahun pertama hingga suku tahun

keempat.

PS-13.29 Mencatat jumlah nilai pengeluaran stok bagi

suku tahun pertama hingga suku tahun

keempat.

PS-13.30 Mencatat jumlah nilai baki stok bagi suku tahun

keempat.

PS-13.31 Kadar Pusingan Stok

Tahunan adalah :

Mencatat Kadar Pusingan Stok berdasarkan

formula :

Jumlah Nilai Stok Pengeluaran Tahunan

dibahagi dengan (Baki Stok Akhir Tahun Lepas

dicampur dengan Baki Stok Akhir Tahun

Semasa) dibahagi dengan 2.

PS-13.32 Disediakan Oleh : Ketua Jabatan mesti menandatangan dan

mencatat nama, jawatan, tarikh dan cap

jabatan.

Peringkat Jabatan - Timbalan Ketua Pengarah

Pertanian (Operasi)/ Pegawai Aset Jabatan.

Peringkat Bahagian - Pengarah Bahagian

Peringkat Negeri - Pengarah Pertanian Negeri/

Pegawai Pertanian Kuasa Usaha.

PS-13.33 Diperakukan Oleh : Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha

Kementerian) menandatangani dan mencatat

nama, jawatan, tarikh dan cap kementerian.

Peringkat Kementerian - Ketua Setiausaha

Kementerian

Peringkat Jabatan-Ketua Pengarah Pertanian


40

E. PEMERIKSAAN

1

1.1

1.2

1.3

1.4

Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan dengan mematuhi perkara berikut :

- Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa.

- Pemeriksaan dilaksanakan setahun sekali secara 100% ke atas semua stok mulai 1 Oktober hingga 31 Disember tahun

semasa.

- Tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan dijalankan.

- Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dengan ditandatangani serta

ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.

- Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14) untuk disemak dan

disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor.

- Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.

Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan dengan mematuhi perkara berikut :

- Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pemverifikasi Stor yang terdiri daripada seorang Pegawai Pengurusan &

Profesional dan seorang Pegawai Sokongan 1 yang telah dilantik oleh Ketua Pengarah Pertanian. (Rujuk Laman Web

Jabatan) .

- Verifikasi Stor dilaksanakan setahun sekali secara 100% ke atas semua stok mulai 1 Oktober hingga 31 Disember tahun

semasa.

- Memastikan pelarasan stok diambil tindakan (KEW.PS-17).

- Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh diguna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan

pelupusan.

- Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil

tindakan hapus kira.

- Melengkapkan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14) dan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

(KEW.PS-15).

Ketua Jabatan hendaklah memastikan pemeriksaan ke atas stor-stor dilakukan dari masa ke semasa untuk mengesan dan

mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, kekurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya.

Pemeriksaan stok terbahagi kepada 3 jenis :

- Pengiraan stok (Stor Utama dan Stor Unit).

- Pemeriksaan stok (Stor Utama).

- Verifikasi stor (Stor Utama).

Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran stok di antara

stok fizikal dan rekod. Setiap kali pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad

Petak (KEW.PS-4) dan menandatangani serta ditarikhkan.

41

BIL SENARAI SEMAK

14

PS-14.1 Laporan Pemeriksaan/

Verifikasi Stor Tahun ……

Mencatat tahun semasa.


PS-14.3 Diisi Oleh Pegawai Stor Maklumat berkaitan dengan stok yang akan

diisi oleh Pegawai Stor.

PS-14.4 No. Kad Kawalan Stok Mencatat semua nombor Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3) sepertimana Senarai Daftar Kad


PS-14.5 Perihal Stok Mencatat semua perihal stok di Kad Kawalan

Stok (KEW.PS-3) sepertimana Senarai Daftar


PS-14.6 Kos Seunit Mencatat nilai seunit transaksi terakhir yang

terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3). -

Rujuk PS-3.56

PS-14.7 DIISI OLEH PEGAWAI

PEMERIKSA

Maklumat yang perlu diisi oleh Pegawai

Pemeriksa Stok.

PS-14.8 Kuantiti Stok Maklumat berkaitan dengan kuantiti stok.

PS-14.9 Fizikal Stok Mencatat kuantiti stok fizikal yang terdapat di

dalam stor melalui kaedah pengiraan secara

menyeluruh.

PS-14.10 Baki di Kad Kawalan Stok Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang


Rujuk PS-3.62


KEW.PS-14 i.

ii.

Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor Tahun

Semasa disediakan oleh Pegawai Stor dan

laporan akan digunakan oleh Pegawai

Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor semasa

membuat pemeriksaan dan verifikasi stor.

Laporan ini disediakan untuk keseluruhan

bilangan stok berdasarkan Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3) di Stor Utama.

LAPORAN PEMERIKSAAN/ VERIFIKASI

STOR TAHUN…

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-5LAPORAN PEMERIKSAAN/

42


BIL SENARAI SEMAK

PS-14.11 Lebih Mencatat lebihan bilangan stok fizikal

berbanding baki di Kad Kawalan Stok jika ada

(PS-14.9 tolak PS-14.10).

PS-14.12 Kurang Mencatat kekurangan bilangan stok fizikal

berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok jika

ada (PS-14.10 tolak PS-14.9).

PS-14.13 DIISI OLEH PEMVERIFIKASI Maklumat yang perlu diisi oleh Pegawai

Pemverifikasi Stor.

PS-14.14 Kuantiti Stok Maklumat berkaitan dengan kuantiti stok.

PS-14.15 Fizikal Stok Mencatat kuantiti stok fizikal yang terdapat di


menyeluruh.

PS-14.16 Baki di Kad Kawalan Stok Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang


Rujuk PS-3.62

PS-14.17 Lebih Mencatat lebihan bilangan stok fizikal

berbanding baki di Kad Kawalan Stok jika ada

(PS-14.15 tolak PS-14.16).

PS-14.18 Kurang Mencatat kekurangan bilangan stok fizikal

berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok jika

ada (PS-14.16 tolak PS-14.15).

PS-14.19 Penemuan Keadaan Stok

(usang/ rosak/ tidak

digunakan lagi/ tidak aktif/

luput tempoh/ dll)

Maklumat penemuan yang perlu diisi oleh

Pegawai Pemverifikasi Stor.

PS-14.20 Kuantiti Mencatat bilangan stok berdasarkan keadaan

stok sama ada usang/ rosak/ tidak digunakan

lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan lain-lain.

PS-14.21 Justifikasi Mencatat keadaan fizikal stok semasa yang

dijumpa sama ada usang/ rosak/ tidak

digunakan lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan

lain-lain.


43

BIL SENARAI SEMAK

PS-14.22 Syor/ Cadangan (lupus/

hapus kira/ pelarasan stok/

pindahan stok)

Mencatat cadangan tindakan yang perlu

diambil sama ada dilupus/ hapus kira/

pelarasan stok/ pindahan stok.

PS-14.23 JUMLAH Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi PS-14.9,

PS-14.10, PS-14.11, PS-14.12, PS-14.15, PS-

14.16, PS-14.17, PS-14.18 dan PS-14.20.

PS-14.24 Dilengkapkan oleh Pegawai

Pemeriksa

Maklumat yang perlu dilengkapkan oleh

Pegawai Pemeriksa.

PS-14.25 Tandatangan : Pegawai Pemeriksa pertama mesti

menandatangan dan mencatat nama, jawatan,

jabatan, tarikh lantikan dan tarikh pemeriksaan.

PS-14.26 Tandatangan : Pegawai Pemeriksa kedua mesti


jabatan, tarikh lantikan dan tarikh pemeriksaan.

PS-14.27 Dilengkapkan oleh Pegawai

Pemverifikasi

Maklumat yang perlu dilengkapkan oleh

Pegawai Pemverifikasi Stor.

PS-14.28 Tandatangan: Pegawai Pemverifikasi Stor pertama mesti


jabatan, tarikh lantikan dan tarikh verifikasi.

PS-14.29 Tandatangan: Pegawai Pemverifikasi kedua mesti




44

BIL SENARAI SEMAK

PS-14.30 Stok di No. Kad…. Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit hendaklah

mencatat No. Kad Kawalan Stok berdasarkan

syor/ cadangan Pegawai Pemverifikasi Stor.

PS-14.31 (Tandatangan Pegawai) Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit mesti

menandatangan dan mencatat nama, jawatan

dan tarikh.

PS-14.32 (DILULUSKAN/ TIDAK

DILULUSKAN)*

(Tandatangan Ketua Jabatan)

Tindakan Ketua Jabatan untuk menentukan

kelulusan dan seterusnya menandatangani dan


jabatan.


45

BIL SENARAI SEMAK

15

PS-15.1 Laporan Tahunan

Keseluruhan Pengurusan

Stor Tahun ….



PS-15.3 Kategori Stor Mencatat kategori stor.

PS-15.4 Bil. Nombor bilangan secara berturutan.

PS-15.5 Pemverifikasi Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang

melaksanakan verifikasi.

PS-15.6 Penemuan dan Ulasan Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang

melaksanakan verifikasi.

PS-15.7 Syor Pemverifikasi Tindakan Pegawai Pemverifikasi yang

melaksanakan verifikasi. Mencatat sebarang

syor hasil daripada verifikasi.

PS-15.8 Pengesahan dan Syor

Penambahbaikan Oleh Ketua

Jabatan

Tindakan Ketua Jabatan/ Organisasi di mana

verifikasi dilaksanakan.

PS-15.9 Organisasi Stor Penemuan dan ulasan merujuk kepada 4 skala

seperti berikut:


LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN

PENGURUSAN STOR TAHUN ……

Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan

Stor Tahun semasa disediakan oleh Pegawai

Pemverifikasi Stor dan laporan mesti

dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa

Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) seperti

berikut :

- Peringkat Pegawai Pertanian Kuasa Usaha

kepada Pengarah Bahagian.

- Peringkat Jabatan Pertanian Negeri dan

Peringkat Bahagian kepada Ketua Pengarah

Pertanian melalui Urusetia Jawatankuasa

Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Jabatan.

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-5

- KEW.PS-8

- KEW.PS-14

KEW.PS-15

46


BIL SENARAI SEMAK

Mempunyai 4 bahagian utama :

a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

b) Bahagian Terimaan

c) Bahagian Simpanan

d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

i. Sangat Baik

Mempunyai 4 bahagian utama di atas.

ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan

Hanya mempunyai 1 atau tiada bahagian yang

dinyatakan di atas.

PS-15.10 Keselamatan/ Kebersihan Penemuan dan Ulasan Keselamatan dan

Kebersihan.

Mempunyai 10 kriteria berikut:

a) Mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.

b) Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan

yang sesuai.

c) Terhindar dari bencana alam dan serangan

makhluk perosak.

d) Mempunyai ruang pejabat yang sesuai bagi

Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran

dengan stor.

e) Mempunyai sistem pengudaraan yang baik.

f) Stor tidak dijadikan tempat penyimpanan

barang-barang yang telah rosak, usang dan

sebagainya.

g) Stor ditempatkan secara berasingan.


47

BIL SENARAI SEMAK

h) Mempunyai sistem keselamatan yang

bersesuaian bergantung kepada keperluan dan

kesesuaian penempatan stor.

i) Mempunyai sistem kawalan kebakaran yang

sesuai.

j) Stor sentiasa dalam keadaan bersih bagi

menjamin kualiti stok yang disimpan.

i. Sangat Baik

Mempunyai 10 kriteria seperti di atas.

ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan

Hanya mempunyai 4 kriteria atau kurang

seperti di atas.

PS-15.11 Kawalan Stok Penemuan dan Ulasan Kawalan Stok

Mempunyai 8 kriteria seperti berikut :

a) Menyedia dan mengemaskini katalog dan

kod barang-barang.

b) Mengurus Borang Permohonan Stok (BPS)

dengan cekap dan teratur.

c) Menentukan kuantiti stok yang akan

dikeluarkan.

d) Merekodkan penerimaan dan pengeluaran.

e) Menentukan dan menguruskan kuantiti

penokokan stok.

f) Menguruskan pemeriksaan dan pelupusan

stok.

g) Menguruskan kehilangan dan hapus kira

stok.

h) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok

Tahunan (KEW.PS-13).


48

BIL SENARAI SEMAK

i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan


seperti di atas.

PS-15.12 Proses Penerimaan Penemuan dan Ulasan Proses Penerimaan


a) Penerimaan dibuat melalui stor dan

diperiksa bagi memastikan ia menepati

spesifikasi yang ditetapkan.

b) Pemeriksaan dan pengesahan barang-

barang teknikal dilakukan oleh Pegawai

Teknikal yang berkelayakan bersama Pegawai

Penerima.

c) Pegawai Penerima hendaklah memastikan

barang-barang diterima secara fizikal disemak

bersama Pesanan Kerajaan, Nota Hantaran,

Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan

lain-lain dokumen yang berkaitan.

d) Barang-barang diperiksa secara dikira,

diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh

Pegawai Penerima dengan disaksikan oleh

seorang Pegawai lain sebelum disahkan

penerimaannya.

e) Mengesah kuantiti sebenar yang diterima

dengan segera di atas Pesanan Kerajaan atau

apa-apa dokumen lain yang berkenaan.


49

BIL SENARAI SEMAK

f) Pengesahan penerimaan yang tidak dapat

dilakukan dengan serta merta dokumen

tersebut dicap "Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,

diukur, ditimbang atau diuji".

g) Penerimaan dilakukan menggunakan

Borang Terimaan Barang-barang (BTB)

(KEW.PS-1) yang disediakan oleh Pegawai

Penerima dan diperakukan oleh Pegawai

Teknikal (jika perlu).

h) Menyediakan Borang Terimaan Barang-

barang (BTB) (KEW.PS-1) oleh Stor Utama.i) Menggunakan Borang Laporan Terimaan

Barang-barang (KEW.PS-2) jika terdapat

kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak

mematuhi spesifikasi.

j) Melakukan pengujian kualiti ke atas barang-

barang yang diterima.

k) Penerimaan hanya dilakukan di luar

kawasan stor apabila ukuran atau keadaan

fizikal barang tidak sesuai diserahkan di

kawasan stor.

l) Pelabelan barang-barang ada dilakukan. m)

Memastikan penerimaan barang-barang import

di tempat pendaratan dilakukan melalui

prosedur berikut :

- Pastikan bungkusan barang-barang tidak

mempunyai sebarang tanda kerosakan atau

terusik.

- Sekiranya ada, bungkusan dibuka dan

diperiksa dengan serta merta dihadapan agen

penghantaran atau wakil.

- Mendapatkan sijil kerosakan daripada

pembekal sekiranya berlaku kerosakan,

kehilangan atau tidak cukup bekal.


50

BIL SENARAI SEMAK

n) Barang-barang mudah terbakar atau kimia

dihantar terus ke stor barang-barang mudah

terbakar atau kimia untuk disimpan.

i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan


seperti di atas.

PS-15.13 Penyelenggaraan Rekod Penemuan dan Ulasan Penyelenggaraan

Rekod.Mempunyai 5 kriteria seperti berikut:

a) Merekodkan dengan lengkap semua stok

yang diterima.

b) Semua Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan

Kad Petak (KEW.PS-4) dikemaskini setiap kali

transaksi.

c) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) disimpan

oleh Pegawai Stor.

d) Kad Petak (KEW.PS-4) ditempatkan

bersama stok kecuali bagi stok bahan-bahan

kimia, mudah terbakar dan sejuk beku

disimpan di tempat berasingan.

e) Menyediakan Senarai Daftar Kad Kawalan

Stok (KEW.PS-5).i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan



51

BIL SENARAI SEMAK

iv Tidak Memuaskan


seperti di atas.

PS-15.14 Proses Penyimpanan 3.6 Penemuan dan Ulasan Proses

Penyimpanan


a) Mengamalkan konsep 5S.

b) Susun atur yang sistematik dan praktikal.

c) Penggunaan ruang yang optimum dan rak-

rak penyimpanan yang teratur dan kemas.

d) Penyimpanan stok di rak paling atas

hendaklah mempunyai jarak sekurang-

kurangnya 50cm dari siling.

e) Menyediakan pelan lokasi stok dan

dikemaskini bagi memudahkan penyimpanan,

pengeluaran dan pemeriksaan.

f) Memastikan stok disimpan dalam bekas asal

dengan label dapat dilihat dengan jelas.

g) Barang-barang tercerai dimasukkan ke

dalam bekas yang berukuran standard dan

disimpan mengikut bilangan atau unit.

h) Barang-barang berharga dan menarik

disimpan di tempat yang selamat.

i) Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas

dan lembab disimpan dalam bilik/ tempat

berhawa dingin/ peti sejuk yang suhunya boleh

dikawal. j) Stok barang-barang berat disimpan di rak

paling bawah bagi tujuan keselamatan.

k) Tarikh luput stok dicatatkan di kotak, bekas

atau bungkusannya bagi memantau semua

stok bertarikh luput.

l) Kad Petak (KEW.PS-4) berwarna merah

jambu digunakan bagi semua stok bertarikh

luput.


52

BIL SENARAI SEMAK

m) Melaksanakan sistem Masuk Dahulu Keluar

Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).

n) Menyediakan Senarai Stok Bertarikh Luput

(KEW.PS-9) dan dikemaskini dalam tempoh 6

bulan sebelum tamat tarikh luput.

o) Stok bahan kimia yang mudah terbakar

dilabel dengan terang untuk menunjukkan jenis

kandungannya dan langkah-langkah

keselamatan yang perlu diambil semasa

mengendalikannya menggunakan dakwat

kekal.p) Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan

dalam bekas yang berasingan, ditegakkan dan

ditanda di bahagian luar secukupnya.

q) Semua bahan kimia atau bahan mudah

terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan

serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta

melecur disimpan di stor berasingan, lengkap

dengan alat pencegah kebakaran dan alat

bantuan kecemasan. r) Semua jenis asid disimpan jauh daripada

stok mudah terbakar atau stok yang boleh

terjejas akibat wapnya dan elakkan dari

tersentuh logam atau air kerana ia akan

bertindak balas.

s) Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal

disimpan jauh dari bangunan stor. Jika perlu,

simpan dalam tangki bawah tanah.i. Sangat Baik

- Mempunyai 19 kriteria dari 'a hingga s' (bagi

stor yang mempunyai stok bahan kimia atau

bahan mudah terbakar)

- Mempunyai 14 kriteria dari 'a hingga n'

(bagi stor yang tidak mempunyai stok bahan

kimia atau bahan mudah terbakar)


53

BIL SENARAI SEMAK

ii. Baik




- Mempunyai 10 kriteria dari 'a hingga n' (bagi

stor yang tidak mempunyai stok bahan kimia

atau bahan mudah terbakar)

iii. Memuaskan




- Mempunyai 5 kriteria dari 'a hingga n' (bagi

stor yang tidak mempunyai stok bahan kimia

atau bahan mudah terbakar)

iv. Tidak Memuaskan

- Hanya mempunyai 9 kriteria atau kurang dari

'a hingga s' (bagi stor yang mempunyai stok

bahan kimia atau bahan mudah terbakar)

- Hanya mempunyai 4 kriteria atau kurang dari

'a hingga n' (bagi stor yang tidak mempunyai

stok bahan kimia atau bahan mudah terbakar)

PS-15.15 Proses Pengeluaran Penemuan dan Ulasan Proses Pengeluaran


a) Pengeluaran stok hanya dilakukan setelah

mendapat kelulusan dari Pegawai Pelulus yang

diberi kuasa oleh Ketua Jabatan.

b) Mengamalkan sistem Masuk Dahulu Keluar

Dahulu (MDKD) (KEW.PS-8).

c) Pemesanan stok dilakukan menggunakan

Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS)

(KEW PS-10).


54

BIL SENARAI SEMAK

d) Permohonan stok dilakukan menggunakan

Borang Permohonan Stok (BPS) (KEW PS-11).

e) Urusan pembungkusan dan penghantaran

dijalankan dengan cermat, teratur dan cekap

serta mematuhi tatacara pembungkusan yang

terdapat dalam 1 Pekeliling Perbendaharan

(1PP) .

i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan


seperti di atas.

PS-15.16 Proses Pelupusan Penemuan dan Ulasan Proses Pelupusan


a) Proses pelupusan stok dilaksanakan

mengikut peraturan yang ditetapkan dalam 1

Pekeliling Perbendaharan Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

b)Pelupusan stok hendaklah menggunakan

borang Laporan Lembaga Pemeriksa

Pelupusan Stok (KEW.PS-19).

c) Melaksanakan proses kemaskini di borang

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak

(KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'

selepas pelupusan dilaksanakan.

d) Mengemukakan Laporan Tahunan



55

BIL SENARAI SEMAK

i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan

Hanya mempunyai 1 atau tiada kriteria seperti

di atas.

PS-15.17 Proses Hapus Kira Penemuan dan Ulasan Proses Hapus Kira


a) Proses hapus kira kehilangan stok

dilaksanakan mengikut peraturan yang

ditetapkan dalam 1 Pekeliling Perbendaharaan

(1PP), Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.

b) Menyediakan Laporan Hapuskira

Kekurangan Stok (KEW.PS-21) bagi stok yang

nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada

RM250.00 yang kekurangan disebabkan oleh

kesusutan akibat dipotong, ditimbang,

dibancuh, sejat, bocor, meruap atau

kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat

dielakkan.

c) Mengemukakan Laporan Tahunan

Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-

22).

d) Melaksanakan proses kemaskini di borang

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak

(KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'

selepas hapus kira dilaksanakan.


56

BIL SENARAI SEMAK

i. Sangat Baik


ii. Baik


iii. Memuaskan


iv. Tidak Memuaskan

Hanya mempunyai 1 atau tiada kriteria seperti

di atas.

PS-15.18 Hasil Pengiraan/

Pemeriksaan/ VerifikasiPenemuan dan Ulasan Hasil Pengiraan/

Pemeriksaan/ Verifikasi

Mencatat kesimpulan keseluruhan hasil

penemuan yang diperolehi semasa proses

pengiraan pemeriksaan dan verifikasi sama

ada Sangat Baik/ Baik/ Memuaskan/ Tidak

Memuaskan.

Penemuan dan Ulasan Nilai Keseluruhan

Stok Disimpan (RM)

Mencatat Jumlah Nilai Stok (tahun semasa)

berdasarkan Laporan Kedudukan Stok Tahun

(KEW.PS-13) dengan merujuk pada PS-13.17

pada baris suku tahun ketiga.

PS-15.20 Lain-lain Penemuan Pegawai Pemverifikasi Stor mencatat sebarang

penemuan semasa verifikasi (jika ada).

PS-15.21 Nama Pemverifikasi 1 Pegawai Pemverifikasi 1 mesti



PS-15.22 Nama Pemverifikasi 2 Pegawai Pemverifikasi 2 mesti




PS-15.19 Nilai Keseluruhan Stok

Disimpan (RM)

57

BIL SENARAI SEMAK

PS-15.23 Ulasan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan untuk membuat

ulasan.

PS-15.24 Tandatangan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan untuk


tarikh dan cap rasmi jabatan.


58

BIL SENARAI SEMAK

16

PS-16.1 Laporan Tahunan Verifikasi

Stor Tahun…


PS-16.2 Kementerian Mencatat nama Kementerian.


PS-16.4 Bahagian/ Jabatan Mencatat nama Bahagian/ Negeri/ Jabatan/

PTJ.


PS-16.6 Tarikh Verifikasi Mencatat tarikh verifikasi dilaksanakan.

PS-16.7 Nilai Keseluruhan Stok

Disimpan (RM)

Mencatat Nilai Stok (tahun semasa)

berdasarkan Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor Tahun Semasa (KEW.PS-15)

dengan merujuk pada PS-15.19.

PS-16.8 Jumlah Keseluruhan Nilai

Stok Disimpan

Mencatat Jumlah Keseluruhan Nilai Stok

disimpan berdasarkan maklumat yang terdapat

di dalam laporan ini.

PS-16.9 Disediakan oleh Unit

Pengurusan Aset

Disediakan oleh Pegawai Aset Bahagian/

Negeri dan seterusnya menandatangan dan


jabatan.PS-16.10 Diperakukan Oleh Tindakan Ketua Pengarah untuk

menandatangani dan mencatat nama, jawatan,



KEW.PS-16

LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR

TAHUN…

i.

ii.

iii.

Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun

semasa disediakan oleh Pegawai Aset

Jabatan.

Laporan ini disediakan untuk melaporkan

kepada Ketua Jabatan bahawa verifikasi stor

telah dilaksanakan.

Laporan ini akan dihantar kepada Kementerian

Pertanian dan Industri Asas Tani untuk

dikemukakan kepada Kementerian Kewangan

sebagai pengesahan verifikasi stor telah

dijalankan bagi tahun berkenaan.

- KEW.PS-3

- KEW.PS-5

- KEW.PS-13

- KEW.PS-14

- KEW.PS-15

59


BIL SENARAI SEMAK

17





berdasarkan katalog barang-barang yang



Knowledgebase.

PS-17.5 No. Kad Kawalan Stok Mencatat nombor Kad Kawalan Stok (KEW.PS-

3). - Rujuk PS-3.1

PS-17.6 Tarikh Penemuan (Pengiraan/

Pemeriksaan/ Verifikasi)

Mencatat tarikh penemuan semasa pengiraan/

pemeriksaan/ verifikasi stor dilaksanakan.

PS-17.7 Harga Seunit (RM) Mencatat semua nilai kos seunit transaksi

terakhir yang terdapat di Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3). - Rujuk PS-3.56

PS-17.8 Kekurangan Kekurangan bilangan stok dan jumlah nilai.

PS-17.9 Kuantiti Mencatat bilangan kekurangan stok.

PS-17.10 Nilai Mencatat jumlah nilai kekurangan stok.

KEW.PS-17


PENYATA PELARASAN STOK

i.

ii.

Penyata Pelarasan Stok mesti disediakan oleh

Pegawai Stor apabila terdapat baki fizikal atau

rekod tidak bertepatan berdasarkan hasil

pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi.

Laporan ini akan dikemukakan kepada Ketua

Jabatan/ Organisasi di mana pengiraan/

pemeriksaan/ verifikasi stok dijalankan untuk

mendapatkan kelulusan bagi melaksanakan

penyelarasan ke atas stok.

- KEW.PS-3

- KEW.PS-14

60


BIL SENARAI SEMAK

PS-17.11 Lebihan Lebihan bilangan stok dan jumlah nilai.

PS-17.12 Kuantiti Mencatat bilangan lebihan stok.

PS-17.13 Nilai (RM) Mencatat jumlah nilai lebihan stok .

PS-17.14 Justifikasi silap pengiraan Mencatat penerangan perbezaan antara stok

fizikal dengan rekod semasa pengiraan/

pemeriksaan/ verifikasi stor dilaksanakan.

PS-17.15 Disediakan oleh Disediakan oleh Pegawai Stor dan seterusnya



PS-17.16 DILULUSKAN/ TIDAK

DILULUSKAN

Tindakan Ketua Jabatan untuk menentukan

kelulusan dan seterusnya menandatangani dan


jabatan.


61

BIL SENARAI SEMAK

18

PERAKUAN AMBIL ALIH




PS-18.4 No. Kad Kawalan Stok Mencatat semua nombor Kad Kawalan Stok

berdasarkan Daftar Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-5).

PS-18.5 Perihal Stok Mencatat semua perihal stok.

PS-18.6 Harga Seunit (RM) Mencatat nilai kos seunit transaksi terakhir

yang terdapat di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-

3). - Rujuk PS-3.56

PS-18.7 Kad Kawalan Stok Maklumat mengenai stok di Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3) yang berada di dalam kawalan

Pegawai Stor yang akan menyerahkan tugas.


i.

ii.

iii.

iv.

v.

Perakuan ini dibuat apabila berlaku pertukaran

di antara Pegawai Stor.

Mesti disediakan oleh Pegawai Stor yang akan

menyerahkan tugas dalam tempoh 2 minggu.

Perakuan ini hendaklah dilaksanakan bersama

antara Pegawai Stor yang akan menyerah

tugas dengan Pegawai Stor yang akan

mengambil alih tugas stor berkenaan.

Semakan seratus peratus (100%) di Kad

Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak

(KEW.PS-4) bagi memastikan baki stok sama

dengan fizikal stok.

Pelaksanaan ini melibatkan semua kategori

stor.

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-5

- KEW.PS-18

KEW.PS-18

62


BIL SENARAI SEMAK

PS-18.8 Kuantiti Mencatat kuantiti baki transaksi terakhir yang


Rujuk PS-3.62

PS-18.9 Nilai (RM) Mencatat nilai baki transaksi terakhir yang


Rujuk PS-3.63

PS-18.10 Baki Fizikal Stok Maklumat baki fizikal stok yang terdapat di


menyeluruh oleh Pegawai Stor yang akan

menyerah tugas bersama dengan Pegawai

Stor yang akan mengambil alih tugas stor.

PS-18.11 Kuantiti Mencatat kuantiti fizikal stok yang terdapat di

dalam stor melalui kaedah pengiraan.

PS-18.12 Nilai (RM) Mencatat jumlah nilai stok fizikal yang terdapat

di dalam stor berdasarkan kuantiti baki stok

(PS-18.11 darab PS-18.6).

PS-18.13 Kuantiti Fizikal Stok Maklumat lebih/ kurang kuantiti fizikal stok

berdasarkan perbezaan di antara baki fizikal

stok dan rekod Kad Kawalan Stok (jika ada).

PS-18.14 Lebih Mencatat lebihan bilangan fizikal stok

berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok

(PS-18.8 tolak PS-18.11).

PS-18.15 Kurang Mencatat kekurangan bilangan fizikal stok

berbanding baki stok di Kad Kawalan Stok

(PS-18.11 tolakPS-18.8).

PS-18.16 Keadaan Stok (usang/ rosak/

tidak digunakan lagi/ tidak

aktif/ luput tempoh/ dll

Mencatat keadaan fizikal stok semasa yang

ditemui sama ada usang/ rosak/ tidak

digunakan lagi/ tidak aktif/ luput tempoh dan

lain-lain.

PS-18.17 Jumlah Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi PS-18.8,

PS-18.9, PS-18.11, PS-18.12, PS-18.14, PS-

18.15


63

BIL SENARAI SEMAK

PS-18.18 Tandatangan Pegawai yang

menyerah tugas stor

Pegawai yang menyerah tugas stor mesti


dan tarikh bila stor diserah kepada pengganti.

PS-18.19 Tandatangan Pegawai yang

mengambil alih stor

Pegawai yang mengambil alih tugas stor mesti


dan tarikh bila stor diambil alih daripada

Pegawai Stor terdahulu.

PS-18.20 Tandatangan Ketua Jabatan Tindakan Ketua Jabatan sebagai saksi

penyerahan dan pengambil alihan stor dengan




64

F. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

Stor tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang yang telah rosak, usang dan sebagainya.

Bangunan stor ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain.

Mempunyai sistem keselamatan yang bersesuaian bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan stor.

Mempunyai sistem kawalan kebakaran yang sesuai.

Stor sentiasa dalam keadaan bersih bagi menjamin kualiti stok yang disimpan.

Ketua Jabatan hendaklah memastikan keselamatan dan kebersihan stor dengan mematuhi peraturan dan proses berikut :

Mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.

Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan yang sesuai.

Terhindar dari bencana alam dan serangan makhluk perosak.

Mempunyai ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.

Mempunyai sistem pengudaraan yang baik.

65

G.

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

BIL SENARAI SEMAK

19 - Lembaga Pemeriksa Pelupusan

dilantik oleh Ketua Pengarah Pertanian

- KEW.PS-3

- KEW.PS-4

- KEW.PS-14

ii. Laporan ini disediakan oleh Pegawai Stor . 1PP ASET ALIH 6.pdf

iii. Lembaga Pemeriksa terdiri daripada dua (2)

orang pegawai, seorang (1) dari Kumpulan

Pengurusan & Profesional dan seorang (1) dari

Kumpulan Pelaksana Gred 17 ke atas atau

yang setaraf dengannya yang telah dilantik

oleh Ketua Pengarah. (Ketua Jabatan juga

boleh menjemput Lembaga Pemeriksa

Pelupusan dari Kementerian/ Jabatan lain yang

telah dilantik jika perlu).iv.

v.

Lembaga Pemeriksa Pelupusan mencatatkan

keadaan stok serta mengesyorkan kaedah

pelupusan yang sesuai.

Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad

Kawalan Stok (KEW.PS-3) (Bahagian B) dan

Kad Petak (KEW.PS-4) di ruang 'Keluar' dan

'Baki'.

KEW.PS-19

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA

PELUPUSAN STOK

i.

Ketua Jabatan hendaklah memastikan pelupusan stok dilaksanakan dengan mematuhi peraturan dan proses berikut :

Proses pelupusan stok dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

(1 Pekeliling Perbendaharaan Tahun 2013).

- Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007, Bab E Pelupusan stok hendaklah menggunakan Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19).

Melaksanakan proses kemaskini di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'

setelah proses pelupusan selesai dilaksanakan.

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset

Kerajaan (JKPAK) Bahagian/ Jabatan/ Kementerian.


PELUPUSAN

Borang Laporan Lembaga Pemeriksa

Pelupusan Stok bertujuan untuk melaksanakan

pelupusan stok yang rosak, luput tempoh

penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak

diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan,

disyorkan selepas pengiraan stok atau

pemeriksaan stok/ verifikasi stor.

66




http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/1PP_ASET_ALIH_6_PELUPUSAN SHJ.pdf


BIL SENARAI SEMAK

PS-19.1 Kementerian/ Jabatan Mencatat nama Kementerian/ Jabatan


PS-19.3 Bil. Mencatat nombor bilangan secara berturutan

PS-19.4 No. Kod Mencatat No. Kod yang terdapat di Kad


PS-19.5 Perihal Stok Mencatat perihal stok yang terdapat di Kad


PS-19.6 Tarikh Terima : Mencatat tarikh terima seperti yang terdapat di


PS-19.7 Tempoh Simpanan : Mencatat tempoh yang diambil kira bermula

daripada tarikh terima sehingga tarikh

pelupusan dilaksanakan seperti yang terdapat

di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3).

PS-19.8. Kuantiti : Mencatat jumlah kuantiti stok yang hendak

dilupus.

PS-19.9 Nilai Perolehan (RM) : Maklumat harga seunit dan jumlah nilai

pelupusan.

PS-19.10 Seunit Mencatat harga seunit yang hendak dilupus

seperti yang terdapat di Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3).

PS-19.11 Jumlah Mencatat jumlah nilai stok yang hendak

dilupus.

PS-19.12 Justifikasi Pelupusan : Mencatat justifikasi pelupusan berdasarkan

keadaan stok sama ada rosak, luput tempoh

penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak

diperlukan, tidak bergerak atau melebihi

keperluan.PS-19.13 Syor Kaedah Pelupusan : Pengesyoran kaedah pelupusan hendaklah

berdasarkan 1 Pekeliling Perbendaharaan

Tahun 2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan.


67

BIL SENARAI SEMAK

PS-19.14 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi

PS-19.8, PS-19.10 dan PS-19.11

PS-19.15 Pegawai Pemeriksa 1 : Pegawai Pemeriksa 1 mesti menandatangan

dan mencatat nama, jawatan, jabatan dan

tarikh pemeriksaan.

PS-19.16 Pegawai Pemeriksa 2 : Pegawai Pemeriksa 2 mesti menandatangan

dan mencatat nama, jawatan, jabatan dan

tarikh pemeriksaan.

PS-19.17 Keputusan Kuasa Melulus: Tindakan pegawai yang diberi kuasa untuk

meluluskan pelupusan dan hapus kira tertakluk

kepada Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa

1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh 27

Oktober 2014 dengan menurunkan

tandatangan, mencatat nama, jawatan, tarikh

dan cap rasmi jabatan.

- Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa

1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh

27 Oktober 2014


68

BIL SENARAI SEMAK

20

PS-20.1 Tahun Tahun semasa penyediaan laporan.

PS-20.2 Kementerian : Mencatat nama Kementerian.

PS-20.3 Bil : Mencatat nombor bilangan secara berturutan.

PS-20.4 Bahagian / Jabatan : Mencatat nama Jabatan/ Bahagian/ Unit

Negeri.

PS-20.5 Jumlah Nilai Perolehan (RM) Mencatat Jumlah Nilai Perolehan berdasarkan

jumlah di Borang Laporan Lembaga Pemeriksa


PS-20.6 Jumlah Nilai Perolehan Stok

(RM) :

Mencatat Nilai Perolehan Stok bagi pelupusan

stok berdasarkan kaedah jualan/ e-waste/

musnah atau kaedah lain.

PS-20.7 Jualan : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus

secara kaedah Jualan.

PS-20.8 E-Waste Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus

secara kaedah E-Waste, Buangan Terjadual

dan Sisa Pepejal.

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia

Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan KP 2.6/2013 Para 15

PS-20.9 Musnah : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus

secara kaedah Musnah.

PS-20.10 Kaedah Lain : Mencatat Jumlah Nilai Perolehan yang dilupus

secara Kaedah Lain.

PS-20.11 Jumlah Hasil Pelupusan

(RM):

Mencatat jumlah sebenar hasil jualan setelah

melaksanakan kaedah pelupusan (jika ada).

PS-20.12 Disediakan oleh Unit

Pengurusan Aset :



mencatat nama, jawatan dan tarikh.

PS-20.13 Diperakukan oleh : Tindakan Ketua Jabatan untuk

menandatangani dan mencatat nama, jawatan,


- 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN

STOK TAHUN …….

Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun

Semasa mesti disediakan oleh Pegawai Stor

pada setiap suku tahun bagi tujuan Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

(JKPAK).


KEW.PS-20

69

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Pelupusan_Secara_E-Waste_Buangan_Terjadual_dan_Sisa_Pepejal.pdf



http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/1PP_ASET_ALIH_6_PELUPUSAN SHJ.pdf


H.

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

BIL SENARAI SEMAK

21

Proses Hapuskira Kehilangan Stok dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan

seumpananya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan kecuali

kekurangan stok yang bernilai rendah. Kekurangan stok yang bernilai rendah tersebut bukan disebabkan kecurian,

penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.

Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah keseluruhan nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250.00 yang

kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, sejat, bocor, meruap atau kemerosotan/

kekurangan yang tidak dapat dielakkan.

Mengemukakan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapuskira Stok (KEW.PS-22) kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset

Kerajaan (JKPAK).

Melaksanakan proses kemaskini di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) diruangan 'Keluar' dan 'Baki'.

Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali

sesuatu kehilangan melibatkan jenayah.


KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan peraturan dan proses seperti berikut jika berlaku kehilangan stok :

KEW.PS-21

LAPORAN HAPUSKIRA KEKURANGAN

STOK

i.

ii.

iii.

iv.

Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok

dilaksanakan apabila kekurangannya

disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,

ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau


dielakkan.

Stok yang bernilai rendah adalah stok yang

jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya

tidak lebih daripada RM250.00.

Kekurangan stok bernilai rendah bukan

disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian

pegawai awam.

Laporan ini mesti disediakan oleh Pegawai

Stor dengan merujuk di ruangan syor oleh

Pegawai Pemeriksa/ Pemverifikasi Stor di

KEW.PS-14.

- KEW.PS-14

- KEW.PS-21

- KEW.PS-22

70


BIL SENARAI SEMAK

PS-21.1 Kementerian/ Jabatan : Mencatat nama Kementerian/ Jabatan.


PS-21.3 No. Kad Kawalan Stok : Mencatat No. Kad di Kad Kawalan Stok.

PS-21.4 Perihal Stok : Mencatat perihal stok yang hilang saperti yang

terdapat di Kad Kawalan Stok .

PS-21.5 Perihal Kehilangan : Maklumat mengenai kehilangan stok.

PS-21.6 Kuantiti : Mencatat jumlah kuantiti stok yang hilang.

PS-21.7 Nilai Perolehan (RM) : Maklumat harga seunit dan jumlah nilai

kehilangan.

PS-21.8 Seunit : Mencatat harga seunit stok yang hendak

dihapuskira seperti yang terdapat di Kad


PS-21.9 Jumlah : Mencatat jumlah nilai stok yang hendak

dihapuskira berdasarkan kuantiti

(PS-21.6 darab harga seunit PS-21.8).

PS-21.10 Sebab dihapuskira : Mencatat sebab dihapuskira berdasarkan

keadaan stok samada yang kekurangannya

disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,

ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau


dielakkan.

PS-21.11 Syor oleh Pegawai

Pemverifikasi :

Mencatat pengesyoran yang telah disyorkan

oleh pegawai Pemverifikasi Stok berdasarkan

Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stok Tahun

Semasa

(KEW.PS-14).

PS-21.12 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan bagi

PS-21.6, PS-21.8 dan PS-21.9.

PS-21.13 Disediakan Oleh Pegawai

Stor :

Disediakan oleh Pegawai Stor dan seterusnya


dan tarikh.


71

BIL SENARAI SEMAK

PS-21.14 Disahkan Oleh Ketua Jabatan

:

Tindakan Ketua Jabatan/ Organisasi untuk

mengesahkan laporan dan seterusnya


dan tarikh.

PS-21.15 Keputusan Kuasa Melulus : Tindakan pegawai yang diberi kuasa untuk

meluluskan pelupusan dan hapus kira tertakluk

kepada Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa

1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh 27

Oktober 2014 dengan menurunkan

tandatangan, mencatat nama, jawatan, tarikh

dan cap rasmi jabatan.

- Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa

1956 (Akta 61) - {P.U(B) 485} bertarikh

27 Oktober 2014


72

BIL SENARAI SEMAK

22

PS-22.1 Tahun Mencatat tahun semasa.

PS-22.2 Kementerian : Mencatat nama Kementerian.


PS-22.4 Bahagian/ Jabatan: Mencatat nama Jabatan/ Bahagian/ Unit

Negeri.

PS-22.5 Perihal Stok : Mencatat perihal stok.

PS-22.6 Tarikh Kehilangan : Mencatat tarikh kehilangan stok.

PS-22.7 Kuantiti : Mencatat kuantiti stok yang hilang.

PS-22.8 Nilai Perolehan (RM) : Mencatat jumlah nilai stok yang telah hilang.

PS-22.9 Tarikh Hapuskira : Mencatat tarikh surat kelulusan hapuskira oleh

Kuasa Melulus berdasarkan tarikh di KEW.PS-

21.

PS-22.10 Sebab Kehilangan : Mencatat sebab kehilangan stok.

PS-22.11 Jumlah : Mencatat Jumlah Keseluruhan di PS-22.7 dan

PS-22.8.

PS-22.12 Disediakan Oleh Unit

Pengurusan Aset :




jabatan.

PS-22.13 Diperakukan Oleh : Tindakan Ketua Jabatan untuk memperaku

dan seterusnya menandatangan dan mencatat

nama, jawatan, tarikh dan cap rasmi jabatan.


KEW.PS-22

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN

HAPUSKIRA STOK TAHUN……..

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira

Stok Tahun Semasa mesti disediakan oleh

Pegawai Stor pada setiap tahun untuk

dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa

Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).

- KEW.PS-21

73


I.

Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui :

i. Kadar Pusingan Stok

ii. Paras Simpanan

iii.

BIL SENARAI SEMAK

KATALOG i. Setiap Stor Utama mesti mewujudkan Katalog

Barangan dalam simpanan di setiap stor.

- Rujuk : 1 Pekeliling Perbendaharaan

(1PP) - KP 6.1/2013

ii. Maklumkan Katalog Barangan tersebut

kepada semua pegawai dan kakitangan

iii. Mengekalkan 1 jenis / 1 kualiti sahaja mengikut

kod pada katalog barang-barang.

KUMPULAN STOK i) Stor Utama hendaklah membahagikan stok

bagi barang-barang seperti berikut:-

- Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok

yang disimpan yang mempunyai nilai

pembelian tahunan tertinggi; dan

- Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik.


- Semua Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah mencapai kadar pusingan stok tahunan sekurang-kurangnya dua (2) kadar pusingan.

- Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat membekalkan stok dengan kerap

kepada pengguna.

- Stok yang aktif adalah stok yang dikeluarkan dua (2) kadar pusingan dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang daripada dua

(2) kadar pusingan adalah stok tidak aktif . (1 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KP 6.1/2013)

- Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/ tidak bergerak

adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya.

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan seperti vaksin

ular dan racun adalah stor yang baik.

Paras Perkhidmatan

KAEDAH-KAEDAH MENINGKATKAN KADAR PUSINGAN STOK

- Kadar Pusingan Stok boleh dibuat pengiraan setiap suku tahun dan tahunan mengikut jumlah nilai stok.

74

BIL SENARAI SEMAK

ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai

pembelian bagi tempoh dua (2) tahun yang

lepas dan kajian semula ke atas pembahagian

Kumpulan A dan Kumpulan B hendaklah

dilakukan pada setiap permulaan tahun.

iii) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan

kepada stok dalam Kumpulan A bagi tujuan

mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan

berlebihan.

PARAS STOK

i.. Paras Stok Maksimum

Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-

satu masa.

ii. Paras Menokok StokKuantiti stok yang menunjukkan telah sampai

masa untuk memesan stok baru kerana baki

stok yang ada hanya cukup untuk menampung

pengeluaran dalam tempoh pesanan dan

serahan.iii. Paras Stok Minimum

Kuantiti stok terendah yang di simpan pada

satu-satu masa.

iv. Dalam menentukan paras stok, kadar

penggunaan bulanan adalah dikira dengan

mengambil rekod purata pengeluaran setahun

bagi tahun sebelumnya.

v. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok

yang boleh disimpan pada sesuatu masa

adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan

setelah mengambil kira tempoh serahan, nilai

dan kepentingannya. Walau bagaimanapun,

stok maksima tidaklah boleh melebihi dua

belas (12) bulan penggunaan kecuali dengan

kelulusan Pegawai Pengawal.

Paras stok adalah jumlah stok yang perlu

disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan


75

BIL SENARAI SEMAK

i. Kadar pusingan stok kurang daripada dua (2)

kadar pusingan;

ii. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di

pasaran tempatan hendaklah disimpan

mengikut keperluan.

iii. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang

baru hendaklah dibuat sekadar keperluan

sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar

ditentukan.

iv. Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah

dibuat supaya tidak berlaku kehabisan stok.

v. Hadkan pembelian barang-barang yang

mempunyai tarikh luput.

Senarai Borang KEW.PS Yang Digunakan Di Stor Utama Dan Stor Unit

PENGHARGAAN


Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:-

Sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung mahupun tidak langsung dalam

menjayakan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian.

Carta Aliran Stor Utama

Carta Aliran Stor Unit

Glosari

1PP Malaysia (Stor)

76

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/Borang_yang_digunakan_di_Stor_Utama_dan_Stor_Unit.pdf

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/CARTA_ALIRAN_STOR_UTAMA.pdf

http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/CARTA_ALIRAN_STOR_UNIT.pdf


http://www.portal.doa.gov.my/web/Panduan_Tatacara_Pengurusan_Stor_DOA/1PP_Malaysia_STOR.pdf

1 pekeliling perbendaharan (1pp) tahun 2014 · pdf fileborang laporan terimaan barang-barang...

Documents