KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA(Ministry Of Education Malaysia)

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA(Human Resaurce Management Division)

ARAS 1,5 DAN 12-14, BLOK E12, KOMPLEKS EPUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62604 PUTRAJAYA

KEMENTEzuANPENDIDIKANMALAYSIA

Telefon : +603-8884 6000 (Talian Umum)

Faks : +603-8888 6292

Laman web : http://www.moe.gov.my

Ruj. kami : KPMSP.500-3/'1611(+1)

Tarikh : nJanuari 2016

4 Rabiutakhir 1437H

SEMUA KETUA BAHAGIAN

{T|#BEMUA PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI

\)FsYBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ Tuan/ Puan,

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI GRED N11/N14 DI KEMENTERIANPENDTDIKAN MALAYSIA

Dengan hormatnya saya diarah untuk menarik perhatian YBhg. Datuk/ Dalo'l Datini

tuan/ puan kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan, Bahagianpengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telah

menyediakan Senarai Tugas Pembantu Operasi Gred N111N14" Senarai tugas ini

disediakan dengan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2013 danjuga hasil mesyuarat yang diadakan bersama wakil Kesatuan Pembantu Operasi

Perkhidmatan Awam Semenanjung Malaysia (KEPSI).

3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini disertakan Senarai Tugaspembantu Operasi Gred N11lN14 di KPM untuk rujukan dan panduan pihak YBhg.

Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan seperti di lampiran-lampiran berikut:

i) LAMPIRAN A : Senarai Tugas Pembantu Operasi di Bahagianl

Jabatan Pendidikan Negeril Pejabat Pendidikan Daerah; dan

ii) LAMPIRAN B : Senarai Tugas Pembantu Operasi di Sekolah/ lnstitusiKPM.

,AAffi

,::g#:::Bi:i::!t"^

4. Kerjasama pihak YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan juga adalah dimohon

untuk mengedarkan senarai tugas ini kepada semua Pejabat Pendidikan Daerah/

sekolah/ inJtitusi di bawah seliaan YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan.

5" perhatian dan kerjasama YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuanl puan dalam hal ini

adalah amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih'

Sekian.

,,SEHATI SEJIWA".,BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut Perintah,

(JAMIL BIN RAKON)bahagian Pengurusan Sumber Manusia

b.p. Ketua SetiausahaKementerian Pendid ikan MalaYsia

s.k. i) KSU

ii) rKSU(P)

iii) rsuBK(SM)

iv) TSUB(SM)D

v) TSUB(SM)J

vi) TSUB(SM)K

vii) KPSU(SM)TA//

viii) PresidenKesatuan Pembantu OPerasi

PerkhidmatanAwamsemenanjungMalaysia(KEPSI)'No.72 Tingkat 1,

Bangunan Yeoh Cheng Liam,Batu '17, Jalan Mertl,41050 KlangSELANGOR

1.

LAMPIRAN A

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI BAHAGIAN/ JABATANPENDIDIKAN NEGERI/ PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surau dokumen/samin/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.1.1 Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin faks.

1.2 Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam

Buku Daftar Surat Masuld Keluar dan dicap terima (kecuali surat

berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu

Tadbir.1.3 Mengedar surat yang diterima kepada seksyen/ uniU kakitangan

yang berkenaan.1.4 'lvterigeOar surat dalaman/ pekeliling dan surat panggilan

mesyuarat kepada seksyen/ unit/ kakitangan yang berkenaan'

1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos dan Bahagian/ sektoryang berkenaan.

1.6 Mengurus Franking Surat - agihan mengikut berat surat dan

nilai surat, buat cetakan nilai dan hantar ke Pejabat Pos.

1.T Mendaftar dan membuat salinan Buku Perkhidmatan Kerajaan

yang diterima (secara serahan tangan/ pos berdaftar dan lain-

iaini serta mengagihkan kepada pegawai yang mengendalikan

urusan Perkhidmatan.

Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo dan lain-lain'

2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang

diperlukan"2"3 Menyelenggara

dicetakl disalinMesin Fotostat.

2.4 Mengurus kerja-kerja digitat filing seperti mengimbas surat

masuk dan keluar.2,5 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di raV

kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan'

2.6 Memastikan -borlng-borang

khas (pinjaman komputer, borang

cuti dan lain-lain) mencukuPi'

2.

mesin fotostat serta memastikan dokumen yang

direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan

3.

4,

LAMPIRAN A

Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat.3.1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun

dan mengemas barang-barang dari stor pejabat'

3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan

tidak diPerlukan.

Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik

mesyuarat disenggara dengan baik'4.i Menerima Gmpahan bilik mesyuarat, mengemas dan

memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik

sebelum dan selepas mesYuarat'

4"2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan

untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis

rasmi.4.3 Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas

mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan ICT

dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa"6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk

bacaanl rujukan Pelanggan'6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'

6.3 Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam

keadaan baik.6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat pejabat berkaitan

pentadbiran.

Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan'T "1 lVlembawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu'

Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursus/ mesyuarat

sekiranya diarahkan.

5.

6.

7.

8.

LAMPIRAN A

g. Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual.

10. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam waktu.

11" Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa'

LAMPIRAN B

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI SEKOLAH/ INSTITUSI KPM

1. Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan suraU dokumen/saman/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.1 .1 Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin faks.

1.2 Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam

Buku Daftar Surat Masuk/ Keluar dan dicap terima (kecuali surat

berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu

Tadbir.1.3 Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/ kakitangan yang

berkenaan.1"4 Mengedarkan surat dalamanl pekeliling dan surat panggilan

mesyuarat kepada unit/ kakitangan yang berkenaan.

1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos'

2. Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'

2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo'

2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang

diPerlukan.2.3 Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang

dicetak/ Cisalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan

Mesin Fotostat.2.4 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di rakl

kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan.

2.5 Memastikan borang-borang khas (pinjaman komputer, borang

cuti dan lain-lain) mencukuPi.

Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat'3"1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun

dan mengemas barang-barang dari stor pejabat'

3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan

tidak diPerlukan.

Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat . serta memastikan peralatan di bilikmesyuarat disenggara dengan baik"

4.1 Menerima tempafran bilik mesyuarat, mengemas dan

memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik

3.

4.

LAMPIRAN B

sebelum dan selepas mesYuarat.4.2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan

untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis

rasmi.4.g Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas

mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

5. Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan lcTdan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

6. Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa.6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk

bacaanl ruj u kan Pelanggan.6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'6.3 Memaltikan tahap kebersihan ruang kerial pejabat dalam

keadaan baik.6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat sekolah berkaitan

pentadbiran sekolah.

7. Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan"7.j Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu'

g. Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursusl mesyuarat

sekiranYa diarahkan.

g. Membantu merekod dan menguruskan pengambilan dokumen-

dokumen seperti sijit-sijil peperiksaan UPSR/ PMR/ PT3/ SMA/

SpM/ STpMI bfng dan Surat Akuan/ Sijil Berhenti Sekolah.

10. Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual'

11. Membantu dalam urusan bank seperti membayar bil dan lain-lain'

12. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam waktu.

LAMPIRAN B

13. Membantu urusan pendaftaran murid baru dan pertukaran murid.

14. Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.