KEME}ITERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA(Ministry Of Education Malaysia)

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA(Human Resource Management Division)

ARAS 1.5 DAN 12.14, BLOK E12, KOMPLEKS E

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62604 PUTRAJAYA

KEMENTERIA}iPE}IDiDIKAhih{ALAYSIA

Telefon i +603-8684 6000 (Talian Umum)

Faks : +603-8888 6292

Laman lveb ; http://www.moe.gov.my

Rujkami

Tarikh

KPM.500-3116t1 JtLtD 3(2s)

3 i Mac 20173 Re1abf 438H

SEPERTI SENARAI EDARAN

YBhg" Dato'/ Tuan/ Puan,

SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA DI SEKOLAH DAN INSTITUSIDI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM)

Dengan hormatnya saya diarah untuk menarik perhatian YBhg. Dato'1

tuanl puan kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman YBhg. Dato'l tuan/ puan, Bahagian ini telahmeneliti semula senarai tugas Penyelia Asrama di sekolah dan institusidi bawah KPM dan telah menyediakan senarai tugas yang baharu

bei"dasarkan Pekeliling Perkhidmatan semasa dan tugas-tugas yang

dilaksanakan oleh Penyelia Asrama di KPM. Senarai tugas ini adalahmerupakan panduan umum kepada Ketua Jabatan dan Penyelia Asramadalam melaksanakan tugasan harian tetapi mungkin memerlukanpenyesuaian di Bahagian-bahagian yang berkenaan. Senarai tugas ini

telah mengambil kira pandangan beberapa siri mesyuarat dan bengkelyang diadakan bersama wakil Kesatuan Penyelia Asrama (KPA).

tukrat Dldahulukan,Penczpalan Diuhnakan

P

3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini diserlakan senarai

tugas Penyelia Asrarna yang berkhidrnat di KPM seperti di LAI\{PIRAN A

untuk rujukan dan panduan pihak YBhg. Dato'l tuan/ puan. Kerjasama

YBhg. Dato'/ tuanl puan juga adaiah dimohon iintuk mengedarkan

senarai tugas umuin ini kepada semua sekolahl institusi di baillah

seliaan YBhg. Dato'i tuan/ puan yang menempatkan Penyelia Asrama.

4. Perhatian dan kerjasama YBhg. Dato'/ tuan/ puan dalam perkai'a

ini amat dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih'

Sekian.

"BERKHIDMAT UNTUK *=64R.,{"

Saya yang menurut Perintah,

(DATO'AHMAD NADZRI B EMBONG)Bahagian Pengurusan Sumb r Manusiab.p. Ketua SetiausahaKementerian Pendidikan MalaYsia

s"k. KSUKPPMTKSU(P)TSUBK(SIVI)Semua TSUB(SM)

LAMPIRAN A

PENGHURAIAN TUGAS PENYELIA ASRAMA

Ringkasan Tugas

Membantu menguruskan tugas-tugas domestik, pengin"p"i dan

kelengkapan asrama serta sajian makanan. Memastikan kelengkapan

asrama dan dewan makan berada dalam keadaan baik, menyelia dapur

dan dewan makan, membuat uji rasa makanan serta menyelia pekerja,

peralatan dapur dan asrama. Bertanggungjawab ke atas pentadbiran dan

pengurusan asrama untuk memastikan peraturan asrama dipatuhi" Turut

bertanggungjawab menyediakan serta memastikan tempat tinggal

penghuni asrama berada dalam keadaan selamat, bersih dan kemas serta

merancang anggaran keperluan kewangan dan mengawal perbelanjaan.

Senarai Tugas

1" Aspek Pentadbiran

1.1. Menjalankan tugas pendaftaran masukl keluar penghuni

asrama. Contohnya, membantu Warden Asrama dalam urusan

pendaftaran dan penempatan penghuni asrama.

1.2. Membantu merancang, memantau dan mengemaskini senarai

nama dan kedudukani pembahagian bilik penghuni asrama

setiap masa.

LAMPIRAN A

1.3. Memeriksa dan merekod maklumat penghuni asrama sefta

melapor kepada Unit Kewangan dan memastikan semua

penghuni asrama mernpunyai potongan sewa asrama.

1"4. Menyediakan laporan statistik bulanan dan tahunan penghuni

asrama.

1.5. Bertanggungjawab ke atas disiplin penghuni asrama.

Memantau disiplin penghuni asrama dan menyediakan laporan

kepada pegawai Penyelia Asrama Gred N22l N26 atau

Wardenl PK HEM.

1.7. Menerima laporan salah laku penghuni asrama,

mendokumentasi dan mengemukakan kepada pihak atasan

serta bertanggungjawab ke atas disiplin anggota di bawah

jagaan.

Menyediakan jadual tugas, merekod cuti anggota, merancang

anggaran perbelanjaan dan mengawal perbelanjaan.

Mengurus stok inventori dan harta modal di asrama termasuk

penerimaan, hapus kira dan pelupusan aset alih kerajaan.

1.10. Mengurus surat menyurat, fail dan surat-surat pekeliling yang

berkaitan.

1.8.

1.9.

a

2.

LAMPIRAN A

Aspek Perkhidrnatan Asrama

2.1. Bertanggungjawab dalam pengendalian dan rekod kunci.

Memberi dan menerima kunci daripada penghuni asrama dan

menyimpan di tempat yang disediakan.

2.2. Memantau anggota bawahan dalam aspek pengendalian kunci.

2.3. Memastikan penghuni asrama mematuhi peraturan-peraturan

asrama.

2.4. Menyedia dan mengernaskini peraturan asrama dari semasa ke

semasa.

2.5" Mengawall memantau secara keseluruhan keluar/ masuk

penghuni asrama dan pelawat mengikut masa yang telah

ditetapkan oleh pihak pengurusan.

2.6. Bertanggungjawab dalam merancang dan memantau

penyediaan bilik asrama dan kelengkapan asrama. Menyelaras

penggunaan bilik asrama supaya digunakan secara optimum.

2.7 " Mengurus penggunaan kemudahan penginapan, makanl

minum dan prasarana asrama oleh pihak luar.

LAMPIRAN A

3. Aspek Penyelenggaraan Fasiliti dan Aset

3.1 . Memeriksa peralatan dan mengenalpasti keperluan

kelengkapan asrama"

3.2. Menyediakan laporan anggaran keperluan kelengkapan

asrama.

3.3" lVlemasiikan asrama dan persekitaran berada daiam keadaan

bersih dan selesa.

3.4. Memantau dan memeriksa proses kerja pembersihan di

asrama oleh syarikat konsesi"

3.5. Memastikan pemeriksaan harian mengikut skop yang telah

ditetapkan serta menerima aduan kerosakan, 'memeriksa dan

membuat laporan kerosakan peralatan dan kelengkapan

asrama kepada pihak konsesi.

3.6. Menghantar Laporan Kebersihan Bangunan dan Kawasan

Asrama kepada pihak pentadbiran sekolah.

4. Aspek Keselamatan dan Kebajikan

4.1" Menyelia dan menyediakan kemudahan di bilik rawatan serta

memastikan kesihatan penghuni asrama sentiasa baik dan

4

LAMPIRAN A

melapcrkan kepada Warden Asrama jika terdapat kes-kes yang

berbahaya.

(i) Pengurusan berkaitan aspek kesihatan murid seperti.

(a) pengurusan bilik rawatan;

(b) pengurusan pergerakan murid ""i"tu ke kliniki

hospital;

(c) memberi bantuan awal kepada murid asrama; dan

(d) menyediakan dan mengemaskini Rekod Kesihatan

Murid Asrama (digalakkan).

(ii) Mengurus Kebersihan, Keceriaan, dan Keselamatan (3K)

bilik rawatan.

(iii) Memastikan keperluan alat bantuan keselamatan dan

kemudahan di bilik rawatan adalah mencukupi.

(iv) Membantu dalam mematuhi prosedur pencegahan wabak

penyakit.

4"2" Memastikan penghuni asrama mematuhi Polisil Peraturan

Keselamatan dan Kesihatan.

4.3" Melakukan rondaan bagi memastikan penghuni asrama, aset,

bangunan, kemudahan dan persekitaran (dormitri, tandas, bilik

air, bilik-bilik khas, surau, dewan makan dan lain-lain) berada

dalam keadaan baik, teratur dan selamat untuk digunakan.

4"4. Menyediakan pelan tindakan kecemasan dan senarai pegawai

yang boleh dihubungi semasa berlaku kecemasan.

5

LAMPIRAN A

4"5" Membantu merancang pelan tindakan kebakaran dan

memastikan pelaksanaan latihan pencegahan kebakaran

dijalankan"

5. Aspek Kawalan Kualiti

5.1. Melaksanakan dan memantau setiap proses kerja mengikut

arahan pekeliling atau piawaian.

5"2. Menerima aduan berkenaan kemudahan asrama, keselamatan

dan kebajikan.

5.3. Membantu dalam kajian kepuasan pelanggan.

5"4" Mengumpul, menganalisis, menyediakan laporan kajian dan

mendokumentasi.

6" Pengurusan KewanEan dan Akaun Asrama

6.1 . Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus (AB|V1) tahunan

asrama.

6.2" Mengurus permohonan perolehan bagi pembelian dan

perkhidmatan yang melibatkan kelengkapan serta peralatan

asrama.

6

LAMPIRAN A

6.3" Mengurus pembayaran bil-bil bekalan kelengkapan dan

peraiatan asrama.

6.4. Mengurus perbelanjaan yang menggunakan peruntukan Baki

Peruntukan Bantuan l\4akanan A.srama.

6.5. Mengurus dan mengemaskini slstem Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah (buku tunai, buku cek, buku resit muridl pejabat,

buku akaun subsidiari dan daftar bil) serta membuat penutupan

dan imbangan setiap bulan yang melibatkan pengurusan

kewangan asrama.

6.6. [Vlembantu dalam urusan yang berkaitan Yuran lVakan Asrarna

(YlvlA).

7. Pengurusan Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak

7.1. lVlengawal kebersihan makanan dan minuman serta

memastikan pekerja dewan makan mengikut garis panduan

kesihatan"

7 .2. Membuat tempahan makanan melalui Jadual 8 berdasarkan

bilangan penghuni asrama sernasa tidak kurang dari 48 jam

sebelum masa sajian.

7.3" Bertanggungjawab sepenuhnya dalam aspek berkaitan bekalan

makanan di asrama.

LAMPIRAN A

7.4. ft/embantu dan bekerjasama dengan pihak pengurusan dalam

menangani kes keracunan makanan"

8. Tugas-iugas lain yang diarahkan oleh pihak Pentadbir dari masa

ke semasa.

Nota:Sila rujuk Penghuraian Kerja Perkhidmatan Penyelia Asrama (Lampiran P, P1 danP2) dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2009 bagi penghuraiantugas mengikut Gred.

I