jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · web viewpsuk hirarki...

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

ALAMAT :

NO. TELEFON : 03-88846082NO. FAKS. : 03-88895235LAMAN SESAWANG: [email protected]

myPortfolioPEMBANTU TADBIR

(PERKERANIAN / OPERASI) GRED N19BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN UNIT PERKHIDMATAN

ARAS 6, BLOK E8, KOMPLEKS EPUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62604 WP PUTRAJAYA

Nama : AZIYAH BINTI IDRIS

Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR ( PERKERANIAN /

OPERASI )

Gred Hakiki Jawatan : N19

Tarikh Penempatan : 01.04.1993

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

MAKLUMAT PEGAWAI

DILULUSKAN OLEH

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 03.10.2018 PEMBANTU TADBIR (P/O)

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

JADUAL PENGEMASKINIAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 5 – 6

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir, Senarai Semak

bagi Aktiviti 1-6

10 - 29

Senarai Undang-undang, Peraturan dan

Punca Kuasa

30

Senarai Borang 31

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 32

KANDUNGAN

1.1 Kementerian Pendidikan Malaysia

1. CARTA ORGANISASI

1.2 Bahagian Khidmat Pengurusan

2. CARTA FUNGSI

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Menyediakan dokumen pelantikan, pengesahan jawatan dan

kemasukan perjawatan pencen Anggota Pentadbiran.

2. Menyediakan Kew 8 perubahan gaji.

3. Merekod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

4. Menyelaras dan merekod permohonan cuti pegawai dan kakitangan

di bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan ke dalam HRMIS.

5. Membantu menyediakan dokumen persaraan pegawai dan

kakitangan di bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan.

6. Membantu menyelaras kemudahan dan elaun-elaun yang dituntut

oleh pegawai dan kakitangan di bawah seliaan Bahagian Khidmat

Pengurusan

7. Membantu menjadi urusetia kursus-kursus bagi pegawai dan

kakitangan di bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)

KETUA PERKHIDMATAN SUB

RINGKASAN GELARAN JAWATANPEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI)

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

B.63.3.1.4.317

GRED JAWATAN N19/N22 BIDANG UTAMA KHIDMAT PENGURUSAN

GRED JD GRED N19 SUB-BIDANG PERKHIDMATAN

STATUS JAWATAN TETAP DAN BERPENCEN DISEDIAKAN OLEH AZIYAH BT. IDRISPT (P/O)

HIRARKI 1(BAHAGIAN) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DISEMAK OLEH

SITI SHAREENA BT. MOHD. NASIRPSUK

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

DILULUSKAN OLEHNOOR AZMAN B. MUHAMMAD NOOR SUB

SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia bagi membolekan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Melaksanakan urusan pelantikan pegawai baru, penempatan, pengesahan pelantikan dan perkhidmatan, pemberian taraf berpencen dan pelanjutan tempoh percubaan pegawai, kenaikan pangkat, memangku dan bersara wajib / pilihan kumpulan P&P dan pengurusan tertinggi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

1. Membantu menyediakan dokumen.2. Membantu menyemak dan mengumpulkan

dokumen. 3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan

Kerajaan.

Melaksanakan urusan permohonan pertukaran, permohonan jawatan baru, pelepasan jawatan dengan izin dan perletakan jawatan pegawai kumpulan P&P dan pengurusan tertinggi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.


dokumen.3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan

Kerajaan.

Melaksanakan segala urusan tuntutan bayaran dan kemudahan mengikut kelayakan pegawai bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.


dokumen.3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan

Kerajaan.

DIMENSI

4. DESKRIPSI TUGAS

1. Bilangan Perjawatan:2. Bilangan Pengisian:3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Words dan Excell.

PENGALAMAN

Minimum 0-2 Tahun pengalaman dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia.

Aktiviti 1: Pelantikan Baru, Permohonan Pelepasan Jawatan Dengan Izin / Perletakan Jawatan dan Permohonan Pertukaran

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PSUK / PEK / KPT

Menerima / menyemak surat tawaran perlantikan / permohonan pelepasan dengan izin / peletakan jawatan dan permohonan pertukaran.

2.PT (P/O)

Semak surat tawaran pelantikan / permohonan pelepasan dengan izin / perletakan jawatan permohonan pertukaran:

Tarikh tawaran pelantikan

Tarikh pelepasan jawatan dengan notis mencukupi (Jika tidak dikenakan bayaran sebulan gaji)

Borang permohonan pertukaran

3. PT (P/O)Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh SUB ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM.

4. PT (P/O)

Menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8).

5 salinan:

2 - salinan PT Kewangan

2 - salinan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM

1 - salinan fail pegawai

5. PT (P/O) Rekod dalam Buku Perkhidmatan

5. PROSES KERJA

Aktiviti 2: Urusan Cuti Rehat, Cuti Haji, Cuti Tanpa Rekod, Cuti Separuh Gaji, Cuti Tanpa Gaji


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1. PEK / KPT Terima permohonan cuti rehat

dan semak baki cuti rehat permohon.

2.PT (P/O)

Pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bercuti serta pegawai mempunyai baki cuti rehat.

3.PSUK / PEK/ KPT

Semak dan peraku permohonan cuti pegawai / staf.

Jenis Kelulusan Cuti:

Cuti Rehat – Penyelia Pertama & Kedua

Cuti Haji – BPSM

Cuti Tanpa Rekod – SUB BKP

Cuti Separuh Gaji – <14 hari SUB BKP / >14 – BPSM

Cuti Tanpa Gaji - BPSM

4. PSUK / PEK/ KPT Semak dan meluluskan

permohonan Cuti Pegawai Kumpulan Pengurusan.

5. PT (P/O) Kelulusan cuti dimaklumkan kepada pegawai / kakitangan yang memohon cuti.

6. PT (P/O) Catat di papan kenyataan.

7. PT (P/O) Semak baki Cuti Rehat diakhir tahun, minta pegawai / kakitangan membuat pilihan:

Di bawa ke hadapan atau Gantian Cuti Rehat

(GCR)


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA8. SUB Menandatangan pengesahan dan

kelulusan permohonan.

9. PT (P/O) Rekod dan Kenyataan Cuti.

Aktiviti 3: Urusan Cuti Sakit dan Cuti Bersalin


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1. PSUK

/PEK / KPT Menerima Sijil Cuti Sakit / Cuti Bersalin dan sahkan.

2. PSUK /PEK / KPT

Memastikan Sijil Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun.

3.PT (P/O)

Semak Cuti Sakit pegawai tidak melebihi 90 hari.

Bagi Sijil Cuti Sakit melebihi 90 hari perlu dapatkan kelulusan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan.

4. PT (P/O) Rekod kelulusan dalam Kenyataan Cuti.

Aktiviti 4: Urusan Pengisytiharan Harta


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1. PSUK / PEK/ KPT Mengenalpasti

pegawai/kakitangan mengikut kumpulan/kategori jawatan yang belum/perlu membuat pengisytiharan harta:

Kali pertama Setiap 5 tahun Permohonan tambahan

2. PT (P/O)Edar borang pengisytiharan harta kepada pegawai/kakitangan sokongan (4 salinan).

3. PT (P/O)Semak dan dapatkan kelulusan daripada Lembaga Pengisytiharan Harta mengikut kategori jawatan:(Pengisytiharan Harta bagi pegawai / kakitangan Bahagian / Jabatan kelulusannya telah diturunkan kuasa kepada Ketua Jabatan).

4. PT (P/O)Sesalinan kelulusan pengisytiharan harta hendaklah diserahkan kepada pegawai untuk makluman/simpanan pegawai.

5. PT (P/O)Failkan dan catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

Aktiviti 5: Menguruskan Pinjaman Perumahan, Kenderaan dan Komputer


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PSUK / PEK/ KPT Terima borang dari pemohon.

2. PT (P/O) Semak borang permohonan, pastikan dokumen lengkap.


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

3. PT (P/O) Sediakan surat iringan dan dapatkan tandatangan pengesahan Ketua Jabatan.

4. PT (P/O) Hantar borang permohonan ke Bahagian Pinjaman Perumahan/Bahagian Kewangan, 1 salinan untuk fail induk dan 1 salinan untuk fail peribadi. Terima surat kelulusan.

5. PT (P/O) Terima surat kelulusan dan maklumkan pada pegawai.

6. PT (P/O) Tindakan potongan gaji.

7. PT (P/O) Rekodkan dalam buku perkhidmatan.

Aktiviti 6: Mengurus Semua Peperiksaan Dalam Perkhidmatan


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1. PSUK / PEK/ KPT Terima jadual dan surat siaran

peperiksaan dari BPSM / MPM dan JPA.

2. PT (P/O) Edarkan borang permohonan untuk pegawai dan kakitangan BKP.

3. PT (P/O) Terima borang permohonan, semak bagi memastikannya


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

lengkap dan memenuhi syarat.

4. PT (P/O) Mendapatkan tandatangan Ketua Jabatan.

5. PT (P/O) Sediakan senarai nama, surat iringan yang telah ditandatangan untuk dihantar ke BPSM / MPM dan JPA.

6. PT (P/O) Terima slip untuk menduduki peperiksaan dan edarkan kepada pegawai dan kakitangan BKP yang berkenaan.

7. PT (P/O) Terima keputusan peperiksaan dari BPSM / MPM dan JPA.

8. PT (P/O) Edarkan keputusan peperiksaan kepada pegawai dan kakitangan yang berkenaan.


6. CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJAMula

Menerima / menyemak surat tawaran perlantikan / permohonan pelepasan dengan izin / peletakan jawatan dan permohonan pertukaran.

Semak surat tawaran pelantikan / permohonan pelepasan dengan izin / perletakan jawatan permohonan pertukaran

Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua Jabatan ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM.

Sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8). 5 salinan:

Rekod dalam Buku Perkhidmatan

Tamat


TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Terima permohonan borang cuti rehat

Semak cuti rehat yang dipohon dan baki cuti mencukupi

Semak

Dapatkan kelulusan daripada Ketua Jabatan:

Kumpulan Sokongan

Kumpulan Pengurusan

Maklum kelulusan cuti kepada pemohon

Catat di papan kenyataan

Semak cuti pada hujung tahun untuk mendapat persetujuan pegawai/kakitangan:

baki cuti di bawa ke hadapan

Gantian Cuti Rehat (tujuan pengiraan pencen)

Diluluskan oleh Ketua Jabatan

Rekod dalam Kenyataan Cuti Rehat

Tamat

Tamat

Baki Cuti Rehat tidak mencukupi



Mula

Terima sijil sakit

Semak Cuti Sakit swasta tidak melebihi 15 hari dalam setahun

Semak keseluruhan Cuti Sakit tidak melebihi 90 hari. Jika lebih dapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia

Dapatkan kelulusan daripada Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia

Rekod dalam Kenyataan Cuti Rehat

Tamat

Cuti Sakit melebihi 90 hari



Mula

Mengenalpasti pegawai / kakitangan mengikut kumpulan / kategori jawatan yang belum / perlu membuat pengisytiharan harta.

Edar borang pengisytiharan harta kepada pegawai / kakitangan sokongan (4 salinan).

Semak dan dapatkan kelulusan daripada Lembaga Pengisytiharan Harta mengikut kategori jawatan.

Sesalinan kelulusan pengisytiharan harta hendaklah diserahkan kepada pegawai untuk makluman/simpanan pegawai.

Failkan dan catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

Tamat



Mula

Terima borang permohonan dan semak

Lengkap

Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan. Sediakan surat iringan dan kemukakan kepada Bahagian Pinjaman Perumahan, Perbendaharaan/Bahagian Kewangan

1 salinan untuk Fail Induk dan Peribadi

Terima kelulusan dan makluman kepada pegawai

Rekod data payroll (PT Kewangan) dan rekod dalam Buku Perkhidmatan

Tamat

Minta dokumen tambahan yang lengkap


TANGGUNGJAWAB PROSES KERJAMula

Terima jadual dan surat siaran peperiksaan

Edarkan borang kepada pegawai dan kakitangan

Terima borang

Semak permohonan

Lengkap

Senarai semak

Terima slip

Terima keputusan

Edarkan keputusan peperiksaan

Tamat

TidakLengkapkan borang dan betulkan


BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.

Menerima perlantikan baru, permohonan pelepasan dengan izin dan perletakan jawatan dan permohonan pertukaran.

2.

Semak surat tawaran pelantikan / permohonan pelepasan dengan izin / perletakan jawatan permohonan pertukaran:

Tarikh tawaran pelantikan

Tarikh pelepasan jawatan dengan notis mencukupi (Jika tidak dikenakan bayaran sebulan gaji)

Borang permohonan pertukaran

3.Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh SUB ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM.

4.

Menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8).

5 salinan:

2 - salinan PT Kewangan

2 - salinan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM

1 - salinan fail pegawai

5.Rekod dalam Buku Perkhidmatan

8. SENARAI SEMAK



1. Terima permohonan cuti rehat dan semak baki cuti rehat permohon.

2.

Pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bercuti serta pegawai mempunyai baki cuti rehat.

3.Semak permohonan cuti pegawai / kakitangan dan diberi perakuan dengan menurunkan tandatangan.

4. Semak dan meluluskan permohonan Cuti Pegawai Kumpulan Pengurusan.

5. Kelulusan cuti dimaklumkan kepada pegawai / kakitangan yang memohon cuti.

6. Catat di papan kenyataan.

7.

Semak baki Cuti Rehat diakhir tahun, minta pegawai / kakitangan membuat pilihan:

Di bawa ke hadapan atau Gantian Cuti Rehat (GCR)

8. Menandatangan pengesahan dan kelulusan permohonan.


9 Rekod dan Kenyataan Cuti.



1. Sijil Cuti Sakit / Cuti Bersalin dan sahkan.

2.

Sijil Cuti Sakit dan pastikan:Cuti sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu-satu sijil.Jika melebihi 2 hari Sijil tersebut perlu mendapatkan tandatangan pengesahan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan.Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun.

3.

Semak Cuti Sakit pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika lebih perlu dapatkan kelulusan daripada Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia.

4. Rekod kelulusan dalam Kenyataan Cuti.



1.

Mengenalpasti pegawai/kakitangan mengikut kumpulan/kategori jawatan yang belum/perlu membuat pengisytiharan harta:

Kali pertama Setiap 5 tahun Permohonan tambahan

2.Edar borang pengisytiharan harta kepada pegawai/kakitangan sokongan (4 salinan).

3.

Semak dan dapatkan kelulusan daripada Lembaga Pengisytiharan Harta mengikut kategori jawatan:(Pengisytiharan Harta bagi pegawai / kakitangan Bahagian / Jabatan kelulusannya telah diturunkan kuasa kepada Ketua Jabatan).

4.

Sesalinan kelulusan pengisytiharan harta hendaklah diserahkan kepada pegawai untuk makluman / simpanan pegawai.



1. Terima borang dari pemohon.

2. Semak borang permohonan, pastikan dokumen lengkap.

3.Sediakan surat iringan dan dapatkan tandatangan pengesahan Ketua Jabatan.

4.

Hantar borang permohonan ke Bahagian Pinjaman Perumahan / Bahagian Kewangan, 1 salinan untuk fail induk dan 1 salinan untuk fail peribadi. Terima surat kelulusan.

5. Terima surat kelulusan dan maklumkan pada pegawai.

6. Tindakan potongan gaji.

7. Rekodkan dalam buku perkhidmatan.



1.Terima jadual dan surat siaran peperiksaan dari BPSM / MPM dan JPA.


2. Edarkan borang permohonan untuk pegawai dan kakitangan BKP.

3.Terima borang permohonan, semak bagi memastikannya lengkap dan memenuhi syarat.

4. Mendapatkan tandatangan Ketua Jabatan.

5.

Sediakan senarai nama, surat iringan yang telah ditandatangan untuk dihantar ke BPSM / MPM dan JPA.

6.

Terima slip untuk menduduki peperiksaan dan edarkan kepada pegawai dan kakitangan BKP yang berkenaan.

7. Terima keputusan peperiksaan dari BPSM / MPM dan JPA.

8.Edarkan keputusan peperiksaan kepada pegawai dan kakitangan yang berkenaan.

1. Arahan Perkhidmatan

2. Perintah-Perintah Am

Bab A – Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan

Bab G - Cuti

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

4. Pekeliling-Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Surat tawatan jawatan / pelantikan

2. Surat permohonan pelepasan jawatan

3. Laporan Perubahan (Kew. 8)

4. Sijil Gaji Akhir (Kew.8)

5. Ringkasan Kenyataan Perkhidmatan Pegawai Yang Diperakukan

6. Borang (Am. 42. Pindaan 2/91) – Borang Cuti Rehat

7. Borang Pinjaman Perumahan, Kenderaan dan Komputer

9. SENARAI BORANG

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · web viewpsuk hirarki...

Documents