mesyuarat kedua jawatankuasa puspanita cawangan sabah

MINIT MESYUARAT PERTAMAJAWATANKUASA PUSPANITA CAWANGAN SABAH

BAGI SESI 2013-2014

Tarikh : 04 Februari 2013 (Isnin)Masa : 10:00 PagiTempat : Dewan Puspa Seri Faridah, Wisma PUSPANITA

Tanjung Aru

A. HADIR

AJK BIASA TETAP

1. Y.Bhg. Datin Noraini Jamil - Timbalan Pengerusi

Isteri Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan2. Y.Bhg. Datin Hajah Rabiatul Adawiyah

binti Jaid- Isteri Setiausaha Persekutuan Sabah

3. Y.Bhg. Datin Hajah Surianih Basri Isteri Pengarah Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah

4. Y.Bhg. Datin Hajah Saudah Abdul Salleh - Isteri Setiausaha Tetap Kementerian Pertanian dan Industri Makanan

5. Y.Bhg. Datin Maria Anthony - Isteri Setiausaha Tetap Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar

6. Y.Bhg. Datin Hajah A’zah binti Ismail - Isteri Setiausaha Tetap Kementerian Pembangunan Perindustrian

7. Y.Bhg. Datin Hajah Siti Haji Mohd Aji - Isteri Pengarah Pejabat Hal Ehwal Anak Negeri Sabah

8. Y.Bhg. Datin Riwaayati Haji Saheran - Isteri Pencetak Kerajaan, Jabatan Cetak Kerajaan

9. Y.Bhg. Datin Hajah Dayang Mahani Ag. Taib

- Isteri Pengurus Besar Ko-Nelayan

10. Puan Faridah Hj. Jaafar - Isteri Pengurus Besar Lembaga Kebudayaan Negeri Sabah

11. Puan Tialis Ahmad - Isteri Pengarah Biro Pengaduan Awam Negeri Sabah12. Y.Bhg. Datin Hajah Hairani Binti Mohd.

Tajudin- Isteri Pengarah Jabatan Imigresen Sabah

13. Y.Bhg. Datin Florence Malangkig - Isteri Mayor Dewan Bandaraya Kota Kinabalu

14. Y.Bhg. Datin Wong Shu Chin @ Eugenie - Isteri Presiden Majlis Perbandaran Sandakan15. Puan Nailin Ginansiu - Isteri Pegawai Daerah Penampang

16. Puan Asmiah Mohd. Yussof - Isteri Pegawai Daerah Papar17. Puan Inundiri binti Manjalin - Isteri Pegawai Daerah Tuaran

18. Puan Rosme Makaun - Wakil Pengerusi PCD Kota Marudu/ Timbalan Pengerusi

19. Puan Nora Igol - Wakil Isteri Pegawai Daerah Keningau / Timbalan Pengerusi

20. Puan Lomoyon Maladu - Isteri Pegawai Daerah Nabawan

21. Puan Fatimah Anizah Hj. Marjan - Isteri Pegawai Daerah Sipitang22. Puan Hajah Mariah Tuah - Isteri Pegawai Daerah Ranau

23. Puan Evelyn Liau - Isteri Pegawai Daerah Kuala Penyu24. Puan Hajah Sharan Haji Hajabul - Wakil Isteri Pegawai Daerah Semporna / Timbalan

Pengerusi25. Puan Hivilin @ Haslindah binti Binijin - Isteri Pegawai Daerah Kunak

26. Puan Zainiah Tapah - Wakil Isteri Penolong Pegawai Daerah Kecil Matunggong / Timbalan Pengerusi

27. Puan Malaysia @ Mellisa Datam - Isteri Penolong Pegawai Daerah Kecil Tungku

AJK BIASA

28. Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Said29. Puan Hajah Dg. Kalthum Pg. Tahir

30. Cik Jenny Teo31. Puan Hajah Emily Toyong

32. Puan Hajah Talni Haji Anjoh @ Azizah33. Puan Jane Rita Gondipon

34. Cik Majella Tan Marquez35. Puan Hajah Habibah binti Durasin - Setiausaha

36. Puan Judy Wong - Bendahari37. Puan Shelly Jimayol - Penolong Setiausaha

38. Cik Hajah Dayang Besar @ Kamsiah Salleh

- Penolong Bendahari

B. HADIR BERSAMA URUS SETIA

39. Puan Normilah Salleh

C. TIDAK HADIR

40. Y.Bhg. Puan Sri Hajah Hairani binti Hussaini

- Pengerusi PUSPANITA Cawangan Sabah

41. Y.Bhg. Puan Sri Khairiah Khalil - Isteri Pengarah Kumpulan Yayasan Sabah

42. Y.Bhg. Datin Lejabit Keradi - Isteri Setiausaha Tetap Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan

43. Y.Bhg. Datin Nurliah Hj Ag. Tengah Isteri Pengarah Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah

44. Puan Ajanah Mohamed - Isteri Pengarah Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah

45. Y.Bhg. Datin Florence Kouju @ Faizah - Isteri Pengarah Jabatan Pertanian Sabah

46. Puan Maria Murshid - Isteri Pengarah Institut Latihan Sektor Awam Negeri Sabah

47. Puan Hajah Fatimah Jaafar Isteri Pengarah Jabatan Arkib Negeri Sabah48. Dr. Hajah Tarsiah Taman - Isteri Pengurus Besar Jabatan Keretapi Negeri Sabah

49. Y.Bhg. Datin Zakiah Hassan - Isteri Pengurus Besar Korporasi Pembangunan Desa50. Puan Winnie Jimis - Isteri Ketua Bahagian Perkhidmatan Kumpulan

Wang Simpanan Pekerja51. Y.Bhg. Datin Arifa Jabar - Isteri Presiden Majlis Perbandaran Tawau

52. Puan Norhayati binti Muksin - Isteri Pegawai Daerah Kota Belud53. Puan Salbinah Chua - Isteri Pegawai Daerah Tenom

54. Puan Normah Kudus - Isteri Pegawai Daerah Kudat55. Puan Roslina Gundiba - Isteri Pegawai Daerah Kota Marudu

56. Puan Siti Sheriffah binti Haji Jabar Khan - Isteri Pegawai Daerah Pitas57. Puan Zarinah Zulkarnain - Isteri Pegawai Daerah Kinabatangan

58. Puan Bernadette Lee - Isteri Pegawai Daerah Tambunan59. Puan Airanah Haji Bandari - Isteri Pegawai Daerah Beluran

60. Puan Norlizah Tommy - Isteri Pegawai Daerah Semporna61. Puan Rehina Daffney Gazim - Isteri Pegawai Daerah Lahad Datu

62. Puan Jacinta Intang - Isteri Pegawai Daerah Tongod63. Puan Suria Daris - Pengerusi PUSPANITA Cawangan Daerah Beaufort

64. Puan Flora Pustin - Isteri Penolong Pegawai Daerah Kecil Telupid65. Puan Hajah Jalia Jumai - Isteri Penolong Pegawai Daerah Kecil Membakut

66. Puan Annah Mathilda Sorod - Isteri Penolong Pegawai Daerah Kecil Matunggong67. Puan Jamilah Lee - AJK Biasa

68. Y.Bhg. Datin Rohayah Pawzy - Setiausaha Eksekutif69. Y.Bhg. Datuk Maznah Abd Ghani - Pemegang Amanah

70. Y.Bhg. Datuk Hajah Siti Sapoo Haji Ahok - Pemegang Amanah71. Puan Jeanie Liew - Pemeriksa Kira-Kira

72. Puan Dg Intan Ismail - Pemeriksa Kira-Kira

BIL PERKARA TINDAKAN

AGENDA 1 – KATA ALUAN PENGERUSI

1.1

1.2

Timbalan Pengerusi PUSPANITA Cawangan Sabah, Y.Bhg. Datin Noraini Jamil mengalu-alukan kehadiran ahli-ahli jawatankuasa yang hadir dalam mesyuarat pada pagi tersebut.

Beliau memaklumkan bahawa Y.Bhg. Puan Sri Hajah Hairani binti Hussaini

Makluman

Makluman


1.3

menyampaikan salam dan tidak dapat mempengerusikan Mesyuarat Pertama Jawatankuasa PUSPANITA Cawangan Sabah bagi Sesi 2013-2014 pada pagi tersebut kerana beliau menghadiri Mesyuarat Majlis Tertinggi PUSPANITA Kebangsaan pada hari yang sama.

Y.Bhg. Datin Noraini mempengerusikan mesyuarat dengan menyampaikan ucapan aluan Y.Bhg. Puan Sri Hajah Hairani binti Hussaini seperti berikut:-

i. Alhamdulillah, saya panjatkan syukur ke hadrat Alllah SWT dengan limpah kurniaNya kita dapat mengadakan Mesyuarat Pertama Jawatankuasa PUSPANITA Cawangan Sabah bagi Sesi 2013-2014 pada pagi ini.

ii. Dalam kesempatan ini sukacita saya merakamkan terima kasih dan setinggi-tinggi penghargaan kepada Y.Bhg. Datin Noraini Jamil, Timbalan Pengerusi PUSPANITA Cawangan Sabah dan Ahli Jawatankuasa beliau yang telah bertungkus lmus melaksanakan Majlis Perasmian Mesyuarat Agung Tahunan Ke-30 PUSPANITA Cawangan Sabah yang telah berlangsung pada 18 Januari 2013 yang baru lalu.

iii. Terima kasih juga kepada semua Pengerusi JKK, Pengerusi-pengerusi Cawangan Daerah, Daerah Kecil dan ahli-ahli PUSPANITA Cawangan Sabah yang telah menghadirkan diri dalam Mesyuarat Agung Tahunan Ke-30.

iv. Dalam Mesyuarat Agung yang diadakan baru-baru ini kita telah menyaksikan pemilihan Ahli Jawatankuasa yang baru berdasarkan pencalonan daripada ahli-ahli PUSPANITA. Saya mengucapkan tahniah kepada mereka yang telah menang tanpa bertanding semua jawatan. Lapan (8) orang Ahli Jawatankuasa Biasa, seorang Penolong Setiausaha dan seorang Penolong Bendahari.

v. AJK Biasaa. Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Saidb. Puan Hajah Dg. Kalthum Pg. Tahirc. Puan Hajah Emily Toyongd. Puan Hajah Talni Haji Anjoh @ Azizahe. Cik Jenny Teof. Puan Jamilah Leeg. Cik Majella Tan Marquezh. Puan Jane Rita Gondipon

vi. Penolong Setiausahaa. Puan Shelly Jimayol

vii. Penolong Bendaharia. Cik Hajah Dayang Besar @ Kamsiah Salleh

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman


viii. Dua orang Pemegang Amanah dan dua (2) oang Pemeriksa Kira-Kira juga telah dilantik semula semasa mesyuarat tersebut. Mereka terdiri daripada:-

ix. Pemegang hartaa. Y.Bhg. Datuk Maznah Abd. Ghanib. Y.Bhg. Datuk Hajah Siti Sapoo Haji Ahok

x. Pemeriksa Kira-Kiraa. Puan Jeannie Liewb. Puan Dayang Intan Ismail

xi. Pada pagi ini saya mengalu-alukan kehadiran ahli-ahli baru dalam Jawatanuasa PUSPANITA Cawangan Sabah bagi sesi 2013-2015.

xii. Untuk makluman, Mesyuarat Agung Perwakilan Kali Ke-31 PUSPANITA Kebangsaan akan diadakan pada 07 Mac 2013 di D’Seri Endon, Puspanitapuri, Putrajaya. Selaras dengan mandat yang diberi kepada saya semasa Mesyuarat Agung Tahunan yang baru lalu, saya telah menyenaraikan lima (5) orang perwakilan dan dua (2) orang pemerhati yang akan hadir bersama saya.

xiii. Yang Berbahagia Datuk, Datin-datin dan puan-puan, dalam mesyuarat ini juga saya akan memaklumkan penubuhan jawatankuasa-jawatankuasa seperti tersenarai dalam agenda mesyuarat. Aktiviti-aktiviti yang akan dirancang untuk tahun 2013 akan mula dilaksanakan oleh Jawatankuasa Kecil kelak. Seperti lazim dilakukan oleh setiap jawatankuasa kecil, aktiviti dan anggaran perbelanjaan akan dikemukakan kepada Bendahari dan Setiausaha yang akan dibincang dengan saya untuk pertimbangan dan kelulusan. Saya berharap aktiviti ini dijalankan dengan penuh dedikasi dan melibatkan ahli-ahli PUSPANITA di semua peringkat. Pengerusi JKK juga diminta untuk mengemukakan senarai ahli jawatankuasa masing-masing. Jawatankuasa Kecil ditubuhkan dengan dianggotai oleh:-

a. Pengerusi.b. Timbalan Pengerusi.c. Lapan (8) orang ahli jawatankuasa (sekurang-kurangnya dua (2)

orang ahli muda).d. Seorang ahli menganggotai satu Jawatankuasa Kecil sahaja.

xiv. Saya juga ingin menarik perhatian semua Pengerusi Jawatankuasa Kecil supaya menandatangani sendiri surat-surat yang dihantar kepada Urus Setia serta resit-resit pembelian untuk Bendahari.

xv. Jawatankuasa Kecil hendaklah mengemukakan sekurang-kurangnya satu (1) aktiviti kepada Setiausaha selewatnya-lewatnya pada 4 Mac 2013. Sekiranya selepas tarikh ini cadangan aktiviti tidak diterima maka tidak

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

Semua Pengerusi JKK

Semua Pengerusi JKK

Semua Pengerusi JKK


ada pelaksanaan aktiviti bagi Jawatankuasa Kecil tersebut pada tahun ini.

xvi. Galakan penyertaan dari golongan ahli-ahli muda adalah selaras dengan saranan Yang DiPertua PUSPANITA. Membimbing ahli-ahli muda untuk melahirkan mereka sebagai bakal-bakal pemimpin yang berkebolehan dalam segala bidang terutamanya kepimpinan dan pengurusan kumpulan.

xvii. Yang DiPertua PUSPANITA juga menggalakkan penganjuran aktiviti secara ‘smart partnership’ dan aktiviti-aktiviti kesukarelawan di kalangan ahli-ahli bagi memupuk serta menghayati nilai-nilai murni serta sikap positif berterusan melalui penglibatan aktif dalam aktiviti kesukarelawan.

xviii. Dalam menangani apa-apa aktiviti sama ada anjuran PUSPANITA atau aktiviti Kerajaan, amalan kerja berpasukan adalah amat penting dalam menjayakan setiap aktiviti tersebut. Saya menyeru kepada Datuk, Datin-Datin dan puan-puan tingkatkan kualiti kerja dan terapkan nilai-nilai integriti untuk terus menyumbang kepada kejayaan Persatuan ini di peringkat Negeri dan juga di Daerah dan Daerah Kecil.

Makluman

Makluman

Makluman

AGENDA 2 – MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT KETIGA BERTARIKH 09 NOVEMBER 2012

2.1. Pengesahan Minit Mesyuarat Ketiga bertarikh 09 November 2012 dicadang oleh Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Said dan disokong oleh Y.Bhg. Datin Hajah Hairani binti Mohd. Tajudin dengan pindaan berikut:

i. Senarai Tidak Hadir di muka surat 3 nombor 56 Puan Roslina Gundiba - Isteri Pegawai Daerah Kota Marudu diperbetulkan kepada Isteri Penolong Pegawai Daerah Kota Marudu (Pembangunan).

Makluman

AGENDA 3 – PERKARA-PERKARA BERBANGKIT


3.1

3.1.1

Laporan Geran Tanah PUSPANITA TL 017549585

Surat JTU LS.120.1.176(97)(WNO/am) bertarikh 21 Disember 2012. Geran telah diterima untuk tandatangan. Jmlah tunggakan perlu dibayar sebanyak RM8,200.00 termasuk untuk tahun 2013.

Premium/Processing fee 1,000.00Regn of LA 50.00Regn of title 50.00Back rent from 2007-2013 7,000.00Survey fee 0Title Prep 100.00Total dues 8,200.00

Makluman

3.1.2 Mesyuarat mengambil maklum dan meluluskan pembayaran geran tanah bagi Wisma PUSPANITA.

BendahariSetiausaha

3.2

3.2.1

Taska

Y.Bhg. Datin Hajah A’zah, Timbalan Pengerusi JKK Taska memaklumkan mesyuarat bahawa surat kepada JKR telah dihantar yang ditandatangan oleh Y.Bhg. Datin Lucy. Walau bagaimanpun, belum ada jawapan daripada JKR.

Pengerusi JKK Taska

3.3

3.3.1

Subsidi Tambahan RM11,106.00

Seminar Perdana PUSPANITA Cawangan Sabah: Kesihatan dan Kewangan Asas Kebahagiaan telah dilaksanakan pada 17 Januari 2013 di Dewan Bankuasi, Bangunan Dewan Undangan Negeri Sabah. Laporan ‘post mortem’ akan disampaikan seperti di Agenda 7.

Makluman

3.4

3.4.1

Pakaian Seragam PUSPANITA

Pengerusi-pengerusi PUSPANITA Cawangan Daerah dan Daerah Kecil telah maklum akan surat pekeliling mengenai Pakaian Seragam dan dalam proses membuat tempahan kepada PUSPANITA Kebangsaan.

Makluman

3.5

3.5.1

Akiviti Subsidi Negeri

Mantan Pengerusi JKK Kesihatan memaklumkan untuk membuat permohonan penundaan Ceramah Penjagaan Rambut, Kuku, Kulit dan Tulang. Walau

Makluman


3.6

3.6.1

3.6.2

3.6.3

3.7

3.7.1

3.8

3.8.1

bagaimanapun, Pengerusi baru JKK Kesihatan, Y.Bhg. Datuk Hajah Noni bercadang untuk mengadakan ceramah lain.

Aktiviti Subsidi PUSPANITA Kebangsaan

Jawatankuasa Kecil berikut telah melaksanakan aktiviti subsidi daripada PUSPANITA Kebangsaan:-

i. JKK Kesihatanii. JKK Agama

Bendahari memaklumkan bahawa Kedua-dua JKK ini belum menghantar laporan perbelanjaan. Pengerusi JKK Kesihatan dan Pengerusi JKK Agama diminta untuk menghantar laporan.

Setiausaha memaklumkan bahawa PUSPANITA Cawangan Daerah berikut telah mengemukakan laporan penyata perbelanjaan:-

i. PUSPANITA Cawangan Daerah Tenom menghantar dua (2) laporan bertarikh 13 Disember 2012.

ii. PUSPANITA Cawangan Daerah Sipitang menghantar satu (1) laporan bertarikh 14 November 2012.

iii. PUSPANITA Cawangan Daerah Kota Marudu menghantar satu (1) laporan bertarikh 23 November 2012.

iv. PUSPANITA Cawangan Daerah Keningau menghantar satu (1) laporan bertarikh 14 Januari 2013,

v. PUSPANITA Cawangan Daerah Kuala Penyu menghantar satu (1) laporan bertarikh 9 Oktober 2012.

vi. PUSPANITA Cawangan Daerah Nabawan menghantar satu (1) laporan bertarikh 28 Januari 2013.

Majlis Berbuka Puasa Bersama YB SKN

Setiausaha memaklumkan bahawa perbelanjaan telah disenaraikan dalam Agenda MAT Ke-30. Telah dibentang oleh Bendahari dalam mesyuarat tersebut pada 18 Januari 2013 dan mesyuarat bersetuju dengan cadangan perbelanjaan berjumlah RM15,000.00.

Kontrak Pengawal Keselamatan

Perkara ini dilaporkan oleh Setiausaha memandangkan Setiausaha Eksekutif mengiringi Y.Bhg. Puan Sri Pengerusi menghadiri Mesyuarat Majlis Tertinggi. Kontrak Pengawal Keselamatan bagi tempoh 6 bulan (1 November 2012 hingga 30 April 2013) akan tamat pada 30 April 2013. Pejabat Urus Setia telah mengemukakan surat pembaharuan kontrak kepada Syarikat Coinage Sdn. Bhd

Makluman

Pengerusi JKK Kesihatan dan

Agama

Makluman

Makluman

Makluman


3.8.2

3.9

3.9.1

3.10

3.10.1

memperbaharui kontrak bagi tempoh satu (1) tahun berkuatkuasa mulai 1 Mei 2013 hingga 30 April 2014 (rujukan surat PCS/PS/300-5/001 Klt.6(26) bertarikh 25 Januari 2013).

Y.Bhg. Datuk Hajah Noni mencadangkan tindakan supaya Pejabat Urus Setia mengambil tindakan berikut:-

i. Mendapatkan sebutharga daripada Syarikat Keselamatan yang lain memandangkan dalam tempoh perkhidmatan Syarikat Coinage telah berlaku dua kali kecurian (bilik penginapan kehilangan TV dan bilik Setiausaha kehilangan laptop PUSPANITA).

ii. Pejabat Urus Setia tidak sepatutnya memohon pembaharuan kontrak tetapi Syarikat Keselamatan sepatutnya menawarkan perkhidmatan keselamatan disambung.

Senarai Semak MAT Ke-30

Setiausaha memaklumkan bahawa tindakan-tindakan berikut telah dilaksanakan oleh Pejabat Urus Setia:-

i. Meminta Cawangan Daerah dan Daerah Kecil menghantar Laporan Tahunan untuk dimasukkan dalam Buku Laporan Tahunan MAT Ke-30.

ii. Memaklumkan Cawangan Daerah dan Daerah Kecil mengadakan MAT sebelum 16 Januari 2013.

iii. Menghantar senarai perwakilan dan pemerhati selewat-lewatnya pada 11 Januari 2013.

iv. Mengemukakan usul kepada Setiausaha selewat-lewatnya pada 7 Januari 2013.

v. Mengemukakan borang pencalonan kepada Setiausaha selewat-lewatnya pada 11 Januari 2013.

vi. Mengemukakan Penyata Tahunan kepada Setiausaha selewat-lewatnya pada 28 Januari 2013.

Subsidi Negeri

Bendahari memaklumkan mesyuarat bahawa PUSPANITA Cawangan Daerah Kecil Tungku akan diberi subsidi negeri berdasarkan jumlah keahlian seramai 47 orang.

Setiausaha Eksekutif

Makluman

Makluman

AGENDA 4 – PELANTIKAN PENGERUSI JAWATANKUASA KECIL PUSPANITA CAWANGAN SABAH BAGI SESI 2013-2015


4.1

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4

Senarai Pengerusi dan Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Kecil

Pengerusi Mesyuarat, Y.Bhg. Datin Noraini Jamil membacakan senarai Pengerusi dan Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Kecil seperti di Lampiran A.

Setiausaha memaklumkan mesyuarat bahawa Jawatankuasa Kaunseling digugurkan dan hanya tinggal 14 Jawatankuasa Kecil bagi Sesi 2013-2015.

Syarat-syarat penubuhan Jawatankuasa Kecil telah diedarkan untuk dijadikan panduan.

Senarai Ahli Jawatankuasa, cadangan aktiviti (sekurang-kurangnya satu (1)) dan Anggaran Perbelanjaan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Urus Setia selewat-lewatnya pada 4 Mac 2013. Sekiranya tidak ada cadangan diterima maka JKK berkenaan dianggap tidak melaksanakan aktiviti pada tahun 2013.

Makluman

Makluman

Makluman

Semua Pengerusi JKK

AGENDA 5 - MEMILIH LAPAN (8) ORANG PERWAKILAN DAN TIGA (3) ORANG PEMERHATI KE MESYUARAT AGUNG PERWAKILAN KE-31

5.2

5.2.1

Perwakilan dan Pemerhati

Perwakilan dan pemerhati yang dipilih telah mengesahkan kehadiran adalah seperti berikut:

Bil. Nama JawatanPERWAKILAN1. Y.Bhg. Puan Sri Hajah Hairani binti Hussaini Pengerusi PCS2. Y.Bhg. Datin Florence Malangkig Pengerusi PC Bandaraya KK3. Puan Ajanah Mohamed Pengerusi JKK Kebajikan4. Puan Hajah Fatimah Haji Jaafar Pengerusi JKK ASH5. Puan Judy Wong BendahariPEMERHATI6. Y.Bhg. Datin Rohayah Pawzy Setiausaha Eksekutif7. Puan Shelly Jimayol Penolong Setiausaha

Makluman

AGENDA 6 – MEMBINCANGKAN USUL/CADANGAN

6.1

6.1.1

Usul PUSPANITA Cawangan Daerah Semporna

Setiausaha memaklumkan mesyuarat bahawa tiga (3) usul yang dikemukakan oleh PUSPANITA Cawangan Daerah Semporna melalui surat PCS/CD/SPA:100-4/8 bertarikh 7 Januari 2013 yang telah dibentang dalam Mesyuarat Agung

Makluman


6.1.2

6.1.3

6.2

Tahunan Cawangan Daerah Semporna pada 5 Januari 2013 ialah:-

i. Tambang percuma kepada lima (5) orang perwakilan yang hadir ke Mesyuarat Agung Tahunan PUSPANITA Cawangan Sabah.

ii. Tambang percuma kepada Bendahari menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan PUSPANITA Cawangan Sabah.

iii. Permohonan Insuran kepada ahli PUSPANITA yang hadir ke Mesyuarat Agung Tahunan PUSPANITA Cawangan Sabah.

Setiausaha memaklumkan mesyuarat bahawa telah ada ketetapan di mana dua (2) orang ahli (Pengerusi/ Timbalan Pengerusi/Setiausaha/Bendahari) dari setiap cawangan Daerah/Daerah Kecil dibayar tambang (teksi/bas/kapal terbang) dengan membuat tuntutan kepada Bendahari. Ini disahkan oleh Bendahari dan peraturan daripada PUSPANITA Kebangsaan.

Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Said mencadangkan supaya Bendahari menyenaraikan perkara ini dalam anggaran perbelanjaan PUSPANITA Cawangan Sabah apabila mengemukakan permohonan grant kepada Kerajaan Negeri. Cadangan ini dipersetujui oleh Timbalan Pengerusi PUSPANITA Cawangan Daerah Keningau dan ahli-ahli mesyuarat yang lain.

Usul PUSPANITA Cawangan Daerah Penampang

PUSPANITA Cawangan Daerah Penampang mengemukakan usul berikut yang telah dibentang dalam Mesyuarat Agung Tahunan Daerah tersebut pada 14 Januari 2013:- i. Mencadangkan agar subsidi dari RM5.00 dinaikkan ke RM10.00

disebabkan kos sara hidup yang tinggi pada masa kini.

Setiausaha membawa kepada perhatian mesyuarat bahawa usul yang diterima tidak selaras dengan Perlembagaan PUSPANITA Perkara 20.1.4 di mana usul hendaklah sampai kepada Setiausaha tidak lewat daripada 14 hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung Tahunan PUSPANITA Cawangan Negeri.

Bendahari memaklumkan bahawa perkara ini berkaitan dengan subsidi daripada Pusat (PUSPANITA Kebangsaan) yang diperuntukkan berdasarkan kepada jumlah keahlian.

Sehubungan dengan itu, Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Said mencadangkan supaya mengemukakan cadangan ini kepada PUSPANITA Kebangsaan dan tidak perlu menunggu atau dibawa dalam Mesyuarat Agung Tahunan akan datang. Cadangan ini dipersetujui oleh mesyuarat.

Makluman

Bendahari

Makluman

Makluman

Makluman

Setiausaha


AGENDA 7 – LAPORAN ‘POST MORTEM’ SEMINAR PERDANA PUSPANITA SABAH “KESIHATAN DAN KEWANGAN ASAS KEBAHAGIAAN”

7.1

7.1.1

7.1.2

7.1.3

7.1.4

7.1.5

Seminar Perdana “Kesihatan dan Kewangan Asas Kebahagiaan”

Laporan ‘post mortem’ disampaikan oleh Y.Bhg. Datuk Hajah Noni J. Said Majlis ini telah diadakan pada 17 Januari 2013 bertempat di Dewan Bankuasi, Dewan Undangan Negeri Sabah yang dihadiri oleh seramai 260 orang peserta. Seminar ini dianjurkan oleh tiga gabungan Jawatankuasa Kecil iaitu Jawatankuasa Kecil Kaunseling, Pendidikan dan Kesihatan.

Dua (2) Penceramah yang menyampaikan ceramah seperti berikut:-

a. Dr. Richard Ng, Pakar Geriatrik daripada Hospital Queen Elizabeth dengan ceramah bertajuk “Bersedia Berusia”.

b. Y.Bhg. Datuk Azlina Che Abdullah, CEO & Founder D’Navechee Sdn. Bhd. Kuala Lumpur dengan ceramah bertajuk “Anggun dan Ber-Wang: Bagaimana?

Perbelanjaan merupakan subsidi tambahan daripada PUSPANITA Kebangsaan berjumlah RM11,106.00.

Rumusan keseluruhan pelaksanaan semnar daripada para peserta adalah sangat memuaskan.

Dilaporkan bahawa pada masa tersebut makanan tidak mencukupi. Katerer yang membekalkan makanan ialah Maju Café.

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

AGENDA 8 – LAPORAN ‘POST MORTEM’ MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KE-30 PUSPANITA CAWANGAN SABAH

8.1

8.1.1

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana, Y.Bhg. Datin Noraini Jamil melaporkan perjalanan Mesyuarat Agung Tahunan Ke-30. Laporan lengkap seperti yang telah diedarkan kepada semua ahli mesyuarat.

Tarikh pelaksanaan adalah pada 18 Januari 2013 (Jumaat) bertempat di Dewan Bankuasi, Bangunan Dewan Undangan Negeri Sabah mulai 7.30 pagi hingga 1.00

Makluman

Makluman


8.1.2

8.1.3

8.1.4

8.1.5

8.1.6

8.1.7

petang.

Perasmian Majlis telah disempurnakan oleh Y.B. Tan Sri Sukarti bin Wakiman, Setiausaha Kerajaan Negeri merangkap Penasihat PUSPANITA Cawangan Sabah.

Kehadiran ahli-ahli PUSPANITA dalam MAT Ke-30 adalah seramai 704.

Kelemahan yang sangat ketara dalam pelaksanaan majlis ini ialah pengurusan makanan oleh katerer yang sangat tidak memuaskan. Makanan tidak mencukupi. Katerer ialah Maju Café dan komen seperti berikut:

a. Tidak mampu memberi perkhidmatan yang memuaskan.b. Tidak mempunyai pekerja yang mencukupi.c. Tidak menyampaikan (Encik Nurdin) maklumat terkini kepada Pengurus

Maju Café.d. Ramai ahli balik tanpa makan.e. Ahli-ahli PUSPANITA Papar memotong kek untuk dihidang.f. Mengiyakan dan tidak mampu menyediakan.g. Pihak urus setia masih menerima pengesahan kehadiran sehingga saat

akhir.h. Maklumat tambahan empat menu untuk SKN dan Pengerusi tidak

disampaikan oleh Setiausaha kepada Katerer.i. Katerer tidak membekalkan menu makanan yang dipesan oleh

Jawatankuasa Kerja Makanan untuk Puan Sri Pengerusi seperti dalam sebut harga.

j. Makanan yang dihidang basi.

Cadangan penambahbaikan untuk masa akan datang:-

a. Hidangan secara ‘dome’ untuk setiap meja dikekalkan dan minum pagi (tanpa makan tengahari) adalah cadangan yang terbaik.

b. Setiap hidangan diurus oleh katerer yang berlainan dengan menu yang sama.

c. Hidangan untuk VIP dihidang oleh Hotel kerana masih belum ada katerer yang mampu menghidang secara teratur.

d. Jambangan bunga hendaklah diurus oleh Jawatankuasa lain kerana Jawatankuasa Makanan mempunyai beban kerja yang banyak.

e. ‘Cut flowers’ tidak digunakan.f. Press Kit untuk media diperbaiki dengan penambahan seperti MUG atau

pen.

Mesyuarat bersetuju dengan cadangan yang dikemukakan daripada Puan Norane Ahmad untuk ahli-ahli koir daripada RTM diberi Sijil Penghargaan.

Bendahari melaporkan anggaran perbelanjaan ialah RM44,004.80. Perbelanjaan

Makluman

Makluman

Makluman

Jawatankuasa Pelaksana akan

datang

Setiausaha

Makluman


sebenar ialah RM36,728.75.

AGENDA 9 – CADANGAN MAJLIS RAMAH MESRA BERSAMA PENAUNG PUSPANITA CAWANGAN SABAH, YANG AMAT BERBAHAGIA DATIN SERI PANGLIMA DATUK HAJAH FARIDAH HAJI TUSSIN

9.1 Setiausaha memaklumkan dan menyampaikan kepada mesyuarat bahawa Pengerusi PCS mencadangkan Majlis Ramah Mesra Bersama Penaung pada hujung bulan Februari atau awal Mac 2013. Majlis ini diadakan untuk Ahli Jawatankuasa PUSPANITA Cawangan Sabah sahaja. Perbelanjaan tidak melebihi RM10,000.00 dan diluluskan oleh Mesyuarat.

Makluman

AGENDA 10 – LAWATAN Y.BHG. PUAN SRI HAJAH HAIRANI BINTI HUSSAINI, PENGERUSI PUSPANITA CAWANGAN SABAH KE CAWANGAN-CAWANGAN DAERAH DAN DAERAH KECIL

10.1 Setiausaha menyampaikan kepada ahli-ahli mesyuarat bahawa Pengerusi PUSPANITA Cawangan Sabah akan mengadakan lawatan ke Daerah dan Daerah Kecil. Setiausaha akan keluarkan jadual lawatan dan akan dimaklumkan kepada semua Pengerusi Cawangan Daerah dan Daerah Kecil kelak.

Setiausaha

AGENDA 11 – PERUNTUKAN PROGRAM KESUKARELAWANAN 1M4U DAN LAWATAN TURUN PADANG YANG DIPERTUA PUSPANITA

11.1

11.2

Setiausaha menyampaikan kepada ahli-ahli mesyuarat bahawa Program Kesukarelawanan 1M4U dan lawatan turun padang Yang DiPertua PUSPANITA dijadualkan pada 21 April 2013. Cadangan tempat dalam kertas kerja yang dikemukakan kepada PUSPANITA Keabangsaan ialah Daerah Kota Belud. PUSPANITA Cawangan Daerah Kota Belud telah maklum dengan program ini. Program ini akan melibatkan belia. PUSPANITA Kebangsaan mencadangkan program yang berkaitan dengan kraftangan. Sehubungan dengan itu, Kota Belud dipilih memandangkan pelbagai kraftangan ada dikeluarkan daripada Daerah Kota Beuld seperti tikar mengkuang, dulang daun pandan, parang, kain tenunan dan lain-lain.

Anggaran perbelanjaan dalam kertas kerja cadangan adalah berjumlah RM7,800.00.

Makluman

Bendahari

AGENDA 12 – LAPORAN PEMEGANG AMANAH

12.1 Setiausaha memaklumkan mesyuarat bahawa kedua-dua orang Pemegang Pengerusi JKK


Amanah tidak dapat hadir atas komitment tugas di Jabatan. Walau bagaimanapun, Setiausaha ada menerima emel daripada Y.Bhg. Datuk Hajah Siti Sapoo Haji Ahok untuk membekalkan rekod aset terkini PUSPANITA. Setiausaha telah memaklumkan bahawa rekod untuk tahun 2012 belum dikemukakan kepada Pejabat Urus Setia oleh Jawatankuasa Kecil Pengurusan Wisma PUSPANITA. Sehubungan dengan itu, Pengerusi JKK Pengurusan Wisma PUSPANITA diminta memberi kerjasama dalam perkara tersebut.

Pengurusan Wisma PUSPANITA

AGENDA 13 – LAPORAN PENTADBIRAN OLEH URUS SETIA PUSPANITA CAWANGAN SABAH

13.1

13.1.1

13.1.2

13.1.3

13.1.4

13.1.5

13.2

13.2.1

13.3

Pelantikan Syarikat Pengawal Keselamatan

Syarikat Coinage Sdn. Bhd. yang membekalkan Pengawal Keselamatan di Bangunan Wisma PUSPANITA masih dikekalkan bagi tempoh enam (6) bulan mulai 1 November 2012 hingga 30 April 2013. Sehubungan dengan itu, Urus Setia bercadang tempoh kontrak perjanjian dilanjutkan selama satu (1) tahun berkuatkuasa dari tarikh 1 Mei 2013 sehingga 30 April 2014. Surat pelantikan bagi kontrak perjanjian dilanjutkan selama satu (1) tahun telah dikemukakan kepada Syarikat Coinage Sdn. Bhd. melalui surat rujukan PCS/PS-300-5/001 Klt.6(26) bertarik 25 Januari 2013.

Y,Bhg. Datuk Hajah Noni mencadangkan supaya memanggil semula sebut harga daripada lain-lain syarikat memandangkan Setiausaha memaklumkan bahawa sepanjang tempoh syarikat ini memberi perkhidmatan, Wisma PUPANITA telah mengalami dua (2) kali kecurian barangan.

Beliau juga memaklumkan bahawa pembaharuan perjanjian kontrak bukan atas cadangan Pejabat Urus Setia tetapi sepatutnya daripada Syarikat berkenaan menawarankan pelanjutan kontrak.

Bagi Pekerja untuk siang hari yang ditinggalkan oleh Encik Marincil, dicadangkan untuk mengambil pekerja dengan bayaran gaji minima RM800.00. Perbelanjaan lebih murah jika dibandingkan dengan mengambil melalui Syarikat.

Keputusan mesyuarat diserahkan kepada tindakan Pejabat Urus Setia memandangkan perkara ini jatuh di bawah bidang kuasa pentadbiran. Walau bagaimanapun, perlu dilaporkan dalam mesyuarat untuk makluman dan rekod.

Polisi Insurance Bangunan Wisma PUSPANITA

Polisi insuran kebakaran dan polisi insuran kecurian daripada Progressive Insurance Bhd. masih dilanjutkan bagi tempoh satu (1) tahun berkuatkuasa dari 4 Jun 2013 hingga 3 Jun 2014. Surat kepada syarikat berkenaan rujukan PCS/PS/300-5/001 Klt.6(26) bertarikh 25 Januari 2013.

Keputusan mesyuarat diserahkan kepada tindakan Pejabat Urus Setia

Makluman





Makluman

Setiausaha


13.4

13.4.1

13.4.2

13.5

13.5.1

13.5.2

13.5.3

13.6

13.6.1

13.6.2

13.6.3

memandangkan perkara ini jatuh di bawah bidang kuasa pentadbiran. Walau bagaimanapun, perlu dilaporkan dalam mesyuarat untuk makluman dan rekod.

Pelantikan Syarikat Pesticide

Bangunan Wisma PUSPANITA memerlukan semburan ‘pesticide’ untuk mencegah bangunan diserang serangga. Sebut harga diterima dari Syarikat GPM Pest Control dengan sebut harga RM2,880.00 untuk perkhidmatan ‘fogging’ dan ‘spraying’ (ants & cockroaches).


Pelantikan Syarikat Pembersih Pejabat

Pejabat Urus Setia telah menerima empat (4) sebut harga seperti yang telah diedarkan dalam laporan Setiausaha Eksekutif. Semua harga yang disebut seperti berikut:-

1. Top Management Klee Superb KleenSdn. Bhd. RM1,388.00 sebulan2. Right Method (S) Sdn. Bhd. RM1,500.00 sebulan3. Humbising Sdn. Bhd. RM3,000.00 sebulan4. S & L Enterprise RM1,950.00 sebulan

Bagi Pembersih Pejabat yang ditinggalkan oleh Puan Nur Sunizah, dicadangkan untuk mengambil pekerja dengan bayaran gaji minima RM800.00. Perbelanjaan lebih murah jika dibandingkan dengan mengambil melalui Syarikat.


Kemaskini Fail Pentadbiran Urus Setia

Setiausaha melaporkan kepada Mesyuarat Urus Setia telah mulakan kerja-kerja bagi mengemaskini fail-fail dengan menyusun atur semula fail-fail aktif dan tidak aktif, serta mendoket surat-surat di fail-fail berkenaanyang telah tidak didoket sebelum ini. Sistem fail disusun semula untuk memudahkan rujukan.

Pejabat Urus Setia juga telah menulis surat kepada Jabatan Arkib memohon ‘house keeping’ mengendalikan kerja-kerja pemisahan fail. Walau bagaimanapun, belum ada maklum balas daripada Jabatan Arkib.

Pejabat Urus Setia juga menulis surat untuk memohon kotak-kotak fail untuk

Eksekutif

Makluman


Makluman

SetiausahaEksekutif

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman


13.7

13.7.1

13.8

13.8.1

13.8.2

menyimpan fail-fail yang telah ditutup. Lesen Taska

Setiausaha melaporkan kepada mesyuarat bahawa lessen Taska sah bagi tempoh 30 Mac 2012 hingga 29 Mac 2017 untuk tempoh lima (5) tahun.

Pembelian-Pembelian Lain

Setiausaha menyampaikan laporan Setiausaha Eksekutif mengenai dengan pembelian-pembelian lain yang dilakukan oleh Pejabat Urus Setia seperti yang diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat.

a. White Boardb. Pemasangan Logo PUSPANITA di rostrumc. Sticker dilekatkan diframe Perasmian Wisma PUSPANITA dan Frame

Pecah Tanah (di lobi tingkat bawah)d. Tempahan 4 unit plastic logo PUSPANITA


Makluman

Makluman

Setiausha Eksekutif

AGENDA 14 – HAL-HAL LAIN

14.1

14.1.1

14.2

14.2.1

14.3

14.3.1

Jadual Mesyuarat Jawatankuasa PUSPANITA Cawangan Sabah

Setiausaha telah mengedarkan jadual mesyuarat bagi tahun 2013 untuk makluman awal semua AJK.

Laporan Kehilangan Lap Top PUSPANITA

Setiausaha melaporkan kehilangan lap top PUSPANITA daripada bilik beliau pada 13 November 2012. Laporan berikut telah dibuat:-

a. Laporan Polisb. Lapoan kepada Syarikat Keselamatan, Coinage Sdn. Bhd.c. Laporan dan tuntutan insurance kepada Syarikat Progressive Insurance

Laporan Aktiviti JKK

Setiausaha minta kerjasama daripada semua Pengerusi JKK untuk mengemukakan laporan aktiviti bagi tempoh Disember 2012 hingga Januari 2013, jika ada.

Makluman

Makluman

Semua Pengerusi JKK


14.4

14.4.1

14.5

14.5.1

14.6

14.6.1

14.7

14.7.1

14.8

14.8.1

Laporan Aktiviti Cawangan Daerah dan Daerah Kecil

Setiausaha minta kerjasama daripada semua Pengerusi JKK untuk mengemukakan laporan aktiviti bagi tempoh Disember 2012 hingga Januari 2013, jika ada.

Penyata Tahunan

Setiausaha memohon kerjasama semua Pengerusi Cawangan Daerah dan Daerah mematuhi tarikh akhir untuk mengemukakan Penyata Tahunan pada 15 Februari 2013 untuk dihantar kepada PUSPANITA Kebangsaan.

Verifikasi Keahlian

Setiausaha memohon kerjasama semua Pengerusi Cawangan Daerah dan Daerah Kecil untuk mengemukakan verifikasi keahlian kepada Pejabat Urus Setia PUSPANITA selewat-lewatnya pada 22 Februari 2013.

Aktiviti

Semua Pengerusi JKK diminta untuk mengemukakan cadangan aktiviti sekurang-kurangnya satu aktiviti bagi tahun 2013. Bendahari memaklumkan bahawa anggaran perbelanjaan tidak melebihi RM5,000.00

Kerosakan ’Main Hole’

Y.Bhg. Datuk Hajah Noni memaklumkan mesyuarat bahawa kereta beliau telah termasuk dalam main hole. Beliau meminta supaya tindakan diambil segera memperbaiki kerosakan tersebut yang mendatangkan bahaya kepada pengguna.

Semua Pengerusi PCD

dan PCDK

Semua Pengerusi PCD

dan PCDK

Semua Pengerusi PCD

dan PCDK

Semua Pengerusi JKK

Pengurusan Wisma

PUSPANITA dan Pejabat Urus

Setia

AGENDA 15 – PENANGGUHAN MESYUARAT

15.1

15.2

Yang Berbahagia Datin Noraini Jamil, Pengerusi Mesyuarat mengucapkan terima kasih kepada semua ahli jawatankuasa atas komitmen semua AJK yang meluangkan masa hadir dalam mesyuarat tersebut sebagai satu tanggungjawab yang perlu digalas.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 11.30 pagi memandangkan tidak ada hal-hal


lain yang dibincangkan.

Disediakan Oleh

SetiausahaPUSPANITA Cawangan Sabah

Tarikh : 22 Februari 2013Rujukan : PCS/PS/100-17/005 Klt.13

mesyuarat kedua jawatankuasa puspanita cawangan sabah

Documents