vii

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer

Semester Genap tahun 2004/2005

ANALISIS DAN PERANCANGAN BASISDATA PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SWARI ANDINI

Krisnaningrum 0500595284 Triksi Astuti 0500602535 Drajat Bonar 0500605625

Kelas/Kelompok : 08PET/07

Abstrak

PT. Swari Andini merupakan perusahaan yang bergerak dalam general trading (perdagangan umum khususnya peralatan yang mendukung pengeboran dan produksi minyak). Dalam mendukung kegiatan bisnisnya, perlu adanya bantuan di bidang komputerisasi untuk mengorganisir pembelian, penjualan dan persediaan yang terjadi di perusahaan, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Metodologi yang dipakai ada 3 yaitu studi kepustakaan dengan mempelajari buku-buku teks yang bersangkutan, lalu metode fact-finding yang dilakukan dengan menganalisa dan survei pada sistem yang sedang berjalan di perusahaan juga dengan wawancara karyawan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, dan metode perancangan basis data dengan tiga konsep perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal, juga rancangan layar input dan output yang dihasilkan, dan laporan-laporan yang berisi informasi yang dibutuhkan. Dalam perancangan basis data digunakan piranti lunak microsoft SQL Server 2000. Kata Kunci Basisdata, pembelian, penjualan, persediaan

viii

PRAKATA

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat

dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh sidang

sarjana guna mendapat gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan

teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Sebagai bahan dalam penulisan skripsi

ini penulis memilih judul “Analisis dan Perancangan Basisdata Pembelian, Penjualan

dan Persediaan pada PT. Swari Andini “.

Penulis telah berupaya melakukan yang terbaik dalam penyusunan skripsi ini

tetapi disadari pula bahwa masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu,

diharapkan saran dan kritik untuk penyempurnaan penulisan skripsi.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak

yang telah memberikan dukungan, bantuan, bimbingan dan nasehat dalam penyusunan

skripsi ini, yaitu :

1. Bapak Doddy Koeswandy, S.Kom, MM, selaku pembimbing yang telah memberikan

pengarahan dan masukan, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

2. Seluruh dosen dan staff Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Teknik Informatika,

Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bantuan dan bimbingan.

3. Bapak Sapto Priyorahadi, selaku pimpinan PT. Swari Andini yang telah banyak

memberikan bantuan dalam penyusunan skripsi ini.

4. Keluarga penulis, yang telah memberikan dukungan dan pengertian selama penulis

melangsungkan studi.

ix

5. Semua pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak

langsung dan namanya tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan dapat

dikembangkan lebih lanjut.

Jakarta, Juni 2005

Penulis

x

DAFTAR ISI

Halaman Judul Luar i

Halaman Judul Dalam ii

Halaman Persetujuan Hard Cover iii

Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv

Abstrak vii

Prakata viii

Daftar Isi x

Daftar Tabel xv

Daftar Gambar xvii

Daftar Lampiran xxii

BAB 1 PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang ……..……..…………………………………..……. …..1

1.2 Ruang Lingkup….……………………………………………..……….. 2

1.3 Tujuan dan Manfaat…………………………………………..………… 3

1.4 Metodologi Penelitian…………………………………..………………..3

1.5 Sistematika Penulisan………………………………………..…………. 5

BAB 2 LANDASAN TEORI 7

2.1 Teori Database …………………………………………………………. 7

2.1.1 Pengertian Basisdata …………………………………………... 7

2.1.2 Database Management System (DBMS) ………………………10

2.1.3 Data Defenition Language (DDL) ……………………………. 13

xi

2.1.4 Data Manipulation Language (DML) …………………………14

2.1.5 Normalisasi …………………………………………………… 15

2.1.6 Fourth Generation Language (4GL) ………………………. 19

2.1.7 Siklus Hidup Aplikasi Database ……………………………….21

2.1.7.1 Database Planning (Perencanaan Basisdata)……….. 23

2.1.7.2 System Defenition (Defenisi Sistem) ……………….. 24

2.1.7.3 Requirement Collection and Analysis (Pengumpulan

Kebutuhan dan Analisis) ……………………………. 24

2.1.7.4 Database Design (Perancangan Basisdata) ………….25

2.1.7.5 DBMS Selection (Pemilihan DBMS)………………... 26

2.1.7.6 Application Design (Perancangan Aplikasi) ………... 28

2.1.7.7 Prototyping (Bentuk Dasar) ………………………… 31

2.1.7.8 Implementation (Implementasi) …………………….. 32

2.1.7.9 Data Conversion And Loading (Perubahan dan

Pengambilan Data) ………………………………….. 33

2.1.7.10 Testing (Pengetesan) ………………………………... 33

2.1.7.11 Operational Maintenace (Perawatan Operasional)…..33

2.1.8 Design Konseptual, Logikal dan Fisikal Database……………..34

2.1.9 Entity Relationship (ER) Modelling …………………………...37

2.2 Teori Penjualan ……………………………………………………….. 41

2.3 Teori Pembelian ………………………………………………………. 46

2.4 Teori Persediaan ……………………………………………………… 49

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 51

3.1 Sejarah Organisasi……………………………………………………...51

xii

3.2 Struktur Organisasi…………………………………………………… 51

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab….…………………………………. 53

3.4 Sistem yang sedang berjalan…………………………………………. 56

3.5 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan………………………. 57

3.6 Permasalahan yang dihadapi…………………………………………. 65

3.7 Analisis Kebutuhan Informasi………………………………………….66

3.8 Usulan Pemecahan Masalah……………………………………………67

BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 68

4.1 Bagan Arus Sistem Komputer……………………………………….....68

4.1.1 Bagan Arus Sistem Komputer Penjualan dan

Persediaan …………………………………………... 68

4.1.2 Bagan Arus Sistem Komputer Penjualan dan

Persediaan ……………………………………………72

4.2 Perancangan Basisdata ………………………………………………... 75

4.2.1 Perancangan Basisdata Konseptual ……………………………75

4.2.1.1 Mengidentifikasi Tipe Entiti ……………………….. 76

4.2.1.2 Mengidentifikasi Tipe Relasional …………………... 77

4.2.1.3 Identifikasi dan Asosiasi Attribut suatu entiti ……… 78

4.2.1.4 Identifikasi Candidate dan Primary Key setiap entiti...82

4.2.2 Perancangan Basisdata Logikal ………………………………..83

4.2.2.1 Normalisasi…………………………………………...83

4.2.2.2 Pembuatan Model Basisdata Logikal Global ………..88

4.2.2.3 Model Diagram Relasional Global …………………. 90

4.2.3 Perancangan Basisdata Fisikal ……………………………….. 92

xiii

4.2.3.1 Pemilihan DBMS ……………………………………...92

4.2.3.2 Perancangan Relasional Basisdata …………………. 94

4.2.3.3 Merancang Constraint (Batasan dan Aturan)………...101

4.2.3.4 Analisis Transaksi …………………………………..105

4.2.3.5 Pembuatan Indeks setiap entiti ……………………..107

4.2.3.6 Mengestimasi Kapasitas Penyimpanan yang

dibutuhkan …………………………………………..107

4.2.3.7 Merancang Mekanisme Keamanan ……………….. 117

4.3 PerancanganAplikasi ……………………………………………….. 119

4.3.1 Bagan Terstruktur (Structure Chart)………………………… 119

4.3.2 Struktur Menu ………………………………………………. 119

4.3.3 State Transition Diagram (STD) ……………………………. 120

4.3.4 Spesifikasi Proses …………………………………………….129

4.4 Perancangan Input dan Output ………………………………………. 143

4.4.1 Perancangan Input ……………………………………………143

4.4.2 Perancangan Output …………………………………………. 152

4.5 Rencana Implementasi ………………………………………………. 156

4.5.1 Spesifikasi Perangkat Keras ………………………………….156

4.5.2 Spesifikasi Perangkat Lunak ………………………………… 156

4.5.3 Cara Pengoperasian Aplikasi ………………………………... 157

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 181

5.1 Simpulan …………………………………………………………….. 181

5.2 Saran ………………………………………………………………….182

DAFTAR PUSTAKA 183

xiv

RIWAYAT HIDUP

LAMPIRAN-LAMPIRAN

ABSENSI SURVEI

FOTOCOPY SURAT SURVEI

DAFTAR INTERVIEW

xv

DAFTAR TABEL

Hal

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi pada PT. Swari Andini ………………... 66

Tabel 4.1 Tabel Tipe Entiti …………………………………………………… 76

Tabel 4.2 Tabel Pembatas Multiplicity dari Tipe Hubungan …………………. 78

Tabel 4.3 Tabel Setiap Entiti beserta atributnya ……………………………... 78

Tabel 4.4 Tabel Atribut Candidate dan Primary Key dari setiap entity ……... 82

Tabel 4.5 Tabel Setiap Entiti beserta relasinya ……………………………… 88

Tabel 4.6 Tabel Analisis Transaksi …………………………………………... 106

Tabel 4.7 Tabel Entiti beserta indeks ………………………………………….. 107

Tabel 4.8 Tabel Estimasi tabel Customer…………………………………….. 108

Tabel 4.9 Tabel Estimasi tabel Product ………………………………………. 109

Tabel 4.10 Tabel Estimasi tabel Supplier…………………………………….. 109

Tabel 4.11 Tabel Estimasi tabel Supply………………………………………. 110

Tabel 4.12 Tabel Estimasi tabel Pembelian ………………………………….. 110

Tabel 4.13 Tabel Estimasi tabel Pembelian_details…………………………... 111

Tabel 4.14 Tabel Estimasi tabel PObeli ……………………………………… 111

Tabel 4.15 Tabel Estimasi tabel Returbeli …………………………………… 112

Tabel 4.16 Tabel Estimasi tabel Invoicebeli …………………………………. 112

Tabel 4.17 Tabel Estimasi tabel Penjualan …………………………………... 113

Tabel 4.18 Tabel Estimasi tabel Penjualan_details ………………………….. 113

Tabel 4.19 Tabel Estimasi tabel Quote ………………………………………. 114

xvi

Tabel 4.20 Tabel Estimasi tabel POjual …………………………………........ 114

Tabel 4.21 Tabel Estimasi tabel DO …………………………………………… 115

Tabel 4.22 Tabel Estimasi tabel Returjual ……………………………………... 115

Tabel 4.23 Tabel Estimasi tabel Invoicejual …………………………………… 116

Tabel 4.24 Tabel Perhitungan Kebutuhan Disk Space selama 1 tahun …………. 116

xvii

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 2. 1 Ilustrasi diagram dari hubungan diantara normal forms ……….……… 19

Gambar 2. 2 Tahap-tahap Siklus Hidup Aplikasi Basisdata ………….….….….…… 22

Gambar 2. 3 Kardinalitas Relasi One-to-One …….….….…………………………... 39

Gambar 2. 4 Kardinalitas Relasi One-to-Many …….….…..……………………….. 39

Gambar 2. 5 Kardinalitas Relasi Many-to-One ……….….…….….….….….……… 40

Gambar 2. 6 Kardinalitas Relasi Many-to-Many …….….…….….….………………41

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan ……….….…..….….….……………... 52

Gambar 3. 2 Prosedur Penjualan Barang Bagian I ………….….….………………... 58

Gambar 3. 3 Prosedur Penjualan Barang Bagian II …………..….….….….……….. 59

Gambar 3. 4 Prosedur Penjualan Barang Bagian III ………………….…………….. 60

Gambar 3. 5 Prosedur Penjualan Barang Bagian IV .….….….….………………….. 61

Gambar 3. 6 Prosedur Pembelian Barang Bagian I .….……………………………... 62

Gambar 3. 7 Prosedur Pembelian Barang Bagian II .….….….….………………….. 63

Gambar 3. 8 Prosedur Pembelian Barang Bagian III .….….…………………………64

Gambar 4. 1 Bagan Arus Sistem Komputer Penjualan Bagian I….…..……………... 69

Gambar 4. 2 Bagan Arus Sistem Komputer Penjualan Bagian II …………………… 70

Gambar 4. 3 Bagan Arus Sistem Komputer Penjualan Bagian III.…..……………… 71

Gambar 4. 4 Bagan Arus Sistem Komputer Pembelian Bagian I……………………. 72

Gambar 4. 5 Bagan Arus Sistem Komputer Pembelian Bagian II ………………….. 73

Gambar 4. 6 Bagan Arus Sistem Komputer Pembelian Bagian III………………...... 74

xviii

Gambar 4. 7 Entity Relation (ER) Diagram Konseptual .…..….….….……………... 77

Gambar 4. 8 Entity Relation (ER) Diagram Konseptual dengan Primary Key ……... 82

Gambar 4. 9 Entity Relation (ER) Diagram Logikal Global ….….….……………… 91

Gambar 4. 10 Struktur Menu ……………………………………….….….….….…. 120

Gambar 4. 11 STD Menu Utama……………………………………….…………… 121

Gambar 4. 12 STD Menu Data ……….….….……………………………………… 121

Gambar 4. 13 STD Menu Transaksi………………………………………………… 122

Gambar 4. 14 STD Menu Laporan ………….………………………………………. 122

Gambar 4. 15 STD Submenu Supplie……………………………………….............. 122

Gambar 4. 16 STD Submenu Customer …..….……………………………………... 123

Gambar 4. 17 STD Submenu Product …….….……………………………………... 123

Gambar 4. 18 STD Submenu Transaksi Pembelian …..…………………………….. 124

Gambar 4. 19 STD Form PObeli ….….….….….….….….….……………………… 124

Gambar 4. 20 STD Form Returbeli …………….….….…………………………….. 124

Gambar 4. 21 STD Form Invoicebeli ……….….….….…………………………….. 125

Gambar 4. 22 STD Transaksi Product Pembelian …….….….….………………….. 125

Gambar 4. 23 STD Submenu Transaksi Penjualan …….….….…………………….. 126

Gambar 4. 24 STD Form Quote ……..….….……………………………………….. 126

Gambar 4. 25 STD Form POjual ………….….……………………………………... 127

Gambar 4. 26 STD Form DO ….................................................................................. 127

Gambar 4. 27 STD Form Returjual ………….….….……………………………….. 127

Gambar 4. 28 STD Form Invoicejual ……………..….….………………………….. 128

Gambar 4. 29 STD Transaksi Product Penjualan ……….…………………………... 128

Gambar 4. 30 STD Submenu Laporan Pembelian …………….….….……………… 128

xix

Gambar 4. 31 STD Form Laporan Penjualan ……………………….….…………… 129

Gambar 4. 32 Rancangan Layar Splash Screen ………….….….…………………… 143

Gambar 4. 33 Rancangan Layar Login ……………………………………………… 144

Gambar 4. 34 Rancangan Layar Data User …………………………………………. 144

Gambar 4. 35 Rancangan Layar Data Customer …………………………………..... 145

Gambar 4. 36 Rancangan Layar Data Product ……………………………………… 145

Gambar 4. 37 Rancangan Layar Data Supplier ………….….….…………………… 146

Gambar 4. 38 Rancangan Layar Form Supply ……………………………………… 146

Gambar 4. 39 Rancangan Layar Form Search Supply ……………………………… 147

Gambar 4. 40 Rancangan Layar Transaksi Pembelian ……………………………… 147

Gambar 4. 41 Rancangan Layar Form PO Pembelian …………….………………… 148

Gambar 4. 42 Rancangan Layar Form Retur Pembelian ……………………………. 148

Gambar 4. 43 Rancangan Layar Form Invoice Pembelian ………….….…………… 148

Gambar 4. 44 Rancangan Layar Form Beli Product …………….….….….………… 149

Gambar 4. 45 Rancangan Layar Transaksi Penjualan ………………………………. 149

Gambar 4. 46 Rancangan Layar Form Quote …………………….….……………… 150

Gambar 4. 47 Rancangan Layar Form PO Penjualan ………….….………………… 150

Gambar 4. 48 Rancangan Layar Form Retur Penjualan …………….….…………… 150

Gambar 4. 49 Rancangan Layar Form Invoice Pembelian ………………………….. 151

Gambar 4. 50 Rancangan Layar Form DO …….….………………………………… 151

Gambar 4. 51 Rancangan Layar Form jual Product ….….….………………………. 151

Gambar 4. 52 Rancangan Output PO Pembelian …………….……………………… 152

Gambar 4. 53 Rancangan Output retur Pembelian ……………….….….….….….… 153

Gambar 4. 54 Rancangan Output Invoice Pembelian .….…………………………… 153

xx

Gambar 4. 55 Rancangan Output Quote ……………….….………………………… 154

Gambar 4. 56 Rancangan Output DO …………………….….……………………… 154

Gambar 4. 57 Rancangan Output Laporan Pembelian ……………………………….155

Gambar 4. 58 Rancangan Output Laporan Penjualan ………………………………..155

Gambar 4. 59 Tampilan Layar Desktop Windows …………….….………………… 157

Gambar 4. 60 Tampilan Form Login …………………………………………….….. 158

Gambar 4. 61 Tampilan Menu Utama ………………………………………………. 159

Gambar 4. 62 Tampilan Form Customer ……………………………………………. 159

Gambar 4. 63 Tampilan Form Product ……………………………………………… 160

Gambar 4. 64 Tampilan Form Supplier …………………………………………...… 161

Gambar 4. 65 Tampilan Form Supply ………………………………………………. 162

Gambar 4. 66 Tampilan Form Supply Product ……………………………………… 163

Gambar 4. 67 Tampilan Form Search & Supply Product …………………………… 164

Gambar 4. 68 Tampilan Form Data User …………………………………………….165

Gambar 4. 69 Tampilan Form Transaksi Pembelian .………….….….….….….…… 165

Gambar 4. 70 Tampilan Form PO Pembelian ………………………………………..166

Gambar 4. 71 Tampilan Surat PO Pembelian ……………………………………….. 167

Gambar 4. 72 Tampilan Form Retur Pembelian …………………………………….. 167

Gambar 4. 73 Tampilan Form Surat Retur Pembelian ……………………………… 168

Gambar 4. 74 Tampilan Form invoice Pembelian …………………………………... 169

Gambar 4. 75 Tampilan Produk pada Form Pembelian …………………………….. 170

Gambar 4. 76 Tampilan Form Penjualan …………………………………………… 171

Gambar 4. 77 Tampilan Layar Form Quote ………………………………………… 172

Gambar 4. 78 Tampilan Surat Quote ………………………………………………... 173

xxi

Gambar 4. 79 Tampilan Form PO Penjualan ……………………………………….. 174

Gambar 4. 80 Tampilan Form Retur Penjualan ……….….….……………………… 174

Gambar 4. 81 Tampilan FormDO ………………….….….….……………………… 175

Gambar 4. 82 Tampilan Surat DO ………………….….….………………………… 176

Gambar 4. 83 Tampilan Form Invoice Penjualan …………………………………… 176

Gambar 4. 84 Tampilan Surat Invoice Penjualan …………………………………… 177

Gambar 4. 85 Tampilan Layar Jual Product ………….….….….……………………178

Gambar 4. 86 Tampilan Form Laporan Pembelian …………………………………. 178

Gambar 4. 87 Tampilan Laporan Pembelian ………….….….……………………… 179

Gambar 4. 88 Tampilan Laporan Penjualan ………………………………………… 179

Gambar 4. 89 Tampilan Laporan Penjualan ………………………………………… 180

xxii

DAFTAR LAMPIRAN

Absensi Survei

Fotocopy Surat Survei

Daftar Interview