unit rekod harta & pelupusan, pejabat bendahari, … · 2015. 6. 29. · pelupusan, pejabat...

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI,

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,

•Penerimaan

•Pendaftaran

•Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

•Penyelenggaraan

• KelulusanPelupusan/ Hapuskira

• LaksanaPelupusan/ Hapus Kira

• PenentuanSpesifikasi/ Dokumen Perolehan

• Laksana Perolehan

• Penilaian

• Penawaran

• Pembekalan

• KenalpastiKeperluan

• Sedia PelanPerolehan/ Pengurusan

• PeruntukanPERANCANGAN

ASETPEROLEHAN

ASET

PENGGUNAAN ASET

PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET

KITARAN PENGURUSAN ASET

Aset Alih diurus

mengikut Ketetapan

Berkesan

Teratur Cekap

A. Menubuhkan Jawatankuasa PengurusanAset PTJ.

B. Melantik:i. Pegawai Aset Fakulti/PTJii. Pegawai Penerima Aset Fakulti/PTJiii. Pegawai untuk memeriksa aset

Fakulti/PTJ

C. Memastikan Laporan Pemeriksaan HartaTetap dan Inventori dikemukakan.

JK Pengurusan Aset PTJ membincangkan

- Kedudukan Semasa Aset Alih Fakulti/PTJ

- Hasil Pemeriksaan Aset Alih Fakulti/PTJ

- Tindakan Pelupusan Fakulti/PTJ

- Kehilangan Aset Fakulti/PTJ

- Masalah berkaitan pengurusan aset alih di

Fakulti/PTJ

DIBANTU OLEH

- TIMBALAN DEKAN PEMBANGUNAN

- TIMBALAN/PENOLONG PENDAFTAR

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN,

PEJABAT BENDAHARI,UNIVERSITI TEKNOLOGI

MALAYSIA

1. KLASIFIKASI ASET

2. RUJUKAN PEKELILING

3. STRUKTUR ASET UNIVERSITI & PTJ

4. DEFINISI2

5. TATACARA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI PENERIMAAN

PENDAFTARAN (TERMASUK PEMBAYARAN)

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENYELENGGARAAN

PELUPUSAN

KEHILANGAN

6. KELEMAHAN PENGURUSAN ASET

7. PENEMUAN AUDIT

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

ASET

Aset ialah harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawahkawalan Universiti yang dibeli, disewa atau disewa beli denganwang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah ataudiperolehi melalui proses perundangan.

ASET

ALIH

Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang laintermasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali denganbangunan.Aset Alih terdiri daripada 3 komponen:-1. Harta Tetap2. Inventori3. Stok/Bekalan

HARTA TETAP

Kos untuk 1 unit ialah RM 3,000.00 dan ke atas.

Peralatan tak luak dengan jangka hayat lebih 4 tahun.

Perbelanjaan ke atas bangunan tanpa mengira kos bagi kerja ubahsuai dan pembaikan adalah dianggap belanja ubahsuai dan bukan merupakan Harta Tetap.

Pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer adalah dianggap kos komputer.

Kos kenderaan meliputi aksesori, cukai jalan bagi tahun pertama dianggap kos kenderaan.

3 KOMPONEN ASET:

1. HARTA TETAP2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…


INVENTORI

Perabot dan pingggan mangkuk adalah inventori tanpa mengira kos pembelian.

Peralatan tak luak dengan tempoh jangka hayat lebih dari 1 tahun.

Kos untuk satu unit ialah kurang daripada RM 3,000.00.

3 KOMPONEN ASET:1. HARTA TETAP

2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN

PERBEZAAN HARTA TETAP & INVENTORI

HARTA TETAP (B35000) INVENTORI (B36000)

Kos Pembelian RM 3,000.00 dan ke atas Kurang dari RM 3,000.00 (kecuali Perabot & Pinggan Mangkuk tidak

mengira nilai perolehan asal)

Tempoh JangkaHayat

Penggunaan

Peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi

4 tahun

Peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi 1

tahun

Vot/ Peruntukan Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)

dan Penyelidikan (R)

Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)

dan Penyelidikan (R)

Kategori

Jentera Berat, Kenderaan,Peralatan/ Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/ Perubatan/ Alatan Pejabat/

Makmal/ Bengkel/ Dapur/ AlatanSukan

PERABOT, Pinggan Mangkukdan

Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/

Perubatan/ Alatan Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan

Sukan (> RM 3,000.00)


BUKAN HARTA TETAP/BUKAN INVENTORI

Bahan guna habis (cth: alatulis/komponen ganti elektronik).

Buku/majalah.

Permaidani & tirai.

Belanja latihan tambahan yang dibeli bersama harta tetap.

Barangan gunahabis yang dibeli bersama harta tetap.

Pemasangan kabel untuk perhubungan.

Kos insuran bagi pembelian peralatan jika dibayar berasingan.

Kos ubahsuai dan penambahbaikan bangunan.

Pembelian software secara berasingan.

Upgrade peralatan yang dibuat secara berasingan.

3 KOMPONEN ASET:1. HARTA TETAP2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN

TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH UNIVERSITI

PENERIMAAN

PENDAFTARAN

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENYELENG-

GARAAN

PELUPUSAN

KEHILANGAN

PEKELILING BENDAHARIBIL. 2/2012

TatacaraPengurusan

Aset AlihUniversiti(TPA) iniadalah

tatacara bagimenguruskanHarta Tetapdan Inventori

meliputi :-

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA

PENERIMAAN 1. SEMAK HARTA TETAP/ INVENTORI, NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) DAN INBOIS.

2. PERIKSA SPESIFIKASI, KUALITI DAN PASTIKAN KUANTITI SAMA SEPERTI DI PESANAN TEMPATAN (PT@LO).

3. COP PENGESAHAN DAN TARIKH PENERIMAAN DISAHKAN.

4. SEKIRANYA TERDAPAT PERSELISIHAN, ISI BORANG KEW.PA-1.

PEGAWAI PENERIMA

FAKULTI / PTJ 1. KEW.PA-1 (BorangLaporan Penerimaan Aset

Alih Universiti).

* Diisi sekiranya terdapatkerosakan @ perselisihankuantiti semasa penerimaan.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

UNIVERSITI – PENERIMAAN –OBJEKTIF PENERIMAAN

a) Memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

c) Memastikan aset yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untukdigunakan.

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA

PENDAFTARAN 1. DAFTARKAN HARTA TETAP/ INVENTORI. (sedia 3 salinan, 1 –pentadbiran / 1 - lokasi & 1 – PB untuk pembayaran).

2. KEMASKINI SENARAI DAFTAR INDUK HARTA TETAP/ INVENTORI.

3. LABEL/ TAMPAL PELEKAT HAK MILIK UTM.

4. KEMASKINI SENARAI HARTA TETAP DAN INVENTORI DI LOKASI.

5. SEDIAKAN LAPORAN TAHUNAN HARTA TETAP & INVENTORI FAKULTI/PTJ.

PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ

1. KEW.PA-2 (DaftarHarta Tetap).

2. KEW.PA-3 (DaftarInventori).

3. KEW.PA-4 (SenaraiDaftar Induk Harta

Tetap).4. KEW.PA-5 (Senarai

Daftar Induk Inventori).5. KEW.PA-7 (Senarai

Harta Tetap & Inventori di

Lokasi).6. KEW.PA-8 (Laporan

Tahunan Harta Tetap & Inventori).


UNIVERSITI – PENDAFTARAN –OBJEKTIF PENDAFTARAN

a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini.

b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan.

c) Membolehkan keadaan aset diketahui.

d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

CONTOH PELEKAT HAK MILIK UTM

Pelekat yang digunakan Pasukan Pemeriksa

semasa Verifikasi Harta (Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap bagi Tujuan

Pembayaran)

Pelekat tanda pengenalan‘HAK MILIK UTM’

yang perlu dilekatkan selepas pemeriksaan Verifikasi Harta

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA

PEMBAYARAN 1. PASTIKAN PT DITANDATANGANI DIRUANG PERAKUAN.

2. PASTIKAN INBOIS & NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) TELAH DIPERAKU UNTUK PEMBAYARAN DAN DISAHKAN OLEH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB (TELAH DICOP DAN LENGKAP DITANDATANGANI).

3. 1 SALINAN KEW.PA-2 (DAFTAR HARTA TETAP) @ 1 SALINAN KEW.PA-3) YANG LENGKAP DILAMPIRKAN BERSAMA PERMOHONAN BAYARAN.

4. PASTIKAN SODO (SAGA) YANG DIGUNAKAN ADALAH BETUL.

PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ.

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN / UNIT BAYARAN & AMANAH / PB ZON / PB UTM ICKL.

1. KEW.PA-1 (DaftarHarta Tetap)

2. KEW.PA-3 (DaftarInventori)


UNIVERSITI – PENDAFTARAN (PEMBAYARAN) –

ISU BERBANGKITPermohonan pembayaran di Fakulti/PTJ dan proses bayaran Pejabat Bendahari. Antaranya;

1. Masalah penggunaan SODO (SAGA) :- salah SODO (SAGA); dan- tidak pecahkan SODO (SAGA) - (contoh :B35000)

PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

ISU BERBANGKIT samb….

2. Masalah penggunaan borang harta (keliru samada harta atau tidak).

3. Nama syarikat berbeza dalam invois dengan cop syarikat dan di dalam UTMFin.

4. Tiada salinan surat bank atau syarikat kewangan di dalam permohonan bayaran melalui factoring.

PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

1. PASTIKAN KEGUNAAN UNTUKTUJUAN RASMI SAHAJA.

2. DIKENDALIKAN OLEH PEGAWAI YANG BERKEMAHIRAN.

3. PEGAWAI YANG MENJAGA ASET ADALAH BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KEKURANGAN, KEROSAKAN & KEHILANGAN ASET.

4. MENGAWAL ASET YANG BERISIKO TINGGI PADA KAWALAN TAHAP MAKSIMA.

1. KEW-PA-6 (DaftarPergerakan Harta Tetap

& Inventori).2. KEW.PA-9A (Borang

Penyerahan/Pinjaman

Peralatan Milik UTM)3. KEW.PA-9 (Borang

Aduan Kerosakan Aset

Alih Universiti)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN OBJEKTIF PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

Diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-a) Mengurangkan pembaziran;

b) Menjimatkan kos;

c) Mencapai jangka hayat;

d) Mencegah penyalahgunaan; dan

e) Mengelakkan kehilangan.

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG

PEMERIKSAAN 1. DEKAN/ KETUA PTJ PERLU MELANTIK SEKURANG -KURANGNYA 2 ORANG PEGAWAI PEMERIKSA YANG TIDAK TERLIBAT DENGAN PENGURUSAN ASET.

2. KEMUKAKAN LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP/ INVENTORI BERSAMA-SAMA SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP & INVENTORI KEPADA PEJABAT BENDAHARI.

DEKAN/ KETUA PTJ

PEGAWAI PEMERIKSA YANG DILANTIK

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN/ PB ZON/ PB UTM ICKL.

1. KEW.PA-10 (LaporanPemeriksaan Harta

Tetap).2. KEW.PA-11 (Laporan

Pemeriksaan Inventori).3. KEW.PA-12 (Sijil

Tahunan Pemeriksaan

Harta Modal & Inventori).


PEMERIKSAAN –OBJEKTIF PEMERIKSAAN

a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;

b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.

c) Memastikan setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar.

d) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan.

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG

PENYELENG-GARAAN

1. SETIAP MANUAL/ BUKU PANDUAN BERKAITAN ASET PERLU DISIMPANUNTUK TUJUAN PENYELENGGARAAN.

2. MENYEDIA, MERANCANG, MELAKSANA DAN MEREKOD PENYELENGGARAN.

ALATAN MAKMAL –PASUKAN PENYELENGGARAN MAKMAL

1. KEW.PA-13 (SenaraiAset Alih Universiti yang memerlukan

Penyelenggaraan).2. KEW.PA-14 (Daftar

Penyelenggaraan Harta

Tetap).


PENYELENGGARAAN

OBJEKTIF PENYELENGGARAANa) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

c) Meningkatkan keupayaan;

d) Mengurangkan kerosakan;

e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;

f) Menjamin keselamatan pengguna;

g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;

h) Memelihara imej Universiti

2 Jenis Penyelenggaran:1. Penyelenggaraan Pencegahan

(Preventive)2. Penyelenggaraan Pemulihan

(Corrective)


PELUPUSAN –OBJEKTIF PELUPUSAN

a) Memastikan Fakulti/PTJ tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;

b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

d) Membolehkan aset milik Fakulti/PTJ dipindahkan ke Fakulti/PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.

JUSTIFIKASI PELUPUSANa) Tidak ekonomik diperbaiki;

b) Usang/ obselete;c) Rosak dan tidak boleh digunakan lagi;

d) Luput tempoh penggunaan;

e) Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum;

f) Tiada alat ganti;

g) Pembekal tidak lagi memberikan khidmatsokongan;

h) Disyor lupus selepas pemeriksaan aset; atau

i) Perubahan teknologi.

KAEDAH PELUPUSANa) Jualan secara tender, sebutharga atau lelong;

b) Jualan sisa;

c) Jualan barangan terpakai;

d) Tukar barang (barter trade);e) Tukar ganti (trade-in);f) Pindahan;

g) Hadiah;

h) Musnah secara ditanam, dibakar, dibuang atauditenggelamkan;

i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG

PELUPUSAN 1. KEMUKAKAN SENARAI ASET YANG HENDAK DILUPUSKAN KEPADA URUSETIA PELUPUSAN DENGAN MENGISI BORANG PERMOHONAN/ PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA-17).

2. PASTIKAN BORANG KEW.PA-17 LENGKAP DAN DITANDATANGANI OLEH DEKAN/ KETUA JABATAN/ PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

3. SEDIAKAN PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) BAGI PELUPUSAN KENDERAAN.

4. MENGEMASKINI DAFTAR HARTA TETAP/ INVENTORI SELEPAS PELUPUSAN DILAKSANAKAN PBUTM / PHB UTM ICKL.

DEKAN/ KETUA JABATAN/PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

UNIT REKODHARTA & PELUPUSAN, PBUTM / PHB UTM ICKL.

1. KEW.PA -16 (PerakuanPelupusan (PEP))

2. KEW.PA-17 (Permohonan/ PerakuanPelupusan Aset Alih

Universiti)


PELUPUSAN –

ALIRAN TATACARA


FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG

KEHILANGAN 1. LAPORKAN KEHILANGAN KEPADA POLIS DAN BALAI KESELAMATAN & PEJABAT PENDAFTAR UTM DALAM TEMPOH 24 JAM DARI WAKTU KEHILANGAN DIKETAHUI.

2. SEDIAKAN LAPORAN AWAL & SALINAN LAPORAN POLIS KEPADATNC, PENDAFTAR, BENDAHARI, KETUA JURUAUDIT DALAM DAN BAHAGIAN KESELAMATAN.

3. MEMBERI PENJELASAN TERPERINCI DAN KRONOLOGI KES APABILA DIMINTA OLEH URUSETIA.

DEKAN/ KETUA PTJ / PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PBUTM.

1. KEW.PA-28 (LaporanAwal Kehilangan Aset

Alih Universiti).


KEHILANGAN –OBJEKTIF KEHILANGAN

a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset;

b) Menyelaras rekod aset;

c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamtan aset Universiti;

d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai/pelajar Universiti.

ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

PENERIMAANKEW.PA-1

(Borang Laporan PenerimaanHarta Tetap/ Inventori)

FAKULTI/PTJ

PENDAFTARAN(Untuk

Pembayaran & Pengemaskinian

rekod)

KEW.PA-2(Daftar Harta Tetap)

KEW.PA-3(Daftar Inventori)

KEW.PA-4(Senarai Daftar Harta Tetap)

KEW.PA-5(Senarai Daftar Inventori)

KEW.PA-7(Senarai Harta Tetap dan

Inventori - Dilokasi)

KEW.PA-8(Laporan Tahunan Harta Tetap

dan Inventori)

Sekiranya terdapat perselisihan

sambungA

PEROLEHAN

BORANG2 KEW/KEW.PA-1.docBORANG2 KEW/KEW.PA-2.docBORANG2 KEW/KEW.PA-3.docBORANG2 KEW/KEW.PA-4&5.docBORANG2 KEW/KEW.PA-4&5.docBORANG2 KEW/KEW.PA-7.doc

samb...ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

FAKULTI/PTJ

PEMERIKSAAN(Pemeriksaan

rekod, fizikal danpenempatan)

KEW.PA-10(Laporan Pemeriksaan Harta

Tetap – diisi oleh PegawaiPemeriksa)

KEW.PA-11(Laporan Pemeriksaan Inventori– diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

KEW.PA-12(Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta

Tetap dan Inventori)

sambungA

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

KEW.PA-6(Daftar Pergerakan Harta

Tetap & Inventori)KEW.PA-9

(Borang Aduan Kerosakan AsetAlih Universiti)

KEW.PA-9A(Borang Penyerahan/ Pinjaman

Peralatan Milik UTM)

sambungB

BORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-6.doc

samb...ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

FAKULTI/PTJ

KEW.PA-28Laporan Awal Kehilangan Aset

Alih Universiti)

sambungB

PELUPUSAN

KEHILANGAN

KEW.PA-16(Perakuan Pelupusan (PEP))

KEW.PA-17(Permohonan/ PerakuanPelupusan Harta UTM)

PENYELENG-GARAAN

KEW.PA-13(Senarai Aset Alih Universiti

yang memerlukanPenyelenggaraan)

KEW.PA-14(Daftar Penyelenggaraan Harta

Tetap)

KELEMAHAN PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

PENEMUAN OLEH

JABATAN AUDIT NEGARA (2015)

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015

1. Aset dibeli tidak digunakan

• Perolehan Perabot.

• Peralatan Research.

2. Kaedah Penyimpanan Aset Kurang Selamat.

- Disimpan di tempat terbuka dan kurang selamat

- Peralatan kecil diletakkan atas meja tanpa pengawasan

- Peralatan diletakkan dalam almari tidak berkunci dimakmal yang digunakan oleh pelajar untuk tujuan kuliah

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)

3. Aset tidak dilabelkan

- Label tertanggal

- Tulisan samar

4. Aset tidak dilupuskan

- Aset diletakkan bawah tangga

5. Pelajar Berurusan Dengan Pembekal

- Pelajar menandatangani borang pembaikan danpenerimaan alat pengganti

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)

6. Daftar Pergerakkan Harta Tidak Disediakan

- Pinjaman peralatan Direkodkan dalam Kertas A4

Perlaksanaan Sistem PengurusanAset Universiti

• Penyediaan Data Lokasi di UTMFinmelalui IFFAMS1

• Penggunaan Sistem bagi tujuanperekodan dan pembayaran AsetBaru

2

• Kemasukan Data Aset Sedia Ada kedalam Sistem UTMFin3

Akhir 2013 ke

Awal 2014

Mei 2014

PemeriksaanFizikal

Mei 2015

Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFIN

1. Semakan ke atas Borang Pendaftaran KEW.PA-2 sertaaset secara fizikal.

(Rujuk Carta Alir untuk perincian kerja)

PENGEMASKINIAN KEW.PA-2 SUPAYA MAKLUMAT YANG DIMASUKKAN DALAM SISTEM UTMFIN (MODUL HARTA) NANTI

ADALAH TEPAT

2. Kemasukan data aset ke dalam sistem UTMFIN

1. SEMAKAN FIZIKAL ASET SEDIA ADA

3 KATEGORI ASET SEDIA ADA

ADA BORANG

TIADA ASET

TIADA BORANG

ADA ASET ADA ASET

1 3 2

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET

Dapatkan Borang Pendaftaran Harta Tetap (KEW.PA-2)

Semak KEW PA dengan Fizikal Aset

A. Dapatkan Borang KEW.PA 2 daripada fail (buat salinan jikadikhuatiri hilang).

B Kemaskini dalam KEW.PA:- Penempatan (dengan merujuk senarai lokasi yang

diberikan)

- Barcode

- Maklumat lain jika telah berubah spt nama pegawaibertanggungjawab/ pemegang).

C. Tandakan aset yang telah diperiksa dengan sticker oren.

D. Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

1

2

3

Ada fizikal

Tiada fizikal

A

Rujuk Fasa2

1. ADA BORANG ADA ASET

NO SIRI PENDAFTARAN

NO BARKOD

LOKASI PENEMPATAN (BERPANDUKAN SENARAI)

CHARGELINE

JENIS:KOMPUTER ATAU ALATAN

KETERANGAN -NOTEBOOK

NO SIRI PEMBUAT

KOMPONENSEKIRANYA PERALATAN DALAM SET

JENAMAJUMLAH

NAMA PEMBEKAL

NAMA STAFF

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET

Semak dengan KEW.PA yang tinggal dari A di Fasa 1

Kemaskini borang KEW.PA yang dijumpai

Asingkan KEW.PA bagi asset yang telahdiperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

1

2

4

KEW.PA dapat dijumpai

6

Buat pemeriksaan fizikal aset dan senaraikan aset yang belum bertanda (dari fasa 1)

Tiada KEW.PA

3

Dapatkan maklumat dan isi Borang KEW.PA baru

2. TIADA BORANGADA ASET

Tandakan aset yang telah diperiksa dan kemaskini

barkod dalam KEW.PA5

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET OLEH FAKULTI/PTJ FASA 3 (JULAI – SEPTEMBER 2014)

3. ADA BORANGTIADA ASET

One Off Exercise to Clean Our Records ???

KEW.PA yang disahkan tiada aset fizikal(hasil fasa 1 dan fasa 2)

Cadangan penyelesaian

Lupus?

Permohonan Pelupusan dariFakulti

NASIMIN BIN NGADITimbalan BendahariTel Pejabat : 07-5530118Tel Singkat : 6045e- mail : [email protected]

unit rekod harta & pelupusan, pejabat bendahari, … · 2015. 6. 29. · pelupusan, pejabat...

Documents