topik4 : perancangan

PERANCANGAN Asas Pengurusan

PERANCANGAN

Objektif Pembelajaran : Memahami dan mengetahui langkah–langkah serta

halangan dalam proses perancangan.

Hasil Pembelajaran : Di akhir unit ini, pelajar dapat:

Menerangkan langkah-langkah proses perancangan

Mengenalpasti halangan–halangan dalam proses perancangan serta

faktor-faktor yang mengubah perancangan.


UNIT 4 : PERANCANGAN

4.0 Pengenalan

Dalam setiap aktiviti yang melibatkan proses, kita memerlukan langkah-langkah

tertentu agar setiap aktiviti yang dijalankan dapat disempurnakan dengan baik.

Berdasarkan langkah-langkah inilah sesuatu tindakan yang dibuat tidak

terpesong daripada matlamatnya yang telah ditetapkan. Setelah mempelajari

dan memahami pengertian perancangan, marilah kita sama-sama mengenal

pasti langkah-langkah serta halangan dalam proses perancangan di dalam unit

ini.

4.1 Langkah–Langkah Dalam Proses Perancangan

Terdapat 4 langkah dalam proses perancangan iaitu:

Menetapkan Menghuraikan Menentukan Mengemukakan

Matlamat Keadaaan Dorongan / Tindakan

Halangan


4. 1. 1 Menetapkan Matlamat

Penetapan matlamat amat penting dalam sesebuah organisasi, kerana

dengan adanya matlamatlah sesebuah organisasi boleh membangun. Ibarat

manusia, yang tiada matlamat hidup, maka perjalanan hidupnya tidak tentu

arah. Maka persoalan yang perlu dijawab adalah tentang apakah yang

hendak dicapai oleh organisasi kita dalam jangkamasa panjang ataupun

jangkamasa pendek. Matlamat yang ditetapkan mestilah mengandungi ciri-ciri

seperti jelas dan nyata, rasional, logik, mempunyai jangkamasa dan mestilah

mencabar. Contohnya: Matlamat sebuah syarikat penjualan komputer

mempunyai matlamat yang jelas dan nyata dalam jangkamasa panjang

adalah untuk mencapai sasaran jualan sebanyak 50 buah unit komputer

sebulan.

4. 1. 2 Menghuraikan Keadaan Semasa

Apabila matlamat organisasi telah ditetapkan dengan jelas, maka kita

sebagai ahli organisasi sama ada pengurus peringkat atasan, bawahan dan

pertengahan perlu lihat keadaan organisasi kita sekarang dan

membandingkan dengan matlamat yang hendak dicapai. Tentukan sama ada

sumber yang ada mencukupi dari segi kewangan, tenaga kerja ataupun

maklumat untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan. Sekiranya

matlamat yang hendak ditetapkan adalah mencabar tetapi bila dilihat dari

sudut kewangan , tidak mencukupi maka kita perlu mengubah suaikan

kedaan perancangan tersebut dengan kedudukan kewangan organisasi.

Lihat kembali kepada contoh tadi, di mana target jualan syarikat komputer

adalah menjual 50 buah unit komputer dalam sebulan. Maka kita perlu lihat

dengan keadaan semasa sekarang, dari segi permintaan, siapa pelanggan

kita, cukupkah tenaga kerja kita untuk mempromosikan komputer kita dan

cukupkah maklumat yang kita ada dari segi persaingan kita serta cukupkah


sumber kewangan kita untuk melaksanakan matlamat tersebut. Maka

menentukan keadaan semasa amat penting agar matlamat yang ditentukan

tidak terpesong jauh dengan persekitaran semasa.

4.1.3 Mengenalpasti Sokongan Ataupun Halangan

Di tahap ini kita perlu lihat apakah faktor dalaman ataupun luaran yang dapat

membantu ataupun mungkin menghalangi proses pencapaian matlamat

tersebut. Dari segi faktor dalaman kita boleh lihat bagaimana syarikat boleh

mendapatkan kakitangan yang berkaliber untuk mempromosi barangan

tersebut. Maka syarikat perlu melatih mereka yang berkelayakan untuk

mempromosikan komputer tersebut. Manakala bagi faktor luaran, kita boleh

lihat persaingan dari syarikat-syarikat komputer lain yang menawarkan harga

yang lebih rendah, maka menjadi satu halangan kepada pencapai matlamat

tersebut. Dengan itu pihak organisasi perlu mencari alternatif untuk

mengenalpasti sokongan dan halangan serta jalan penyelesaiannya.

4.1.4 Mengemukakan Tindakan

Sekiranya didapati adanya sokongan yang boleh menolong dari segi

perlaksanaan perancangan seterusnya tercapainya matlamat, atau halangan

yang boleh melambatkan perjalanan perancangan maka, pengurus boleh

mengemukakan tindakan sama ada teruskan tindakan terhadap perancangan

atau cari jalan lain untuk setiap perancangan.

Katakan dari contoh tadi, didapati banyak halangan yang timbul dari

sokongan maka organisasi perlulah menukar kepada matlamat yang baru

atau merangka perancangan yang baru yang boleh menguntungkan

organisasi tersebut.


Peringkat ini amat penting kerana ia melibatkan proses membuat dan

mengambil keputusan yang teliti dan cermat. Setelah semua langkah tadi

telah dilalui dengan sempurna, maka perancangan tadi bolehlah

dilaksanakan.

4.2 Halangan Kepada Perancangan

Setelah memahami proses perancangan , kita perlu lihat apakah halangan yang

timbul terhadap pencapaian perancangan yang berkesan. Di dalam sesebuah

organisasi mengenalpasti halangan yang mungkin timbul adalah perlu bagi

setiap pengurus peringkat atasan dan pertengahan kerana mereka inilah yang

menentukan setiap perancangan yang baik.

Terdapat dua bentuk halangan yang besar:

4.2.1 Keengganan mewujudkan matlamat

Kegagalan mengemukakan matlamat adalah menjadi penghalang kepada

keberkesanan sesuatu perancangan. Siapakah yang enggan mewujudkan

matlamat? Di sini yang terlibat di dalam penetapan dan mewujudkan

matlamat adalah pengurus. Jadi penguruslah yang enggan mewujudkan

matlamat.

Mengapakah seseorang atau pengurus itu enggan mewujudkan matlamat. Ia

sebenarnya berpunca daripada perkara-perkara berikut:


a) Bimbang sekiranya timbul kegagalan.

.

Mereka enggan mewujudkan matlamat yang baru kerana takut berlakunya

kegagalan. Sekiranya gagal atau tidak tercapainya matlamat tersebut

ianya akan memberi tekanan kepada pihak pengurusan, hilangnya rasa

kepercayaan orang bawahan kepada pihak pengurus dan masa depan

kerjayanya mungkin tergugat.

b) Sayang untuk melepaskan matlamat yang sedia ada.

Sekiranya pengurus mengadakan matlamat yang baru, maka matlamat

yang sedia ada terpaksa diketepikan. Maka, mereka sayang melepaskan

matlamat yang sedia ada kerana masa dan tenaga telah banyak yang

telah dicurahkan pada masa lalu.

c) Kurang pengetahuan tentang persekitaran

Memandangkan pihak pengurus kurang pengetahuan tentang

persekitaran seperti dari segi pasaran saham, teknologi maklumat dan

persaingan, maka mereka enggan mengwujudkan matlamat yang baru.

Sekiranya tiada atau kurangnya pengetahuan tentang persekitaran maka

secara tak lansung kita tidak boleh bersaing dengan persekitaran luar dan

matlamat pun tidak boleh diwujudkan.

d) Kurang keyakinan

Matlamat yang hendak dibentuk memerlukan pengorbanan. Maka,

pengorbanan memaksa pengurus untuk bersifat penuh keyakinan dan

sanggup menerima dan mengambil keputusan yang berisiko. Sekiranya

dalam diri pengurus tersebut tidak yakin dengan diri sendiri , tak perlulah

mengwujudkan matlamat yang baru.


e) Kurang berpengetahuan mengenai organisasi

Pengurus yang baru sememangnya tidak berpengetahuan secara

keseluruhan mengenai organisasi. Kegagalan melihat unit yang ada

sebagai penyumbang kepada keseluruhan aktiviti organisasi, maka ia

memberi kesan kepada peranan mereka dalam mengujudkan matlamat

atau objektif.

4.2.2 Tentangan kepada perubahan

Sekiranya keengganan mewujudkan matlamat di lihat dari sudut pengurus

maka di bawah tajuk ini kita akan lihat dari sudut pekerja . Di mana pekerja

menentang setiap perubahan yang bakal wujud dari setiap perancangan yang

dibuat. Mengapa menentang kepada perubahan tersebut? Ini terjadi kerana:

a) Tidak pasti mengapa sebab dan kesan perubahan ini.

Kebanyakkan pekerja tidak pasti pasti dengan kesan atau hasil dari

perubahan tersebut. Mereka tidak diberi penerangan yang selanjutnya

tentang kebaikan dan keburukan dari perancangan yang dibuat.

b) Pekerja enggan melepaskan matlamat yang sedia ada.

Bagi pekerja sekiranya sesuatu perancangan itu telah berjaya dengan

cemerlangnya, maka mereka tidak mahu kepada penetapan perancangan

yang baru. Mereka rasa perancangan tersebut memang bersesuaian

dengan mereka.

Contohnya , setiap tahun bagi sebuah syarikat menjual jamu, sasaran

keuntungan adalah RM 2 juta. Sekiranya perancangan baru adalah

meningkatkan sasaran keuntungan sebanyak RM 4 juta, maka perlu

bekerja dengan lebih gigih lagi. Ini mungkin akan membebankan pekerja.


Maka mereka ini enggan menerima setiap perubahan terhadap bebanan

kerja.

c) Pekerja sudah mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam

rancangan tersebut.

Sekiranya pekerja sudah mengenalpasti dengan kelemahan yang bakal

wujud dalam setiap perancangan baru yang ditetapkan maka mereka

akan menentang kepada setiap perubahan yang wujud. Contohnya,

Penggunaan Bahasa Inggeris di dalam matapelajaran Matematik dan

Sains. Guru-guru sudah mengenalpasti bahawa kemungkinan

perancangan ini akan wujudnya kelemahan kerana tidak semua pelajar

dapat berkomunikasi dan mempelajari Bahasa Inggeris dengan baik.

Maka, perancangan ini mendapat tentangan dari beberapa pihak yang

akan melaksanakannya.

4.3Perubahan Persekitaran

Setelah diteliti dan memahami tentang proses serta halangan yang wujud

dalam perancangan maka kita juga perlu lihat apakah faktor-faktor yang

boleh menyebabkan berlakunya perubahan kepada perancangan sama ada

yang telah sedia ada atau yang hendak dibuat. Di antara faktor–faktor yang

boleh dikenalpasti adalah :

a) Ekonomi

Ekonomi sesebuah negara memainkan peranan yang penting dalam

sesuatu perkara yang hendak dirancangkan. Sekiranya ekonomi sesuatu

negara itu berada di dalam keadaan kukuh dan stabil maka segala

perancangan yang hendak dilaksanakan akan berjalan dengan lancar.

Sekiranya ekonomi sesebuah negara itu berada di dalam keadaan goyah

maka perubahan akan berlaku keatas perancangan yang akan

dilaksanakan. Contohnya kita dapat lihat dari segi penghantaran pelajar


keluar negara. Pada satu waktu dulu, penghantaran pelajar Malaysia ke

Luar Negara menjadi satu agenda dalam perancangan negara,

malangnya apabila keadaan ekonomi kita jatuh sedikit maka,

perancangan penghantaran pelajar terpaksa diubah.

b) Budaya dan Sosial

Budaya sesuatu negara atau sesebuah organisasi juga berperanan

penting dalam menentukan sesuatu perancangan. Budaya juga boleh

menyebabkan sesuatu perancangan boleh berubah. Kita boleh ambil

contoh bagi sebuah organisasi kedai makanan segera “KFC”. Kalau di

tahun 70 an, makanan segera ini tidak begitu popular, tetapi di tahun 90

an budaya ini telah menular keseluruh penduduk Malaysia. Maka

perancangan bagi untuk memperkembangkan kedai makanan segera ini

perlu diubahsuai agar setiap negeri ada kedai ini.

c) Pelanggan

Persediaan ke atas perubahan kepada perancangan yang akan

dilaksanakan sekiranya pihak organisasi berdepan dengan pelanggan

yang berkelakuan cerewet.

d) Pembekal

Pembekal juga amat penting dalam menentukan sesuatu perancangan itu.

Contohnya perancangan sebuah syarikat komputer adalah mendapatkan

bilangan komputer yang hendak dijual adalah 100 buah untuk

sebulan.Tetapi sesuatu telah terjadi kepada syarikat pembekal di mana

mereka tidak boleh membekalkan sebanyak yang diminta pada masa

tertentu maka perubahan perancangan perlu diubah.

e) Teknologi

Teknologi juga perlu dalam menentukan sesuatu perancangan.

Contohnya perubahan perancangan perlu di buat ke atas penggunaan


alat komputer sekiranya wujud pembaharuan ke atas sistem komputer.

Kalau dulu nak siapkan sesuatu tugas mengambil masa lebih kurang 2

minggu ,tapi dengan adanya peralatan komputer yang canggih maka

perancangan ke atas tugasan tersebut perlu diubahsuai.

AKTIVITI 4A

Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya…….!!!!!

Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.

Arahan: Bulatkan jawapan yang betul.

4.1Langkah yang kedua di dalam proses perancangan adalah menentukan

halangan atau dorongan.

(B / S )

4.2Penetapan matlamat sangat penting untuk membangunkan sesebuah

organisasi.

(B / S )


4.3Tiga bentuk halangan yang besar adalah keengganan mewujudkan matlamat,

tentangan kepada perubahan dan perubahan persekitaran.

(B / S)

4.4Keengganan mewujudkan matlamat adalah salah satu langkah dalam proses

perancangan.

(B / S)

4.5Salah satu halangan dalam proses perancangan mengapa pengurus enggan

mewujudkan matlamat adalah kurang keyakinan.

(B / S)

4.6Di bawah ini terdapat 5 perkataan tersembunyi bagi faktor yang

menyebabkan perubahan kepada perancangan. Carikan…

E B U D A Y A P

U I K T K T I E

J Y F E E P O L

E A M K R E U L

K K O N J M J A

O P K O A B G N

N Q L L S E P G

O W P O E K A G

M E R G Y A S A

I S Y I G L E N


MAKLUM BALAS AKTIVITI

AKTIVITI 4A

Betul/Salah

4.1 S

4.2 B

4.3 B

4.4 S

4.5 B

4.6 Mencari Perkataan Tersembunyi.

E B U D A Y A P

U I K T K T I E

J Y F E E P O L

E A M K R E U L

K K O N J M J A

O P K O A B G N

N Q L L S E P G

O W P O E K A G

M E R G Y A S A

I S Y I G L E N


PENILAIAN KENDIRI

Anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba semua soalan dalam penilaian

kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklum balas yang disediakan. Jika

ada masalah sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat mencuba dan

semuga berjaya.

Soalan 1


Dalam membangunkan sesebuah organisasi , perancangan adalah amat

penting. Jelaskan apakah langkah-langkah yang perlu ada dalam proses

perancangan.

Soalan 2

Jelaskan mengapa seseorang pengurus itu enggan menetapkan matlamat.

Soalan 3

Huraikan secara terperinci faktor-faktor luaran yang boleh mengubah

perancangan yang dilaksanakan.


MAKLUM BALAS PENILAIAN KENDIRI

Soalan 1

Langkah-langkah dalam proses perancangan:

a) Menetapkan Matlamat

b) Menghuraikan Keadaan

c) Menentukan dorongan / halangan

d) Mengemukakan Tindakan.

Soalan 2

Seseorang pengurus itu enggan mengwujudkan matlamat kerana:

a) Bimbang sekiranya timbul kegagalan.

b) Sayang untuk melepaskan matlamat yang sedia ada.

c) Kurang pengetahuan tentang persekitaran

d) Kurang berkeyakinan

e) Kurang berpengetahuan mengenai organisasi.

Soalan 3

Faktor-faktor yang menyebabkan perubahan kepada perancangan adalah:

a) Ekonomi

b) Budaya

c) Pelanggan


d) Pembekal

e) Teknologi.

topik4 : perancangan

Documents