TERM OF REFERENCE (T O R)

PENGADAAN ALAT PENGOLAH DATA DAN UPGRADE SISTEM INFORMASI HAJI

DEPARTEMEN AGAMA DIREKTORAT JENDERAL PENYELENGGARAAN HAJI DAN UMRAH

TAHUN 2009

1

I. LATAR BELAKANG

Direktorat Pengelolaaan Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Sistem Informasi Haji (DIT BPIH & SIH) merupakan salah satu direktorat di lingkngan Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU) Departemen Agama. Sesuai dengan Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 Tahun 2006, Direktorat Pengelolaan Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Pengembagan Sistem Informasi Haji mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan di bidang pengelolaan biaya perjalanan ibadah haji dan Sistem Informasi Haji berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 692 PMA 3/2006, Direktorat Pengelolaan Biaya Perjalanan Ibadah Haji dan Sistem Informasi Haji menyelenggarakan fungsi : 1. Penyiapan bahan perumusan visi, misi dan kebijakan di bidang pengelolaan

biaya perjalanan ibadah haji; 2. Perumusan standar, pedoman dan prosedur di bidang pengelolaan biaya

perjalanan ibadah haji; 3. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pernbinaan biaya perjalanan ibadah

haji, pemantauan dan evaluasi serta pengembangan sistem informasi haji; 4. Pelaksanaan pembcrian bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan tugas

pengelolaan biaya perjalanan ibadah haji; 5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat. Sebagai satuan kerja dengan tugas pokok dan fungsi yang cukup berat di seperti di atas, maka DIT BPIH & SIH membutuhkan alat bantu untuk memperlancar pelaksanaan tugas & fungsi agar dapat efisien, efektif dengan biaya yang relatif murah. Kebutuhan akan alat bantu ini semakin mendesak karena jumlah SDM DIT BPIH & SIH yang terbatas sedangkan tugas-tugas yang harus diselesaikan semakin hari semakin banyak. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) semakin cepat dan semakin memberikan kemudahan bagi semua komponen masyarakat baik institusi pemerintahan mapun pelaku usaha dalam menjalankan kegiatan mereka. Masyarakat dan pelaku usaha dari waktu ke waktu menjadi semakin terbiasa dengan penggunaan dan pemanfaatan fasilitas TIK. Melihat dan menyadari kondisi kebutuhan internal dan tuntutan internal seperti ini, DIT BPIH & SIH pada tahap awal penerapan TIK ini bermaksud untuk mengimplemantasikan Sistem Informasi Manajemen Keuangan BPIH untuk mendukung kegiatan operasional Keuangan BPIH.

II. PERMASALAHAN

Untuk lebih memberdayakan kemampuan DIT BPIH & SIH dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, ketersediaan data dan informasi yang sistematik menjadi salah satu kebutuhan yang penting dan strategis untuk dapat diimplementasikan sehingga pencapaian kinerja DIT BPIH & SIH dapat lebih ditingkatkan.

2

Dengan mempertimbangkan item – item latar belakang di atas, Direktorat BPIH dan SIH merencanakan untuk mengadakan kegiatan pengadaan barang/jasa alat pengolah data dan upgrade system informasi haji, tahun anggaran 2009

III. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud diselenggarakannya kegiatan “Pengadaan Barang/Jasa Alat Pengolah Data dan Upgrade Sistem Informasi Haji” ini adalah agar diperoleh suatu sistem informasi yang selalu up to date dan mampu mengikuti perkembangan teknologi terkini sehingga dapat berfungsi sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses kerja internal DIT BPIH & SIH, sebagai alat bantu untuk memudahkan dan mempercepat pengelolaan data, monitoring terhadap penggunaan anggaran BPIH serta memberikan kemudahan dan kecepatan dalam membuat laporan – laporan keuangan yang diperlukan. Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam kegiatan ini adalah: 1. Peningkatatan kapasitas dan kemampuan peralatan teknologi informasi Ditjen

PHU sehingga mampu memenuhi kebutuhan terkini 2. Kemudahan pengelolaan dan penggunaan dana BPIH baik yang bersifat direct

cost maupun indirect cost 3. Kemudahan pemantauan penggunaan anggaran dari waktu ke waktu 4. Kemudahan pengelolaan dan penyusunan program dan anggaran pelayanan

haji 5. Kemudahan akses informasi dengan fasilitas aplikasi internet dan intranet 6. Kemudahan dan efisiensi pengelolaan data dan informasi terkait keuangan

akuntansi BPIH 7. Kemudahan dan pencapaian single entry untuk membuat laporan – laporan

terkait dengan pengeleloaan data – data Keuangan BPIH 8. Kesiapan infrastruktur DIT BPIH & SIH untuk berinteraksi secara online

dengan stake holder . 9. Untuk meningkatkan kemampuan, keahlian dan pengetahuan staf / pegawai

DIT BPIH & SIH.

IV. SASARAN

Sasaran dari kegiatan ini adalah: 1. Dapat dieliminirnya semaksimal mungkin proses double entry untuk suatu

item data/informasi pengelolaan data keuangan BPIH, data – data indirect cost baik untuk kepentingan masukan proses selanjutnya maupun untuk kepentingan pembuatan laporan internal maupun eksternal stake holder DIT BPIH & SIH

2. Efisiensinya biaya dan waktu dalam pengelolaan data keuangan BPIH dan indirect cost

3. Dimilikinya backup data DIT BPIH & SIH terkait dengan pengelolaan data anggaran dan perencanaan BPIH, data (biaya tidak langsung) indirect cost dan data yang lain terkait dana BPIH dengan kualitas dan kemudahan akses yang mencukupi dalam bentuk digital file

4. Terlaksananya proses pelaporan terkait dengan operasional internal DIT BPIH & SIH

3

5. Terlaksananya proses pelaporan terkait dengan barang – barang inventori yang dibiayai dari dana BPIH dalam DIT BPIH & SIH secara internal maupun kepada departemen secara cepat, efisien dan tanpa entry ulang, baik untuk keperluan internal maupun pemeriksaan

6. Diharapkan dengan adanya sistem informasi manajemen DIT BPIH & SIH, akan terwujud penataakelolaan yang baik (good governance) dan tertib administrasi dengan tujuan dapat memberikan suatu informasi yang relevan, cepat dan dapat dipertanggungjawabkan

V. GAMBARAN KEGIATAN DAN LINGKUP PEKERJAAN

V. 1. Gambaran Kegiatan Rancangan arsitektur sistem informasi manajemen DIT BPIH & SIH yang telah direncanakan oleh staff DIT BPIH & SIH terdapat bagian aplikasi-aplikasi sebagai berikut : a. Internet/Intranet Portal b. Sistem Informasi Keuangan Indirect Cost BPIH c. Sistem Informasi Keuangan BPIH Pada tahap ini dalam Sub Dit BPIH & Pengembangan SIH terdapat 3 bagian aplikasi yakni aplikasi intranet dan internet web haji aplikasi Keuangan BPIH dan Aplikasi Indirect Cost BPIH. Kedua aplilkasi keuangan didukung oleh sistem pelaporan internal, approval (workflow), manajemen dokumen.

V. 2. Lingkup Pekerjaan Ruang lingkup pekerjaan ini meliputi:

1. Pembangunan, implementasi dan upgrade aplikasi Intranet & Internet a. Penyempurnaan fitur aplikasi intranet & internet

• Internet 1) Halaman Utama 2) Forum 3) Buku Tamu 4) Tanya jawab 5) Galeri foto 6) Produk hukum 7) Info-info

• Intranet 1) Manajemen User Internal 2) Manajemen hak akses 3) Integrasi dengan email internal 4) Internal News, Internal Agenda, 5) Collaboration Sharing

b. Penyempurnaan content 2. Pembangunan dan Implementasi Aplikasi Sistem Keuangan Haji

a. BPIH Pedoman Akuntansi • Dasar Akuntansi • Standard MAK/COA • Deskripsi MAK/COA

4

• Komponen Laporan Keuangan • Dasar Penyajian Laporan Keuangan

b. Aplikasi Setoran Awal BPIH • BPIH Biasa • BPIH Khusus • BPIH Batal • Optimalisasi Setoran Awal BPIH (Deposito, SUKUK) • Imbalan Jasa Giro

c. Aplikasi Setoran Lunas BPIH • BPIH Biasa (Rupiah, Dollar), Pelimpahan ke BI • BPIH Khusus (Dollar, Rupiah) • Pelimpahan ke Bank Operasional • Imbalan Jasa Giro • BPIH Batal (Pembatalan, Denda) • BPIH Tunda • BPIH Mutasi Antar Embarkasi • Pembayaran BPIH Khusus ke PIHK

d. Aplikasi EIS / Executives Information System, Eksekutif Summary Realtime :

• Posisi Setoran Awal BPIH Biasa • Posisi Setoran Awal BPIH Khusus • Posisi Optimalisasi Setoran Awal BPIH • Posisi Setoran Lunas BPIH Biasa • Posisi Setoran Lunas BPIH Khusus • Posisi Jasa Giro • Posisi Pembatalan BPIH • Posisi BPIH Tunda Berangkat • Posisi Pembayaran BPIH Khusus ke PIHK • Posisi Efisiensi BPIH (Input manual) • Posisi DAU

3. Pembangunan dan Implementasi Aplikasi Sistem Indirect Cost a. Pembakuan Kebijakan Akuntansi DAU

• Dasar Akuntansi • Standard MAK/COA • Deskripsi MAK/COA • Komponen Laporan Keuangan • Dasar Penyajian Laporan Keuangan

b. Aplikasi Indirect Cost/DAU • Penerimaan • Pengelolaan dan Pencatatan • Laporan & Pertanggungjawaban

Sedangkan untuk spesifikasi teknis aplikasi, harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Dibangun dengan platform teknologi Web Based

5

2. Dibangun dengan platform Development yang berbasiskan yang memudahkan pengembangannya di kemudian hari.

3. Dibangun dengan menggunakan platform developer Tools berbasis Java, PHP, atau ASP

4. Memiliki fasilitas sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi yang lain yang mungkin akan dibangun di kemudian hari (harus mempunyai fasiltas Single Sign On (SSO).

5. Fasilitas integrasi dengan aplikasi lain harus memenuhi minimum salah satu standard teknologi : 1) Web Services, 2) JSR168, 3) JSR170, 4) MyFaces, 5) WebDAV

6. Basis Data yang digunakan adalah MS SQLServer 2000, Oracle atau My SQL

Calon konsultan pelaksana harus menguraikan kemampuan pemenuhan kebutuhan tersebut diatas secara rinci dengan disertai case study. Mengingat keterbatasan waktu pembangunan dan implementasi serta urgensi dari sistem ini, maka pada saat pembangunan aplikasi tidak dilakukan lagi eksplorasi terhadap teknologi dan proses bisnis melainkan langsung kepada penerapannya untuk pembangunan sistem.

4. Melakukan ujicoba, pelatihan dan sosialisasi Sistem Informasi Keuangan BPIH

5. Menyediakan, melakukan instalasi dan setap perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk keperluan upgrade Sistem Informasi Haji dengan spesifikasi seperti terlampir

6. Pengadaan Perangkat Keras/Hardware seperti dalam lampiran KAK (BOQ) 7. Penyusunan Pedoman Akutansi BPIH

VI. METODOLOGI & TAHAPAN PELAKSANAAN

Penyedia barang/jasa diharuskan dapat mengusulkan metodologi dan rencana kerja penyelesaian pekerjaan yang sesuai dengan maksud dan tujuan serta dapat mengakomodasi lingkup kegiatan maupun sasaran dan hasil kegiatan yang diharapkan. Adapun tahapan pelaksanaan pekerjaan kurang lebih sebagai berikut

1. Studi hasil pekerjaan Konsultansi Pengembanan IT Keuangan BPIH

Pekerjaan pembangunan aplikasi sistem informasi keuangan BPIH ini merupakan tindak lanjut dari penyusunan cetak biru IT keuangan BPIH. Oleh karena itu konsultan pengembang aplikasi harus menggunakan hasil pekerjaan cetak biru IT keuangan BPIH sebagai pertimbangan utama dalam membangun dan mengimplementasikan aplikasi keuangan BPIH

2. Melakukan pembangunan sistem dengan metodologi pengembangan yang diterima dan dikenal secara umum sehingga memudahkan pengembangan ke depan.

6

3. Melaksanakan pengujian terhadap sistem dan aplikasi yang telah dibuat untuk memastikan bahwa sistem dan aplikasi dalam kondisi selalu siap diakses oleh pihak yang berkepentingan.

4. Melaksanakan Instalasi dan setting semua aplikasi hasil yang dibangun sehingga siap digunakan oleh semua pengguna yang ditetapkan.

5. Melakukan pelatihan, alih teknologi dan sosialisasi kepada pengguna yang ditetapkan

6. Melakukan pemeliharaan dan perawatan dalam jangka waktu minimal 3 bulan setelah serah terima pekerjaan

VII. HASIL PEKERJAAN

Pada akhir pekerjaan sesuai jadwal yang disepakati dengan DIT BPIH & SIH, pelaksana pekerjaan harus menyerahkan semua pekerjaan diantaranya sebagai berikut: 1. Dokumentasi Pedoman Akuntansi BPIH

Konsultan harus menyampaikan semua dokumentasi yang terkait dengan penyusunan pedoman akuntansi BPIH.

2. Aplikasi intranet dan internet yang telah disempurnakan baik fitur maupun content-nya. Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan, dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.

3. Perangkat Lunak Aplikasi Indirect Cost BPIH Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan, dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.

4. Perangkat Lunak Aplikasi Keuangan BPIH Harus dalam kondisi terpasang pada server dan atau client yang diperlukan, dalam kondisi baik dan siap untuk dioperasikan. Selain itu perangkat lunak tersebut harus juga diserahkan dalam media CD (Compact Disc) yang mudah diidentifikasi sehingga mudah didapatkan sewaktu-waktu diperlukan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, konsultan harus menyerahkan semua source code aplikasi beserta dokumentasinya yang mencukupi dalam media CD.

5. Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan Infratruktur Jaringan Pendukung Harus dalam kondisi terpasang dan siap untuk digunakan. Pada akhir pelaksanaan pekerjaan, pelaksana harus menyerahkan semua dokumentasi yang terkait yang mencukupi dalam media CD.

6. Dokumentasi dan Pelaporan: Upgrade Sistem, Upgrade Content dan Pembangunan Sistem

7

Konsultan harus menyampaikan semua dokumentasi yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak sesuai standard umum rekayasa perangkat lunak serta pengambilan dan pemasukan data. Juga harus disampaikan semua dokumentasi terkait dengan manajemen pelaksanaan kegiatan

VIII. TENAGA AHLI YANG DIBUTUHKAN

Konsultan tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan pelaksana adalah sebagai berikut : 1. Team Leader / Project Manager

Tenaga ahli bidang Sistem Informasi Manajemen yang memiliki latar belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Teknologi Informasi dan memiliki pengalaman kerja di bidang teknologi informasi minimum 15 (Sepuluh) tahun. Team Leader bertanggungjawab penuh terhadap seluruh kualitas pekerjaan serta memiliki kemampuan kepemimpinan untuk bertanggungjawab penuh terhadap seluruh pekerjaan.

2. Proses Bisnis Analis Tenaga ahli bidang Ekonomi Akuntansi Pemerintahan yang memiliki latar belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Ekonomi dan memiliki pengalaman kerja di bidang ekonomi & akuntansi minimum 12 (dua belas) tahun.

3. Sistem Analis Tenaga ahli bidang Sistem Informasi Manajemen yang memiliki latar belakang pendidikan strata-2 (S2) di bidang Teknologi Informasi dan memiliki pengalaman kerja dibidang teknologi informasi minimum 8 (delapan) tahun.

4. Software Designer Tenaga ahli bidang Rekayasa Perangkat Lunak yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) di bidang Teknologi Komputer Manajemen/Manajemen Informatika dan memiliki pengalaman kerja dibidang software engineering serta memiliki kemampuan analisis dan praktis 8 (delapan) tahun.

5. Basis Data Administrator Tenaga ahli bidang perancangan basis data yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman minimum 7 (tujuh) tahun dalam bidang pengembangan database dengan aplikasi berbasis Web atau mendesain rancangan basis data berdasarkan kebutuhan dengan platform aplikasi berbasis server.

6. Network Designer Tenaga ahli Bidang Jaringan Komputer yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau di bidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja dibidangnya minimum 7 (tujuh) tahun. Tenaga Ahli ini memiliki kemampuan dalam melakukan, implementasi dan testing jaringan.

8

7. Software Quality Assurance Tenaga ahli bidang Uji Kualitas Perangkat Lunak yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja dibidang Uji Kualitas Perangkat Lunak minimum 7 (tujuh) tahun. Tenaga ahli ini memiliki kemampuan dan pemahaman Quality Assurance terhadap aplikasi yang dikembangkan.

8. Programmer Tenaga ahli bidang Pemograman Komputer yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Ilmu Komputer dan memiliki pengalaman kerja di bidang Bahasa Pemrogaman minimum 5 (lima) tahun.

9. Web Designer Tenaga ahli bidang Web Designer yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Teknik Komputer/Teknik Informatika atau dibidang Design dan memiliki pengalaman kerja dibidang desain Web minimum 5 (lima) tahun. Tenaga Ahli juga memiliki pengalaman kerja di bidang perancangan user interface berbasis teknologi Web serta memiliki kemampuan pembuatan desain web sesuai kebutuhan.

10. Documentator Tenaga ahli bidang Arsip & Dokumentasi yang memiliki latar belakang pendidikan strata-1 (S1) Manajemen Informatika/Desain Komunikasi Visual dan memiliki pengalaman kerja dibidang dokumentasi teknis dibidang pengembangan aplikasi berbasis teknologi informasi minimum 5 (lima) tahun. Tenaga Ahli ini dibutuhkan untuk mendokumentasikan pengembangan sistem dan sistem bantuan (helpdesk) yang membantu pengguna awam dalam pengoperasian aplikasi.

Selain itu harus disediakan: tenaga yang bertanggungjawab terhadap manajemen seluruh kegiatan, tenaga teknis pengambilan data sekunder, dan tenaga teknis pendukung dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Penyedia jasa harus dapat mengorganisasikan semua tenaga ahli dan tenaga teknis maupun tenaga pendukung dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan hasil yang optimal.

IX. PERALATAN DAN FASILITAS

Penyedia barang/jasa harus mengusulkan peralatan dan fasilitas pendukung yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan dengan konfigurasi dan spesifikasi yang sebaik-baiknya sehingga dapat mendukung hasil yang optimal.

X. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Jangka waktu yang disediakan untuk melaksanakan kegiatan secara keseluruhan adalah selama 2.5 (dua setengah) bulan setelah diterimanya SPMK oleh konsiltan, dengan uraian kegiatan awal seperti tabel dibawah :

9

Bulan

1 2 3 No. Uraian Sub Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

1 Assesmen terhadap Cetak Biru IT Keuangan BPIH

2 Design & Analisis 3 Pembangunan Aplikasi

4 Uji Coba, Pelatihan, Sosialisasi

5 Analisis dan Pelaporan 5.a Laporan Pendahuluan 5.b Laporan Antara 6 Pemeliharaan

Penyedia barang/jasa diwajibkan menyusun rencana kerja dan jadwal pelaksanaan umum dan pemberdayaan tenaga dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan hasil yang optimal.

XI. BIAYA

Untuk melaksanakan kegiatan ini, pagu dana digunakan sebesar Rp. 1.866.000,00 ( Satu milyar delapan ratus enam puluh enam juta rupiah) dibebankan pada DIPA Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah tahun 2009.

Jakarta, Agustus 2009 Panitia Pengadaan,

Menyetujui Pejabat Pembuat Komitmen, Hj. Budiarti, S.H. Shoim Munawar NIP.19550715 198203 2 002 NIP. 19550811 198803 1 001