tatacara pengurusan aset alih kerajaan

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan

di Kementerian/ Jabatan, peranan dan tanggungjawabPegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan

diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL


(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b) Melantik:

(i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/ Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;

(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan

(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

sambungan…


(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:

(i) Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8);(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori KEW. PA-12;(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;

(KEW. PA-20); dan(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib (KEW. PA-32).

(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

sambungan…


TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/ Jabatan meliputi:

• Penerimaan• Pendaftaran• Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan• Penyelenggaraan• Pelupusan• Kehilangan dan Hapus Kira


(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus Kira.

sambungan…


(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

• Harta Modal dan Inventori• Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori• Pelupusan Aset Alih Kerajaan• Tindakan Surcaj/ Tatatertib

sambungan…


JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha (peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah(peringkat Ibu Pejabat)Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/ Jabatan

Ahli : Semua Ketua Bahagian/ UnitKetua Unit Audit DalamPegawai-pegawai lain yang sesuai



PENGERUSITKSU/ PENGARAH/

PEGAWAI PELAJARAN DAERAH/ PENGETUA/ GURU BESAR

SETIAUSAHAPEGAWAI ASET

AHLISEMUA KETUA

BAHAGIAN/ UNIT

AHLIKETUA UNIT AUDIT

DALAM

AHLIPEGAWAI – PEGAWAI

LAIN YANG SESUAI


AGENDA MESYUARAT:

• Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/ Jabatan• Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan• Laporan Tindakan Pelupusan• Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib• Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih Kerajaan.

sambungan…



BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).


PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/ Jabatan di bawah kawalannya menguruskanaset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.


PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).


PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

(a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

(b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja;

(c) PP Bil 2 Tahun 1991;(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8

Pengurusan Stor dan Aset sahaja;


(h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

sambungan…


PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan

Pihak Berkuasa Tempatan.


TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan AsetBahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran Malaysia

PENDAHULUAN

BAB A – PENERIMAAN

BAB E – PELUPUSAN

BAB D –PENYELENGGARAAN

BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

BAB B – PENDAFTARAN

BAB F – KEHILANGAN &

HAPUS KIRA


PENDAHULUAN


Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah bidang kawalan Kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

DEFINISI ASET


Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu

tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan

bangunan.

DEFINISI ASET ALIH


KUMPULAN ASET ALIH


HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000 dan ke atas setiap satu;

atau(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan

secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

(Penyelenggaraan berjadual = penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)


CONTOH HARTA MODAL


http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S0200JxhpIalIANDeJzbkF;_ylu=X3oDMTBpdDZuNzZrBHBvcwM5BHNlYwNzcgR2dGlkAw--/SIG=1ib45t7p0/EXP=1209800585/**http:/images.search.yahoo.com/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=air+force+malaysian+air+plane&sz=all&w=555&h=629&imgurl=www.xplanefreeware.net/barry/X-Plane%208.0/FA-18%20Malaysia_screenshot.jpg&rurl=http://xplanefreeware.net/barry/index%20F18.html&size=62.7kB&name=FA-18%20Malaysia_screenshot.jpg&p=air%20force%20malaysian%20air%20plane&type=JPG&oid=11218e8124428780&no=9&tt=20

http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S02078wRpIYREBnQmJzbkF;_ylu=X3oDMTBqdGFzdWxiBHBvcwMxNQRzZWMDc3IEdnRpZAM-/SIG=1h6bo1v6k/EXP=1209799548/**http:/images.search.yahoo.com/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=toyota+fortuna&sz=all&w=250&h=150&imgurl=www.oto.co.id/images/berita/HTMIMG20051017_132551.jpg&rurl=http://www.oto.co.id/infootomotif/reviewproduk_detail.asp?ContentID=2005101713214908400089&size=7.5kB&name=HTMIMG20051017_132551.jpg&p=toyota%20fortuna&type=JPG&oid=0cbb9e5a00da30d0&no=15&tt=22

http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S02025yBpIa1IA0F6JzbkF;_ylu=X3oDMTBpaWhqZmNtBHBvcwMzBHNlYwNzcgR2dGlkAw--/SIG=1gm0286it/EXP=1209801273/**http:/images.search.yahoo.com/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=canon+digital+camera&sz=all&w=150&h=108&imgurl=www.digitalfunstuff.com.au/images/canon-ixus-900ti-digital-camera.jpg&rurl=http://www.digitalfunstuff.com.au/category3_2.htm&size=6kB&name=canon-ixus-900ti-digital-camera.jpg&p=canon%20digital%20camera&type=JPG&oid=b067571ae62da082&no=3&tt=628444

http://rds.yahoo.com/_ylt=A0oGkw3uxhpInTMAne1XNyoA;_ylu=X3oDMTB0OGUxbm5xBHNlYwNzYwRjb2xvA3NrMQR2dGlkA0gxMTJfMTE0/SIG=1ggdclllh/EXP=1209800814/**http:/images.search.yahoo.com/images/view?back=http://search.yahoo.com/search?ei=UTF-8&p=malaysian+navy+ship+pictures&w=500&h=333&imgurl=static.flickr.com/226/523652840_758ab7d9f2.jpg&size=112.5&name=523652840_758ab7d9f2.jpg&rcurl=http://www.flickr.com/photos/jimmyg/523652840/&rurl=http://www.flickr.com/photos/jimmyg/523652840/&p=malaysian+navy+ship&type=jpeg&no=1&tt=8

http://rds.yahoo.com/_ylt=A0S020qgzBpI3SEA5DaJzbkF;_ylu=X3oDMTBpdDZuNzZrBHBvcwM5BHNlYwNzcgR2dGlkAw--/SIG=1g0enclnl/EXP=1209802272/**http:/images.search.yahoo.com/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=medical+equipment&sz=all&w=117&h=150&imgurl=www.leasingsolutionsllc.com/graphics/equipment/ultrasound.jpg&rurl=http://www.leasingsolutionsllc.com/services/consumer.shtml&size=6.3kB&name=ultrasound.jpg&p=medical%20equipment&type=JPG&oid=cfa96c486c3cb11e&no=9&tt=271447

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan


INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan


CONTOH INVENTORI


http://images.search.yahoo.com/search/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=cabinet&sz=all&w=553&h=600&imgurl=www.jamesdew.com/images/197_smithfield_cabinet_wrap_around_doors_1.jpg&rurl=http://www.jamesdew.com/catalog/197_smithfield_cabinet_with_wrap_around_doors_1.htm&size=69.3kB&name=197_smithfield_cabinet_wrap_around_doors_1.jpg&p=cabinet&type=jpeg&no=3&tt=1,830,716&oid=546b9019ff4b0c1c&ei=ISO-8859-1

http://images.search.yahoo.com/search/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=carpet&sz=all&w=500&h=775&imgurl=www.travelchinaguide.com/images/shopping/silk-carpet/chinese%20silk%20carpet%2010006939t.jpg&rurl=http://www.travelchinaguide.com/shopping/silk_carpet/gallery/a-ad.htm&size=147.2kB&name=chinese+silk+carpet+10006939t.jpg&p=carpet&type=jpeg&no=2&tt=1,370,513&oid=b83a9f62b8df90b8&ei=ISO-8859-1

http://images.search.yahoo.com/search/images/view?back=http://images.search.yahoo.com/search/images?_adv_prop=image&fr=slv8-yie7&va=plate&sz=all&w=500&h=446&imgurl=static.flickr.com/89/278896293_f4ef2f4147_m.jpg&rurl=http://www.flickr.com/photos/damselfly58/278896293/&size=145.9kB&name=278896293_f4ef2f4147.jpg&p=plate&type=jpeg&no=4&tt=3,148,188&oid=f31eb53e729454f6&fusr=damselfly58&tit=plate&hurl=http://www.flickr.com/photos/damselfly58/&ei=ISO-8859-1&src=p

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan


(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir

(iv) Pinggan mangkuk

sambungan…


Kod Klasifikasi Asetsambungan…


http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase

BAB A :PENERIMAAN


BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.


Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

sambungan…


PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.


(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:

• Semak butiran dalam dokumen.

• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengansyarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dandiuji”.

sambungan…


(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1jika terdapat kerosakan/ perselisihan.

(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

sambungan…


BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

BAB B :PENDAFTARAN


BAB B - BAB B - PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET HADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN


OBJEKTIF PENDAFTARAN

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset


TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.


Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu

didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaandiwujudkan bagi tujuan rekod.


PENDAFTARAN ASET LUCUT HAK

• Didaftarkan jika Kementerian/ Jabatan bercadang menggunakannya.

• Aset lucuthak yang dikategorikan di bawahakta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.


PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan


PUNCA MAKLUMAT

Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian

(b) Dokumen lain yang berkaitan


PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secara pindahan

(b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah

(c) Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah


PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atau

sumber-sumber lain yang berkaitan.


DOKUMEN PENDAFTARAN

(a) Daftar Harta Modal (KEW. PA-2)

(b) Daftar Inventori (KEW. PA-3)

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.


KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Perbendaharaan

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia

Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan KekunciMonitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Computer System Sdn. Bhd

No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi

KUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Norrizan bt. ShafieJawatan Setiausaha Bahagian Cop

Tarikh 17 April 2007PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Tandatangan ƒPEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama danTandatangan

1. 21.6.2007

Penggantian CPU 1 tahun 1,000

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan PemantauanKod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; Setiausaha BahagianTarikh: 22 Mei 2007

CopPENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak

Nama Pemeriksa

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicoppada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor padadaftar.


URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan KEW. PA-2 & KEW. PA-3.

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW. PA-5 disediakan.


KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506

13 April 2007 RM8,500

2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500

5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506

24 Mei 2007 RM8,500

JUMLAH RM24,500


KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250

17 /4/ 2005 RM2,500

4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik

15 /4/2006 RM1,900

5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229

15 /4/ 2006 RM1,350

JUMLAH RM10,750


KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007




1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin

2 Mei 2007 RM1,750

2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200

3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750

JUMLAH RM3,700


KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-AB/1-3

Almari Buku Bercermin

02 Mei 2004 RM1,750

2. KK/BKP 2005/MP/1-5

Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200

3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750

JUMLAH RM3,700


URUSAN PENDAFTARAN

(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.


URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.


CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

KEMENTERIANBahagian-bahagian

IBU PEJABAT

PTJ

Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

Jabatan

PTJ PTJ

PERBENDAHARAANKEW. PA-8

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

URUSAN PENDAFTARAN


PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.


PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

PELABELAN ASET


Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU)

Kod Tambahan (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

PELABELAN ASET


HAK KERAJAAN MALAYSIA

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. Saiz Label 6 x 4 cm2. Maklumat terkandung pada label:

Barcod No. Siri Pendaftaran Jenis Aset Kod Klasifikasi Aset

PELABELAN ASET


3. Contoh Label Aset



KPM/BPPA12/H/07/123KOMPUTER PERIBADI

001001002

PELABELAN ASET


4. Deskripsi pada label



KPM/BPPA12/H/07/123KOMPUTER PERIBADI

001001002

1. Barkod

3. Jenis Aset

2. No. Siri pendaftaran

4. Kod Klasifikasi Aset

PELABELAN ASET


KPM /BPPA12 /H /07 /123KOMPUTER PERIBADI

001001002

1. KOD KEMENTERIAN

2. KOD JABATAN 3. KOD KUMPULAN

4. TAHUN PEMBELIAN

5. NOMBOR SIRI

4. Deskripsi pada label (Samb. )

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKEW. PA-6.

Penyimpanan Daftar• KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.• Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN


SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.


KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN: KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)

1

2. Kerusi Mesyuarat 60

3. White Board 1

4. Skrin Putih 1

(a) Disediakan oleh:

Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Jawatan: PKP(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

(b) Disahkan oleh:

Tandatangan

Nama : Henry Chong

Jawatan:PPT(P)

Tarikh :15 Mac 2007


LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.


KEW.PA-8

BIL KEMENTERIAN/JABATANDIBAWAHNYA

BILANGAN KEW. PA-2

JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM)

BILANGAN KEW. PA-3

JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)

1. PERBENDAHARAAN 227 1,099,506.29 268 2,402,402.58

2. KDRM 994 7,089,691.85 736 1,446,015.38

3. JANM 170 3,047,961.98 144 462,594.80

4. JPPH 567 1,110,061.71 1,557 559,851.47

5. PM SABAH 5 23,211.70 84 17,810.90

6. PM SARAWAK 14 566,760.00 169 40,988.22

JUMLAH 1977 12,937,193.53 2,958 4,929,663.35


BAB C :PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN


OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan


(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

PENGGUNAAN


KEW. PA-9BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian 1 (Untuk diisi oleh Pgawai Aset)1. Jenis Aset :

2. Keterangan Aset :

3. Nombor Siri Pendaftaran :

4. Kos Penyelenggaraan :

(terdahulu (jika ada)

5. Pengguna Terakhir :

6. Tarikh kerosakan :

7. Perihal kerosakan :

……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………..

8. Syor Pegawai Aset

……………………………………………………………………………………….

Nama :…………………………………………………………………………………….

Jawatan:…………………………………………………………………………………

Tarikh :………………………………………………………….

Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)

Diluluskan/Tidak Diluluskan

…………………………………………………………….

Tandatangan

Nama:

Jawatan:Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada Ketua

Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesaipenggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan

mana lebih awal.

PENGGUNAAN


Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan

Kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

PENGGUNAAN


• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN


Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

PEMERIKSAAN


Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN


• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN


KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian: Ibu Pejabat Jabatan Kastam Diraja Malayia

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. KK/KDRM 115/H/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2

.KK/KDRM115/07/2

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007


KEW. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia


• Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN


KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut:Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh

1 Perbendaharaan 27.9.2007-29.11.2007

2. KDRM 12.2.2007-8.1.2008

3. JPPH 29.1.2008

4. PM Sarawak 31.12.2007

Tandatangan : ……………………….

Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah

Tarikh : 13 Mac 2008

Cop Kem/Jab


BAB D :PENYELENGGARAAN


OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.

• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta

produktif• Memelihara imej Kerajaan


JENIS PENYELENGGARAN

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi denganlancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance)Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber

fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN


MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk

tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN


PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:

(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan KEW. PA-13.

(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam KEW. PA-14(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.


KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN

PENYELENGGARAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

KEMENTERIAN : KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

Jabatan/Bahagian :IBU PEJABAT JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model

Lokasi Aset Catatan

1. KK/KDRM 115 /H/07/6 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 1

6 bulan sekali

2. KK/KDRM 115/H/07/7 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 2

6 bulan sekali

3. KK/KDRM 115/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara

Pentadbiran 3 bulan sekali


KEW. PA-14DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL


Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran :KK/PDRM 115/H/07/8

Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran

(a)Tarikh

(b)(Butir-butir Kerja)

(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara

(e)Kos

(f)Nama danTandatangan

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.

AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.

RM1,150.00 Masri bin Jamil


BAB E:PELUPUSAN


Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang

ditetapkan.

DEFINISI PELUPUSAN


Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan

aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;

Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;

Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan

dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas

sebab-sebab tertentu

OBJEKTIF PELUPUSAN


JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan

aset Rosak dan tidak boleh

digunakan

Tiada alat ganti

Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi

di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan


KUASA MELULUS


KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000 bagi semua kaedah pelupusan


Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/ JABATAN


JabatanPeringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus: Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri


URUSETIA PELUPUSAN

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/

Jabatan bertanggungjawab sebagaiUrusetia Pelupusan


TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN

(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW.PA-15;(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (KEW.PA16);(c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17);(d) Menyemak dan pastikan permohonan lengkap dan teratur;


(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus;(f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan;(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;(h) Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan;(i) Melantik dua (2) orang saksi bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;




(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18);(k) Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan(m) Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan.


SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-18)


KEW.PA-18

KEMENTERIAN/JABATAN: _____________________________________________SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Kelulusan Pelupusan : .....................................................Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*Tarikh :…………………………….…….Tempat :……..……………………………

…………….…………………. ……………………………… Tandatangan Tandatangan

Nama: ……………………. Nama: ……………………….Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..Cop: Cop:

* Pilih mana yang berkenaan

SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-19)


KEMENTERIAN/ JABATAN: ____________________________________________________

SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH

Merujuk surat kelulusan No. Rujukan ………………………………………………..……. bertarikh ………….…………, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut :-

1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah.Bilangan item………….…………………………………………

dipindahkan/hadiahkepada…………………..…………………………………………………(Surat Akuan Terima disertakan)

2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual.Bilangan item ….………………………… No.Resit ……..………………………..(salinan resit disertakan)

3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah. Bilangan item: ………………………………………………..Cara dimusnahkan: ………………………………………………………………….. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)


sambungan…

4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.Bilangan item: ………………………………...Kaedah pelupusan: ……………………………...(Dokumen berkaitan disertakan)

5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok.Bilangan item .…………………………………………………………..(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)

Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………Nama : …………………………..……….Jawatan : ……………………………………Tarikh : ……………………………………Cop Jabatan/Bahagian :

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-20)


KEMENTERIAN/ JABATAN: ...............................................................................

BILPUSAT

TANGGUNGJAWAB

JUMLAH NILAI

PEROLEHAN ASAL(RM)

HASIL PELUPUSAN(RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA(RM)

JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN


sambungan…

Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

Tandatangan Pegawai Pengawal : ....................................................... Cop Jabatan:

Nama : ………………………………………Jawatan : ………………………………………Tarikh : ........................................................

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik, dan perkakasan komputer

Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP



PEP perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/ Jabatan

Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset tersebut



Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun. Sekiranya melebihi tempoh, perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP




KEW.PA-16KERAJAAN MALAYSIA

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)ASET ALIH KERAJAAN

Kementerian/Jabatan : SMK MERBAU MIRI Alamat : No. Siri Pendaftaran Aset : (KEW.PA-2/PA-3) No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ : Tempoh penggunaan(jam)

Jenis, Jenama dan Model :Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) :

No. Chassis/Siri Pembuat :Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :

No. Enjin :Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa :

No. Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa : Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki : Harga Perolehan Asal : RM Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :


LAPORAN PEMERIKSAANButir-butir penambahbaikan yang perlu :- 1. ………………………………………………………………………...…………… 2. …..…………………….………………………………………...…………………. 3. ….………………………………………………………..………………………….

Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab - sebab berikut :- 1. ……………………………………………………………..……………………… 2. ………………………………………………………….…………………………. 3. …………………………………………………………………...………………. ……………………………………………… ………………………………………………

(Tandatangan) (Tandatangan) Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : Cop : Cop :

Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun. Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM ……………………………………. ……………………………………………… Cop :

(Tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh :

sambungan…

LEMBAGA PEMERIKSA

Pelantikan Lembaga Pemeriksa

Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan

Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun


LEMBAGA PEMERIKSA

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:

i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;

ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional

dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; daniv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh

dilantik, jika perlu.


TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan

Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan

Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan


TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka

kepada Urusetia Pelupusan


LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-17)


BIL

JABATAN /

BAHAGIAN

KETERANGAN ASET

UNIT KUANTITITARIKH

PEMBELIAN

TEMPOH DIGUNAKAN/ SIMPANAN

HARGA PEROLEHAN

ASAL NILAI SEMASA

NYATAKAN KEADAAN

ASET DENGAN

JELAS

SYOR KAEDAH

PELUPUSAN DAN

JUSTIFIKASI

SEUNIT

JUMLAHSEUNI

TJUMLAH

(RM) (RM) (RM) (RM)

JUMLAH KESELURUHAN


sambungan…

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa ……………………………

Tarikh pemeriksaan ……………………...………………………….

Tandatangan ………………………………..(Pengerusi)

Tempat pemeriksaan ………………………………………………..

Nama ………………………………………………

Jawatan …………...………………………………..

Tandatangan ………………………………………(Ahli)

Nama ………………………………………………

Jawatan ……………………………………………...

*(jika lebih daripada 2 orang ahli Lembaga Pemeriksa ruangan boleh ditambah)

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yangdiluluskan hendaklah dilaksanakan dalamtempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan


PELANJUTAN TEMPOH PELUPUSAN

(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu

sebelum tamat tempoh pelupusan.

Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.


PELANJUTAN TEMPOH PELUPUSAN

(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.


PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan.

Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.


KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)

Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)

Jualan Lelong Pindahan

Jualan Sisa Hadiah

Tukar Barang (Barter Trade)

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai


PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

TENDER

• Gunakan KEW.PA-21

• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22)

• Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melaluisekurang-kurangnya 1 akhbar utama

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000


TENDER

• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan

• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender

• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23

• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada KetuaJabatan.


TENDER

• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain

• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendahraan

• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak


TENDER

• Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan asettidak dibenarkan menyertai tender

• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tidak akan dikembalikan

• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untukmembolehkannya menimbang tawaran lain

• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semulaatau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan

• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawasemula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus


SEBUT HARGA

• Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan

• Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24

• Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000


SEBUT HARGA

• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutupyang ditetapkan

• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal

• Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26


SEBUT HARGA

• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan

• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak


SEBUT HARGA

• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.

• Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga


LELONG

• Dilaksanakan ke atas aset berikut:

Mempunyai nilai pasaran

Kuantiti yang banyak

Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya


LELONG

• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di KEW.PA-27

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong

• Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan


LELONG

• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan atau maksima RM1,000

• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan

• Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripadaharga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan


JUALAN SISA

• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan

• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:- Tender- Sebut harga- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu

permit)

• Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar semula


TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(a) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan(b) Aset yang mempunyai unsur keselamatan


TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(c) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik(d) Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar (e) Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran(f) Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan


TUKAR BELI (TRADE-IN)

• Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan



• Dilaksanakan berasaskan:

(a) Aset yang sama jenis(b) Aset perlu dikeluarkan sebelum

pengganti dipasang(c) Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal(d) Harga jualan dirunding antara

Kementerian/ Jabatan dengan pembekal




(e) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.(f) Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti(g) Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli(h) Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan


TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi kenderaan/ perkakasan komputer yang lain


TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)


- Aset yang sama jenis dan kegunaannya;- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya

oleh Pegawai Teknikal; dan- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih

dan penjimatan.

• Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BKEW.PA-2 Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

PINDAHAN

• Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

- Melebihi keperluan- Tidak diperlukan selepas projek siap- Obsolete/ obsolescent


PINDAHAN

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Permohonan atau keperluan Kementerian/ Jabatan

- Tidak dikenakan apa-apa bayaran

- Kos pengendalian ditanggung oleh penerima


• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Daftar aset diserah kepada Kementerian/ Jabatan penerima

- Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/ Jabatan

- Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

PINDAHAN


HADIAH

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah:

• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau

• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran


HADIAH

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

• Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuanlatihan atau pemeran

• Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan


HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Permohonan atau keperluan penerima

• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung olehpenerima

• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain


HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19)

• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja


MUSNAH

Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara:

• Ditanam• Dibakar• Dibuang• Ditenggelam


MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil:

• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll.• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak

Berkuasa berkenaan• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti

hendaklah ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek

dan sebagainya• Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) hendaklah

disediakan


KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN

Kaedah lain yang tidak dinyatakan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.


PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan


TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai


BAB F:KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA


HAPUSKIRA

TAFSIRAN OBJEKTIF

URUSETIA KEHILANGAN &

HAPUSKIRA

KUASA MELULUS

PROSES HAPUSKIRA

A) MELAPORKAN KEHILANGAN

D) LAPORAN AKHIR

E) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

B) LAPORAN AWAL

C) JAWATANKUASA

PENYIASAT


TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi

dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,

kemalangan, kebakaran, bencana

alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian

pegawai awam.


TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.


TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian


TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.


KUASA MELULUS


KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam


Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/ JABATAN


JabatanPeringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri


SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK)

YANG HILANG

5 FEBRUARI 2009


• Kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

(i) Bayaran balik ini terhad untuk walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone;

(ii) Kuasa Melulus bayaran balik ialah Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian;


(iii) Nilai semasa bagi bayaran balik adalah berdasarkan kepada nilai semasa berlaku kehilangan aset. Penentuan nilai ini

adalah berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset tersebut dan

diperakukan oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan di peringkat Jabatan atau Kementerian;

(iv) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan hendaklah melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui;

(v) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal (KEW. PA-28) seperti mana yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan;


(vi) Laporan Polis dan Laporan Awal hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan apa- apa bayaran balik dan hapus kira pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan;

(vii) Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam Kod Hasil76106 (Denda Pegawai Awam);


(viii) Bayaran balik hendaklah direkod dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan;

(ix) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar lnventori (KEW.PA- 3); dan

(x) Selepas tindakan bayaran balik dan hapus kira selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada

Perbendaharaan


SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN

SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK)

YANG HILANG

31 JULAI 2009


• Sebagai memudahkan dan menambah baik lagi sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya dilaksanakan perkara-perkara berikut:

(i) Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT dengan nilai semasanya tidak melebihi RM5,000

yang belum diputuskan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib termasuk kes-kes sebelum Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna

pakai kaedah bayaran balik;

(ii) tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang

bertanggungjawabatas kehilangan itu sekiranya terdapat

unsur-unsur kecurian,penipuan atau kecuaian; dan


(iii)skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan untuk meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan komponen strategik atau aset yang digunakan atas maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.


URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Daftar Inventori KEW. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.


URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

TUGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripadaJawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.


PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari

waktu kehilangan diketahui.


2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan,

Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.


LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-28)

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : (b) Jenama dan Model: (c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan: (e) Harga Perolehan Asal :

2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui

4. Cara bagaimana kehilangan berlaku


5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang

6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawabke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

7. Sama ada seorang pegawai telah ditahan kerja

8. No. Rujukan dan Laporan Polis

sambungan…


9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

11. Catatan:

Tandatangan Ketua JabatanNama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan

sambungan…


(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan



(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara,

Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.



(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

- Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

- Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

- Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT


(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat

dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT


Kepada:

(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

KEW. PA-29

No. Rujukan Fail:)

Tarikh:

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat

untuk menyiasat kehilangan……………………………………….(nama aset) di……………………………….Kementerian

/Jabatan /PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal …………………………………………….)

2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum …………………………..(tarikh).

Tandatangan :…………………………………….

Nama Pegawai Pengawal :…………………………………….

Kementerian/Jabatan :……………………………………..

s.k. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia


4.TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.


4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

5.Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.


(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.

Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)


LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-30)

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang

(a) Jenis Aset : (b) Jenama dan Model: (c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan: (e) Anggaran Nilai Semasa:

2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui(b) Tarikh Sebenar berlaku(c) Tempat Kejadian(d) Bagaimana kehilangan diketahui(e) Bagaimana kehilangan berlaku


3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4. Nama pegawai yang:

(i) Secara langsung menjaga aset tersebut (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu

sambungan…


5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan:

(ii) Tugasnya serta senarai tugas

(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu.

(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)

(vii) Maklumat lain, jika ada.

sambungan…


6. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

7. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

8. Rumusan Siasatan

sambungan…


9. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

sambungan…


10. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal

Syor:

Ulasan:

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

Cop Kementerian :

sambungan…


(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis

belum diperolehi.

sambungan…


(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

sambungan…


(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh

mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

sambungan…


(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan

kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

sambungan…


6.Tindakan Kementerian/ Jabatan Selepas Kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.


(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

sambungan…


KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN


Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KP(BPPA)300-15/2 Jld. 3 (29).bertarikh 6 Julai 2007

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

1.

2.

Tandatangan Ketua Jabatan :Nama :Jawatan :Tarikh :Kementerian/Jabatan :


KEW. PA-32

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/ TATATERTIB ASET ALIH KERAJAANTAHUN : …………………….KEMENTERIAN :…………………………………………………………

Bil

Ruj. Kelulusan Perbendah

araan

Kementerian/ Jabatan

Jenis Aset

Punca Kehilangan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semasa

(RM)

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

Amaun Surcaj (RM)

Tarikh Dikenakan

Jenis Hukuman

Tarikh Dikenakan

Tanda Tangan : …………………………………(Pegawai Pengawal)

Nama :Jawatan :Kementerian/Jabatan :


KEW. PA-33

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAANTAHUN : …………………….

BilKementerian/

Jabatan

Keterangan Aset

Alih

TarikhHapus Kira

Kuantiti

Anggaran Nilai Semasa

SebabDihapus kira

Harga Asal(RM)

Catatan

Seunit Jumlah

*Laporan ini mengandungi keseluruhan kes kehilangan yang berlaku pada tahun semasa samada yang telah diluluskan atau masih dalam tindakan. Sila nyatakan di ruang Catatan jika ia merupakan kes yang melibatkan surcaj/ tatatertib.

Tanda Tangan : ………………………………… (Pegawai Pengawal)

Nama :Jawatan :Kementerian/Jabatan :


PENUTUP


Terima AsetTerima Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar AsetDaftar Aset

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakLabel Aset

CetakLabel Aset

Kemaskini KEW.PA-7Kemaskini KEW.PA-7

Tempatkan AsetTempatkan Aset

Simpan Daftar Aset

Simpan Daftar Aset

Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Pengesahan Pegawai

Pengesahan Pegawai

Rekod Pergerakan

Rekod Pergerakan

Rekod Penempatan

Rekod Penempatan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Penyelenggaraan

Rekod Penyelenggaraan

Proses Kehilangan

Proses Kehilangan

Proses Pelupusan

Proses Pelupusan

Kawalan dan Pem

antauan

SPA Database

KESIMPULAN

PERTANYAAN

03-8884 9400/ 6834/

9214/ 6838

03-8884 6894 / 6824


Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

No. Tel : 03-88846924No. Faks : 03-88846800

SEKIAN, TERIMA KASIHhttp://www.moe.gov.my/bppa

tatacara pengurusan aset alih kerajaan

Education