taklimat unit pemantauan & penguatkuasaan - pn. jubina ramli

UNIT PEMANTAUAN & PENGUATKUASAAN Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA

JUBINA RAMLI

ISU-ISU PEMANTAUAN & PENGUATKUASAAN

(Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Am)

1. PENTADBIRAN KONTRAK

2. PENGUATKUASAAN KONTRAK

3. ISU PEMANTAUAN


1.1 TEMPOH SAHLAKU TAWARAN (90 hari)

bermula dari tarikh tutup iklan

Proses pembukaan dokumen sebutharga/ tender

Analisa dokumen sebutharga/ tender

14 hari untuk Sebutharga

30 hari untuk Tender

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/ Lembaga Perolehan Tender

Surat Tawaran/ Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan.

Jawapan SST dari syarikat.

Tujuan :

a) Bagi mengekalkan harga tawaran syarikat

b) Bagi melancarkan proses pembelian dan keperluan pembelajaran

dan pengajaran.


1.2 PELAKSANAAN KONTRAK

Apabila syarikat melengkapkan perkara berikut :

Surat Setuju Terima ditandatangani

Dokumen Kontrak Perjanjian yang lengkap ditandatangani

Dokumen Kontrak Perjanjian yang dimatikan setem

Bon Pelaksanaan @ ‘ Bank Guarantee’ (sekiranya ada)

Pesanan Tempatan Universiti akan dikeluarkan . Nota : Dokumen kontrak yang telah disediakan, dikemaskini dan dimuktamadkan serta ditandatangani

oleh pihak yang terlibat tidak lewat dari 4 bulan daripada surat setuju terima dikeluarkan.

Tujuan :

a) Ikatan kontrak wujud

b) Dokumen Perundangan Sah

c) Bagi memastikan penguatkuasaan kontrak dapat dilaksanakan.


1.3 DOKUMEN KONTRAK PERJANJIAN :

Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian :

a) Nama Syarikat

b) Tempoh Kontrak

c) Tempoh Bon Pelaksanaan (sekiranya ada)

d) Nilai Bon pelaksanaan (sekiranya ada);

e) Tempoh Serahan

f) Jadual Bayaran (sekiranya ada )

g) Perlanjutan/perubahan kontrak;

h) Ganti rugi kelewatan (LAD);

i) Penamatan kontrak; dan klausa-klausa lain


1.3 BON PELAKSANAAN:

Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak

bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi

kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan untuk

membayar kepada Kerajaan suatu amaun tertentu atas tuntutan

(ondemand) sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi,

memenuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.

Bon Pelaksanaan ialah deposit dalam bentuk:

a) Jaminan Bank

b) Jaminan Insurans

c) Jaminan Syarikat Kewangan

d) Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk kontrak kerja sahaja).

1. PENTADBIRAN KONTRAK 1.3 BON PELAKSANAAN :

KADAR BON PELAKSANAAN

Bon Pelaksanaan hanya dikenakan bagi kontrak bekalan atau

perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00

a) 2.5 % daripada nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau

perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00 tetapi tidak melebihi

RM500,000.00 disempurnakan.

b) 5% daripada nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan

yang melebihi RM500,000.00.

KADAR BON PELAKSANAAN

Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya

dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat

kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang

terkemudian.


1.4 PESANAN TEMPATAN UNIVERSITI (Contoh Pesanan Tempatan):

MAKLUMAT ITEM

- mengikut spesifikasi dokumen tawaran

- jenama/ model

- negara pembuat

MAKLUMAT KONTRAK

PEGAWAI TANGGUNGJAWAB

TEMPOH KONTRAK (Surat Tawaran/Kontrak Perjanjian)

TEMPOH SERAHAN

- tarikh hantaran

- mengikut tempoh serahan setiap item seperti dalam

Ringkasan Harga (maklumat 1)/ Kontrak Perjanjian (maklumat 2)

Contoh Pesanan Tempatan.docx








Tempoh Kontrak.docx

Maklumat 1 (Ringkasan Harga).docx

Maklumat 2 (Kontrak Perjanjian).docx

2. PENGUATKUASAAN KONTRAK (Kontrak Perjanjian)

“Tempoh Serahan” maksudnya tempoh dari tarikh pesanan dikeluarkan

sehingga Bekalan selesai dihantar, dipasang, diujilari, ditauliah, latihan (mana

yang berkenaan) dan setelah jumlah dan kualiti Bekalan yang telah

diserahkan didapati menurut spesifikasi, jumlah dan kualiti yang telah

dipersetujui.

Pembekalan dibuat dalam Tempoh Serahan :

Dihantar

Dipasang

Diujilari

Ditauliah

Latihan

Mengikut Spesifikasi

Mengikut kuantiti

Mengikut kualiti

Mengikut Negara Pembuat

Contoh Kontrak Perjanjian Bekalan dan Perkhidmatan (revised by PUU).doc






PENGUATKUASAAN KONTRAK

Bekalan Rosak

Bekalan Rendah Kualiti

Bekalan Tidak

Memenuhi Spesifikasi

Bekalan Tidak

Diserahkan

Bukalan Tidak

Mengikut Kuantiti

Bekalan Lewat

Diserahkan

Penamatan Kontrak/ Tarik Diri


PERMOHONAN PTJ/ SYARIKAT

SEMAKAN URUSETIA

(BHGN PEROLEHAN)

PENGESAHAN KPTJ

KELULUSAN JAWATANKUASA MELULUS ASAL (JKSH/ LPB1)

PEMAKLUMAN KEPUTUSAN

1) Lanjut Tempoh

Serahan

2) Lanjut Tempoh

Kontrak

3) Tukar Model/

Jenama

4) Tukar Spesifikasi

5) Penambahan

Had Siling

KELULUSAN

MOF

1) Tempoh Kontrak Tamat

2) Perubahan Harga

2.1 Bekalan Rosak/ Rendah Kualiti/ Tidak Menepati Spesifikasi

Isu : Obselete/ Out of stock/ End of life/ Discontinue/ Change of parts

Keperluan :

Tukar Model/ Jenama

Pindaan Spesifikasi

Tindakan :

Mendapatkan dokuemn perbandingan model/ jenama/ pindaan

spesifikasi dari pembekal.

Dapatkan PENGESAHAN J/kuasa yang meluluskan spesifikasi

asal (Contoh : J/kuasa Teknikal Peralatan Fakulti/ JPPIT/ JITE/

JITEN)

Mohon KELULUSAN Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi (JKSH)/

Lembaga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (LPB).



2.1 Bekalan Rosak/ Rendah Kualiti/ Tidak Menepati Spesifikasi

Perubahan :

Surat makluman keputusan mesyuarat akan dikeluarkan.

Pengeluaran Pesanan Tempatan Baru (sekiranya perlu).

a) Senarai Item/ jenama/ model megikut kelulusan

b) Tempoh serahan baru mengikut tempoh serahan asal.

Nota :

a) Setiap perubahan perlu dinyatakan justifikasi dan disokong dengan

dokumen-dokumen berkaitan (tindakan syarikat).

b) Perubahan harga TIDAK dibenarkan.

c) Pembekalan hanya akan dibuat selepas makluman keputusan dan

Pesanan Tempatan baru dikeluarkan.


2.2 Bekalan Tidak Diserahkan/ Tidak Memenuhi Kualiti

Isu : Barang yang dibekalkan tidak mencukupi/ Tiada pembekalan

Keperluan : Tindakan susulan di buat oleh pegawai tanggungjawab

melalui telefon/ emel/ surat / mesyuarat

Tindakan :

a) Aduan kepada Unit Kewangan Zon

b) Aduan kepada Unit Pemantauan dan Penguatkuasaan,

Bahagian Perolehan

Mesyuarat/ Surat teguran/ maklumbalas.

Dibentangkan dalam Mesyuarat Asal Melulus (JKSH/

LPB1) dn tindakan mengikut kontrak.

Perubahan :

a) pembekalan akan di buat/ Penolakan tawaran

b) Penamatan kontrak


2.3 Bekalan Lewat Diserahkan

Isu :

Masalah Pembekalan

Masalah Ruang/ Pendawaian

(Cth : masalah pendawaian/ pemasangan isolator/ keperluan 3

phase)

Masalah keberadaan pegawai UiTM

Keperluan :

Mohon lanjutan tempoh serahan

Mohon lanjutan tempoh kontrak

Tindakan PTJ/ syarikat :

Dapatkan maklumat daripada syarikat/ PTJ - berbincang

(mesyuarat sekiranya perlu).

Keluarkan surat peringatan (sekiranya perlu)



Tindakan Syarikat/ PTJ/ Bahagian Pengurusan Perolehan :

Menerima dan menyemak dokumen permohonan pelanjutan

tempoh serahan dan pengecualian denda.

Mendapatkan maklumbalas dan syor dari pihak PTJ

berdasarkan permohonan dan justifikasi kelewatan yang

dikemukakan oleh syarikat (jadual)

Nota : Memastikan pembekalan peralatan telah disempurnakan

sepenuhnya sebelum permohonan dibentangkan ke Lembaga

Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.

Menyediakan kertas kerja permohonan untuk dibentangkan ke

Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM

bagi tujuan pertimbangan dan kelulusan.

Mengeluarkan surat makluman keputusan permohonan.



Kesan :

Syarikat boleh dikenakan denda.

a) 5% bagi hari pertama kelewatan.

b) Penambahan 1% bagi hari-hari berikutnya

Dari nilai barang sehingga nilai maksimum item tersebut)

Prestasi syarikat direkod dalam laporan prestasi syarikat yang

kurang memuaskan.

Aduan dan Laporan ke Kementerian kewangan Malaysia

(MOF) – sekiranya perlu.

2. PENGUATKUASAAN KONTRAK Jadual Justifikasi Kelewatan

BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG

DOKUMEN SOKONGAN

1 KILANG TUTUP SEMPENA PERAYAAN (KRISMAS, CNY, ETC)

WAJAR – Kelewatan di luar kawalan kontraktor

1 Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Pengeluar dan salinan PO

2 KILANG TUTUP KERANA BENCANA ALAM SEPERTI BANJIR, GEMPA BUMI

WAJAR – Kelewatan di luar kawalan kontraktor


3 KELEWATAN DISEBABKAN VOLUM PENGELUARAN TINGGI

WAJAR - jika syarikat tidak melengahkan pesanan kepada

Sykt Pengeluar


4 PERUBAHAN JADUAL PENGHANTARAN (barang import)

WAJAR – jika syarikat tidak melengahkan pesanan kepada

Sykt Pengeluar

1 2

Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Penghantaran dan salinan PO Dokumen penghantaran & Proses Pelepasan Kastam

CONTOH PUNCA KELEWATAN


BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG DOKUMEN

SOKONGAN

5 SYARIKAT LEWAT TERIMA LO UiTM KERANA BERPINDAH.

TIDAK WAJAR -Syarikat sepatutnya memaklumkan pertukaran alamat kepada pihak UiTM.

6 SYARIKAT TIDAK MEMBUAT PESANAN KEPADA PRINSIPAL DALAM TEMPOH YANG MUNASABAH

TIDAK WAJAR -Syarikat sepatutnya membuat pesanan segera selepas Setuju Terima / menerima pesanan UiTM supaya Tempoh Serahan dipatuhi.

7 KELEWATAN KERANA MASALAH KEWANGAN KONTRAKTOR. Contoh:- Proses syarikat mendapatkan pembiayaan kewangan / menunggu kelulusan pembiayaan

TIDAK WAJAR -Syarikat telah mengemukakan dokumen yang menunjukkan mereka mempunyai modal minima yang mencukupi semasa pemilihan dibuat.


BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR

DISOKONG

DOKUMEN SOKONGAN

8

KELEWATAN UJILARI & LATIHAN DISEBABKAN MENGIKUT KESESUAIAN MASA / JADUAL TRAINER / PRODUCT EXPERT.

WAJAR - jika syarikat dapat buktikan mereka telah menempah tarikh dengan pihak principal / trainer awal. TIDAK WAJAR - Jika syarikat gagal buktikan mereka telah menempah tarikh dengan pihak prindipal / trainer awal.

1 Pengesahan bertulis Prinsipal / emel yang mengandungi maklumat tempahan Kontraktor kepada prinsipal / Trainer.

2 Surat / Emel / Dokumen sokongan tempahan telah dibuat awal oleh syarikat


BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR

DISOKONG

DOKUMEN SOKONGAN

9 PERTUKARAN MODEL (OBSELETE / UPGRADE) Nota: JK Teknikal berkaitan perlu membuat

analisa perbandingan bagi mengesahkan spesifikasi model baru adalah setara / lebih baik .

Permohonan pertukaran model perlu dibawa ke Jawatankuasa asal yang meluluskan tender / sebut harga untuk kelulusan.

WAJAR 1 Surat Pengesahan Syarikat Pengeluar

2 Katalog model baru

3 Jadual analisa perbandingan spesifikasi model baru dan model yang diluluskan asal.


BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG

DOKUMEN SOKONGAN

10 KELEWATAN DISEBABKAN MASALAH-MASALAH PENGURUSAN DALAMAN SYARIKAT & KURANG PENGETAHUAN TENTANG BARANG YANG DIJUAL. Contoh: •Staf bercuti / Berhenti • Kelewatan pengurusan Faktoring •Tidak faham peralatan yang dibekalkan •Peralatan / Aksesori tidak menepati spesifikasi - kerap ditolak oleh UiTM setelah beberapa kali penghantaran.

TIDAK WAJAR


BAYARAN BAGI BEKALAN


BAYARAN BAGI PERISIAN


BAYARAN BERJADUAL


Lampiran A – Borang Perakuan Terimaan Barang-barang

Lampiran B – Borang Pengesahan Kerja atau Perkhidmatan

(Pekeliling Bendahari 6/2008)

Semakan pegawai kewangan

Tarikh hantar

Tarikh ujilari

Tarikh latihan (sekiranya ada)

3. ISU PEMANTAUAN KONTRAK

3.1 Penambahan Had Siling

Isu :

Keperluan tambahan semasa.

Tempoh kontrak berbaki

Keperluan :

Mohon penambahan had siling (maksimum 50% dari jumlah

item/ tawaran sedia ada).

Tertakluk pada Arahan Perbendaharaan 201

Tindakan :

Hantar permohonan beserta justifikasi keperluan.

Lampirkan prestasi syarikat bagi kontrak sedia ada.

Mohon KELULUSAN Jawatankuasa Melulus Asal (JKSH/

LPB1 (Bekalan dan Perkhidmatan))


3.1 Penambahan Had Siling dan Pelanjutan tempoh kontrak

Arahan perbendaharaan 201 (AP.201.1(a) & 201.1. (d))

Bil Perkara

1. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga

RM500,000

2 Tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasa semasa permohonan

perubahan kontrak atau pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan

3 Perubahan kontrak dan pelanjutan konrtrak tidak melibatkan

perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak

4 Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh

maksimum adalah sehingga dua (2) tahun.

5 Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada

kontrak asal.

6 Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50%

daripada kontrak asal.


3.1 Penambahan Had Siling

Arahan perbendaharaan 201 (AP.201 (b))

Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain

dari yang disebut dalam Arahan perbendaharaan 201.1(a),

hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan

Semakan tempoh sah pendaftaran syarikat - MOF

https://sr.eperolehan.com.my

3. ISU PEMANTAUAN

3.2 Permohonan Pertukaran model/ jenama/ pindaan spesifikasi

Perubahan model

Spesifikasi tidak tepat

Katalog tidak tepat

Perubahan teknologi semasa

3.3 Permohonan Pelanjutan Tempoh serahan/ Tempoh Kontrak.

Keberadaan pegawai

Masalah Pembekalan

Kesediaan ruang/ Tiada ruang ( contoh : saiz/ penempatan/ keselamatan )

Bekalan kuasa tidak mencukupi/ kerja-kerja pendawaian(3 phase/ isolator)

Nota : pastikan keberadaan/ semakan ruang/ bekalan kuasa

3. ISU PEMANTAUAN

3.4 Penolakan Tawaran

Kenaikan harga yang terlampau mendadak (perubahan matawang)

Masalah pembekal utama.

3.5 Pembatalan Kontrak

Kegagagalan pembekalan oleh syarikat.

Spesifikasi yang terlalu terperinci/ terlalu asas/ tidak berkeperluan

Harga anggaran jabatan.

KESIMPULAN

SPESIFIKASI

TOLAK TAWARAN

PERUBAHAN MODEL/ JENAMA

PEMBATALAN KONTRAK

ANGGARAN JABATAN

TOLAK TAWARAN

PEMBATALAN KONTRAK

ANALISA

TIDAK IKUT SPESIFIKASI

GAGAL/ LEWAT SERAH

KUALITI RENDAH

PESANAN JABATAN

MAKLUMAT TIDAK JELAS

LEWAT SERAH

BARANG

PENANGGUHAN BAYARAN

PEMANTAUAN/ PENGUATKUASAAN

TERIMA KASIH

Jubina Ramli – 03 - 5544 3801

Noradilah Ismail – 03 – 5544 3323

Mohd Fauzi Basir – 03 - 5521 1641

taklimat unit pemantauan & penguatkuasaan - pn. jubina ramli

Documents