Semua Pengarah Bahagian, (11) dlm.PPS 10/4/2 BUB Jld.4 Semua Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri, 16 November 2001 Semua Jurutera Projek, Tuan, Surat Pekeliling Perbendaharaan Pembayaran Bagi Kerja-kerja Yang Telah Dilaksanakan Di Bawah Arahan Perubahan Kerja (VO) ________________________________________________________ Merujuk kepada perkara di atas, bersama-sama ini disertakan sesalinan Surat Pekeliling berkaitan untuk perhatian dan tindakan tuan sewajarnya (sila rujuk Lampiran A). 2. Melalui SPP ini Perbendaharaan memaklumkan bahawa sejak kebelakangan ini Jemaah Menteri amat mengambil berat akan pertambahan kerja yang telah disempurnakan di bawah Arahan Perubahan Kerja ( VO ). Sehubungan dengan itu pihak Perbendaharaan telah mengenakan syarat-syarat yang berikut :-

i) Setiap permohonan kelulusan VO yang dirujuk kepada Perbendaharaan hendaklah dikemukakan bersekali dengan Borang Permohonan untuk Pendahuluan (Kew. 106-Pin. 2/87) atas nama pegawai yang bertanggungjawab meluluskan VO tersebut.

ii) Sekiranya didapati VO yang dirujuk telah dilaksanakan dan adalah

tidak teratur, maka pembayaran akan diluluskan di bawah AP59. (Para AP 59 adalah seperti di Lampiran B ).

3. Menurut pemerhatian adalah didapati amalan melaksanakan Perubahan Kerja sebelum kelulusan diperolehi juga berlaku di dalam projek-projek JPS. Dengan ini, tuan adalah diingatkan untuk lebih berhati-hati pada masa-masa akan datang. Masalah akan menjadi serius sekiranya nilai/ peratusan terkumpul telah melebihi had kuasa Jabatan untuk meluluskan Perubahan Kerja tersebut.

Samb: (11)dlm.PPS. 10/4/2 CUB Jld.4

4. Sila patuhi sepenuhnya arahan-arahan/garis panduan yang diberikan didalam Surat-surat Pekeliling/Edaran Perbendaharaan dan Surat-surat Pekeliling/Edaran JPS yang berkaitan dengan perkara ini. Walaubagaimanapun sekiranya di dalam keadaan di mana Perubahan Kerja perlu dilaksanakan dengan segera peraturan-peraturan yang di gariskan didalam Surat Pekeliling Jabatan sediaada hendaklah dipatuhi. Tetapi sebarang perubahan kerja bernilai melebihi 30% daripada harga kontrak ataupun RM 6 juta (yang mana lebih rendah), kelulusan daripada pihak Perbendaharaan Malaysia hendaklah diperolehi sebelum sebarang ‘commitment’ dibuat. 5. Sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi pegawai yang bertanggunggjawab mengeluarkan arahan akan di pertanggungjawabkan sepenuhnya sekiranya VO yang dikeluarkan didapati tidak teratur.

6. Sebagai panduan bersama-sama ini disertakan carta-alir untuk panduan pihak tuan mengeluarkan arahan kerja. (sila rujuk Lampiran C)

Sekian. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “ “ CINTAILAH SUNGAI KITA “ ( DATO’ IR. HJ. KEIZRUL B.ABDULLAH ) Ketua Pengarah, Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia. s.k: Timbalan Ketua Pengarah I, Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia, Timbalan Ketua Pengarah II, Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.

(Kew. 106-Pin. 2/87)

MALAYSIA Ruj. Jabatan Ruj. Perbendaharaan Permohonan

PERMOHONAN UNTUK PENDAHULUAN

JABATAN : PENDAHULUAN : Sudah diluluskan Dikehendaki sekarang Jumlah MAKSUD PENDAHULUAN DIKEHENDAKI : TEMPOH PENDAHULUAN : CARA MEMBAYAR BALIK :

Ketua Jabatan ______________________________________________________________________________________ Diluluskan/Tidak diluluskan s.k. Akauntan Negara. Juru Audit Negara. Tarikh: .........................20.......……. .................................................……… b.p. Setiausaha Perbendaharaan

LAMPIRAN ‘B’

59 – PEMBAYARAN BAGI BARANG-BARANG DAN PERKHIDMATAN YANG YANG DIBEKAL DENGAN SUCI HATI TIDAK BOLEH DI TAHAN Walau apapun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada Kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan samada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai Kerajaan yang bertanggungjawab. Jika Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri berpuashati bahawa suatu tanggungan kontrek telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri ( Pegawai Awam ) atas nama pegawai yang berkenaan, atau, jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak dapat ditentukan dengan serta-merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan, sementara menantikan keputusan tentang bagaimana perkara itu akan diselesaikan. Hss/Hdmydoc./spvo/151101

LAMPIRAN C CARTA ALIR GARIS PANDUAN PENGELUARAN

ARAHAN PEGAWAI PENGUASA

Catatan. i) Semua arahan hendaklah dalam bentuk bertulis dengan menggunakan borang 203U dan jika melibatkan perubahan kerja ia hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa terlebih dahulu. Sekiranya arahan lisan tidak dapat dielakkan ianya hendaklah disahkan secara bertulis samada:

a) oleh kontraktor dalam tempoh 7 hari dan akan hanya berkuatkuasa sekiranya tidak dibantah oleh Pegawai Penguasa secara bertulis dalam tempoh 7 hari.

b) oleh Pegawai Penguasa secara bertulis dalam tempoh 7 hari. ii) Rujukan kelulusan Jawatankuasa Perubahan Kerja hendaklah dicatitkan dalam borang 203U. iii) Borang 203U boleh ditandatangani oleh wakil Pegawai Penguasa sekiranya tidak melibatkan perubahan kerja. Arahan-arahan yang melibatkan perubahan kerja hanya boleh ditandatangani oleh wakil Pegawai Penguasa sekiranya mendapat kebenaran bertulis dari Pegawai Penguasa. iv) Perubahan Kerja yang melebihi had kuasa Jabatan untuk meluluskan, tidak boleh dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

Arahan Pegawai Penguasa

Melibatkan Perubahan

Kerja?

Kerja- kerja Perlu Dilaksanakan

Segera ?

Dapatkan Persetujuan Secara Prinsip dari Pengarah Bahagian Atau Pengerusi Jawatankuasa Perubahan Kerja yang berkenaan

Keluarkan Arahan

Dapatkan Kelulusan J/K

Perubahan Kerja yang berkenaan

Keluarkan Arahan Pegawai Penguasa

Keluarkan Arahan Pegawai Pengusa

Dapatkan Kelulusan J/K Perubahan Kerja

Kontraktor Melaksanakan Kerja

Siap Kerja

Tidak

Tidak Ya

Ya