laporan bangkel perancangan strategik bakes 2013...urusan surat menyurat dan menyimpan semua buku,...

LAPORAN BENGKELLAPORAN BENGKELPERANCANGAN PERANCANGAN

STRATEGIK BAKES 2013

MAHKOTA HOTEL14 16 DISEMBER 201214 – 16 DISEMBER 2012

BENGKEL PERANCANGAN STRATEGIK BAKES 2013

ATURCARAATURCARA

MAHKOTA HOTELMAHKOTA HOTEL14 – 16 DISEMBER 2012

ATURCARA BENGKEL

JUMAAT (14 DISEMBER 2012)JUM ( S M 20 2)

3.00 - 8.00 mlm : Check In Hotel

7.00 - 8.00 mlm : Makan Malam

8.30 - 9.00 mlm : Taklimat /Pengenalan BengkelM d A b h dModerator : En. Azri bin Hohad

9.00 - 11.00 mlm : Bengkel IPemurniaan Perlembagaan BAKESPemurniaan Perlembagaan BAKES

11.00 mlm : Minum Malam dan Bersurai

ATURCARA BENGKELSABTU (15 DISEMBER 2012)

7.00 - 8.00 pagi : Sarapan Pagip g p g

8.30 - 10.30 pagi : Bengkel IIPenyediaan ToR Tugas Jawatankuasa Bakes

10.30 - 10.45 pagi : Minum Pagip g g

11.00 - 1.00 ptg : Bengkel IIPenyediaan ToR Tugas J/kuasa Bakes

1 00 - 2 30 ptg : Makan Tengahari dan Solat1.00 2.30 ptg : Makan Tengahari dan Solat

2.30 - 4.30 ptg : Bengkel IIIKewangan Bakes

4 30 ptg : Minum Petang dan Berehat4.30 ptg : Minum Petang dan Berehat

7.00 - 8.00 mlm : Makan Malam

8.30 - 11.00 mlm : Bengkel IVP di K l d Akti iti BAKES 2013Penyediaan Kelender Aktiviti BAKES 2013

11.00 mlm : Minum Malam & Bersurai

ATURCARA BENGKEL

AHAD (16 DISEMBER 2012)AHAD (16 DISEMBER 2012)

7.00 - 8.00 pagi : Sarapan Pagi

8.30 - 10.30 pagi : Bengkel VSemakan Semula Sumbangan BAKES

10.30 - 10.45 pagi : Minum Pagi

10.45 – 12.30 tgh : Pembentangan Hasil Bengkel

12.30 tgh : Makan Tengahari dan Check out


PENGENALANPENGENALAN


BAKES

Pertubuhan ini dikenali dengan nama BADANKEBAJIKAN STAF UNIVERSITI TEKNOLOGIMALAYSIA. Nama ringkasnya ialah BAKES.MALAYSIA. Nama ringkasnya ialah BAKES.Selepas ini disebut “BAKES” sahaja.

TUJUAN/MATLAMAT/

(1) Untuk membina suatu masyarakat penyayang, sihat danb ti i d l U i iti T k l gi M l ibermotivasi dalam Universiti Teknologi Malaysia.

(2) Mengadakan kegiatan-kegiatan untuk menanam danmeningkatkan kesedaran beragama iaitu agama rasmiMalaysia.

(3) Memupuk semangat serta nilai ukhwah dan persaudaraanserta mengeratkan tali silaturrahim dikalangan ahli BAKESserta mengeratkan tali silaturrahim dikalangan ahli BAKESdan keluarga.

(4) Menjalinkan hubungan serta kerjasama dengan badan danpertubuhan lain di luar Universiti Teknologi Malaysia danmengambil bahagian dalam aktiviti yang bersesuaian dengandasar BAKES bagi faedah dan kepentingan bersama.

(5) Mengeratkan hubungan sesama ahli.

TUJUAN/MATLAMAT/

(6) Memungut derma untuk tujuan aktiviti BAKES dengan syaratmendapatkan kelulusan daripada Pendaftar Pertubuhan dan pihakberkuasa yang berkenaan terlebih dahulu.

(7) Memohon, membeli, memiliki, memperolehi, mencagar dan menyewa tanah,rumah, bangunan dan harta tetap yang lain bagi tujuan BAKES dengansyarat kelulusan daripada pihak berkuasa tertentu diperolehi terlebih dahulu.

(8) Menjalankan perniagaan dan pelaburan dalam saluran yang dijamin olehKerajaan dan dibenarkan oleh syarak:-

“Semua wang dan keuntungan yang diperolehi oleh BAKES, hasil dari penyertaannyadalam mana-mana perniagaan dan pelaburan akan digunakan semata-mata untukmelanjutkan, memajukan dan menjalankan tujuan-tujuan BAKES dan tidak sebahagianpun daripada keuntungan itu boleh digunakan untuk membayar faedah, keuntungan ataubonus kepada sebarang ahli BAKES. Sungguhpun begitu, peruntukan ini tidakmenghalang sebarang pembayaran yang akan dibuat seperti membayar gaji atau

b l j k d d k d b hli k j BAKES i i”perbelanjaan atau kedua-duanya kepada sebarang ahli atau pekerja BAKES ini”.

KEAHLIAN

Keahlian BAKES adalah terbuka kepada semua staf berjawatan p jTetap, Kontrak dan Sementaradi Universiti Teknologi Malaysia

STRUKTUR BAKES 2012Yang DiPertua : YBhg Prof. Dato’ Dr Zaini bin UjangTimb. Yang DiPertua : Prof. Madya Dr. Hussin SalamonSetiausaha : Prof. Madya Dr. Azhar MuhammadyBendahari : En. Nasimin bin NgadiPen. Setiausaha : En. Roslan bin Abd GhaniPen. Bendahari : En. Abdul Ghani AbdullahKetua Biro Agama : Ustaz Mahyudin Md SaripKetua Biro Sukan : Tn Haji Malek Abdul GhaniKetua Biro Sukan : Tn. Haji Malek Abdul GhaniKetua Biro Wangi : Pn. Wan ZainieeahKetua Biro Pendidikan: : Prof Madya Dr. Mohd Ismail Mustari

Pn. Faizah Mohamed ShahKetua Biro Keahlian : Pn. Norlita Bte PaimanKetua Biro Laman Web : Pn. Halijah Sawal

En. Shahrim KamaruddinKetua Biro Publisiti : En. Zaimi Shaharani

En. Sezali JamaluddinKetua Biro Penerbitan : Pn Salina bte SamsuriKetua Biro Penerbitan : Pn. Salina bte Samsuri

Pn. Nor Azura bte ZamberiKetua Biro Kebajikan : Pn. Maimanah bte Ibrahim

Pn. ShahriahKetua Biro Ekonomi : En. Kamsaini bin Kamaruddin

En. Mohd Alias TohiranKetua Biro Tugas Khas : En. Azri bin Hohad

Pn. Nurul Lyana bte Mohamed Ali


PEMURNIAANPERLEMBAGAAN BAKESPERLEMBAGAAN BAKES


PERLEMBAGAAN BAKESPERLEMBAGAAN

BADAN KEBAJIKAN STAF UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

(BAKES) Fasal 1 NAMA

Pertubuhan ini dikenali dengan nama BADAN KEBAJIKAN STAF UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA. Nama ringkasnya ialah BAKES. Selepas ini disebut “BAKES” sahaja.

Fasal 2 ALAMAT TEMPAT URUSAN BERDAFTAR

Alamat tempat urusan berdaftar ialah di Pejabat Naib Canselor, Universiti Teknologi Malaysia, 81310 Johor Bahru, Johor atau di tempat lain atau tempat-g y , , p ptempat yang akan di tetapkan dari masa ke semasa oleh Jawatankuasa. Alamat tempat urusan berdaftar BAKES tidak boleh diubah tanpa kebenaran Pendaftar Pertubuhan terlebih dahulu.

Fasal 3 LAMBANG

(1) Rekabentuk : Setiausaha (2) Keterangan : Setiausaha

Fasal 4 TUJUAN / MATLAMAT

(1) Untuk membina suatu masyarakat penyayang, sihat dan bermotivasi dalam lingkungan masyarakat Universiti Teknologi Malaysia.

(2) Mengadakan kegiatan-kegiatan untuk menanam dan meningkatkan

kesedaran beragama iaitu agama rasmi Malaysia. (3) Memupuk semangat serta nilai ukhwah dan persaudaraan serta

tk t li il t hi di k l hli BAKES d k lmengeratkan tali silaturrahim di kalangan ahli BAKES dan keluarga. (4) Menjalinkan hubungan serta kerjasama dengan badan dan pertubuhan lain

diluar Universiti Teknologi Malaysia dan mengambil bahagian dalam aktiviti yang bersesuaian dengan dasar BAKES bagi faedah dan kepentingan bersama.

(5) Mengeratkan perhubungan sesama ahli. (6) Memungut derma untuk tujuan aktiviti BAKES dengan syarat mendapatkan

kelulusan daripada Pendaftar Pertubuhan dan pihak berkuasa yang p p y gberkenaan terlebih dahulu.

(7) Memohon, membeli, memiliki, memperolehi, mencagar dan menyewa tanah,

rumah, bangunan dan harta tetap yang lain bagi tujuan BAKES dengan syarat kelulusan daripada pihak berkuasa tertentu diperolehi terlebih dahulu.

PERLEMBAGAAN BAKES

PINDAANFasal 9 JAWATANKUASAFasal 9 JAWATANKUASA

(1) Suatu jawatankuasa seperti berikut yang dinamakan Jawatankuasa BAKES hendaklah dilantik dalam Mesyuarat Agung Dwi‐Tahunan:‐

a) Lantikan melalui pemilihan ;a) Lantikan melalui pemilihan ;

i. Seorang Yang Dipertua ii. Seorang Timbalan Yang Dipertua iii. Seorang Setiausaha iv. Seorang Penolong Setiausahav. Seorang Bendahari vi. Seorang Penolong Bendahari vii. 8 orang Ahli Jawatankuasa Biasa

b) Lantikan secara tetap sebagai Naib Yang DiPertua Kehormat;

i. Pengarah, Pusat Islam*ii. Dekan, Fakulti Tamadun Islam*

* Sekiranya mereka tidak dilantik mana‐mana jawatan di 1 (a) i ‐ vii

c) Lantikan secara tetap sebagai Ahli Jawatankuasa Biasa seorang wakil WANGI dan Sukan oleh pihak WANGI/Unit Sukan;


BIDANG TUGAS


YANG DIPERTUA

TUGAS UTAMA

Y DiP d l hYang DiPertua, dalam tempohmenyandang jawatannya, hendaklahmenjadi Pengerusi semua Mesyuaratj g yAgung dan semua MesyuaratJawatankuasa Eksekutif dan ber-tanggungjawab atas kesempurnaantanggungjawab atas kesempurnaanperjalanan semua mesyuarat.

YANG DIPERTUA

1 Mengetuai pembentukan dasar & polisi BAKES1. Mengetuai pembentukan dasar & polisi BAKESi

2. Mengetuai Jawatankuasa Eksekutif BAKES

3. Mempengerusikan Mesyuarat Agung & MesyuaratJawatankuasa Eksekutif BAKES

4. Pemutus bagi sesuatu keputusan segera yangperlu dibuat oleh BAKES tertakluk keputusanpe u d buat o e S te ta u eputusaberkenaan hendaklah dimaklumkan secepatmungkin kepada Jawatankuasa Eksekutif BAKES

5 Salah seorang yang bertanggungjawab menanda-5. Salah seorang yang bertanggungjawab menanda-tangani cek BAKES selain Setiausaha dan Bendahari

6. Jurucakap rasmi BAKES

TIMBALAN YANG DIPERTUA

TUGAS UTAMA

Ti b l Y DiPTimbalan Yang DiPertuahendaklah membantu YangDiPertua menjalankan tugas-j gtugasnya dan memangku jawatanYang DiPertua semasaketiadaannyaketiadaannya.

TIMBALAN YANG DIPERTUA

1. Mengetuai Jawatankuasa Eksekutif Bakes ketikaketiadaan Yang DiPertua (YDP)ketiadaan Yang DiPertua (YDP)

2. Mempengerusikan Mesyuarat JawatankuasaEksekutif Bakes ketika ketiadaan Yang DiPertua

3. Menjadi pemutus bagi sesuatu keputusan segerayang perlu dibuat oleh Bakes ketika ketiadaanYDP tertakluk keputusan berkenaan hendaklahdimaklumkan secepat mungkin kepada YangDiPertua dan Jawatankuasa Eksekutif Bakes

4. Jurucakap rasmi Bakes ketika ketiadaan Yangp gDipertua

5. Menjalankan Tugas Khas serta hubungan luaryang diminta oleh Yang DiPertua/ Jawatankuasayang diminta oleh Yang DiPertua/ JawatankuasaEksekutif Bakes

SETIAUSAHA

TUGAS UTAMASetiausaha hendaklah menjalankan kerja pentadbiranBakes mengikut Perlembagaan dan hendaklah iamelaksanakan keputusan Mesyuarat Agung danJawatankuasa. Ia bertanggungjawab mengendalikanurusan surat menyurat dan menyimpan semua buku,surat, kertas, kecuali akaun dan buku-buku kewangan.Setiausaha hendaklah menyimpan buku daftar ahli yangmengandungi butir-butir seperti nama, tempat lahir,tarikh lahir, nombor kad pengenalan, pekerjaan, namadan alamat jabatan dan alamat rumah kediaman tiap-tiap ahli. Ia hendaklah hadir dalam semua mesyuarat danmembuat catatan mesyuarat. Setiausaha hendaklahdalam masa 60 hari dari tarikh Mesyuarat Agung Dwi-Tahunan diadakan, mengirimkan penyata tahunanBakes kepada Pendaftar Pertubuhan sebagaimana yangdikehendaki dibawah Seksyen 14 (1) AktaPertubuhan,1966.

SETIAUSAHA

1. Bertanggungjawab dalam mengaturkan. e a ggu gja ab da a e ga u aMesyuarat Agung dan Mesyuarat JawatankuasaEksekutif Bakes

2 Menyediakan surat menyurat minit mesyuarat2. Menyediakan surat menyurat, minit mesyuarat,kertas kerja dan laporan untuk pembentanganmesyuarat

3. Merekod dan memfailkan setiap maklumat dengancermat dan selamat

4. Bertanggungjawab untuk menandatangani cekgg gj gBakes selain daripada Yang DiPertua danBendahari

5 Memastikan kelancaran pentadbiran BAKES5. Memastikan kelancaran pentadbiran BAKES.

PENOLONG SETIAUSAHA

TUGAS UTAMA

Penolong Setiausaha hendaklahmenolong Setiausaha menjalankankerja-kerjanya dan memangkukerja kerjanya dan memangkujawatan itu semasa ketiadaanSetiausaha.

PENOLONG SETIAUSAHA

1. Menjalankan tugas-tugas Setiausaha semasaketiadaannya.ketiadaannya.

2. Bertanggungjawab untuk menyelaras urusanmerekod dan mengemaskini keahlian Bakesg

3. Bertanggungjawab untuk menyelaras rekodkehadiran ahli di aktiviti Bakes

4. Menguruskan pemberian sijil penghargaankepada ahli/jawatankuasa yang terlibat dalam

g B kprogram Bakes

5. Menguruskan surat penghargaan kepada ahliBAKES yang mendapat pengiktirafan/kenaikanBAKES yang mendapat pengiktirafan/kenaikanpangkat.

BENDAHARI

TUGAS UTAMA

Bendahari adalah bertanggungjawabBendahari adalah bertanggungjawabberkenaan semua hal kewanganBAKES. Beliau hendaklah membuatd i ki ki / kdan menyimpan kira-kira/akaunberkenaan semua perkara kewangandan bertanggungjawab atas ketepatan-nya.

BENDAHARI

1. Bertanggungjawab terhadap semua urusankewangan Bakes

2. Bertanggungjawab untuk menyedia danmembentang laporan kewangan pada setiapMesyuarat Agung dan Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat Agung dan Mesyuarat JawatankuasaEksekutif Bakes.

3. Memberi nasihat, teguran dan cadangan yangb i k d J t k Ek k tifbersesuaian kepada Jawatankuasa EksekutifBakes sebagai langkah pematuhan tatacarakewangan.

4. Bertanggungjawab menyimpan buku akaun, cekdan resit BAKES.

5 Bertanggungjawab menandatangani cek selain5. Bertanggungjawab menandatangani cek selaindaripada Yang DiPertua dan Setiausaha

PENOLONG BENDAHARI

TUGAS UTAMA

Penolong Bendahari hendaklahmenolong Bendahari menjalankank j k j d kkerja-kerjanya dan memangkujawatan itu semasa ketiadaannya.

PENOLONG BENDAHARI

1. Bertanggungjawab terhadap semua urusankewangan Bakes bekerjasama denganBendahari

2 Bertanggungjawab untuk menyedia dan2. Bertanggungjawab untuk menyedia danmembentang laporan kewangan pada setiapMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes jikaBendahari tidak hadir

3. Memberi nasihat, teguran dan cadangan yangbersesuaian kepada Jawatankuasa EksekutifBakes sebagai langkah pematuhan tatacarakewangan.

4 Bertanggungjawab bersama-sama Bendahari4. Bertanggungjawab bersama-sama Bendaharimenyimpan buku akaun, cek dan resit Bakes.

BIRO PENDIDIKAN

1. Bertanggungjawab membentuk JawatankuasaPelaksana BiroPelaksana Biro

2. Merancang dan melaksanakan program-programkeilmuan seperti kursus/pendidikan kepada ahlidan keluarga ahli (contoh Kursus KeluargaBahagia, Kursus Kecemerlangan UPSR/PMR/SPM dan sebagainya)

3. Merancang dan melaksanakan Summer Kem(Contohh : kursus IT) bagi ahli atau anak-anakahli

4. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklah meng-y p ghantar wakil.

BIRO KEBAJIKAN

1. Bertanggungjawab membentuk JawatankuasaPelaksana Biro

2. Menyelaraskan semua program berbentukkebajikan ahli seperti Jamuan Hari Raya, JamuanPerpisahan dan sebagainyaPerpisahan dan sebagainya

3. Menguruskan semua urusan kebajikan ahli sepertiUcapan takziah, Ucapan Tahniah dan sebagainya

4. Membuat kutipan derma kilat bagi ahli yangditimpa musibah (Contoh kematian, banjir,kebakaran penyakit kronik)kebakaran, penyakit kronik)

5. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklah meng-hantar wakil.

BIRO DOKUMENTASI

1. Bertanggungjawab membentuk Jawatan-kuasa Pelaksana Birokuasa Pelaksana Biro

2. Bertanggungjawab menyelaras penerbitanBuletin Bakes sebanyak 4 edisi setahun

3. Bertanggungjawab mengambil danmenyimpan gambar-gambar aktivitiBAKESBAKES

4. Bertanggungjawab menerbitkan pampletBakes setiap tahun

5. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.S ki tid k d t h di h d kl hSekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO PUBLISITI


2. Bertanggungjawab terhadap publisiti Bakes

3. Memastikan semua program Bakesmendapat liputan dalam Akhbar/SkudaiPost

4. Bertanggungjawab menghebahkan sebarangmakluman dalam facebook

5. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklahSekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. Bertanggungjawab membentuk Jawatan-k P l k Bikuasa Pelaksana Biro

2. Bertanggungjawab terhadap web Bakes

3. Bertanggungjawab terhadap pembangunanFacebook Bakes

4. Bertanggungjawab mengemaskini emelgroups Ahli Bakes dan JawatankuasaBakes

5. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Bakes. Sekiranyatidak dapat hadir hendaklah menghantarwakil.

BIRO SUKAN & REKREASI

1 B t j b b t k J t1. Bertanggungjawab membentuk Jawatan-kuasa Pelaksana Biro

2 Bertanggungjawab terhadap perancangan2. Bertanggungjawab terhadap perancangandan perlaksanaan semua aktiviti sukanBAKES

3. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO KEAHLIAN

1. Bertanggungjawab membentuk Jawatan-k P l k Bikuasa Pelaksana Biro

2. Bertanggungjawab terhadap perancangandan perlaksanaan semua aktiviti mening-dan perlaksanaan semua aktiviti mening-katkan keahlian BAKES

3. Membuka meja BAKES di programUniversiti seperti Perjumpaan BulananNaib Canselor, Hari Keluarga UTM dansebagainya

4. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklahSekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO EKONOMI

1. Bertanggungjawab membentuk Jawatan-kuasa Pelaksana Biro

2. Bertanggungjawab menganjurkan aktivitiyang menjana kewangan Bakes (ContohGerai Konvo, Seminar, Jualan cenderamataBakes, Jualan semasa aktiviti Bakes)

3. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriM t J t k Ek k tif B kMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.Sekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO AGAMA

1. Bertanggungjawab membentuk JawatankuasaPelaksana BiroPelaksana Biro

2. Bertanggungjawab terhadap perancangan danpelaksanaan aktiviti berikut;

- Maulidul Rasul- Maal Hijrah- Lambaian Ramadhan- Bubur Lambuk Bakes- Israk Mikraj- Seminar Pemantapan Solat- Program Korban

3. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bakes.y JSekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

BIRO TUGAS KHAS


2. Bertanggungjawab terhadap perancangandan perlaksanaan semua aktiviti Tugasdan perlaksanaan semua aktiviti TugasKhas yang dipertanggungjawabkan(Contoh Baju Rasmi Bakes, CenderamataBAKES dan sebagainya)g y

3. Mengendalikan Bengkel PerancanganStrategik Bakes setiap tahun

3. Ketua Biro bertanggungjawab menghadiriMesyuarat Jawatankuasa Bakes.S ki tid k d t h di h d kl hSekiranya tidak dapat hadir hendaklahmenghantar wakil.

PEMERIKSA KIRA-KIRA

Pemeriksa kira-kira diminta memeriksaakaun/kewangan Bakes dari semasa kesemasa. Mengemukakan laporan kepadaJawatankuasa Bakes sekurang-kurangnya3 b l k li3 bulan sekali;

a) Memeriksa kira-kira Bakessekurang kurangnya 3 bulansekurang- kurangnya 3 bulansekali

b) Menghantar laporan kepada JKb) Menghantar laporan kepada JKBakes sekurangnya 3 bulan sekali

c) Audit aset sekurang-kurangnya 3) g g ybulan sekali.


KEWANGAN


ISU KEWANGAN

1. PEMBENTANGAN KEWANGAN BAKES- Laporan gagal dibentangkan setiap Mesyuarat

Jawatankuasa Eksekutif bulanan BAKES

KKetetapan

a) Mesti diberi keutamaan agar pembentangan dapatdilaksanakan setiap kali mesyuaratdilaksanakan setiap kali mesyuarat

b) Penolong Bendahari mesti mewakili Bendahari jikaBendahari tidak dapat hadirBendahari tidak dapat hadir

c) Timbalan Yang DiPertua diminta berbincang denganBendahari

Tindakan : Timb. YDipertua

ISU KEWANGAN

2. SASARAN MENINGKATKAN KEWANGAN BAKES

Ketetapan

) Ti k k j l h hlia) Tingkatkan jumlah ahli

b) Tingkatkan jumlah pinjaman Public BankBeri ruang untuk ceramah dan sebagainya- Beri ruang untuk ceramah dan sebagainya

c) Dapatkan produk baru seperti Public Bank

d) Menganjur Seminar/Kursus yang boleh menjanapendapatan

Tindakan : Semua AJK BAKES

ISU KEWANGAN

3. KEWANGAN WANGI- Tuntutan berlebihan Wangi- Adakan Skim Hadiah Kecemerlangan

KKetetapan

a) Pembahagian wang yuran tidak tertakluk jumlahsebenar ahlisebenar ahli

b) Adakan perjumpaan Jawatankuasa Eksekutif Bakesdengan Exco WANGIdengan Exco WANGI

b) Tuntutan Wangi UTM KL mestidibuat melalui Wangi UTM JBahrug


ISU KEWANGAN

4. PERUNTUKAN KEWANGAN UTM KUALA LUMPUR- Agihan Peruntukan

Ketetapan

a) Dipercepatkan urusan pembentukan Biro Bakes UTMKuala Lumpur


ISU KEWANGAN

5. SISTEM KEWANGAN BAKES

Ketetapan

) Di t j i di tk b i ta) Dipersetujui agar dipercepatkan pembangunan sistemkewangan berkomputer Bakes dengan peruntukankewangan sebanyak RM1000.00.

Tindakan : Bendahari

ISU KEWANGAN

6. SIMPANAN WANG BAKES

Ketetapan

) Di j i di i k i di ia) Dipersetujui diasingkan simpanan wang yang diterimadaripada Public Bank dalam akaun berasing.

a) Dikira semua (back dated) untuk diqada zakatnya dia) Dikira semua (back dated) untuk diqada zakatnya diPusat Islam UTM.

Tindakan : Bendahari


KELENDAR BAKES 2013


JANUARI 2013

TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TINDAKAN/STATUSSTATUS

03‐01‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BAKESBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

04 06 B k l P St t ik BAKES 2013 Bi T Kh04 ‐ 0601.2013

Bengkel Perancangan Strategik BAKES 2013Mahkota Hotel, Melaka

Biro Tugas KhasDiawalkan 15‐12‐12

07‐01‐13 Kaunter Keahlian BAKESP j B l B N ib C l

Biro KeahlianPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

25‐01‐13 Maulidur RasulDewan Senat UTM

Biro Agama

30‐01‐13 Mesyuarat Agung BAKES 2013 Universiti Teknologi Malaysia

Setiausaha

31‐01‐13 Pelancaran Facebook BAKES Biro IT31 01 13 Pelancaran Facebook BAKESMesyuarat Agung Bakes 2013

Biro IT

FEBRUARI 2013


04‐02‐13 Kuanter Keahlian BAKESPerjumpaan Bulanan Bersama NC

Biro Keahlian

04 02 13 M t J t k Ek k tif BAKES S ti h04‐02‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BAKESBilik Mesyuarat, FTI

Setiausaha

09‐02‐13 Bangkel Mukmin ProfesionalD S l I k d

Biro PendidikanBi Ek iDewan Sultan Iskandar Biro Ekonomi

23‐02‐13 Memancing Ria BAKESTasik UTM

Biro Sukan

BulanFebruari

Mengendalikan Kebajikan Ahli, Ucapan Tahniah, Ucapan Takziah, Skim Kebajikan Bakes dan lain‐lain

Biro Kebajikan

MAC 2013


04‐03‐13 Kaunter Keahlian BAKESPerjumpaan Bulanan Bersama NC

Biro Keahlian

06 03 13 M t J t k Ek k tif BAKES S ti h06‐03‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BAKESBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

23‐03‐13 Cara Gaya BelajarD S l I k d

Biro PendidikanBi Ek iDewan Sultan Iskandar Biro Ekonomi

31‐03‐13 Emel Groups Ahli & Jawatakuasa BAKES DisiapkanUniversiti Teknologi Malaysia

Biro IT

31‐03‐13 Penerbitan Buletin BAKESUniversiti Teknologi Malaysia

Biro Penerbitan

Bulan Mengendalikan Kebajikan Ahli Ucapan Tahniah Biro KebajikanBulanMac


Biro Kebajikan

APRIL 2013


01‐04‐13 Kuanter Keahlian BAKESPerjumpaan Bulanan Bersama NC

Biro Keahlian

03 04 13 M t J t k Ek k tif BAKES S ti h03‐04‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BAKESBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

07‐04‐13 Bowling Keluarga BAKESSk d i P d

Biro SukanSkudai Parade

00‐04‐13 Jualan Gerai Konvo BAKESDataran Fakulti Sains

Biro Ekonomi

00 ‐ 0004.2013

Kursus Pemantapan SolatDewan Al Ghazali, Masjid Sultan Ismail

Biro Agama

Bulan Mengendalikan Kebajikan Ahli Ucapan Tahniah Biro KebajikanBulanApril


Biro Kebajikan

MEI 2013


06‐05‐13 Kaunter Keahlian BAKESPerjumpaan Bulanan Bersama NC

Biro Keahlian

08 05 13 M t J t k Ek k tif B k S ti h08‐05‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BakesBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

10‐05‐13 Celik Mata & Jiwa Prof. Dr. MuhayaD S l I k d

Biro PendidikanDewan Sultan Iskandar

31‐05‐13 Laman Web Bakes Versi 2013Universiti Teknologi Malaysia

Biro IT

BulanMei


Biro Kebajikan

JUN 2013


1 – 206.2013

Teknik Menjawab UPSR Berita HarianKompleks Dewan Kuliah N24

Biro Pendidikan

03 06 13 K t K hli BAKES Bi K hli03‐06‐13 Kaunter Keahlian BAKESPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

Biro Keahlian

05‐06‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BAKESl k

SetiausahaBilik Mesyuarat FTI

06‐06‐13 Isyak MakrajDewan Senat

Biro Agama

20‐06‐13 Berbasikal BAKES Bersama Naib CanselorSekitar UTM Johor Bahru

Biro Sukan

22 ‐ 23 Teknik Menjawab PMR Berita Harian Biro Pendidikan22 ‐ 2306.2013

Teknik Menjawab PMR Berita HarianKompleks Dewan Kuliah N24

Biro Pendidikan

30‐06‐13 Penerbitan Buletin BAKESUniversiti Teknologi Malaysia

Biro Penerbitan

JULAI 2013


01‐07‐13 Kaunter Keahlian BakesPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

Biro Keahlian


Setiausaha

06‐07‐13 Golf Terbuka BakesP d G lf S i

Biro EkonomiPadang Golf Senai

6 ‐ 707.2013

Teknik Menjawap SPM Berita HarianKompleks Dewan Kuliah N24

Biro Pendidikan

06‐07‐13 Lambaian Ramadhan BakesDewan Senat

Biro Agama

Bulan Mengendalikan Kebajikan Ahli Ucapan Tahniah Biro KebajikanBulanJulai


Biro Kebajikan

OGOS 2013


01‐08‐13 Bubur Lambuk Ramadhan BakesPusat Islam UTM

Biro Agama

02 08 13 B b k P B k Bi A02‐08‐13 Berbuka Puasa BakesPusat Islam

Biro Agama

05‐08‐13 Kaunter Keahlian Bakesl b l

Biro KeahlianPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

21‐08‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BakesBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

30‐08‐13 Gerai Jamuan Hari Raya UniversitiDataran Agora/Alumni

Biro Agama

Bulan Mengendalikan Kebajikan Ahli Ucapan Tahniah Biro KebajikanBulanOgos


Biro Kebajikan

SEPTEMBER 2013



Biro Keahlian


Setiausaha

14 ‐ 1609 2013

Kembara Dakwah BAKESB k k Th il d

Biro Agama09.2013 Bangkok, Thailand

30‐09‐13 Jualan Gerai KonvoDataran Fakulti Sains

Biro Ekonomi

31‐09‐13 Penerbitan Buletin BakesUniversiti Teknologi Malaysia

Biro Penerbitan

Bulan Mengendalikan Kebajikan Ahli Ucapan Tahniah Biro KebajikanBulanSeptem


Biro Kebajikan

OKTOBER 2013


02‐10‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BakesBilik Mesyuarat FTI

Setiausaha

07 10 13 K t K hli B k Bi K hli07‐10‐13 Kaunter Keahlian BakesPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

Biro Keahlian

12‐10‐13 Jungle Tracking Keluarga Bakes Biro SukanHutan UTM

27‐10‐13 Hari Keluarga BakesPadang UTM

Biro Kebajikan

BulanOktober


Biro Kebajikan

NOVEMBER 2013



Biro Keahlian

05 11 13 S b t M l Hij h B k Bi A05‐11‐13 Sambutan Maal Hijrah BakesDewan Senat UTM

Biro Agama

06‐11‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BakesBilik M FTI

SetiausahaBilik Mesyuarat, FTI

24‐11‐13 Senamrobik Keluarga BakesPadang Kawad UTM

Biro Sukan

BulanNov


Biro Kebajikan

DISEMBER 2013


02‐12‐13 Kuanter Keahlian BakesPerjumpaan Bulanan Bersama Naib Canselor

Biro Keahlian

04 12 13 M t J t k Ek k tif B k S ti h04‐12‐13 Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif BakesBilik Mesyuarat, FTI

Setiausaha

31‐12‐13 Penerbitan Buletin BakesU i i i T k l i M l i

Biro PenerbitanUniversiti Teknologi Malaysia

BulanDisemb


Biro Kebajikan

PROGRAM UTAMA 2013

Sinar Bahagia BAKESSinar Bahagia BAKESBersama Tokoh

Teknik Menjawab UPSR/PMR/SPM BAKES UTM - Berita Harian

Kembara Dakwah BAKES

Diputuskan 3 program diatas merupakan program utama BAKES bagi tahun2013. Program ini akan dipantau dalam setiap Mesyuarat Bulanan

Jawatankuasa Eksekutif BAKES

Salah satu dirancangkan untuk menjadi program “brand” BAKES


SEMAKAN SKIMSEMAKAN SKIMKEBAJIKAN BAKES KEBAJIKAN BAKES


SKIM KEBAJIKAN BAKES

1. PEMBIAYAAN KEWANGAN SKIM QARDUL HASAN

Kadar maksima pembiayaan adalah sebanyak RM1,000.00 sahaja dandibayar balik dalam tempoh masa maksima 10 bulan. (Bayaran wangproses akan ditolak daripada pinjaman yang diluluskan sebanyakproses akan ditolak daripada pinjaman yang diluluskan sebanyakRM10.00) – Pinjaman dinaikkan ke RM1,000 mulai Februari, 2012(Kelulusan Mesyuarat Agung BAKES ke 8 2012)

KETETAPAN

a) Kekal ikut kelayakan

b) Yang ada masalah dirujuk kepada Panel Skim QardulHasan terdiri daripada TYDP, Setiausaha &B d h i (k 2 d i d 3)Bendahari (korum 2 daripada 3)


•Khairat KematianBantuan kewangan kerana kematian. Untuk ahli RM1,000.00, suami/isteri RM400.00 manakala keluarga terdekat seperti ibu/bapa/anak RM100.00 sahaja.

2. KHAIRAT KEMATIAN

Bantuan kewangan kerana kematian- Ahli : RM1,000.00- Suami/isteri : RM400.00Suami/isteri : RM400.00 - Keluarga terdekat seperti ibu/bapa/anak: RM100.00

KETETAPAN

Kadar baru ditetapkan seperti berikut:- Ahli : RM1,000.00- Suami/isteri : RM500.00 - Keluarga terdekat seperti ibu/bapa/anak: RM200.00

Berkuatkuasa mulai 1 Januari 2013



3. BANTUAN KERANA BENCANA

Bantuan untuk ahli yang ditimpa bencana seperti banjir, terbakar,keilatan kekal dan sebagainya. Bantuan maksima sebanyakRM400.00RM400.00

KETETAPAN

3. BANTUAN KERANA BENCANA

Bantuan untuk ahli yang ditimpa bencana mengakibatkan kerosakanseperti banjir terbakar (rumah yang didiami) keilatan kekal danseperti banjir, terbakar (rumah yang didiami), keilatan kekal dansebagainya.

Bantuan maksima sebanyak RM500.00

Sekiranya suami dan isteri menjadi ahli, kedua-duanya adalah layak


4. ANUGERAH KECEMERLANGAN AKADEMIK AHLI /ANAK

Anugerah berupa wang tunai untuk ahli/anak ahli yang cemerlang dalamPeperiksaan UPSR, PMR, SPM, STPM, Diploma dan Ijazah. Tahap kelayakananugerah diberikan mengikut kelayakan minima seperti berikut : UPSR – 5A(RM50) PMR – 6A (RM100) SPM – 7A (RM200) STPM – 4 Prinsipal A(RM50), PMR – 6A (RM100), SPM – 7A (RM200), STPM – 4 Prinsipal A(RM500) manakala bagi peringkat Diploma (RM700) dan Ijazah (RM1000)adalah kelas pertama sahaja.

KETETAPAN

Kemudahan sedia ada dikekalkan dan ditambah) UPSR/D rj h Kh s (P ngk t S tu) RM50a) UPSR/Darjah Khas (Pangkat Satu) - RM50

Sijil Rendah Agama (Mumtaz)b) Sijil Menengah Agama (Mumtaz) - RM100c) Sijil Tinggi Agama Malaysia (Mumtaz) - RM500d) Tahfiz (30 juzuk & Bersahadah) - RM500


5. SUMBANGAN MASUK WAD

Sumbangan kepada ahli dan keluarga yang dimasukkan ke wadhospital melebihi 3 hari (Contoh : Masuk 1 hb keluar 4 hb) Tempoh 3hari adalah bermalam di wad selama 3 malam. Sumbangan diberikanhari adalah bermalam di wad selama 3 malam. Sumbangan diberikanuntuk tempoh sekali setahun sahaja walaupun dimasukkan wadberulang kali. Sumbangan berupa wang tunai, ahli – RM50.00manakala keluarga terdekat ahli RM30.00g

KETETAPAN

Kadar Baru Ahli - RM100Kadar Baru Ahli Keluarga Terdekat - RM50.00

K d b b k tk d 1 J i 2013Kadar baru berkuatkuasa pada 1 Januari 2013



6. SUMBANGAN PERKAHWINAN

Sumbangan kepada ahli yang berkahwin buat kali pertama sahaja. Sumbangan berupa wang tunai RM100.00

KETETAPAN

Sumbangan kepada ahli yang berkahwinSumbangan berupa wang tunai RM100.00

Berkuatkuasa pada 1 Januari 2013


•Khairat KematianBantuan kewangan kerana kematian. Untuk ahli RM1,000.00, suami/isteri RM400.00 manakala keluarga terdekat seperti ibu/bapa/anak RM100.00 sahaja.•SumbanganMenunaikan HajiSumbangan untuk ahli yang menunaikan Haji Sumbangan adalah sebanyak RM100.00 .

8. SUMBANGAN BAKAL PESARA

Sumbangan berupa pemberian cenderamata BAKES yang akandiserahkan bersama semasa majlis meraikan pesara oleh pihak

i i iUniversiti.

KETETAPANKETETAPAN

8. SUMBANGAN MENAMATKAN PERKHIDMATAN DIUTMUTM

Sumbangan berupa cendermata BAKESMenjadi ahli BAKES sekurang-kurangnya 3 tahunj g g y

b)



9. SUMBANGAN HAJI

Sumbangan untuk ahli yang menunaikan Haji.Sumbangan adalah sebanyak RM100

KETETAPAN

9. SUMBANGAN HAJI

Sumbangan untuk ahli yang menunaikan Ibadah HajiSumbangan untuk ahli yang menunaikan Ibadah Hajisekali semasa menjadi ahli BAKES sebanyak RM100



10. SUMBANGAN HAJI

Sumbangan untuk ahli yang menunaikan Haji.Sumbangan adalah sebanyak RM100

KETETAPAN

9. SUMBANGAN HAJI

Sumbangan untuk ahli yang menunaikan Ibadah HajiSumbangan untuk ahli yang menunaikan Ibadah Hajisekali semasa menjadi ahli BAKES sebanyak RM100


KEPUTUSANKEPUTUSANBENGKEL BENGKEL


KETETAPAN BENGKEL

KET PERLEMBAGAAN BAKES TINDAKAN/STATUSSTATUS

1 Ditetapkan Perlembagaan BAKES yang telahdiperhalusi semula, mesti dibawa dalamMesyuarat Agung BAKES yang terdekat dan

Setiausaha Kerja

Mesyuarat Agung BAKES yang terdekat dandimajukan untuk kelulusan PendaftarPertubuhan selewat-lewatnya 31 Mac 2013

KET TOR AHLI JAWATANKUASA EKSEKUTIF DANBIRO BAKES

TINDAKAN/STATUS

2 Ditetapkan Bidang Tugas (TOR) AhliJawatankuasa Eksekutif & Biro BAKES adalahseperti yang telah disediakan dan digunapakaimulai dari tarikh Bangkel Perancangan

Setiausaha Kerja

g gStrategik BAKES 2013

KETETAPAN BENGKEL

KET ISU KEWANGAN TINDAKAN/STATUSSTATUS

3 Ditetapkan 6 Isu Kewangan yang telahdibangkit dan diputuskan dalam bengkelPerancangan Strategik Bakes 2013 diambil

Timb. YDipertuaBendahariSetiausaha KerjaPerancangan Strategik Bakes 2013 diambil

tindakan selanjutnya.Setiausaha Kerja

KET KALENDER AKTIVITI BAKES 2013 TINDAKAN/STATUS

4 Ditetapkan Perancangan Aktiviti BAKES bagiTahun 2013 adalah seperti Kalender AktivitiBAKES yang telah disediakan.

Setiausaha Kerja

KETETAPAN BENGKEL

KET SKIM KEBAJIKAN BAKES TINDAKAN/STATUSSTATUS

5 Ditetapkan semua perubahan yang dilakukanberkuatkuasa 1 Januari 2013.

Setiausaha Kerja

KET NAMA JAWATANKUASA BAKES TINDAKAN/STATUS

6 Ditetapkan mulai dari Bengkel PrancanganStrategik BAKES 2012, nama “JawatankuasaBAKES” dipinda kepada “JawatankuasaEksekutif BAKES”

Setiausaha Kerja

KETETAPAN BENGKEL

KET KURSUS/BENGKEL KHAS BAGI AHLI JAWATAN-KUASA EKSEKUTIF BAKES YANG BARU BAKES

TINDAKAN/STATUSKUASA EKSEKUTIF BAKES YANG BARU BAKES STATUS

7 Ditetapkan selepas Mesyuarat Agung BAKES,diadakan Kursus/Bengkel bagi Ahli Jawatan-kuasa Eksekutif BAKES meliputi Perlembagaan,

Biro Tugas Khas

kuasa Eksekutif BAKES meliputi Perlembagaan,TOR Jawatankuasa BAKES, Skim Kebajikan dansebagainya

KET MESYUARAT AGUNG BAKES 2013 TINDAKAN/STATUS

8 Ditetapkan Mesyuarat Agung BAKES 2013 mestidiadakan sebelum 31 Mac 2013 sepertiditetapkan dalam Perlembagaan.

Setiausaha Kerja

Ditetapkan pada 30 Januari 2013

KETETAPAN BENGKEL

KET PENGURANGAN AHLI JAWATANKUASA BIASABAKES

TINDAKAN/STATUSBAKES STATUS

9 Ditetapkan bilangan Ahli JawatankuasaEksekutif Biasa BAKES yang dilantik dalamMesyuarat Agung dikurangkan mengikut jumlah

Setiausaha

Mesyuarat Agung dikurangkan mengikut jumlahsebenar biro-biro yang ada iaitu 12 orangkepada 8 orang sahaja.

KET WAKIL TETAP BIRO AGAMA, BIRO SUKAN DANBIRO AGAMA

TINDAKAN/STATUS

10 Ditetapkan pihak yang mengendalikan BiroAgama, Biro Sukan dan Biro WANGI mestimengemukakan Wakil Tetap dalam MesyuaratJawatankuasa Eksekutif BAKES.

Timb. YDipertua

KETETAPAN BENGKEL

KET MASALAH BIRO SUKAN BAKES TINDAKAN/STATUSSTATUS

11 Ditetapkan diadakan perbincangan khas antarapihak BAKES dengan Pengarah, Unit Sukan bagimencari penyelesaian masalah komitmen Unit

Timb. YDipertua

mencari penyelesaian masalah komitmen UnitSukan kepada BAKES

KET MASALAH PRESTASI BIRO BAKES YANGKURANG MEMBERANGSANGKAN

TINDAKAN/STATUS

12 Bagi mengatasi masalah prestasi biro-biroBAKES yang kurang memberangsangkan,diputuskan dikuatkuasakan peraturan semuabiro yang ada mesti membentang laporan biro

Setiausaha Kerja

y g g pdalam setiap Mesyuarat JawatankuasaEksekutif.

KETETAPAN BENGKEL

KET SKIM KEBAJIKAN BAKES TINDAKAN/STATUSSTATUS

13 Ditetapkan bagi tujuan pemantauan semuasenarai nama penerima Skim Kebajikan Stafmesti dibentangkan dalam Mesyuarat

Setiausaha Kerja

mesti dibentangkan dalam MesyuaratJawatankuasa Eksekutif BAKES termasuk keskhas memerlukan keputusan.

KET TAKAFUL KHAIRAT KEMATIAN TINDAKAN/STATUS

12 Ditetapkan diusahakan satu plan takaful bagikhairat kematian untuk ahli BAKES. Cadanganini akan dibawa dalam Mesyuarat Agungdengan peningkatan yuran.

Pen. Bendahari

g p g y

KETETAPAN BENGKEL

KET BIRO BAKES UTM KUALA LUMPUR TINDAKAN/STATUSSTATUS

15 Bagi menjadikan pengurusan ahli-ahli danaktiviti BAKES di UTM Kuala Lumpur lebihteratur, ditetapkan disegerakan penubuhan Biro

Timb. YDipertua

teratur, ditetapkan disegerakan penubuhan BiroBAKES UTM Kuala Lumpur.

KET ELAUN MESYUARAT TINDAKAN/STATUS

16 Ditetapkan diusulkan diwujudkan elaunkehadiran Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutifberjumlah RM20.00 setiap AJK. Perkara iniakan dibawa dalam Mesyuarat Agung BAKES

Biro Publisiti

y g gterdekat untuk kelulusan.

RENUNGAN BERSAMA

“Sesiapa yang menjadikan dirinya pemimpinSesiapa yang menjadikan dirinya pemimpin, hendaklah mula memimpin dirinya sebelum

memimpin orang lain”memimpin orang lain(Ali bin Abu Thalib)

i“Research have found that leaders with poor leadership skills generate poor results, hil d l d d d dwhilst good leaders tend to produce good

result for their organizations”(Zenger and Folkman, 2004)


TERIMATERIMAKASIH KASIH


laporan bangkel perancangan strategik bakes 2013...urusan surat menyurat dan menyimpan semua buku,...

Documents