spesifikasi tugas

Adalah dimaklumkan bahawa walaupun dengan adanya sepsifikasi tugas ini,

penambahbaikan atau cadangan atau tambahan tugas-tugas di bawah

Jawatankuasa masing-masing adalah digalakkan selaras dengan kesesuaian dan

keperluan situasi.

1. Secara umumnya, semua jawatankuasa perlu ada :

a. Jawatankuasa kecil masing-masing (ketua, penolong ketua, setiausaha

dan sebagainya)

b. Gambar-gambar perancangan dan pelaksanaan yang dilakukan dalam

kalangan jawatankuasa masing-masing

c. Laporan S.W.O.T analysis sebelum, semasa dan selepas hendaklah

dihantar kepada Setiausaha Majlis Tertinggi Larian Mesra 1 Malaysia :

1 Murid, 1 Sukan selewat-lewatnya dua hari selepas berlangsungnya

Larian Mesra tersebut (untuk tujuan dokumentasi).

d. Setiap Jawatankuasa Kerja hendaklah (wajib) menjalankan sekurang-

kurangnya 5 kali mesyuarat atau perjumpaan bermula Mei 2013

sehingga 20 Januari 2013 yang mempunyai rekod minit mesyuarat dan

pelan tindakan serta senarai semak tugas masing-masing.

2. Sebarang permasalahan, permintaan, pertimbangan dan keraguan yang

memerlukan keputusan atau jawapan, berurusanlah dengan Pengerusi, Naib

Pengerusi, Setiausaha atau terus kepada Pensyarah Pembimbing masing-

masing.

3. Setiap ahli-ahli jawatankuasa sama ada AJK Tertinggi mahupun ahli-ahli

biasa dinasihatkan dan diwajibkan mempunyai satu folder/fail yang

mengandungi segala informasi, laporan, refleksi dan apa-apa sahaja

berkaitan Larian Mesra 1 Malaysia : 1 Murid 1 Sukan.

Yang menurut perintah,

…………………………….

Setiausaha Larian Mesra 1 Malaysia : 1 Murid 1 Sukan 2014

IPG Kampus Pendidikan Teknik.

SPESIFIKASI TUGAS

AJK TERTINGGI

JAWATAN & SPESIFIKASI TUGAS TARIKH CATATAN

PENGERUSI

1. Mengurus jawatan kuasa

mengikut peraturan yang telah

ditetapkan atau melaksanakan

kepututsan Mesyuarat

Jawatankuasa Kerja.

2. Mempengerusikan mesyuarat

atau perjumpaan

Jawatankuasa Kerja.

3. Merancang, melaksana dan

menyelia aktiviti

Jawatankuasa Kerja.

4. Menjadi pengantara pihak

atasan dengan ahli-ahli

jawatankuasa.

5. Membuat keputusan di dalam

mesyuarat dengan

persetujuan pihak atasan.

6. Memastikan ahli-ahli

jawatankuasa untuk

menjalankan tanggungjawab

masing-masing.

7. Memantau perkembangan

atau pelaksanaan yang

dirancang dan dilaksanakan

oleh ahli-ahli jawatankuasa.

8. Meneliti catatn minit

mesyuarat dan memastikan

segala keputusan diambil

tindakan yang sewajarnya.

9. Menjalankan tugas-tugas lain

yang diarahkan oleh penasihat

atau pensyarah pembimbing

dari semasa ke semasa.

NAIB PENGERUSI

1. Mempengerusikan mesyuarat

atau perjumpaan seandainya

pengerusi tidak dapat hadir

atas urusan penting.

2. Memantau pergerakan setiap

jawatankuasa agar

melaksanakan tugas masing-

masing.

3. Membantu pengerusi dalam

urusan pentadbiran.

4. Memastikan ahli-ahli

jawatankuasa untuk

menjalankan tanggungjawab

masing-masing.

5. Memantau perkembangan

atau pelaksanaan yang

dirancang dan dilaksanakan

oleh ahli-ahli jawatankuasa.





SETIAUSAHA

1. Menyimpan pendaftaran ahli-

ahli Jawatankuasa Kerja

2. Menunaikan tugas-tugas

umum Jawatankuasa Kerja

sebagaimana yang diarahkan

oleh Pengerusi atau Timbalan

Pengerusi yang menggantikan

beliau.

3. Membuat urusan surat-

menyurat dengan pihak luar,

pentadbir IPG atau ahli-ahli

Jawatankuasa Kerja.

4. Menjemput dan mengedar

surat panggilan untuk semua

jenis mesyuarat.

5. Menjalankan tugas mengikut

ketetapan perlembagaan

persatuan.

6. Merekod kegiatan gerak kerja

Jawatankuasa Kerja.

7. Merekod, mencatat,

menandatangani dan

menyimpan minit semua

mesyuarat dan membuat

laporan aktiviti.

8. Mencatat kehadiran ahli.

9. Menyimpan semua dokumen

yang berkaitan Jawatankuasa

Kerja.

10.Bertanggungjawab memanggil

Mesyuarat Agung dan

mesyuarat Jawatankuasa

Kerja apabila diarahkan.

11.Menjalankan tugas-tugas lain

yang diminta oleh penasihat



NAIB SETIAUSAHA

1. Membantu setiausaha untuk

menjalankan segala tugas dan

tanggungjawabnya.

2. Menjalankan tugas setiausaha

sewaktu ketiadaan

setiausaha.





BENDAHARI

1. Bertanggungjawab tentang

semua hal berkaitan urusan

kewangan.

2. Membuat dan menyimpan

kira-kira tentang semua

perkara berkaitan kewangan

dan bertanggungjawab atas

kesahihannya (bukti) seperti

resit, penyata dan sebagainya.

3. Melaporkan kedudukan

kewangan

4. Berkolaborasi dengan individu

yang menguruskan baju

pegawai

5. Dapat jumlah sebenar wang

yang digunakan untuk urusan

pembeliaan baju pegawai

6. Berkolaborasi dengan individu

yang menguruskan makanan.

Dapatkan jumlah sebenar

perbelanjaan untuk makanan

(makanan pegawai)

7. Dapatkan jumlah sebenar

perbelanjaan lain-lain.

Contoh : banting, banner,

seranta, keceriaan , ajk

perasmiaan, hadiah dan

cenderahati.

AJK KEPEGAWAIAN

TUGAS TARIKH CATATAN

Di dalam jawatankuasa sendiri,

ketua AJK Kepegawaian

menetapkan tugas masing-

masing sewaktu hari kejadian

(contohnya, marshal, runner

dan sebagainya)

Memberi taklimat kepada

semua pegawai berkenaan

perjalanan Larian Mesra

Menyediakan dan menentukan

jadual perjalanan larian mesra

Menentukan dan memilih ketua

setiap checkpoint

Memastikan bahawa tiada jalan

pintas untuk laluan peserta

larian mesra

Pencatat keputusan rasmi

Pencatat masa

Bertanggungjawab dalam

menyediakan data penyertaan

dan keputusan

AJK KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN


Memohon bantuan sukarela

(JPAM, RELA atau POLIS)

untuk bantuan keselamatan.

Jika perlu, urusan surat-

menyurat hendaklah dilakukan.

*rujuk pensyarah pembimbing

untuk pengesahan

Menjaga kawasan check point

Memantau keselamatan

kawasan trek

Meronda kawasan tersebut

sehingga tamat larian

Memastikan semua peserta

larian sampai ke tempat

berkumpul

AJK DOKUMENTASI


Mendapatkan sebuah video

cam.

Mengambil gambar dan juga

video sebelum acara

berlangsung semasa dan

selepas

Menyiapkan penyuntingan

video dan gambar-gambar

Larian Mesra dalam tempoh

tiga hari untuk review

pensyarah pembimbing

AJK URUSETIA


Mengkategorikan peserta larian

mesra mengikut kategori

masing-masing

Mengetahui kod kategori

Menguruskan borang

pendaftaran staf dan pensyarah

Menguruskan pendaftaran staf

dan pesnyarah semasa larian

mesra

Menguruskan minuman dan

makanan untuk sarapan pagi

kepada staf dan pensyarah

Membantu ajk kepegawaian

apabila selesai tugas semasa

larian mesra

Menjaga nombor

Menguruskan pembahagian

dan kelengkapan nombor

peserta

Mengeluarkan buku maklumat

Urusetia yang mengandungi

semua maklumat mengenai

Jawatankuasa Larian Mesra,

pegawai terlibat dan lain-lain

maklumat yang dapat

membantu kontinjen dan para

petugas melicinkan lagi tugas

masing-masing

Membantu kerja-kerja

setiausaha

Menjadi pusat pengaduan

kepada semua berkaitan

dengan apa-apa masalah yang

dihadapi pada hari kejadian.

Menyediakan carta yang kemas

berhubung dengan keputusan

larian mesra yang terkini untuk

makluman dan tindakan ketua

rumah sukan yang terlibat.

AJK SIARAYA


Meneliti peralatan yang akan

digunakan

Meneliti kawasan acara untuk

mengenal pasti

kemudahan asas dan juga

keadaan kawasan tersebut

Membuat design dan

menempah bunting

Membuat poster dan iklan

(lakaran peta trek, tarikh serta

masa)

Berjumpa pensyarah untuk

menujukkan poster

Memilih lagu-lagu yang sesuai

untuk dipasangkan semasa

acara

Membuat tag pegawai

Mencipta logo larian mesra dan

menerangkan sebab-sebab

memilih logo tersebut

AJK KECEMASAN


Memohon atau meminjam peti

kecemasan

Memohon pertolongan Unit

Beruniform Persatuan Bulan

Sabit Merah atau hospital yang

berkenaan

Menguruskan dan memberi

bantuan awal kepada peserta

yang cedera sewaktu larian

Berkolaborasi dengan AJK

KESELAMATAN semasa larian

dijalankan

Mengenal pasti kawasan yang

dijangka akan berlaku

kecederaan

Memastikan semua peserta

tidak mengalami kecederaan

semasa larian.

Menyenaraikan peralatan yang

ingin digunakan kepada AJK

PERALATAN

Menyediakan peta kedudukan

pegawai-pegawai keselamatan

yang bertugas

AJK KEBERSIHAN DAN KECERIAAN


Membuat jadual bertugas untuk

pegawai-pegawai

membersihkan kawasan

kejadian mengikut kawasan

(contohnya, TESL 2

membersihkan kawasan

senamrobik)

Meninjau kawasan untuk

perancangan menceriakan

Menyenaraikan peralatan yang

akan digunakan (seperti plastic

sampah hitam, penyapu dan

sebagainya) dan menyerahkan

kepada AJK PERALATAN

Menghias kawasan perasmian

dan tempat

berkumpul para pelajar

mengikut rumah sukan masing-

masing

Kebersihan kawasan sebelum,

semasa dan selepas

AJK TEKNIKAL


Memeriksa dan menyukat

laluan trek untuk larian mesra

Menyediakan jadual bertugas

untuk pegawai-pegawai pada

hari kejadian

Menyediakan jadual pelepasan

peserta larian mesra mengikut

kategori

Mengesan kedudukan untuk

diletakkan checkpoint

Menyiapkan borang untuk

merekod masa dan nombor

giliran peserta pada hari

kejadian

Memastikan laluan trek larian

mesra ditandakan dengan

penunjuk laluan

membantu mana-mana pelajar

yang memerlukan bantuan

sepanjang trek larian mesra

Bertanggungjawab dalam

semua perkara berkaitan

teknikal

AJK PERALATAN


Menyediakan borang khas

(borang inventori) untuk

diedarkan kepada semua AJK

untuk mengetahui peralatan

yang ingin digunakan.

Contoh AJK : AJK kecemasan,

pegawai, teknikal, hadiah dan

cenderamata, perasmian

Membuat tempahan awal

sekurang-kurangnya seminggu

sebelum penggunaan.

Menguruskan proses

penempahan dan peminjaman

alatan untuk pertandingan

seperti kerusi, meja, kon, papan

markah, khemah dan

sebagainya.

Pastikan barang-barang yang

ingin digunakan pada hari

kejadian telah disediakan

sekurang-kurangnya 3 hari

sebelum.

Buat satu senarai semak

berkaitan dengan peralatan

yang dipinjam bagi

mengelakkan kehilangan.

Memasangkan kain rentang dan

perhiasan di kawasan

pertandingan dan di kawasan

majlis penyampaian hadiah

berlangsung

Memastikan semua alatan dan

persiapan tempat telah lengkap

dan mencukupi.

Kumpul peralatan yang dipinjam

selepas habis majlis. Pastikan

peralatan dipulangkan dalam

kuantiti yang sama semasa

pinjam.


teknikal berkaitan dengan

susunan meja dan kerusi (jika

ada)

AJK MAKANAN


Mengira belanjawan makanan

pegawai dan serahkan kepada

bendahari.

Menguruskan bahagian

perancangan dan urusan

pembelian serta penempahan

makanan.

Menyediakan tempat VIP

menjamu selera dan

mempersiapkan hiasan meja

VIP makan dengan kerjasama

AJK Jemputan dan AJK

Protokol.

Mengenal pasti keseluruhan

jumlah peserta termasuk

pensyarah, staf dan pegawai.

Menyemak bilangan dan masa

jamuan agar memudahkan

pengagihan makanan dan tepat

pada masanya.

Membuat pembungkusan dan

pengagihan makanan mengikut

kumpulan AJK bagi makanan

pegawai.

Memastikan air minuman dan

makanan cukup pada hari

kejadian.

Memastikan kawasan bertugas

bersih.

AJK PROTOKOL


Susunan tempat duduk VIP

.

Mendapat senarai tetamu VIP

Menyediakan dan menentukan

jadual latihan bagi upacara

pembukaan dan upacara

Menyediakan teks ucapan

tetamu kehormat untuk majlis

perasmian/penutupan

Menyediakan teks bacaan doa

dan melantik pembaca doa

Mengambil berat tentang

keperluan VIP

Memastikan para peserta telah

bersedia lebih awal ketika acara

perasmian atau penutupan.

Menyambut serta mengiring

para jemputan dan hadirin ke

tempat duduk mereka

Menyediakan roset untuk

jemputan yang bersesuaian.

Mempastikan protokol semasa

menerima hadiah dipatuhi


HADIAH tentang cenderamata

VIP

Menjaga kawalan peserta larian

mesra.

Memastikan pakaian peserta

larian mesra mengikut kod etika

pakaian iaitu lengkap

berpakaian sukan mengikut t-

shirt rumah sukan masing-

masing beserta nombor.

Memastikan program berjalan

mengikut aturcara bagi setiap

aktiviti dari awal sehingga akhir.

Memastikan program dijalankan

mengikut prosedur protokol

professional.

Menguruskan upacara

pemotongan reben sebagai

simbol perasmian program.

Menguruskan upacara

penyampaian cenderahati

AJK PERASMIAN DAN SIMBOLIK


Memikirkan tentang gimik

perasmian

Mengambil kira keselamatan,

kebersihan dan gangguan yang

boleh berlaku pada waktu gimik

dijalankan.

Berkejasama dengan AJK

tugas-tugas khas

Bekerjasama dengan AJK

protokol untuk menyusun

susunan tempat duduk VIP

AJK JEMPUTAN


Mencari alamat dan menulis

surat kepada IPTA/IPTS/IPG

untuk menjemput penyertaan

daripada pihak mereka.

Mendapatkan RSVP atau surat

maklum balas penyertaan

daripada IPTA/IPTS/IPG

Membuat kad jemputan dan

borang pendaftaran penyertaan

untuk VIP, pensyarah dan staf

sokongan.

Mendapatkan maklumat

berkenaan tetamu jemputan

(contohnya elergi makanan atau

ada apa-apa permintaan

khusus) dan senaraikan untuk

langkah berjaga-jaga

Menyambut kedatangan VIP

Menyediakan keperluan VIP

Menguruskan peserta kategori

open

Memberikan nombor yang

boleh dihubungi (pengerusi,

naib pengerusi, setiausaha,

AJK Disiplin dan Pendaftaran)

kepada peserta jemputan

seandainya ada apa-apa

masalah

AJK DISIPLIN DAN PENDAFTARAN


Mendapatkan senarai nama

peserta guru pelatih IPG dan

juga senarai nama peserta

larian mesra bagi kategori open

Mendapatkan senarai nama

pensyarah dan staf yang akan

menyertai acara larian mesra ini

Membuat satu senarai

kehadiran perserta mengikut

kelas dan semester

Borang kehadiran buat dalam 2

salinan (kehadiran awal dan

akhir)

Menguruskan nombor

pendaftaran peserta larian

mesra

Berkolaborasi bersama ketua

rumah sukan untuk

mendapatkan senarai nama

peserta larian mengikut rumah

Membuat statistik kehadiran

pelajar mengikut semester

Memantau disiplin peserta

sepanjang hari kejadian

Memeriksa jadual perjalanan

bas/van/kenderaan peserta

jemputan masuk ke kawasan

maktab

AJK BUKU PROGRAM


Kumpul maklumat berkenaan

dengan larian mesra

(Contohnya: Kategori peserta,

peraturan,pemarkahan, ahli

jawatankuasa pensyarah dan

pelajar)

Menyusun atur cara majlis

Merangka dan mereka buku

program untuk review

pensyarah pembimbing

Edarkan buku program kepada

VIP dan pensyarah

AJK HADIAH DAN CENDERAMATA


Memeriksa hadiah yang akan

diberikan kepada peserta

Menyenaraikan alatan yang

ingin digunakan dan serahkan

kepada AJK Peralatan

Menyediakan cenderamata

untuk VIP

Menempah hadiah (plaque)

yang sesuai dan mencukupi

Menempah atau menyediakan

cenderamata untuk tetamu

yang hadir dan menyerahkan

kepada AJK Sambutan

Menghias semua hadiah

Menyusun hadiah mengikut

kategori

Menyampaikan hadiah.

Mengumpul semula

hadiah/plaque yang perlu

disimpan semula oleh IPG.

Menyediakan anggaran

perbelanjaan.

Menyediakan dan memastikan

jenis, bilangan hadiah dan sijil

mencukupi.

Susun atur hadiah,

cenderamata dan sijil mengikut

teks pengacara majlis sewaktu

penyampaian hadiah dan

cendermata

Sentiasa berhubung dengan

juru acara majlis dan AJK

Kepegawaian untuk

penyelarasan aturcara

penyampaian

AJK PENGACARAAN MAJLIS DAN TEKS UCAPAN


Menyediakan teks ucapan

megikut format yang betul

*rujuk kepada pensyarah

pembimbing untuk bantuan

Bekerjasama dengan AJK

Kepegawaian dan AJK Hadiah

dan Cenderamata untuk

markah dan keputusan

Periksa nama-nama VIP,

pensyarah, staf, dan peserta

agar tidak tersalah nama

Dapatkan maklumat terkini

berkenaan siapa yang akan

berucap

Buat que card

AJK TUGAS-TUGAS KHAS


Membantu AJK Perasmian dan

Simbolik yang meguruskan aksi

gimik

Menyediakan pelajar untuk

senamrobik

Menolong mana-mana AJK

yang memerlukan bantuan.

Contohnya AJK Perasmian dan

Simbolik, Keceriaan dan

Kepegawaian.

Meguruskan penginapan serta

keperluan peserta jemputan

Menguruskan nombor staf dan

pensyarah.

Menjaga kawasan

Membantu AJK yang

menguruskan persiapan tempat

pada hari tersebut

‘Runner’ semasa majlis

berlangsung

spesifikasi tugas

Documents