sokongan halaman: 1/14 pengurusan sumber …reg.upm.edu.my/eiso/docs/20130903165034arahan...

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05

Halaman: 1/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN

Tarikh: 10/09/2013

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara permohonan Cuti Bersalin Lebih Awal (CBLA) dan Cuti Bersalin (CB) staf berjawatan tetap dan kontrak.

2.0 SKOP

Arahan Kerja ini meliputi pengurusan permohonan, penerimaan dan kelulusan CBLA dan CB.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007

Kemudahan Cuti Menjaga Anak

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010

Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam

- E-Panduan Kemudahan Cuti

- Panduan Cuti On Web (Pegawai yang Melaksana)

- Panduan Cuti On Web (Umum)




Halaman: 2/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CBLA : Cuti Bersalin Lebih Awal

CB : Cuti Bersalin

CR : Cuti Rehat

CG : Cuti Gantian

CTG : Cuti Tanpa Gaji

e-Cuti : Sistem Permohonan Cuti Online

PEND : Pejabat Pendaftar

KB : Ketua Bahagian

KS : Ketua Seksyen

PTJ : Pusat Tanggungjawab

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PL : Pegawai Pelulus

PS : Pegawai Penyokong

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM : Pegawai yang Melaksana

Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab

Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab

Pembantu Makmal

Pembantu Perpustakaan

Penolong Pegawai Sains

Penolong Pegawai Tadbir

Penolong Pengurus Asrama

Pegawai Sains




Halaman: 3/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen

Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.




Halaman: 4/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

6.0 CARTA ALIR

7.57.6

Tidak

Ya

7.1

7.2

7.3

7.4

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

Tidak

7.13

7.14

Ya

7.15

7.16

7.17

Ya

7.18

Tidak

7.19

7.20

7.21

7.22

7.23

Tidak

Tidak

Ya

7.24

Isi Borang Permohonan CB

Mohon CBLA ?

A

Mula

Tamat

Semak Borang dan

Kelayakan

Layak?

Ya

Tidak

Ya

Ambil CR/CG/

CTG

Dapatkan Sokongan/

Kelulusan

Disokong/

Kelulusan?

Maklum Kelulusan dan

Simpan Rekod CBLA

Terima Perakuan Bersalin

Semak Kelayakan CB

Sah dan Perakui CB

A

Rekod Dalam Sistem e-Cuti

Ambil CTG ?

Isi Borang Permohonan CTG

Semak Borang Permohonan

Disokong ?

Majukan ke Pejabat Pendaftar

Mohon Kelulusan Kuasa

Tertentu

LulusMaklum

Pemohonan

Tidak Lulus

Maklum Pemohonan Lulus

Kemaskini Rekod

7.12




Halaman: 5/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2

Isi Borang Permohonan CB 7.2.1 Cetak dan Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12

(Permohonan Cuti Bersalin) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

7.2.2 Hantar borang permohonan CB yang lengkap ke

PTJ dalam tempoh Empat Belas (14) hari dari tarikh dijangka bersalin (nyatakan ulasan sekiranya bersalin diluar jangka). Buat pilihan :

ambil CBLA/CB

ambil CB sahaja 7.2.3 Tentukan tempoh CB yang hendak diambil pada

borang permohonan samada antara 60 hari sehingga 90 hari. Keputusan pemilihan adalah muktamad.

7.2.4 Lampir surat pengesahan dari hospital/klinik

Kerajaan atau swasta yang mengesahkan tarikh dijangka bersalin jika hendak memohon CBLA.

Rujuk:

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.

E-Panduan Kemudahan Cuti.

Pemohon/PYM

Pemohon

Pemohon

Pemohon/PYM




Halaman: 6/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.3 Mohon CBLA 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.

PYM

PYM

7.4 Semak Borang dan Kelayakan 7.4.1 Semak borang yang diterima disertakan surat

pengesahan dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta jika memohon CBLA.

7.4.2 Semak jumlah hari yang layak untuk ambil CB

supaya tidak melebihi jumlah 300 hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT PTJ/ PYM

PT PTJ/ PYM

7.5 Layak ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.

PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM

7.6 Ambil CR/CG/CTG

7.6.1 Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika telah menghabiskan kelayakan CB yang diperuntukan.

7.6.2 Buat permohonan CR atau CG melalui Sistem

e-Cuti.

7.6.3 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) atau SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) untuk anggota keselamatan yang bertugas syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang/Kampus Bintulu.

7.6.4 Ambil CTG jika tiada kelayakan CR atau CG. Isi

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan

Pemohon/ PT PTJ/PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

Pemohon/ PT PTJ/PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM




Halaman: 7/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan). Rujuk:

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.

7.7 Dapatkan Sokongan/Kelulusan 7.7.1 Hantar borang permohonan untuk mendapatkan sokongan/kelulusan untuk mengambil CBLA/CB.

KPTJ/KJ/PL/PS PT PTJ/PYM

7.8 Disokong/Kelulusan? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10

PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM

7.9

Maklum Kelulusan dan Simpan Rekod CBLA

7.9.1 Maklum kepada pemohon keputusan kelulusan CBLA (lulus atau tidak lulus).

7.9.2 Simpan dan masuk kelulusan permohonan CBLA ke

dalam Fail Cuti Staf sehingga mendapat surat perakuan bersalin sebenar.

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.10 Terima Perakuan Bersalin

7.10.1 Terima sijil perakuan bersalin daripada staf samada dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta dalam tempoh tujuh (7) hari berkerja daripada tarikh bersalin.

7.10.2 Tampal sijil perakuan bersalin pada borang

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’).

Pemohon/ PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM




Halaman: 8/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.10.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika sijil perakuan bersalin tidak diserahkan dalam tempoh yang dinyatakan pada 7.10.1.

Pemohon/PYM

7.11 Semak Kelayakan CB 7.11.1 Semak rekod pada Fail Cuti Staf jika ada

mengambil kemudahan CBLA. Rujuk:

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.

7.11.2 Semak kelayakan pemohon untuk diberi

kemudahan Cuti Bersalin. 7.11.3 Ambil kira jumlah kelayakan hari Cuti Bersalin

mulai dari tarikh staf mengambil CBLA (jika ada).

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.12

Sah dan Perakui CB 7.12.1 Hantar sijil perakuan bersalin kepada PS/PL untuk mendapatkan pengesahan dan perakuan.

PYM

7.13 Rekod Dalam Sistem e-Cuti 7.13.1 Rekod tarikh kelulusan cuti bersalin ke dalam

Sistem e-Cuti selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) hari bekerja daripada tarikh kelulusan di terima.

PYM

7.14 Ambil CTG ?

7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.15. 7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.

Pemohon/PYM

PYM




Halaman: 9/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.15 Isi Borang Permohonan CTG 7.15.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan

Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) selewat-lewatnya tiga (3) minggu sebelum memulakan CTG.

7.15.2 Hantar borang permohonan lengkap kepada PYM untuk mendapatkan sokongan KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

7.16 Semak Borang Permohonan 7.16.1 Terima dan semak borang permohonan. Hantar kepada KPTJ/KJ untuk mendapatkan sokongan.

PYM

7.17 Disokong ? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18. 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.

PYM

PYM

7.18 Majukan ke Pejabat Pendaftar 7.18.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.

7.18.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

PYM

7.19 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.19.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/PT/

PT (P/O)




Halaman: 10/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.20 Lulus? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22. 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan 7.23.

PT/ PT (P/O)

PT/ PT (P/O)

7.21 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.21.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan tidak lulus.

PT/PT( P/O)

7.22 Maklum Permohonan Lulus 7.22.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan lulus.

7.22.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.

7.22.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT/PT( P/O)

PT( P/O)

PT( P/O)




Halaman: 11/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

7.23 Kemaskini Rekod 7.23.1 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod

kualiti yang berkenaan :

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin);

surat perakuan oleh Pegawai Perubatan tarikh dijangka bersalin lebih awal;

sijil perakuan bersalin;

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) yang lengkap

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat); yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian);

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji)

PYM

7.23.2 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin);

sijil perakuan bersalin;

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji)

PT (P/O)

7.24 Tamat




Halaman: 12/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin) yang lengkap

Surat Pengesahan Tarikh Dijangka Bersalin Oleh Pegawai Perubatan

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti

Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’)

yang lengkap

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) yang lengkap

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap

Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan

PYM

PTJ

Sepanjang tempoh perkhidmatan

PTJ

2. e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)

UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)

UPM/(kod PTJ /100-43/2/7

(Sistem e-Cuti)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC

PYM

iDEC

PTJ

PTJ

http://www.putra.upm.edu.my/




Halaman: 13/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

3.

e-IHRAMS

Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC

Ketua Seksyen Teknologi

Maklumat dan Komunikasi (ICT)

iDEC




Halaman: 14/14

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 10/09/2013

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia/ Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu pensijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali

Ke-2


WP 08/08/2011

02 02 SOK (BUM)

3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke

231


WP 09/05/2012

02 03 SOK-BUM 05/2013

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke

239

KB, Pengurusan Sumber Manusia

WP 10/09/2013

sokongan halaman: 1/14 pengurusan sumber …reg.upm.edu.my/eiso/docs/20130903165034arahan...

Documents