PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC)

2012

Sistem Permohonan Ke

Luar Negara (SPLN)

M a n u a l P e n g g u n a 1.0

B L O K 5 & 7 , P U T R A I N F O P O R T - I O I R E S O R T , J A L A N K A J A N G - P U C H O N G ,

4 3 4 0 0 U P M S E R D A N G , S E L A N G O R D A R U L E H S A N

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |i

Kandungan

1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA............................................. 1

2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA ........................................... 2

3.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN ................... 3

4.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – CARIAN PERMOHONAN ................................... 5

5.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN ...... 7

6.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – SENARAI CUTI AM ............................................ 8

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |1

1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA

Mula

Permohonan ke

luar negara

Semakan

Permohonan

Tugas Rasmi?

Pengesahan

Peruntukan/

Perbelanjaan

Ya

Perakuan

Permohonan

Tidak

Ya

Kelulusan

Permohonan

Sokongan

Permohonan

Tamat

Permohonan

daripada

TNC?

Tidak

Petunjuk :

Tindakan oleh Pemohon

Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor

Tindakan oleh Pejabat Bendahari

Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor)

Tindakan oleh Ketua PTJ

Tindakan oleh Naib Canselor

1.1 FUNGSI KESELURUHAN Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :-

Fungsi Keterangan Permohonan ke luar negara

Pemohon memohon ke luar negara

Semakan permohonan

Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima

Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan

Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan

Perakuan Permohonan

Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara

Sokongan Permohonan

Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor

Kelulusan Permohonan

Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |2

2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA

2.1 Taipkan URL sistem iaitu http://spln.upm.edu.my pada pelayar Internet Explorer.

2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan.

Kemudian, klik pada butang Login.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |3

3.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN

3.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Permohonan Untuk Semakan

3.2 Skrin Semakan permohonan dipaparkan.

3.3 Tempoh Status Permohonan boleh dilihat apabila klik pada Tarikh Permohonan.

3.4 Klik no permohonan untuk proses semakan.

3.5 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan

3.6 Pilih status semakan di medan Status.

3.7 Jika status adalah dikembalikan, wajib lengkapkan alasan pada medan Alasan.

3.8 Taip catatan pada medan Catatan/Lain-Lain.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |4

3.9 Pilih klasifikasi risiko bagi permohonan.

Perhatian : Sistem akan memaparkan Klasifikasi Risiko mengikut syarat yang telah ditetapkan tetapi boleh diubah mengikut kesesuaian.

High Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Tugas Rasmi’ o Peruntukan = ‘Lain-lain Sumber’

atau

o Tujuan perjalanan = ‘Perjalanan Bukan Tugas Rasmi’ o Kekerapan = lebih 5 kali ke luar Negara bagi 1 tahun semasa

Medium Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Tugas Rasmi’ o Peruntukan = ‘Mengurus’ / ‘Penyelidikan/akaun amanah’

Low Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Bukan Tugas Rasmi’

3.10 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK

3.11 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan dengan status urusetia terkini.

3.12 Klik butang Proses untuk tindakan pihak selanjutnya. Mesej berikut dipaparkan.

Klik butang OK.

3.13 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |5

4.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – CARIAN PERMOHONAN

4.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Carian Permohonan

4.2 Skrin carian permohonan dipaparkan.

4.3 Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /pilih Jenis Perjalanan/ pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /Jenis Perjalanan/Status Terkini.

Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan.

4.4 Klik butang Carian.

4.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan.

4.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan.

4.7 Klik No Permohonan untuk paparan permohonan.

4.8 Borang permohonan dipaparkan.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |6

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |7

5.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN

5.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Emel Permohonan Untuk Kelulusan

5.2 Senarai permohonan untuk diemel kepada Naib Canselor dipaparkan.

Perhatian : Hanya permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua PTJ dipaparkan.

5.3 Klik untuk tidak menghantar maklumat permohonan kepada Naib Canselor.

5.4 Klik butang Hantar untuk memaklumkan kepada Naib Canselor melalui email berkenaan permohonan untuk kelulusan.

Perhatian : Permohonan yang telah dimaklumkan kepada Naib Canselor melalui email akan dipaparkan pada skrin Permohonan Untuk Kelulusan pada Modul Kelulusan Permohonan

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |8

6.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – SENARAI CUTI AM

6.1 Klik menu Modul Semakan Permohonan > Senarai Cuti Am

6.2 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan.

6.3 Klik butang Carian.

6.4 Senarai semua cuti Am dipaparkan.

6.5 Taip tahun pada medan Tahun.

6.6 Klik butang Carian.

6.7 Senarai cuti Am bagi tahun yang ditaip dipaparkan.

6.8 Klik Tarikh Cuti Am untuk mengemaskini cuti tersebut.

6.9 Skrin Kemaskini Cuti Am dipaparkan.

6.10 Kemaskini medan yang berkenaan.

6.11 Jika klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |9

6.12 Jika klik butang Hapus untuk menghapus maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan.

6.13 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan.

6.14 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Cuti Am.

Klik butang Print untuk mencetak.

6.15 Untuk menambah Cuti Am klik butang Tambah pada skrin Paparan Cuti Am.

6.16 Skrin Tambah Cuti Am dipaparkan.

6.17 Taip tahun pada medan Tahun.

6.18 T Taip nama cuti pada medan Nama Cuti.

6.19 Klik untuk memilih tarikh.

6.20 Klik pada medan Hari, paparan hari bagi tarikh yang dipilih dipaparkan.

6.21 Klik butang Simpan. Paparan mesej berikut dipaparkan.