SESI

LESSON LEARNT

PENEMUAN/TEGURAN UNIT AUDIT DALAM, KKR

TERHADAP PELAKSANAAN PROJEK-PROJEK JKR

Abdul Aziz Bin Sulaiman

UAD, KKR

UNIT AUDIT DALAM, KKR

“Objektif Unit Audit Dalam adalah untuk membantu sesebuah organisasi mencapai matlamatnya melalui

pendekatan yang sistematik dan

berdisiplin untuk menambah nilai dan

mempertingkatkan tahap operasi organisasi”

1PP PS 3.1

“KSU Kementerian/Ketua Jabatan Persekutuan/SUK Negeri (Ketua Eksekutif) bertanggungjawab untuk menubuhkan UAD di bawah organisasinya. Ketua Eksekutif juga hendaklah memastikan keperluan sumber manusia UAD sejajar dengan saiz dan operasi organisasi”.

UNIT AUDIT DALAM, KKR

Pre-exit: Perbincangan dengan Unit/ Bahagaian

Laporan Pemerhatian:

Pengarah Exit Conference

Terima maklum balas – 30 hari

Laporan Muktamad – KSU KKR/

/KPKR / KAN

Isu berbangkit dan maklum balas

dibentangkan di Mesyuarat

Jawatankuasa Audit KKR (JKA)

Ketua Jabatan dipanggil ke JKA untuk

ulasan/ penjelasan

Audit Susulan – isu belum

selesai (6 bulan)

5

STRUKTUR ORGANISASI

PERANCANGAN & PELAKSANAAN PROJEK

PERANCANGAN & KAWALAN KOS

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER

PELAWAAN & PENERIMAAN TENDER

PENILAIAN & SETUJU TERIMA TENDER

DOKUMEN KONTRAK

PENYEDIAAN , PENGESANAN KEMAJUAN & REKOD TAPAK BINA

KELAMBATAN DAN LANJUTAN MASA

KERJA TAK SIAP

PENAMATAN PENGAMBILAN KERJA KONTRAKTOR

PENYIAPAN, PENYERAHAN KERJA DAN KECATATAN

SUB-KONTRAKTOR & PEMBEKAL DINAMAKAN

BAYARAN PENDAHULUAN DAN PERAKUAN INTERIM

PERUBAHAN KERJA & AKAUN MUKTAMAD

PENTADBIRAN KONTRAK

6

A. Perancangan Kontrak Penyediaan ringkasan

projek. Pengambilan balik tanah. Pengukuran dan

penyelidikan tapak bina serta tanah.

Penyediaan reka bentuk dan pelan susun atur tapak bina.

Reka bentuk perincian arkitek dan kejuruteraan.

samb... Penyediaan anggaran awal

dan kawalan kos. Penyediaan dokumen tender. Pelawaan dan penerimaan

tender. Penilaian dan surat setuju

terima tender. Penyediaan dan

menandatangani dokumen kontrak.

7

samb...

Penyediaan dan pengesanan kemajuan kerja.

Lanjutan masa penyiapan. Pengenaan ganti rugi

tertentu dan ditetapkan. Pelantikan sub-kontraktor

dan pembekal.

samb...

Pengurusan bayaran. Penyediaan penilaian kerja

perubahan dan akaun muktamad.

PENEMUAN/

TEGUARAN AUDIT

9

Prestasi pelaksanaan (input) Projek tidak siap mengikut tempoh kontrak. Prestasi Fizikal (Output) Binaan tidak mematuhi spesifikasi (kualiti &

pematuhan). Non Conformance Report (NCR) belum dibaiki. Impak Projek (Outcome) Projek masih belum berfungsi/boleh digunakan.

10

Pentadbiran Kontrak Surat pemberian kuasa menandatangani kontrak

oleh Menteri. Surat Setuju Terima (SST). Dokumen kontrak. Tarikh Milik Tapak. Bon Pelaksanaan. Polisi Insurans. Bayaran interim kerja. EOT Perakuan Kerja Tak Siap (PKTS) LAD

11

• Tempoh kontrak (siap) tidak

dipatuhi.

PRESTASI PELAKSANAAN (INPUT) PUNCA

• EOT dibenarkan melebihi 3 kali (10 bulan).

• Masalah kewangan kontraktor.

• Pelaksanaan dalam tempoh Ganti Rugi Tertentu Dan Ditetapkan (LAD).

• Bahan lewat terima. • Kualiti bahan/.

12

• Binaan tidak mematuhi spesifikasi

(kualiti & pematuhan). • Non Conformance Report (NCR)

belum dibaiki.

PRESTASI FIZIKAL (OUTPUT) PUNCA

• Laporan NCR lewat

diambil tindakan.

13

• Penilaian outcome digunakan sebagai

salah satu kaedah mengukur prestasi atau pencapaian sesebuah organsasi dalam pengurusan program/projek pembangunan.

• Pengukuran pencapaian ini amat penting bagi menjamin komitmen dan akauntabiliti semua pihak yang terlibat dalam menguruskan pelaburan wang awam.

OUTCOME & IMPAK PROJEK UKURAN OUTCOME • Sejauh mana projek

tersebut dapat memberi munafaat kepada rakyat atau objektif pembangunan projek telah dicapai.

14

• Surat pemberian kuasa

menandatangani kontrak oleh Menteri.

• Surat Setuju Terima (SST).

• Dokumen kontrak.

• Tarikh Milik Tapak.

PENTADBIRAN KONTRAK Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)

PP - PK 4.2 menetapkan Surat Setuju Terima (SST) hendaklah dikeluarkan kepada syarikat yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Pihak Berkuasa Melulus (PBM)

Dokumen Kontrak hendaklah ditandatangani selewat-lewatnya 4 bulan daripada tarikh Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan

PP - PK 4 menetapkan Tarikh Milik Tapak tidak melebihi 4 minggu selepas tarikh Surat Setuju Terima (SST) ditandatangani bergantung kepada nilai dan kompleksiti projek berkenaan.

15

• Bon Pelaksanaan.

• Polisi Insurans.

PENTADBIRAN KONTRAK PP- PK 4 - nilai kontrak melebihi RM200,000, kontraktor sediakan SST, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% (harga kontrak).

Klausa 18.1(a) dalam syarat kontrak, kontraktor sediakan Insurans Untuk Kerja bagi tempoh kerja siap. Polisi dan resit dikemukakan kepada Pegawai Penguasa {klusa 18.1 (b)}.

o Jika berlaku EOT apa nak buat?

16

• Bayaran interim kerja lewat

dibayar.

PENTADBIRAN KONTRAK Klausa 28.6 dalam syarat Kontrak, tempoh bayaran interim yang telah diluluskan adalah selama 14 hari daripada tarikh perakuan bayaran interim.

PUNCA • Perunding Jurukur gagal

menyediakan bayaran interim bulanan dengan tepat.#

• Penilaian prestasi perunding; skor markah semasa pelantikan 43%.

# Kerja yang dilaksanakan oleh Kontraktor diselia dan dinilai oleh Perunding pada setiap bulan dan mengesyorkan amaun kena dibayar kepada Kontraktor selaras dengan syarat Kontrak.

17

• Bayaran denda 8% lewat

dibayar (terhadap bayaran pampasan dan bantahan bayaran pampasan).

PENGAMBILAN TANAH PUNCA • Kurang Incharge

Person. • Kurang Faham • Tiada kor-ordinasi

dengan JKPTG

BIL NO. LOT/ NO. HAK MILIK

PAMPASAN ASAL PAMPASAN TAMBAHAN – KES BANTAHAN JUMLAH

TANAH (RM)

BANGUNAN (RM)

LAIN-LAIN KOS (RM)

CAJ LEWAT BAYAR 8% NO. KES BANTAHAN

NILAI PAMPASAN

(RM)

CAJ LEWAT BAYAR 8%

(RM)

1 5834 GM 1059 1,282,3360 40,000 0 0 15-89-2014 555,219 13,386 1,890,941

2 881 GM 586

2,048,983 0 8,934 27,843

15-14-2015 23,598 4,049 2,113,409

3 881 GM 586 15-13-2015 13,485 2,314 15,799

4 881 GM 586 15-09-2015 11,799 2,024 13,824

5 881 GM 586 15-10-2015 23,598 4,049 27,648

6 881 GM 586 15-11-2015 23,598 4,049 27,648

7 881 GM 586 15-12-2015 11,799 2,024 13,824

8 48 GRN 43804 2,604,507 1,342,936 13,341 60,400 15-1-2015 10,000 1,716 4,032,901

9 547 GM 533 338,524 0 0 3,709 15-102-2014 179,455 35,438 557,128 JUMLAH 6,274,351 1,382,936 22,275 91,954 852,554 69,054 8,693,125

18

• Tiada surat pelantikan wakil

kontraktor (pengurus projek) & M&E Coordinator di tapak.

PEMBINAAN Klausa 59 syarat kontrak- Kontraktor hendaklah menyediakan Wakil Tapak Bina dan pembantunya yang kompeten, berkelayakan, efisien, bersesuaian,berpengalaman dan mempunyai tingkah laku yang baik.

PUNCA ?

19

• Kelulusan EOT No3 lewat.

PEMBINAAN Klausa 43.1 syarat Kontrak, jika kemajuan kerja itu lewat, Kontraktor hendaklah dengan serta-merta memberikan notis bertulis kepada PP dengan menyatakan punca kelambatan.

PUNCA o Kontraktor lewat mohon

sehingga tarikh JKR telah mengeluarkan Perakuan Kerja Tidak Siap (PKTS).

o Tiada koordinasi kontraktor/JKR.

27/8/16 tamat EOT2

11/10/16 tamat EOT3

? Mohon EOT

20

NO. EOT

TARIKH PERMOHONAN KONTRAKTOR

JUSTIFIKASI KELEWATAN

KLAUSA KONTRAK

TARIKH SIJIL EOT

TEMPOH EOT

TEMPOH EOT

(HARI)

1. 18-03-2015 Pindaan reka bentuk Blok Pencawang 43.1 (f) 25-03-2015

15-12-2015 sehingga

01-05-2016 138

2. 21-02-2016

Kelewatan menerima lukisan pindaan Blok Pencawang dan kerja pembinaan semula rasuk tanah.

43.1 (f) 02-05-2016 01-05-2016 sehingga

27-08-2016 118

3. 11-06-2017

Perubahan spesifikasi perlindungan radiasi keperluan Bilik X-Ray konvensional kepada Sistem Berkomputer Radiografi.

43.1 (h) 12-07-2017 27-08-2016 sehingga

11-10-2016 45

JUMLAH 301

Impak

21

Menurut seksyen 56(3) Akta Kontrak 1950, bagi memastikan masa menjadi teras semula, satu notis bertulis perlulah dibuat oleh PP bagi menetapkan tarikh penyiapan yang baru kepada kontraktor dengan mengambil kira baki kerja yang terlibat, kadar kemajuan kerja semasa dan juga kelewatan yang disumbangkan oleh Kerajaan. Apabila ini dilakukan, maka masa menjadi teras semula dan membolehkan pihak Kerajaan mengenakan LAD.

Klausa 40 syarat-syarat kontrak, Kerajaan berhak mengenakan LAD sepanjang tempoh penyiapan kerja projek sepenuhnya. Tuntutan terhadap LAD dibuat melalui potongan sewajarnya daripada wang yang kena dibayar atau yang akan dibayar kepada Kontraktor berkenaan.

22

• Perakuan Kerja Tak Siap (PKTS), LAD tidak teratur

PEMBINAAN

PP hendaklah mengeluarkan Perakuan Kerja Tidak Siap (PKTS) supaya denda Gantirugi Tertentu dan Ditetapkan (LAD) boleh dikenakan terhadap kontraktor. Klausa 40 syarat-syarat kontrak, Kerajaan berhak mengenakan LAD sepanjang tempoh penyiapan kerja projek sepenuhnya

2/5/16 Sijil EOT2 • * EOT 2 1/5-27/8/16 ( 118 hari)

11/6/16 Kontraktor mohon EOT3

2/3/15 Sijil EOT1 • EOT 1 15/12/15 -1/5/16 (138 hari)

15/8/16 Notis LAD

12/7/16 Sijil EOT2 • * EOT 3 27/8-11/10/16 ( 45 hari)

28/8/16 PKTS 1

23

PP adalah pegawai yang dilantik oleh Agensi Pelaksana untuk bertanggungjawab mengawal selia dan memberi arahan kerja menurut peruntukan perjanjian berasaskan Borang Standard JKR 203. PP atau WPP Utama telah diberi kuasa dan bertanggungjawab ke atas perkara-perkara seperti berikut:

• Pemantauan kemajuan; • Mempengerusikan Mesyuarat Pra Pembinaan/Tapak/Teknikal • Pengesyoran dan perakuan bayaran interim; • Arahan Perubahan Kerja (APK), Pelarasan Harga Kontrak (PHK) dan Akaun

Muktamad; • Surat Peringatan dan Surat Amaran; • Perakuan Kelambatan dan Lanjutan Masa (EOT); • Perakuan Siap Kerja (CPC), Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP) dan

Perakuan Siap Membaiki Kecacatan (CMGD); • Perakuan Kerja Tidak Siap (PKTS) dan Gantirugi Tertentu dan Ditetapkan

(LAD); dan • Notis Penamatan Pengambilan Kerja Kontraktor (NPPKK).

PEMANTAUAN

24