seminar pengurusan dan penyenggaraan bangunan...
TRANSCRIPT
AMALAN PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN
BANGUNAN TERBAIK
Disampaikan oleh
Sr Adzman Shah Bin Mohd Ariffin Pengarah, ExaStrata Solutions Sdn Bhd
AJK, Institut Jurukur DiRaja Malaysia (RISM)
AJK Institut Pengurus Hartanah Professional Malaysia (MIPPM)
1 1
Seminar Pengurusan dan Penyenggaraan
Bangunan Berstrata
Anjuran
Institut Latihan Kesejahteraan Bandar,
Perumahan dan Kerajaan Tempatan
28 April 2015
Pengenalan
Akta 318 Akta 663
(dimansuhkan) Akta
757
Sr Adzman Shah 2
Semua Peruntukan yang berkaitan Penyenggaraan dan
Pengurusan Hak Bersama
3
Peranan Pihak yang berkepentingan
Pembeli/
Pemunya Petak/
Pemilik
Pemaju/
Pengganti
Pemaju
Badan Pengurusan
Bersama
(JMB)
Perbadanan
Pengurusan
(MC)
Harta
Bersama
Pengurus Harta/
Ejen Pengurusan
Pesuruhjaya
Bangunan
(COB)
Sr Adzman Shah
4 4 4
Isu – Isu yang sering dihadapi
Sr Adzman Shah
1. Masalah Penduduk
2. Kekangan Kewangan
3. Pengalaman Penyenggaraan
4. Kelemahan Pentadbiran
5. Pengetahuan Perundangan
6. Penilaian Risiko
5 5 5
Amalan Pengurusan dan Penyenggaraan Terbaik di segi
aspek-aspek berikut :
1. Pengurusan dan Pentadbiran
2. Pengurusan Kewangan
3. Pengurusan Kontraktor Perkhidmatan dan Pembekal
4. Pengurusan Penyenggaraan
Kandungan
Sr Adzman Shah
6 6 6
1. Struktur organisasi Pengurusan
2. Pemahaman Peruntukan Undang-Undang berkaitan
3. Pengalaman yang berkaitan dan latihan berterusan
4. Skop tugas dan tanggungjawab
5. Pemantauan dan penglibatan pihak JMB/MC
6. Sistem lapuran bulanan dan tahunan
7. Pengendalian Mesyuarat bulanan dan Mesyuarat Agung Tahunan
8. Pengurusan Perolehan/Pembelian
9. Sistem Penerimaan Aduan
10.Penguatkuasaan Kaedah-Kaedah Dalaman dan Undang-Undang Kecil
Pengurusan dan Pentadbiran
Sr Adzman Shah
7 7 7
Struktur Organisasi yang Sesuai
Pengurusan Bangunan
Sr Adzman Shah
Pengurus
Bangunan
Penyenggaraan
Pentadbiran &
Kewangan
Operasi
Juru Akaun Chargeman
A4/B0
Penyelia
Juruteknik
(Wireman)
Handyman
8 8 8
1. Struktur organisasi Pengurusan
2. Pemahaman Peruntukan Undang-Undang berkaitan
3. Pengalaman yang berkaitan dan latihan berterusan
4. Skop tugas dan tanggungjawab
5. Sistem lapuran bulanan dan tahunan
6. Pengurusan Akaun Penyenggaraan dan Akaun Penjelas
7. Pengurusan Perakaunan dan sistem rekod
8. Penyediaan Bajet dan Kawalan Kos
9. Kutipan dan kawalan Kredit
10.Pembayaran mengikut invois
Pengurusan Kewangan
Sr Adzman Shah
9 9 9
Struktur Organisasi yang lengkap
Pengurusan Kewangan
Sr Adzman Shah
Pengurus
Bangunan
Penyenggaraan
Pentadbiran &
Kewangan
Operasi
Juru Akaun
Skop
Perakaunan
Bil & Kutipan
Rekod
Kawalan
Kredit
10 10 10
Rekod Kewangan
Langkah-langkah berikut diambil untuk mengelakkan perbuatan pecah amanah
1. Pengasingan tugas e.g. Pekerja yang menerima wang adalah tidak sama dengan yang
mendepositkan ke bank
2. Lapisan yang berlainan yang mempunyai kuasa untuk memberi kelulusan.
3. Gunakan perisian pengurusan perakaunan/bangunan yang boleh merekod semua
transaksi dan mengeluarkan resit pembayaran
4. Elakkan penerimaan wang tunai
Pengurusan Kewangan
Sr Adzman Shah
11 11 11
Langkah-langkah berikut diambil untuk mengelakkan perbuatan pecah amanah
• Semua pembelian mesti diluluskan oleh JMC/MC kecuali perbelanjaan kecil
seperti mentol dan paip yang dibayar menggunakan petty cash.
• Pembelian < RM 1,000, memerlukan 2 sebutharga.
• Pembelian antara RM1000 – RM5,000 memerlukan 3 sebutharga.
• Pembelian >RM5,000 memerlukan proses tender.
• Kelulusan JMC/MC perlu didapatkan untuk perbelanjaan >RM1,000.
Pengerusi atau bendahari boleh diberi mandat bagi kelulusan <RM1,000.
• Kelulusan pembayaran mesti diperiksa oleh bendahari berdasarkan bukti
purchase order (PO) yang diluluskan dan delivery order (DO), invois dan
bukti penerimaan dan kerja yang telah disiapkan dengan lengkap.
Pengurusan Kewangan
Sr Adzman Shah
Sr Adzman Shah 12
Teknik Penyediaan Belanjawan
• Jangkaan Perbelanjaan.
- Kenalpasti komponen kos perbelanjaan (‘outgoing’).
• Jumlah Wang Kutipan.
- Kenalpasti sumber pendapatan (‘revenue’).
• Buat perbandingan dengan perbelanjaan dan pendapatan pada tahun sebelumnya sebagai penanda aras (‘benchmark’).
• Menyemak kadar perbezaan di antara kedua tahun (‘variance’).
Pengurusan Kewangan
13 13 13
Bajet
Kenalpasti item perbelanjaan
Buat Perbandingan
Kemukakan di MAT untuk
kelulusan
Tentukan kutipan yang cukup
(untuk menampung sekurang-
kurangnya 80% daripada kos
perbelanjaan)
Pengurusan Kewangan
Sr Adzman Shah
Kawalan Kos
• Kawalan kos berfungsi untuk memastikan kos operasi tidak melebihi kos bajet.
• Mengelakkan sebarang penyelewengan yang boleh dijangka.
• Membolehkan punca kesilapan atau penyelewengan dikenalpasti segera agar
tindakan pembetulan yang tepat dapat diambil dengan segera.
• Kombinasi di antara bajet yang disediakan dengan rapi dan kawalan kos akan
memberikan kewangan yang seimbang.
Sr Adzman Shah Mohd Ariffin 14
Pengurusan Kewangan
15 15 15
1. Struktur organisasi Pasukan
2. Pengalaman dan rekod perkhidmatan yang berkaitan
3. Mengenalpasti Perkhidmatan yang diperlukan
4. Skop kerja kontraktor dan pembekal dan Tempoh Perlantikan
5. Pengurusan kerja-kerja yang telah diperuntukkan
6. Jadual Kerja dan Rekod Kedatangan
7. Pemantauan kualiti kerja yang dilakukan
8. Pembayaran yang setimpal berdasarkan invois dan kerja dibuat
9. Hubungan Kerjasama baik dengan kontraktor dan pembekal
10.Mengukur Prestasi kontraktor dan pembekal
Pengurusan Kontraktor Perkhidmatan dan Pembekal
Sr Adzman Shah
16 16 16
Struktur Organisasi yang lengkap
Sr Adzman Shah
Pengurus
Bangunan
Penyenggaraan
Pentadbiran &
Kewangan
Operasi
Penyelia
Skop
Kawalan
Keselamatan
Kebersihan
Lanskap
Kemudahan
Pengurusan Kontraktor Perkhidmatan dan Pembekal
17 17 17
1. Struktur organisasi Pasukan
2. Kepakaran dan Pengetahuan yang berkaitan
3. Sumber Rujukan Pelan-Pelan dan Manual
4. Mengenalpasti Jenis Penyenggaraan
5. Mengenalpasti kerosakan yang perlu diperbaiki (‘troubleshooting’)
6. Penganggaran kos pembaikan kerosakan
7. Mendapatkan dan menimbang sebutharga
8. Proses Perolehan/Pembelian dan Perlantikan Kontraktor
9. Perancangan dan Pengurusan kerja-kerja
10.Pemantauan Kontraktor yang dilantik
Pengurusan Penyenggaraan
Sr Adzman Shah
Perlantikan Ejen Pengurusan
Pengurus Harta berdaftar dengan Lembaga Penilai, Pentaksir
dan Ejen Hartanah (di bawah Akta Penilai, Pentaksir dan Ejen
Hartanah 1981 (Akta 242)).
Dilantik oleh Pesuruhjaya Bangunan (PB) di bawah Sek 86 Akta
757 jika berlaku situasi di bawah sek. 19(2)(b) ataupun jika PB
tidak berpuashati dengan pengurusan JMB/MC/Pemaju.
18 18 18 Sr Adzman Shah
Tertakluk kepada:
Akta 242 dan Garispanduan
Malaysian Property Management Standards
Keahlian Malaysian Institute of Professional Property Managers
Yuran tertakluk pada Akta 242
Memiliki insuran indemniti professional
Ejen Pengurusan hendaklah seorang yang bebas (independent) (Sek 87 Akta 757).
Pihak yang berkepentingan professional atau kewangan tidak boleh dilantik sebagai
Ejen Pengurusan.
Contohnya, pemaju terlibat, rekabentuk, pemilik petak, dsb.
.
Rumusan
Akta yang komprehensif dan akan disusuli dengan garispanduan yang bakal
disediakan.
Tugas Pesuruhjaya Bangunan juga lebih berat dan diberi lebih kuasa untuk
mengambil tindakan sewajarnya.
Kuasa penguatkuasaan yang lebih jelas dan tindakan yang lebih tegas.
Formula pengiraan terperinci yang perlu dibuat.
Tanggungjawab anggota MC dan liabiliti yang lebih berat.
Anggota jawatankuasa JMB dan MC yang lebih berwibawa dan berpengetahuan
diperlukan.
Peruntukan untuk kutipan caj penyenggaraan daripada penyewa (Sek. 35 dan 79)
Pilihan untuk mengurus sendiri atau melantik Ejen Pengurusan/Pengurus Harta yang
bertauliah dan professional.
19 19 19 Sr Adzman Shah
20
“Jika rakyat Malaysia tidak mengubah mentaliti mereka menjadi lebih perihatin terhadap
keperluan untuk menyediakan perkhidmatan yang terbaik serta memperbaiki
penyelenggaran sesuatu bangunan, kita akan sentiasa menjadi negara dunia ketiga
yang mepunyai infrastruktur negara dunia pertama.”
Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi (2001)
Renungan Bersama
Sr Adzman Shah Mohd Ariffin
