seksyen kandungan m/s 1 tujuan 2 2 latar … · 5.6.7.1 menyediakan kriteria senarai semak audit...

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

1

SEKSYEN

KANDUNGAN

M/S

1 TUJUAN 2

2 LATAR BELAKANG 2

3 AMALAN 5S 3

3.1 SISIH 4 3.2 SUSUN 5 3.3 SAPU 6 3.4 SERAGAM 7 3.5 SENTIASA AMAL 8

4 PENJENAMAAN SEMULA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM - EKSA)

9

5 PELAKSANAAN EKSA 11

5.1 VISI 11

5.2 MISI 11

5.3 POLISI

11

5.4 OBJEKTIF 11

5.5 LOGO & MOTO 12

5.6 PENUBUHAN & PERANAN JAWATANKUASA 13

5.7 PENGWUJUDAN ZON 20

5.8 KEPERLUAN ZON 33

5.9 KEPERLUAN SUDUT EKSA 34

5.10 FAIL EKSA 36

6 KRITERIA PENILAIAN EKSA

6.1 KOMPONEN A- KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

41

6.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

47

6.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM 66

6.4 KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN 80

6.5 KOMPONEN E- KAWASAN PERSEKITARAN 82

6.6 KOMPONEN F- TEMPAT KHUSUS 86

7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 101

8 PENUTUP 101


2

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak dalam mengamalkan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja yang bersih, kemas dan

kondusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan

bagi piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima

sahaja. Umumnya, pelaksanaan EKSA adalah masih tertakluk kepada

kesesuaian di peringkat zon / unit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.

2. LATAR BELAKANG

EKSA mula diamalkan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak secara

rasminya pada tahun 2017 untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang

kondusif dan dalam masa yang sama dapat mengekalkan imej korporat di

pejabat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara

sistematik dan praktikal selain berupaya mengurangkan pembaziran daripada

segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi turut dapat dijimatkan.

Antara faktor yang berpotensi menyumbang ke arah pemantapan budaya

EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak adalah:

i. Sokongan dan komitmen yang diberikan oleh pihak pengurusan pejabat;

ii. Struktur pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan;

iii. Pendidikan dan latihan kepada warga pejabat;

iv. Komunikasi yang berkesan di kalangan warga pejabat;

v. Pelan pelaksanaan yang mantap; dan


3

vi. Perkongsian amalan baik EKSA.

3. AMALAN 5S

5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso,

Seiketsu dan Shitsuke yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa

Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di bawah:-


4

3.1 SISIH

Tumpuan diberikan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang

tidak diperlukan di tempat kerja.

Aktiviti sisih melibatkan:

Item yang tiada nilai dan senang dibuang, perlu dibuang segera;

Item yang ada nilai tetapi tidak digunakan dan tiada kegunaan pada

masa akan datang, maka perlu dihapuskan atau dijual mengikut

prosedur; dan

Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka

kaedah atau kos yang paling rendah, perlu ditentukan.


5

3.2 SUSUN

Amalan ini merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap

tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan

yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.

Aktiviti ini melibatkan:

Item yang disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu

Keluar Dulu) jika mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai

tarikh luput ATAU item mempunyai tarikh luput yang sama, maka aturan

First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan;

Item yang dilabelkan dengan nama dan nombor indeks;

Item yang disimpan mengikut kategori; dan

Item yang diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30

saat.

Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan yang digunakan,

adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat

asal.


6

3.3 SAPU

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam

keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.


Menetapkan pemilik (ownership) bagi setiap ruang, perkakas dan mesin;

Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

ditetapkan; dan

Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

penyelenggaraan.


7

3.4 SERAGAM

Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih

dan teratur sepanjang masa.

Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun

atur atau format.


8

3.5 SENTIASA AMAL

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu

dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempergiatkan amalan

EKSA.


Audit dalaman dilakukan secara berkala;

Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga pejabat; dan

Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui latihan.


9

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah

diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan

Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam).

Justeru dalam garis panduan ini, nama EKSA akan digunakan bagi

menggantikan nama 5S.

4.1 Tujuan penjenamaan semula:

4.1.1 Menampilkan imej baru;

4.1.2 Kekal relevan;

4.1.3 Mempunyai identiti tersendiri;

4.1.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi; dan

4.1.5 Memenuhi keperluan semasa.

4.2 Objektif bagi penjenamaan semula:

4.2.1 Dapat menampilkan imej korporat;

4.2.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif;

4.2.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif; dan

4.2.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go

Green).

4.3 Faedah melaksanakan EKSA:

4.3.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti (bersih,

kemas, dan rapi);

4.3.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan

organisasi;

4.3.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran;


10

4.3.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam;

4.3.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi;

4.3.6 Meningkatkan semanga kerja berpasukan;

4.3.7 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan; dan

4.3.8 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.


11

5. PELAKSANAAN EKSA

5.1 Visi

Untuk mewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja.

5.2 Misi

Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin,

kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem yang

kondusif di kalangan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.

5.3 Polisi

EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja,

perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,

sihat, bersih, kemas dan selamat.

5.4 Objektif

5.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti

iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;

5.4.2 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja

berpasukan di kalangan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan

Negeri Perak;

5.4.3 Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap

perkhidmatan yang ditawarkan;

5.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif; dan

5.4.5 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap

kepentingan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green).


12

5.5 Logo dan Moto

“ Persekitaran Kondusif Warga Produktif ”


13

5.6 Penubuhan Jawatankuasa

5.6.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Induk dan Pelaksana EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.


14

5.6.2 Peranan Jawatankuasa Induk & Pelaksana EKSA

5.6.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan

EKSA;

5.6.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan;

5.6.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-

sumber kewangan;

5.6.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras

dengan dasar Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Perak;

5.6.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan

ketua-ketua;

5.6.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;

5.6.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan

bantuan JK Audit);

5.6.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA

(dengan bantuan JK Promosi); dan

5.6.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan

amalan-amalan kebersihan (dengan bantuan JK

Latihan).

5.6.3 Peranan Pengerusi

5.6.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

5.6.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

5.6.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA;

5.6.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber

kewangan;


15

5.6.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua

Jawatankuasa Pemandu (Audit/Promosi/Latihan) dan

Ketua Zon;

5.6.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan;

5.6.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan

bantuan Jawatankuasa Pemandu (Audit, Latihan,

Promosi); dan

5.6.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

5.6.4 Peranan Fasilitator

5.6.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan

ahli kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA;

5.6.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan

panduan yang disediakan; dan

5.6.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini

antara pihak pengurusan dengan kumpulan.

5.6.5 Peranan Penyelaras

5.6.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Induk dan

Pelaksana EKSA;

5.6.5.2 Menyelaraskan program EKSA;

5.6.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

5.6.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan

pelaksanaan EKSA;


16

5.6.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan

EKSA; dan

5.6.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA

dalam organisasi.

5.6.6 Peranan Sekretariat

5.6.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksana EKSA;

5.6.6.2 Menyelaraskan Program EKSA PSUK Perak;

5.6.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

5.6.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama

serta minit berkaitan pelaksanaan EKSA;

5.6.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA

dalam organisasi;

5.6.6.6 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan

EKSA; dan

5.6.6.7 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian

zon.


17

5.6.7 Peranan Jawatankuasa Audit Dalam

5.6.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis

panduan pelaksanaan audit;

5.6.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit

dalaman EKSA;

5.6.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-

kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit;

5.6.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;

5.6.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit

dalaman EKSA kepada Jawatankuasa Induk dan

Pelaksana EKSA; dan

5.6.7.6 Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa

mengikut keperluan.

5.6.8 Peranan Jawatankuasa Promosi

5.6.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA

dalam Carta Gantt Induk;

5.6.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi

(sepert pertandingan EKSA: kebersihan, poster, banner

dan lain-lain) bagi memupuk kesedaran dan penyertaan

bagi menjayakan pelaksanaan EKSA;

5.6.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi

memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan

sebagaimana yang dirancang;

5.6.8.4 Mencadangkan pengiktirafan/ insentif yang bersesuaian

kepada yang layak;


18

5.6.8.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan; dan

5.6.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap

kesedaran terhadap kepentingan EKSA di kalangan

warga kerja kepada Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

EKSA.

5.6.9 Peranan Jawatankuasa Latihan

5.6.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi

memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja

PSUK Perak;

5.6.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/ bengkel/ lawatan

sambil belajar) yang diperlukan dari semasa ke semasa

bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan

kualiti yang lain.(Keperluan latihan yang diperlukan boleh

dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA);

5.6.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan

yang dijalankan; dan

5.6.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi

peluang untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.

5.6.10 Peranan Ketua Zon

5.6.10.1 Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon;

5.6.10.2 Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon;

5.6.10.3 Memastikan ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu (Latihan /

Promosi / Audit) EKSA Peringkat Zon yang dilantik,

menyertai dan membantu aktiviti Jawatankuasa


19

Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) secara

berjadual;

5.6.10.4 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan;

5.6.10.5 Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakan bentuk

aktiviti dalam Carta Gantt Zon, selaras dengan Carta

Gantt Induk bagi membudayakan EKSA di peringkat zon;

5.6.10.6 Memberi maklum balas mengenai status pelaksanaan

EKSA kepada Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

EKSA secara berkala;

5.6.10.7 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan

aktiviti EKSA ; dan

5.6.10.8 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada

warga kerja.


20

5.7 Pewujudan Zon

5.7.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untuk memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.

5.7.2 Senarai zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA Pejabat

Setiausaha Kerajaan Negeri Perak adalah seperti berikut:-

BIL

BAHAGIAN

NAMA ZON

1 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Floraria

2 Bahagian Pengurusan Maklumat Akasia

3 Bahagian Kerajaan Tempatan BKT

4 Bahagian Audit Dalam Audit

5 Bahagian Korporat Twilight

6 Unit Perancang Ekonomi Negeri Ibnu Khaldun

Al-Maqrizi

7 Bahagian Khidmat Pengurusan Akar Dani

Kembang Cina

Kemuning

Lavender

Melati

8 Bahagian DUN MMK Cokmar


21

5.7.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih terperinci adalah seperti

berikut:


22

PELAN LANTAI BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT


23

PELAN LANTAI BAHAGIAN KERAJAAN TEMPATAN


24

PELAN LANTAI BAHAGIAN AUDIT DALAM


25

PELAN LANTAI BAHAGIAN KORPORAT


26

PELAN LANTAI UNIT PERANCANG EKONOMI NEGERI


27

PELAN LANTAI BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN (PENTADBIRAN)


28


PENGURUSAN (PERPUSTAKAAN)


29


PENGURUSAN (TASKA)


30


PENGURUSAN (UNIT SULIT)


31

PELAN LANTAI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

(KUMPULAN SELENDANG PERAK)


32

PELAN LANTAI BAHAGIAN DEWAN NEGERI &

MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN


33

5.8 Keperluan Zon

5.8.1 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.

5.8.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh

Ketua Zon tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh

Jawatankuasa Induk dan Pelaksana EKSA.

5.8.3 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:

5.8.3.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di

peringkat zon;

5.8.3.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon;

5.8.3.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA;

5.8.3.4 Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA peringkat zon;

5.8.3.5 Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon;

5.8.3.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA

sepertimana yang dinyatakan dalam Garis Panduan

Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Perak yang terkini;

5.8.3.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli

zon;

5.8.3.8 Menyediakan Sudut EKSA zon di lokasi yang strategik;

dan

5.8.3.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA

peringkat zon.


34

5.9 Keperluan Sudut EKSA

5.9.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara seperti

berikut:-

5.9.1.1 Nama Zon;

5.9.1.2 Polisi , Objektif, Visi & Misi EKSA;

5.9.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja);

5.9.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja);

5.9.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Induk &

Pelaksana sahaja);

5.9.1.6 Carta Organisasi Zon (Catatan: peringkat zon sahaja);

5.9.1.7 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum &

selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon

tersebut);

5.9.1.8 Logo EKSA PSUK Perak;

5.9.1.9 Moto EKSA PSUK Perak; dan

5.9.1.10 Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan

promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman /

gambar bagi aktiviti seperti Gotong- royong, Anugerah/

Penghargaan dan slot Buletin EKSA).

5.9.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan).

5.9.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA perlu dipamerkan.

5.9.4 Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas untuk

mempamerkan aktiviti EKSA seperti gambar sebelum & selepas,

gotong royong, anugerah dan sebagainya, maka sudut tersebut

perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA.


35

5.9.5 Format susun atur maklumat bagi Sudut EKSA yang perlu

dipamerkan pada dinding atau papan kenyataan di setiap zon

adalah seperti berikut:-


36

Gambar: Contoh Carta Organisasi Zon

5.10 Fail EKSA

Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan pada peringkat

Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Pemandu (Audit/ Promosi/ Latihan)

dan Zon dalam bentuk cetakan (hardcopy). Sehubungan itu, kandungan

yang perlu ada dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:-


37

BIL TAJUK BAHAGIAN

KANDUNGAN CATATAN

1

PENGENALAN

Misi, Visi,

Polisi, Objektif,

Moto, Logo dan

Garis panduan

EKSA

Maklumat ini perlu ada dalam fail

semua peringkat iaitu fail:

i. JK Induk & Pelaksana;

ii. JK Pemandu (Audit/ Promosi/ Latihan); dan

iii. JK Zon.

2

CARTA

ORGANISASI

Carta Organisasi

Jawatankuasa

(JK) EKSA

Bagi Fail JK Induk, carta organisasi

yang perlu ada ialah:

i. Carta Organisasi JK Induk

ii. Carta Organisasi JK Pemandu

Bagi Fail JK Zon, carta organisasi yang

perlu ada ialah:

i. Carta Organisasi JK Induk

ii. Carta Organisasi JK Zon

3

CARTA GANTT

Carta Gantt

EKSA

menyatakan

dengan jelas

masa aktiviti

dirancang dan

masa aktiviti

tersebut

dilaksanakan.

Carta Gantt yang lengkap dan terkini

perlu didokumenkan dalam:

i. Fail JK Induk

ii.Fail JK Pemandu

Bagi Fail JK Zon, Carta Gantt yang

perlu didokumenkan adalah:

i. Carta Gantt JK Induk

ii. Carta Gantt JK Zon


38

BIL TAJUK BAHAGIAN

KANDUNGAN CATATAN

4

PELAN LANTAI

Pelan lantai

keseluruhan

/ zon

masing-

masing

Pelan lantai keseluruhan (setiap zon)

perlu ada dalam Fail JK Induk

Dalam Fail JK Zon, perlu ada pelan

lantai zon yang menunjukkan

keseluruhan zon yang terlibat dan

pembahagian kawasan subzon (jika

berkenaan). Pastikan kedudukan bilik

terperingkat/ bilik fail sulit/ bilik server

tidak dinyatakan dalam pelan lantai

bagi tujuan keselamatan.

5

MINIT

MESYUARAT

Minit mesyuarat

yang disimpan

mesti lengkap

dengan:

i. Surat panggilan

mesyuarat

ii. Senarai

kehadiran sebenar

ahli mesyuarat

iii. Minit mesyuarat

Minit Mesyuarat JK Induk EKSA perlu

ada dalam:

i. Fail JK Induk

ii. Fail JK Pemandu

iii. Fail JK Zon

Minit mesyuarat JK Pemandu atau

minit mesyuarat JK Zon hanya perlu

disimpan dalam fail JK masing-

masing sahaja.

6

LAPORAN

AUDIT

Dokumen yang

perlu ada ialah:

i. Kriteria Audit EKSA

ii. Keputusan Audit

/ Laporan Audit Dalaman EKSA

Maklumat ini perlu didokumenkan

dalam:

Fail JK Induk

Fail JK Pemandu

Fail Jk Zon


39

BIL TAJUK BAHAGIAN

KANDUNGAN CATATAN

7

LAPORAN AKTIVITI

JAWATANKUASA INDUK/ PEMANDU

Gambar yang

diambil

mempamerkan

suasana aktiviti

EKSA seperti

gotong-royong,

pertandingan,

latihan, audit dan

lain-lain aktiviti

berkaitan yang

dianjurkan oleh

JK masing-

masing

Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan

bersama.

Gambar aktiviti akan didokumenkan

dalam:

Fail JK Induk (aktiviti secara

keseluruhan - Lampiran)

Fail JK Pemandu (aktiviti anjuran

JK masing-masing)

8

LAMPIRAN:

GAMBAR

SEBELUM DAN

SELEPAS

Gambar yang

diambil

mempamerkan

keadaan

kawasan di Zon

Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama gambar tersebut.

Gambar sebelum dan selepas ini hanya

perlu didokumenkan dalam:

Fail JK Zon

9

LAMPIRAN:

LAPORAN AKTIVITI

ZON

Gambar yang

diambil

mempamerkan

suasana aktiviti

EKSA seperti

gotong-royong,

dan lain-lain

aktiviti yang

berkaitan yang

dijalankan oleh

Zon masing-

masing

Tarikh gambar diambil perlu

dipaparkan bersama.

Gambar aktiviti akan

didokumenkan dalam:

Fail JK Zon


40

5.10.1 Bagi maklumat dokumen tambahan seperti rekod belanjawan,

maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA

selain dari yang dinyatakan dalam jadual di atas boleh dibuat di

dalam Fail EKSA di bawah tajuk “LAMPIRAN”.

5.10.2 Sekiranya satu (1) fail tidak mencukupi untuk mendokumentasikan

kesemua maklumat yang tersebut di atas, penggunaan fail

tambahan adalah dibenarkan.

6. KRITERIA PENILAIAN EKSA

Merujuk kepada kriteria penilaian EKSA, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

merupakan agensi di bawah kategori kluster Pentadbiran yang menggunakan kriteria

penilaian Model B yang melibatkan kriteria generik dan khusus. Penekanan terhadap

pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang merangkumi

keseluruhan persekitaran tempat kerja di pentadbiran ini.

Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B : Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C : Tempat Umum

Komponen D : Keselamatan Persekitaran

Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasiliti

Komponen F : Tempat Khusus (Umum)


41

6.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

6.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 20 pecahan

komponen yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop

aktiviti yang dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa

tersebut.

6.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan

secara ringkas seperti di bawah:

TANGGUNGJAWAB

AKTIVITI

A1 JK Induk Menyediakan Manual atau Garis panduan selaras dengan

Polisi EKSA

A2 JK Induk (melalui

penyelaras)

Menyebarkan Manual/ Garis panduan serta Polisi EKSA

dan memastikan semua warga kerja memahaminya

A3 JK Induk (melalui JK

Audit)

Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh

semua warga kerja

A4 Sekretariat (JK

Induk)

Setiausaha (JK

Latihan,Promosi &

Audit dan JK Zon)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan

teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK Induk Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti

manual / garis panduan yang dibangunkan oleh

Jawatankuasa Induk


42

A6 Ketua Zon Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang

strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi

beberapa perkara yang wajib dipaparkan

A7 JK Induk

Ketua Zon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri

sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut:

i.JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

A8 JK Induk

JK Latihan, Promosi

dan Audit

JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara

berkala seperti:

i.Menyedia dan kemaskini Carta Gantt

ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit

iii. Melaksana Program EKSA

A9 JK Induk Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai

Penaung/Penasihat EKSA

A10 JK Induk Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti

program kesedaran dan lawatan

A11 Penyelaras JK

Induk

Ketua JK Latihan

Ketua JK Promosi

Ketua JK Audit

Ketua Zon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA

dalam Mesyuarat Pengurusan PSUK/ Mesyuarat JK

Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh

JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan

sekurang-kurangnya 2 kali setahun


43

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman

dan tindakan susulan warga kerja PSUK

A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU

selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan

semula)

A15 JK Promosi (Induk)

dengan bantuan JK

Audit (Induk)

Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan

seperti contoh berikuti:

i. Anugerah Zon terbaik

ii. Anugerah Bilik terbaik

iii. Anugerah Bahagian terbaik

iv. Anugerah Workstation terbaik

v. Anugerah Tandas terbaik

vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik

vii. Anugerah Go Green terbaik

A16 JK Induk dengan

bantuan Fasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada

peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

A17 JK Promosi Menyebar dan memaklumkan mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga PSUK:

i. Hebahan secara media cetak

ii. Hebahan secara media elektronik

A18 JK Zon Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja anggota

A19 JK Zon Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh

berikut:

i. Kreativiti mengguna bahan terpakai;

ii. Barang terpakai untuk hiasan; dan

iii. Hiasan/kegunaan EKSA


44

A20 JK Zon Melaksanakan program penjimatan tenaga secara

menyeluruh seperti contoh berikut:

i.Notis / Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/ peralatan elektrik save energy

iii. Penetapan suhu optimum

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan Air

vi. Kempen Hijau dan kitar semula

JK Promosi Melaksanakan Program kitar semula di peringkat agensi.

JK Zon Menyediakan analisis penjimatan, contohnya:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang


45


46


47

6.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat

6.2.1 Peralatan Pejabat

6.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas

meja / tray dalam laci.

6.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan

sentiasa boleh digunakan dengan selamat.

6.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci

bertanda atau berlabel.

6.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan

jelas dan mudah difahami.

6.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun

kemas di tempat bersesuaian.

6.2.1.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap,

seragam dan terkini mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.

Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada saiz

dan kesesuaian bilik/ ruang.

6.2.1.7 Susun Atur Peralatan Pejabat :

6.2.1.7.1 Semua perabot dan peralatan pejabat

tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak

mengancam keselamatan dan kesihatan

pekerja.

6.2.1.7.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan

adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan

suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej

korporat.


48

6.2.1.7.3 Teknik susunan peralatan boleh

memendekkan masa memproses sesuatu

kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan

berhampiran dengan work station pegawai.

Gambarajah 1: Contoh susun atur pejabat

6.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

(Panduan Pengurusan Pejabat)

6.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan

dan dipamerkan di ruang yang strategik.

6.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak

berdebu, tersusun dan kemas.

6.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan

meletakkan indeks.

6.2.2.4 Susun atur fail:-


49

6.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan.

6.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel

dengan jelas dan mudah dilihat.

6.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik,

mudah diperoleh / disimpan dengan teknik

susunan yang berkesan bagi memudahkan

carian /capaian dalam tempoh 30 saat

(Contoh: 30 saat untuk setiap fail).

6.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara

berbaring dengan tetulangnya menghala ke

atas dan nombor rujukan menghala ke

hadapan dan disusun dengan kemas dan

teratur mengikut turutan nombor siri fail.

6.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal

selepas digunakan sebelum tamat waktu

bekerja.

6.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu

disimpan didalam kabinet besi berpalang.

Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu

dilekatkan di luar kabinet.

6.2.2.4.7 Cara simpanan bagi fail-fail terperingkat yang

digunakan adalah berdasarkan tahap

klasifikasi fail. Indeks bagi fail-fail terperingkat

tidak perlu dipaparkan pada bahagian luar

kabinet. Pelabelan nama, kecuali

menggunakan kod atau tanda bagi fail

terperingkat yang mendedahkan kandungan

fail tersebut, adalah TIDAK dibenarkan. Ini

adalah bertujuan untuk memastikan tahap


50

keselamatan maklumat kerajaan terjamin.

(Sila rujuk arahan Pentadbiran Kerajaan

Negeri dan arahan keselamatan sebagaimana

yang ditetapkan oleh Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan Malaysia-

www.cgso.gov.my)

6.2.2.5 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan

bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau

fail aktif /tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad

Daftar Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail).

6.2.2.6 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam

bilik fail.

6.2.2.7 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat

yang selamat dan diparkirkan.

6.2.2.8 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan

dengan jelas dan mudah difahami.

6.2.2.9 Pegawai bertanggungjawab (pemilik / ownership) dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai

dan nombor untuk dihubungi).


51

Gambarajah 2: Contoh susunan fail dan kabinet

6.2.3 Hiasan Dalaman

6.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah,

jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak

mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja

6.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat

bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan

sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam

Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)

6.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan

sebaiknya.

6.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok

bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan,

penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk


52

terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti

hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.

6.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan

akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika

masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi

memastikan ia berfungsi.

6.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak

kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya

tidak mencacatkan pemandangan.

6.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun,

menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam

keselamatan pekerja.

6.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan

6.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan

SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug

lampu yang terbabit.

6.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada

setiap partition dan bilik pegawai.

6.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang

ramai.


53

Gambarajah 3: Contoh tanda arah/petunjuk/peringatan

6.2.5 Ruang Kerja Terperingkat

6.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan

Kawasan Kerja Larangan.

6.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih,

tidak berdebu dan selesa.

6.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu

diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan

pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan

keselamatan).

6.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership)

perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah

dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.


54

6.2.6 Ruang Kaunter

6.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu,

bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.

6.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas

Pelanggan, Direktori Pelanggan, Borang / Brosur

berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan.



ramai.

6.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan

selamat.

6.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak

keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini

(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan,

pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan

kepada pelanggan).

6.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-

borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan

teratur dan dilabelkan.

6.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu

untuk pelanggan.

6.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan.


55

6.2.7 Bilik Operator

6.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan

selamat.



ramai.

6.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi

tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa

dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam

Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada telefonis).

6.2.8 Lantai

6.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan

tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak

berlubang/pecah atau rosak.

6.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual

pembersihan dipatuhi.

6.2.8.3 Inisiatif/Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

6.2.9 Dinding / Partition Pegawai

6.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.

6.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan

mempamerkan imej korporat.


56

6.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di

ruang tempatkerja masing- masing termasuk bilik

pegawai.

6.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun

kemas dan teratur.

6.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk

hiasan.

6.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan

dihadapan partition.

6.2.10 Siling

6.2.10.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik

6.2.10.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan

6.2.10.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif

untuk pembaikan segera perlu diambil.

6.2.11 Lampu dan soket

6.2.11.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan

mudah difahami.

6.2.11.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.

6.2.11.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.

6.2.11.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif

untuk pembaikan segera perlu diambil.


57

6.2.12 Meja

6.2.12.1 Di bahagian atas meja

6.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.

6.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan

(optional).

6.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional).

6.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan

hendaklahdisusun dengan kemas dan teratur

pada setiap masa.

6.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks

yang ditetapkan.

6.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan

disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber

stamp).

6.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja

6.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi

bakul sampah.

6.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu

dikemaskan dengan menggunakan bahan-

bahan yang sesuai seperti black tape / cable

casing.

6.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan

digunakan secara guna sama.


58

6.2.13 Laci (Meja/ Almari)

6.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan

dengan kemas.

6.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

6.2.13.2.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat

tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti

pegawai.

6.2.13.2.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan

diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen

rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

6.2.13.2.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan

diguna bagi menempatkan alatan/ barang

peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon

bimbit dan lain-lain.

6.2.13.3 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

6.2.13.3.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat

tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti

pegawai

6.2.13.3.2 Laci kedua dilabelkan “PERIBADI” dan diguna

bagi menempatkan alatan / barang peribadi


59

seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan

lain-lain

6.2.13.4 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti

berikut:

6.2.13.4.1 Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari

3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada

peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat

tulis (dilabel sebagai “ALAT TULIS”), buku

catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai

“DOKUMEN”).

6.2.13.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu

diletakkan di dalam laci/ almari ruangan peribadi atau

tempat yang bersesuaian dan disusun kemas.

6.2.13.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel

iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan

barang peribadi tidak boleh bercampur.

6.2.13.7 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di

dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.

6.2.14 Kerusi

6.2.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi

ketika tidak digunakan.

6.2.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di

belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).


60

6.2.14.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk

diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

6.2.15 Peti Sejuk

6.2.15.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam

keadaan yang baik.

6.2.15.2 Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang

disimpan berada dalam keadaan bersih, disusun kemas

dan tidak bercampur aduk.

6.2.15.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam

bilik.

6.2.16 Komputer dan pencetak

6.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah

sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna.

6.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan

mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor

tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan

pintu masuk.

6.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).

6.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh

digunakan.

6.2.17 Pelabelan dan Pemakiran

6.2.17.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu


61

menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir

peralatan)

6.2.17.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut

kesesuaian zon.


62


63


64


65


66

6.3 Komponen C: Tempat Umum

Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam

penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan

termasuk pelawat.

Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan

adalah:

6.3.1 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan berada dalam

keadaan berikut:

6.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

6.3.1.2 Peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik.

6.3.1.3 Peralatan/ kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk

dan disusun kemas ketika tidak digunakan.


67

6.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.

6.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di

pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan

tanda (slot in board).

6.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana

bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala

(Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian /

Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam

pelanggan, program Kementerian / Bahagian dan lain-

lain).

6.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan

selepas mesyuarat selesai.

6.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah,

biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan.

6.3.1.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.

6.3.1.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor,

mikrofon dan power supply ditutup sebelum

meninggalkan bilik mesyuarat.

6.3.1.11 Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di

bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.

6.3.1.12 Kerusi dinomborkan dan pelan lantai dipamerkan dengan

jelas.

6.3.1.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan

diletakkan di lokasi yang bersesuaian

6.3.1.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/

bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk

dihubungi).


68

6.3.2 Bilik Latihan/Bilik Guna Sama

Kawasan ini perlulah mematuhi keadaan yang berikut mengikut

kesesuaian:

6.3.2.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

6.3.2.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan

yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai

pencapaian Jabatan/ Bahagian, penyataan kualiti/ hala

tuju, piagam pelanggan dan lain-lain).

6.3.2.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada

dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

baik.


penyelenggaraan yang baik.

6.3.2.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang

disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

6.3.2.6 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi).

6.3.3 Bilik Sumber dan Multimedia

6.3.3.1 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih, susunan rapi dan

kemas serta menyenangkan pelanggan.

6.3.3.2 Sistem susunan yang teratur dan barang-barang yang

disimpan mudah untuk diambil/ dicapai/ dicari (seperti

rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan) apabila diperlukan.

6.3.3.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam

keadaansempurna dan boleh digunakan dengan baik.


69

6.3.3.4 Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan petunjuk

yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.


penyelenggaraan yang baik.


dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik sumber &

multimedia (nama pegawai dan nombor untuk

dihubungi).

6.3.4 Surau/ Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan

surau/ bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:

6.3.4.1 Semua peralatan/ kemudahan (contoh: kemudahan

tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

6.3.4.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih

untuk keselesaan ramai.

6.3.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun,

dilipat atau digantung dengan kemas.

6.3.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan

Surau / Bilik Solat.

6.3.4.5 Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan

mengikut keperluan.

6.3.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di

dalam almari / kabinet / rak yang disediakan.

6.3.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling

surau/ bilik solat dengan jelas.

6.3.4.8 Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.


70

6.3.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

6.3.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

6.3.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk

mendapatkan suasana yang sentiasa segar.

6.3.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan.

6.3.4.13 Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK

dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di

dalam bilik tersebut.

6.3.4.14 Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau /

bilik solat, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu

dibuat.


dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/ bilik solat

(nama pegawai dan nombor telefon).

6.3.5 Pantri

6.3.5.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

6.3.5.2 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan

bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak,

kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.

6.3.5.3 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi

menghindarkan bau yang tidak menyenangkan.

6.3.5.4 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak

berbau.

6.3.5.5 Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas

dan teratur setelah digunakan.

6.3.5.6 Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar

pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/ optional).


71

6.3.5.7 Pinggan mangkuk/ cawan/ gelas TIDAK diletakkan di

atas meja dan sinki selepas digunakan.

6.3.5.8 Pinggan/ mangkuk yang masih basah hendaklah dilap

dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/ rak.

6.3.5.9 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.

6.3.5.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan

tiada sisa makanan.

6.3.5.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh

dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas

bertutup (Contoh: dimasukkan dalam bekas makanan)

dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/ optional).

6.3.5.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.

6.3.5.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan

jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-

apa arahan yang berkaitan.


dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama


6.3.6 Tandas

6.3.6.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

6.3.6.2 Senarai peralatan/ kelengkapan yang perlu ada

secukupnya dalam tandas:

6.3.6.2.1 Bekas sampah.

6.3.6.2.2 Sanitari bin (untuk bilik air wanita).

6.3.6.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer).

6.3.6.2.4 Mesin penyembur pewangi.


72

6.3.6.2.5 Cecair pencuci.

6.3.6.2.6 Kertas tisu.

6.3.6.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk

dinding dan pintu utama.

6.3.6.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada

kebocoran dan tidak bersawang.

6.3.6.5 Semua lampu berfungsi dengan baik.

6.3.6.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih,

lengkap dengan penyelak dan penyangkut pakaian.

6.3.6.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh

selamat.

6.3.6.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik

serta flushing system berfungsi dengan sempurna.

6.3.6.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system

berfungsi dengan sempurna.

6.3.6.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air

berfungsi.

6.3.6.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan

kering.

6.3.6.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan

sempurna dan sentiasa ada sabun.

6.3.6.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan

6.3.6.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang

kurang menyenangkan.

6.3.6.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam

keadaan yang baik.


73

6.3.6.16 Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan,

pastikan ianya sentiasa bersih dan semua paip air

berfungsi dengan baik.

6.3.6.17 Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam

keadaan yang bersih, baik dan berfungsi.

6.3.6.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan

pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air.

6.3.6.19 Tandatangan pegawai bertanggungjawab (pemilik/

ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang

telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.


dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama


6.3.7 Perpustakaan / Pusat Sumber

6.3.7.1 Perpustakaan/ pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih

dan kemas.

6.3.7.2 Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan

pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah

dicapai (seperti rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan).

6.3.7.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.

6.3.7.4 Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan dan

petunjuk disediakan dan mudah dilihat.

6.3.8 Gimnasium

6.3.8.1 Peralatan gimnasium disusun dengan kemas dan teratur

serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan.


74

6.3.8.2 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada

dalam keadaan baik serta sempurna.

6.3.8.3 Jadual penggunaan gimnasium dipamerkan untuk

kemudahan pengguna dan dipamerkan di kawasan yang

mudah dilihat.

6.3.8.4 Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan

(Contoh: Buku Rekod Pengguna).

6.3.8.5 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi

memantau kebersihan gimnasium.

6.3.9 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu

6.3.9.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan

tersusun.

6.3.9.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk

kemudahan pelanggan/ tetamu luar.

6.3.9.3 Peralatan/ kemudahan/ perabot di ruang menunggu

disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.

6.3.9.4 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas

dan ceria.

6.3.9.5 Kemudahan tanda arah/ petunjuk dipamerkan dengan

jelas di kawasan yang mudah dilihat.

6.3.9.6 Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi

disediakan.

6.3.9.7 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

6.3.9.7.1 Sistem Maklumbalas Pelanggan.

6.3.9.7.2 Direkotri Pelanggan.

6.3.9.7.3 Borang-borang / Brosur berkaitan.


75

6.3.9.7.4 Bahan bacaan untuk pelanggan.

6.3.9.8 Usaha-usaha delighting the customer seperti

mewujudkan persekitaran yang kondusif dan kemudahan

sokongan ada dilaksanakan.

6.3.9.9 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan.

6.3.10 Lobi Utama / Ruang hadapan

6.3.10.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih,

kemas dan ceria.

6.3.10.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas

dan berkeadaan baik.

6.3.10.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan

sebarang halangan seperti barang/ peralatan yang boleh

mengganggu ruang laluan.

6.3.10.4 Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam

pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa perlu

dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah

dilihat.

6.3.10.5 Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

6.3.10.5.1 Buku Kedatangan Pelawat.

6.3.10.5.2 Direktori Pegawai.

6.3.10.5.3 Sudut Informasi untuk Pelanggan.

6.3.10.5.4 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej

korporat.

6.3.11 Laluan Utama/ Laluan Awam


76

6.3.11.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa

buangan yang diletak di sepanjang laluan.

6.3.11.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang

laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan

teratur supaya tidak menghalang laluan.

6.3.11.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/ umum hendaklah

disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan

perjalanan.

6.3.11.4 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan

hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini

maklumatnya.

6.3.11.5 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.


77


78


79


80

6.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

6.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin

suasana kerja yang selamat:

6.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau

peralatan yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga,

fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya).

6.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah

sentiasa ditutup dan tidak dihalang.

6.4.1.3 Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam

keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.

6.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat

kebenaran.

6.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang

kecuali pantri.

6.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan

hendaklah jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda

KELUAR dan AWAS).

6.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh :

barang-barang pra pelupusan).

6.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran

dalaman PSUK (Contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail,

bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya).

6.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan,

berkeadaan bersih dan diletakkan ditempat yang sesuai

dan mudah dicapai.


81

6.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah

dilapor dan diselenggarakan dengan segera.

6.4.2 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:

6.4.2.1 Arahan Keselamatan.

6.4.2.2 Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill).

6.4.2.3 Tanda amaran.

6.4.2.4 Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul.

6.4.2.5 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.


82

6.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran

6.5.1 Tempat Meletak Kenderaan

6.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja

dan pelawat.

6.5.1.2 Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan

pelawat disediakan dengan jelas.

6.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

6.5.1.4 Kemudahan parkir untuk OKU disediakan.


83

6.5.2 Kawasan Persekitaran

6.5.2.1 Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik.

6.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran berkeadaan baik dan

tidak berlubang / rosak.

6.5.2.3 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah

difahami dan dipatuhi, ada disediakan.

6.5.2.4 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati

disekitar kawasan.

6.5.2.5 Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak

dibiarkan panjang.

6.5.2.6 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan

mencukupi.

6.5.2.7 Kawasan / tong pengumpulan sampah bersih, tidak

berbau dan diuruskan dengan baik.

6.5.2.8 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih.

6.5.2.9 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

6.5.3 Sudut / Pondok Pengawal

6.5.3.1 Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih.

6.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu).

6.5.4 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk

Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:

6.5.4.1 Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua

jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat.


84

6.5.4.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa

bersih.

6.5.4.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami.

6.5.4.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya

strategik.

6.5.4.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

6.5.5 Media / Bahan Pameran

6.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di

papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/

unit perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu,

bersih dan perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan

semasa.

6.5.5.2 Penampilan media/ bahan pameran yang dipamerkan

perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.

6.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah

digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.


85


86

6.6 Komponen F: Tempat Khusus

6.6.1 Bilik Pegawai

6.6.1.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk

workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik

pegawai mengikut kesesuaian.

6.6.1.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas

settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak

sepatutnya.

6.6.1.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan

dari segi kuantiti.

6.6.1.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan

hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada

habuk yang terperangkap.

6.6.1.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap

dan seragam mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.

Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada

saiz dan kesesuaian bilik/ ruang.

6.6.1.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap

dan seragam mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.

Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada

saiz dan kesesuaian bilik/ruang.


87

6.6.2 Penggunaan Mesin Dan Peralatan

6.6.2.1 Mesin dan Peralatan

6.6.2.1.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan

selamat serta tidak menghalang

pergerakan proses kerja.

6.6.2.1.2 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan

bersih, tidak berhabuk, berminyak,

berkarat dan sebagainya kerana ia boleh

memendekkan jangka hayat mesin.

6.6.2.1.3 Jadual penyelenggaraan mesin perlu

disediakan untuk pemantauan mesin.

6.6.2.1.4 Tiada barang diletakkan di atas atau di


88

bawah mesin terutamanya bahan yang

berbentuk cecair.

6.6.2.1.5 Tanda berhati-hati (Contoh AWAS) perlu

diletakkan pada bahagian yang

merbahaya sebagai peringatan kepada

pekerja lain.

6.6.2.1.6 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap

mesin mengikut kesesuaian perlu ada.

6.6.2.1.7 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan

berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan.

6.6.2.1.8 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA

perlu dipaparkan berhampiran dengan

mesin/ peralatan yang rosak.

6.6.2.1.9 Senarai Item Rosak juga perlu

dipaparkan dan diletakkan berhampiran

dengan barang tersebut. Maklumat seperti

tarikh aduan kerosakan, nombor aduan

serta jenis tindakan perlu dinyatakan

dalam senarai tersebut.


89

NAMA ITEM

TARIKH

ADUAN

KEROSAKAN

TINDAKAN

(baiki / lupus)

PELAPOR

1

2

3

4

5

6

Format borang yang digunakan untuk menyenaraikan item-item yang telah

rosak dan diambil tindakan


90

6.6.3 Stor / Tempat Penyimpanan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009

(Tatacara Pengurusan Stor)

6.6.3.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara

seperti berikut:

6.6.3.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan

jelas dan difahami.

6.6.3.1.2 Borang permohonan stok.

6.6.3.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK

dipamerkan dengan jelas.

6.6.3.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di

luar stor.

6.6.3.2 Dalam Stor

6.6.3.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak

berdebu dan tersusun kemas.

6.6.3.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian

bagi tiap-tiap bahan / komponen barangan

(mengikut Tatacara Pengurusan Stor).

6.6.3.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah

jelas dan teratur untuk memudahkan

barang tersebut diambil / dicapai / dicari.

6.6.3.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang

tidak diperlukan, berada di dalam stor.


91

6.6.3.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor

dalam keadaan baik dan berfungsi.

(contoh: tangga dan troli).

6.6.3.2.6 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk

kepada peraturan dan garis panduan)

dalam pengurusan, penjagaan dan

penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan

unsur korporat.

6.6.3.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu

diletakkan di tempat yang strategik serta

mudah dilihat oleh orang ramai.

6.6.3.2.8 Semua barang / bahan dilabelkan dengan

jelas dan kemas.

6.6.3.2.9 Etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barang dari stor perlu ada,

dipatuhi dan dipaparkan kepada

kakitangan.


92

6.6.4 Simpanan Barang di Stor

6.6.4.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan

kakitangan stor.

6.6.4.2 Pastikan jarak di antara paras susunan barang dengan

siling, tidak kurang dari 2 kaki.

6.6.4.3 Pastikan barang-barang yang disusun, tidak

menghalang/ mengganggu cahaya lampu, penghawa

dingin, water sprinkler atau sebarang peralatan yang

dipasang pada siling dari berfungsi sepenuhnya.

6.6.4.4 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara

Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out

(LDKD / FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh

luput. Manakala aturan Masuk Dulu Keluar Dulu

/First In First Out (MDKD/ FIFO) digunakan bagi

barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang

dengan tarikh luput yang sama.

6.6.4.5 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan

ruang yang ada seperti berikut:

6.6.4.5.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut

kumpulan barang seperti bahan kimia, alat

ganti atau makmal dan sebagainya.

6.6.4.5.2 Setiap kumpulan barang ditanda

menggunakan abjad-abjad atau nombor

atau kedua-duanya sekali.


93

6.6.4.5.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf

dan setiap jalur kotak diberikan satu

nombor. (Contoh: liquid paper botol

terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para

B dan kotak nombor 2).

* Lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2

6.6.4.5.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas,

kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah

kekal penyimpanannya dan hendaklah

dilabel untuk mudah dilihat.

6.6.4.5.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi

satu jenis stok barang yang sama.

6.6.4.5.6 Bagi barang-barang yang tercerai

hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

berukuran bersesuaian dan tidak boleh

dibungkus tetapi hendaklah disusun

dengan kemas.

6.6.4.5.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak

bercampur dengan bahan yang masih

boleh digunakan.

6.6.4.5.8 Barang-barang berharga dan menarik

hendaklah disimpan di tempat yang

selamat dan dikawal oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

6.6.4.5.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh

pegawai-pegawai yang diberi kuasa


94

(pemesan/ pegawai stor) dengan

menggunakan borang Kew.PS-10 (stor

utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/

bahagian)

6.6.4.5.10 Kad petak (bin card) mestilah berada

bersama-sama dengan barang.

6.6.4.5.11 Penanda aras minima disediakan bagi

semua barang di dalam stor.


95

6.6.5 Simpanan Barang Toksik

6.6.5.1 Barang toksik perlu disusun dengan kemas dan teratur

mengikut kawasan/ garisan pemisah yang telah

ditetapkan dan perlu dilabel.

6.6.5.2 Peralatan seperti rak/ pallet/ alatan sokongan lain untuk

kegunaan simpanan barangan toksik perlu digunakan

dengan sebaiknya.

6.6.5.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka

hayat dan tidak digunakan lagi.

6.6.5.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau

menyimpan barang toksik berkeadaan baik.

6.6.5.5 Simpanan barang toksik mesti mempunyai tanda arah /

label/ abjad bagi setiap barangan siap.

6.6.5.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod

pengeluaran.



ramai.


96

6.6.6 Keselamatan dan Kebersihan Stor

6.6.6.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

6.6.6.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa

dari pihak Bomba.

6.6.6.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan

bersebelahan.

6.6.6.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di

dinding dan berparkir.

6.6.6.1.4 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh:

System Water Sprinkler dan Hose Reel.

6.6.6.1.5 Pencahayaan yang mencukupi.

6.6.6.1.6 Tanda amaran seperti DILARANG

MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR

dipamerkan dengan jelas.

6.6.6.1.7 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di

tempat mudah dicapai dan berparkir.


97


98


99


100


101

7. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

7.1 Dari segi penampilan diri dan imej

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara

berpakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta

kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan.

7.2 Perhubungan dengan rakan sejawat

Usaha bersama/ kerja berpasukan seperti bergotong-royong, kreativiti,

mesyuarat dan sebagainya dapat diamalkan.

7.3 Perhubungan dengan pelanggan

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman,

berbudi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

7.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen

yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas

hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan.

8. PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar dapat membantu warga

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak dalam melaksanakan pengurusan

persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya

secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang.

seksyen kandungan m/s 1 tujuan 2 2 latar … · 5.6.7.1 menyediakan kriteria senarai semak audit...

Documents