rekod pindaan prosedur kualiti tarikh bahagian/ … iso... · tindakan di dalam buku daftar surat...

Tarikh berkuatkuasa : 25 April 2013 Muka Surat : Lampiran I

PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 02

BIL.

NO.

KELUARAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1

01

15 Julai

2010

Penambahan di perkara 3 –

Rujukan iaitu:-

Dasar Pengurusan Rekod dan

Arkib Elektronik

Garis Panduan Pengurusan

Rekod Elektronik

Rekod Elektronik dan Akta

Arkib Negara 2003

3

2

02

1 Jun 2011

Perubahan pada muka surat

borang pindaan

Penambahan Prosedur –

Rekod secara Elektronik

Lampiran

6

3

03

14 Ogos

2012

Perkara 6 (Tanggungjawab

Dan Tindakan)

- Penambahan pegawai

bertanggungjawab iaitu S/U

Pejabat dan PT (KES)

03 - 06

I

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

Tarikh berkuatkuasa : 25 April 2013 Muka Surat : Lampiran II


BIL.

NO.

KELUARAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

4

04

16 April

2013

5. SINGKATAN

S/U Pejabat : -

Setiausaha Pejabat

PT (KES) :

Pembantu Tadbir

(Kesetiausahaan)

SUP :

Setiausaha Pejabat

6. TANGGUNGJAWAB

DAN TINDAKAN

Pindaan seperti yang

telah dikemaskinikan.

B. PENGURUSAN FAIL

8. PT (P/O) / PAP / PRA :

Simpan fail ke dalam

Bilik Fail.

C. PENGURUSAN SURAT

KELUAR



D. PENGURUSAN

REKOD ELEKTRONIK



4

4

II

1. OBJEKTIF

Memastikan Pengurusan Rekod yang melibatkan proses mengklasifikasi,

menyusun, menyimpan dan menyelenggara rekod-rekod kualiti dikendalikan

dengan teratur dan sistematik.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua Bahagian dalam mengendalikan rekod-

rekod secara manual dan atas-talian.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod

3.2 Arahan Perkhidmatan - Bab 4 – Pengurusan Fail-fail di Pejabat

3.3 Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen Terperingkat

3.4 Surat Pekelilling Am - Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan

Bil. 1 Tahun 1997

3.5 Dasar Pengurusan Rekod dan Arkib Elektronik

3.6 Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik

3.7 Rekod Elektronik dan Akta Arkib Negara 2003

No. Keluaran : 02 No. Pindaan: 02

Tarikh Pinda: 1 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 2 daripada 12


2

No. Keluaran : 04 Tarikh berkuatkuasa : 25 April 2013





4. DEFINISI

Buku Daftar/Rekod

Merupakan buku yang merekodkan pendaftaran surat masuk/keluar.

Rekod Atas Talian

Merekod data secara atas talian.

Kertas Minit

Merupakan kertas yang mencatatkan kandungan surat-menyurat/dokumen/maklumat

yang dirangkum dalam fail dan digunakan juga untuk ulasan kepada tajuk berkaitan.

5. SINGKATAN

BPKN - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

SUP - Setiausaha Pejabat

PAP - Pembantu Am Pejabat

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PAP (BPKN)

PAP

(BPKN)

PAP (BPKN)

PAP

(Semua bahagian)

A- PENERIMAAN SURAT-SURAT

1. Menerima surat dari Agensi luar.

2. Menentu dan mengagihkan surat mengikut

Bahagian / Unit.

3. Memasukkan surat yang telah diagihkan ke

dalam pigeon hole mengikut Bahagian / Unit.

4. Mengambil surat dari pigeon-hole di Bahagian Pentadbiran dan

Kewangan, Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar.


3


PAP

(Semua Bahagian)

SUP

(Semua Bahagian)

SUP

( Semua Bahagian)

SUP

( Semua Bahagian)

PT (P/O)

PT (P/O)

PT (P/O)

5. Menyerahkan kepada SUP di Bahagian / Unit berkaitan.

6. Menerima surat dari PAP dan juga surat dari luar yang

dialamatkan terus ke Bahagian / Unit melalui Pos dan dengan

tangan.

7. Mengecop tarikh penerimaan atas surat dan merekod butir-butir

surat ke dalam Buku Daftar Surat (AM 10).

8. Merekodkan surat yang telah diminitkan oleh Setiausaha Bahagian

untuk diagihkan kepada pegawai-pegawai berkaitan bagi diambil

tindakan di dalam Buku Daftar Surat dan Sistem NRE Rekod.

9. Serahkan surat kepada Pegawai berkenaan untuk tindakan.

B- PENGURUSAN FAIL

1. Terima permohonan bagi mendapatkan fail.

2. Bagi fail yang telah dibuka, mendapatkan fail

dan mendaftar pergerakan fail ke dalam Kad

Keluar Fail seperti berikut: -

- Kepada

- Tarikh

- Oleh




4




PT (P/O)/PAP

PT (P/O)

PT (P/O)

PT (P/O)

PT (P/O)

PT (P/O)/PAP/PRA

PT (P/O)/PAP

SUP/PT (P/O)/PAP

(Semua Bahagian)

PT (P/O)/PAP

3. Bagi fail yang belum dibuka, membuka dan mendaftar fail baru

dalam Buku Daftar Fail serta merekodkan pergerakan fail

seperti di tindakan 2.

4. Kemaskini Kertas Minit.

5. Menyerahkan fail kepada pegawai berkenaan.

6. Apabila fail dipulangkan, kemaskini kertas minit dan kemaskini

rekod pergerakan fail.

7. Imbas surat dan kemaskini Sistem NRE Rekod.

8. Simpan fail ke dalam Bilik Fail.

C - PENGURUSAN SURAT KELUAR

1. Terima surat-surat yang perlu dihantar keluar atau edaran dalaman

2. Daftar surat-surat terperingkat dalam Buku Daftar Surat Keluar AM

492 (Surat Bawah Jadual), Buku Daftar Surat Keluar AM 492A

(Surat Luar Jadual) dan Buku Daftar Surat Keluar AM 492B (Surat

Pengelasan Semula).

3. Tentukan kaedah penghantaran dan

uruskan penghantaran:-

a) Mel Biasa

Menggunakan setem mesin franking


5




PT (P/O)/PAP

(Semua Bahagian)

PT (P/O)/PAP

(Semua Bahagian)

PT (P/O)/PAP

(Semua Bahagian)

SUP (Semua Bahagian)



b) Pos Laju

Menggunakan Borang Pelekat (Pos Laju) yang

disediakan oleh Pejabat Pos

c) Berdaftar

Menggunakan sampul surat berpalang dan

melekatkan Slip Pos Berdaftar

d) Dengan Tangan

Direkod dalam Buku Despatch

4. Memasukkan sesalinan surat ke dalam fail berkaitan

dan kemaskini Kertas Minit.

5. Memasukkan sesalinan pendua surat ke dalam Fail Timbul

untuk diedarkan kepada pegawai-pegawai bahagian pada setiap

penghujung bulan.

6. Simpan Fail di dalam Bilik Fail.

D - PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK

1. Terima surat yang dihantar.

2. Tentukan jenis rekod surat, e-mail, atau SMS.

3. Tentukan kategori rekod sama ada

dalam atau luaran.

6







SUP

(Semua Bahagian)

PPT(P)/KPT(P)/PT(P/O)

(BPKN)

PPT(P)

(BPKN)

PPT(P)/KPT(P)/PT(P/O)

(BPKN)

4. Tentukan sama ada ’Tiada Tindakan’

atau ’Ada Tindakan’.

5. Simpan rekod elektronik.

E - PELUPUSAN REKOD

1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan dan menyediakan

senarainya.

2. Hantar senarai ke Jabatan Arkib Negara dan terima semula

jawapan.

3. Mengambil tindakan selaras dengan keputusan Jabatan Arkib

Negara.

7




7. REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Buku Daftar Surat

Buku Daftar Senarai Fail

Buku Daftar Pergerakan Fail.

Buku Daftar Despatch

Borang Penghantaran Surat

Buku Daftar Mesin Franking

Salinan Borang Pos Laju

Buku Daftar Surat Berdaftar

Senarai Fail untuk dilupuskan

Surat kepada Jabatan Arkib Negara

Surat Jawapan dari Jabatan Arkib Negara.

Bahagian / Unit

Bahagian / Unit

Bahagian / Unit

Bahagian / Unit

Bahagian / Unit

BPKN

Bahagian / Unit

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

8



8. CARTA ALIRAN KERJA

PENERIMAAN SURAT-SURAT

Terima dan Buka Surat

Tentukan & Agihkan Surat Mengikut

Bahagian / Unit

Masukkan Surat ke dalam pigeon hole

mengikut Bahagian / Unit

Semua PAP Bahagian

Ambil Surat di BPKN

Serah Surat kepada Pej. Setiausaha

Bahagian / Ketua Unit

Cop Tarikh Penerimaan, Daftar dan

Merekod Surat Dalam Buku Daftar

Surat/Sistem Komputer

Cop Arahan Tindakan dan Serahkan kepada

Setiausaha Bahagian Untuk Tindakan

Merekod Surat Dalam Buku Daftar

Surat/Sistem Komputer

Rekod Penerimaan Surat dan Edar Surat

Mengikut Minit Kepada Pegawai Berkaitan


9


Muka Surat :10 daripada 12

PENGURUSAN FAIL

Ya

Kenalpasti Klasifikasi

Fail (Rahsia/Sulit/

Terhad)

Buka & Daftar Fail

Baru

Kandungkan Surat

Dalam Fail dan

Kemaskini Kertas

Minit

Daftarkan ke

dalam Buku Daftar

Pergerakan Fail

Fail Telah Dibuka ?

Tidak

Dapatkan Fail & Daftar Dalam Buku

Daftar Pergerakan Fail

Memohon fail untuk rujukan atau tindakan

Pastikan fail dipulangkan

Serahkan fail kepada pegawai berkenaan

Untuk Rujukan Atau Tindakan

Simpan Fail

Imbas surat dan kemaskini NRE* rekod

Kemaskini kertas minit dan rekod pergerakan fail


10

PENGURUSAN SURAT KELUAR

Daftar surat dalam Buku Daftar Keluar

(Surat Biasa), Surat Keluar

( Surat Sulit) dan Daftar Surat Keluar

(Surat Rahsia)

Terima surat perlu dihantar

Menguruskan Penghantaran Surat

Menyimpan Fail di dalam Bilik Fail

Memasukkan sesalinan surat Fail ke dalam Fail

yang berkaitan.

Memasukkan sesalinan pendua surat ke dalam

Fail Timbul.




11




PELUPUSAN REKOD (KERTAS/REKOD ELEKTRONIK)

Kenalpasti rekod yang perlu dilupuskan

dan sediakan senarai

Hantar senarai ke Jabatan Arkib Negara

dan terima semula jawapan

Ambil tindakan selaras dengan keputusan

Jabatan Arkib Negara

12

rekod pindaan prosedur kualiti tarikh bahagian/ … iso... · tindakan di dalam buku daftar surat...

Documents