qp08

HUSM/HEMA-UPT/QP-08

PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN REKOD

MAKMAL HEMATOLOGI DAN PERUBATAN TRANSFUSI

HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Disediakan:

Saw Teik Hock

16.02.2010

Disemak oleh:

Prof Madya Dr. Rapiaah Mustaffa

20.02.2010

Disahkan: Prof Madya Dr. Rosline Hassan

21.02.2010

Tarikh Efektif: 21.02.2010

MAKMAL HEMATOLOGI DAN PERUBATAN TRANSFUSI, HUSM

Disediakan: Disemak oleh:

Diluluskan:

Saw Teik Hock Prof. Madya Dr Rapiaah Mustaffa

Prof Madya Dr Rosline Hassan Tarikh efektif 21.2.2010

Hakcipta © Makmal Hematologi & Unit Perubatan Transfusi 2012 Sebarang cetakan dan penggunaan semula mana-mana bahagian dalam dokumen ini tidak dibenarkan

PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN REKOD (HUSM/HEMA-UPT/QP-08)

Tajuk: ISI KANDUNGAN

Muka surat 2 drp 8 Versi 3

MUKA SURAT PERKARA

1 Tajuk Dokumen Kualiti

2 Isi kandungan

3 Rekod Pindaan & Semakan

4 Tujuan, Skop, Singkatan dan Definisi

5 Dokumen Rujukan

6 - 8 Prosedur danTanggungjawab

9 Rekod

10 Carta Alir

Apendik:

i. Apendik 1:Jadual tempoh simpanan yang ditetapkan

ii. Apendik 2:Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail

iii. Apendik 3:Borang Penentusahan Pemushanan Rekod Awam



Diluluskan:





Tajuk: REKOD PINDAAN


REKOD PINDAAN

NO. VERSI TARIKH HURAIAN PINDAAN OLEH 2 04.07.2010 Pindaan 1

m/s 4/8 : perubahan skop, singkatan dan definisi Pindaan 2 m/s 5/8 : tambahan dokumen rujukan Pindaan 3 m/s 6/8 : perubahan prosedur dan tanggungjawab Pindaan 4 m/s 7/8 : perubahan rekod Pindaan 5 m/s 8/8 : perubahan carta alir

3 04.07.2010 Pindaan 1 Tambahan apendik A1, A2 dan A3

3 01.08.2010 Transform to online documentation in http://www.medic.usm.my/hematology/index.php/qp08

3 13.02.2011 Pindaan 2 m/s 6/8 : perubahan prosedur dan tanggungjawab m/s 8/8 : perubahan carta alir

3 31.03.2011 Pindaan 3 Tambahan : Jadual pelupusan sampel genetik (molekular) pada apendik A1

3 9.4.12 Pindaan 4: Perubahan prosedur & flowchart

REKOD SEMAKAN

TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENYEMAK

TANDATANGAN PENGESAHAN

05.07.2010 Muhammad Fakhri Mohd Azmi

21.03.2011 Norizah Tumin

19.03.2012 Muhammad Fakhri Mohd Azmi / Ahmad Zakwan Mustafa



Diluluskan:





Tajuk: TUJUAN, SKOP, SINGKATAN & DEFINASI


1. TUJUAN

Dokumen ini digunakan sebagai rujukan untuk penyimpanan dan pelupusan semua jenis rekod yang berada di Makmal Hematologi dan Unit Perubatan Transfusi

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk pengurusan dan perkhidmatan Makmal Hematologi dan Unit Perubatan Transfusi

3. SINGKATAN

UPT

LQM

BPPD

KJ

PS

JTMP

pM

AK

PAP

Unit Perubatan Transfusi

Laboratory Quality Manual

Borang Pendaftaran Penderma Darah

Ketua Jabatan

Pegawai Sains

Juruteknologi Makmal Perubatan

Pembantu Makmal

Atendan Kesihatan

Pembantu Am Pejabat

4. DEFINISI

Rekod : Semua dokumen yang disimpan samada berbentuk borang permohonan atau rekod keputusan ujian pesakit atau penderma darah di Makmal Hematologi dan Perubatan Transfusi



Diluluskan:





Tajuk: DOKUMEN RUJUKAN Muka surat 5 drp 8 Versi 3

5. DOKUMEN RUJUKAN

5.1. HUSM/LCD/LQM : Laboratory Quality Manual

5.2. Manual Operasi Peralatan yang terdapat pada peralatan berkenaan.

5.3. Manual Keselamatan Makmal Hematologi/UPT

5.4. Specific Technical Requirement For accreditation Of Hematology Laboratories - Issue 3,

January 2007

5.5. MHT/DL 208/T100: Guidelines on Retention of Pathology Records and Material. Part 1

Version 1/2005.

5.6. Tempoh Penyimpanan Untuk Rekod Di Hematology (Ruj: Guidelines on Retention Of

Pathology Records and Materials Part 1 Version 1/2005 muka surat 8)

5.7. Tempoh Penyimpanan Untuk Rekod Di Blood Bank/Hematology Yang tidak Spesifik seperti

vi dan vii rujuk sebagai General (Ruj: Guidelines On Retention of Pathology Records and

Materials Part 1 Version 1/2005 muka surat 4)

5.8. Tempoh Penyimpanan Untuk Rekod Di Blood Bank (Ruj: Guidelines on Retention Of

Pathology Records and Materials Part 1 Version 1/2005 muka surat 11).

5.9. MHT / DL / 226 :Surat Pekeliling AM 1 Tahun 1997 (Peraturan Pemeliharaan Rekod Rekod

Kerajaan) Arkib Negara Malaysia, Jabatan Perdana Menteri.

5.10. MHT / DL / 227: Undang-undang Malaysia Akta 629 Akta Arkib Negara 2003

5.11. www.arkib.gov.my



Diluluskan:





Tajuk: PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Muka surat 6 drp 8 Versi 3 Pindaan 2

6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Bil Prosedur Tanggungjawab 6.1 Susun semua rekod mengikut susunan bulanan.

PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.2 Catat dan label nama rekod, bulan dan tahun untuk penyimpanan PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.3 Simpan dan susun rekod ke dalam kabinet/stor penyimpanan rekod mengikut bulan dan tahun

PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.4 Semak dan asingkan semua rekod tidak aktif dan tamat tindakan mengikut susunan kategori, siri, tahun dan nombor seturut. Tempoh simpanan rekod berpandukan Laboratory Quality Manual atau Guidelines On Retention Of Pathology Records And Materials (lampiran HUSM/HEMA-UPT/QP-08/A1) dan ke ruang pelupusan di kabinet/stor penyimpanan rekod (Nota : Kumpulan rekod yang boleh dilupuskan: a. Rekod-rekod awam yang telah tamat tindakan b. Telah mencapai tempoh simpanan yang ditetapkan. c. Keadaan fizikal rekod-rekod tersebut tidak mengizinkan

pemeliharaannya)

PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.5 Isi borang permohonan bagi pelupusan fail (rujuk lampiran HUSM/HEMA-UPT/QP-08/A2) yang dimuat turun dari http://www.arkib.gov.my. Dapatkan kelulusan Ketua Jabatan untuk pelupusan rekod yang berkenaan.

PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.6 Hantar borang permohonan tersebut kepada Arkib Negara dan dapatkan kelulusan. JTMP/PS/KJ

6.7 Selepas mendapat surat kelulusan dari Arkib Negara, jalankan proses pelupusan dan dapatkan tandatangan saksi semasa pelupusan seperti dalam buku rekod pelupusan (Nota: Untuk pelupusan yang memerlukan kelulusan Arkib Negara sila rujuk kepada “Surat Pekeliling AM 1 Tahun 1997 (Peraturan Pemeliharaan Rekod Rekod Kerajaan)” dan Undang-Undang Malaysia, Akta 629, Akta Arkib Negara 2003

JTMP/PS

6.8 Isi borang penentusahan pemusnahan rekod awam (rujuk lampiran HUSM/HEMA-UPT/QP-08/A3). Hantar borang penentusahan yang telah lengkap diisi kepada Arkib Negara.

PAP/AK/pM/JTMP/PS

6.9 Simpan semua rekod aktiviti pelupusan ke dalam fail Rekod Pelupusan Salinan Keputusan Ujian & Slaid (HUSM/58/PK/43) Hematologi dan fail Pelupusan Rekod Kualiti (HUSM/58/PK/82T) UPT untuk rekod yang akan dilupuskan.

JTMP/PS



Diluluskan:





Tajuk: REKOD Muka surat 7 drp 8 Versi 3

7. REKOD

7.1 Rekod : Makmal Hematologi – Rujuk HUSM/58/PK/001: Pendaftaran Utama Dokumen

Makmal Hematologi 7.2 Rekod : Makmal Perubatan Transfusi– Rujuk HUSM/58/PK/01T: Senarai Rekod Kualiti

Unit Perubatan Transfusi



Diluluskan:





Tajuk: CARTA ALIR Muka surat 8 drp 8 Versi 3 Pindaan 2

8. CARTA ALIR

Simpan semua rekod mengikut tempoh penyimpanan

Asingkan rekod yang telah melebihi tempoh penyimpanan

Isi borang permohonan dan dapatkan kelulusan Ketua Jabatan untuk pelupusan

Hantar kepada Jabatan Arkib Negara untuk kelulusan pernohonan pelupusan

Simpan semua rekod pelupusan

Jalankan pelupusan rekod

Dapatkan surat kebenaran pelupusan dari Arkib Negara

Isi borang penentusahan pemusnahan rekod dan hantar kepada Arkib Negara


Apendik 1 JADUAL TEMPOH SIMPANAN YANG DITETAPKAN

1. GENERAL Applicable to all specialties of pathology unless otherwise specified in the specialty concerned

Record/Material Retention duration

1.1 Personnel records Duration of employment + 3 years

1.2 1.2.1 All QC and QA Records 1.2.2 External QA end-of-cycle summary 1.2.3 Remedial action log

3 years 5 years 5 years

1.3

Equipment 1.3.1 Maintenance, service, repair and calibration records 1.3.2 Dailly, weekly, monthly maintenance log 1.3.3 Temperature records

Life of machine + 3 years 6 months 6 months

1.4 Discontinued laboratory methods/procedures (manual) 3 years after discontinuation

1.5

Management 1.5.1 Accident and incident reports 1.5.2 Records of Department training activities 1.5.3 Feedback suggestions 1.5.4 Laboratory statistics 1.5.5 Duty roasters

Indifinite 5 years 5 years 5 years 1 year

1.6 1.6.1 Referring doctor’s request 1.6.2 All laboratory records

3 years, unless otherwise specified under specialty concerned

1.7 All specimens, unless specified otherwise under the specialty concerned

Retain specimens under appropriate storage conditions for 2 days after issue of report/result

1.8 All records and reports known to have medico-legal implications upon receipt of specimen Indefinite


2. HAEMATOLOGY


2.1 Request form accompanying specimen 2.1.1 Routine test 2.1.2 Test with interpretative report

1 month after issue of result 3 years after issue of report

2.2 Reported blood film (i.e. slide) 3 years after issue of report

2.3 2.3.1 Blood samples 2.3.2 Urine samples (e.g. for haemosiderin)

2 days after test is done 24 hrs after test is done

2.4 Bone marrow slides 7 years after issue of report

2.5

Reports 2.5.1 Bone marrow 2.5.2 Haemoglobin analysis 2.5.3 Special coagulation tests (e.g. Factor assays,

platelets) 2.5.4 Special tests (e.g. Osmotic fragility test, Ham’s test,

Sickling test, Sucrose lysis test) 2.5.5 G6PD assay 2.5.6 Immunophenotyping 2.5.7 Full blood picture

20 years 20 years 20 years 20 years 7 years 20 years 7 years

2.6

Results 2.6.1 Full blood count 2.6.2 Routine coagulation tests (e.g. Disseminated

intravascular coagulation, Prothrombin time) 2.6.3 G6PD Screening

3 years 3 years 7 years

3. TRANSFUSION (BLOOD BANK)


3.1 Request form accompanying specimen 20 years

3.2 Report duplicates and records 7 years In case of children, retain until the child reaches the age of 25 years

3.3 Samples of materials examined 7 days after is done

3.4 Laboratory records of blood donations and administration of blood and blood products 20 years


4. GENETICS


4.1 Request form accompanying specimen As long as the corresponding report is kept

4.2

4.2.1 Report duplicate 4.2.2 Records /block keys/diagrams/copies of any representative images prepared

Indefinite 3 years

4.3 Patient information /karyotypes

3 years

4.4

Microscopic slides 4.4.1 Chromosomes metaphase slides 4.4.2 Other slides

Flourescence stained – 3 months. Standard stained slides – 18 months. 7 years

4.5 Fixed chromosomes preparation (blood & bone marrow) in suspension

6 months

4.6 Tissue cultures

6 months

4.7 Plasma, serum and urine for testing (other than DNA) for biochemical genetics

3 months

4.8 DNA extracts for molecular Genetics 1 month after analysis. If part of a study, retain at least 1 month after study completed.

4.9

Guthrie’s Test 4.9.1 Neonatal screening 4.9.2 Other cases

Until child reaches the age of 25 years 7 years

Reference : ‘Guidelines On Retention Of Pathology Records And Materials’

HUSM/HEMA-UPT/QP-08/A1


Apendik 2 [Subperaturan 7(3)]

Borang 5

Arkib 5/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN FAIL

(YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD)

BUTIR-BUTIR JABATAN

Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terima: Jumlah Fail: No. Penerimaan:

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]:

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Kategori Rekod: Fungsian Am

(5) Peringkat Keselamatan:

(6) Tarikh Diliputi:

(7) Ukuran Rekod: ……………………(meter panjang.)

Bil. (8)

No. Rujukan

Fail (9)

Tajuk Fail

(10)

Tarikh (11)

Bil.

Lampiran (12)

Cadangan Pelupusan

(13)

Catatan

(14)

Daripada

Kepada

(15) Mengikut Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pelupusan rekod di atas:

Nama Pegawai: Tandatangan/Meterai/Cap Jabatan: Jawatan: Tarikh:


Apendik 3


[Peraturan 9(2)] Borang 12

Arkib 12/08 PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN (1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan: 3.1 No. Rujukan: 3.2 Tarikh: (4) Perihal Rekod: (5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: (6) Peringkat Keselamatan: (7) Kaedah Pemusnahan : (6) No Resit (Jika

Dijual):………... dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan dijual (8) Tarikh Pemusnahan:

(9) Tempat Pemusnahan:

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN (10) Nama Pegawai: Tandatangan: Jawatan:

(11) Nama Saksi: Tandatangan: Jawatan:

PENENTUSAHAN (12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut

Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:

Jawatan: Tarikh:


qp08

Documents