proses panggilan tender dan sebut harga - myfinancial

PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 1

PROSES PANGGILAN TENDER DAN SEBUT

HARGA


PERANCANGAN PEROLEHAN

Perancangan tahunan perlu ada untuk sebut harga dan tender yang akan

dibuat perolehan bagi mengelakkan pecah kecil dan perolehan yang

berbeza harga bagi item yang sama

Dikemukakan pada Ketua Agensi pada Disember tahun sebelumnya

Mengandungi

Kategori perolehan

Peruntukan kewangan

Tarikh sebut harga/ tender


Dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan

untuk mengelakkan daripada membuat

pelawaan secara tender.

Perancangan Perolehan perlu dibuat mengikut jenis

item sebagai pengukuran untuk kaedah perolehan

yang akan dilaksanakan.

Contoh jenis item yang sama :- item pelbagai jenis

seperti pelbagai saiz paku (1 inci , 1.5 inci) /

pembelian pelbagai toner

PEKELILING BENDAHARI BIL. 8/2009

Digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri,

mulai 1 September 2009

Pekeliling Perbendaharaan P.K 2.1

PEKELILING YANG MASIH BERKUATKUASA


1. BEKALAN/PERKHIDMATAN Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa syarikat bertaraf

Bumiputera.

Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera

Melebihi RM500,000 setahun terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera

2. KERJA/PERKHIDMATAN

Bumiputera (bawah RM200 ribu)

Daftar dengan PKK

Daftar dengan CIDB dalam gred dan kategori yang berkaitan

SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER


SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA (TUGAS BPPPB)

BILANGAN KONTRAKTOR/ PEMBEKAL

Sekurang-kurangnya 5 syarikat/pembekal untuk pelawaan

PELAWAAN SEBUT HARGA 1. Dihantar/Fax terus kepada syarikat /pembekal yang layak.

2. Notis ditampal di papan kenyataan.

3. Tempoh minima iklan 7 hari dan iklan di website https://myfinancial.uitm.edu.my/new/

4. Dokumen sebut harga dicetak untuk dijual pada syarikat .

5. Bagi sebut harga yang mempunyai lawatan tapak/taklimat, hanya syarikat yang datang lawatan tapak/taklimat akan dijual dokumen.

Notis perlu terkandung:

* tarikh dan waktu tutup

dan

* alamat sebut harga perlu

dihantar

Arahan kepada penyebut

harga:

* dokumen sebut harga

hendaklah dimasukkan

dalam sampul berlakri;

* tulis nombor rujukan

sebut harga.

https://myfinancial.uitm.edu.my/new/


Tender Tempatan

Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.

Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari.

(mulai tarikh/iklan/jual/lawatan/taklimat)

Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi


Tender Antarabangsa

Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan

Bahasa Inggeris).

Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.

Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-Kedutaan Asing yang mana

IKLAN TENDER



PELAWAAN-PEMILIHAN VENDOR PELAWAAN

Menyemak senarai vendor yang dicadangkan oleh PTJ (pelawaan

akan dibuat mengikut kod bidang yang di tetapkan)

Menyemak senarai panel vendor MOF, ikut item yang hendak

dipelawa

Pelawaan kepada Pembekal, Jika tiada Pembuat

Mengeluarkan resit untuk setiap dokumen sebut harga yang dibeli.

LINK FILE/Kod_Bidang_Baharu_Bekalan_Perkhidmatan_2012.pdf





LAWATAN TAPAK

Sekiranya sebut harga melibatkan taklimat/lawatan tapak/premis tujuh hari

hendaklah dikira mulai tarikh taklimat/lawatan tapak/premis. Agensi

hendaklah mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam Perakuan

Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan KerjaKerajaan (SPKK),

PUKONSA, UPKJ atau bagi pembekal yang berdaftar dengan K

ementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat

sahaja yang boleh menghadiri lawatan tapak atau taklimat sebut harga

dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada

penama yang dibenarkan dalam sijil.


1. Surat Arahan panggilan

2. Surat Kelulusan pembelian peralatan daripada Jawatankuasa

Pembangunan Projek IT(JPPIT)

3. Surat Kelulusan Spesifikasi dari JiTE – bagi perolehan ICT, Alat Pandang

Dengar dan peralatan Elektronik (kegunaan di pejabat)

4. Surat Kelulusan Jawatankuasa Peralatan Saintifik bagi peralatan bernilai

melebihi RM500,000.

5. Borang PB - Pengesahan bajet peruntukan dari Unit Kewangan Zon

6. Spesifikasi yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal (contoh)

7. Borang MITI bagi peralatan import yang bernilai melebihi RM50,000.00

8. Borang pelepasan GST

9. PTJ boleh memberi senarai nama syarikat yang berdaftar dengan MOF

untuk sertai Sebut Harga Rasmi

Kesemua dokumen ini haruslah melalui Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari

Cawangan untuk urusan pengesahan peruntukan dan Jawatankuasa yang

berkaitan untuk pengesahan spesifikasi.

PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS PTJ)

LINK FILE/02_format arahan panggilan.xls



LINK FILE/03_Borang Spesifikasi.doc







LINK FILE/Contoh format spesifikasi.pdf

pejabat bendahari

ARAHAN PELAWAAN OLEH UNIT KEWANGAN

Unit Kew Zon/Cawangan kemaskini maklumat peruntukan dalam FAIS dan

sediakan surat arahan pelawaan perolehan (cover letter) kepada

Bahagian Perolehan :-

Dokumen lengkap dari PTJ yang ingin membuat perolehan

Nombor FAIS – bajet telah di peruntukkan dalam FAIS


Anggaran jabatan haruslah melalui “market survey” untuk bekalan/perkhidmatan yang diperlukan

Anggaran Jabatan yang dibuat oleh pemohon harus juga terkini bagi mengelakkan batal sebut harga disebabkan oleh anggaran kurang/melebihi 20%. (tambahan GST 6% bermula April 2015)

Anggaran Jabatan haruslah dinyatakan dalam borang arahan pelawaan

Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran (bagi anggaran

kerja/perkhidmatan Fasiliti/Pembangunan)

Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup

ANGGARAN JABATAN


PENYEDIAAN SPESIFIKASI

Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurang kurangnya 3 orang

pegawai mahir dalam bidang yang berkenaan dan berkelayakan.

Dilantik oleh Ketua Pengawal

Butiran spesifikasi yang jelas.

Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’.

Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah

dinyatakan secara jelas dan terperinci

PB 8/2009

LINK FILE/PEKELILING BENDAHARI 8_2009.pdf



Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:

Jenis Warna Saiz Berat Bentuk/ukuran Kualiti Pembungkusan Cara penghantaran Nisbah kandungan Tempoh jaminan Pembelian alat eksesori atau alat ganti dibenarkan untuk mengikut jenama bagi penyesuaian dengan alat yang sedia ada.



Spesifikasi yang khusus atau am yang diperlukan mestilah dimasukkan dalam

spesifikasi

Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaras (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawai yang diiktiraf.

1. Mengelakkan tender dibatalkan kerana spesifikasi yang menjurus pada jenama dan

terlalu menjurus pada spesifikasi

2. Pembaziran pada sumber dan proses (pembayaran pada iklan)

1. Tiada kehendak yang jelas pada spesifikasi menyebabkan syarikat boleh

melepaskan tanggungjawab untuk memberi bekalan.perkhidmatan sebagaimana

yang dikehendaki dan tiada tindakan yang dapat diambil kepada syarikat.

pejabat bendahari

PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUT HARGA/TENDER

PELAWAAN- Penyediaan Dokumen Pelawaan

• Menombor setiap pelawaan Sebut Harga Rasmi dan mendaftarkan

pelawaan dalam buku daftar.

• Menyediakan Borang Q (BRS)/Tender untuk dilampirkan bersama

dokumen dan untuk Fail Am.

• Fail Am perlulah SULIT (warna hijau)

• Penyediaan 2 dokumen berasingan teknikal dan harga dan mempunyai

nombor siri (rujuk Pekeliling Bendahari Bil 8/2009 untuk pengecualian

dari menyediakan 2 dokumen berasingan)

• Penyediaan Dokumen Harga dan Dokumen Teknikal Secara Berasingan Bagi Peralatan

• Penyediaan 1 Dokumen Sebut Harga Rasmi Bagi Kerja kecuali Design& Built /& Projek TurnkeyPeralatan

• NOMBOR SIRI DOKUMEN

• Tajuk Sebut Harga Rasmi

• Nombor Sebut Harga Rasmi(FORMAT: PB/PER/2/XXX/2010)

Tarikh Lawatan Tapak/Taklimat Tapak, jika berkaitan

• Syarat-syarat dan arahan kepada penyebutharga

• Syarat Khas

• Spesifikasi

• Borang Sebut Harga Rasmi

• Surat setuju terima

• Ringkasan Harga

MAKLUMAT DOKUMEN SEBUT HARGA RASMI DAN TENDER

Syarat-syarat kontrak

Terma-terma kontrak

Senarai kuantiti/ringkasan tender

Jadual kadar harga

Lukisan teknikal/pelan

Tempat penghantaran

Tempoh siap/penghantaran

Cadangan pemindahan teknologi(Jika ada)

Prestasi/trek rekod pengalaman

Profail dan kedudukan kewangan petender

Tarikh, waktu tutup dan alamat tempat tender perlu di hantar.

Dokumen Sebut Harga Rasmi diterima dalam sampul bergam/berlakri.

Perkara lain yang berkaitan.

pejabat bendahari

SYARAT-SYARAT TAMBAHAN DALAM DOKUMEN

PENGGUNAAN PANEL KONTRAKTOR PUSAT / ITEM KONTRAK

PUSAT DALAM DOKUMEN

TOLAK JIKA ADA TAWARAN ALTERNATIF / OPTION

TOLAK JIKA TIDAK MENGHANTAR NOMBOR DOKUMEN YANG DIBELI

(No.Siri Dokumen Beli dan Hantar tak sama)

ARAHAN GUNA BARANG TEMPATAN

SENARAI SEMAKAN

• Kandungan iklan di papan kenyataan Sebut Harga Rasmi:

- Jabatan pengguna

- Tajuk Sebut Harga Rasmi

- Syarat-syarat kelayakan penyebutharga

- Tempat, tarikh dan masa dokumen boleh diambil

- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen

sebut harga (jika dijual)

- Tempat, tarikh dan waktu sebut harga rasmi diterima dan ditutup.

- Syarat-syarat lain seperti tarikh dan tempat

taklimat tapak/lawatan tapak


PENJUALAN DOKUMEN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS BPPPB)

1. Semak sijil asal pendaftaran (kod/sah laku)

2. Borang s/harga mempunyai nombor siri (satu borang sahaja dan satu tawaran sahaja- tawaran alternatif tidak dibenarkan)

3. Daftar penghantaran borang sebut harga

4. Jika bayaran hendak dikenakan perlu mengikut kadar maksimum RM50.00 bagi ( 1 ) satu set dokumen

KELULUSAN JKP untuk penetapan harga bagi dokumen

LINK FILE/JKP jualan dokumen.pdf

pejabat bendahari

ADDENDUM

Dalam tempoh pelawaan Sebut Harga Rasmi / Tender, jika ada

pindaan pada dokumen teknikal dengan syarat:

• Pindaan boleh dipohon dengan kelulusan J/kuasa Teknikal berkaitan,

• Tempoh pemakluman kepada penyebutharga dan petender adalah

munasabah

• Jika perlu, memohon pelanjutan tarikh tutup Tender / Sebut Harga

Rasmi

TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA UNIT

PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN

JIKA ADA BANTAHAN SPESIFIKASI ATAU SYARAT:

Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Perselisihan Dokumen

Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Aduan Spesifikasi yang diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh iklan/jualan tender


1. Maksimum 90 hari dari tarikh tutup sebut harga (analisa harga/spesifikasi, keputusan Jawatankuasa Sebut Harga haruslah diterima dalam tempoh ini) 2. Pelanjutan tempoh tidak dibenarkan 3. Jika tamat tempoh sah laku, proses pelawaan semula haruslah dilakukan

Tempoh 14 hari untuk analisa teknikal dari tarikh

terima urusetia

TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA


1. Minimum 90 hari dari tarikh tutup tender 2. Pelanjutan tempoh adalah dibenarkan

Urusetia akan memohon perlanjutan tempoh sah laku sebelum tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi

Dimaklumkan kepada semua pembeli tender 3. Jika tamat tempoh sah laku tanpa sempat perlanjutan tempoh, proses

pelawaan semula haruslah dilakukan

4. Pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA sebab-sebabnya kemudian

Tempoh 30 hari untuk analisa teknikal dari tarikh terima urusetia

TEMPOH SAH LAKU TENDER

PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 26

PENERIMAAN SEBUT HARGA DAN TENDER

PETI TAWARAN

Dikunci dengan 2 kunci berbeza dan dipegang secara berasingan oleh 2

orang pegawai kanan Agensi. (Pendaftar dan Pejabat Bendahari)

Dilabel tajuk, tarikh dan waktu ditutup pada jam 12 tengah hari waktu

bekerja

TAWARAN LEWAT

Tawaran lewat diterima tidak boleh diterima.

PEMBUKAAN PETI TAWARAN

Dibuka secepat mungkin

selepas SH/TENDER ditutup.

Dibuka oleh Jawatankuasa

Pembuka Sebut Harga/Tender:

• sekurang-kurangnya 2 orang

pegawai,

• seorang daripadanya

Kumpulan Pengurusan

dan Profesional;

• dilantik oleh Ketua Jabatan

secara bertulis.


TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA/TENDER

1. Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;

2. membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran;

3. menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatatkan:

* nama penyebut harga;

* amaun;

* tempoh siap/tempoh penyerahan;

4. tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-

apa pindaan;

JANGKA MASA PROSES SEBUT HARGA RASMI

• Kemaskini permohonan Unit Kew

• Panggilan S. Harga Rasmi-Sedia Dokumen

• Pelawaan

• Pembukaan Dokumen

• Penilaian Sebut Harga Rasmi

• Mesyuarat Sebut Harga Rasmi

2 hari

1 minggu

2 minggu

2 hari

2 minggu

1 minggu

JANGKA MASA PROSES TENDER

• Kemaskini permohonan Unit Kew

• Panggilan Tender-Sedia Dokumen

• Panggilan Tender-Iklan

• Pembukaan Dokumen Tender

• Penilaian Tender

• Mesyuarat Tender

3 hari

2 hari

3 minggu

2 hari

4 minggu

2 minggu

Syarat Pelawaan Bekalan dan Perkhidmatan

Melebihi RM50,000-RM100,000

Sekurang-kurang 5 pembuat / pembekal

tempatan,

Bumiputera, Berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod

bidang berkenaan

(Mesti pelawa pembuat. Jika tiada

pembuat, pelawa pembekal)


Sekurang-kurang 5 pembuat /

pembekal, Berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod

bidang berkenaan

(Mesti pelawa pembuat. Jika tiada

pembuat, pelawa pembekal)

Syarat Pelawaan Kerja /Perkhidmatan Fasiliti:


Kerja-kerja kecil atau pembaikan

yang tidak mengubah struktur

asal dan yang tidak mempunyai

Jadual Kadar Kejuruteraan

Awam.

Sekurang-kurang 5 kontrakor

kelas G1 (dalam daerah

berkenaan,berhampiran/sempad

an).

-Berdaftar dengan CIDB dalam

gred,kategori dan pengkhususan

berkenaan.

-Mempunyai Sijil Perolehan Kerja

Kerajaan (SPKK) dari CIDB dan

-Mempunyai Sijil taraf

Bumiputera dari PKK)

Melebihi RM200,000-

RM500,000

Sekurang-kurang 5

kontrakor kelas G2

(dalam negeri,

berhampiran/sempadan

berkenaan.

-Berdaftar dengan CIDB

dalam gred,kategori

dan pengkhususan

berkenaan.

-Mempunyai Sijil

Perolehan Kerja

Kerajaan (SPKK) dari

CIDB dan

Melebihi RM50,000-

RM500,000

Sekurang-kurang 5

kontrakor Elektrik

tempatan-

yang berdaftar

dengan CIDB, PKK

dalam gred dan

kategori berkenaan

dan

-Mempunyai Sijil

Perolehan Kerja

Kerajaan (SPKK) dari

CIDB dan

-Mempunyai Sijil taraf

Bumiputera dari

PKK), ikut nilai kerja

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012

pejabat bendahari

Kelas Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Bangunan/Awam/Mekanikal

G7 Melebihi RM10,000,000.00

G6 Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000



G3 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000

Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had

kawasan.

Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar

G2 Melebihi RM200,00 hingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja

undi, sebut harga dan requisition)

G1 RM 200,000 dan ke bawah (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi,

sebut harga dan requisition)

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012

pejabat bendahari

Kelas Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Elektrik

G7 Melebihi RM200,000 dan ke atas




G3 Sehingga RM1,000,000

Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had

kawasan.

Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar

G2 Sehingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja undi, sebut

harga dan requisition)

G1 Sehingga RM 200,000 (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi, sebut

harga dan requisition)

PENDAFTARAN KONTRAK KERJA DENGAN AGENSI LAIN YANG BOLEH

SERTAI PEROLEHAN KERAJAAN

pejabat bendahari

Nama

Singkatan

Badan Pendaftaran Lain

PUKONSA Pusat Pendaftaran Kontraktor Kerja, Bekalan dan

Perkhidmatan Negeri Sabah

UPKJ Unit PendaftaranKontraktor dan Juru Perunding

Sarawak

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH BIDANG

pejabat bendahari

Kategori Bidang

CE Pembinaan Kejuruteraan Awam

B Pembinaan Bangunan

ME Mekanikal (M), dan Elektrikal (E)

BEKALAN /PERKHIDMATAN

SEBUTHARGA TENDER

NILAI RM50ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu

KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan

PENDAFTARAN

KKM

Berdaftar Berdaftar

TARAF

BUMIPUTERA

•Sehingga RM100ribu –

Bumiputera

•Lebih RM100ribu – Terbuka

Terbuka

TEMPOH

PELAWAAN

Minimum 7 hari Minimum 21 hari

IKLAN •Papan kenyataan BPP

•Laman web PB

•Utusan Malaysia

•Papan kenyataan BPP

•Laman web PB

JABATAN BPP BPP

KERJA-KERJA

SEBUTHARGA TENDER

NILAI RM20ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu

KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan

PENDAFTARAN CIDB &

PKK

SSPK SSPK

TEMPOH PELAWAAN Minimum 7 hari Minimum 21 hari

IKLAN •Papan kenyataan BPP

•Laman web PB

•Utusan Malaysia

•Papan kenyataan

BPP

•Laman web PB

pejabat bendahari

PEROLEHAN TENDER TERHAD

Justifikasi – jika diketahui tidak banyak petender

dalam bidang yang berkaitan yang boleh menyertai

sesuatu projek atau projek penyelamat

Mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A

bagi senarai pendek dan kelulusan perolehan.

Senarai pendek perlu dibuat analisa kemampuan kewangan dan prestasi

vendor

Bilangan petender:

Minimum 10 petender dan

TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA

UNIT PEROLEHAN PB UiTM CAWANGAN

Menyediakan Peti Tender/Sebut Harga Rasmi yang berkunci.

Menguruskan pelantikan ahli Jawatankuasa Teknikal

Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Harga untuk:

Cawangan masing-masing tertakluk kepada syarat-syarat di dalam Pekeliling

Bendahari 8 /2009

pejabat bendahari

ISU PROSES PELAWAAN

Tiada bukti pelawaan sebut harga rasmi- senarai panggilan dan edaran (pos daftar/telefon)

Bilangan pelawaan/penyertaan Sebut Harga Rasmi sedikit- mohon password MOF

Tidak menggunakan Lampiran Q (BRS) untuk pelawaan Sebut Harga Rasmi

pejabat bendahari

ISU PROSES PELAWAAN

• Tiada nombor dokumen mengikut siri/turutan

• Format dokumen tidak seragam antara cawangan

misalannya senarai semak, maklumat arahan isu rasuah,

guna barangan tempatan

• Menjual dokumen kepada yang tidak layak

• Tidak mengasingkan dokumen teknikal dan harga untuk pelawaan sebut

harga rasmi

• Tidak memohon akses syarikat dari MOF untuk pelawaan sebut harga

rasmi di cawangan

ISU-ISU PELAWAAN

Spesifikasi yang dihantar oleh PTJ menjurus kepada jenama dan model.-pb

8/2009-

Penjelasan spesifikasi yang melibatkan berat,saiz atau spesifikasi yang boleh

diukur adalah terlalu tepat. Sepatutnya bagi yang melibatkan julat seboleh-

bolehnya diletakkan ‘range’.

Pembelian barang saintifik melebihi RM500,000 per item tidak mendapat

kelulusan pembelian dari Jawatankuasa Peralatan Saintifik.

Permohonan pembelian bagi bekalan yang melibatkan panel kontraktor seperti

pembelian perabut kayu haruslah dipelawa syarikat yang disenaraikan. –

www.bendahari.uitm.edu.my-

PENUBUHAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER & SEBUT HARGA

UiTM SHAH ALAM UiTM NEGERI

Lantikan Naib Canselor UiTM Rektor

Keanggotaan 1. Wakil Pejabat Bendahari 1. Wakil Pejabat Bendahari

2. Wakil Pejabat Pendaftar

2. Wakil Pejabat Rektor

1. Pegawai berikut adalah TIDAK dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa:

a) Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari

b) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Pejabat Bendahari,

UiTM Negeri

c) Rektor UiTM Negeri

2. Pegawai yang mempunyai kepentingan atau akan membuat analisa sebut

harga rasmi/tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan TIDAK

dibenarkan membuka peti tender/sebut harga

3. Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga / Ketua Unit Perolehan UiTM

Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka tetapi TIDAK

dibenarkan untuk membuka peti tender/sebut harga

KEAHLIAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA

1. Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi

2. Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender Dan Sebut Harga Rasmi

3. Pembuka Peti Tender Dan Sebut Harga Rasmi

4. Penerima Dokumen Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bagi Tujuan Analisa

TUGAS KETUA JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA

RASMI

1. Menyelaras sesi pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi (Jadual bertugas

disediakan seminggu lebih awal dari tarikh buka)

2. Menyelaras keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga

3. Memastikan peti tawaran dibuka secepat mungkin setelah tender/sebut harga

ditutup

4. Menguruskan penyerahan dokumen berkaitan untuk tujuan analisa

• Surah Penyerahan Dokumen

• Jadual Pembukaan Tender/Sebut Harga Rasmi

5. Memastikan Jadual Harga Rasmi Tender/Sebut Harga Rasmi dipamer di

papan kenyataan dengan kadar segera

6. Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen

TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN

SEBUT HARGA RASMI

1. Menyimpan dokumen tawaran yang telah dibuka di tempat

terkawal/berkunci

2. Mengarahkan semakan semula dokumen jika terdapat perselisihan.

3. Melapor Kehilangan Dan Kecurian Anak Kunci Peti Tawaran Dengan

Serta-merta

4. Menyelaras Kehadiran Ahli Mengikut Jadual Bertugas

5. Memaklumkan Jika Terdapat Ahli Jawatankuasa Yang

Bertukar/Berhenti/Bersara, Ahli Jawatankuasa Yang Mempunyai Masalah

Disiplin Atau Mempunyai Kepentingan Di Dalam Menjalankan Tugas

TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

1. Menyimpan anak kunci peti tender dengan selamat.

2. Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan

pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak.

3. Lantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan sebut

harga rasmi.

4. Isytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga

rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga rasmi yang akan dibuka.

5. Pastikan semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan

daripada peti dan kunci peti.

6. Melengkapkan perakuan ‘Integrity-Pact’ setelah selesai tugasan.

Lampiran C-2.doc

Lampiran C-2.doc

Lampiran C-2.doc

Lampiran C-2.doc


7. Menyemak, tandatangan ringkas dan mengisi LAMPIRAN A & Senarai Semak.

8. SEMAK DAN PASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI

DALAM DOKUMEN TEKNIKAL.

9. Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak lengkap

atau janggal dalam dokumen

10. Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender / penyebut

harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai ”TIADA DALAM SENARAI

PEMBELI”.

11. Melengkapkan perakuan ‘Integrity-Pact’ setelah selesai tugasan.

Integriti Pact

Integriti Pact

Integriti Pact

Integriti Pact


TIDAK

1. Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat diterima

2. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika mempunyai kepentingan atau

akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender tersebut.

3. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa kehadiran wakil pembuka

yang lain.

4. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika tiada wakil daripada pegawai

kumpulan pengurusan dan professional.

5. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika pegawai-pegawai pembuka

adalah terdiri daripada wakil dari kumpulan yang sama (Bendahari-Bendahari /

Pendaftar-Pendaftar).

TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA

RASMI BAGI TUJUAN ANALISA

1. Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama seperti

yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.

2. Memastikan bilangan dokumen mencukupi.

3. Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender &

Sebut Harga Rasmi dalam tempoh 14 hari dari terima dokumen dari Ketua

Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan /

Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat

perselisihan dokumen yang diterima.

4. Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka di

tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan

keselamatan dokumen adalah terjamin.

5. Membuat laporan dengan serta merta jika berlaku kehilangan dokumen tender

dan sebut harga rasmi.

6. Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi

hendaklah DIRAHSIAKAN.

ISU-ISU BERKAITAN PROSES PEMBUKAAN TENDER & SEBUT HARGA

1. Peti Tender, kunci dan dokumen-dokumen tawaran boleh diakses oleh staf

yang tidak berkenaan.

2. Sesi pembukaan tidak berjalan lancar / terlalu lama kerana kurang komitmen

daripada pegawai pembuka

3. Format Jadual Pembukaan Tender tidak dikemaskini

4. Jadual Pembukaan Tender tidak diisi tepat dan lengkap

5. Senarai pembeli dokumen tidak dikemaskini menyebabkan semakan tidak

dapat dibuat dengan tepat

6. Jadual Pembukaan Tender tidak dipamer di papan kenyataan

7. Tiada Jadual Tugasan Pegawai Pembuka.

8. Kelewatan menghantar Anggaran Jabatan sebelum masa tutup peti

tender/sebut harga- Kesan Ketelusan


PENILAIAN SEBUT HARGA

A . JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL

tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli.

Terdiri dari pegawai mahir,berpengalaman dan berkelayakan tentang

barangan/perkhidmatan tersebut seperti dari JKR,JPS,Jabatan

Kimia,MAMPU dan sebagainya. B. JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

tidak kurang 2 orang, 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli.

Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia.

Laporan penilaian/minit hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.


PENILAIAN SEBUT HARGA

C. PENILAIAN SEBUT HARGA KERJA

tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah

seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal. (selalunya

perlantikan dibuat oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti)

Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia.

Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.

KESIMPULAN

PELAWAAN TENDER / SEBUT HARGA

PENILAIAN TENDER / SEBUT HARGA

PEMBUKAAN TENDER / SEBUT HARGA

PROSES & PENGUATKUASAAN TENDER / SEBUT HARGA

SENARAI SEMAK

LINK FILE/SENARAI SEMAK.pdf

proses panggilan tender dan sebut harga - myfinancial

Documents