No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

Prosedur Sokongan Bagi Penyimpanan Barang-Barang

Kawalan Stor Dan Pengeluaran Mukasurat : 1/9

PROSEDUR SOKONGAN BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG , KAWALAN STOR DAN

PENGELUARAN

PS – BPB - 02

ISO 9001 PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI

PENYIMPANAN BARANG-BARANG, KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN

Mukasurat : 2/9

REKOD PINDAAN

Pindaan

Tarikh

Huraian Pindaan

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG,

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN

Mukasurat : 3/9

CARTA ALIRAN PENYIMPANAN BARANG-BARANG, KAWALAN STOK DAN PENGELUARAN

PENERIMAAN

BARANG

PENYIMPANAN &

SUSUNATUR

KAWALAN STOK

PENGELUARAN

VERIFIKASI STOK

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG,

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN

Mukasurat : 4/9

1. TUJUAN

Memastikan stok yang dipesan diterima, disimpan dan dikeluarkan dalam keadaan teratur dan sistematik.

2. SKOP

Merangkumi semua barangan terkawal (Harta Modal/Aset) dan juga barang-barang tidak terkawal untuk keperluan wilayah-wilayah dan Ibu Pejabat Laut, Jabatan Laut Malaysia.

3. TANGGUNGJAWAB

Prosedur penyimpanan barang-barang dan kawalan stok di stor diselaraskan oleh Penolong Pegawai Tadbir (Pengurusan Aset)

4. DIFINASI

4.1. Harta Modal

Barang-barang takluak yang bernilai RM500.00 atau lebih setiap unit (tidak termasuk perabut, permaidani, lansir dan sebagainya.)

4.2. Inventori

Barang-barang takluak yang bernilai kurang dari RM500.00 setiap unit (termasuk perabut, permaidani, langsir, tanpa mengambilkira kosnya.)

4.3. Stok

Apa-apa barangan yang disimpan dalam stor. 4.4 KP - Ketua Pengarah 4.5. PPT(PA) - Penolong Pegawai Tadbir (Pengurusan Aset) 4.6. KPT (PA) Ketua Pembantu Tadbir (Pengurusan Aset). 4.7. PT(PA) - Pembantu Tadbir (Pengurusan Aset)

4.8. J/K VS Jawatankuasa Verifikasi Stok

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG,

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN Mukasurat : 5/9

4.9 J/K PK Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan Laut Malaysia. 4.10 PT(AT) Pembantu tadbir (Alat Tulis) 5. RUJUKAN

5.1 Manual Kualiti. 5.2 Tatacara Pengurusan Stor 5.3 Pekeliling Kementerian Pengangkutan Malaysia

6. PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(AT) PT(PA)

PT(AT) PT(PA)

PT(AT) PT(PA)

6.1. Tentukan Lokasi Penyimpanan/Susunatur

6.1.1. Cara penyimpanan didalam stor terbahagi kepada tiga perkara penting yang patut diambil kira.

i) Sistem letakan stor ii) Cara penyimpanan barang

6.1.2. Penyimpanan barang-barang hendaklah ditetapkan mengikut lokasi yang disediakan dan telah direkodkan di dalam buku stok. 6.1.3. Gunakan petak/rak/gerobok yang mudah diubah-ubah untuk membolehkan penyimpanan barang-barang dengan baik dan cekap dan letakkan tanda pengenalan

6.1.4. Menyimpan dan menyusun dengan cara teratur dan sesuai mengikut jenis/pengklasan barang. Susunan Mestilah tuidak menghalang kepada kerja-kerja Pemunggah dan pengeluaran.

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN Mukasurat : 6/9

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(AT)

KPT(PA) & J/K VS

KPT(PA) & J/K VS

6.1.5. Barang-barang hendaklah disimpan didalam gerobok atau bilik berkunci dan kunci hendaklah disimpan oleh pegawai yangbertanggungjawab yang diberikuasa oleh Pengarah. 6.2. Oditan Dan Verifikasi Stok

6.2.1. Pemeriksaan dan verifikasi stok hendaklah dijalankan dari masa ke semasa dan dibuat sekurang-sekurang dua (2) kali dalam setahun. Pemeriksaan dapat mengesan dengan segera Kelemahan-kelemahan pengurusan yang menyebabkan stok rosak, usang, luput tarikh dan sebagainya dan tindakan susulan dapat di ambil.

6.2.2. Pengiraan Stok Dilakukan oleh Ketua Pembantu Tadbir (PA) dan Jawatankuasa Verifikasi Stok dengan mengira Semua barang-barang yang dikawalselia sekurang- Kurangnya sekali dalam tempoh 6 bulan.

6.2.3 Menyediakan Laporan Verifikasi Stok dengan Disokong oleh butir-butir berikut:- a) Lampiran S. b) Satu laporan lengkap tentang keadaan,

kelemahan dan syor peningkatan.

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN Mukasurat : 7/9

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PPT(PA)

J/K PK, KP

PPT (PA)

PT(PA), PT(AT)

PT(PA), PT(AT)

PT(PA)

PPT(PA)

PPT(PA)

6.2.4 Menerima Dan menyemak laporan lengkap

verifikasi stok dan sediakan nota ulasan untuk dibincang dalam Mesyuarat Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan Laut Malaysia. 6.2.5. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan Laut Malaysia bersidang untuk membuat Perakuan terhadap laporan tersebut.

6.2.6 Menghantar laporan tersebut yang telah di- Perakukan ke Kementerian Pengangkutan.

6.3 Proses Sistem Kawalan Harta Modal/Inventory/ Alat Tulis.

6.3.1 Terima barang dari pembekal dan

Mengesahkan penerimaan di nota Penghantaran.

6.3.2 Bagi semua barang yang disimpan dalam stok ia direkodkan dalam buku Stok (Kew.314) 6.3.3 Menyediakan dan mengemaskini Kad Harta Modal/Inventori (Kew.312 & 313).

6.3.4 Menyemak butiran-butiran harta modal/inventori dengan nota hantaran.

6.3.5 Menandatangani Kad Harta Modal/Inventori dan

disimpan oleh Unit Perolehan. Lokasi harta modal/inventori juga direkodkan dalam kad-kad tersebut.

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG,

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN Mukasurat : 8/9

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(PA)

PPT(PA)

PPT(PA)

PPT(PA)

PPT(PA)

PT(PA)

PT(PA), PT(AT)

PT(AT) PT(PA)

6.3.6 Sekiranya harta/inventori perlu dihantar ke

Pejabat Wilayah, kad asal akan disimpan oleh Pejabat Wilayah dan satu salinan akan disimpan Oleh Ibu Pejabat.

6.3.7 Bagi Peralatan: komputer, kad salinan disimpan oleh Unit Sistem Maklumat, Ibu Pejabat Laut dan kad asal disimpan oleh Pejabat Wilayah dimana ianya ditempatkan.

6.3.8 Satu salinan kad tersebut yang diperakukan oleh Penerima akan dikembalikan untuk disimpan oleh Unit Perolehan Ibu Pejabat.

6.3.9 Semua butir-butir penyenggaraan, pembaikan, pemeriksaan dan pelupusan hendaklah direkodkan dalam salinan asal Kad Harta Modal/Inventori (Kew 312.312A)

6.3.10 Bagi peralatan komputer, Kad Harta Modal akan

dikemaskini oleh Unit Sistem Maklumat.

6.3.11 Peminjaman sementara harta modal/inventori Perlu direkod dalam daftar pergerakan harta Modal/inventori (Kew.315).

6.4 Proses Pengeluaran

6.4.1 Bagi pesananan barang stok, borang pesanan perlu disediakan oleh pengguna.

6.4.2 Menerima boring pesanan, menyemak dan Memastikan barangan yang di pesan ada dalam Buku stok. Periksa buku stok. (Kew 314)

_______________________________________________________________________________________________________

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA

No. Keluaran : 01 Jabatan Laut Malaysia

No. Pindaan : 00

Tarikh : 1/8/2003

Jabatan Laut ISO 9001

PROSEDUR SOKONG BAGI PENYIMPANAN BARANG-BARANG,

KAWALAN STOR DAN PENGELUARAN

Mukasurat : 9/9

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(AT) PT(PA)

PT(AT) PT(PA)

6.4.3 Menyediakan dan mengeluarkan barang-barang dari dalam stor untuk penyerahan. 6.4.4 Semua pengeluaran direkod atau dicatatkan dalam daftar stok bekalan pejabat (Kew 314)

7. REKOD

REKOD/FAIL

LOKASI/TANGGUNGJAWAB

TEMPOH SIMPANAN

Buku Stok Bekalan Pejabat (Kew 314) Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A) Daftar Inventori (Kew 313) Daftar, Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)

Bahagian Khidmat Bantuan

“ “ “

5 Tahun

Sehingga pelupusan dilaksanakan

Sehingga pelupusan

dilaksanakan

5 Tahun

8. LAMPIRAN 8.1 Verifikasi Stok Lampiran A 8.2 Borang Pesanan Barang Lampiran B

PROSEDUR SOKONGAN JABATAN LAUT MALAYSIA