prosedur pengendalian maklumbalas · pdf fileketua pengawal dokumen . diluluskan ... b. carta...

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 1 -

FAKULTI KEJURUTERAAN

MEKANIKAL

PROSEDUR

PENGENDALIAN MAKLUMBALAS

PELANGGAN DAN ANALISA DATA

PK.UiTM.FKM.(PA).10

Nama Tandatangan

Disediakan Oleh

Eli Nadia Abdul Latip

Pengerusi Jawatankuasa Maklumbalas Pelanggan

Disemak Oleh

Prof Madya Sunhaji Kiyai Abas

Ketua Pengawal Dokumen

Diluluskan Oleh

Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar

Dekan


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 2 -


MEKANIKAL

REKOD PINDAAN Tarikh No.

Pindaan Muka Surat

Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan

03/03/2010 00 Keluaran

Ke 1

Rujuk Borang Pindaan Dokumen

Kualiti (PPDK.FKM.01-2010)

08/04/2014 00 Keluaran

Ke 2 Rujuk Borang Pindaan Dokumen

Kualiti (PPDK.FKM.01-2014)


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 3 -


MEKANIKAL

Kandungan Muka Hadapan

Rekod Pindaan 2

1.0 Objektif 4

2.0 Skop 4

3.0 Definasi 4

4.0 Singkatan 5

5.0 Dokumen Rujukan 5

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7

7.0 Rekod Kualiti 11

8.0 Lampiran 11


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 4 -


MEKANIKAL

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan semua

maklumbalas pelanggan yang berkaitan akademik dikendalikan dengan cekap

mengikut kaedah-kaedah yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi semua jenis maklumbalas yang berkaitan akademik

daripada pelanggan yang diterima oleh kakitangan FKM dan dikendalikan dengan

cekap dan berkesan.

3.0 DEFINASI

3.1 Maklumbalas

Maklumbalas adalah apa jua maklumat balas berkaitan akademik yang

disampaikan oleh pelanggan atau diperolehi mengenai Sistem Kualiti

Akademik FKM.

3.2 Pelanggan

Pelanggan ialah pelajar, kakitangan, pihak industri dan mana-mana pihak

atau individu yang mendapat manfaat secara langsung ke atas produk

akhir yang disediakan oleh FKM. Ia termasuklah institusi penyelidikan

awam, institusi pengajian tinggi awam, institusi penyelidikan swasta yang

diperakukan oleh MPKSN dan Jabatan-jabatan serta Agensi Kerajaan.


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 5 -


MEKANIKAL

3.3 Borang Maklumbalas Pelanggan

Borang yang disediakan oleh FKM untuk mendapatkan maklumat,

cadangan atau komen daripada pelanggan berkaitan perkhidmatan FKM.

3.4 Maklumbalas Pelanggan

Maklumbalas merangkumi maklumat yang diperolehi melalui laporan,

tinjauan, mesyuarat, dialog dan audit dalam mengenai Sistem Kualiti

FKM.

4.0 SINGKATAN

D - Dekan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal

TD(A) - Timbalan Dekan Akademik

TD(PA) - Timbalan Dekan Pelajar

TD(PJI) - Tinbalan Dekan Penyelidikan dan Jaringan Industri

PJMBP - Pengerusi Jawatankuasa Maklumbalas Pelanggan

PP(A) - Penolong Pendaftar (Akademik)

PE(A) - Pegawai Eksekutif (Akademik)

PTO - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 6 -


MEKANIKAL

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil Jenis Dokumen Lokasi

5.1

Manual Kualiti (No Rujukan: MK-UiTM-FKM-01)

• Seksyen 4.2.4 : Kawalan Rekod

• Seksyen 5.2 : Keutamaan Pelanggan

• Seksyen 7.2.1 : Penentuan Keperluan Pelanggan

• Seksyen 8.2.1 : Kepuasan Pelanggan

Bilik ISO

5.2 PK.UiTM.FKM.(P).07 - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) Bilik ISO


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 7 -


MEKANIKAL

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

A. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja/Tindakan Rekod

Mula

PJMBP/PP(A)

/PE(A) /PTO

Dapatkan Maklumbalas daripada setiap Jawatan Kuasa, Pelajar dan Penasihat Akademik Luar dan lain-lain (Senarai Maklumbalas Fakulti Kejuruteraan Dirujuk)

- Laporan Maklumbalas daripada

Jawatankuasa (Senarai Maklumbalas Jawatankuasa)

- Borang Kepuasan hati Pelanggan

- Laporan Penasihat Akademik Luar

- Laporan CQI Klasifikasikan jenis maklumbalas pelanggan

Majukan Maklumbalas kepada PYB

PYB

Analisa Maklumbalas Laporan Maklumbalas

Cadangan Tindakan Pembetulan / Pencegahan (Sekiranya perlu)

Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan

Dapatkan persetujuan D/WP/TD(PA) mengenai cadangan tindakan


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 8 -


MEKANIKAL


D/WP/TD(PA)/

PJMBP Memberi Persetujuan

PE(A) / PYB Maklumkan tindakan kepada pelanggan secara rasmi jika perlu

D/TD(A)/TD(PA)/

TD(PJI)/PJMBP

Semak Keberkesanan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan

PYB / SA Laksanakan Tindakan Pembetulan & Pencegahan jika perlu

PE(A) / PYB Rekodkan tindakan & sediakan Laporan maklumbalas pelanggan untuk MKSP jika perlu

Tamat


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 9 -


MEKANIKAL

B. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Borang Maklumbalas Pelajar

(OMR)


Mula

PP(A) / PE(A)

Notis Pemberitahuan

Dapatkan Borang OMR dari HEA

Kenalpasti SA dan kursus yang diajar oleh SA dan Jadual Waktu Kuliah

PTO

Edarkan OMR di dalam kelas

Borang OMR

Pastikan borang diisi oleh Pelajar dan dikumpulkan semula.(mulai minggu ke 11)

Borang OMR

Serahkankan Borang OMR yang telah dikumpul kepada PP(A)/PE(A)


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 10 -


MEKANIKAL


PP(A) / PE(A)

Analisa berkomputer borang OMR

Menyerahkan data hasil analisa berkomputer kepada KMB

PJMBP

Menganalisa prestasi keseluruhan dan serahkan Dekan

Laporan prestasi (Borang OMR)

D/WP/TD(PA) Ambil Tindakan mengikut prestasi jika perlu

Tamat


No. Rujukan

:

PK.UiTM.FKM.(PA).10

No. Keluaran

:

02

PENGENDALIAN


DAN ANALISA DATA

No. Pindaan

:

00

Tarikh Kuatkuasa :

8 April 2014

Muka Surat

:

- 11 -


MEKANIKAL

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis/Rekod Lokasi Tempoh

Simpanan

1. Borang Aduan & Maklumbalas Pelanggan Pejabat Pentadbiran

Am, FKM 1 Tahun

2. Fail Jawatankuasa Bilik Jawatankuasa 1 Tahun

3. Fail Analisis

Maklumbalas Pelajar (OMR)

Pejabat Pentadbiran

Akademik, FKM 1 Tahun

8.0 LAMPIRAN

Bil Jenis Lampiran Lampiran

8.1 Contoh Laporan Maklumbalas daripada Jawatankuasa Lampiran 1

8.2 Senarai Maklumbalas Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Lampiran 2

8.3 Contoh Borang Kepuasan Hati Pelanggan Lampiran 3

8.4 Contoh Laporan Penasihat Akademik Luar Lampiran 4

8.5 Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan Lampiran 5

8.6 Contoh Borang OMR Lampiran 6

8.7 Contoh Laporan Prestasi Borang OMR Lampiran 7

prosedur pengendalian maklumbalas · pdf fileketua pengawal dokumen . diluluskan ... b. carta...

Documents