prosedur kawalan produk yang tidak memenuhi

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04

UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK

MEMENUHI SPESIFIKASI

Muka Surat : 1/8

PROSEDUR

KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI

SPESIFIKASI

PK.UiTM.(P).04

DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH

• 4 CIA r•--'.

Ketua Pen. u n Kualiti

Akademik, HEA

ov Wakil - engurusan UiTM

DILULUSKAN OLEH

(Prof Emeritus Dato Dr. Hassan Said)

Naib Canselor UiTM

TARIKH KUATKUASA No. Keluaran : 03

1 April 2016 No. Pindaan : 03

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN


UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK


Muka Surat : 2/8

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan

yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para

Muka Surat

Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan

1 Julai 2009 Rujuk daftar pindaan 30 Jun 2009

1 Ogos 2010 Kelulusan dan tandatangan oleh

Naib Canselor baharu

1 Ogos 2010

1 Mac 2016 Kelulusan dan tandatangan oleh

Naib Canselor baharu

1 April 2016


-44110-

--,z..... PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04

100. KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI PROSEDUR KAWALAN

TEKNOLOGI PRODUK YANG TIDAK Muka Surat : 3/8

MARA MEMENUHI SPESIFIKASI

KANDUNGAN

MUKASURAT

1.0 Objektif

4

2.0 Skop

4

3.0 Dokumen Rujukan

4

4.0 Definisi

5

5.0 Singkatan

6

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan

7

7.0 Rekod Kualiti

8

8.0 Lampiran

8


UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04

KUALITI PENGURUSAN

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK Muka Surat • 4/8


1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi

spesifikasi dikesan, diasing dan diperbaiki di sepanjang pelaksanaan, pemantauan

serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan Atasan UiTM serta Ketua

Jabatan yang dipertanggungjawabkan untuk bertindak mengesan produk yang

tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan daripada

penggunaannya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

JENIS DOKUMEN LOKASI RUJUKAN

Manual Kualiti UiTM InQKA MK.UiTM.01

SPK Jabatan

Sistem Sokongan Jabatan


PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No Rujukan : PK.UiTM.(P).04

44%,

UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK


Muka Surat : 5/8

4.0 DEFINISI

Jabatan : Semua Fakulti, Cawangan, Bahagian, Pusat, dan Unit

di UiTM.

Sistem : SPK Jabatan yang telah mendapat persijilan ISO

Pengurusan Kualiti 9001:2008.

Sistem Sokongan Prosedur yang diwujudkan dalam MPK Jabatan.

Produk Produk UiTM adalah perkhidmatan pengajian tinggi,

program pengajian pendidikan tinggi, graduan UiTM

dan yang tersenarai di dalam Manual Kualiti UiTM.

Produk Yang Tidak : Graduan — Graduan yang tidak tamat dalam tempoh

Memenuhi yang ditetapkan.

Spesifikasi Program — Program yang tidak disemak mengikut garis

panduan yang ditetapkan.

Perkhidmatan — Perkhidmatan yang tidak memenuhi

piagam pelanggan / keperluan penyampaian

perkhidmatan.


PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No Rujukan : PK.UiTM.(P).04

004>

UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK


Muka Surat : 6/8

5.0 SINGKATAN

WP - Universiti Teknologi MARA

TWP - Penolong Naib Canselor InQKA

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

PPK - Penolong Pendaftar Kanan InQKA


PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN


UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK


Muka Surat : 7/8

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

WP

1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk

tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah

menghantar laporan dikenalpasti.

WP

2. Maklumkan jadual kepada Jabatan.

Jabatan

3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi

mengikut format DLUiTM.KPYTMS02 yang

disediakan.

WP

4. Terima laporan.

TWP

5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif.

WP

6. Bentang laporan eksekutif di MKSP.

TP Canseleri

7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan.

Jabatan

8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan (jika perlu).

Jabatan

9. Laporkan hasil tindakan yang diambil.

WP

10.Terima laporan tindakan.

WP

11.Semak keberkesanan tindakan.

WP

12.Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP

seterusnya.


PROSEDUR No. Rujukan PK.UiTM.(P).04

4%.

UNIVERSITI

TEKNOLOGI

MARA

KUALITI PENGURUSAN

PROSEDUR KAWALAN

PRODUK YANG TIDAK


Muka Surat 8/8

7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH

SIMPANAN

1. Fail Laporan Produk Yang

Tidak Memenuhi Spesifikasi.

DRK.UiTM.KPYTMS.01 InQKA 5 tahun

2. Fail Jadual Penerimaan

Laporan Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi.

DRK.UiTM.KPYTMS.02 InQKA 5 tahun

8.0 LAMPIRAN

8.1 Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.

(DLUiTM.KPYTMS01)

8.2 Contoh Laporan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

(DLUiTM.KPYTMS02)


DLUiTM.KPYTMS01

ri UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

TANGGUNGJAWAB ALIRAN

KERJA

PROSES REKOD

MULA C ) WP • 1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk

1 tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah

menghantar laporan dikenalpasti.

WP v

2. Maklumkan jadual kepada Jabatan. 2

,1, Jabatan

3 3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi

mengikut format DL.UiTM.KPYTMS01 yang

disediakan.

WP • 4. Terima laporan. 4

TWP v 5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif. 5

1 WP 6. Bentang laporan eksekutif di MKSP.

6

TP Canseleri • 7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan. 7

Jabatan • 8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan 8

penambahbaikan (jika perlu).

Jabatan • 9. Laporkan hasil tindakan yang diambil. 9

v WP

10 10. Terima laporan tindakan.

WP _v___. 11. Semak keberkesanan tindakan. 11 i

DL.UiTM.KPYTMS01


KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI ,,..

UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi


KERJA

PROSES REKOD

WP 12. Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP

seterusnya. 12

SELESAI

DL.UiTM.MKSP01


MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN 4i0. UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan


KERJA

PROSES REKOD

MULA

PNC InQKA • A. Tindakan Sebelum MKSP

1. Rancang dan tetapkan jadual MKSP pada

awal tahun.

PNC InQKA 2. Maklumkan perancangan kepada TP

Canseleri. 2

PPK 3. Sediakan agenda JKKMKSP merangkumi

perkara-perkara berikut :

i. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam.

ii. Aduan dan Maklum balas Pelanggan.

iii. Prestasi proses dan dan keakuran produk —

Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi

Spesifikasi.

iv. Status Tindakan Pencegahan dan

Pembetulan.

v. Tindakan susulan daripada Kaji Semula

Pengurusan yang lepas — Minit MKSP.

vi. Perubahan yang memberi kesan kepada

Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.

vii. Cadangan untuk penambahbaikan.

viii. Laporan Pencapaian Perancangan Latihan

Tahunan.

3

Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli

sekurang-kurangnya 14 hari bekerja sebelum

mesyuarat.

DLUiTM.MKSPO1


MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

-440..

drip*

UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

YIT

5. Kumpulkan daripada PYB semua laporan

lengkap seperti yang dinyatakan dalam

Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti. 5

PNC InQKA B. Pengendalian Mesyuarat

6. Bentangkan laporan yang dinyatakan pada 3(i)

hingga 3(viii).

6

• 7. Catat perbincangan dan hasil mesyuarat 7

• 8. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam 8

tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. • 9. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan 9

laporan yang diterima dalam fail berkenaan.

KTP CANSELERI • C. Tindakan Selepas Mesyuarat 10

10. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam

tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 11

11. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan

laporan yang diterima dalam fail berkenaan.

SELESAI

prosedur kawalan produk yang tidak memenuhi

Documents