BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

DISEDIAKAN OLEH:

SEKSYEN PEMBANGUNAN DASAR PEROLEHAN

BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

PRINSIP, DASAR DAN TATACARA PEROLEHAN

KERAJAAN

2

PRINSIP, DASAR DAN TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN

PEROLEHAN KERAJAAN

1. Ketika menggunakan/membelanjakan wang awam mestilah menggunakan tatacara

yang ditetapkan oleh YB. Menteri Kewangan selaras dengan Akta Acara Kewangan

1957 (Disemak 1972).

2. YB. Menteri Kewangan telah membuat ketetapan kaedah perolehan dengan

mengeluarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 166 hingga 206 dan 229 hingga 300.

3. Pindaan Arahan Perbendaharaan dan penetapan dasar/tatacara tertentu

diperjelaskan melalui Pekeliling Perbendaharaan (PP), Surat Pekeliling

Perbendaharaan (SPP), Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) dan Surat Arahan

Perbendaharaan.

4. Semua agensi Kerajaan mestilah mematuhi peraturan perolehan kecuali dengan

kebenaran Perbendaharaan Malaysia.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM

(AP 167.2)

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab

membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan bekalan, perkhidmatan dan

kerja yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya.

KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN

(AP 169.1)

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat

kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan

menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan,

kos penyelenggaraan dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

3

PRINSIP PEROLEHAN

Akauntabiliti awam (public accountability)

Diuruskan secara telus (transparent)

Nilai faedah yang terbaik (best value for money)

Saingan terbuka (open competition)

Adil dan saksama (fair dealing)

OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN

Best value for money.

Kualiti yang terjamin.

Kuantiti yang dikehendaki dan berterusan.

Sebagai alat untuk mencapai dasar Kerajaan.

Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan.

Pemindahan teknologi.

Menjimatkan pertukaran wang asing.

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan/barangan

tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan.

Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi.

Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera.

Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi

mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.

DASAR DAN KEUTAMAAN KEPADA SYARIKAT BUMIPUTERA

(SPP Bil. 4 Tahun 1995 dan SPP Bil. 12 Tahun 2007)

1. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan syarikat

Bumiputera sahaja.

4

b) Bagi perolehan yang melebihi RM100,000 agensi adalah dikehendaki

memberi keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera mengikut peratusan

seperti berikut:-

Nilai perolehan Peratusan

Keutamaan

i. Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 - 10%

ii. Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta - 7%

iii. Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta - 5%

iv. Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta - 3%

v. Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta - 2.5%

(Berasaskan nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan

Bumiputera).

2. Perolehan Kerja

a) Kerja-kerja bernilai kurang RM200,000 dikhaskan kepada Bumiputera Kelas

F tempatan.

b) Sekurang-kurang 50% bagi kerja yang bernilai RM200,000 hingga

RM350,000 dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera.

c) 30% dari peruntukan tahunan untuk projek kerja dikhaskan kepada

Bumiputera (tidak termasuk kerja-kerja kurang RM200,000).

d) Bagi kerja prime cost sum, keutamaan harga diberikan.

DASAR PEROLEHAN BARANGAN IMPORT

Semua perolehan Kerajaan bagi barangan import hendaklah mematuhi dasar dan syarat-

syarat berikut:-

a. Barangan import yang bernilai melebihi RM50,000 bagi setiap item setahun

hendaklah diurus pembeliannya secara Free On Board (FOB) dan hendaklah

mendapat kelulusan daripada Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri

(MITI) sebelum urusan tender dilaksanakan (SPP Bil. 6/96).

b. Semua urusan penghantaran hendaklah dikendalikan oleh Multimodal Transport

Operator yang dilantik oleh Kerajaan.

5

c. Perlindungan insurans barangan import hendaklah ditanggung di bawah Akaun

Amanah Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK) (SPP Bil. 6/96).

PENGGUNAAN BARANGAN BUATAN TEMPATAN

(AP 169.2(a) dan SPP Bil. 7 Tahun 2002)

Bahan, barangan dan perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya oleh

agensi dalam perolehan masing-masing. Perolehan melalui import hanya akan

dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperoleh secara tempatan.

KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN (UMUM)

1. Perolehan melalui panjar wang runcit.

2. Perolehan melalui kontrak pusat.

3. Pembelian terus bagi bekalan dan perkhidmatan dan lantikan terus bagi kerja.

4. Requisition (untuk perolehan kerja).

5. Perolehan melalui sebut harga.

6. Perolehan melalui tender.

7. Perolehan secara gotong royong.

8. Perolehan darurat.

9. Perolehan melalui Perkhidmatan Perunding.

10. Perolehan melalui penggunaan kontrak Jabatan lain.

11. Perolehan (kerja) melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS).

PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT

(SPP Bil. 2 Tahun 2002)

a. Untuk kegunaan segera.

b. Harga tidak melebihi RM500.00.

c. Tiada dokumen pembelian diperlukan (cukup dengan resit sahaja).

6

PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN

(AP 178.1)

a. Barang-barang guna sama.

b. Perlu merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP).

c. Gunakan pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian.

d. Item Kontrak Pusat:

- Perabot pejabat (kerusi berasaskan kain)

- Kabinet, rak, gerobok besi (perabot berasaskan logam)

- Wardrobe berasaskan logam

- Perabot jenis polypropylene

- Peluru untuk senjata kecil

- Alatganti proprietory kenderaan

- Alatganti jentera berat (jenama Komatsu, Case, Backhoe Loader dan

Bomag)

- Sampul surat

- Alatganti tulen bas

- Poslaju

- High Density Polyethylene (HDPE) Fittings

- Tilam/Bantal High Resilent Foam

- Alat proprietory elektronik dan alat ganti berkaitan

(Perlu semak dengan PKP semasa)

d. Item Kontrak Pusat Sistem Panel:

- Lampu jalan, lampu luar bangunan, lampu hiasan dan aksesori berkaitan

untuk projek Kerajaan

- Sistem perawatan najis

- Integrated Light And Sound System (ILSS) bagi kenderaan

- Jalur gemilang

- Kren untuk pelabuhan

- Perisian Microsoft

- Beteri baru kenderaan

- Minyak pelincir dan gris jenis tempatan (kecuali Angkatan Tentera)

- Bas 40 penumpang berhawa dingin pelbagai casis

- Multimodal Transport Operators (MTO)

- Kerusi rotan, kusyen dan sarung kusyen

- Beg plastik

- Kertas taip 60 gsm, kertas pendua putih 70 gsm dan kertas pendua

berwarna 70 gsm

- Kertas komputer tidak bercetak

(Perlu semak dengan PKP/SPP semasa)

7

PEMBELIAN TERUS BAGI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

(SPP Bil. 12 Tahun 2007)

a. Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga

RM50,000 daripada pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

b. Agensi hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau perkhidmatan

yang hendak diperoleh adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan dan di

samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras

dengan prinsip-prinsip perolehan.

c. Bagi bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah atau keperluan lain

yang disyaratkan mengikut peruntukan undang-undang yang ditetapkan, agensi

hendaklah memastikan bahawa pembekal yang dipilih mematuhi syarat-syarat

tersebut. Antaranya memiliki lesen daripada Kementerian Keselamatan Dalam

Negeri untuk perkhidmatan kawalan keselamatan, lesen farmasi daripada

Kementerian Kesihatan bagi bekalan bahan farmasi dan sebagainya.

LANTIKAN TERUS BAGI KERJA

[AP 180.1(b)]

a. Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara

lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam gred dan kategori yang

berkaitan. Kontraktor hendaklah kontraktor tempatan sahaja iaitu berdaftar di

daerah berkaitan.

b. Gunakan pesanan Kerajaan atau inden kerja sebagai dokumen pembelian/perolehan

mengikut mana yang berkaitan.

REQUISITION

(AP 180.1(a) dan SPP Bil. 5 Tahun 2009)

a. Kerja yang dipanggil secara requisition ialah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang

tidak mengubah struktur asal.

b. Nilai kerja tidak melebihi RM100,000.

c. Menggunakan Jadual Kadar Harga.

8

d. Pemilihan kontraktor hendaklah dibuat secara undian atau pusingan di kalangan

kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor

(PKK) di bawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan

Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam gred dan kategori yang berkaitan.

•

Kerja-ja kecil yang tidak mengubah struktur asal.

PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA

(AP 170, AP 180, AP 190 dan SPP Bil. 5 Tahun 2009)

a. Perolehan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000.

b. Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal/

kontraktor.

c. Dokumen Lampiran Q bagi bekalan/perkhidmatan dan borang/format Jabatan

Kerja Raya (JKR)/Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) bagi kerja boleh digunakan.

d. Sebut harga diterima dalam sampul surat berlakri.

e. Peti tawaran sebut harga yang berkunci disediakan.

f. Sebut harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.

g. Sebut harga hendaklah dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan

Jawatankuasa Penilaian Harga.

h. Sebut harga ditimbang dan diluluskan oleh Jawatankuasa sebut harga.

PEROLEHAN MELALUI TENDER

(AP 171, AP 172, AP 181, AP 190(c), SPP Bil. 4 Tahun 2009 dan SPP Bil. 5

Tahun 2007)

a. Iklan tender tempatan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar tempatan

berbahasa Melayu.

b. Di iklan dalam tempoh tidak kurang dari 21 hari berturut-turut. Bagi tender yang

melibatkan lawatan tapak/premis, tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya

21 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.

c. Tender diterima dalam sampul berlakri.

d. Peti tender yang berkunci disediakan.

e. Perolehan barangan yang diimport, tawaran harga hendaklah secara FOB.

f. Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender.

9

g. Tender hendaklah dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa

Penilaian Harga.

h. Tender ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan.

i. Setuju terima tender.

PEROLEHAN SECARA GOTONG ROYONG

(SPP Bil. 4 Tahun 2004)

Gotong royong adalah satu konsep kerja beramai-ramai secara bermuafakat untuk

menyempurnakan sesuatu kerja tanpa mengharapkan keuntungan kewangan. Kerja-kerja

secara bergotong royong bukan sahaja dapat mengurangkan perbelanjaan Kerajaan tetapi

juga mengujudkan semangat kerjasama di kalangan anggota masyarakat di samping

mengeratkan hubungan antara Kerajaan dengan rakyat.

Kriteria bagi menentukan projek-projek boleh dilaksanakan secara gotong royong adalah

seperti berikut:

a. Had maksimum kewangan sebanyak RM100,000 dan disediakan secara pemberian

terus kepada pihak yang menerajui projek gotong royong.

b. Projek kecil yang tidak memerlukan kepakaran khusus seperti mekanikal dan

elektrikal. Sekiranya perlu, kerja-kerja tersebut hendaklah dilaksanakan oleh syarikat

yang berdaftar dalam bidang yang berkenaan.

c. Boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju Projek yang terdiri daripada

Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK) atau Jawatankuasa

Kemajuan Mukim/Badan/Pertubuhan/Persatuan lain yang melibatkan masyarakat

setempat atau Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) dengan diawasi oleh Pegawai

Penyelia.

d. Mestilah bebas daripada semua halangan seperti pemilikan tapak projek dan

sebagainya.

e. Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak kemasyarakatan seperti kerja-

kerja pembinaan, pembersihan atau lain-lain kerja bercorak fizikal termasuk rumah

untuk Program Bantuan Rumah Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat atau

Program Perumahan Rakyat Termiskin.

f. Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut atau 14 hari dalam

tempoh maksimum 3 bulan. Sebarang perlanjutan tempoh perlu mendapat kelulusan

Pegawai Pengawal/Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil terlebih

dahulu.

10

Pelaksanaan projek-projek kecil secara gotong royong hendaklah tertakluk kepada syarat dan

peraturan seperti berikut:

a. Senarai projek yang akan dilaksanakan secara gotong royong hendaklah dikenal pasti

terlebih dahulu dan dipersetujui oleh Pegawai Pengawal.

b. Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil hendaklah melantik Pegawai

Penyelia yang bertanggungjawab memastikan hal-hal kewangan diuruskan dengan

betul dan telus, menyelia pelaksanaan projek dan bertanggungjawab mengesahkan

projek berkenaan siap.

c. Pihak Peneraju Projek bertanggungjawab memastikan keselamatan bahan-bahan dan

peralatan projek sepanjang tempoh pelaksanaan.

d. Di mana berkenaan/perlu, Pegawai Penyelia bolehlah mendapatkan kerjasama

Jabatan Teknik seperti Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Pengairan dan Saliran bagi

pelaksanaan projek tersebut.

e. Pihak Peneraju Projek hendaklah membuka/mempunyai satu akaun di bank

tempatan.

f. Sumbangan kewangan daripada swasta dan dermawan/orang perseorangan boleh

juga diterima oleh Pihak Peneraju Projek dengan syarat resit dikeluarkan dan

dimasukkan ke dalam akaun gotong royong berkenaan.

g. Satu penyata kewangan berasingan hendaklah disediakan dan disimpan oleh Pihak

Peneraju bagi setiap projek dan boleh diperiksa oleh mana-mana pihak pada bila-bila

masa.

h. Bayaran elaun sagu hati dan makan minum peserta adalah dihadkan sehingga 20%

daripada peruntukan pemberian Kerajaan. Jumlah bayaran sagu hati kepada peserta

hendaklah mengikut kemahiran dan tahap penglibatan peserta yang ditetapkan oleh

Pihak Peneraju Projek.

i. Semua Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil dikehendaki

mengemukakan laporan pelaksanaan projek gotong royong secara berkala bagi setiap

separuh tahun pertama dan kedua kepada Pegawai Pengawal masing-masing.

Laporan juga hendaklah dikemukakan oleh setiap Kementerian yang berkenaan

kepada Kementerian Kewangan bagi setiap separuh tahun pertama dan kedua

(sebelum 31 Julai dan 31 Januari tahun berikutnya).

11

PEROLEHAN SECARA DARURAT

(AP 173.2)

a. Perolehan tidak melebihi keperluan semasa.

b. Prosedur biasa perolehan (AP 170, 171, 172, 180, 181 dan 190) dikecualikan.

c. Kemukakan laporan terperinci kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu (1)

bulan dari tarikh pembelian untuk dihantar kepada Ketua Setiausaha

Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri untuk tujuan penyiasatan dan audit.

PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING

(AP 185.1, AP186, AP187, SPP Bil. 8 Tahun 2006 dan

SPP Bil. 8 Tahun 2007)

a. Hendaklah mematuhi peraturan yang berkuat kuasa.

b. Tatacara pelantikan perunding:

(i) Bagi skop kerja pembangunan fizikal, kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam

Sekitar hendaklah dilaksanakan secara lantikan terus di kalangan firma

perunding tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam

bidang yang berkaitan; dan

(ii) Bagi kajian fizikal dan bukan fizikal hendaklah dilaksanakan secara Cadangan

Teknikal dan Kewangan (CTK) dan mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma

perunding tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam

bidang yang berkaitan.

c. Bagi urusan pelantikan perunding, agensi hendaklah menubuhkan Jawatankuasa

Teknikal dan Kewangan Perunding (JTKP) dengan ahlinya dilantik secara bertulis

oleh ketua agensi.

d. Bagi projek pembangunan fizikal yang tidak melebihi RM50 juta, hendaklah

melantik perunding Bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

e. Pihak berkuasa dan had kuasa melantik dan meluluskan kos perkhidmatan

perunding:

12

i) Projek Pembangunan Fizikal

Pihak Berkuasa

Had Kuasa

Meluluskan Pelantikan

Perunding

Meluluskan Kos

Perunding

a. Perbendaharaan Kos Projek Melebihi RM50 juta Melebihi RM5 juta

b. Lembaga Perolehan ‘A’

Agensi

Kos Projek Sehingga RM50 juta Sehingga RM5 juta

ii) Kajian Fizikal/Bukan Fizikal

Pihak Berkuasa

Had Kuasa Meluluskan Pelantikan

dan Kos Perunding

a. Perbendaharaan Melebihi RM1 juta

b. Lembaga Perolehan ‘A’ Agensi

Sehingga RM1 juta

iii) Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar

Pihak Berkuasa

Had Kuasa Meluluskan Pelantikan

dan Kos Perunding

a. Perbendaharaan Melebihi RM300 ribu

b. Lembaga Perolehan ‘A’ Agensi

Sehingga RM300 ribu

f. Laporan pelantikan perunding dan kos perkhidmatan perunding yang

dimuktamadkan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1

minggu selepas diluluskan oleh Lembaga Perolehan ‘A’ Agensi. Manakala laporan

terakhir prestasi perunding yang dilantik hendaklah dikemukakan kepada

Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan selepas tamat perkhidmatan perunding

berkenaan.

PENGGUNAAN KONTRAK KEMENTERIAN/JABATAN LAIN

(AP 178.2)

a. Kementerian/Jabatan boleh memperoleh bekalan barangan yang diperlukan dari

Kementerian/Jabatan yang telah mempunyai kontrak sebagai pengguna utama

sesuatu barangan atau dari pembekal, di atas syarat-syarat yang sama.

b. Hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan

Negeri terlebih dahulu.

13

PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK

(AP 182 dan SPP Bil. 3 Tahun 2006)

a. Semua Jabatan bukan teknik hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknik (Jabatan

Kerja Raya dan Jabatan Pengairan dan Saliran) bagi perolehan kerja yang bernilai

RM5 juta ke atas.

b. Sekiranya Jabatan Teknik tidak berkemampuan untuk melaksanakan kerja-kerja

tersebut atau tidak memberi jawapan dalam tempoh 14 hari, Jabatan boleh

melaksanakannya dengan menggunakan perkhidmatan perunding mengikut tatacara

perolehan semasa. Sesalinan ‘as built drawing’ hendaklah dikemukakan kepada

Jabatan Teknik oleh Jabatan untuk simpanan dan rujukan di masa hadapan.

c. Bagi kerja-kerja yang melibatkan bangunan Kerajaan, kelulusan Bahagian Pengurusan

Hartanah, Jabatan Perdana Menteri atau Jabatan yang diberi tanggungjawab untuk

menguruskan hal ini hendaklah diperoleh terlebih dahulu.

d. Bagi bangunan yang disewa, kebenaran tuan punya bangunan hendaklah diperoleh

terlebih dahulu. Jabatan boleh menggunakan perunding yang bertanggungjawab ke

atas bangunan tersebut.

e. Pengecualian dari tatacara yang ditetapkan boleh diberikan oleh Ketua Setiausaha

Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri, mengikut mana yang berkaitan.

Seksyen Pembangunan Dasar Perolehan

Bahagian Perolehan Kerajaan

Kementerian Kewangan Malaysia

PUTRAJAYA