PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI) PENGURUSAN MASJID DI NEGERI SELANGOR:

KEPERLUAN PENGURUSAN REKOD

Saiful Farik Mat Yatin, Nurul Huda Md Yatim,

Ahmad Azman Mohamad Ramli FAKULTI PENGURUSAN MAKLUMAT,

UiTM PUNCAK PERDANA

PENGENALAN KEPADA KAJIAN

PENYATAAN MASALAH

OBJEKTIF PENYELIDIKAN

KAJIAN LITERATUR

METODOLOGI

DAPATAN HASIL KAJIAN

CADANGAN

KESIMPULAN

1

2

3

4

5

6

7

8

• Pada peringkat awalnya, masjid-masjid hanya untuk tujuan keagamaan, namun kini fungsi masjid telah berkembang mengikut keadaan dan keperluan semasa.

• Pentadbiran masjid perlu dilengkapi kemahiran terkini dalam penjanaan dana, pembangunan infrastruktur dan pengurusan.

• Perlu mengadakan ‘outreach program’ yang mana perlu lebih banyak aktiviti yang diadakan di luar premis masjid bagi menarik semua golongan terutama belia dan remaja yang bakal menjadi pelapis kepada institusi masjid.

IMAM

SURAU

MASJID

• 10,430

• 17,608

• 6,305

Sumber : (JAKIM, 2015)

PENGENALAN

• Antara kemahiran pengurusan adalah kemahiran pengurusan rekod kerana masjid sentiasa menguruskan banyak aktiviti harian masyarakat yang mana rekod-rekod merupakan antara bukti transaksi samada ianya bersifat transaksi kewangan, perundangan mahupun pentadbiran.

• Dengan pentadbiran yang cekap dari semua pegawai masjid, tidak akan ada isu-isu yang berkaitan dengan kelemahan pengurusan rekod.

PENGENALAN

LITERATURE REVIEW

Masjid dikehendaki memelihara rekod pegawai dan ahli jawatankuasa yang mana ianya memberi kesan kepada kemajuan kerjaya, kelayakan manfaat, dan mempunyai implikasi kewangan atau undang-undang untuk generasi akan datang (Roslan Mohamad, 2007).

Zawiyah M. Yusuf (2005) memberi tumpuan bahawa pengetahuan yang terkandung dalam satu-satu rekod mesti diperolehi dan disimpan sebagai memori organisasi jika ianya ingin dikongsi untuk kelestarian sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun, kesedaran dalam menguruskan rekod belum setanding dengan pengakuan peningkatan manfaat yang mereka terima di seluruh dunia.

PENYATAAN MASALAH

LITERATURE REVIEW

Anita et al. (2009), masalah yang berkaitan dengan pengurusan dana masjid adalah kerana kekurangan penyimpanan rekod yang sistematik dan pengurusan aliran tunai yang tidak betul. Oleh itu, penggunaan dana tidak kelihatan telus kerana orang ramai tidak tahu puncanya dan bagaimana wang itu telah digunakan.

institusi keagamaan sebagai organisasi bukan keuntungan, menghadapi banyak cabaran dalam mengekalkan rekod dengan berkesan kerana kekurangan dana, kakitangan yang tidak mencukupi, penyimpanan tidak sesuai dan terhad, pengurusan bukan dikalangan profesional dan komitmen institusi yang terhad. Tuntutan ke atas institusi ini mematuhi mandat undang-undang bagi penyimpanan rekod awam telah kerap kali mengakibatkan kegagalan mereka untuk menghargai nilai penting rekod untuk menyediakan bukti sejarah, teologi, fungsi dan aktiviti. (Evans, 2006)

PERNYATAAN MASALAH

2012

OBJEKTIF

Untuk mengenal pasti tahap kesedaran di kalangan pegawai masjid dan ahli jawatankuasa masjid tentang kepentingan amalan pengurusan rekod mengikut Akta Arkib Negara 2003

Untuk mengukur tahap kesedaran di kalangan pegawai dan ahli jawatankuasa masjid dengan memberi tumpuan kepada sistem fail seperti yang terdapat di dalam KPI

Untuk mengenal pasti aktiviti-aktiviti pengurusan rekod di masjid berdasarkan KPI

Mencadangkan amalan terbaik bagi pengurusan rekod di masjid

1

2

3

4

LITERATURE REVIEW

maklumat yang tersimpan, tanpa mengira media atau sifat-sifatnya, dihasil atau diterima oleh organisasi yang boleh dijadikan bukti terhadap operasinya dan mempunyai nilai yang memerlukan penyimpanan untuk sesuatu tempoh masa tertentu. (Read dan Ginn, 2011)

Millar (2010) - maklumat yang telah tertawan atau tersimpan di atas media yang tetap (contohnya sekeping kertas menyimpan perkataan daripada sepucuk surat) yang telah dihasilkan dan digunakan untuk mengingati kembali sesuatu peristiwa atau maklumat atau untuk menyediakan akauntabiliti untuk sesuatu keputusan atau tindakan.

DEFINISI REKOD

• Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - bahan-bahan di dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi dan rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

DEFINISI REKOD

DEFINISI REKOD

maklumat yang dihasilkan, diterima dan

diselenggara sebagai bukti dan maklumat oleh

organisasi dan individu, dalam perlaksanaan

tanggungjawap yang telah ditetapkan oleh undang-

undang atau dalam urusan kehidupan seharian.

(Malaysian Standard MS 2223-1:2009)

LITERATURE REVIEW

Ahmad Azman Mohammed Ramli, Saiful Farik Mat Yatin & Irwan Kamaruddin Abdul Kadir (2013) meringkaskan pandangan Al-Quran terhadap rekod kepada 3 kategori iaitu:

(i) Kegunaan rekod sebagai sumber rujukan

‘Wahai orang-orang yang beriman! Apabila kamu menjalankan sesuatu urusan dengan hutang piutang yang diberi tempoh hingga kesuatu masa yang tertentu, maka hendaklah kamu menulis (hutang dan masa bayarannya) itu. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menulisnya dengan adil (benar)… (Surah Al-Baqarah: 282)

‘Dan tiap-tiap seorang manusia Kami kalungkan bahagian nasibnya dilehernya, dan pada hari kiamat kelak Kami akan keluarkan kepadanya kitab (surat amalnya) yang akan didapatinya terbuka (untuk ditatapnya). (Lalu kami perintahkan kepadanya): “Bacalah kitab (suratan amal)mu, cukuplah engkau sendiri pada hari ini menjadi penghitung terhadap dirimu (tentang segala yang telah engkau lakukan)”. (Surah Al-Israa’:13-14)

PANDANGAN KITAB AL-QURAN TERHADAP REKOD

(ii) Kegunaan rekod sebagai alat komunikasi

‘Pergilah bawa suratku ini, serta campaklah kepada mereka, kemudian berundurlah dari mereka; dalam pada itu perhatikanlah tindak balas mereka”. (Setelah membaca surat itu), berkatalah raja perempuan negeri Saba’: Wahai ketua-ketua kaum! Sesungguhnya telah disampaikan kepadaku sepucuk surat yang mulia.“Sesungguhnya surat itu daripada Nabi Sulaiman, dan kandungannya (seperti berikut): ‘Dengan nama Allah, Yang Maha Pemurah, lagi Maha Mengasihani. (Surah An-Naml: 28-30).

(iii) Kegunaan rekod sebagai bahan bukti

‘Dan (pada hari kiamat) engkau akan melihat tiap-tiap umat bertelut (dalam keadaan cemas dan menunggu panggilan); tiap-tiap umat diseru untuk menerima kitab suratan amalnya (serta dikata kepada mereka); Pada hari kamu akan dibalas menurut apa yang kamu telah kerjakan! “Inilah surat (tulisan malaikat) Kami, ia memberi keterangan terhadap kamu dengan yang benar, kerana sesungguhnya Kami telah (perintahkan malaikat) menulis segala yang kamu telah lakukan (didunia dahulu). (Surah Al-Jaathiyah: 28-29).

PANDANGAN KITAB AL-QURAN TERHADAP REKOD

LITERATURE REVIEW

• Selaras dengan Seksyen 1 Akta Arkib Negara 2003, "rekod awam" ertinya (a) rekod awam - (i) yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya; dan

• (ii) yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain yang diarahkan oleh Ketua Pengarah dari semasa ke semasa; dan (b) mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya diperoleh bagi Arkib Negara oleh Ketua Pengarah. Dalam erti kata lain, rekod awam melindungi apa-apa maklumat yang direkodkan berkaitan dengan tugas keseluruhan jabatan atau kerja harian.

KAJIAN LITERATUR

LITERATURE REVIEW

• Oleh itu, pentadbiran rekod dalam masjid juga tidak terkecuali di mana rekod masjid memberikan bukti di mana warga masyarakat awam telah menentukan diri mereka sebagai ahli qariah masjid, dipantau perkembangan komuniti dan profesion mereka mengenai pembiayaan, pendidikan bagi sesetengah individu antaranya golongan asnaf dan miskin.

• Masjid ini telah menjadi tempat di mana aktiviti masyarakat awam boleh dipertanggungjawabkan atas tindakan masjid yang mana menjadi sebuah tempat yang menyediakan maklumat masyarakat yang boleh membina dan menyimpan memori secara kolektif.

KAJIAN LITERATUR

PENANDA ARAS PENCAPAIAN (KPI) PENGURUSAN MASJID NEGERI SELANGOR

PENTADBIRAN

PENGIMARAHAN KEMUDAHAN ASAS

A) PENTADBIRAN

• Menyedia Dan Mempamerkan Carta Organisasi Pegawai Dan Jawatankuasa Masjid Dengan Lengkap, Jelas Dan Terkini.

• Mengadakan Mesyuarat Pegawai, Jawatankuasa Masjid Dan Lajnah Secara Berkala.

• Menyediakan Penyata Kewangan Secara Berkala.

• Pengurusan Sistem Fail Yang Cekap Dan Kemas.

• Penyertaan Setiap Pegawai Dan Jawatankuasa Masjid Di Dalam Kursus Dan Latihan.

• Memastikan Pegawai dan Jawatankuasa Serta Keluarga Komited Dengan Ajaran Islam.

• Mengambil Langkah-langkah Perlu Bagi Mempertingkatkan Keprihatinan Ke Atas Kebajikan Pegawai Dan Jawatankuasa Masjid.

• Pengurusan Tanah Wakaf, Badan Khairat Dan Tanah Perkuburan Islam.

PENANDA ARAS PENCAPAIAN (KPI) PENGURUSAN MASJID NEGERI SELANGOR

PENTADBIRAN

B) KEMUDAHAN ASAS

• Menyediakan Prasarana Dan Kemudahan Yang Lengkap.

• Memastikan Keceriaan Masjid

C) PENGIMARAHAN

• Kehadiran Solat Berjemaah Dengan Mengadakan Sistem Pengajian Yang Teratur, Lengkap Dan Meliputi Segenap Aspek.

• Menganjurkan Sambutan Hari Kebesaran Islam

• Menjadikan Masjid Pusat Khidmat Dan Nasihat Kepada Masyarakat

• Bekerjasama Dengan Ahli Qariah Dan Pelbagai Pihak Dalam Menganjurkan Kerja Amal

PENANDA ARAS PENCAPAIAN (KPI) PENGURUSAN MASJID NEGERI SELANGOR

KEMUDAHAN ASAS

PENGIMARAHAN

METODOLOGI

• kaedah kualitatif dan kuantitatif untuk mendapatkan hasil kerana saiz sampel yang kecil dan juga beberapa soalan yang perlu penjelasan mendalam dari responden.

– Kuantitatif (soal selidik)

– Kualitatif (Temubual)

POPULASI DAN PERSAMPELAN

Kriteria:

• Aktif dalam menjalankan aktiviti-aktivitinya

• Diiktiraf sebagai ‘masjid terbaik’

• Terletak di Lembah Klang

• Menjadi masjid utama dalam kawasan

• Jawatankuasa masjid komited dan berpengetahuan mengenai KPI

RESPONDEN

Nama Masjid Alamat Responden

Masjid As Salam, Puchong Perdana Masjid As Salam Puchong Perdana, Persiaran Puchong

Perdana, 47150 Puchong,

Selangor Darul Ehsan

2

Masjid Al-Khairiyah Taman Sri Gombak, Gombak Jalan SG 7/1, Taman Seri Gombak,

68100 Batu Caves, Selangor Darul Ehsan

2

Masjid Jamek Al-Amaniah, Gombak Masjid Al-Amaniah, Gombak, 68100 Batu Caves, Selangor 2

Masjid Jamek Samadiah, Pelabuhan Klang Masjid Jamek Samadiah Pelabuhan Klang Persiaran Raja

Muda Musa, 42000 Pelabuhan Klang, Selangor

2

Masjid Al-Munawwarah, Seksyen 27, Shah Alam Masjid al-Munawwarah, Seksyen 27, 40000 Shah Alam 2

Masjid Kota Damansara Masjid Kota Damansara, Jalan Sepah Puteri 5/21, Kota

Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan

2

• Pemilihan masjid-masjid ini bersesuaian dengan kriteria penyelidikan dan dibantu oleh Bahagian Pengurusan Masjid JAIS.

• Fungsinya bahagian ini adalah untuk menguruskan 359 masjid dan 1,621 surau dan menyediakan khutbah.

• Populasi sasaran terdiri daripada pegawai JAIS dan pegawai masjid. Dua belas (12) orang responden daripada enam buah masjid telah terlibat dalam kajian ini.

Objektif 1: Untuk mengenal pasti tahap kesedaran di kalangan pegawai masjid dan ahli jawatankuasa masjid tentang kepentingan amalan pengurusan rekod mengikut Akta Arkib Negara 2003

• Tahap kesedaran di kalangan pegawai dan ahli jawatankuasa masjid tentang kepentingan amalan pengurusan rekod mengikut Akta Arkib Negara 2003 adalah rendah. Kebanyakan responden mempunyai pemahaman yang sedikit berkenaan Akta Arkib Negara 2003.

DAPATAN KAJIAN

Objektif 2: Untuk mengukur tahap kesedaran di kalangan pegawai dan ahli jawatankuasa masjid dengan memberi tumpuan kepada sistem fail seperti yang terdapat di dalam KPI

• Tahap kesedaran di kalangan pegawai dan ahli jawatankuasa masjid terhadap KPI yang memberi tumpuan kepada sistem fail adalah tinggi. Kebanyakan responden mempunyai pemahaman yang sangat baik mengenai KPI yang telah dilaksanakan dalam mengurus dan mengoperasikan masjid mereka.

Objektif 3: Untuk mengenal pasti aktiviti-aktiviti pengurusan rekod di masjid berdasarkan KPI

• Tahap kesedaran di kalangan pegawai dan ahli jawatankuasa masjid tentang kepentingan amalan pengurusan rekod di dalam masjid adalah tinggi.

DAPATAN KAJIAN

Objektif 4: Mencadangkan amalan terbaik bagi pengurusan rekod di masjid

• Aktiviti pengurusan rekod telah dijalankan secara sistematik berdasarkan KPI.

Memandangkan Islam adalah agama rasmi Malaysia, semua rekod dan aktiviti terutamanya yang berkaitan dengan pembangunan Islam dan rekod-rekod transaksi perlu dikekalkan.

CADANGAN

1 • Pelaksanaan KPI perlu diperluaskan ke negeri-negeri lain.

2

• Proses temuduga perlu menyeluruh dengan melibatkan ahli qariah dan pegawai serta ahli jawatankuasa masjid.

3

• Skop kajian perlu diperluaskan, harus merangkumi semua surau di bawah pentadbiran masjid

4

• Bahagian Pengurusan Masjid JAIS perlu memainkan peranan dan inisiatif untuk meminta nasihat daripada Arkib Negara dalam membantu mereka untuk meningkatkan amalan pengurusan rekod di dalam masjid.

KESIMPULAN

Kajian ini dianggap sebagai perintis penyelidikan mengenai amalan pengurusan rekod dalam persekitaran masjid kerana ianya tidak melibatkan populasi yang besar.

Hanya menggariskan beberapa isu penting mengenai kesedaran berkenaan Akta Arkib Negara 2003 dan KPI untuk pengurusan masjid dengan memberi tumpuan kepada sistem fail yang diterbitkan oleh JAIS.

Adalah diharapkan agar kajian ini akan menjadi batu loncatan dan kit promosi untuk menggalakkan KPI kepada semua masjid di Selangor khususnya dan di seluruh Malaysia amnya.

TERIMA KASIH.

Pembentang: Dr Hj Saiful Farik Mat Yatin (019-9604224) farik@salam.uitm.edu.my FAKULTI PENGURUSAN MAKLUMAT, UiTM PUNCAK PERDANA