NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 1/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

PEROLEHAN

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Nama: RAMLAH BT. MOHAMED Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN

Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH

Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU

Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 2/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dan

mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut

Pendidikan Guru (IPG) bagi mengurus perolehan melalui tiga (3) cara iaitu:

2.1. Pembelian Terus;

2.2. Sebut Harga; dan

2.3. Kontrak Pusat.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1. Manual Kualti BPG-PPK-MK-01

3.2. Arahan Perbendaharaan

3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa

3.4. Buku Panduan Perolehan Kerajaan

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1. Definisi

4.1.1. Perolehan adalah suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti

BPG dan IPG.

4.1.2. Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 3/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan sehingga RM10,000.00 bagi

setiap jenis item boleh diperoleh daripada mana-mana pembekal/

syarikat.

b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM10,000.00

sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item boleh

diperoleh daripada pembekal/syarikat Bumiputera yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan.

c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20,000.00 boleh diperoleh

secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang

berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan

sub kepala yang berkaitan.

4.1.3. Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :

a) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah

perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi

RM200,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada

sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang

berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. Walau bagaimanapun bagi perolehan yang melebihi RM50,000 hingga

RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan pembekal/syarikat

bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

b) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah

struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga

Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga

RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor di daerah -

daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor

dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 4/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

4.1.4. Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had

nilai perolehan.

4.1.5. Bekalan adalah barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

4.1.6. Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal.

4.1.7. Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperolehi dalam melaksanakan sesuatu kerja.

4.1.8. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah jawatankuasa yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua orang pegawai dan seorang

daripadanya hendaklah dari kumpulan Pengurusan dan Profesional.

Kedua-dua pegawai ini hendaklah dilantik oleh PPG atau Pengarah

IPG.

4.1.9. Jawatankuasa Penilaian Teknikal adalah jawatankuasa yang menilai barangan yang hendak dibeli supaya menepati spesifikasi dan

keperluan.

4.1.10. Jawatankuasa Sebut Harga ialah jawatankuasa yang dipengerusikan oleh PPG/TPPG atau Pengarah IPG / Timbalan

Pengarah IPG dan dua orang ahli yang dilantik oleh PPG atau

Pengarah IPG.

4.1.11. Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal adalah jawatankuasa yang dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG untuk menilai prestasi

pembekal.

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 5/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

4.2. Singkatan

BKKPM Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia

BV Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses perolehan secara manual)

ePerolehan Perolehan secara elektronik

eSPKB Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan secara elektronik

JAN Jabatan Akauntan Negara/Negeri

JKPS Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

JKPT Jawatankuasa Penilaian Teknikal

JKPPP Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal

JKS Jawatankuasa Sebut Harga

JT Juruteknik

KJ Ketua Jabatan

KPP Ketua Penolong Pengarah

KPP(PIPG) Ketua Penolong Pengarah, Unit Pengurusan Institut Pendidikan Guru

KPT Ketua Pembantu Tadbir

KS(P&K) Ketua Sub-Unit (Pentadbiran dan Kewangan)

KU Ketua Unit

OS Objek Sebagai

P Pengarah IPG

PA Pembantu Akauntan

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 6/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

PAK Penolong Akauntan

PAR Pembantu Am Rendah

PE Pegawai Eksekutif

PKK Pusat Khidmat Kontraktor

PKP Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

PPG Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru

PT(K) Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT(P) Pembantu Tadbir (Perolehan)

PT(S) Pembantu Tadbir (Stor)

PT(T) Pembantu Tadbir (Pentadbiran)

TP Timbalan Pengarah IPG

TPPG Timbalan Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru

KUKP Ketua Unit Khidmat Pengurusan

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 7/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PT(S)/JT/ Pegawai

PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS ATAU KONTRAK PUSAT

1. Memaklumkan kepada PT(P) mengenai stok yang habis/tidak cukup berdasarkan permohonan dari Jabatan/Unit (Rujuk LAM-PUP06-01) melalui borang LAM-PUP06-02; atau

2. Mengenal pasti kerja-kerja pembaikan/pembinaan dan memaklumkan kepada PT(P) melalui borang LAM-PUP06-02.

PT(P) 3. Menyemak dan mematuhi prosedur perolehan.

4. Memohon kebenaran KS(P&K)/PP atau P/TP melalui PA dan PE/KPT untuk membuat perolehan.

PA/PT(K) 5. Menyemak dan mengesahkan baki peruntukan

PE/KPT 6. Menyemak dan menyokong permohonan perolehan dan mengemukakan kepada P/TP/KS(P&K)/PP.

P/TP/KS(P&K)/PP 7. Menerima permohonan perolehan dan meluluskannya.

PT(P)

8. Menyedia Pesanan Kerajaan secara menual/ePerolehan dan mengemukakan kepada PA untuk merekodkan tanggungan ke dalam BV.

PA/PT(K)

9. Merekod tanggungan ke dalam BV dan kembalikan kepada PT(P).

PT(P) 10. Menyedia surat penghantaran Pesanan Kerajaan kepada pembekal secara menual/ePerolehan.

11. Merekod penghantaran Pesanan Kerajaan.

12. Menghantar Pesanan Kerajaan kepada pembekal melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan.

PT(S)/JT/ Pegawai

13. Menerima barang daripada pembekal berdasarkan pesanan kerajaan.

14. Menyemak dan mengesah penerimaan barang.

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM

NO.PINDAAN : 00 PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 8/11

PEROLEHAN

BPG-PPK-PUP-06

Februari 2008

Tanggungjawab Tindakan

PAK/PA/PT(K) 15. Menyemak perakuan pembekal dan pengesahan penerimaan barang oleh PT(S)/JT/Pegawai secara manual/ePerolehan

16. Menyemak invois secara manual/ePerolehan dan menyediakan baucar bayaran secara manual/eSPKB.

KS(P&K)/ KUKP

PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA 17. Menyediakan spesifikasi barang/perkhidmatan dan kerja serta

membuat anggaran kos.

KS(P&K)/ KUKP 18. Menyediakan dokumen sebutharga.

19. Mengenal pasti sekurang-kurangnya lima kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera atau PKK kelas F (perolehan kerja).

20. Menyerahkan dokumen sebut harga kepada P/TP/KPP(PIPG) untuk disemak dan ditandatangani.

P/TP/KPP(PIPG) 21. Menyemak dan menandatangani dokumen sebutharga.

PT(P)/JT

22. Menghantar dokumen sebut harga kepada kontraktor melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan.

23. Merekod kehadiran kontraktor yang melawat tapak pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan.

24. Menyediaka